BILAGA III – FINANSIELLA BESTÄMMELSER OCH AVTALSBESTÄMMELSER
BILAGA III – FINANSIELLA BESTÄMMELSER OCH AVTALSBESTÄMMELSER
för bidragsavtal med flera bidragsmottagare inom programområde 2
Innehållsförteckning
I. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR BUDETKATEGORIER PÅ GRUNDVAL AV ENHETSBIDRAG 2
I.1 Villkor för bidragsberättigande för enhetsbidrag 2
I.2 Beräkning samt styrkande handlingar för enhetsbidrag 2
II. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR BUDETKATEGORIER PÅ GRUNDVAL AV ÅTERBETALNING AV FAKTISKA KOSTNADER 8
II.1 Villkor för återbetalning av faktiska kostnader 8
II.2 Beräkning av faktiska kostnader 8
III. BIDRAGSBERÄTTIGANDE VILLKOR FÖR PROJEKTVERKSAMHET 10
V. NEDSÄTTNING AV BIDRAG VID BRISTFÄLLIGT, PARTIELLT ELLER SENT GENOMFÖRANDE 11
VI. KONTROLLER AV BIDRAGSMOTTAGARNA OCH TILLHANDAHÅLLANDE AV STYRKANDE HANDLINGAR 12
I. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR BUDETKATEGORIER PÅ GRUNDVAL AV ENHETSBIDRAG
I.1 Villkor för bidragsberättigande för enhetsbidrag
Om bidraget utgörs av ett enhetsbidrag ska antalet enheter uppfylla följande villkor:
(a) Enheterna måste faktiskt användas eller produceras under den period som anges i artikel I.2.2 i de särskilda villkoren.
(b) Enheterna måste vara nödvändiga för genomförandet av projektet eller produceras till följd av det.
(c) Antalet enheter måste kunna identifieras och kontrolleras, och ska kunna styrkas genom de handlingar och den dokumentation som anges i denna bilaga.
I.2 Beräkning samt styrkande handlingar för enhetsbidrag
A. Projektförvaltning och genomförande av projektet
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet beräknas genom att projektets totala varaktighet i månader multipliceras med det enhetsbidrag som är tillämpligt på bidragsmottagaren enligt bilaga IV till avtalet. Bidragsmottagarna måste komma överens om hur beloppet ska fördelas mellan dem beroende på respektive arbetsbörda och bidrag till projektets verksamhet och resultat.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att bidragsmottagaren genomför projektverksamheten och uppnår de projektresultat som ska omfattas av denna budgetkategori enligt vad som anges i bidragsansökan och enligt vad som godkänts av programkontoret.
(c) Styrkande handlingar: bevis på genomförda aktiviteter och de resultat de gett ska lämnas i form av en beskrivning av dessa aktiviteter och resultat i slutrapporten. Resultaten ska också laddas upp av samordnaren på Erasmus+ plattform för projektresultat och/eller ska, beroende på typ av resultat, finnas tillgängliga för kontroller och revisioner i bidragsmottagarnas lokaler.
(d) Rapportering: när det gäller projektet som helhet ska samordnaren redovisa den slutliga fördelningen av medel samt genomförda aktiviteter och de resultat som uppnåtts.
B. Transnationella projektmöten
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet beräknas genom att det totala antalet deltagare multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag enligt bilaga IV till avtalet.
Som standard anses ursprungsorten vara den plats där den utsändande organisationen är belägen, och platsen för verksamheten den plats där den mottagande organisationen är belägen. Om en annan ursprungsort eller plats för verksamheten rapporteras ska bidragsmottagaren ange skälet till denna skillnad.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren faktiskt har deltagit i det transnationella projektmötet.
(c) Styrkande handlingar:
• Resor: Bevis på deltagande i verksamheten i form av en närvarolista eller individuella närvarointyg som undertecknats av den mottagande organisationen, med uppgift om deltagarens namn, verksamhetens syfte samt start- och slutdatum.
• Om resan görs från en annan plats än den plats där den utsändande organisationen är belägen, och/eller till en annan plats än den plats där den mottagande organisationen är belägen, vilket leder till ett ändrat avståndsintervall, ska den faktiska resvägen styrkas med resebiljetter eller andra fakturor som anger platsen för avresa och ankomst.
• Bevis på deltagande i det transnationella projektmötet i form av en deltagarlista eller individuella närvarointyg som undertecknats av deltagarna och den mottagande organisationen, med uppgift om namn, datum och plats för det transnationella projektmötet samt för alla deltagare: personens namn och underskrift samt namn och adress för vederbörandes utsändande organisation.
• Detaljerat program och eventuella dokument som använts eller delats ut vid det transnationella projektmötet.
(d) Rapportering:
• Samordnaren ska för projektet som helhet rapportera om plats och datum för mötet samt antalet deltagare.
• Bidragsmottagarna ska alltid kunna visa att det finns en formell koppling mellan de personer som deltar i transnationella projektmöten, oavsett om de deltar i projektet som personal (yrkesmässigt eller frivilligt) eller som studerande från de bidragsmottagande organisationerna.
C. Projektresultat
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet beräknas genom att antalet arbetsdagar för bidragsmottagarens personal multipliceras med det enhetsbidrag per dag som är tillämpligt på personalkategorin i det land där den berörda bidragsmottagaren är etablerad enligt bilaga IV till avtalet. Tillämplig kategori avser inte personens yrkesprofil, utan den funktion som personen har fyllt i framtagningen av projektresultatet.
Personalkostnader för chefer och administrativ personal förväntas redan vara täckta inom budgetposten ”Projektförvaltning och genomförande av projektet”. Dessa kostnader kan endast användas inom budgetposten ”Projektresultat” om de ingår i ansökan och godkänns av programkontoret enligt bilaga II.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att projektresultatet har tagits fram och håller godtagbar kvalitet, enligt programkontorets utvärdering.
(c) Styrkande handlingar:
• Bevis på framtaget projektresultat som ska laddas upp på Erasmus+ plattform för projektresultat, och/eller beroende på typ av resultat, ska finnas tillgängliga för kontroller och revisioner i bidragsmottagarnas lokaler.
• Bevis på hur mycket tid personalen ägnat åt framtagning av projektresultatet i form av ett tidkort per person, med uppgift om personens namn, personalkategori enligt de fyra kategorier som anges i bilaga IV, datum samt totalt antal arbetsdagar som personen har ägnat åt framtagning av projektresultatet.
• Bevis på typ av förhållande mellan personen och den berörda bidragsmottagaren (t.ex. typ av anställningsavtal, volontärarbete, ägare till ett litet eller medelstort företag), enligt bidragsmottagarens officiella register. Bidragsmottagarna måste alltid kunna visa att det finns en formell koppling till den berörda personen, vare sig han eller hon deltar i projektet på yrkesmässig eller frivillig grund. Personer som arbetar för bidragsmottagaren enligt ett tjänsteavtal (t.ex. översättare, webbsidekonstruktörer osv.) anses inte utgöra personal vid den berörda organisationen. Deras arbetstid kan därför inte ingå i budgetposten ”Projektresultat”, men kan ge rätt till bidrag som ”särskilda kostnader” enligt de villkor som anges i berört avsnitt nedan.
(d) Rapportering: Samordnaren ska för projektet som helhet redovisa genomförda aktiviteter och de resultat som uppnåtts. Samordnaren ska ange information om start- och slutdatum samt antal arbetsdagar per personalkategori för var och en av de bidragsmottagare som samarbetar direkt i framtagningen av projektresultatet.
D. Informationsevenemang
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet beräknas genom att det totala antalet deltagare från andra organisationer än bidragsmottagarens organisation, associerade partner som organiserar informationsevenemang och andra projektpartnerorganisationer enligt avtalet multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag per deltagare enligt bilaga IV till avtalet.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att informationsevenemanget har genomförts (med fysisk eller virtuell närvaro) och att det enligt programkontorets utvärdering håller godtagbar kvalitet.
(c) Styrkande handlingar:
• Bevis på det faktiska antalet deltagare i verksamheten i form av en försäkran som undertecknats av organisatören, med uppgift om deltagarens namn och den sändande organisationens namn (i tillämpliga fall).
• Detaljerat program och eventuella dokument som använts eller delats ut vid informationsevenemanget.
(d) Rapportering:
• Samordnaren ska för projektet som helhet ge en beskrivning av informationsevenemanget samt ange projektresultat som omfattas, ledande och deltagande organisationer, mötesplats samt antalet lokala och internationella deltagare.
• Om bidragsmottagarna inte tar fram de projektresultat som ansökan avser och som godkänts av programkontoret anses inte heller de berörda informationsevenemangen vara bidragsberättigande. Om programkontoret har beviljat bidrag till framtagning av flera typer av projektresultat, men endast vissa projektresultat tas fram, ska programkontoret avgöra i vilken utsträckning varje berört informationsevenemang är bidragsberättigande.
E. Lärande-, undervisnings- och yrkesutbildningsverksamhet
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet utgörs av ett enhetsbidrag till inkluderingsstöd för organisationer samt för resor, individuellt stöd och språkstöd. Det beräknas enligt följande:
• Inkluderingsstöd för organisationer: bidragsbeloppet beräknas genom att det totala antalet personer med sämre förutsättningar som deltar i lärande-, undervisnings- och yrkesutbildningsverksamhet multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag enligt bilaga IV till avtalet.
• Resor: bidragsbeloppet beräknas genom att antalet deltagare multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag för resans avståndsintervall och typ av resa enligt bilaga IV till avtalet, för fastställandet av tillämpligt avståndsintervall. Om miljövänliga transportsätt (tåg, buss, samåkning i bil, båt) används gäller enhetsbidragen för miljövänligt resande. Annars tillämpas de normala enhetsbidragen för resor. Bidragsmottagarna ska använda avståndsberäknaren på kommissionens webbplats:
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx.
• Individuellt stöd: bidragsbeloppet beräknas genom att antalet dagar per deltagare, inklusive medföljande personer, multipliceras med hela enhetsbidraget eller den andel av enhetsbidraget som är tillämpligt per dag för typ av deltagare enligt bilaga IV till avtalet. Vid behov får bidragsmottagaren lägga till en standardresdag, eller högst tre dagar vid miljövänligt resande, direkt före den första verksamhetsdagen samt en standardresdag, eller högst tre dagar vid miljövänligt resande, direkt efter den sista verksamhetsdagen. Dessa extra resdagar kommer att beaktas vid beräkningen av det individuella stödet.
• Språkstöd: bidragsbeloppet beräknas genom att det totala antalet deltagare som får språkstöd multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag enligt bilaga IV till avtalet.
• Stöd till deltagare för lärande, undervisning och yrkesutbildning i det egna landet är bidragsberättigande inom denna budgetkategori, förutsatt att verksamheten omfattar deltagare från bidragsberättigade organisationer från minst två olika programländer och att avståndet mellan avreseplatsen och ankomstplatsen enligt ovan är minst 10 km enligt avståndsberäknaren.
(b) Utlösande händelse:
• Inkluderingsstöd för organisationer: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren faktiskt har genomfört aktiviteten.
• Resekostnader: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren faktiskt har genomfört aktiviteten.
• Individuellt stöd: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren faktiskt har genomfört aktiviteten.
• Språkstöd: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren har genomfört en aktivitet som är längre än två månader och att personen faktiskt har genomgått språkliga förberedelser i det språk som används i undervisningen eller arbetet.
(c) Styrkande handlingar:
• Inkluderingsstöd för organisationer: Bevis på deltagande i verksamheten i form av en försäkran som undertecknats av den mottagande organisationen, med
uppgift om deltagarens namn, verksamhetens syfte samt start- och slutdatum. Dessutom, handling som programkontoret har angett som relevant bevis på att deltagaren tillhör en av de kategorier av personer med sämre förutsättningar som anges i programhandledningen.
• Resor: Bevis på deltagande i verksamheten i form av en försäkran som undertecknats av deltagaren och den sändande organisationen, med uppgift om deltagarens namn, verksamhetens syfte samt start- och slutdatum. Vid användning av hållbara transportmedel (miljövänligt resande) kommer också en försäkran på heder och samvete, undertecknad av den person som får resebidraget och av den sändande organisationen, att utgöra en styrkande handling.
• Individuellt stöd: Bevis på deltagande i verksamheten i form av en närvarolista eller individuella närvarointyg som undertecknats av den mottagande organisationen, med uppgift om deltagarens namn, verksamhetens syfte samt start- och slutdatum.
• Språkstöd
- Bevis på deltagande i kurser i form av en försäkran som undertecknats av kursanordnaren, med uppgift om deltagarens namn, berört språk, format och språkstödets varaktighet, eller
- en faktura på inköp av undervisningsmaterial, med uppgift om berört språk, namn och adress för det organ som utfärdat fakturan, belopp och valuta samt fakturadatum, eller
- om språkstödet tillhandahålls direkt av bidragsmottagaren, en försäkran som undertecknats och daterats av deltagaren, med uppgift om deltagarens namn, undervisat språk, format samt varaktighet för det språkstöd som tillhandahållits.
(d) Rapportering:
Samordnaren ska för projektet som helhet ge en beskrivning av all lärande-, undervisnings- och yrkesutbildningsverksamhet samt ange mötesplats, datum och antalet deltagare.
Inkluderingsstöd för organisationer: Samordnaren ska redovisa en motivering samt ange antalet bidragsberättigande deltagare för inkluderingsstöd.
II. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR BUDETKATEGORIER PÅ GRUNDVAL AV ÅTERBETALNING AV FAKTISKA KOSTNADER
II.1 Villkor för återbetalning av faktiska kostnader
Om bidraget utgörs av en återbetalning av faktiska kostnader ska följande villkor gälla:
(a) Kostnaderna ska belastas bidragsmottagarna.
(b) Kostnaderna ska ha uppkommit under den period som anges i artikel I.2.2.
(c) De ska anges i den uppskattade budget som anges i bilaga II eller vara bidragsberättigande till följd av budgetöverföringar i enlighet med artikel I.18.
(d) De ska ha uppkommit i samband med projektet enligt beskrivningen i bilaga II och vara nödvändiga för projektets genomförande.
(e) De ska kunna identifieras och kontrolleras och vara upptagna i bidragsmottagarens räkenskaper i enlighet med de redovisningsstandarder som tillämpas i det land där bidragsmottagaren är etablerad och enligt dennes normala rutiner för kostnadsredovisning.
(f) De ska följa tillämplig skattelagstiftning och sociallagstiftning.
(g) De ska vara rimliga, berättigade och förenliga med principen om sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om sparsamhet och kostnadseffektivitet.
(h) De ska inte täckas av ett enhetsbidrag enligt avsnitt I i denna bilaga.
II.2 Beräkning av faktiska kostnader
A. Inkluderingsstöd för deltagare
a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidraget utgörs av en återbetalning av 100 % av de bidragsberättigande faktiska kostnader som uppkommit.
b) Bidragsberättigande kostnader: kostnader som är direkt kopplade till deltagare med sämre förutsättningar och deras medföljande personer och som tillkommer utöver de kostnader som stöds genom ett enhetsbidrag enligt avsnitt I i denna bilaga (utom resebidrag och individuellt stöd). Kostnader för resor och uppehälle får tas upp under denna budgetkategori om bidrag för samma deltagare inte har begärts under budgetkategorierna för resor och individuellt stöd.
c) Xxxxxxxxx handlingar: bevis på betalning av relaterade kostnader på grundval av fakturor för de kostnader som uppkommit, med uppgift om namn och adress för det organ som utfärdat fakturan, belopp och valuta samt fakturadatum.
d) Rapportering: Bidragsmottagaren ska för varje kostnadspost i denna budgetkategori redovisa typ av kostnader och faktiskt belopp på de kostnader som uppkommit.
B. Särskilda kostnader
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidraget utgörs av en återbetalning av 80 % av de bidragsberättigande faktiska kostnader som uppkommit, dock högst 50 000 euro per projekt (exklusive kostnader för tillhandahållande av en eventuell finansiell säkerhet enligt avtalet).
(b) Bidragsberättigande kostnader:
- Kostnader för en säkerhet vid förfinansiering som bidragsmottagaren har ställt, när programkontoret har krävt en sådan säkerhet enligt artikel I.4.2 i avtalet.
- Resekostnader som är så ekonomiska och ändamålsenliga som möjligt för bidragsberättigade deltagare, för vilka standardfinansieringsregeln inte täcker minst 70 % av de bidragsberättigande kostnaderna.
- Kostnader för utläggning på entreprenad och inköp av varor eller tjänster som bidragsmottagaren sökt bidrag för och som godkänts av programkontoret och anges i bilaga II.
- Kostnader i samband med värdeminskning av utrustning eller andra tillgångar (nya eller begagnade) som redovisas i bidragsmottagarens räkenskaper, förutsatt att tillgången har köpts in enligt artikel II.10 och skrivs av enligt internationella redovisningsstandarder och enligt bidragsmottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning. Kostnader för hyra eller leasing av utrustning eller andra tillgångar är också bidragsberättigande, förutsatt att de inte överstiger avskrivningskostnaderna för liknande utrustning eller tillgångar och är exklusive eventuella finansieringsavgifter. När det gäller inköp, hyra eller leasing av utrustning kan endast det belopp som motsvarar den tid som utrustningen har använts för projektet begäras.
(c) Styrkande handlingar:
- Bevis på kostnaden för den finansiella säkerhet som ställs av det organ som tillhandahåller säkerheten till bidragsmottagaren, med uppgift om namn och adress för det organ som ställer den finansiella säkerheten, belopp och valuta för kostnaden för säkerheten samt datum och underskrift av det juridiska ombudet för det organ som ställer säkerheten.
- När det gäller resekostnader: bevis på betalning av relaterade kostnader på grundval av fakturor, med uppgift om namn och adress för det organ som utfärdat fakturan, belopp och valuta samt fakturadatum och resväg.]
- Utläggning på entreprenad: bevis på betalning av relaterade kostnader på grundval av fakturor, med uppgift om namn och adress för det organ som utfärdat fakturan, belopp och valuta samt fakturadatum.
- Avskrivningskostnader: bevis på inköp, hyra eller leasing av utrustningen så som det redovisas i bidragsmottagarens räkenskaper, som visar att dessa kostnader motsvarar den period som anges i artikel I.2.2 samt den faktiska användningsgraden för projektets ändamål får beaktas.
d) Rapportering:
Bidragsmottagaren ska för varje kostnadspost i denna budgetkategori redovisa typ av kostnader och faktiskt belopp på de kostnader som uppkommit.
III. BIDRAGSBERÄTTIGANDE VILLKOR FÖR PROJEKTVERKSAMHET
a) Bidragsmottagarna ska säkerställa att den projektverksamhet som beviljats bidrag är bidragsberättigande i enlighet med reglerna i Erasmus+ programhandledning för varje programområde och varje område.
b) Genomförd verksamhet som inte följer reglerna i programhandledningen för Erasmus+ och de kompletterande reglerna i denna bilaga ska förklaras som icke bidragsberättigande utgifter av programkontoret, och motsvarande bidragsbelopp för den berörda verksamheten ska återbetalas i sin helhet. Återbetalningen ska täcka alla budgetkategorier för vilka bidrag beviljades i samband med den verksamhet som förklarats som icke bidragsberättigande.
IV. SLUTRAPPORT
Slutrapporten utvärderas på grundval av kvalitetskriterier och betygsätts enligt en skala upp till 100 poäng. Om slutrapporten får mindre än 60 poäng totalt kan programkontoret sänka det slutliga bidragsbeloppet på grund av bristfälligt, partiellt eller sent genomförande av projektet, även om alla rapporterade aktiviteter var bidragsberättigade och faktiskt genomfördes. Programkontoret bedömer slutrapporten och projektresultaten med hjälp av en gemensam uppsättning kvalitetskriterier som inriktas på följande:
• I vilken utsträckning projektet genomfördes enligt den godkända bidragsansökan.
• De genomförda aktiviteternas kvalitet och deras överensstämmelse med projektmålen.
• De framtagna produkternas och resultatens kvalitet.
• Läranderesultaten och deras inverkan på deltagarna.
• I vilken utsträckning projektet var innovativt/kompletterade andra initiativ.
• I vilken utsträckning projektet tillförde mervärde på EU-nivå.
• I vilken utsträckning effektiva kvalitetsåtgärder samt åtgärder för att bedöma resultaten genomfördes inom ramen för projektet.
• Inverkan på de deltagande organisationerna.
• När det gäller lärande-, undervisnings- och yrkesutbildningsverksamhet: kvaliteten i de praktiska arrangemangen för att stödja mobilitetsaktiviteten när det gäller förberedelser, övervakning och stöd till deltagarna under deras mobilitetsperiod samt kvalitetsarrangemang för erkännande/validering av deltagarnas läranderesultat.
• Den genomförda spridningsverksamhetens kvalitet och omfattning.
• Projektets eventuella övergripande inverkan på enskilda personer och organisationer, utöver bidragsmottagarna.
V. NEDSÄTTNING AV BIDRAG VID BRISTFÄLLIGT, PARTIELLT ELLER SENT GENOMFÖRANDE
Programkontoret kan fastställa att ett projekt har genomförts bristfälligt, partiellt eller sent på grundval av den slutrapport som lämnas in av samordnaren (inklusive rapporter från enskilda deltagare i mobilitetsaktiviteterna) och på grundval av projektresultaten.
Programkontoret kan även beakta information från andra relevanta källor som visar att projektet inte genomförs enligt avtalsbestämmelserna. Andra informationskällor kan omfatta övervakningsbesök, delrapporter som rör ackreditering, skrivbordskontroller eller kontroller på plats som utförs av programkontoret.
Om slutrapporten får mindre än 60 poäng totalt kan programkontoret sänka det slutliga bidragsbeloppet på grund av bristfälligt, partiellt eller sent genomförande av verksamheten, även om alla rapporterade aktiviteter var bidragsberättigade och faktiskt genomfördes. I så fall kan bidraget komma att sänkas med
- 10 % om slutrapporten får minst 50 poäng men under 60 poäng,
- 25 % om slutrapporten får minst 40 poäng men under 50 poäng,
- 50 % om slutrapporten får minst 25 poäng men under 40 poäng,
- 75 % om slutrapporten får under 25 poäng.
VI. KONTROLLER AV BIDRAGSMOTTAGARNA OCH TILLHANDAHÅLLANDE AV STYRKANDE HANDLINGAR
Bidragsmottagarna kan i enlighet med artikel II.27 i bilaga I till avtalet bli föremål för kontroller och revisioner i samband med avtalet. Syftet med kontrollerna och revisionerna är att undersöka om bidragsmottagarna har förvaltat bidragen enligt bestämmelserna i avtalet för att fastställa det slutliga bidragsbelopp som bidragsmottagarna har rätt till.
En kontroll av slutrapporten ska utföras för alla projekt. Dessutom kan projekten bli föremål för ytterligare skrivbordskontroll eller kontroll på plats om bidragsavtalet ingår i det urval som EU-kommissionen kräver att programkontoret ska göra eller om programkontoret har valt ut avtalet för en riktad kontroll på grundval av sin riskbedömning.
För kontrollen av slutrapporten och skrivbordskontrollen ska samordnaren lämna in kopior på de styrkande handlingar som anges i avsnitt I.2 (inklusive styrkande handlingar från övriga bidragsmottagare) till programkontoret, om programkontoret inte kräver att handlingarna ska lämnas in i original. Efter granskning av de styrkande handlingarna ska programkontoret återlämna originalen av handlingarna till bidragsmottagaren. Om bidragsmottagaren enligt lag inte får skicka originalhandlingar för slutrapporten eller skrivbordskontroller får i stället en papperskopia eller elektronisk kopia av de styrkande handlingarna skickas.
Programkontoret kan för alla typer av kontroller begära att bidragsmottagarna enligt artikel
II.27 i de allmänna villkoren lämnar in ytterligare styrkande handlingar eller bevis som normalt krävs för andra kontroller.
De olika kontrollerna ska omfatta följande:
a) Kontroll av slutrapporten
Kontrollen av slutrapporten görs hos programkontoret i det slutliga rapporteringsskedet för att fastställa det slutliga bidragsbelopp som bidragsmottagarna har rätt till.
Bidragsmottagarens slutrapport ska innehålla följande information:
• Använda enhetsbidrag för följande budgetkategorier:
− Projektförvaltning och genomförande av projektet
− Transnationella projektmöten
− Projektresultat
− Informationsevenemang
När det gäller lärande-, undervisnings- och yrkesutbildningsverksamhet:
− Inkluderingsstöd för organisationer
− Resor
− Individuellt stöd
− Språkstöd
• Faktiska kostnader som uppkommit inom följande budgetkategori:
− Inkluderingsstöd för deltagare
− Utläggning på entreprenad
− Avskrivningskostnader
− Särskilda kostnader
• Projektresultat, genom att ladda upp dem på Erasmus+ plattform för projektresultat.
b) Skrivbordskontroll
Skrivbordskontrollen är en grundlig kontroll av styrkande handlingar och bevisen för att projektet faktiskt har genomförts som utförs hos programkontoret. Den kan göras i samband med eller efter det slutliga rapporteringsskedet.
Samordnaren ska på begäran av programkontoret lämna in styrkande handlingar och bevis som styrker projektresultatens kvalitet.
c) Kontroller på plats
Kontroller på plats utförs av programkontoret i bidragsmottagarnas lokaler eller i andra lokaler av betydelse för genomförandet av projektet. Vid kontrollerna på plats ska bidragsmottagarna göra de styrkande handlingarna i original tillgängliga för programkontorets granskning och ge programkontoret tillgång till redovisade projektutgifter i bidragsmottagarnas räkenskaper.
Kontrollerna på plats kan bestå av följande:
- Kontroll på plats under projektets genomförande: denna kontroll görs under projektets genomförande för att programkontoret direkt ska kunna kontrollera kvalitet, faktiska förhållanden och bidragsberättigande. Den avser all projektverksamhet och alla deltagare.
- Kontroll på plats efter projektets slutförande: denna kontroll görs efter att projektet har slutförts, normalt sett efter kontrollen av slutrapporten.