Contract

Direktiv och riktlinjer för arvodering, hållbar representation och kostnadsersättning i samband med uppdrag för Förbundet

Om inget annat avtal slutits mellan enskild person och Svenska Karateförbundet, skall direktiv för arvodering vara enligt följande:

1. I det fall medlem i kommitté/arbetsutskott utför ett specifikt tilldelat officiellt uppdrag inom förbundets verksamhet, kan ett s.k. idrottsarvode tas ut per hel arbetsdag. Vid 4 timmar eller mindre halveras arvodet. Maximalt arvode som kan betalas ut per år motsvarar ett halvt prisbasbelopp. Se förtydligande bilaga 2.

2. Med officiellt uppdrag avses utförande av internt beställda tjänster utanför ordinarie löpande verksamhet, i egenskap av den tilldelade rollen och därmed förenade uppgifter. T.ex. föredragshållare, utbildare, support vid tester etc. Det avser ej vad som anses vara löpande verksamhet såsom närvaro vid möten etc. Se förtydligande bilaga 2.

3. I tillägg har den som genomfört uppdrag rätt att begära ersättning för faktiska kostnader genom personliga utlägg, mot uppvisande av kvitto, såsom resa, kost och logi under uppdraget.

4. Arvodering förutsätter att kommitté/arbetsutskott gemensamt beslutat om detta och att det har budgeterats inom ramen för verksamheten på ett sådant sätt att det inte negativt påverkar ekonomiska resurser tillägnade att genomföra planerade aktiviteter.

Hänsyn ska alltid tas till vad som kan anses vara en rimlig kostnad för respektive sammanhang/uppdrag och låga utgifter ska eftersträvas.

5. Kommitté/arbetsutskott kan delegera/kontraktera delar av uppdrag till extern resurs, där arvodet för denna sker enligt överenskommelse mellan dessa parter men ska följa principen enligt punkt 4.

6. Begäran av arvode och kostnadsersättning skall följa rutinen enligt Bilaga 1.

7. Xxxxx för begäran av arvode och kostnadsersättning: Bilaga 1.

8. Förtydligande av regler: Bilaga 2.

9. Riktlinjer för hållbar representation.

Bilaga 1: Rutin för begäran av arvode och kostnadsersättning.

Efter avslutat uppdrag skall begäran om ev. arvode samt kostnadsersättning för personliga utlägg och därmed förenade kvitton skickas in digitalt/scannat till kansliet via e-post.

Begäran görs genom att fylla i ”Kombiblankett för kostnadsersättning och utanordning” som fås från kansliet, senast 30 dagar efter att uppdragets utförts, därefter utgår ingen ersättning:

Att tänka på

Det är viktigt att förstå och ta till sig det faktum att vi verkar i och för en ideell organisation. En idrottsrörelse som inte bedriver någon näringsverksamhet, inbringar reklamintäkter eller åtnjuter sponsorbidrag i större utsträckning, lever på väldigt begränsade medel.

Det som är mest karaktäristiskt för ideell verksamhet är att medlemmarna aktivt deltar utan krav på ersättning för själva deltagandet. Ersättning skall därför utgå enbart för merkostnader där man kan påvisa en ökning av en annars normal kostnad.

Frågorna till VEM, för VAD och VARFÖR skall alltid gå att besvara vid granskning av en utbetalning.

Bilaga 2: Förtydligande av regler för arvode och kostnadsersättning

Resekostnader med egen bil

Milersättning utgår med 25 kr per mil. Anspråk skall formuleras på kombiblanketten där destination, syfte, datum, sträcka och belopp skall framgå för varje enskild resa. Ersättningen är maximerad till 7500 kr/ person och år. (300 mil / år)

Telefonkostnader för privat telefon

Ersättning utgår med maximalt 50% av samtalsavgiften (ej abonnemangsavgift). Redovisning skall ske på kopia av telefonräkning där samtalsavgift framgår för att ersättning skall utgå. Begärt belopp förs över till kombiblanketten. Ersättningen är maximerad till 5000 kr / person och år.

Resekostnader, Utlägg samt Kost & logi

Ersättning utgår normalt med faktisk kostnad mot redovisning av originalkvitton. Obs! ersättning utgår enbart för resor/utlägg som är godkända av styrelsen. Redovisning skall ske på kombiblanketten där syftet med resekostnaden måste framgå. Traktamente utgår ej då faktisk kostnad ersätts.

Idrottsarvoden

Ersättning i form av idrottsarvode utgår endast i de fall de är godkända av styrelsen. Idrottsarvode kan bara utgå till aktiv utövare, domare, tränare, instruktör, funktionär, ordningsvakt, försäljningspersonal, kökspersonal, entrépersonal, materialförvaltare och ledare för interna kurser, ej till ledare för externa kurser. Idrottsarvode är maximerat till 2500 kr per dag och ett halvt prisbasbelopp/person och år (28000kr). Idrottsarvode kan utgå i samband med träning, läger, tävling, uppvisning mm. samt även i samband med interna kurser som är nödvändiga för idrottens utövande och genomförs med ett förbundsspecifikt innehåll. Restid och - dagar är ej arvodesgrundande. Arvodet skall vara förenligt med den verksamhetsplan som är utarbetad. Redovisning skall ske på kombiblanketten. Grunden, datum, tid i timmar och platsen för arvodet skall tydligt framgå av redovisningen.

Andra arvoden

Andra arvoden till privatpersoner som inte är idrottsutövare är maximerat till 1000 kr/person och år. Arvodet skall också här vara förenligt med den verksamhetsplan som är utarbetad och utgår endast i de fall de är godkända av Förbundsstyrelsen.

Riktlinjer för hållbar representation

Förbundsledningen och arbetsutskott/kommittéer representerar förbundet vid valda tillfällen. Det avser närvaro såväl som relationsbyggande, där syftet är att inleda, bevara eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten. All representation ska vara måttfull, ske kostnadsmedvetet och nyttan med varje representationstillfälle ska vara tydlig.

Resor och boende

Vid representation och deltagande i nationella aktiviteter åker vi i första hand tåg om inte tidspress och avstånd är ett giltigt skäl för flyg.

Vid internationellt deltagande flyger vi prismedvetet och i ekonomiklass. Inom Norden och Baltikum ska andra färdalternativ övervägas om sådana finns, såsom tåg och färja.

Om hyrbil krävs ska i första hand förbundets avtal övervägas.

Boende ska ske till rimlig kostnad, där s.k. standardnivå är riktlinje, och bokas i första hand inom geografisk närhet till evenemang för att minska miljöpåverkan och kostnader för extra transport.

Vid internationellt deltagande tillämpas det officiella boendet som delges av arrangören, såvida inte detta är fullbokat.

Måltider och bjudningar

Vid externa representationstillfällen bör måltid inkl. dryck inte överstiga ortens standardpris 1000 kr per person, baserat på tre rätters middag. Alkohol ska beaktas med måttfullhet och rekommenderas inte överstiga det som kan anses normalt i samband med middag. Ingen alkohol får förekomma om det närvarar deltagare under 18 år. Tillämpning av bjudningar av detta slag ska ske med eftertänksamhet och kunna knytas till ett särskilt syfte eller tillfälle.

Möten

Vid officiella möten representerar man förbundets verksamhet och skall uppträda och tala för de beslut som tagits på förbundsstämman och styrelsemöten samt i enlighet med de policies och riktlinjer vi verkar efter. Argumentation ska vara saklig och vårt bemötande lyhört och respektfullt. Uppstår konflikter där du råkar ut för personangrepp ska aktsamhet iakttas och incidenten rapporteras till kansliet och/eller styrelsen, vid sådant tillfälle bör du som representant göra ditt bästa för att på lugnast möjliga sätt lämna konflikttillfället.

Gåvor

Till ett värde av max 500 kr, förutom vid jubileum då högre värde kan förekomma.