Kravkatalog
Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Resebyråtjänster dnr: 23.5-1019-20
Kravkatalog
Genom kravkatalogen kan den avropsberättigade vid avrop ställa ytterligare krav för att anpassa sin avropsförfrågan utifrån sina behov. Tillämpningen kan ske både som obligatoriska krav (ska-krav) och tilldelningskriterier (bör-krav).
Nedan följer områden där krav på tjänst kan ställas och specificeras vid avrop.
Information/kommunikation Kompetens
Säkerhet
Statistik och uppföljning Service
Bokning e-handel Pris Viten
1. Information/kommunikation
Spårningssystem
Krav kan exempelvis ställas på att:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska lämna ut information om exempelvis var resenär befinner sig/resplan på begäran från den avropsberättigade inom (X) timmar vid det fall den avropsberättigade inte har egen tillgång till systemet.
Den avropsberättigade ska kunna se resenärens hela aktuella bokning (inte enbart var resenären befinner sig).
Den avropsberättigade ska kunna se vilka resenärer som är bokade att resa till en viss destination så att de kan förhindras att resa vid t ex incidenter på destinationsorten, s.k. "pre-trip reporting". Minst X antal personer från den avropsberättigade ska kunna vara inne i verktyget samtidigt.
Tjänsten ska vara tillgängligt för den avropsberättigade 24 tim/dygn årets alla dagar. Spårningssystemet ska vara kopplad till den app som Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla.
Reseportal
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda en reseportal från vilken inloggning till självbokningssystem, reseinformation frånramavtalsleverantören, denavropsberättigades
egna styrdokument och egen reserelaterad information, statistik och rapporter från ramavtalsleverantören samt externa länkar till väder, flygplatsinformation och information om kommunala kommunikationsmedel finns tillgängligt.
Synliggöra rangordning av hotell
Krav kan exempelvis ställas att ramavtalshotellen rangordnas i självbokningssystemet.
Singel-sign-on
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda inloggning till reseportal och/eller självbokningssystem via singel-sign-on.
24-timmars service
Krav kan exempelvis ställas på att:
24-timmarsservice ska kunna nås via samma telefonnummer som används vid ordinarie kontakt med ramavtalsleverantören.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha en telefonsvarare som anger att en omkoppling sker till 24- timmarsservice som även informerar om att ett arvode tas ut vid kontakt med 24-timmarsservicen.
Visum
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska vara behjälplig vid hantering av visumansökan.
Vaccinationer
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska informera om de vaccinationer som krävs för inresa till aktuell destination.
Specifikt telefonnummer
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska upprätta ett specifikt telefonnummer för den avropsberättigade.
App
Krav kan exempelvis ställas på att resenären via app ska ha tillgång till sina biljetter och hela sin aktuella resebokning samt även tidigare och kommande resebokningar.
2. Kompetens
Krav kan exempelvis ställas på att resekonsulterna, i den för avropsberättigad dedikerade teamet, ska ha en lämplig reseutbildning enligt nedan:
TRAC-utbildning eller likvärdigt. Språk och lokalkännedom.
Minst X års erfarenhet av kvalificerat resebyråarbete.
3. Säkerhet
Säkerhetsskyddsavtal
Krav kan exempelvis ställas på säkerhetsskyddsavtal nivå 2 eller 3.
Säkerhet i appar
Krav kan exempelvis ställas på att inloggning i app ska ske med två-faktor autentisering och att förbindelse mellan applikationen mellan app och tjänsten ska vara krypterad med TLS 1.3 eller senare
version. Krav kan också ställas på att app inte får använda sig av kamera, mikrofon och GPS.
4. Statistik och uppföljning
Statistik
Krav kan exempelvis ställas på att:
Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla ett webbaserat verktyg, Qlickview-baserad frågedatabas eller likvärdigt. Informationen ska uppdateras med korrekta siffror kontinuerligt, med högst X veckors fördröjning.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska även kunna ta fram särskild miljöstatistik enligt överenskommelser med den avropsberättigade.
Uppföljningsmöten
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska ha X antal uppföljningsmöten per år med den avropsberättigade.
5. Service
SLA (Service Level Agreement)
Andra krav på SLA kan ställas. Det kan exempelvis vara krav på kortare svarstider.
Tredjepartssystem
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantörens stödsystem ska kunna integreras i, på den svenska marknaden, befintliga reseadministrativa processtöd.
HR feed
Krav kan exempelvis ställas på att resenärsprofiler automatiskt ska kunna hämtas in från den Avropsberättigades HR-system.
Konsulttjänster
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska tillhandahålla konsulttjänster inom olika reserelaterade områden, exempelvis för mer omfattande analyser, statistik och onlinetjänster.
Bokning av miljövänliga alternativ
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska kunna ge resenären/resebeställaren ett miljövänligt alternativ vid förslag av resa såsom reduktion av utsläpp genom biobränsle.
Travel Managementoch/eller resesamordning
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska tillhandahålla stöd inom Travel Management och/eller resesamordning.
Bokning av konferenser
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska tillhandahålla projektledare för att boka och hålla ihop konferenstjänster.
I första hand ska de statliga ramavtalen eller den avropsberättigades egna avtal för konferenstjänster användas.
Vid avrop från de statliga ramavtalen för konferenstjänster där förnyad konkurrensutsättning krävs ska den avropsberättigade först ha genomfört ett avrop av konferensanläggning innan ramavtalsleverantören kan boka och hålla ihop konferenstjänsten.
Klimatkompensation
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda möjlighet
för resenären/resebeställaren att klimatkompensera sina resor om det finns stöd för detta i den avropsberättigades miljö- och resepolicy. Rutiner för klimatkompensation och kostnaden för detta sker i sådant fall i överenskommelse med den avropsberättigade.
Utrikes moms
Krav kan exempelvis ställas på att återbetalning av utländsk moms ska vara möjligt.
Bokning utanför ordinarie GDS
Krav kan exempelvis ställas på att bokning via NDC ska vara möjligt.
6. Bokning
Självbokningssystem (online)
Krav kan exempelvis ställas på att användargränssnittet ska vara på engelska och att det ska vara möjligt att sortera resor efter exempelvis miljöpåverkan. Krav kan även ställas på vilken typ av resor (exempelvis tåg) som ska presenteras först, att det ska gå att se aktuella bokningar och tidigare genomförda bokningar bokade både offline samt online.
App
Krav kan exempelvis ställas på att resenären via app ska kunna boka resor och boende.
Leverans av färdhandlingar
Krav kan exempelvis ställas på att ramavtalsleverantören ska leverera färdhandlingar via post till den leveransadress som resenären/resebeställaren anger eller vilket/vilka språk som färdhandlingar ska vara på.
Följesedel
Krav kan exempelvis ställas på att samtlig information för en och samma resa ska finnas på en följesedel. Krav kan även ställas på vilken information som ska finnas med på följesedeln eller att följesedel ska kunna hämtas via en följesedelsportal.
7. e-handel
Krav kan exempelvis ställas på ordererkännande.
8. Pris
Pris ska alltid vara minst ett av tilldelningskriterierna och kan t.ex. anges som:
Löpande räkning påfasta arvodeskostnader, d.v.s. arvodeskostnaden debiteras löpandeivarje bokning.
Fast pris för hela eller delar av tjänsten.
Fast pris för implementering, ifall avropsberättigad vill särskilja denna kostnad och inte ta med detta i arvodeskostnaderna.
Engångslicensavgift på självbokningssystem, statistikverktyg mm.
Periodisk avgift (abonnemangsavgift) förbokningar online/offline utifrån uppskattadvolym med eventuell slutavräkning utifrån verkligt utfall.
Timpris på konferenstjänster som omfattas av ramavtalet samt gruppresor av mer omfattande och komplex karaktär.
Offertpris på konferenstjänster som omfattas av ramavtalet samt gruppresor av mer omfattande och komplex karaktär.
Timpris på konsulttjänster.
Priserna ovan är endast exempel och kan kombineras.
9. Viten
Krav på andra nivåer på viten samt ytterligare viten kan ställas i avropet.