Informationsbilaga för bostadsrättsföreningen Karlavagnen 34

Informationsbilaga för bostadsrättsföreningen Xxxxxxxxxxx 00

Dataskyddsförordningens tillämplighet

Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller för helt eller delvis automatiserad (digital) och för manuell behandling (pappersform) av personuppgifter. Detta betyder att om Bostadsrättsföreningen Karlavagnen 34 (Bostadsrättsföreningen) för ett register över medlemmars uppgifter där det exempelvis framgår vad de heter och var de bor så ska Bostadsrättsföreningen följa dataskyddsförordningen.

Personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en person, direkt eller indirekt till exempel namn, adress och e-postadress, telefon- och personnummer.

Behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter är allt man gör med personuppgifterna till exempel när Bostadsrättsföreningen samlar in och registrerar personuppgifter från medlemmar, lagrar personuppgifter eller lämnar ut personuppgifter till någon.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är normalt den juridiska person dvs. Bostadsrättsföreningen, som ansvarar för att personuppgifterna behandlas på ett sätt som stämmer överens med dataskyddsförordningen.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

För att få behandla personuppgifter måste det alltid finnas ett stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad rättslig grund. Det rättsliga grunder som finns angivna är samtycke, avtal, rättslig förpliktelse, skydd för grundläggande intresse, uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning samt efter en intresseavvägning.

Medlemmars personuppgifter ska behandlas enligt följande principer:

• Ändamålsbegränsning: Samla bara in uppgifter för specifika ändamål och behandla inte uppgifterna senare för ett annat ändamål.

• Uppgiftsminimering: Samla bara in de uppgifter som är relevanta för ändamålet.

• Korrekthet: Se till att ha korrekta uppgifter och uppdatera dem vid behov.

• Lagringsminimering: Spara inte uppgifterna under en längre tid än nödvändigt.

Information till medlemmarna (informationsplikt)

Xxxxxxxxxxx måste informeras om bland annat följande:

• vem som är personuppgiftsansvarig och dennes kontaktuppgifter

• vilka personuppgifter som behandlas

• varför dessa personuppgifter behandlas

• vilka mottagare som ska ta del av uppgifterna

Medlemmarna ska informeras om deras rättigheter. Det gäller bland annat följande:

• få tillgång till sina personuppgifter

• få felaktiga personuppgifter rättade

• få sina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga

• få veta hur länge personuppgifterna kommer att lagras

• lämna in klagomål till Datainspektionen.

•

Medlemmars rätt till registerutdrag

Medlemmarna har rätt att få information och tillgång till de personuppgifter Bostadsrättsföreningen behandlar. Mer information om detta finns på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Övrig information

Bedömningar görs löpande för att säkerställa att Bostadsrättsföreningen inte har mer information än vad dataskyddsförordningen föreskriver eller vad som är nödvändigt för att Bostadsrättsföreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter. De personuppgifter som behandlas delas med styrelsens medlemmar. Bostadsrättsföreningen kan även komma att dela personuppgifterna med en tredje part, förutsatt att det finns en skyldighet att göra så enligt lag. Personuppgifterna kommer dock aldrig att överföras till ett land utanför EU.

På Bostadsrättsföreningens webbplats publiceras namn på styrelsens medlemmar och i protokoll från årsstämmor finns styrelse, valberedning och justerare namngivna. Styrelsen kontaktas för information om personuppgifter, begäran av rättelse, överföring, begränsning eller radering samt invändningar. Klagomål på Bostadsföreningens behandling av personuppgifter inges till Datainspektionen.

Med vänlig hälsning/

Styrelsen för Bostadsrättsföreningen Karlavagnen 34 Stockholm 2018-10-15

Förteckningar som förs av bostadsrättsföreningen Karlavagnen 34

Medlemsförteckning

Uppgifter: objektsnr, namn på medlemmar/hyresgäster, adress, andel i %, upplåtelseform, inträde, övrig information (tex andrahandsuthyrning)

Ändamål: Möjliggöra administration av medlemsinträden och utträden, underhåll av fastigheten, distribuering av information samt övrigt föreningsarbete (till exempel städdagar).

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse. 9 kap 8 § bostadsrättslagen (1991:614) samt lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar där det framgår att styrelsen ska föra förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar (medlemsförteckning). Uppgifterna lagras och uppdateras vid behov

Lagring: Uppgifterna sparas under tiden som personen är medlem i Bostadsrättsföreningen och raderas senast tre månader efter utträde.

Övrigt: I medlemsförteckningen lagras och uppdateras även information som är knuten till lägenheten och inte till den enskilde medlemmen. Denna information sparas även efter att medlemmen flyttat eller begärt utträde. Exempel på sådan information är underhålls- och reparationsarbeten (till exempel utförda låsbyten, lägenhetsrenovering mm). Förteckningen hanteras primärt av fastighetsförvaltaren. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer styrelsens sparade information att ändras på motsvarande sätt.

Lägenhetsförteckning

Uppgifter: namn, adress, objektsnummer, andel i procent, upplåtelseform, inträdesdatum, pantsättning.

Ändamål: Styrelsen ska föra en aktuell förteckning i syfte att godkänna och administrera medlemsförändringar samt att genomföra föreningsstämmor.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse. 9 kap 8 § bostadsrättslagen (1991:614) samt lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar där det framgår att styrelsen ska föra förteckning över de lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt (lägenhetsförteckning). Uppgifterna lagras och uppdateras vid behov.

Lagring: Uppgifterna sparas av styrelsen under tiden man är medlem i Bostadsrättsföreningen och uppdateras inför varje årsstämma vilket innebär att uppgifterna sparas under en tid av högst ett år efter utträde.

Övrigt: Förteckningen hanteras primärt av fastighetsförvaltaren. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer styrelsens sparade information att ändras på motsvarande sätt.

Garageplatsförteckning

Uppgifter: namn, objektnummer, objekttyp, månadshyra, start- och stoppdatum, övrig information (till exempel externa hyresgäster).

Ändamål: Möjliggöra administration och uthyrning av garageplatser tillhörande Bostadsrättsföreningen.

Rättslig grund: Efter en intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för Bostadsrättsföreningens berättigade intressen och väger tyngre än medlemmens intresse av skydd för sina personuppgifter. Uppgifterna lagras och uppdateras vid behov.

Lagring: Uppgifterna sparas under tiden som medlemmen eller hyresgästen hyr garageplatsen eller står i kö för att hyra garageplats. Uppgifterna raderas senast tre månader efter hyrestidens slutdatum eller efter det datum medlemen eller hyresgästen inte längre önskar stå kvar i kön.

Övrigt: Förteckningen hanteras primärt av fastighetsförvaltaren. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer styrelsens sparade information också ändras på motsvarande sätt.

Nycklar / taggar

Uppgifter: namn, adress, typ av objekt, objektsnummer, utlämningsdatum. Ändamål: Möjliggöra administration av nycklar och taggar till föreningens lokaler.

Rättslig grund: Efter en intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig

för Bostadsrättsföreningens berättigade intressen och väger tyngre än medlemmens intresse av skydd för sina personuppgifter.

Lagring: Uppgifterna sparas av styrelsen under tiden man har tillgång till nyckeln/taggen och uppdateras inför varje årsstämma vilket innebär att uppgifterna sparas under en tid av högst ett år efter utträde.