VILLKOR SOM TILLÄMPAS PÅ FORSKNINGSPROJEKT SOM FINANSIERAS AV STATENS KÄRNAVFALLSHANTERINGSFOND

10.3.2015

VILLKOR SOM TILLÄMPAS PÅ FORSKNINGSPROJEKT SOM FINANSIERAS AV STATENS KÄRNAVFALLSHANTERINGSFOND

1. Finansieringsbeslut

Finansieringsbeslutet baserar sig på en forskningsplan som utgör bilaga till finansieringsansökan. Forskningsplanen ska inbegripa också en finansieringsplan och ett kostnadsförslag specificerat enligt kostnadsslag samt grunderna för beräkning av lönekostnader och arvoden.

Kärnavfallshanteringsfondens finansieringsandel som nämns i finansieringsbeslutet är ett maximibe- lopp. Avvikelse från de villkor som nämns i finansieringsbeslutet (inkl. förevarande villkor) får inte göras utan kärnavfallshanteringsfondens tillstånd. Om mindre ändringar kan en överenskommelse träffas mel- lan den organisation som genomför projektet (nedan genomföraren) och den kontaktperson som nämns i finansieringsbeslutet.

I finansieringsbesluten nämns eventuell tillämpning av de minimis-regeln, men genomföraren ska för- säkra sig om att han inte under en period på tre år har fått sådan finansiering överskridande 200 000 euro som beviljats på basis av de minimis-regeln (gäller endast för företag).

2. Underleveranser

Om det utöver genomföraren dessutom deltar underleverantörer i genomförandet av ett projekt inom ett forskningsprogram, ska genomföraren ingå ett avtal med dessa om användning och övervakning av användningen av finansieringen samt om villkoren för finansieringen. Underleverantörerna ska iaktta de villkor för projektfinansiering som presenteras i denna handling.

3. Kontakter och tillsyn

Kärnavfallshanteringsfonden följer hur projektet genomförs och vilka resultat som nås genom en kon- taktperson som nämnts i finansieringsbeslutet.

Den som genomför ett projekt ska följa de uppkomna projektvisa kostnaderna antingen med hjälp av ett internt redovisningssystem eller med hjälp av ett register, så att de kostnader som föreläggs kärnav- fallshanteringsfonden vid behov och utan svårighet kan verifieras med hjälp av bokföringens originalve- rifikat. Också underleveranser ska specificeras vid redovisningen och faktureringen.

Kärnavfallshanteringsfonden har rätt att få de handlingar på vilka genomförarens fakturering är baserad för kännedom och för granskning.

4. Debiteringsgrunder

Såsom kostnader för forskningsprojekt kan godkännas indirekta och direkta kostnader. Andelen indirek- ta kostnader (allmänna kostnader) ska vara fastställd i finansieringsansökan.

Som indirekta kostnader godkänns löner för de personer som deltagit i genomförandet av uppdrag en- ligt forskningsplanen samt andra lönebikostnader och allmänna kostnader som hör till avlöningen lik- som också kostnader för material, tillbehör, utrustning och adb, resor i samband med projektet och kostnader för externa tjänster samt kostnader för publicering av resultat, översättning av rapporter och vidtagande av informationsåtgärder.

Som löner för arbetstiden godkänns löner för den faktiska arbetstiden för de personer som direkt delta- git i arbetet. Antalet arbetade timmar ska kunna verifieras genom den interna redovisningens rapporter eller lönebokföringen. De löner som hör till den allmänna förvaltningen är inte debiteringsbara. Dessa kostnader beaktas genom den koefficient för allmänna kostnader som nämns i finansieringsansökan.

Kostnaderna för anskaffning av sådana maskiner, anordningar och programvaror som är nödvändiga med tanke på genomförandet av projektet kan godkännas endast till den del som dessa används i forskningsprojektet i fråga. Förslaget att sådana kostnader inkluderas i ett projekt som finansieras av kärnavfallshanteringsfonden ska tas med i finansieringsansökan. När det gäller kostnader som kan an- ses vara ringa kan genomföraren komma överens om dessa med den kontaktperson som nämns i fi- nansieringsbeslutet utan särskilt meddelande till kärnavfallshanteringsfonden.

Vid ett projekt ska bestämmelserna om offentlig upphandling och statens resereglermente följas.

5. Fakturering

5.1 Allmänt

När ett arbetsskede som fastställts i forsknings- eller genomförandeplanen blivit genomfört, kan kost- nader som uppstått under perioden i fråga faktureras utan mervärdesskatt (finansieringen av projekt inom VYR-projekthelheten utgör finansiering som kan jämställas med statsunderstöd, statsunder- stödslagen 27.7.2001/688). Vid projekt tillämpas följande regler för periodvis fakturering:

– 1: a posten: Efter det att kärnavfallshanteringsfonden fattat finansieringsbeslut får högst 50 % av den totala finansieringen faktureras; uppkomna kostnader rapporteras och specificeras i fak- turan i enlighet med punkterna 4 och 5.2. Den första fakturan har karaktären av en förhandsfak- tura. I fakturan anges också sådan finansiering som ännu inte har använts.

– 2: a posten: Xxxxxxxxx som uppstått före den 30 oktober, högst 80 % av den totala finansie- ringen per år, minskade med den andel som utgörs av 1:a posten. Uppkomna kostnader rappor- teras och specificeras i enlighet med punkterna 4 och 5.2. I fakturan anges också sådan finan- siering som ännu inte har använts.

– slutfaktureringen, om vilken särskilda bestämmelser finns i punkt 5.3, täcker de kostnader som uppkommit under perioden 1.1–31.12 (eller fram till ett annat datum som nämns i finansierings- beslutet) och som ännu inte har fakturerats.

Kärnavfallshanteringsfonden kan avbryta utbetalningarna, om arbetet inte har framskridit på det sätt som uppdraget förutsätter. Kärnavfallshanteringsfonden eller den kontaktperson som nämns i finansie- ringsbeslutet underrättar den som fakturerar om avbrytandet.

Kärnavfallshanteringsfonden betalar fakturorna för mellanliggande poster inom 30 dagar, om projektet har framskridit på det sätt som anges i fakturorna (stödgruppens meddelande till kärnavfallshanterings- fondens kontaktperson). Principen är att de mellanliggande posterna faktureras på basis av nedan nämnda identifieringsuppgifter och fördelningen enligt kostnadsslag, och den egentliga detaljerade av- räkningen och redovisningen lämnas i samband med att den sista posten faktureras.

All brevväxling och debitering som gäller finansieringen ska innehålla följande uppgifter som identifierar projektet:

– forskningsprojektets namn och nummer,

– datum för kärnavfallsfondens finansieringsbeslut,

– namnet på den kontaktperson som utsetts genom finansieringsbeslutet samt

– beloppet av finansiering i euro.

Fakturorna för projektet riktas till kärnavfallshanteringsfonden och skickas under följande adress: Sta- tens kärnavfallshanteringsfond, c/o Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Arbets- och näringsministeriet, PB 32, 00023 Statsrådet. En kopia av kostnadsspecifikationen ska bifogas.

5.2 Fakturering för mellanliggande poster

Av fakturan för en mellanliggande post ska följande uppgifter framgå:

– identifieringsuppgifter,

– belopp som debiterats tidigare,

– belopp som nu debiteras specificerat enligt kostnadslag i enlighet med punkt 4 och finansiering som ännu inte använts,

– en kort redogörelse för den forskning som bedrivits under faktureringsperioden samt

– andra finansiärers finansieringsandelar och verkställd fakturering. Faktureringen ska basera sig på de faktiska kostnaderna.

5.3 Fakturering för den sista posten

Den sista posten (minst 20 procent av kostnaderna) kan faktureras då en slutrapport om projektet eller något annat slutresultat som nämns i finansieringsbeslutet har lämnats till kärnavfallshanteringsfonden.

Slutfakturans betalningstermin är 60 dagar, vilket innebär att kärnavfallshanteringsfonden har tillräckligt med tid på sig för att beakta eventuella anmärkningar som den utsedda kontaktpersonen gjort på års- rapporten eller det övriga slutresultatet innan fakturorna förfaller till betalning.

Slutfakturan och redogörelsen för forskningsresultat (årsrapporten) ska lämnas till kärnavfallshanter- ingsfonden före den 28 februari. Fakturan i fråga och redogörelserna sänds samtidigt eller redan tidiga- re också för kännedom till forskningsprogrammets förvaltningsprojekt.

Slutfakturan ska omfatta

– en kopia av den ursprungliga kostnads- och finansieringsplanen

– en redogörelse för uppkomna faktiska kostnader, specificerade på motsvarande sätt som i an- sökan

– revisorns försäkran att kostnadsspecifikationen baserar sig på rapportörens bokföring och kost- nadsberäkning, och att avräkningen har upprättats enligt reglerna och att kostnadsspecifikatio- nen inte inbegriper utgifter som enligt reglerna inte är redovisningsbara, samt att de angivna to- tala projektkostnaderna är korrekta och finansiärernas andelar stämmer överens med det som uppgivits. Revisorns försäkran krävs inte av statens ämbetsverk, statliga institutioner och uni- versitet

– underskrift av den person hos genomföraren som har rätt att teckna firma samt namnförtydli- gande.

6. Rätten till resultat och anordningar

De anordningar, maskiner och programvaror som skaffats eller utvecklats och de forskningsresultat som nåtts i samband med forskningsprojekt ägs av den som utfört forskningen, om inte annat har över- enskommits.

Beslutet om offentliggörande av forskningsresultaten fattas mellan den utsedda kontaktpersonen och genomföraren. Huvudregeln är att forskningsresultaten ska kunna publiceras (53 d § i kärnenergilagen).

Om projektets uttryckliga syfte har varit att utveckla ett nytt dataprogram helt eller huvudsakligen med hjälp av finansiering från kärnavfallshanteringsfonden, får myndigheterna på kärnenergiområdet rätt till att använda dataprogrammet på separat preciserade villkor. Överenskommelse om grunderna för debi- tering för användningen av programmet träffas från fall till fall.

7. Avbrytande av finansieringen och återkrävande av den

7.1 Avbrytande av finansieringen

Kärnavfallshanteringsfonden har rätt att avbryta finansieringen av projektet, om

(1) genomföraren på ett väsentligt sätt försummar att genomföra projektet i enlighet med den pro- jektplan som utgör grunden för finansieringsbeslutet,

(2) genomföraren har lämnat felaktiga uppgifter eller hemlighållit omständigheter som skulle ha kunnat inverka på beställningen eller på ingåendet av avtal eller på uppställandet av avtalsvill- kor,

(3) genomföraren annars på ett väsentligt sätt försummar att iaktta villkoren för finansieringsbeslu- tet (inklusive de villkor som uppställs i denna handling) eller

(4) det har skett sådana ändringar hos genomföraren som påverkar genomförandet av projektet i så hög grad att hela projektet uppenbarligen skulle äventyras.

7.2 Återkrävande av finansieringen

Om finansieringen av ett projekt avbryts av en orsak som nämns i underpunkt 1, 2 eller 3 till punkt 7.1., har kärnavfallshanteringsfonden rätt att få tillbaka det belopp som fonden betalat till genomföraren samt en årlig ränta på det belopp som ska återbetalas från och med den dag då beloppet lyftes i enlighet med bestämmelserna i statsunderstödslagen (688/2001).

8. Meningsskiljaktigheter

Målsättningen är att sådana meningssiljaktigheter som eventuellt uppstår kring projekt som finansieras av kärnavfallshanteringsfonden ska lösas genom medling och förhandlingar mellan kärnavfallshanter- ingsfonden och genomföraren. Om medlingsförfarandet inte leder till resultat, avgörs meningsskiljaktig- heterna vid Helsingfors tingsrätt.