INTEGRITETSPOLICY
INTEGRITETSPOLICY
1 INLEDNING
Svensk Adressändring och vårt systerbolag AddressPoint (”SvAAB”, ”vi”) tar seriöst på den personliga integriteten. Denna integritetspolicy förklarar hur vi behandlar dina personuppgifter och hur du kan göra dina rättigheter gällande.
Denna integritetspolicy gäller för dig som:
• Är kund eller potentiell kund till oss, medflyttande eller kontaktperson till ett företag som är kund hos oss,
• Är besökare av våra webbsidor och sociala medier,
• Finns upptagen i statens personadressregister (”SPAR”) och som vi fått uppgifter om därifrån,
• Deltar i marknadsaktiviteter, tävlingar och kundundersökningar som anordnas av oss,
• Är anställd hos postoperatör, samt
• På annat sätt kommer i kontakt med oss, t.ex. via vår kundservice.
Vår målsättning är att du ska känna dig säker på att din personliga integritet respekteras och att dina personuppgifter behandlas korrekt. All behandling av personuppgifter inom SvAAB sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) 016/679 (”GDPR”) och kompletterande nationell lagstiftning.
Denna integritetspolicy gäller generellt för vår personuppgiftsbehandling. Om du vid köp av våra tjänster eller i annat sammanhang får del av annan information om personuppgiftsbehandling så gäller den framför denna generella integritetspolicy.
2 PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är Svensk Adressändring AB (org. nr 556476-3562) eller, när så uttryckligen anges i villkoren för den tjänst som du beställer, AddressPoint AB (org. nr. 556587-5597).
Om du har frågor rörande vår behandling av personuppgifter eller vill göra rättigheter gällande är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna under punkten 10 nedan.
3 VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OM DIG OCH FÖR VILKA ÄNDAMÅL
I det följande beskrivs vilka personuppgifter vi behandlar och för vilka ändamål som behandlingen sker.
Kategori av registrerad | Personuppgifter | Ändamål med behandlingen |
Kunder, potentiella kunder, medflyttande och kontaktpersoner till företagskunder | - Namn - Befintlig, ny och/eller tidigare adress - Lägenhetsnummer - E-postadress - Befintliga, nya och/eller tidigare kontaktuppgifter (telefonnummer och e-post) - Personnummer/samordningsnum mer - Flyttdatum - Boendeform - Samboendestatus - Uppgift om medflyttande (familjemedlemmar/samboende) - Student - Önskemål avseende marknadsföring - Uppgift om gjorda köp, ärendehistorik - Betalinformation, kortuppgifter och transaktionsdata | - Leverera tjänster, t.ex. eftersändning och lagring av post samt för att meddela adressändring. Fullgörandet av tjänsten kan innebära att personuppgifter delas med företag som anslutit sig till den aktuella tjänsten enligt vad som närmare beskrivs under punkten 6 nedan - Ge automatiska förslag på egna och medflyttandes adressuppgifter i adressändringsflödet - Möjliggöra korrekt utdelning av post samt hålla adressregister uppdaterade som en del i den samhällsomfattande postverksamheten, vilket innebär att personuppgifter kan komma att delas med Sveriges postoperatörer. Postoperatörerna kan i sin tur dela personuppgifter med avsändare av post för att möjliggöra för avsändarna att använda rätt adress - Administrera reklamationer eller andra kundärenden - Rätta felaktiga adressuppgifter på SvAAB:s företagskunders enstaka utskickslistor så att deras utskick sker till rätt adress - Vidareförmedla information om din flytt till SvAAB:s företagskunder som du är kund hos - Informera om våra tjänster och skicka marknadsföring via post, e-post och sms/mms. Du kan välja bort ytterligare utskick via en länk i varje utskick som görs via e-post eller sms/mms eller genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan. Vi skickar endast elektronisk marknadsföring till befintliga kunder samt historiska kunder i max ett år efter senaste engagemang med kunden - Förebygga, upptäcka och beivra bedrägerier och missbruk av SvAAB:s tjänster - Upprätta avidentifierad statistik över hur SvAAB:s tjänster används - Underhålla, utveckla, testa och förbättra SvAAB:s tjänster och de tekniska plattformar som dessa tillhandahålls på |
Besökare av våra webbsidor och sociala medier | - Namn - Adress - E-postadress - Telefonnummer - Information om hur du rör dig på webbplatsen/sociala medier - Sociala preferenser, såsom intressen och gjorda val | - Tillhandahålla, underhålla, testa och förbättra våra webbsidor och sociala medier - Tillhandahålla support vid eventuella problem på våra webbsidor och sociala medier - Följa upp marknadsföringsaktiviteter och ta fram statistik över användningen av våra webbsidor, sociala medier och tjänster - Informera om våra tjänster och skicka direkt marknadsföring via post, e-post och sms/mms. Du kan välja bort ytterligare utskick via en länk i varje utskick som görs via e-post eller sms/mms |
- Teknisk information och enhetsinformation, såsom IP- adress och andra nätidentifierare - Annan information som samlas in via cookies, se mer i vår Cookie Policy | eller genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan - För förvaltning, utveckling och test av våra IT- system i syfte att säkerställa att våra digitala plattformar håller hög kvalitet samt för att upptäcka och förhindra säkerhetsangrepp t.ex. virusattacker - Förutsatt att du samtyckt till det, för att kunna rikta anpassade annonser till dig samt för att skapa anpassade målgrupper för annonsering i tredje parts digitala kanaler (såsom webbsidor och sociala medier) vilket sker genom användning av cookies. Du kan när som ändra vilka cookies som ska användas genom att ändra dina cookie-inställningar - Underhålla, utveckla, testa och förbättra SvAAB:s tjänster och de tekniska plattformar som dessa tillhandahålls på | |
Personer vars personuppgifter inhämtats från SPAR (hela Sveriges befolkning) | - Namn, - Folkbokföringsadress - Personnummer/samordningsnum mer - E-postadress - Ev. förekomst av sekretessmarkering | - Förse landets olika postoperatörer med korrekta adressuppgifter som de i sin tur behöver för att säkerställa postutdelning i de områden där de bedriver verksamhet samt öka kvaliteten på den samhällsomfattande postverksamheten |
- Söka efter personers adress när postoperatörerna inte kan dela ut försändelser som har felaktig eller ofullständig adress | ||
- Hantera eftersändningar som kunder beställt och därefter förse samtliga berörda postoperatörer med dessa uppgifter | ||
- Förebygga, upptäcka och beivra bedrägerier och missbruk av SvAAB:s tjänster samt för att underhålla, utveckla, testa och förbättra SvAAB:s tjänster och de tekniska plattformar på vilka tjänsterna tillhandahålls. | ||
- Ge automatiska förslag på egna och medflyttandes adressuppgifter i adressändringsflödet | ||
- Upprätta avidentifierad statistik över hur SvAAB:s tjänster används | ||
- Rätta felaktiga adressuppgifter på SvAAB:s företagskunders enstaka utskickslistor så att deras utskick sker till rätt adress; | ||
- För att administrera reklamation och returer eller när du i övrigt kommunicerar med oss via vår kundservice | ||
Deltagare i marknadsaktiviteter, tävlingar och kundundersökningar | - Kontaktuppgifter - Tävlingsbidrag, åsikter, preferenser - Betalinformation - Andra personuppgifter som du väljer att lämna till oss. | - Administrera marknadsaktiviteten, tävlingen eller kundundersökningen, inklusive återkoppla till dig och betala ut eventuella vinster - Informera om och erbjuda dig nya marknadsaktiviteter, tävlingar och kundundersökningar |
- Informera om våra tjänster och skicka direkt marknadsföring via post, e-post och sms/mms. Du kan välja bort ytterligare utskick via en länk i |
varje utskick som görs via e-post eller sms/mms eller genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan - Upprätta avidentifierad statistik och analysera utfall av marknadsaktiviteten, tävlingen eller kundundersökningen i syfte att förbättra våra tjänster - Underhålla, utveckla, testa och förbättra SvAAB:s tjänster och de tekniska plattformar som dessa tillhandahålls på. | ||
Anställda hos postoperatörer | - Namn och kontaktuppgifter - Personnummer | - Tillhandahålla dig tillgång till vårt webbaserade system för adressändringar. Ditt personnummer krävs av säkerhetsskäl för att möjliggöra för dig att logga in via BankID. |
Andra som kommer i kontakt med oss, t.ex. via vår kundservice eller i sociala medier | - Namn och kontaktuppgifter - Information om ditt ärende eller annan information som du lämnar till oss - Uppgifter om din profil och interaktioner (om du kommunicerar med oss via tredjepartsplattformar, t.ex. sociala medier) | - Möjliggöra kommunikation med dig och administrera ditt ärende vid kontakt via kundservice, e-postformulär och i våra konton i sociala medier - Analysera samtal och chattar i syfte att förbättra vår kommunikation, för din och vår säkerhet samt för felsöknings- och utredningssyfte - Upprätta avidentifierad statistik över hur SvAAB:s kommunikationsfunktioner används - Underhålla, utveckla, testa och förbättra SvAAB:s tjänster och de tekniska plattformar som dessa tillhandahålls på |
Kontaktpersoner hos företag som byter adress | - Namn - E-postadress - Telefonnummer - Namn och organisationsnummer på företag (arbetsgivare) - Adresser | - Möjliggöra delning av kontaktuppgifter till samarbetspartners som verkar i det område till vilket ditt företag har flyttat, för att kunna erbjuda tjänster till det företag du representerar. |
4 MED STÖD AV VILKEN LAGLIG GRUND BEHANDLAS PERSONUPPGIFTERNA?
Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig eller svara på din begäran om kundservice eller då vi har ett annat berättigat intresse av att behandla dina
personuppgifter som väger tyngre än ditt integritetsintresse.
Vi har t.ex. ett berättigat intresse av att samla in, komplettera och föra register över adress- och kontaktuppgifter avseende Sveriges befolkning samt vidareförmedla dessa uppgifter till postoperatörer och företag hos vilka du är kund som ett led i att förbättra och höja kvaliteten på den samhällsomfattande postverksamheten.
Vi har även ett berättigat intresse av att behandla ditt personnummer om du är anställd av en postoperatör och ska få tillgång till vårt webbaserade system för adressändringar, eftersom detta är en förutsättning för att upprätthålla säkerheten i systemet och säkerställa en säker identifiering av dig.
Vi har också ett berättigat intresse av att rikta marknadsföring till befintliga eller tidigare kunder (upp till ett år från senaste kontakt med kunden), samt av att underhålla, utveckla, testa och förbättra våra tjänster och de tekniska plattformar som de tillhandahålls på.
Vi behandlar även dina personuppgifter då vi har en rättslig skyldighet att göra det, t.ex. enligt bokförings- eller skattelagstiftning, eller då vi är skyldiga att göra det för att besvara en myndighetsbegäran.
Om vi behandlar dina personuppgifter för något ändamål som kräver ditt samtycke, t.ex. när vi gör anpassade reklamutskick via tredje parts webbsidor och sociala medier, inhämtar vi ditt samtycke i förväg. Detta sker i regel genom att du aktivt får klicka i en ruta, t.ex. i det cookie-verktyg som presenteras för dig första gången du besöker vår webbsida.
5 SÄKERHET TILL SKYDD FÖR PERSONUPPGIFTER
SvAAB värnar om en hög säkerhet för dina personuppgifter och vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring, spridning eller förstörelse.
6 UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER OCH TREDJELANDSÖVERFÖRINGAR
Person- och adressuppgifter som vi samlar in vid användning av våra tjänster och från SPAR vidarebefordras till Sveriges postoperatörer som en del av den samhällsomfattande postverksamheten. Postoperatörerna använder i sin tur personuppgifterna för utdelning, eftersändning och lagring av post och i övrigt för utförande av SvAAB:s tjänster.
Dina personuppgifter kan också delas med andra företag och samarbetspartners när detta utgör en del av tjänsten som du har beställt. Dina personuppgifter kan även delas med andra företag som är SvAAB:s kunder för att; (i) rätta felaktiga adressuppgifter på enstaka utskickslistor och/eller; (ii) förutsatt att du är kund hos företaget, uppdatera företagets kundregister med korrekt och uppdaterad adressinformation. Vidare kan adressuppgifter som du lämnar när du eller ditt företag gör en adressändring komma att lämnas ut till AddressPoint AB:s samarbetspartner för att du ska kunna erbjudas flyttrelaterade tjänster i samband med att du gör din adressändring. Om du aktivt väljer att få mer information om dessa tjänster kommer du att länkas vidare till den externa webbplatsen ”Marknadsplatsen”, för vilka andra principer för personuppgiftsbehandling kan gälla. Vi uppmanar dig att ta del av de principer för personuppgiftsbehandling och information om cookies som gäller för den aktuella webbplatsen. Uppgifterna lämnas inte ut med hjälp av en cookie utan en annan teknisk lösning, vilket innebär att du kan komma att erbjudas flyttrelaterade tjänster på det sätt som beskrivs häri även om du stängt av marknadsföringscookies i din webbläsare.
SvAAB kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till externa leverantörer både inom EU/EES och utanför EU/EES, för att utföra uppgifter för SvAAB:s räkning, t.ex. tillhandahålla IT-tjänster eller kundservice. Bolag som hanterar personuppgifter för SvAAB:s räkning får alltid teckna ett personuppgiftsavtal med SvAAB. I relation till leverantörer utanför EU/EES vidtas särskilda skyddsåtgärder, t.ex. tecknande av avtal som inkluderar standardiserade modellklausuler utgivna av EU-kommissionen.
Dina personuppgifter kan även lämnas ut till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
7 EXTERNA LÄNKAR
Denna integritetspolicy gäller för information som SvAAB behandlar på sina webbsidor. På webbsidorna kan förekomma länkar till externa webbplatser eller tjänster som vi inte kontrollerar. Om du följer en länk till en extern webbsida uppmanas du att ta del av de principer för personuppgiftsbehandling och information om cookies som gäller för den aktuella sidan.
8 GALLRING
Dina personuppgifter behandlas av SvAAB endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen och för att uppfylla lagkrav. Därefter raderas personuppgifterna i enlighet med SvAAB:s gallringsrutin.
SvAAB tillämpar följande gallringstider:
• Om en person flyttar finns uppgiften om den gamla adressen kvar i 3 år
• Om en person avlider, skapas normalt ett ärende för dödsbo och sparas i 3 år
• Om en person utvandrar och har beställt en eftersändning sparas den gamla adressen i 3 år
• Ärenden, även de som endast har ändrat folkbokföringsadress, sparas i 3 år från att ärendet avslutats
• Om en person använder tjänsten Adresslåset, finns uppgifterna kvar så länge tjänsten är aktiverad och under en period om 3 år från att tjänsten avaktiverats
• Namn och personnummer samt aktuell folkbokföringsadress avseende personer bosatta i Sverige finns permanent kvar i SvAABs register och får och kan ej raderas
• Bokföringsunderlag sparas enligt bokföringslagens krav (dvs. 7 + innevarande år)
9 INFORMATION OM RÄTTIGHETER
Du har rätt att, under vissa förutsättningar, göra följande rättigheter gällande mot SvAAB. Vänligen kontakta i sådant fall SvAAB på de kontaktuppgifter som anges nedan.
• Rätt till tillgång (registerutdrag) - Rätt att få bekräftelse på och information om din personuppgiftsbehandling.
• Rätt till rättelse - Rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
• Rätt till radering - Rätt att få uppgifter borttagna. Denna rätt är i regel begränsad till sådana uppgifter som enligt lag endast får behandlas med ditt samtycke, om du tar tillbaka samtycket och motsätter dig behandlingen.
• Rätt till invändning - Rätt att invända mot vår behandling om den sker med stöd av intresseavvägning eller för direktmarknadsföring.
• Rätt till begränsad behandling - Rätt att kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifters riktighet. Under tiden som riktigheten undersöks är SvAAB:s tillgång till uppgifterna begränsad.
• Rätt till dataportabilitet - Rätt att kräva att personuppgifter flyttas från en personuppgiftsansvarig till annan. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.
Du har även rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag.
10 KONTAKTUPPGIFTER
Om du har frågor rörande vår behandling av personuppgifter eller vill göra rättigheter gällande är du välkommen att kontakta oss på xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx eller via post och telefon på:
Adress:
Svensk Adressändring AB / AddressPoint AB 000 00 Xxxxxxxxx