INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
Denna informationstext beskriver hur och varför Aqurat Fondkommission AB, org. nr. 556736-0515, ("Aqurat", "vi", "oss") samlar in och behandlar dina personuppgifter i din roll som kontaktperson eller företrädare hos en potentiell- eller nuvarande företagskund till Aqurat.
Aqurat ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter enligt vad som framgår nedan. Med personuppgifter avses all information som direkt eller indirekt kan hänföras till dig som individ.
VARIFRÅN SAMLAR VI IN DINA PERSONUPPGIFTER?
I vissa fall kommer vi att samla in dina personuppgifter (t.ex. namn och kontaktuppgifter) via allmänt tillgängliga källor, såsom webbplatser och offentligjorda dokument.
Vi kan även komma att samla in dina personuppgifter direkt från dig eller från andra externa personer som lämnar dina uppgifter till oss, t.ex. från individer som arbetar hos din uppdragsgivare eller arbetsgivare.
NÄR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:
Ingå avtal med kund och hantera kundförhållandet
Vi behandlar dina personuppgifter för att kommunicera med dig inför ett eventuellt ingående av kundavtal och, om ett sådant avtal träffas, för att kunna hantera kundförhållandet med det företag som du är kontaktperson hos. Detta innefattar att registrera dina kontaktuppgifter i vårt kundre- gister, löpande kommunicera med dig, administrera fakturor och hantera och arkivera kundavtal.
Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
• Identitetsuppgifter • Kontaktuppgifter • Organisatoriska uppgifter • Din kommunikation | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna ingå- och hantera kundförhållandet. |
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under den tid som du är kontaktperson för kunden. Dina personuppgifter i din kommunikation med oss bevaras under en period om fem (5) år räknat från tidpunkten för den senaste kommunikationen i samma konversation för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. | |
Kundkännedomskontroller (KYC) av kunder
I samband med att en företagskund avser att ingå en affärsförbindelse med Aqurat kommer vi att behandla personuppgifter avseende ledande befattningshavare och större aktieägare i kundens verksamhet för att kunna utföra kundkännedomskontroller (KYC). Vi är enligt lag skyldiga att genomföra sådana kontroller för att bl.a. motverka penningtvätt och finansiering av terrorism.
Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
• Identitetsuppgifter (inklusive personnummer och ID-handling) • Kontaktuppgifter • Organisatoriska uppgifter • Relation till PEP | Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att Aqurat ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser avseende kundkännedom i syfte att motverka penningtvätt och finansiering av terrorism. Eventuella brottsuppgifter kommer endast att behandlas om det är nödvändigt för att fullgöra våra skyldigheter enligt lag för att motverka penningtvätt och finansiering av terrorism. Personnummer är nödvändigt att behandla med hänsyn till ändmålet som sådant. |
Bevarandetid: Xxxx personuppgifter kommer att bevaras för detta ändamål under en period om fem (5) år räknat från tidpunkten för då dina personuppgifter samlades in, i syfte att efterleva våra skyldigheter enligt lag. Om det är nödvändigt för att förebygga, upptäcka eller utreda penningtvätt eller finansiering av terrorism kan vi bevara dina uppgifter under en sammanlagd tid om tio (10) år från tidpunkten då personuppgifterna samlades in. | |
Informera om- och marknadsföra vår verksamhet
Vi behandlar dina personuppgifter som kontaktperson för en potentiell- eller nuvarande kund i syfte att kunna förse dig med marknadsföringsinnehåll och information om Aqurat och de tjänster som vår verksamhet har att erbjuda. Detta kan innefatta utskick om vår verksamhet via både brev och e-post.
Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
• Identitetsuppgifter • Kontaktuppgifter • Organisatoriska uppgifter | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla dig information om vår verksamhet. |
Bevarandetid: Om du är kontaktperson till en potentiell kund kommer dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under en period om tre (3) månader räknat från tidpunkten för då dina personuppgifter samlades in. Om du är kontaktperson till ett företag som vi har en pågående kundrelation med kommer dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under den period som du är kontaktperson för kunden. | |
Utvärdera och följa upp kundförhållandet
Vi behandlar, i den mån det är nödvändigt, dina personuppgifter för att utvärdera och följa upp våra kundförhållanden. Detta kan t.ex. innefatta att ta fram statistik över våra kunders geografiska spridning (dvs. där våra företagskunder har sin skatterättsliga hemvist) och att kartlägga genom vilka kanaler vi kommit i kontakt med våra kunder.
Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
• Identitetsuppgifter • Organisatoriska uppgifter | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utvärdera och följa upp kundförhållanden. |
Bevarandetid: Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare eller till dess att de raderas. | |
Hantera och bemöta rättsliga krav
Vi behandlar dina personuppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.
Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
• Din kommunikation • Identitetsuppgifter • Kontaktuppgifter • Organisatoriska uppgifter | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara det rättsliga anspråket. | |
Uppfylla rättsliga skyldigheter
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och re- dovisningskrav och skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen.
Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
Samtliga uppgifter som samlats in och som är nöd- vändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldig- het. | Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser. |
Bevarandetid: Xxxx personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rättslig skyldighet. Exempelvis bevaras personuppgifter i bokföringsmaterial för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter inom bokföring och redovisning. | |
Hantera och skydda IT-system och tjänster
För att hantera och skydda våra IT-system och tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopie- ring, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, be- handlar vi, om det är nödvändigt, dina personuppgifter.
Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
Samtliga uppgifter som anges ovan. | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och skydda våra IT-system och tjänster. |
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter ovan. | |
MOTTAGARE SOM VI DELAR DINA PERSONUPPGIFTER MED
När det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med olika mottagare. Mottagaren är personupp- giftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter om vi inte har angivit något annat.
Vi delar dina personuppgifter med:
Tjänsteleverantörer
För att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller IT-tjänster till oss (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen). Tjänsteleverantörerna får endast behandla dina personuppgifter för dessa syften enligt våra instruktioner och inte för några egna ändamål. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter som tjänsteleverantörerna utför på vårt uppdrag.
Xxxxxx xxxxxxxxx
I vissa fall kan vi, om det är nödvändigt, dela dina personuppgifter med följande mottagare.
Mottagare | Syfte | Laglig grund för överföringen |
Myndigheter, motparter, externa rådgivare | För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi överföra uppgifter till andra parter. | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav. |
Myndigheter, externa rådgivare | Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisionsbyråer och advokatbyråer eller med myndig- heter om vi är skyldiga enligt lag att göra det. | Rättslig förpliktelse. Behand- lingen är nödvändig för att upp- fylla våra rättsliga förpliktelser. |
Potentiella köpare och säljare | Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksam- heten eller vid en sammanslagning. | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen. |
DINA RÄTTIGHETER
Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina person- uppgifter.
Dina rättigheter
(i) Rätt till rättelse
Vi kommer att vidta åtgärder i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning för att hålla dina personuppgifter korrekta, fullständiga och uppdaterade. Du har rätt till rättelse av ofullständiga eller inkorrekta personuppgifter.
(ii) Rätt till radering
Under vissa förutsättningar har du rätt att begära radering av dina personuppgifter.
(iii) Rätt till behandlingsbegränsning
Du har under vissa förutsättningar rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till att endast omfatta lagring av personuppgifterna, t.ex. under tiden då vi utreder huruvida du har rätt till radering enligt punkt (ii) ovan.
(iv) Rätt till tillgång
Du har rätt att erhålla en bekräftelse från Aqurat att dina personuppgifter behandlas av oss och, om så är fallet, få tillgång till personuppgifterna och följande information:
• behandlingens ändamål;
• de kategorier av personuppgifter som behandlas;
• mottagare av personuppgifter (särskilt om sådana är belägna utanför EU/EES);
• den tid under vilken personuppgifterna behandlas;
• information om de rättigheter som återges häri;
• information om källan från vilken personuppgifterna har samlats in; samt
• om det förekommer automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering.
Utöver detta har du även på begäran rätt att erhålla kopia av dina personuppgifter i ett vanligt förekommande elektroniskt format. Vänligen notera att vi har rätt att ta ut en avgift för det fall du begär mer än en (1) kopia av dina personuppgifter.
(v) Rätt att invända mot behandling
När behandling utförs med stöd av en intresseavvägning eller inbegriper direktmarknadsföring, har du rätt att invända mot behandlingen. Vi måste då uppvisa ett avgörande berättigat skäl för att få fortsätta behandlingen.
(vi) Rätt till dataportabilitet
När behandlingen av dina personuppgifter sker för att behandlingen är nödvändig för att fullgöra eller ingå ett avtal med dig, samt under förutsättning att personuppgifterna har samlats in direkt från dig, har du rätt att erhålla en kopia av dina personuppgifter i ett vanligt förekommande maskinläsbart format.
(vii) Rättigheter i förhållande till automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering
Du har rätt att inte vara föremål för helt automatiserade beslutsfattande, inbegripet profilering, om sådant beslutsfattande har rättsliga följder eller på liknande sätt väsentligen påverkar dig.
(viii) Klagomål till tillsynsmyndighet
Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter. Du har dock även alltid rätt att framföra klagomål avseende behandlingen av dina personuppgifter till Datainspektionen.
VEM KONTAKTAR JAG VID FRÅGOR?
Om du har några frågor om hanteringen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.
Personuppgiftsansvarig: Aqurat Fondkommission AB
Postadress: Box 746, 103 92 Stockholm
E-post: xxxx@xxxxxx.xx
NÄRMARE INFORMATION OM KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER
Se tabellen nedan för närmare information om vilka kategorier av personuppgifter som vi behandlar.
Kategori | Exempel på uppgifter |
Din kommunikation | Innehåll i din kommunikation, t.ex. e-postmeddelanden |
Identitetsuppgifter | Namn, personnummer, ID-handling |
Kontaktuppgifter | Adress, telefonnummer, e-postadress |
Organisatoriska uppgifter | Titel, befattning, arbetsgivare eller uppdragsgivare |
Relation till PEP | Förhållande till politiskt exponerad person (PEP), t.ex. yrkesrelation och privat relation |