Upphandling av utrustning till en sterilteknisk enhet med vissa därtill hörande tjänster till Nya Karolinska Solna (NKS)

Definition	Innebörd
Anbudsgivare	Den/de juridiska person/-er, som lämnar anbud i upphandlingen
Anbudssökande	Den/de juridiska person/-er, som ansöker om att få delta i det förhandlade förfarandet
FoUU	Forskning, utveckling och utbildning
Karolinska Universitetssjukhuset	Befintlig verksamhet vid Karolinska Universitetssjukhuset, framför allt i Solna och Huddinge
Leverantören	Den/de anbudsgivare som tilldelas uppdraget och blir avtalspart med SLL
XXX	Xxxxx (2007:1091) om offentlig upphandling
NKS	Nya Karolinska Solna, den nya sjukhusbyggnaden i Solna
Nya Karolinska	Kommande verksamhet vid Karolinska Universitetssjukhuset i Solna och Huddinge efter driftsättande av NKS
Parterna	SLL och den/de anbudsgivare som tilldelas uppdraget och blir avtalspart med SLL
SHP	Swedish Hospital Partners AB (bolag med vilket SLL tecknat projektavtal och som ska utforma, bygga, finansiera och ansvara för driften av NKS)
SLL	Stockholms läns landsting
Underleverantörer	Andra företag som Anbudsgivaren avser att anlita för en betydande del av uppdraget
Upphandlingen	De varor och tjänster som är föremål för denna upphandling och vars omfattning beskrivs i punkt 3.2. Upphandlingsobjekt
Utrustningen	De varor (medicinsk teknisk utrustning) och därtill hörande tjänster för den steriltekniska enheten vid NKS som är föremål för denna upphandling

2 Upphandlingen

Arbetet med att försörja NKS med Utrustningen utgör en delprocess i arbetet med att driftsätta NKS.

En initial behovsbeskrivning av Utrustningen har genomförts utifrån NKS fysiska förutsättningar. NKS är planerad för att innehålla en central sterilteknisk enhet om 1800 kvm. Den initiala behovsbeskrivningen kommer att omprövas i samband med att vårdinnehållet detaljeras och slutligt fastställs.

Upphandlingen syftar även till att skapa ett kontinuerligt samarbete med Leverantören för att utveckla teknik och processer inom försörjning med sterilt gods. Nya Karolinska och Leverantören får genom partnerskapet möjlighet att påverka och ta del av den tekniska utvecklingen inom området för att tillfredsställa nutida och framtida behov.

3 Syfte och målbild

3.1 Övergripande målbild

Med utgångspunkt i Karolinska Universitetssjukhusets övergripande målsättning, samt de specifika förutsättningar och utmaningar som gäller i detta fall, är målbilden för Upphandlingen följande:

1) Utrustning som stödjer optimerade patientflöden och arbetssätt samt säkerställer hög kvalitet och patientnytta

2) Teknik som är installerad i tid och håller rätt funktionalitet över tid

3) Utrustning som stöder en optimerad arbetsprocess och bidrar till att skapa bästa kostnadseffektivitet med avseende på totalekonomi i verksamheten och med beaktande av de ekonomiska ramar som fastslagits

4) En attraktiv arbetsmiljö som främjar medarbetarutveckling

5) Skapande av förutsättningar för forskning, utveckling, innovation och utbildning

En övergripande målsättning med Upphandlingen är att Leverantören ska komma att fungera som en långsiktig strategisk partner till SLL inom sterilteknik på ett sätt som bidrar till förverkligandet av Karolinska Universitetssjukhusets mål och genomförande av dess verksamhetsplan.

3.2 Upphandlingsobjekt

Upphandlingen innefattar en komplett sterilteknisk enhet till NKS med vissa därtill hörande tjänster. Utöver detta omfattar även Upphandlingen ett mindre antal sterilisatorer till NKS forsknings- och utvecklingsverksamhet.

För att klara framtidens vårdutmaningar är en hög utvecklingstakt för teknik och processer ett nyckelområde. Detta förutsätter en framgångsrik samverkan mellan sjukvård, akademi och näringsliv. Upphandlingen väntas innefatta ett strategiskt partnerskap med Leverantören i syfte att stödja den höga utvecklingstakt, som krävs för att möta framtida vårdutmaningar i enlighet med Nya Karolinskas verksamhetsplan och strategier. Detta strategiska partnerskap kommer att ställa höga krav på samverkan mellan Parterna under kontraktstiden och ställa krav på åtaganden både från Leverantören och från SLL. Utformning av ram och form för detta strategiska partnerskap kommer att preciseras mer i förfrågningsunderlaget.

Upphandlingen omfattar avtal med endast en leverantör, dvs. Leverantören kommer att ges ett helhetsansvar för en komplett sterilteknisk enhet. Preliminärt planeras Leverantörens ansvar att inkludera flödesplanering, utrustning, leveransprojektledning, samordning av installation, utbildning av personal och service. Den steriltekniska enhetens drift kommer att hanteras av Nya Karolinska. I ett separat avtal med Leverantören väntas också ingå ett kontinuerligt samarbete för att utveckla teknik, arbetssätt och processer tillsammans med Nya Karolinska vilket beskrivs ovan.

Kontraktsperioden för utvecklingssamarbetet kommer att vara avvägd i förhållande till kontraktsföremålet och SLL:s bedömda behov. Kontraktsperioden väntas dock vara så pass lång att ett nära samarbete och ett nyttoskapande kontinuerligt samarbete för att utveckla teknik kan utformas för båda parter.

3.3 Utmaningar och förutsättningar av relevans för Upphandlingens målbild

För att angivna målsättningar och verksamhetens krav ska kunna tillmötesgås har ett antal kritiska faktorer identifierats. Anbudssökanden bör vara medveten om dessa utmaningsområden och förutsättningar samt vara beredd att, i samarbete med SLL, utforma en lösning anpassad efter dessa.

3.3.1 Samordning av leverans och installation

Installation, testning och driftsättning av Utrustning inom NKS samt utbildning av användarna av Utrustningen kommer att sammanfalla med SHP:s färdigställande och driftsättning av NKS samt SLL:s driftsättning av sjukhusverksamheten i NKS. SLL är bundet att följa den tidplan som överenskommits med SHP avseende installation av utrustning och driftsättning av NKS. SLL kan drabbas av ersättningsansvar gentemot SHP i fall av förseningar och skador som orsakats av SLL eller av SLL anlitade leverantörer. XXX ansvarar för koordineringen av arbeten och leveranser inom NKS-området och tidssamordningen av de arbeten som utförs inom NKS- området.

Mot bakgrund av ovanstående avser SLL att det i kontraktet inkluderas ett åtagande avseende leverans- och installationssamordning för Utrustningen.

3.3.2 Anpassning efter givna behov – logistik vid den steriltekniska enheten

Karolinska Universitetssjukhuset har i uppdrag att vara SLL:s universitetssjukhus med ansvar för specialiserad och högspecialiserad sjukvård. För att möjliggöra ett effektivt och säkert vårdflöde på NKS krävs försörjning med en stor mängd sterila medicintekniska produkter.

Inom NKS planeras en 1800 kvm sterilteknisk enhet som kommer att drivas dygnet runt. Den steriltekniska enheten behöver förses med Utrustning för att kunna leverera sterila medicintekniska produkter till bland annat NKS 36 operationssalar. Inom ramen för NKS funktions- och kravbeskrivning, kommer Anbudsgivare i samband med anbudslämning att ges möjlighet att utforma och leverera en lösning som uppfyller NKS behov av Utrustningen.

Preliminärt planeras att Utrustningen bl.a. kommer att inkludera

• sterilisatorer och diskdesinfektorer med insatser,

• torkskåp,

• automatiskt in och urlastningssystem,

• lösning för lager- och förrådshantering,

• lyfthjälpmedel,

• vagnar att använda inom den steriltekniska enheten,

• tillbehör som svetsutrustning till förpackningsmaterial,

• pack- och arbetsbord,

• måttanpassade korgar och distributionsvagnar samt

• hård och mjukvara för spårbarhet.

Steriltekniska enheten kommer att arbeta enligt två principer:

• Just-on-time: Både gods som är steriliserad på steriltekniska enheten och fabrikssteriliserat gods kommer att förvaras centralt, för att sedan levereras på efterfrågan och vid behov till kund

• Automatisering: Godslogistik sköts via AGV (Automated Guided Vehicles, leveraras av SHP) och ett integrerat mjukvarusystem mellan den steriltekniska enheten och resten av NKS

Logistiken kräver både fysisk samordning och integration med informationssystem. Viss del av Utrustningen är byggnadspåverkande vilket kräver att installation måste samordnas med byggnationen av NKS i ett tidigt skede, detta innebär också att installation utförs inom givna installationsfönster.

3.3.3 Anpassning efter givna gränssnitt

Den lösning som Upphandlingen omfattar måste anpassas efter existerande och/eller framtida gränssnitt avseende informations- och kommunikationsteknologi respektive spårning av sterilgods. Med detta innefattas att upphandlad lösning måste anpassas till de omgivande IT-systemen, t.ex. operationsplanering och inköp, och erbjuda stöd i hård- och mjukvara för integration av nuvarande och framtida spårningslösningar.

3.3.4 Alternativa anbud

Anbudsgivare tillåts att inkomma med alternativa anbud i Upphandlingen. Anledningen härtill är att SLL bedömer att sådan möjlighet ger Anbudsgivare ökade förutsättningar att offerera innovativa lösningar i form av automatiserad förrådshantering.

3.4 Preliminär tidplan för installation och implementering

Händelse	Preliminär tidpunkt
1. Installationsfönster Sterilteknisk enhet	September-november 2015
2. Installationsfönster Sterilisatorer till NKS forsknings- och utvecklingsverksamhet	April-maj 2016
3. NKS öppnar för patienter	Augusti 2016

4 Upphandlingens genomförande

4.1 Upphandlingsform

Upphandlingen kommer att genomföras som förhandlat förfarande enligt 4 kap. 2 § LOU. Ytterligare information om upphandlingsförfaranden kan hämtas från: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx .

Motiven till val av förhandlat förfarande är bland annat upphandlingens komplexitet och omfattning. Förfrågningsunderlagets flexibilitet möjliggör för anbudsgivaren att erbjuda alternativa förslag till lösningar. Upphandlingen innehåller även innovationstjänster, där kontraktstiden inte är möjlig att i förväg fastställa, där Leverantören ska komma att fungera som en långsiktig strategisk partner till SLL.

4.1.1 Officiellt språk

Officiellt språk under förhandlingsfasen kommer att vara svenska, men även engelska kan användas i undantagsfall förutsatt att SLL gett tillåtelse till detta. Samtlig dokumentation kommer att vara på svenska, inklusive eventuella protokoll.

4.2 Preliminär tidplan för Upphandlingen

Preliminär övergripande tidplan, som i relevanta delar kan komma att revideras under Upphandlingen, framgår av nedanstående tabell.

Händelse	Preliminär tidpunkt
1. Inbjudan annonseras för att inkomma med ansökan	20 Juni 2013
2. Sista dagen att lämna ansökan	30 Augusti 2013
3. Kvalificering av ansökan	September-oktober 2013
4. Inbjudan att lämna anbud	November 2013
5. Lämnande av anbud	Januari 2014
6. Förhandlingsperiod	Februari-mars 2014
7. Tilldelningsbeslut	Juni 2014

4.3 Prekvalificering

Denna upphandlingsform innebär att det först sker ett prekvalificeringsförfarande, varvid leverantörer intresserade av att delta i Upphandlingen måste inkomma med en ansökan till SLL.

Syftet med prekvalificeringen är att kvalificera Anbudssökanden som har förmåga, kapacitet och ekonomisk styrka att genomföra ett uppdrag av den storlek, omfattning och komplexitet som Upphandlingen avser.

SLL avser att bjuda in minst tre (3) och högst fem (5) Anbudssökande att lämna anbud i Upphandlingen. För det fall att antalet Anbudssökande som uppfyller samtliga ställda skall-krav överstiger det antal Anbudssökande som SLL beslutar att bjuda in till anbudsgivning kommer ett urval att ske genom en bedömning av Anbudssökandes tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

De Anbudssökande som har högst medelvärde enligt nedanstående bedömningsgrunder kommer att inbjudas att lämna anbud i Upphandlingen.

Det förhållandet att antalet kvalificerade Anbudssökande kan komma att vara färre än tre utgör inte hinder för SLL att fortgå med Upphandlingen om SLL så önskar.

4.3.1 Bedömning av urvalskriterier

De Anbudssökande, som kan presentera tillräckligt stor teknisk och yrkesmässig kapacitet och förmåga, kommer att inbjudas till fortsatt deltagande i Upphandlingen.

Vid utvärderingen av åberopade referensuppdrag kommer uppdragens relevans med avseende på denna Upphandling (t.ex. uppdragets storlek, uppdragets innehåll och komplexitet), och måluppfyllelse (t.ex. uppfyllelse av uppsatta tidplaner, av budget samt av kvalitetsmål på leveransen) att vara ledord.

SLL kommer vid sådan utvärdering även att fästa avseende vid huruvida referensuppdragen påvisar samverkan med tredje part och integration av dess utrustning/system, samt om uppdraget ifråga utförts i samband med nybyggnation. En sammantagen bedömning kommer därvid att göras av uppgivna referensobjekt och därtill hörande referenstagning.

Poängsättning:

Anbudssökandens erfarenhet kommer att bedömas på en poängskala från 0-4 för varje enskilt referensuppdrag. Ett medelvärde beräknas för de tre referensuppdragen med en (1) decimal. Om den första decimalen innan avrundning följs av siffran 5, 6, 7, 8 eller 9 sker avrundning uppåt. Om den första decimalen innan avrundning följs av siffran 1, 2, 3 eller 4 sker avrundning nedåt.

Bedömningsgrunder:

För att tydliggöra hur begärda referensuppdrag kommer att bedömas anges nedan de bedömningsgrunder som kommer att tillämpas:

0 poäng Ej acceptabel nivå. Referensuppdraget bedöms inte vara relevant för Upphandlingen och/eller uppsatta mål i uppdraget har inte klarats på ett bra sätt.

1 poäng Xxxxxx acceptabla nivå. Referensuppdraget bedöms vara relevant för Upphandlingen. Uppsatta mål i referensuppdraget har klarats på ett bra sätt.

2 poäng Bra nivå: Referensuppdraget bedöms vara relevant för Upphandlingen. Uppsatta mål i referensuppdraget har klarats på ett mycket bra sätt (delvis överträffade).

3 poäng Mycket bra nivå. Referensuppdraget bedöms vara mycket relevant för Upphandlingen. Uppsatta mål i referensuppdraget har klarats på ett bra sätt.

4 poäng Utmärkt nivå. Referensuppdraget bedöms vara mycket relevant för Upphandlingen. Uppsatta mål i referensuppdraget har klarats på ett mycket bra sätt (delvis överträffade).

4.4 Inbjudan att lämna anbud

SLL kommer efter genomförd urvalsprocess att distribuera ett förfrågningsunderlag till utvalda kvalificerade Anbudssökande varvid dessa inbjuds att lämna anbud i Upphandlingen.

5 Styrning, formalia och administration

5.1 Förtydligande och komplettering av inbjudan

Om denna inbjudan uppfattas innehålla oklarheter av betydelse för att lämna en fullständig ansökan om deltagande i Upphandlingen är det angeläget att Anbudssökande omgående kontaktar SLL så att oklarheten kan undanröjas.

För att det ska vara möjligt att beakta eventuella synpunkter och/eller frågor ska dessa sändas via e-Avrop så snart som möjligt efter det att handlingarna erhållits. Frågor kan sändas via e-Avrop fram till och med tio (10) dagar före sista ansökningsdagen. Sista dagen för besvarande av avidentifierade frågor är sex (6) dagar före sista ansökningsdagen.

Notera att SLL endast besvarar frågor som medför behov av förtydligande av innehållet i denna inbjudan. Samtliga besvarade frågor hanteras via e-Avrop. Anbudssökande som registrerat sig och laddat ner inbjudan från denna webbplats kommer att aviseras via e-post när ett svar på en fråga eller annan information har publicerats. Om Anbudssökande erhållit inbjudan på annat sätt har Anbudssökande eget ansvar för att kontrollera SLL:s förtydligande, rättelser och svar på frågor gällande inbjudan.

Anbudssökande ansvarar för att denne tar del av all information som publicerats på detta sätt under ansökningstiden. Av SLL under ansökningstiden publicerad information utgör en del av inbjudan och gäller därmed som underlag för inlämning av ansökningar.

5.2 Sekretess

Offentliga myndigheters verksamhet omfattas av offentlighetsprincipen. För att en uppgift i en allmän handling ska kunna hemlighållas måste det finnas stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).

Om en Anbudssökande anser att vissa uppgifter i ansökan bör hemlighållas efter att Upphandlingen avslutats ska detta framgå på av separat bilaga som bifogas ansökan. Det ska dels preciseras vilka uppgifter som avses, dels anges på vilket sätt Anbudssökande kan komma att lida skada om uppgifterna röjs.

Det faktum att en Anbudssökande har begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften i fråga kommer anses omfattas av sekretess.

5.3 Upphandlingskostnader

Anbudssökande är själva ansvariga för de kostnader dessa har i samband med Upphandlingen. SLL kommer inte att ersätta Anbudssökande för kostnader kopplade till deltagande i Upphandlingen.

5.4 Avbrytande av upphandling

SLL förbehåller sig rätten att avbryta Upphandlingen om saklig grund härför föreligger.

5.5 Kontaktperson vid SLL

Namn:	Xxxxxxxxx Xxxxxxx
Telefon:	00-000 000 00
E-post:	Xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xx
Postadress:	Box 225 50, 104 22 Stockholm
Upphandlingssystem:	xxx.x-xxxxx.xxx

Kontaktpersonen har semester v. 30-32. Under denna tid kan svarstiden på frågor och svar vara något längre än normalt.

6 Upphandlingsföreskrifter

6.1 Form och innehåll

Målet för ansökningsprocessen är att SLL ska välja ut ett antal Anbudssökande som har förmåga, kapacitet samt ekonomisk och finansiell styrka att utgöra en Leverantör av Utrustningen samt bidra till att beskrivna målsättningar för denna Upphandling kan uppnås.

Denna inbjudan med bilaga ”Skallkrav” innehåller ett antal obligatoriska krav. En grundförutsättning för att en Anbudssökande ska kunna få delta i prekvalificeringen är att dessa krav är uppfyllda samt att samtliga bilagor som efterfrågas är bifogade.

SLL har endast möjlighet att prekvalificera Anbudssökande som har lämnat efterfrågad och fullständig information, varför det är viktigt att Anbudssökande själv säkerställer att samtliga krav är uppfyllda. Ansökan från Anbudssökande som inte uppfyller samtliga skall-krav kan komma att förkastas.

Möjligheterna för SLL att begära kompletteringar eller förtydliganden av ingivna ansökningar är enligt XXX mycket begränsade, varför det är av största vikt att ansökan är komplett och uttömmande.

Om information som efterfrågas i denna inbjudan saknas i anbudsansökan, kommer SLL att jämställa detta med att Anbudssökanden uppgett att information eller erfarenhet inte föreligger.

6.2 Åberopande av annans kapacitet

Observera att Anbudssökanden, om denne åberopar andra företags kapacitet för att uppfylla uppställda kvalificeringskrav i sin ansökan, måste ange företagsnamn för det/de andra företaget/företagen.

Om Anbudssökanden åberopar andra företags kapacitet krävs vidare att Anbudssökanden även i sin ansökan tillhandahåller ett bindande åtagande, kontrakt eller motsvarande handling från det/de andra företaget/företagen som visar att Anbudssökanden kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras.

6.3 Ansökans inlämnande

Ansökan med samtliga erforderliga bilagor skall ha inkommit elektroniskt via e-Avrop senast 2013-08-30.

Inlämnade dokument och bilagor måste vara sparade i allmänt kända format så som exempelvis; doc, xls, pdf, ppt, txt, jpg, tif mm. Observera att filformatet .zip eller andra komprimerade filformat inte tillåts. Detta på grund av att vid öppning av ansökningar registreras den komprimerade filen och inte de enskilda filerna i den komprimerade filen.

Document Metadata

Table of Contents

Upphandling av utrustning till en sterilteknisk enhet med vissa därtill hörande tjänster till Nya Karolinska Solna (NKS)

Document Metadata