BOLAGS- STYRNINGS- RAPPORT 2021

BOLAGS- STYRNINGS- RAPPORT 2021

BOLAGS- STYRNINGS- RAPPORT

Strax AB (publ) (“STRAX” eller “bolaget”) är ett svenskt aktiebolag med säte i Stock- holm, Sverige. STRAX aktie är noterad på Nasdaq Stockholm (small cap-listan) sedan maj 2016.

Bolagsstyrning inom STRAX

STRAX strävar efter att tillämpa strikta normer och effektiva bolagsstyrningsprocesser for att säker- ställa att verksamheten skapar långsiktigt värde for aktieägarna och övriga intressenter. Till grund för styrningen av bolaget ligger både externa och interna styrinstrument.

Till de externa styrinstrument som utgör ramarna för STRAX bolagsstyrning hör den svenska aktiebo- lagslagen, årsredovisningslagen, Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) och Nasdaqs Regelverk för emittenter.

1

De interna styrinstrumenten inkluderar, men är inte begränsade till, den av stämman fastställda bolags- ordningen, styrelsens arbetsordning, styrelsens instruktion för verkställande direktören och STRAX

uppförandekod. Xxxxxxx har styrelsen antagit ett antal policys, riktlinjer och instruktioner med bindan-

de regler för hela bolagets verksamhet. Samtliga policys revideras årligen. STRAX arbetar även aktivt med sina kärnvärden som strategiskt styrinstrument för bolagets samtliga medarbetare.

Information om STRAX bolagsstyrning publiceras och uppdateras löpande på bolagets webbplats (xxx.xxxxx.xxx).

Valberedning

Vid årsstämman beslutades att STRAX ska ha en valberedning inför årsstämman 2022 som, jämte styrelseordföranden, består av en representant för vardera av de tre till röstetalet största aktieägarna eller ägargrupperna.

STRAX styrningsmodell

INFORMATION

VAL

Valberedning

VAL

VAL

FÖRSLAG

INFORMATION

MÅL

STRATEGIER

RAPPORTER

KONTROLL

VD

Revisor

Ersättningsutskott

Styrelse

Revisionsutskott

Årsstämma

Aktieägare

Valberedningens sammansättning baseras på av Euroclear Sweden AB tillhandahållen förteckning över registrerade aktieägare per den sista bank- dagen i augusti 2021 och övrig tillförlitlig ägarinfor- mation som tillhandahållits bolaget.

Valberedningen består av Xxxxxx Xxxxxxx som styrelse- ordförande, aktieägare Xxxxxxxxx Xxxxxxxx och Xxxxx X. Xxxxxxxx samt Xxx Xxxxxxx som represen- tant för GoMobile Nu AB.

Enligt Koden ska majoriteten av valberedningens ledamöter vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen ska inte vara ledamot i valberedningen. Styrelseledamöter kan ingå i valberedningen, men ska inte utgöra en ma- joritet av valberedningens ledamöter. Om mer än en styrelseledamot ingår i valberedningen får högst en av dem vara beroende i förhållande till bolagets större aktieägare. STRAX avviker från dessa be- stämmelser i Koden. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx och In- gvi X. Xxxxxxxx med 26,0 respektive 25,9 procent av rösterna i bolaget, anser det ändamålsenligt att de utövar sina ägarintressen på ovan beskrivet sätt både i valberedningen och i styrelsen.

Valberedningens uppdrag

Valberedningens uppgift är att bereda stämmans beslut i val- och arvodesfrågor samt, i förekom- mande fall, procedurfrågor för nästkommande valberedning.

Valberedningen har berett och presenterat följande förslag till årsstämman 2022: Styrelse och styrelseordförande, styrelsearvode fördelat på ordföranden och var och en av övriga ledamöter, revisor och revisionsarvode.

Valberedningen tillämpar en mångfaldspolicy som överensstämmer med Koden. Detta innebär att styrelsen ska ha en väl sammanvägd mix av de kompetenser och erfarenheter som är viktiga för att styra STRAX strategiska arbete på ett ansvars- fullt och framgångsrikt sätt. Styrelsens samman- sättning ska vara ändamålsenlig och präglas av mångsidighet och bredd avseende kompetens, erfarenhet och bakgrund. En jämn könsfördelning ska eftersträvas.

Styrelseordföranden genomför årligen en utvärde- ring av årets styrelsearbete. Utfallet av utvärdering- en delges valberedningen för att den ska få inblick i områden som kan förbättras. Valberedningen för årsstämman 2022 har fokuserat på att förstärka

kompetensen inom e-handel, detaljhandel och personaladministration samt på att förbättra mång- falden i styrelsen.

Årsstämma

STRAX årsstämma äger rum i Stockholm under det första halvåret varje år. Datum och plats för stäm- man offentliggörs senast i samband med bolagets tredje kvartalsrapport. Information om aktieägares rätt att få ärenden behandlade på stämman, och vid vilken tidpunkt en sådan begäran måste vara bolaget tillhanda för att det med säkerhet kunna tas upp i kallelsen, meddelas senast i samband med den tredje kvartalsrapporten.

Xxxxxxxxx till årsstämman utfärdas tidigast sex och senast fyra veckor före stämman. Kallelsen innehåller information om hur anmälan ska gå till för att aktieägare eller ombud ska äga rätt att delta och rösta på stämman, samt en numrerad

dagordning med de ärenden som ska behandlas på stämman, föreslagen vinstdisposition och det huvudsakliga innehållet i övriga ärenden som ska behandlas på stämman.

Aktieägare eller ombud kan på bolagsstämma rös- ta för fulla antalet aktier denne äger eller företräder.

Årsstämma 2021

2

Årsstämman hölls den 26 maj 2021. Mot bakgrund av den extraordinära situation som råder till följd av Covid-19 genomfördes årsstämman genom förhandsröstning (poströstning) med stöd av till- fälliga lagregler. Någon stämma med möjlighet att närvara personligen eller närvara genom ombud har inte ägt rum. STRAX välkomnade alla aktieäga- re att utnyttja sin rösträtt vid årsstämman genom

förhandsröstning. Nedan redogörs för de viktigaste stämmobesluten:

Fastställande av resultaträkningen och balans- räkningen för 2020 samt koncernresultat- räkningen och koncernbalansräkningen per den 31 december 2020.

Beviljande av ansvarsfrihet för styrelseleda- möter och verkställande direktör avseende förvaltningen av bolagets angelägenheter under verksamhetsåret 2020.

Beslöts, i enlighet med valberedningens förslag, att antalet av bolagsstämman utsedda styrelseledamöter, för tiden intill slutet av nästa årsstämma, ska vara fem (5) ordinarie ledamöter utan suppleanter.

Beslöts, i enlighet med valberedningens förslag,	2019	72,15 %
att styrelsearvodet ska förbli oförändrat i	2018	72,51 %
förhållande till föregående år och utgå med	2017	57,68 %
150 000 kronor vardera till styrelseledamöter

som anses vara oberoende i förhållande till

bolagets större aktieägare samt utgå med 225 000 kronor till styrelsens ordförande.

Beslöts, i enlighet med valberedningens förslag, om omval av styrelseledamöterna Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxx,

Xxx Xxxxxxxxx och Xxxxx X. Xxxxxxxx, för tiden intill slutet av nästa årsstämma.

Omval av Xxxxxx Xxxxxxx till styrelseordförande.

Beslöts, i enlighet med valberedningens förslag, att omvälja PwC AB, med huvudansvarig revisor Xxxxxx Xxxxxxxx, till bolagets revisor för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Noterades

att beslutet var i enlighet med styrelsens rekommendation.

Riktlinjer för ersättning till ledande befattnings- havare och andra anställda antogs i enlighet med styrelsens förslag (Se sidan 90).

Beslöts att bemyndiga styrelsen att besluta om nyemission av aktier.

Beslöts, i enlighet med styrelsens förslag, att bemyndiga styrelsen att fatta beslut om förvärv och överlåtelse av egna aktier.

3

Årsstämma 2022

Årsstämma är planerad till den 25 maj 2022. Årsstäm- man kommer att genomföras genom förhandsröstning enbart, utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller tredje parter. Bolaget välkomnar alla aktieägare att utöva sin rösträtt vid årsstämman genom förhands- röstning på grundval av tillfälliga lagregler, enligt förfarandet nedan. Information om årsstämmans beslut kommer att publiceras onsdagen den 25 maj 2022 så snart resultatet av poströstningen är slutgiltigt sammanställd. Aktieägare har haft möjlighet att vända sig till STRAX styrelseordförande med önskemål om ärenden som ska behandlas på stämman, samt till val- beredningen för att få nomineringsförslag beaktade.

Information om årsstämman finns tillgänglig på STRAX webbplats (xxx.xxxxx.xxx).

Närvaro, röster och kapital på STRAX årsstämma

År Xxxxx av kapital och röster

2021 18,9%

2020 68,6%

På sidan 70 i förvaltningsberättelsen framgår

information om aktien och ägarförhållanden.

Styrelse och utskott

Styrelsens ledamöter väljs årligen av årsstämman för tiden intill dess nästa ordinarie stämma. Någon regel om längsta tid som ledamot kan ingå i styrelsen finns inte. Nomineringsarbetet utförs av valberedningen.

Den nuvarande styrelsen består av fem av bolags- stämman valda ordinarie ledamöter. Ordföranden planerar och leder arbetet för styrelsen. Verkstäl- lande direktören, Xxxxxxxxx Xxxxxxxx ingår i styrelsen och är tillsammans med Xxxxx X. Xxxxxxxx de enda styrelseledamöter som arbetar i den löpande operativa verksamheten. Detta utgör

en avvikelse från Koden som säger att högst en bolagsstämmovald styrelseledamot får arbeta

i bolagets ledning eller i ledningen av bolagets dotterbolag. Styrelsen har gjort bedömningen att det är i bolagets intresse att den samlade erfaren- het och kompetens av Xxxxxxxxx Xxxxxxxx och Xxxxx X. Xxxxxxxx nyttjas både i styrelsen och i den operativa verksamheten.

Under 2021 har styrelsen sammanträtt tio gånger. Mellan styrelsemötena har löpande kontakter skett mellan bolaget, dess styrelseordförande och övriga styrelseledamöter. Ledamöterna har kontinuerligt skriftligen tillställts väsentlig information om bola- get och verksamheten.

Sedan årsstämman 2021 har styrelsen bestått av Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx X. Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx och Xxx Xxxxxxxxx. Xxxxxx Xxxxxxx valdes av årsstämman till styrelsens ordförande. Ytterligare information om styrelse-

ledamöterna avseende ålder, utbildning och övriga uppdrag finns på sidorna 46-47.

Revisionsutskott

Styrelsen som helhet fullgör de uppgifter som ankommer revisionsutskottet. Vid revisorns genomgång med styrelsen lämnar verkställande direktören, och om någon från ledningen deltar, sammanträdet för att ge styrelsen tillfälle till en- skilda överläggningar med revisorn. Därutöver har varje styrelseledamot möjlighet att ta direktkontakt med revisorerna.

Ersättningsutskott

Styrelsen som helhet fullgör de uppgifter som an- kommer ersättningsutskottet. Ersättningsutskottet bereder och föreslår lön och annan ersättning till verkställande direktören samt till de befattnings- havare som är direkt underställda verkställande direktören.

Verkställande direktör

STRAX verkställande direktör, Xxxxxxxxx Xxxxx- son, ansvarar för den löpande operativa verksam- heten. Verkställande direktörens ansvar innefattar bland annat löpande investeringar och avyttringar, personal-, finans- och ekonomifrågor, löpande kontakter med företagets intressenter (såsom myndigheter och den finansiella marknaden) samt att tillhandahålla styrelsen den information som krävs för att kunna fatta väl underbyggda beslut. Verkställande direktören rapporterar till styrelsen.

Revisorer

Val av revisorer sker vid årsstämma. STRAX revisorer, som valdes vid årsstämman 2021, är PricewaterhouseCoopers AB med Xxxxxx Xxxxxxxx som huvudansvarig revisor. Revisorerna har till uppgift att på aktieägarnas vägnar granska STRAX årsredovisning och bokföring samt styrel- sens och verkställande direktörens förvaltning.

Revisorerna avger också en revisionsberättelse till årsstämman. Aktieägare har vid årsstämman möjlighet att ställa frågor till revisorerna.

Ersättning till styrelse och ledande befattningshavare

Ersättning till styrelseledamöterna för det kommande verksamhetsåret beslutas årligen av årsstämman. Årsstämman 2021 beslöt om riktlinjer för lön och annan ersättning till bolagets ledande befattningshavare. I syfte att nå långsiktigt god

Styrelsens oberoende, närvaro m.m.

Namn Funktion Invald

Oberoende i förhållande till bolaget och bolags- ledningen

Oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare

Aktie-

innehavet(1) Närvaro Procent

Xxxxxxxxx Xxxxxxxx	Xxxxxxx/ VD	2016 Nej Nej 31 398 031 (10/10) 100%
Xxxxx X. Ledamot	2016	Nej	Nej	31 198 079	(10/10)	100%
Xxx Xxxxxxxxx Ledamot	2018	Ja	Ja	49 580	(9/10)	90%
Xxxxxx Xxxxxxxxx Ledamot	2000	Ja	Ja	4 601 333	(10/10)	100%

Xxxxxx Xxxxxxx Ordförande 2003 Ja Ja 406 670 (10/10) 100%

4

Tomasson

(1) I förekommande fall inklusive närståendes innehav samt innehav via bolag per den 31 december 2021.

Styrelsens arbete 2021

24 februari, 2021 Bokslutskommuniké 2021

16 mars, 2021 Strategisk och operativ granskning

26 maj 2021 Årsstämma, Delårsrapport Q1 2021, Årsredovisning 2021

26 maj 2021 Konstituerande styrelsemöte

24 augusti 2021 Q2 2021, operativ och varumärken

24 augusti 2021 Godkännande styrelseprotokoll

27 oktober 2021 Uppdelning varumärken och distribution, separat listning av distribution 17 november 2021 Utkast Q3 2021, listning av segmentet distribution

24 november 2021 Q3 2021, Revision, särskilda villkor låneavtal PCP, Listning

21 december 2021 Finansiell uppdatering 2021, Budget 2022, Listning och operativ granskning

värdetillväxt för aktieägarna strävar STRAX efter att erbjuda marknadsmässig ersättning som möjliggör att rätt ledande befattningshavare och medarbetare kan rekryteras och behållas.

Rörliga och aktierelaterade ersättningar för nyckelmedarbetare

Utöver den fasta månadslönen erbjuder STRAX rörlig ersättning baserad på uppfyllelse av mål som sätts för varje enskild nyckelmedarbetare. På STRAX årsstämma 2020 beslutades det dessutom att införa ett aktierelaterat incitamentsprogram i form av teckningsoptioner med tre års löptid.

Efter beslut av årsstämman antogs programmet. Optionerna tecknades av en grupp om 28 nyckel- medarbetare i oktober 2020. Optionerna erbjöds inte till styrelsen, men Xxxxxxxxx Xxxxxxxx deltog i programmet i sin egenskap av verkställande direktör.

Intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen

Denna internkontrollrapport har upprättats i enlig- het med årsredovisningslagen och Svensk kod för bolagsstyrning och är därmed avgränsad till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen, internt till styrelsen och externt i form av delårs- rapporter, bokslutskommuniké och årsredovisning.

5

Styrelsen ansvarar, i enlighet med den svenska aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyr- ning, för den interna kontrollen. Intern kontroll och riskhantering utgör en del av styrelsens och ledningens styrning och uppföljning av verksam- heten och syftar till att säkerställa att den bedrivs ändamålsenligt och effektivt, att den finansiella rapporteringen är tillförlitlig samt att lagar, förord- ningar och interna regelverk efterlevs.

Intern kontroll och riskhantering är integrerat i alla processer inom STRAX. STRAX intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen är utformad för att hantera risker

i processerna kring upprättandet av finansiella rapporter samt för att uppnå en hög tillförlitlighet i den externa rapporteringen.

Kontrollmiljö

En god kontrollmiljö utgör grunden för effektiviteten i ett bolags interna kontrollsystem. Den bygger på en organisation där det finns tydliga beslutsvägar och där befogenheter och ansvar definierats med tydliga riktlinjer.

Inom STRAX finns policyer och riktlinjer för de olika momenten i affärsflödet, från transaktionshante- ring till bokföring och upprättande av den externa rapporteringen, där det framgår vem som har ansvar för en specifik uppgift. Dessa styrdokument uppdateras vid behov för att alltid spegla gällande lagar och regler samt processförändringar. STRAX styrelse har delegerat ansvaret för att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö till verkställande direktören. CFO har det övergripande ansvaret för att kon- cernens redovisning och rapportering upprättas

i enlighet med tillämpliga standarder, normer och lagstiftning.

För att säkerställa att ekonomiavdelningen innehar aktuell kompetens, utbildas den löpande inom exempelvis redovisning och skattelagstiftning.

Utbildningsbehovet identifieras bland annat genom regelbundna utvecklingssamtal. Vid behov anlitas extern kompetens för att belysa frågor inom exem- pelvis redovisning, skatt och intern kontroll. Vid frågor av legal karaktär anlitar bolaget en extern jurist.

Som en del i ansvarsstrukturen ingår att styrelsen utvärderar verksamhetens prestationer och resultat genom ett rapportpaket innehållande, utfall, prognoser, affärsplan, uppföljning av risker och analyser av viktiga nyckeltal.

Riskbedömning

STRAX riskbedömning är en dynamisk process som syftar till att identifiera och utvärdera väsentliga risker som kan påverka koncernens möjligheter att uppfylla sina mål. Riskbedömningen sker i form av en självutvärdering och inkluderar även upprättande av handlingsplaner för hantering av identifierade risker. Koncernledningen ansvar för att upprätthålla de rutiner och processer som krävs för att hantera väsentliga risker i den dagliga verksamheten. Risk- bedömning avseende den finansiella rapportering- en uppdateras löpande under ledning av CFO.

En bedömning av risken för fel i den finansiella rapporteringen sker årligen för varje rad i resulta- träkningen och balansräkningen. Poster som sam- mantaget är väsentliga och har förhöjd risk för fel, så kallade kritiska poster, identifieras. För identifie- rade kritiska poster genomlyses processerna och tillhörande kontroller i syfte att minimera risken.

Som ett resultat av den årliga genomgången fattar styrelsen beslut om vilka risker som är väsentliga att beakta för att säkerställa en god intern kontroll inom den finansiella rapporteringen.

Covid-19 virus

Covid-19-pandemin påverkar fortfarande vår dagli- ga verksamhet och flera av de initiala åtgärder som vidtogs i mars 2020 gäller fortfarande. På grund av ökningen av fall relaterade till Omikron-varianten av Covid-19-viruset kan vi förvänta oss att dessa åtgärder kommer att gälla under hela 2022. För att dämpa följderna av coronaviruset har vi vidtagit åtgärder inom alla delar av vår verksamhet, bland annat på följande sätt:

• Justeringar av våra produktinköp

• Nedskärning av driftskostnaderna genom att minska antalet arbetstimmar eller genom minskade lönekostnader samt genom minskade utgifter för hyror, marknadsföring och resor

• Ökat utnyttjande av krediter för att stärka likviditeten

• Ökade aktiviteter på onlinekanalerna

• Distribution av skyddsutrustning, bl.a. ansikts- masker, handskar och handdesinfektion

Kontrollaktiviteter

För att säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt och att den finansiella rapporteringen ger en rättvisande bild, har STRAX upprättat ett antal kontrollaktiviteter. Kontrollaktiviteterna omfattar bland annat löpande uppföljning av riskexpone- ring, attest- och godkännanderutiner, verifieringar, bank- och kontoavstämningar, månatlig uppföljning av resultat och balansposter på koncernnivå, samt löpande kontroller av STRAX IT-miljö, säkerhet och funktionalitet.

Information och kommunikation

Information och kommunikation är en förutsättning för att STRAX ska kunna utöva god intern styr- ning och kontroll och uppnå utsatta mål. Policys och riktlinjer är därför viktiga instrument för att säkerställa en korrekt och tillförlitlig redovisning, rapportering och informationsgivning.

Uppföljning

Efterlevnad och effektivitet i de interna kontrollerna följs upp löpande av styrelse och ledning för att säkerställa kvaliteten i processerna. CFO rapporte- rar till verkställande direktör som lämnar finansiella rapporter för koncernen till styrelsen kvartalsvis.

STRAX ekonomiska situation och strategi avseen- de den finansiella ställningen behandlas vid varje styrelsemöte. Varje kvartalsrapport granskas av styrelsen avseende korrektheten och presenta- tionen av den finansiella informationen. Styrelsen följer även upp att det finns kontrollaktiviteter för

utvalda riskområden och kommunicerar väsentliga frågor till koncernledning och revisor.

Internrevision

Styrelsen har gjort bedömningen att STRAX, utöver befintliga processer och funktioner för intern styrning och kontroll, inte har behov av en formali- serad internrevision. Uppföljning utförs av styrelse samt koncernledning och kontrollnivån bedöms

6

för närvarande uppfylla bolagets behov. En årlig bedömning görs huruvida en internrevisionsfunk- tion anses nödvändig för att bibehålla god kontroll inom STRAX.

REVISORS YTTRANDE OM BOLAGSSTYRNINGS- RAPPORTEN

Till bolagstämman i Strax AB (publ), xxx.xx 556539-7709

Uppdrag och ansvarsfördelning

Det är styrelsen som har ansvaret för bolags- styrningsrapporten för år 2021 på sidorna 1-6 och för att den är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen.

Granskningens inriktning och omfattning

7

Vår granskning har skett enligt FARs rekommenda- tion RevR 16 Revisorns granskning av bolags- styrningsrapporten. Detta innebär att vår gransk- ning av bolagsstyrningsrapporten har en annan inriktning och en väsentligt mindre omfattning jämfört med den inriktning och omfattning som en revision enligt International Standards on Auditing och god revisionssed i Sverige har. Vi anser att denna granskning ger oss tillräcklig grund för våra uttalanden.

Uttalande

En bolagsstyrningsrapport har upprättats. Upp- lysningar i enlighet med 6 kap. 6§ andra stycket punkterna 2–6 årsredovisningslagen samt 7 kap. 31 § andra stycket samma lag är förenliga med årsredovisningen och koncernredovisningen samt är i överensstämmelse med årsredovisningslagen.

Stockholm 4 maj 2022 PricewaterhouseCoopers AB

Xxxxxx Xxxxxxxx

Auktoriserad revisor

STRAX AB (PUBL)

MÄSTER XXXXXXXXXXXX 00

111 44 STOCKHOLM SWEDEN

ORG NR: 556539-7709

TEL: +46 (0) 0-000 00 000 EMAIL: XX@XXXXX.XXX XXX.XXXXX.XXX