Frågeformulär för uppföljning av fonddistribution
Frågeformulär för uppföljning av fonddistribution
Distributörer av
Fondbolagets namn
fonder
För att vi, Fondbolaget, ska uppfylla vår skyldighet att övervaka utlagd distribution enligt avtal (“Distributionen”),
ber vi er besvara detta frågeformulär som avser aktiviteter under perioden
YY-MM-DD
t.o.m.
YY-MM-DD .
Formuläret följer en standard som tagits fram av Fondbolagens förening. Del 1 utgörs av allmänna frågor om ert företag och del 2 av specifika frågor om er verksamhet avseende Distributionen. Samtliga frågor i detta formulär är obligatoriska att besvara. Svar lämnas direkt i formuläret eller genom hänvisning till bilaga i de fall utrymmet inte räcker till.
I detta formulär ska nedan angivna termer ha följande betydelse:
Avtalet [avtalet om distribution av fonden/-erna] som upprättats mellan Er och Fondbolaget
Fonderna Samtliga värdepappersfonder (UCITS) och alternativa investeringsfonder (AIF) som omfattas av Xxxxxxx
Fondbolaget
Praktisk information
Företagets namn Organisationsnummer
Legal Entity Identifier (LEI- kod)
GIIN
Kontaktperson Titel kontaktperson
Mejladress kontaktperson Gruppmejladress Telefonnummer
Hemsida Bilagor
Fondbolagets namn
Skriv här Skriv här Skriv här
Skriv här Xxxxx här Xxxxx här Xxxxx här Xxxxx här Xxxxx här Xxxxx här Xxxxx här
1. Allmän information
Allmänna frågor om företaget.
Organisation och verksamhetstillstånd
Frågor Svar
1.1 Bifoga ett organisationsschema som redogör för:
• hur ert företag är organiserat, och
• ert företags ägarstruktur (för börsnoterade bolag, redogör för ägare med innehav om 5 % eller mer).
1.2 Om det skett väsentliga förändringar av organisations- och/eller ägarstrukturen under perioden, beskriv dessa.
1.3 Om det skett förändringar avseende ert företags verksamhetstillstånd, som är av relevans för Distributionen, beskriv dessa.
Skriv här
Skriv här
Skriv här
Interna regler och rutiner
Frågor Svar
1.4 Bekräfta att ert företag har interna kontrollsystem samt att funktionerna för internrevision, compliance och riskhantering är oberoende funktioner och rapporterar till berörda ledningsorgan, inklusive styrelsen.
Ja
Nej. Beskriv hur de uppräknade funktionerna är organiserade:
Skriv här
1.5 Bekräfta att ert företag har vidtagit åtgärder för att upprätthålla säkerhet, sekretess och integritet samt för dataförluster eller, i förekommande fall, manipulation av uppgifter.
Ja
Nej. Förklaring:
Skriv här
1.6 Bekräfta att ert företag har skriftliga interna regler och rutiner för intressekonflikter, etik, incitament, ersättningar, marknadsmissbruk, relevanta personers egna affärer, hantering av klagomål samt utläggning av verksamhet.
Ja
Nej. Förklaring:
Skriv här
1.7 Bekräfta att ert företag har kontinuitets- och beredskapsplaner som omfattar era åtaganden avseende Distributionen, och att nödvändiga återkommande tester av dessa utförs.
Ja
Nej. Förklaring:
Skriv här
1.8 Bekräfta att ert företag inte har fått anmärkningar av väsentlig karaktär från extern revisor eller från funktionerna för riskkontroll, compliance eller internrevision, relaterade till Distributionen.
Ja, vi bekräftar att företaget inte fått anmärkningar av väsentlig karaktär
Nej, företaget har fått anmärkningar av väsentlig karaktär. Förklaring:
Skriv här
Frågor Svar
1.9 Bekräfta att ert företag har en lämplig eskaleringsprocess för att informera Fondbolaget om eventuella väsentliga händelser och/eller förändringar som berör företagets verksamhetstillstånd.
1.10 Har ert företag varit föremål för någon betydande legal eller regulatorisk påföljd, sanktion eller rättstvist?
Ja
Nej. Förklaring:
Skriv här
Ja. Ange detaljerna kring den, utfallet och relevanta korrigerande åtgärder:
Skriv här
Nej.
1.11 Bekräfta att ert företag följer FATCA- och CRS (Common Reporting Standard)-regleringen.
Ja.
Nej. Förklaring:
Skriv här
1.12 Bekräfta att ert företags marknadsföringsaktiviteter för Fonderna är förenliga med lokala lagar och regler för marknadsföring i varje land där Fonderna marknadsförs.
Ja.
Nej. Förklaring:
Skriv här
1.13 Bekräfta att ert företags ersättningsmodell inte uppmuntrar någon medarbetare, som är involverad i Distributionen, att handla på ett sätt som kan skada andelsägares intressen.
Ja.
Nej. Förklaring:
Skriv här
Åtgärder mot penningtvätt och terrorismfinansiering
Frågor Svar
1.14 Om ert företag inte är börsnoterat, vänligen lämna information om
följande:
- Verklig huvudman (inklusive namn, personnummer och PEP- dokumentation)
- Om ej tillämpligt, ange information så att vi kan definiera representanter för bolaget på ett adekvat sätt
(alternativ verklig huvudman)
Skriv här
Skriv här
1.15 Bocka för de rutiner och riktlinjer som ert företag antagit för följande ändamål:
The Wolfsberg Group Anti-Money Laundering Questionnaire (om ja, vänligen bifoga dokumentet)
Om dokumentet bifogas behöver nedanstående frågor inte besvaras.
Åtgärder mot penningtvätt (AML) & terrorismfinansiering (CFT)
Know Your Customer inklusive identifiering och verifiering av kunder och verkliga huvudmän, där så är tillämpligt
Screening av klienter mot sanktionslistor:
FN EU
OFAC
Annan:
Skriv här
Bedömning av kunds riskprofil
Utvidgad due diligence av “högriskkunder” Utseende av AML-ansvarig
Bevarande av handlingar och uppgifter
Förhindrande, upptäckt och rapportering av misstänkta transaktioner
Övervakning av relationer med politiskt utsatta personer (PEP) ink. familj och närstående Screening av verklig huvudman mot sanktionslistor
Skalbanksförbud
Obligatorisk AML- och CFT-utbildning för berörd personal
1.16 Bekräfta att ert företag vidtagit lämpliga åtgärder för att efterleva ovan uppräknade rutiner och riktlinjer.
Ja.
Nej. Förklaring:
Skriv här
1.17 Granskas företagets åtgärder avseende penningtvätt och terrorismfinansiering regelbundet och minst årligen av något av följande organ?
Vänligen markera samtliga tillämpliga alternativ.
Styrelse Revisionskommitté Compliancefunktionen Internrevision Riskkommitté/-funktion Oberoende tredje part
Annan (ange vem eller vilka):
Skriv här
2. Fonddistribution
Frågor relaterade till distributionen av Fonderna enligt Avtalet.
Marknadsföringsaktiviteter
Frågor Svar
2.1 I vilka länder distribueras Fonderna?
Skriv här
2.2 Bocka för (genom att ange “I”, “P”, respektive “I / P”, om tillämpligt) relevant typ av fonddistribution som bolaget enligt Avtalet utför (inklusive typ av slutkund samt företagets verksamhetstillstånd)
Typ av företag Typ av tjänster i förhållande till Fonderna | Kreditinstitut/ Värdepappersbolag | Fondbolag (UCITS) | Förvaltare av alternativa investeringsfonder (AIFM) | Annat: Click here to enter text |
(A) Mottagande och vidarebefordran av order på uppdrag av kunder | I, P, I/P | N, P or N/P | I, P, I/P | I, P, I/P |
(B) Portföljförvaltning | I, P, I/P | I, P, I/P | I, P, I/P | I, P, I/P |
(C) Icke-oberoende investeringsrådgivning i samband med (A) | I, P, I/P | I, P, I/P | I, P, I/P | I, P, I/P |
(D) Oberoende investeringsrådgivning i samband med (A) | I, P, I/P | Click here to enter | I, P, I/P | I, P, I/P |
(E) Annat (t.ex. marknadsföring i samband med(A)): | I, P, I/P | I, P, I/P | N, P or N/P | I, P, I/P |
I = Icke-professionella investerare P = Professionella investerare (inklusive behöriga motparter)
2.3 Bekräfta att distributionen (dvs. marknadsföring, erbjudande, försäljning etc.) av Fonderna endast sker i de jurisdiktioner som framgår av Avtalet (om tillämpligt)
Ja.
Nej. Förklaring:
Skriv här
2.4 Har ert företag distribuerat (dvs. marknadsfört, erbjudit, sålt etc.) Fonderna i något land där Fonderna inte är godkända/registrerade för marknadsföring (med stöd av lokala regler om undantag från tillstånd eller registrering för sådan distribution som sker på kundens initiativ utan föregående marknadsföring, s.k. ”reverse solicitation” eller “private placement”?
Om ja, i vilken/vilka jurisdiktion(er)?
Inte tillåtet enligt Avtalet Ja
Nej
2.5 Bekräfta att investerarna tillhandahålls aktuellt faktablad (KIID) i god tid före investeringen?
Ja
Nej. Förklaring:
Skriv här
Frågor Svar
2.6 Har ert företag fått klagomål som gäller Distributionen eller Fonderna från investerare eller underdistributörer?
Ja. Förklaring: Skriv här
Nej.
Om ja, hur många?
Skriv här
Har ert företag rapporterat dessa klagomål till Fondbolaget? Ja
2.7 Om ert företag producerar eget marknadsföringsmaterial för Fonderna, bekräfta att materialet har underställts Fondbolaget (om så krävs enligt Avtalet).
2.8 Finns det information om Fonderna på er hemsida? Om ja, bifoga länken till hemsidan.
2.9 Har ert företag tillfredställande rutiner för att säkerställa att endast andelsägare/slutkunder som är berättigade att investera i Fonderna/andelsklasserna får investera i Fonderna eller andelsklasserna?
Ja.
Nej. Förklaring: Skriv här
Ej tillämplig, företaget producerar inget marknadsföringsmaterial
Ja.
Länk till hemsidan: Skriv här
Nej Ja.
Nej. Förklaring:
Skriv här
2.10 Har ert företag distribuerat Fonderna utanför den målmarknad Ja Förklaring:
eller distributionsstrategi som definierats av fondbolaget i
European MiFID Template (EMT)?
Nej.
Skriv här
2.11 Har ert företag marknadsfört Fonderna i syfte att erbjuda andelar inom det svenska premiepensionssystemet.
Underdistributörer
Ja Nej
Frågor Svar
2.12 Marknadsförs Fonderna via ett underdistributionsnätverk?
Ja
Om ja, vänligen besvara frågorna nedan.
Vilken typ av underdistributörer använder ni er av?
Nej
2.13 Finns det ett avtal mellan ert företag och varje underdistributör som motsvarar Avtalet?
Ja
Nej. Kommentar:
Skriv här
2.14 Utför ni initial utvärdering och löpande uppföljning motsvarande detta frågeformulär av era underdistributörer?
Ja
Nej. Förklaring:
Skriv här
Frågor Svar
2.15 Har väsentliga förseelser i någon underdistributörs verksamhet uppmärksammats, såsom fel eller försummelse eller överträdelser av regelverk eller finansiellt fallissemang?
Om ja, beskriv vilka åtgärder som vidtagits (t.ex. uppsägning av avtal).
Nej Ja.
Skriv här
Jag bekräftar att jag har befogenhet att fylla i detta frågeformulär samt att lämnade uppgifter är riktiga och fullständiga.
Namn: Titel:
Signatur: Datum:
Skriv här Skriv här
Skriv här