Hyresavtal BmSS kvarteret Aranäs
Hyresavtal BmSS kvarteret Aranäs
Förslag till beslut i nämnden för Service
Nämnden för Service ger enhetschef Fastighet administration delegation att underteckna hyresavtal för BmSS kvarteret Aranäs – Xxxxxxxxxxxx 0.
Sammanfattning av ärendet
Individ & Familjeomsorg har behov av ytterligare platser för särskild boende, varav en hyresförfrågan har genomförts. Kungsbacka kommun har för avsikt att teckna hyresavtal för ett BmSS med 12 platser i det nyproducerade kvarteret Aranäs, vilket medföljer att enhetschef för Fastighet administration önskar teckna avtal med Lindens Park AB, Magnolia Fastighetsutveckling, enligt följande.
• 15 årigt hyresavtal för perioden 2024-11-01 till 2039-10-31
• Årshyra 2 078 340 kr
• 12 lägenheter i två våningsplan
• Ca 940 kvm
Konsekvenser ur barnrätts- och barnperspektiv
Prövningen av barnets bästa ska utgöra underlag för beslut i frågor som direkt rör barn eller som indirekt berör barn. Det har ej varit aktuellt att föra dialog med barn inför beslut, men hänsyn kommer tas till barnrätts- och barnperspektiv under projektets genomförandet.
Beslutsunderlag
Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2021-11-08
Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx
0300 83 46 58
Nämndsekreterare
1 (2)
Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka
Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00
Telefon 0000-00 00 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx
KUNGSBACKA KOMMUN
2 (2)
Xxxxxx Xxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Förvaltningschef Enhetschef Fastighet
Intern kontrollplan 2022
Förslag till beslut
Nämnden för Service godkänner Intern kontrollplan 2022.
Sammanfattning av ärendet
Enligt kommunens process för intern styrning och kontroll ska nämnderna varje år senast i november anta en Intern kontrollplan för kommande år som är baserad på riskanalyser. I planen ingår också ett antal kommungemensamma granskningsaktiviteter som beslutats av kommunstyrelsen.
Kommande årsplan för Intern kontroll ska godkännas av nämnderna senast i november och resultatet av granskningen ska följas upp och återrapporteras till nämnderna och kommunstyrelsen i samband med rapporteringen av nämndens Årsredovisning.
Beslutet skickas till
Kommunstyrelsen
Xxxxx Xxxxxxxx Utredare
Service
Xxxxxx Xxxxxxxxx 0300 83 46 58
xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
1 (1)
Kungsbacka kommun
434 81 Kungsbacka
Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00
Telefon 0000-00 00 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx
Intern kontrollplan 2022
Nämnden för Service
Innehållsförteckning
1 Inledning 3
2 Sammanfattning 5
3 Omvärldsanalys 6
4 Arbetet med intern kontroll 2022 8
5 Riskanalys 2022 9
5.1 Risker - Till plan 9
5.2 Risker - Ej till plan 11
6 Planerade granskningar 2022 12
6.1 Planerade granskningar 12
6.2 Uppföljning av granskning och åtgärder 14
6.3 Granskning av privata utförare 2022 14
6.4 Granskning av avtalssamverkan 2022 14
6.5 Annan granskning 14
2
1 Inledning
I Kungsbacka kommun arbetar vi med intern kontroll i en årlig process som utgår från en riskanalys för den verksamhet som respektive nämnd ansvarar för. För varje kommande år antas en intern kontrollplan och i slutet av varje år sammanfattas årets arbete med intern kontroll i en rapport.
Att kommunerna ska ha ”en tillräcklig intern kontroll” styrs av kommunallagen. Enligt reglementet ges nämnderna ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde.
Intern kontroll är en del av våra ekonomistyrprinciper (se Kommunbudget).
Enligt kommunallagen och reglementet för nämnderna ansvarar nämnderna för att den interna kontrollen är tillräcklig och utformad så att den till en rimlig grad av säkerhet uppnår det som Sveriges kommuner och regioner (SKR) beskriver som ”syfte, innehåll och värde” med intern kontroll i några punkter:
• Förebygger, upptäcker och åtgärdar fel och brister.
• Bygger medvetenhet om att värna och vårda en stabil, öppen och rättssäker verksamhet.
• Strukturer, system och processer för tydlighet och ordning.
• Ingår i styrningen och är en del i ledningssystemet.
• Skyddar organisationen från risker, förluster, bedrägerier, misstankar och skador.
• Bygger och stödjer trygghet och tillit, ordning och reda, förtroende och utveckling!
Nämnderna ska årligen identifiera och analysera väsentliga risker i den egna verksamheten och utifrån riskanalysen upprätta en internkontroll plan.
Intern kontrollplanens granskningar är en uppföljning av att vardagens kontroller fungerar som avsett. t ex attester, granskning av bidragsutbetalningar, granskning av uppföljning av semesteruttag etc.
3
Nämndens arbete med intern kontroll
Kommunens nämnder har ett antal kommungemensamma risker identifierade inom personal, ekonomi samt informationssäkerhet, administration och inköp. Därutöver har nämnden för Service kompletterat planen med fem verksamhetsspecifika risker med tillhörande kontrollmoment som är värda att granska.
Enheten för utveckling och administration är ansvarig för samordningen för internkontroll och verksamhetscheferna genomför sina riskanalyser tillsammans med berörda inom deras verksamheter.
4
2 Sammanfattning
De kommungemensamma och Service verksamhetsspecifika riskerna utgör nämndens internkontrollplan. Ett grundläggande syfte med internkontrollplanen är att arbeta systematiskt med riskbedömning kring verksamhetens rutiner, kontrollmoment och granskningspunkter.
Planens omfattning har tagits fram med hänsyn till ett rimligt antal granskningspunkter som är möjliga att följa upp och som är betydande för förvaltningens verksamhet. Eftersom Service levererar tjänster till alla förvaltningar på ett eller annat sätt berör riskerna och granskningar också andra förvaltningar.
Tolv risker med tillhörande kontroller och granskningspunkter är identifierade i nämndens Intern kontrollplan för 2022. Sju är kommunövergripande och fem är verksamhetsspecifika för Service.
I jämförelse med föregående års intern kontrollplan har vi färre verksamhetsspecifika risker. Det beror på att en del av de risker som vi arbetat med under året har minimerats genom bättre arbetssätt, uppföljning och tydligare rutiner. Dessa anses därför inte längre relevanta och har tagits bort.
Tre nya risker har identifierats vilka bland annat har sin bakgrund i att FN:s konvention om barnets rättigheter har blivit till svensk lag och att det finns en brist på upphandlare.
5
3 Omvärldsanalys
Service stödjer samtliga kommunens förvaltningar och Services omvärldsanalys utgår därmed från den kommunövergripande omvärldsanalysen. Vår största utmaning är välfärdsutmaningen, det vill säga att färre ska försörja fler. Nedan lyfts ytterligare aspekter fram i omvärlden som specifikt påverkar förvaltningen för Service.
Kommunbudgeten anger att det kommunala skatteunderlaget försvagas markant, med anledning av fallande sysselsättning och sjunkande inkomster i samhället. Konsekvensen och utmaningen blir att behålla kvalité på leveransen till invånarna med mindre resurser. Det påverkar såklart Service liksom alla andra förvaltningar.
Det som är särskilt för Service är att kraven på konkurrenskraftiga och anpassningsbara interna tjänster kommer att öka för att balansera minskade skatteunderlag. Kombineras detta med att konkurrensen om framför allt lärare, socionomer och sjuksköterskor har ökat i takt med stora pensionsavgångar, allt fler yngre och äldre, en brist på utbildad personal samt ett stort flyktingmottagande så blir utmaningen för Service att stödja, vara följsamma och vara möjliggörare för andra arbetssätt.
I efterverkningarna av pandemin menar en del att det nu finns en större möjlighet att genomföra önskvärda förändringar, till exempel satsningar på klimatet, övergång till en mer hållbar livsstil och mer hälsofrämjande och förebyggande åtgärder. Detta tillsammans med FN:s globala hållbarhetsmål, Borgmästaravtalet samt samhällets starka intresse för hållbarhet och klimatfrågor innebär ökade förväntningar på förvaltningens verksamheter att anpassa och utveckla sig. Att det finns mål, krav och förväntningar underlättar i många fall att driva miljöarbetet inom förvaltningen, men det finns bland invånare och medarbetare ett brett spektrum av åsikter kring utveckling och förändringsarbetet i klimatrelaterade frågor, från grupper som vill se en snabbare förändring till andra som är kritiska till resultatet.
Dock går samhället i stort mot att önska tydligare åtgärder för klimatet. Det kommer att finnas förväntningar på att Service, tillsammans med övriga förvaltningar, behöver arbeta för ett effektivt resursutnyttjande, bättre kretsloppstänkande och verka för ett giftfritt samhälle. Att verka för energieffektiviseringar blir allt viktigare. Omställningen till förnybar energi kräver, för att inte vara kvar i samma energiberoende, att fastigheter och verksamheter nyttjar tillgänglig energi smart, vid rätt tillfälle och för en rimlig kostnad.
Utvecklingsområdet Smarta fastigheter/Smarta städer, fastighetsförvaltning i kombination med Internet of Things (IoT), stöttar arbetet med energieffektivisering. Utvecklingsområdet är dock i stort fortfarande ganska outvecklat, men utvecklingen går snabbt och det är av vikt att förvaltningen följer den.
Ett område som blir allt vanligare för att skapa ett hållbart samhälle är cirkulär ekonomi eller cirkulära flöden, som är ett sätt att minska resursanvändningen. Framöver kommer det att bli allt vanligare med att aktörer/organisationer ingår partnerskap för att lösa en fråga genom gemensam innovation. För offentliga organisationer kan ett exempel på detta vara Idéburet offentligt partnerskap (IOP) som är en samverkansmodell mellan det offentliga och den idéburna sektorn. Hand i hand med cirkulära flöden för att minska resursanvändningen är delningsekonomi. Det handlar om att öka nyttjandegraden av till exempel bilar och lokaler. Ett exempel är att det blir allt vanligare att dela bil genom bilpooler. En grundförutsättning för mycket av den utveckling som behöver ske är att organisationer nyttjar digitaliseringen.
Digitala arbetssätt och lösningar ökar i omfattning, särskilt nu som en effekt av pandemin. Det ökar även riskerna för hot mot den digitala infrastrukturen och därmed ökar kraven på att organisationer arbetar med säkerhet gällande tillgång till information, behörigheter samt motverkar manipulation av data och information. En ytterligare följd av att fler nyttjar digitala möjligheter är att organisationer behöver arbeta med tillgängligheten för användarna och att skapa digitala miljöer som möjliggör effektiva arbetssätt. Samlat innebär detta att det behöver finns en robusthet över tid i organisationers digitala infrastruktur och tjänster.
När en arbetsgivare överför uppgifter om anställda till ett land utanför EU/EES, så kallat tredje land, så krävs det att arbetsgivaren har ett särskilt stöd för detta. Den 16 juli 2020 slog EU domstolen fast att Privacy Shield- avtalet mellan EU och USA inte gav ett tillräckligt skydd för personuppgifter när dessa förs över till USA.
6
Ogiltigförklarandet av Privacy Shield innebär att det inte längre är tillåtet för personuppgiftsansvariga i EU att med Privacy Shield som grund överföra personuppgifter till mottagare i USA. För Kungsbacka innebär detta att alla system och dess hantering av data i samtliga delar av organisationen började att ses över och att åtgärder i många fall behöver ske. Många myndigheter och kommuner står inför samma situation eftersom många av leverantörerna är gemensamma, vilket innebär att det finns stora vinster i att samarbeta med andra kommuner när det gäller både kortsiktiga och långsiktiga åtgärder. Det kan kräva allt från direkta förändringar i system och hantering av data, till att göra konsekvensbedömningar, ställa gemensamma krav på leverantörer och även att utforma mer långsiktiga åtgärdsplaner.
Livsmedelspriserna har ökat vilket får en direkt effekt för måltidsproduktionen. Kraven ökar på klimatsmarta val och ökad kvalitet på livsmedel. Samtidigt med prisökningen medför det en utmaning för måltidsverksamheten att producera måltider med rätt kvalitet inom befintliga ekonomiska ramar.
Åsikter och synpunkter i samhället kring en måltids innehåll och utformning, samt livsmedlens ursprung, skapar ibland svårigheter för den kommunala verksamheten att leva upp till olika förväntningar inom befintliga resurser. För att hantera kraven inom befintliga ramar så behöver livsmedel hanteras på ett klokt sätt och fler idéburna-, privata- och offentliga organisationer arbetar bland annat med att minska matsvinnet.
Tillsammans med den ekonomiska situationen uppstår därför höga krav men också utmaningar, där kloka avvägningar krävs för bästa lösning. I denna situation behöver organisationer försäkra sig om att utvalda insatser ger önskvärd effekt. Här krävs också uthållighet om effekten uppstår på lång sikt.
Pandemins påverkan i organisationen
En effekt av pandemin är den digitala förflyttningen och den ökade digitala mognaden hos chefer och medarbetare. Långa tider med distansarbete gör att vi förväntar oss få ett nytt förhållningssätt till distansarbete även på sikt.
Andra utmaningar som vi ser är ledarskapet och medarbetarskapet i en vardag av hybridmöten, samarbeten över organisationsgränser samt i den fortsätta utvecklingen av vår digitala kompetens. Det gäller så klart vissa delar av Service men också Kungsbacka kommun i stort
Utmaningar inom kompetensförsörjning
Arbetsmarknaden blir allt mer rörlig, både geografiskt, mellan sektorer och mellan enskilda arbetsgivare, och konkurrensen från den privata arbetsmarknaden inom vissa yrkesgrupper är tydlig. Konkurrensen om arbetskraft kommer därför sannolikt fortsätta att öka, vilket innebär behov av att tänka nytt inom kompetensförsörjning, personalplanering, digitalisering samt att nyttja resurser på ett klokt sätt.
För Service del är fler heltidstjänster ett sätt att tillse kompetensförsörjningsbehov och samtidigt verka för ett jämställt arbetsliv. Inom Service har framför allt projektsamordnare, lokalplanerare, upphandlare, IT-specialister och restaurangchefer identifierats som svårrekryterade grupper.
Services arbete med kompetensförsörjning har tydliggjorts och strukturerats genom verksamheternas och förvaltningens kompetensförsörjningsplaner. Ett flertal aktiviteter har startats upp, och kommer att fortgå under de kommande åren. Covid-19 har medfört krav på teknisk utveckling som möjliggjort förbättrade möjligheter att delta i arbetsgrupper, nätverk och utbildningar på distans. Dessa förändrade arbetssätt kommer sannolikt underlätta samarbeten och kompetensförsörjning för såväl organisation som individ även i framtiden.
Förvaltningen behöver fortsätta stötta medarbetare och chefer i det nya arbetssättet.
7
4 Arbetet med intern kontroll 2022
Verksamheterna gör riskanalysen på egen hand och får sedan stöd i att bolla eventuella risker med den som är ansvarig för att hålla samman arbetet med intern kontroll. Riskanalysen genomförs med hjälp av en riskmatris som underlättar prioritering av vilka risker som ska med till intern kontrollplan.
Services verksamheter har identifierat fem verksamhetsspecifika risker som bedöms viktiga att granska för att se om kontrollerna fungerar och stödjer minimerandet av att risken uppstår. En del av verksamheterna på Service är beroende av att de andra förvaltningarna följer deras framtagna riktlinjer och rutiner för att deras uppdrag ska kunna utföras på ett bra sätt. I riskanalyserna har de identifierat vissa riskområden som egentligen behöver ligga på kommunövergripande nivå för att få effekt. För att komma tillrätta med detta kommer de berörda verksamheterna komma in med input till den kommunövergripande riskanalysen.
Ansvaret för att utföra granskningen av de verksamhetsspecifika kontrollerna är mestadels fördelat på respektive verksamhetschef, men för några få kontroller är det även enhetschefer som har ansvaret för granskningen.
Service HR- respektive ekonomichef ansvarar för att granska sina riskområden. Enheten Utveckling & Administration är sammanhållande för internkontrollarbetet. För området informationssäkerhet och administration ansvarar utsedd chef.
Granskningen av vissa kontroller görs löpande medan andra granskas och utvärderas i slutskedet av planperioden (november 2022). Resultatet av granskningen redovisas till nämnden senast i samband med årsredovisningen 2022 vilket är planerat att redovisas i februari 2023.
Fördelningen av ansvaret mellan tjänstemannaorganisationen och nämnden för Service är att tjänstemannaorganisationen genomför riskanalys, framtagning av plan och utförande av granskning och nämnden beslutar och fastställer intern kontrollplan och intern kontrollrapport.
8
Nämnden för Service Kungsbacka kommun
Intern kontrollplan 2022
självskattningen. När självskattningen är genomförd visas den upp för förvaltningsledningen så att dom kan komma med eventuella synpunkter.
6.2 Uppföljning av granskning och åtgärder
För flera av granskningarna handlar det om att gå igenom dokumenterade kontroller och rutiner. För övriga granskningar handlar det om att ta ut statistik från ett stödsystem och att analysera och granska utfallet. Det kan både vara från kommunens gemensamma eller verksamheternas egna stödsystem. Granskningen kommer att ske i olika former - både löpande, i intervaller eller som slututvärdering.
Utfallet av varje granskning rapporteras i Stratsys. Arbetet med att rapportera genomförs av respektive ansvarig för granskningsområdet och stöds av en samordnande roll inom förvaltningen, (kvalitets- och utvecklingschef eller utredaren).
Resultatet av granskningen samt förslag till åtgärder stäms av med förvaltningschef och verksamhetschefer i Service ledningsgrupp. En sammanfattande rapport redovisas sedan till nämnden för beslut.
6.3 Granskning av privata utförare 2022
Samtliga privata utförare som Fastighet anlitar är upphandlade ramavtalsleverantörer och leveransuppföljningar görs efter utförande. Exempel på uppgifter inom Fastighet som utförs av privata utförare är snöröjning och gräsklippning.
Det finns två privata utförare som utför lokalvård på fastighetsobjekt som kommunen äger. En gång per år följs de privata utförarna upp utefter de kriterier som finns i avtalen. En gång i kvartalet utförs kvalitetsuppföljningar och varje vecka följs driftsfrågor upp.
Företaget Vardaga har hand om fyra äldreboenden i kommunen. Det är Vård- och omsorg som äger dessa avtal och som ska initiera uppföljningar. Men det är Måltid och Lokalvård som ska utföra uppföljningen av måltidsverksamhet respektive lokalvård på Vardagas äldreboenden i Kungsbacka.
6.4 Granskning av avtalssamverkan 2022
Förvaltningen för Service har ingen avtalssamverkan.
6.5 Annan granskning
Under 2022 kommer Lokalvård att granskas genom den miljödiplomering de genomgår årligen. Säkerhet och beredskap på kommunledningskontoret kommer att utföra kontinuitetsplanering på Digitalt center.
Services verksamheter lyder även under olika myndigheters granskning. Till exempel Miljö & Hälsa som granskar köken inom måltidsverksamheten, men även andra myndigheter, såsom Arbetsmiljöverket, Länsstyrelsen och Elsäkerhetsverket. Många av verksamheterna genomför egenkontroller varje år i syfte att säkerställa att aktuella lagar och regler efterlevs.
14
Delegering avtalshantering fordon
Förslag till beslut i nämnden för Service
Nämnden för Service delegerar till förvaltningschefen att ta beslut beträffande avtalshantering fordon samt ger förvaltningschefen rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt enligt nämnden för Service delegeringsförteckning 2.4 förvaltningschefens vidaredelegering.
Delegationen införs i nämnden för Service fastställda delegeringsförteckning 2021-03-18 § 23.
Sammanfattning av ärendet
Nämnden för Service gav 2020-11-26 § 106 förvaltningen för Service i uppdrag att utreda hur delning av personalbil kunde bli en permanent del av kommunens infrastruktur för fordon, och där det var möjligt, ersätta och komplettera traditionella bilpooler. Projektet Delning av personalbil förlängdes under perioden då utredning genomfördes, med slutdatum 2021-06-30.
Vidare beslutade Nämnden för Service 2021-03-18 § 24 att ge Service Fastighet/Xxxxxx i uppdrag att använda personalbil med bildelningsteknik som en permanent del av bilpoolen. Utbyggnad av bildelning skall ske etappvis utifrån kommunens behov med avsikt att sänka kostnaden för kommunen och minska utsläpp från egna resor i tjänsten.
Med anledning av ovan beslut lämnas förslag till nämnden för Service om att delegera till förvaltningschefen att fatta beslut med anledning av kommande hantering avseende avtal för fordon samt ge förvaltningschefen rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt enligt nämnden för Service delegeringsförteckning 2.4 förvaltningschefens vidaredelegering.
Delegeringen innefattar hantering av samtliga avtal som behöver tecknas för Fordons uppdrag. Leasing, personalbils hantering, drift och skötsel och där ramavtal eller särskild upphandling inte är möjlig. Delegeringen förs in nämnden för Service delegeringsförteckning.
Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx
0300 83 46 58
Nämndsekreterare
1 (2)
Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka
Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00
Telefon 0000-00 00 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx
Beslutsunderlag
Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2021-11-02
Xxxxxx Xxx Xxxxx Xxxxxx
Förvaltningschef Verksamhetschef Fastighet
Redovisning av inkomna skrivelser november 2021
Förslag till beslut i nämnden för Service
Nämnden för Service noterar redovisningen av inkomna skrivelser november 2021 till protokollet.
Sammanfattning av ärendet
Under perioden 2021-10-06 till 2021-11-11 har följande skrivelser inkommit till nämnden för Service.
Beskrivning | Inkom | Tillhör ärende | Ärendemening |
(Kommunstyrelsen) (Beslut § 264) Individ & Familjeomsorg Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka | 2021-10-25 | 2021-00324 | Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka |
(Kommunstyrelsen) (Tjänsteskrivelse) Individ & Familjeomsorg Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka | 2021-10-25 | 2021-00324 | Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka |
(Individ & Familjeomsorg) (Beslut § 85) Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka | 2021-10-25 | 2021-00324 | Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka |
(Kammarrätten i Göteborg) (Dom) Mål nr. 7795-20 | 2021-10-26 | 2020-00336 | Begäran om allmän handling |
Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx
0300 83 46 58
Nämndsekreterare
1 (2)
Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka
Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00
Telefon 0000-00 00 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx
Beslutsunderlag
Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2021-11-02
Lovisa Eld Förvaltningschef
KUNGSBACKA KOMMUN | SAMMANTRÄDESPROTOKOLL | 1 (1) |
Kommunstyrelsen | Datum 2021-10-19 |
§ 264 Dnr 2021-00621
Individ & Familjeomsorg – Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka
Beslut
Kommunstyrelsen noterar till protokollet att styrelsen tagit del av nämnden för Individ & Familjeomsorgs skrivelse.
Kommunstyrelsen översänder kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2021-09-13, som svar till nämnden i frågan om klargörande avseende lokalförsörjningsprocessen.
Sammanfattning av ärendet
Nämnden för Individ & Familjeomsorg uppmanar genom beslut på sammanträdet den 20 maj 2021, kommunstyrelsen att intensifiera arbetet med utvecklingen av Ett Kungsbacka och att kommunstyrelsen tillser att ansträngningar görs för att bistå nämnden i arbetet med att nå en budget i balans. Nämnden önskar också klargörande avseende lokalförsörjningsprocessen.
Beslutsunderlag
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2021-10-05, § 343
Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, 2021-09-13 Nämnden för Individ & Familjeomsorg 2021-05-20, § 85
Beslutsgång
Ordförande Xxxx Xxxxxxxxx (M) finner att det finns ett förslag till beslut, det vill säga kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag, och att kommunstyrelsen bifaller det.
Beslutet skickas till
Nämnden för Individ & Familjeomsorg, nämnden för Service
Justerare
Expedierat/bestyrkt
Datum
2021-09-13
Diarienummer
KS 2021-00621
Individ & Familjeomsorg - Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka
Förslag till beslut i
Kommunstyrelsen noterar till protokollet att styrelsen tagit del av nämnden för Individ & Familjeomsorgs uppmaning.
Kommunstyrelsen översänder kommunledningskontorets tjänsteskrivelse daterad 2021-09-13 som svar till nämnden i frågan om klargörande avseende lokalförsörjningsprocessen.
Sammanfattning av ärendet
Nämnden för Individ & Familjeomsorg uppmanar genom beslut på sammanträdet den 20 maj 2021, kommunstyrelsen att intensifiera arbetet med utvecklingen av Ett Kungsbacka och att kommunstyrelsen tillser att ansträngningar görs för att bistå nämnden i arbetet med att nå en budget i balans. Nämnden önskar också klargörande avseende lokalförsörjningsprocessen.
Beslutsunderlag
Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, 2021-09-13 Nämnden för Individ & Familjeomsorg 2021-05-20, § 85
Beslutet skickas till
Nämnden för Individ & Familjeomsorg, nämnden för Service
Beskrivning av ärendet
Nämnden för Individ & Familjeomsorg har sedan 2019 arbetat för att nå budget i balans. Nämnden beskriver i sitt beslut från den 20 maj 2021, att en del av underskottet beror på strukturella faktorer kopplat till brist på boenden i kommunen, vilka nämnden inte råder över själva utan behöver stöd i från kommunstyrelsen och nämnden för Service.
Nämnden konstaterar att när planerade bostäder med särskild service skjuts på framtiden ökar kommunens kostnader för köpta platser med följden att nämnden får omprioritera i andra verksamheter för att täcka dessa kostnader.
Kommunledningskontoret Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Ekonomichef
1 (3)
Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka
Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00
Telefon 0000-00 00 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx
KUNGSBACKA KOMMUN
2 (3)
Nämndens budget
Det är kommunfullmäktige som tilldelar nämnder och styrelser nettoram för driften i samband med beslut om kommunensbudget. Enligt kommunens ekonomistyrprinciper ska nämnderna ta ett självständigt ansvar för sin ekonomi.
I kommunens budget anges Ett Kungsbacka som principiellt förhållningssätt, vilket innebär samarbete för att nyttja resurserna på bästa sätt för hela kommunen och för att kunna erbjuda bästa möjliga service och tjänster för dem vi är till för. Detta innebär fokus på helheten, inte bara den enskilda verksamheten.
Hur stort utrymme kommunfullmäktige kan avsätta till ramar bestäms av hur stora skatteintäkterna och de generella statsbidragen är, samt hur stort resultat kommunen behöver ha utifrån planerade investeringar. Ramtilldelningen är uppbyggd så att alla nämnder får en generell uppräkning. Därefter får några nämnder volymtilldelning och några en speciell tilldelning. I Kommunbudget 2022 – plan 2023 och 2024, som beslutades i juni 2021, har exempelvis Individ & Familjeomsorg fått ett extra anslag till sin budget för att hantera utmaningar.
Kommunfullmäktiges beslut om hantering av nämndens underskott
Nämnden för Individ & Familjeomsorg har i samband med kommunfullmäktiges beslut om ombudgetering inte behövt ta med sig underskott från tidigare år och arbeta in i nästkommande års budget. Besluten grundar sig i nämndens arbete med resurseffektiviseringar för budget i balans samt i att problematiken med boendelösningar inte ses som enbart nämndens dilemma.1
2019 beslutade kommunfullmäktige att den negativa resultatfonden i nämnden för Individ & Familjeomsorg samt Funktionsstöd skulle nollställas.
Lokalförsörjningsprocessen
Lokalplanen är en del av kommunens budget och beslutas därmed av kommunfullmäktige. De övergripande strategierna för lokalförsörjning och lokalplan finns i kommunens budgetdokument. Här anges att nämnderna beslutar om lokalbehov de kommande fem åren baserat på befolkningsprognoser och lokalprognoser. Dessa behov sammanställs av kommunens lokalgrupp till en lokalbehovsplan som bearbetas vidare till en så kallad lokalplan som ska vara möjlig att genomföra ekonomiskt, tidsmässigt och fysiskt.
Handläggning av lokalbehov sker enligt fastställda principer. Lokalbehov som beror på strukturomvandlingar och som ger minskade driftskostnader samt lokalbehov på grund av volymutökningar inom befintliga områden har högst prioritet. Till denna kategori hör exempelvis bostad med särskild service.
1 Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll §76, 2021-05-04, Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll §44, 2020-05-05, Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll §119, 2019-05-07
KUNGSBACKA KOMMUN
3 (3)
Service Lokalförsörjning har i juli 2021 beslutat om tillämpningsanvisningar till det avsnitt i Kommunbudgeten som rör lokalplanering. Av tillämpningsanvisningarna framgår bland annat hur lokalplaneringen arbetas fram under året.
Det är ett dilemma när beslutade tidplaner inte kan hållas på grund av exempelvis överklaganden. Kommunstyrelsen har löpande fått information om de ekonomiska effekterna bostadsbristen innebär, dels i samband med månatliga uppföljningar från nämnden för Individ & Familjeomsorg, dels från kommundirektören inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt.
Kommunstyrelsens arbetsutskott informerades om nämndens bostadsbehov på sammanträde 2021-05-
04. Nämndens presidium, förvaltningschef och ekonomichef har också haft dialog med budgetberedningen om utmaningarna i samband med budgetberedningens arbete inför Kommunbudget 2022.
Problematiken med förseningar i byggnation av bostäder med särskild service är väl känd för de tjänstepersoner som är involverade i lokalförsörjningsprocessen.
Bedömning
Kommunstyrelsens förvaltnings samlade bedömning är att bristen på boendelösningar i egen regi ska fortsätta hanteras inom lokalförsörjningsprocessen samt genom nära dialog mellan nämnderna för Individ & Familjeomsorg, Service och kommunstyrelsen.
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx
Kommundirektör Biträdande kommundirektör
Nämnden för Individ & Familjeomsorg Datum
2021-05-20
§ 85 Dnr 2021-00161
Utveckling av arbetet med Ett Kungsbacka
Beslut
Nämnden för Individ & Familjeomsorg uppmanar Kommunstyrelsen att intensifiera arbetet med utvecklingen av Ett Kungsbacka och att ansträngningar görs för att bistå nämnden i arbetet med att nå en budget i balans.
Nämnden för Individ & Familjeomsorg önskar ett klargörande avseende lokalförsörjningsprocessen i kommunen.
Nämnden för Individ & Familjeomsorg förklarar paragrafen omedelbart justerad.
Sammanfattning av ärendet
Under 2019 - 2021 har Individ & Familjeomsorg arbetat målmedvetet och strategiskt med att nå en budget i balans. Med ett fantastiskt resultat tack vare allt hårt arbete från förvaltningens sida. Resultat och process har redovisats på Kommunstyrelsen kontinuerligt. Ordföranden har i omgångar påpekat att utmaningen med att nå en budget i balans inte endast är en utmaning för nämnden utan för hela Kommunstyrelsen. Nämnden råder inte över bostadsbrist i kommunen, lokalförsörjningsprocess och behöver således stöd från Kommunstyrelse och Servicenämnden för att nå framgång med de "strukturella kostnaderna" och då nå en budget i balans.
Nämndens lokalbehov är akut. När planerade bostäder med särskild service skjuts på framtiden ökar kommunens kostnader för köpta platser. När omprioriteringar av lokaler görs påverkas nämndens verksamheter och då även möjligheterna att nå en budget i balans. Att då kräva att nämnden fortsatt ensamt skall vidta nödvändiga åtgärder för att nå en budget i balans är inte rimligt. Stödet till nämndens målgrupper skall inte behöva försämras på grund av kostnader orsakade av strukturella orsaker. Nämnden ser allvarligt på situationen och måste då uppmärksamma Kommunstyrelsen på detta. Det ingår i nämndens uppdrag att så göra.
Förslag till beslut på sammanträdet
Ordförande Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx (M) föreslår nämnden följande:
Nämnden för Individ & Familjeomsorg uppmanar Kommunstyrelsen att intensifiera arbetet med utvecklingen av Ett Kungsbacka och att ansträngningar görs för att bistå nämnden i arbetet med att nå en budget i balans.
Nämnden för Individ & Familjeomsorg önskar ett klargörande avseende lokalförsörjningsprocessen i kommunen.
Carita Boulwén (SD), Xxxx Xxxxxx (KD) och Xx Xxxxxxxxx (M) yrkar bifall till förslaget.
Justerare
Expedierat/bestyrkt
2021-05-20
forts. § 85
Beslutsgång
Ordförande Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx (M) finner att det finns ett förlag till beslut, det vill säga hans eget och Xxxxxx Xxxxxxxx (SD) m.fl. yrkanden, och att nämnden bifaller det.
Beslutet skickas till
Kommunstyrelsen
Justerare
Expedierat/bestyrkt
KAMMARRÄTTEN I GÖTEBORG
Avdelning 1
DOM
2021-10-26
Meddelad i Göteborg
Mål nr 7795-20
KLAGANDE
ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE
Nämnden för Service i Kungsbacka kommuns beslut den 18 december 2020, dnr SE 2020-00336, se bilaga A
SAKEN
Rätt att ta del av allmän handling
KAMMARRÄTTENS AVGÖRANDE
Kammarrätten avslår yrkandet om återförvisning. Kammarrätten avslår överklagandet.
YRKANDEN M.M.
yrkar i första hand att kammarrätten ska förklara att de efterfrågade handlingarna är allmänna handlingar. I andra hand yrkar han att kammarrätten visar målet åter till nämnden för en mer grundlig prövning av om handlingarna är att betrakta som allmänna handlingar. Han anför följande.
Logg för närvaro och logg för chattkonversationer i Teams lagras i en databas i vilken nämnden utifrån olika sökparametrar, såsom datum och tid samt mötesdeltagarnas namn och e-postadresser, kan göra samman- ställningar. Det borde därmed inte vara några svårigheter för nämnden att
Xxx.Xx 566412 | ||||
Postadress Box 1531 | Besöksadress Xxxxx Xxxxxxx 00 | Telefon 000-000 00 00 | Telefax | Expeditionstid måndag – fredag |
401 50 Göteborg
E-post: xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
08:00–16:00
prestera en sådan sammanställning med rutinbetonade åtgärder. Den av nämnden angivna tidsåtgången för att göra detta kan därför ifrågasättas.
Nämnden anför följande.
Såväl logg för närvaro som logg för chattkonversationer lagras osorterat i kommunens IT-system varje gång en deltagare ansluter till respektive lämnar ett möte samt varje gång en deltagare skriver ett chattinlägg. För att en teknisk systemförvaltare hos nämnden ska kunna sortera filerna på det sätt som krävs för att en handling ska vara möjlig att ta del av genom ett tekniskt hjälpmedel krävs bl.a. att denne ”ställer frågor” till systemet. Med avancerade åtgärder skulle en sådan sammanställning ta 4–6 timmar att genomföra och går därmed utöver vad som kan ses som rutinbetonade åtgärder.
SKÄLEN FÖR KAMMARRÄTTENS AVGÖRANDE
Rättslig reglering m.m.
Av 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen framgår att med handling avses bl.a. en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt.
Enligt 2 kap. 4 § tryckfrihetsförordningen är en handling allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 9 eller 10 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet.
I 2 kap. 6 § andra stycket tryckfrihetsförordningen anges att en sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses förvarad hos myndigheten endast om myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder.
GÖTEBORG
Mål nr 7795-20
Med rutinbetonade åtgärder avses en begränsad arbetsinsats som inte är förknippad med några nämnvärda kostnader. Bedömningen av om en åtgärd är rutinbetonad får göras med hänsyn till såväl den allmänna tekniska utvecklingen som den tekniska kompetensen och den tekniska utvecklingen på myndigheten i fråga (se prop. 2001/02:70 s. 37).
Högsta förvaltningsdomstolen har i HFD 2015 ref. 25 uttalat att en sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad databehandling som kräver en arbetsinsats på 4–6 timmar inte kan anses tillgänglig med rutinbetonade åtgärder och att sammanställningen därför inte heller kan anses förvarad hos myndigheten.
Kammarrättens bedömning
har begärt att få ut logg för närvaro och logg för chattkonversationer i den digitala kommunikationsplattformen Microsoft Teams från kommunstyrelsens sammanträde den 24 november 2020.
Av handlingarna i målet framgår att de efterfrågade handlingarna lagras som osorterade filer (s.k. rådata) i kommunens IT-system. Den aktuella begäran avser alltså en sammanställning av uppgifter i den mening som avses i 2 kap. 6 § andra stycket tryckfrihetsförordningen, som är förvarad hos myndigheten endast om den kan göras tillgänglig med rutinbetonade åtgärder.
Kammarrätten saknar skäl för att ifrågasätta att det skulle ta 4–6 timmar att göra en sammanställning av det aktuella slaget. En sådan arbetsinsats överstiger vad som enligt praxis kan ses som rutinbetonade åtgärder.
Eftersom någon sammanställning därför inte är att anse som förvarad hos nämnden är den inte heller en allmän handling.
Det har inte kommit fram någon anledning att återförvisa målet till nämnden.
Överklagandet ska därför avslås.
HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga B (formulär 2).
Xxxx Xxxxxxxxx
Ann-Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx referent
/Xxxx Xxxxxxxxxx
Bilaga B
Bilaga
HUR MAN ÖVERKLAGAR
Den som vill överklaga kammarrättens avgörande ska skriva till Högsta förvaltningsdomstolen. Skrivelsen ställs alltså till Högsta förvaltningsdomstolen men ska skickas eller lämnas till kammarrätten.
Överklagandet ska ha kommit in till kammarrätten inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Om beslutet har meddelats vid en muntlig förhandling, eller det vid en sådan förhandling har angetts när beslutet kommer att meddelas, ska dock överklagandet ha kommit in inom tre veckor från den dag domstolens beslut meddelades.
Om sista dagen för överklagande infaller på en lördag, söndag eller helgdag, midsommar-, jul-, eller nyårsafton, räcker det att skrivelsen kommer in nästa vardag.
För att ett överklagande ska kunna tas upp i Högsta förvaltningsdomstolen krävs att prövningstillstånd meddelas. Högsta förvaltningsdomstolen lämnar prövningstillstånd om det är av vikt för ledning av rättstillämpningen att överklagandet prövas eller om det finns synnerliga skäl till sådan prövning, såsom att det finns grund för resning eller att målets utgång i kammarrätten uppenbarligen beror på grovt förbiseende eller grovt misstag.
Om prövningstillstånd inte meddelas står kammarrättens beslut fast. Det är därför viktigt att det klart och tydligt framgår av överklagandet till Högsta förvaltningsdomstolen varför man anser att prövningstillstånd bör meddelas.
Skrivelsen med överklagande ska innehålla följande uppgifter;
1. den klagandes namn, person-/organisationsnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer till bostaden och mobiltelefon. Dessutom ska adress och telefonnummer till arbetsplatsen och eventuell annan plats där klaganden kan nås för delgivning lämnas om dessa uppgifter inte tidigare uppgetts i målet. Om klaganden anlitar ombud, ska ombudets namn, postadress, e-postadress, telefonnummer till arbetsplatsen och mobiltelefonnummer xxxxx.Xx någon person- eller adressuppgift ändras är det viktigt att anmälan snarast görs till Högsta förvaltningsdomstolen
2. det beslut som överklagas med uppgift om kammarrättens namn, målnummer samt dagen för beslutet
3. de skäl som klaganden vill åberopa för sin begäran om att få prövningstillstånd
4. den ändring av kammarrättens beslut som klaganden vill få till stånd och skälen för detta
5. de bevis som klaganden vill åberopa och vad han/hon vill styrka med varje särskilt bevis.
DV 682 Formulär 2
Anmälan av delegeringsbeslut november 2021
TJÄNSTESKRIVELSE
Datum
2021-11-02
Diarienummer
SE 2021-00336
Förslag till beslut i nämnden för Service
Nämnden för Service godkänner anmälan av delegeringsbeslut november 2021.
Sammanfattning av ärendet
Nämnden för Service har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med nämnden för Service delegeringsförteckning, beslutad 2021-03-18 § 23. Beslut får endast fattas inom nämndens verksamhetsområde, i ärenden där nämnden har befogenhet att fatta beslut enligt författning eller kommunfullmäktiges beslut. Redovisningen innebär inte att nämnden för Service omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Däremot får nämnden för Service återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut.
Beslut fattade i enlighet med nämnden för Service delegeringsförteckning återrapporteras till nämnden genom sammanställning av delegeringsbeslut i separat bilaga.
Beslutsunderlag
Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2021-11-02 Sammanställning delegeringsbeslut november 2021
Lovisa Eld Förvaltningschef
Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx
0300 83 46 58
Nämndsekreterare
1 (1)
Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka
Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00