Contract
2
SAMVERK
för Vårdsamverkan Fyrbodal
2024 - 2025
antagen av styrgruppen 26 januari 2024
Vårdsamverkan Fyrbodal är en samverkansorganisering som sedan 2000 arbetar enligt ett samverkansavtal mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna Bengtsfors, Dals-Ed, Färgelanda, Lilla Edet, Lysekil, Mellerud, Munkedal, Orust, Sotenäs, Strömstad, Tanum, Trollhättan, Uddevalla, Vänersborg och Åmål.
Under 2024 omorganiseras Vårdsamverkan Fyrbodal. Samverkansplan för Vårdsamverkan Fyrbodal 2024–2025 är den första planen för den nya organisationen. Samverkansplanen beskriver hur kommunal primärvård, socialtjänst, skola/elevhälsa, regional primärvård, tandvård och specialistsjukvård i Fyrbodal samt Lilla Edet ska samverka för att skapa förutsättningar för samordnade insatser från de olika aktörerna. Parterna ska samverka utifrån respektive organisations politiska mål och uppdrag för ökad effektivitet i samordnade processer. Samverkansplanen 2024–2025 baseras på gällande lagstiftning och styrdokument för ingående parter.
Syfte med Vårdsamverkan Fyrbodal
Syftet med Vårdsamverkan Fyrbodal är att
- stödja omställningen till en god och nära vård
- främja hälsan hos befolkningen
- utveckla vård och omsorg tillsammans utifrån den enskildes behov
- bidra till att utveckla samverkanskulturen och öka tilliten mellan huvudmännen.
Varför en samverkansplan?
En samverkansplan tydliggör kommunernas och Västra Götalandsregionens huvuduppdrag i samverkan.
Det framgår i planen vad som krävs enligt lag och vad som behöver göras för att samtliga samverkansaktörer tillsammans ska kunna ge den bästa möjliga vården, stödet och omsorgen till medborgarna.
Planen är till för alla som är intresserade av Vårdsamverkan Fyrbodals uppdrag men riktar sig särskilt till medarbetare och chefer samt politiker inom de verksamheter som vårdsamverkan omfattas av:
• Västra Götalandsregionens verksamheter för tandvård, primärvård, specialistvård i Fyrbodal och Lilla Edet
• kommunal primärvård, socialtjänst, skola och elevhälsa i deltagande kommuner.
Målbild för Vårdsamverkan Fyrbodal
Målbilden för Vårdsamverkan Fyrbodal följer målbilden i Färdplan – länsgemensam strategi för god och nära vård. Den är vägledande för hur samverkan ska utformas för att ge invånare förutsättningar för ett bra liv oavsett ålder, diagnos eller funktionsnedsättning. Vårdsamverkan Fyrbodals arbete ska bidra till att invånare får ökade förutsättningar till en vård som
- utgår från individuella förutsättningar och behov
- bygger på relationer, är hälsofrämjande, förebyggande och proaktiv
- bidrar till jämlik hälsa, trygghet och självständighet och grundas i gemensamt ansvarstagande och tillit.
Prioriterade målgrupper
Prioriterade målgrupper för Vårdsamverkan Fyrbodal är de invånare som har behov av insatser och samordning från både kommunen och Västra Götalandsregionen, oavsett ålder, diagnos eller funktionsnedsättning. Barnkonventionen ska särskilt beaktas.
Grunden för respektive huvudmans samverkansuppdrag regleras i lagar, författningar, avtal, överenskommelser och politiska beslut. I praktiken är det både ledning och de professionella som behöver se till att det blir samverkan. Oftast är det huvudmännen, det vill säga regioner eller kommuner, som i lag ansvarar för att se till att det blir samverkan. I vissa fall är det dock den som ansvarar för eller bedriver verksamheten som har det lagliga ansvaret, som till exempel vårdgivare eller utförare av socialtjänst.
Vårdsamverkan Fyrbodal ska fungera som en gemensam arena för samverkan mellan berörda huvudmän i frågor som berör båda parter. Samverkan ska även bidra till att resurser används på ett optimalt sätt och skapa förutsättningar för att individen ska uppleva insatserna som en helhet utan gränser. Västra Götalandsregionen och kommunerna har var för sig och tillsammans ansvar för hela befolkningen. Vårdsamverkansarbetet ska säkra att ett gemensamt ansvar tas för invånarna på regional, delregional och lokal nivå, för att ingen ska ”falla mellan stolarna ”eller ”bollas runt i vård- och omsorgssystemet”.
Arbetssätt och kultur i samverkan
Alla verksamheter har en skyldighet att samarbeta och samverka. Avgörande för att samverkan ska lyckas är att det finns arenor, mötesplatser och forum för att relationer mellan samverkansparterna ska utvecklas. En välfungerande samverkan kräver ett aktivt arbete både på strategisk och operativ nivå samt att samtliga aktörer avsätter tid. Förhållningsättet behöver därför genomsyras av att alla parter prioriterar tiden och resurserna för samordningen och samverkan samt bjuder in till dialog.
Det personcentrerade arbetssättet ska vara det förhållningssätt som genomsyrar all samverkan. Alla aktörer har ett ansvar för att skapa en struktur som underlättar relationsbyggandet och ansvarstagandet.
Arbetssättet i Vårdsamverkan Fyrbodal ska präglas av:
- välvilja
- ett gott arbetsklimat
- lösningsfokuserat arbetssätt
- samt säkerställa följsamheten till länsgemensamma styrdokument och aktuella regelverk.
Samverkanspartnernas kultur ska präglas av tillit och respekt för hur andra gör och jobbar. För en gynnsam samverkan behövs det också att samtliga chefer och medarbetare har goda kunskaper om både sitt eget och sina samverkansparters ansvarsområden.
I samverkan behöver alla bidra för att skapa ett samarbetsklimat och med respekt för varandra penetrera frågeställningar, hitta lösningar på skaven eller problemen i samverkan.
Hur vi organiserar arbetet
Samverkan i Vårdsamverkan Fyrbodal sker på politisk-, förvaltnings- och verksamhetsnivå och omfattas av
• regional primärvård
• tandvårdsverksamheter
• specialistsjukvård
• kommunal primärvård, socialtjänst och skola/elevhälsa
• delregional nämnd norra.
Utöver ovan nämnda samverkansaktörer kan vid behov ytterligare aktörer bjudas in till exempel:
• Patientnämnden
• Folkhälsostrateger
• Brukarföreningar och intresseorganisationer
Samverkan i Vårdsamverk an Fyrbodal sker på olika nivåer. På lokal nivå finns lokala vårdsamverkansgrupper för att arbeta utifrån behoven i närområdet. På delregional nivå finns tre utvecklingsforum för barn och unga, vuxna och äldre. I dessa forum lyfts frågor som rör hela området och som särskilt behöver penetreras och utredas. På delregional nivå finns även styrgruppen, som har det övergripande ansvaret för strategiska frågor och delregionalt politiskt samråd som tar fram vision och strategisk inriktning för Vårdsamverkan Fyrbodal. Styrgruppen har ett arbetsutskott som tar emot och hantera ärenden och förbereder mötesagendan och vart och ett av utvecklingsforumen har beredningsgrupper som bereder ärenden inför möten.
Utvecklingsprocesser
I både lagar som till exempel hälso- och sjukvårdslagen och socialtjänstlagen och regionala styrdokument (lagar, avtal, överenskommelser, riktlinjer och rutiner) för Västra Götaland som till exempel Hälso- och sjukvårdsavtalet i Västra Götaland, Färdplan – länsgemensam strategi för god och nära vård och Samverkan för barns och ungas hälsa regleras ansvar för att aktivt arbeta med samverkan. Vårdsamverkan Fyrbodal arbetar med dessa lagar och styrdokument i utvecklingsprocesser för att skapa samsyn.
Varför utvecklingsprocesser behövs
Utvecklingsprocesserna behövs eftersom styrdokumenten ofta är allmänt formulerade vilket kan leda till olika tolkningar och behöver därför konkretiseras och förtydligas. I utvecklingsforumen lyfts utvecklingsprocesserna med huvudsakligt syfte att göra gemensamma tolkningar utifrån dialog där vi möts i ett personcentrerat arbetssätt och kompromissar med utgångspunkt att göra det som blir bäst för de vi är till för.
Lokala vårdsamverkansgrupper
Det finns 14 lokala vårdsamverkansgrupper i Fyrbodal: Dals-Ed, Färgelanda, Lilla Edet, Lysekil, Mellerud/Bengtsfors, Munkedal, Orust, Sotenäs, Strömstad, Tanum, Trollhättan, Uddevalla, Vänersborg och Åmål.
Uppdrag
• De lokala vårdsamverkansgruppernas uppdrag är att gemensamt utifrån utvecklingsprocesserna definiera och arbeta utifrån behoven i närområdet
• Ta fram lokala handlingsplaner med fokus på lokala vårdsamverkansfrågor utifrån prioriterade samverkansområden
• Arbeta med de uppgifter som beskrivs i Vårdsamverkan Fyrbodals samverkansplan och tillhörande aktivitetslista
• Huvudmannen ger mandat att representera, samarbeta, diskutera och efter förankring besluta i strategiska frågor
Representation
• De lokala vårdsamverkansgrupperna bör bestå av representanter från kommunal primärvård, socialtjänst, skola/elevhälsa, regional primärvård, tandvård i närområdet
• Specialistsjukvården kan bjudas in vid behov
• Ledamöterna i de lokala vårdsamverkansgrupperna utses av respektive organisation
• Ordförande och vice ordförande ska vara vårdcentralchef och socialchef eller motsvarande
• Ordförandeskapet roterar årsvis mellan kommun och region. Ordförande och vice ordförande planerar tillsammans möte och agenda
• Processtöd från Samverkanskontoret
Kommunikation och förankring
• Vara informationsbärare till och från den lokala samverkansarenan, inom den organisation/verksamhet man representerar
• Förankra ställningstagande/beslut i den organisation/verksamhet man representerar mellan möten, så att beslut i samförstånd/överenskommelse om gemensamma arbeten kan fattas
Uppföljning
• Minnesanteckningar förs vid varje möte
• Underlag till Vårdsamverkan Fyrbodals årsrapport sammanställs och överlämnas på uppmaning
• Ordförande och vice ordförande i de lokala vårdsamverkansgrupperna träffas tillsammans med delregionalt politiskt samråd, styrgruppen, ordförande och vice ordförande för utvecklings forumen en gång per år
Utvecklingsforum
För att på ett effektivt sätt kraftsamla kring olika ämnesområden, skapa spetskompetens och framåtdriv har Vårdsamverkan Fyrbodal tre utvecklingsforum; Barn och unga, Vuxna och Äldre.
Uppdrag
• Utvecklingsforumen identifierar förbättringsområden och bereder förslag på åtgärder till aktivitetslistan i Samverkansplan för Vårdsamverkan Fyrbodal 2024-2025
• Aktivitetslistan i samverkansplanen, antagen av styrgruppen, utgör grunden för utvecklingsforumens arbete
• Nya uppdrag kan ges från styrgruppen till utvecklingsforumen under innevarande år
• Utvecklingsforumen har fullt mandat inom uppdragen från styrgruppen
Representation
• Ledamöterna i utvecklingsforumen utses av styrgruppen
• Ordförandeskapet roterar vartannat år mellan kommun och region
• Representanterna ska ha kompetens utifrån utvecklingsforumets uppdrag
• Representanterna får mandat från respektive huvudman
• Representanterna kan även vara nyckelpersoner med specifik kunskap
• Processtöd från Samverkanskontoret
Kommunikation och förankring
• Ordförande i varje utvecklingsforum ska även vara ledamot i styrgruppen
• Förankra ställningstagande/beslut i den organisation/verksamhet man representerar mellan möten, så att beslut i samförstånd/ överenskommelse om gemensamma arbeten kan fattas
Uppföljning
• Minnesanteckningar förs vid varje möte
• Underlag till Vårdsamverkan Fyrbodals årsrapport sammanställs och överlämnas på uppmaning
• Ordförande och vice ordförande i de lokala vårdsamverkansgrupperna träffas tillsammans med delregionalt politiskt samråd, styrgruppen, ordförande och vice ordförande för utvecklings forumen en gång per år
Beredningsgrupper
Varje utvecklingsforum har en beredningsgrupp bestående av ordförande och vice ordförande samt processledare från samverkanskontoret.
Uppdrag
• Förbereda ärenden och sätta agendan inför möte i utvecklingsforum
• Ta emot och hantera ärenden och frågor från Västra Götalandsregionen, Fyrbodals kommunalförbund, Västkom och Vårdsamverkan Västra Götaland (VVG)
• Bereda remissvar och andra frågor för styrgrupp
Styrgrupp
Styrgruppen har det övergripande ansvaret för strategiska frågor. Representanter utses av respektive huvudman.
Uppdrag
• Strategiska frågor
• Remissinstans för Västra Götalandsregionen, Kommunalförbundet Fyrbodal, Västkom och Vårdsamverkan Västra Götaland (VVG) med flera
• Förankring
• Ansvar för budget och uppföljning
• Strategiskt besluta om fördelning av statsbidrag och handha ansökningsprocess av sökbara medel
• Ta fram mål för utvecklingsforumen samt efterfråga resultat
• Anta och följa upp utvecklingsforumens förslag på aktiviteter inom identifierade förbättringsområden (dessa blir en del av aktivitetslistan i Samverkansplanen för Vårdsamverkan Fyrbodal 2024-2025)
Representation
• NU-sjukvården: tre representanter
• Vårdval vårdcentral: en representant för Närhälsan och en representant för privata vårdcentraler
• Vårdval rehab: en representant för Närhälsan och en representant för privata rehab
• Regionhälsan: en representant
• Ansvarig tjänsteperson från delregional nämnd norra
• Kommunerna: tre representanter för socialtjänst/kommunal primärvård, två representanter för skola/elevhälsa samt tjänsteperson från Fyrbodals kommunalförbund
• Ordförandeskapet roterar under tvåårsperioder mellan kommun och region, ordförande tillser att administrativt stöd finns
• Processtöd från Samverkanskontoret
Kommunikation och förankring
• Förankra ställningstagande/beslut i den organisation/verksamhet man representerar mellan möten, så att beslut i samförstånd/ överenskommelse om gemensamma arbeten kan fattas
• Ordförande och vice ordförande i de lokala vårdsamverkansgrupperna träffas tillsammans med delregionalt politiskt samråd, styrgruppen, ordförande och vice ordförande för utvecklingsforumen en gång per år
Uppföljning
• Minnesanteckningar förs vid varje möte
• Årsrapport sammanställs varje år
Arbetsutskott
Utgör stöd till samverkanskontoret i sorteringen av inkommande frågor till Vårdsamverkan Fyrbodal. Består av ordförande, vice ordförande samt ytterligare en från varje huvudman.
Uppdrag
• Sätta agendan inför möte i styrgruppen
• Ta emot och hantera ärenden och frågor från Västra Götalandsregionen, Fyrbodals kommunalförbund, Västkom och Vårdsamverkan Västra Götaland (VVG)
• Godkänner förslag till uppdragshandlingar inför beslut i styrgruppen
Delregionalt politiskt samråd
Delregionalt politiskt samråd bildades 2011 och består av samverkansparternas politiska representanter.
Uppdrag
• Tar fram vision och strategisk inriktning för Vårdsamverkan Fyrbodal
• Delregionalt politiskt samråd kan ge uppdrag till Styrgruppen
Representation
• Per kommun vald politisk representant eller utsedd ersättare
• Presidiet för delregional nämnd norra eller utsedd ersättare
• Presidiet styrelsen för Regionhälsan
• Presidiet styrelsen för Närhälsan
• Presidiet styrelsen för NU-sjukvården
• Presidiet styrelsen för Habilitering & Hälsa
• Presidiet för Tandvårdsstyrelsen
• Tjänsteperson för delregional nämnd norra
• Tjänsteperson för Fyrbodals kommunalförbund
• Styrgruppens arbetsutskott deltar också på delregionalt politiskt samråd
• Delregionalt politiskt samråd utser ordförande och vice ordförande för två år i taget
• Ordförandeskapet och vice ordförandeskapet alternerar mellan kommun och Västra Götalandsregionen
Kommunikation och förankring
• Parternas representanter har ansvar för att den politiska viljeinriktningen blir känd och får genomslag i huvudmännens uppdrag
Uppföljning
• Uppföljning och dialog kring uppdragen ska ske i delregionalt politiskt samråd
• Ordförande och vice ordförande i de lokala vårdsamverkansgrupperna träffas tillsammans med delregionalt politiskt samråd, styrgruppen, ordförande och vice ordförande för utvecklingsforumen en gång per år
Presidium
Presidiet består av det delregionala politiska samrådets ordförande och vice ordförande vilka bereder ärenden till det delregionala politiska samrådet.
Samverkanskontoret
Samverkanskontoret är Vårdsamverkan Fyrbodals samordnings- och stödfunktion. Kontoret inklusive verksamhetens budget exklusive personal är organiserad under Närhälsan. Samverkanskontoret leds av en chefssamordningsgrupp med processledarnas närmsta chefer.
Uppdrag
Medarbetarna på Samverkanskontoret har i uppdrag att
• ge processtöd på samtliga nivåer i Vårdsamverkan Fyrbodal
• koordinera, stödja, omvärldsbevaka, bereda ärenden och följa upp samverkan.
Representation
Samverkanskontoret består av
• processledare som utsetts av Fyrbodals kommunalförbund, regional primärvård och specialiserad vård. Arbetsgivaransvaret är kvar hos ursprunglig verksamhet. Processledarnas närmsta chefer bildar en chefsamordningsgrupp. Dessa närmsta chefer bör ingå i styrgruppen.
• tillfälliga projektanställningar kan komma att bli aktuella för att förstärka resurserna på Samverkanskontoret, till exempel via statliga bidrag eller liknande.
Kommunikation och förankring
• Processledare på Samverkanskontoret ska ha ett opartiskt förhållningssätt gentemot huvudmännen oavsett var hen har sin organisatoriska tillhörighet.
Uppföljning
• Samverkanskontoret har ansvar för att övergripande strategiska samverkansfrågor mellan samverkansaktörerna bevakas, bereds, utvärderas och följs upp. Även Samverkanskontorets arbete följs upp och utvärderas årligen med start december 2025.
Avvikelsehantering
De avvikelser som sker i Vårdsamverkan Fyrbodal ska rapporteras enligt rutinen Avvikelsehantering i samverkan. Avvikelsehantering har en viktig roll när det kommer till att upptäcka brister i samverkan mellan huvudmännen så att dessa kan åtgärdas, processer kan förbättras och därmed leda till bättre sammanhållen vård för våra invånare.
I enlighet med aktuell rutin ska analys ske och användas för systematiskt förbättringsarbete och kunskapsutveckling. Tillsammans med insamlade data från de lokala vårdsamverkansgrupperna och utvecklingsforumen har Samverkanskontoret ett uppdrag att sammanställa och analysera underlaget för att skapa förutsättningar att utveckla vårdsamverkan i hela Fyrbodal. Samverkanskontoret ansvarar för sammanställning, analys, återrapportering till både delregionalt politiskt samråd och styrgruppen samt årlig rapport till Vårdsamverkan Västra Götaland.
Beredning av ärenden och beslutsprocess
Samverkanskrav, problem, frågeställningar eller dilemman som rör samverkan som inte kan eller inte bör omhändertas i de lokala vårdsamverkansgrupperna kan tas upp i aktuellt utvecklingsforum. Ärendegången är att styrgruppen tar vidare frågan eller problemet till mest lämpat utvecklingsforum. Utvecklingsforumen kan variera i antal representanter och sammansättning beroende på vilka ärenden, uppdrag eller frågeställningar som aktualiseras. Kommunal och regional primärvård samt specialistvård ska dock vara representerade i samtliga utvecklingsforum.
Samtliga uppdrag till utvecklingsforumen ges av styrgruppen och de ska vara tydliga och tidsbestämda. I uppdragen för utvecklingsforumen ingår återrapportering till styrgruppen och att ta fram förslag till plan för resultatspridning, eventuell implementering och uppföljning. Ett utvecklingsforum kan ha brukarmedverkan där det är möjligt. Styrgruppen och respektive huvudman ansvarar för vidare hantering av resultatet. Uvecklingsforumens minnesanteckningar mejlas till Samverkanskontoret för diarieföring och publicering på Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida.
Processledare och utvecklingsledare på Samverkanskontoret finns som stöd inom samtliga grupperingar. På Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida finns samtliga minnesanteckningar, protokoll, namngivna representanter i de olika grupperna, uppdragsbeskrivningar, aktivitetsplaner, mallar med mera samlat. Samverkanskontoret stöttar styrgruppen genom att bland annat ansvara för organisering och administrering i beredningen av ärendena.
Förankring av beslut
Samtliga representanter i de olika utvecklingsforumen har ansvar att förankra frågor i egen verksamhet och vara informationsbärare till och från vårdsamverkansarenan. Utifrån behov och frågeställning kan temagrupper alternativt arbetsgrupper bildas under kortare tid med ett konkret uppdrag.
För att säkerställa förankring av ställningstaganden och överenskommelser inom styrgruppen, utvecklingsforumen och de lokala vårdsamverkansgrupperna åtar sig varje huvudman att driva processer och det utvecklingsarbeten som överenskommits inom egen organisationsstruktur.
Kommunikationsvägar för Vårdsamverkan Fyrbodal
• Mötesforum på lokal och delregional nivå inom Vårdsamverkan Fyrbodal
• Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida
• Kommunikation mellan styrgrupp och delregionalt politiskt samråd sker via gemensamma möten en till två gånger per termin
• Ordförande och vice ordförande i de lokala vårdsamverkansgrupperna träffas tillsammans med delregionalt politiskt samråd, styrgruppen, ordförande och vice ordförande för utvecklingsforumen en gång per år
• Styrgruppens årsrapport publiceras på Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida
Interna styr- och ledningsdokument för Vårdsamverkan Fyrbodal
Vårdsamverkan Fyrbodals organisation, arbetssätt och ansvar beskrivs i
• Samverkansavtal
• Samverkansplan med aktivitetslista 2024–2025
• Uppdragsbeskrivning och ärendegång
• Inriktningsdokument
Vid oenighet
Det är eftersträvansvärt att alla beslut sker i enighet. Tvister vid individärenden hanteras i första hand på lokal nivå och i andra hand på delregional nivå i Vårdsamverkan Fyrbodal. Tvister av principiell karaktär som man inte når enighet kring på delregional nivå kan lyftas till Vårdsamverkan Västra Götaland, VVG.
Avtal och ekonomi
Vårdsamverkan är en del i varje huvudmans uppdrag och finansieras inom ramen för detta ansvar. Vårdsamverkansparterna svarar för kostnaderna för Samverkanskontoret. Den samlade finansieringen från avtalsparterna uppgår 2024 till 3 874 000 kronor och räknas årligen upp med det index som tilldelas delregional nämnd norra i Västra Götalandsregionens budgetprocess.
Av den totala driftsbudgeten för Vårdsamverkan Fyrbodal finansierar kommunerna 50 procent, delregional nämnd norra och delregional nämnd västra finansierar gemensamt 32 procent och resterande 18 procent finansieras av NU-sjukvården. Kostnaden fördelas enligt befolkningstal per 1 juli föregående år.
Ekonomiska överskott upp till 20 procent av avtalsparternas inbetalda medel under innevarande år kan användas för insatser i linje med uppdraget under kommande år. Större överskott av inbetalda medel skall återregleras till finansiärerna om annan överenskommelse inte görs.
Utöver den fasta finansieringen kan olika former av projektmedel eller statliga bidrag komma att bli aktuella för att förstärka resurserna på Samverkanskontoret.
Uppföljning
Styrgruppen har ansvaret för uppföljningen av allt arbete som görs inom ramen för Vårdsamverkan Fyrbodal.
Uppföljningen av Vårdsamverkan Fyrbodals samverkansplan genomförs december 2025. Uppföljning av samverkansplanen sker mot bakgrund av de aktiviteter och fokusområden som är identifierade av utvecklingsforumen och beslutade av styrgruppen.
Styrgruppen ansvarar för uppföljning av ekonomiskt resultat för Samverkanskontoret samt plan för användning av eventuellt överskott.