Avropsvägledning
Avropsvägledning
Ramavtal för IT-konsulttjänster 2021
Projektnummer 10539
Innehållsförteckning
Syfte och mål med ramavtalet 3
Vilka kan använda ramavtalet? 3
3 Leverantörer på ramavtalet 6
Sammanställning – delområden per ramavtalsleverantör 8
4.1.1 Avrop enligt dynamisk rangordning 10
4.1.2 Konsulttjänstens pris vid rangordning 10
Förnyad konkurrensutsättning 11
4.2.1 Avrop med förnyad konkurrensutsättning 11
4.2.2 Utvärderingskriterier vid förnyad konkurrensutsättning 13
4.2.3 Pris vid förnyad konkurrensutsättning 13
Övergripande gällande avrop 14
4.3.1 Avropsförfrågans innehåll och omfattning 14
4.3.2 Personuppgifter, informationssäkerhet och säkerhetskrav vid avrop 15
4.3.3 Rätt till uppdragsresultat 15
6 Fakturering och förfallotid 16
9 Bilageförteckning för avropsstöd 17
Detta avropsstöd är framtaget för avropsberättigade myndigheter i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet. Vid frågor kontakta Adda Inköpscentral AB (nedan Inköpscentralen) via e-post xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx eller tel. 00-000 000 00.
Inköpscentralen har genomfört en samordnad ramavtalsupphandling avseende IT-konsulttjänster. Ramavtalet omfattar de 1155 avropsberättigade myndigheter som räknas upp i bilagan Avropsberättigade parter IT-konsulttjänster 2021. Att vara avropsberättigad innebär en möjlighet att avropa från ramavtalet, dock ingen skyldighet.
Avropande myndigheter är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot lagen om offentlig upphandling (LOU).
Avropande myndigheter har stort fokus på informationssäkerhet och verksamhetsutveckling. Detta gör att efterfrågan på IT-konsulttjänster är hög och enligt prognoser kommer efterfrågan växa ytterligare. De avropande myndigheterna efterfrågar både resurser som komplement till den egna organisationen och möjligheten att avropa kompletta projekt där leverantören driver ett eget uppdrag och ska leverera ett bestämt resultat.
Syftet med ramavtalet är att göra det enkelt för avropande myndigheter att få tillgång till extern IT- kompetens. Ramavtalet ska täcka den största delen av myndigheternas behov alltifrån operativt stöd i den dagliga verksamheten till strategisk expertis för digitaliseringsinitiativ.
Ramavtalsleverantörerna kan erbjuda ett brett och kvalitativt utbud av IT- och verksamhetsutvecklingskonsulter.
Samtliga avropsberättigade myndigheter som framgår av ”Avropsberättigade parter IT-
konsulttjänster 2021” har anmält att de önskar ha rätt att avropa från ramavtalet, se vidare under fliken Stöddokument. Informationen kan även hittas genom sökfunktionen under fliken ”Är jag berättigad” på ramavtalets webbsida.
När ni har kontrollerat att er organisation är avropsberättigad kan ni, genom er organisations inloggningsansvarige, göra en avropsanmälan på Addas webbsida.
Ramavtalet består av sju geografiska delområden (A-G) som tillsammans omfattar samtliga 21 län i Sverige, se nedan:
• Delområde A: Norrbottens län och Västerbottens län
• Delområde B: Jämtlands län och Västernorrlands län
• Delområde C: Gävleborgs län, Dalarnas län, Värmlands län, Örebro län, Västmanlands län och Södermanlands län
• Delområde D: Stockholms län, Uppsala län och Gotlands län
• Delområde E: Västra Götalands län och Hallands län
• Delområde F: Östergötlands län, Jönköpings län och Kalmar län
• Delområde G: Skåne län, Blekinge län och Kronobergs län
Ramavtalet omfattar IT-konsulttjänster inom följande sju kompetensområden:
1. Verksamhetsutveckling och strategi
2. Ledning och styrning
3. Systemutveckling/-förvaltning och infrastruktur
4. Arkitektur
5. IT-, informations- och cybersäkerhet
6. Tillgänglighet och xxxx
7. Användarsupport/teknikstöd
Ramavtalsleverantörerna kan leverera IT-konsulttjänster inom samtliga kompetensområden.
Uppdrag kan antingen utföras som resursuppdrag eller projektuppdrag.
Ett resursuppdrag innebär att konsulten/konsulterna utför sitt arbete under ledning av den avropande myndigheten i den löpande verksamheten eller i ett specificerat projekt.
Konsulten/konsulterna kan också tillföra expertkompetens som den avropande myndigheten inte har tillgång till eller så utgör konsulten/konsulterna en ren resursförstärkning.
Ett projektuppdrag innebär att konsulten/konsulterna utför uppdraget på ett mer självständigt sätt. Detta innebär att leverantören har huvudansvaret för att leverera ett visst resultat i ett specificerat uppdrag, där leverantörens, eventuella underleverantörer och eventuellt annan av den avropande myndigheten utsedd personal ingår.
Ramavtalet omfattar 24 konsultroller (s.k. exempelroller) enligt tabellen nedan. Avropande myndighet har även möjlighet att formulera egna roller (för mer info se avsnitt 4.2 Förnyad konkurrensutsättning).
Kompetensområde | Exempelroller |
Verksamhetsutveckling och strategi | IT- eller Digitaliseringsstrateg, Modelleringsledare/Kravanalytiker, Metodstöd, Hållbarhetsstrateg inom IT |
Ledning och styrning | Projektledare, Teknisk projektledare, Förändringsledare, IT-controller/Compliance manager |
Systemutveckling/-förvaltning och infrastruktur | Systemutvecklare/Systemintegratör, Systemförvaltare, Tekniker, Testare |
Arkitektur | Enterprisearkitekt, Verksamhetsarkitekt, Lösningsarkitekt, Mjukvaruarkitekt, Infrastrukturarkitekt |
IT-, informations- och cyber säkerhet | Säkerhetsstrateg/Säkerhetsanalytiker, Risk Manager, Säkerhetstekniker |
Tillgänglighet och xxxx | Xxxxxxxxxxx, Interaktionsdesigner/Tillgänglighethetsexpert, Grafisk formgivare |
Användarsupport/teknikstöd | Teknikstöd – på plats |
För mer utförlig beskrivning, se bilaga A - Kompetensområden och exempelroller som finns under stöddokument på ramavtalets webbsida.
Nivåbeskrivningarna är profilbeskrivningar på en övergripande nivå. Vid klassning av en individs kompetens måste kriterierna för nivåbeskrivningarna uppfyllas. Kompetensnivåerna utgör miniminivåer. En konsult som uppfyller en högre nivå får också erbjudas på lägre nivåer.
Nivå 1
• Kunskap – nyss genomförd utbildning inom aktuellt område
• Erfarenhet – kortare arbetserfarenhet, ej vana som konsult
• Ledning – kräver arbetsledning
• Självständighet – kan självständigt utföra enklare uppgifter
Nivå 2
• Kunskap – har utbildning inom området, viss svårighetsgrad
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i eller utfört ett flertal liknande uppdrag
• Ledning – kräver arbetsledning
• Självständighet – kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter
Nivå 3
• Kunskap – hög kompetens inom området
• Erfarenhet – har som konsult genomfört flertal uppdrag inom området med hög kvalitet.
• Ledning – tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp
• Självständighet – kan arbeta självständigt
Nivå 4
• Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
• Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp
• Självständighet – mycket stor
Nivå 5
• Kunskap – kompetens av högsta rang inom aktuellt område, uppfattas som expert/guru på marknaden.
• Erfarenhet – har som konsult deltagit i flera stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet
• Ledning – har stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning
• Självständighet – mycket stor
Det är den avropande myndigheten som har rätt att vid varje avrop avgöra vilken kompetensnivå som behöver anlitas. Om den avropande myndigheten efterfrågat en bestämd kompetensnivå och leverantören ändå beslutar att offerera högre kompetensnivå än den nivå som efterfrågas lämnas
ersättning för den kompetensnivå som efterfrågas och inte offererad kompetensnivå.
Ramavtalet gäller under fyra år, 2022-09-26 till 2026-09-25. Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader, kan Inköpscentralen säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. När ramavtalet löpt i fyra år löper det ut utan föregående uppsägning.
Kontrakt enligt ramavtalet ska tilldelas innan ramavtalets avtalsperiod upphör. Tjänster enligt ett kontrakt får tillhandahållas vid enstaka eller återkommande tillfällen, även efter att ramavtalet har upphört.
Följande företag är ramavtalsleverantörer på delområde A - Norrbottens län och Västerbottens län:
Ramavtalsleverantör | Xxx.xx |
Atea Sverige AB | 556448-0282 |
CGI Sverige AB | 556337-2191 |
Chas visual management AB | 556726-4758 |
Consid AB | 556599-4307 |
Ework Group AB | 556587-8708 |
Knowit Aktiebolag (publ) | 556391-0354 |
Pro4u AB | 556590-6897 |
Sogeti Sverige AB | 556631-4687 |
Följande företag är ramavtalsleverantörer på delområde B – Jämtlands län och Västernorrlands län:
Ramavtalsleverantör | Xxx.xx |
Atea Sverige AB | 556448-0282 |
CGI Sverige AB | 556337-2191 |
Chas visual management AB | 556726-4758 |
Consid AB | 556599-4307 |
Ework Group AB | 556587-8708 |
Knowit Aktiebolag (publ) | 556391-0354 |
Pro4u AB | 556590-6897 |
Sogeti Sverige AB | 556631-4687 |
Följande företag är ramavtalsleverantörer på delområde C: Gävleborgs län, Dalarnas län, Värmlands län, Örebro län, Västmanlands län och Södermanlands län:
Ramavtalsleverantör | Xxx.xx |
Castra Group AB | 556958-4401 |
Chas visual management AB | 556726-4758 |
Consid AB | 556599-4307 |
Ework Group AB | 556587-8708 |
Knowit Aktiebolag (publ) | 556391-0354 |
Nexer AB | 556451-9345 |
Pro4u AB | 556590-6897 |
Sogeti Sverige AB | 556631-4687 |
Följande företag är ramavtalsleverantörer på delområde D – Stockholms län, Uppsala län och Gotlands län:
Ramavtalsleverantör | Xxx.xx |
Capgemini Sverige AB | 556092-3053 |
Castra Group AB | 556958-4401 |
Chas visual management AB | 556726-4758 |
Combitech Aktiebolag | 556218-6790 |
Consid AB | 556599-4307 |
Ework Group AB | 556587-8708 |
Pro4u AB | 556590-6897 |
twoday AB | 556117-7543 |
Följande företag är ramavtalsleverantörer på delområde E – Västra Götalands län och Hallands län:
Ramavtalsleverantör | Xxx.xx |
Castra Group AB | 556958-4401 |
Chas visual management AB | 556726-4758 |
Combitech Aktiebolag | 556218-6790 |
Consid AB | 556599-4307 |
Ework Group AB | 556587-8708 |
Knowit Aktiebolag (publ) | 556391-0354 |
Pro4u AB | 556590-6897 |
Sogeti Sverige AB | 556631-4687 |
Följande företag är ramavtalsleverantörer på delområde F – Östergötlands län, Jönköpings län och Kalmar län:
Ramavtalsleverantör | Xxx.xx |
Castra Group AB | 556958-4401 |
Chas visual management AB | 556726-4758 |
Consid AB | 556599-4307 |
Ework Group AB | 556587-8708 |
Knowit Aktiebolag (publ) | 556391-0354 |
Nexer AB | 556451-9345 |
Pro4u AB | 556590-6897 |
Sogeti Sverige AB | 556631-4687 |
Följande företag är ramavtalsleverantörer på delområde G – Skåne län, Blekinge län och Kronobergs län:
Ramavtalsleverantör | Xxx.xx |
Castra Group AB | 556958-4401 |
Chas visual management AB | 556726-4758 |
Combitech Aktiebolag | 556218-6790 |
Consid AB | 556599-4307 |
Ework Group AB | 556587-8708 |
Knowit Aktiebolag (publ) | 556391-0354 |
Pro4u AB | 556590-6897 |
Sogeti Sverige AB | 556631-4687 |
Sammanställning – delområden per ramavtalsleverantör
I tabellen redovisas samtliga ramavtalsleverantörer och vilka delområden som de har ramavtal inom:
Ramavtalet omfattar följande delområden | |||||||
Ramavtalsleverantör | A | B | C | D | E | F | G |
Atea Sverige AB | X | X | |||||
Capgemini Sverige AB | X | ||||||
Castra Group AB | X | X | X | X | X | ||
CGI Sverige AB | X | X | |||||
Chas visual management AB | X | X | X | X | X | X | X |
Combitech AB | X | X | X | ||||
Consid AB | X | X | X | X | X | X | X |
Ework Group AB | X | X | X | X | X | X | X |
Knowit Aktiebolag (publ) | X | X | X | X | X | X | |
Nexer AB | X | X | |||||
Pro4u AB | X | X | X | X | X | X | X |
Sogeti Sverige AB | X | X | X | X | X | X | |
twoday AB | X | ||||||
Med underleverantörer avses sådan leverantör som träder i ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av uppdraget. Som underleverantör avses även annat bolag som ingår i samma koncern, t.ex. moderbolag/dotterbolag, om bolagen har olika organisationsnummer.
Av dokumentet Underleverantörer ITK-21 som ligger under stöddokument på ramavtalets webbsida framgår vilka underleverantörer respektive ramavtalsleverantör har på ramavtalet. I slutet av varje månad ska ramavtalsleverantörerna informera Inköpscentralen om en underleverantör har tillkommit eller tagits bort ur förteckningen under den gångna månaden.
Om Inköpscentralen begär, ska leverantören styrka att underleverantören uppfyller de krav och villkor som anges i ramavtalet.
Underleverantörer får inte ta emot avrop eller att ha en direkt avtalsrelation med avropande myndigheter. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar för underleverantörs arbete såsom för sitt eget arbete.
Avrop sker antingen genom rangordning eller förnyad konkurrensutsättning enligt förutsättningarna nedan.
Fastställda villkor i ramavtalet kan inte omförhandlas vid avropet och inte heller kan obligatoriska krav som ställts i ramavtalet ändras eller bytas ut. Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och vid behov kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett kontrakt.
Tänk på!
En analys av vilka behov som finns bör göras innan en avropsförfrågan skickas till ramavtalsleverantörerna. Syftet med behovsanalysen är att den avropande myndigheten ska få kännedom om sitt nuläge och önskat nyläge. Denna kunskap underlättar kravställningen i avropsförfrågan. Det är viktigt att den tjänst eller lösning som efterfrågas specificeras så noggrant som möjligt för att underlätta för leverantörerna att lämna avropssvar/anbud.
I syfte att bättre förstå marknaden och leverantörernas utbud kan exempelvis en s.k. RFI (Request For Information) genomföras. En RFI kan t.ex. innehålla frågor om vilken kompetens/lösning inom ett specifikt område eller utifrån en specifik kravbild som ramavtalets leverantörer kan leverera. Efter en genomförd RFI finns ingen förpliktelse för den avropande myndigheten att gå vidare med ett avrop.
En RFI bör innehålla:
• En kortfattad beskrivning av bakgrund
• Ett begränsat antal specifika frågor
• Ett sista svarsdatum
RFI skickas till alla leverantörer på ramavtalet. Till stöd för det finns en Sändlista på ramavtalets webbsida.
Avrop med rangordning tillämpas för uppdrag som inte överstiger 320 timmar. Eventuella optioner ska alltid räknas med för att uppskatta uppdragets omfattning.
Vid avrop enligt rangordning ska endast de formulerade exempelrollerna i bilaga A –
Kompetensområden och exempelroller användas.
En förnyad konkurrensutsättning ska alltid genomföras om avropet inkluderar kompetensnivå 5 eller om avropande myndighet i avropet formulerat egna roller. Detta gäller även om uppdraget inte överstiger 320 timmar.
4.1.1 Avrop enligt dynamisk rangordning
Rangordningen för avrop mellan leverantörerna är dynamisk. Det betyder att rangordningen grundar sig på den avropande myndighetens specifika behov i avropet inklusive eventuella optioner.
Rangordningen för ett specifikt avrop fastställs utifrån vilken leverantör som har det lägsta totalpriset och har utlovat efterfrågade exempelroller i ramavtalsupphandlingen. Den avropande myndigheten ska vid beräkning av totalpriset basera detta på antalet konsulttimmar per konsultroll och kompetensnivå som myndigheten har behov av inklusive eventuella optioner och summera det totala behovet till ett totalpris. Myndigheten ska för de aktuella konsultrollerna basera sin uträkning på de priser som leverantörerna har lämnat i ramavtalsupphandlingen. Den leverantör som har det lägsta totalpriset enligt ovan rangordnas som etta, näst lägst som tvåa osv.
För att fastställa rangordningen, dvs. vilken leverantör den avropande myndigheten ska vända sig till för det aktuella avropet, har Inköpscentralen tagit fram bilaga B – Efterfrågat resursbehov (dynamisk rangordning) som finns under stöddokument på ramavtalets webbsida. I bilaga B anger den avropande myndigheten sitt totala behov inklusive eventuella optioner. Det totala behovet anges genom att myndigheten fyller i hur många timmar som efterfrågas per konsultroll och kompetensnivå. Verktyget beräknar därefter en totalkostnad för avropet och redovisar vilken leverantör som ska kontaktas i första hand. Den avropande myndigheten ska följa rangordningen vid avrop och tilldela kontrakt till den leverantör som har det lägsta totalpriset och som kan tillhandahålla efterfrågad specificerad kompetens vid den önskade tidpunkten.
Om den avropande myndigheten inte får något avropssvar som möter efterfrågat behov efter att ha vänt sig till de tre leverantörer som rangordnats högst för det aktuella avropet, ska avropande myndighet genomföra en förnyad konkurrensutsättning där samtliga leverantörer för det aktuella delområdet bjuds in att lämna anbud.
Svar på avropsförfrågan enligt rangordning ska lämnas inom två arbetsdagar om inte längre tid anges i avropsförfrågan. Tänk på att leverantören bör ges extra svarstid vid mer komplexa avrop. Svar ska lämnas även om efterfrågad tjänst inte kan tillhandahållas.
I avropsförfrågan specificeras den roll och kompetensnivå som behövs för utförande av konsulttjänsten samt tidpunkt för konsulttjänsten. Se 4.3.1 för att se vad mer en avropsförfrågan bör innehålla.
Bevis som kan komma att krävas för att verifiera erfarenhet och specificerad kompetens inom den aktuella rollen vid rangordning kan utgöras av:
• Referenser eller annan dokumentation av liknande konsulttjänster gällande de konsulter som ska utföra uppdraget
• Intervju med den/de konsulter som ska utföra uppdraget
• CV gällande den/de konsulter som ska utföra uppdraget
• Säkerhetskontroll i förekommande fall
4.1.2 Konsulttjänstens pris vid rangordning
Leverantörens timpris för aktuellt kompetensområde och kompetensnivå 1-4 i ramavtalet tillämpas
vid avrop enligt rangordning. Leverantörernas timpriser framgår av fliken ”Prislista” i bilaga B – Efterfrågat resursbehov (dynamisk rangordning) som finns under stöddokument på ramavtalets webbsida.
En förnyad konkurrensutsättning ska alltid tillämpas vid uppdrag som överstiger 320 timmar, inkluderar kompetensnivå 5 eller om den avropande myndigheten i avropet formulerat en eller flera egna roller. Förnyad konkurrensutsättning blir också tillämpligt i de fall myndigheten efterfrågar ett komplett projekt där leverantören själv resurssätter uppdraget med de konsulter de anser nödvändigt för att leverera bestämt resultat. En förnyad konkurrensutsättning tillämpas även i de fall som framgår av avsnitt 4.1.1.
När det gäller egna formulerade roller så är förutsättningen att kompetensen ska rymmas inom något av kompetensområdena i ramavtalet. Ni hittar beskrivning av kompetensområden i bilaga A – Kompetensområden och exempelroller som finns under stöddokument på ramavtalets webbsida.
4.2.1 Avrop med förnyad konkurrensutsättning
Förfarandet innebär i korthet att avropande myndighet skickar ut en skriftlig avropsförfrågan till samtliga leverantörer som har ramavtal på aktuellt delområde. Kontaktuppgifter till samtliga leverantörer hittar ni i – Sändlista för ITK 2021 som finns under stöddokument på ramavtalets webbsida. Detta görs för att avgöra vilken leverantör som kan erbjuda det för den avropande myndigheten bästa anbudet utifrån de villkor och utvärderingskriterier som angetts i avropsförfrågan.
Svar på avropsförfrågan enligt förnyad konkurrensutsättning ska lämnas inom tio arbetsdagar om inte längre tid anges i avropsförfrågan. Anbud inkomna efter angiven tidsfrist beaktas inte.
Tänk på!
Anpassa svarstiden med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet och den tid som behövs för att lämna anbud. Mer komplexa avropsförfrågningar (t.ex. ett avrop avseende unik kompetens, ett större projekt eller lösning) kan kräva tre till fem veckor.
Anbud ska vara skriftliga och innehållet i dem omfattas av absolut sekretess fram till det att beslut fattats om val av leverantör. Om efterfrågade tjänster inte kan erbjudas ska orsak till detta meddelas den avropande myndigheten.
Ange alltid hur anbud ska lämnas (t.ex. genom e-post eller elektroniskt upphandlingsverktyg).
Tänk på!
Leverantören är skyldig att acceptera ett avrop som myndigheten genomför genom dynamisk rangordning och att lämna anbud i samband med avrop genom förnyad konkurrensutsättning som den avropande myndigheten genomför förutsatt att avropet endast avser exempelroller som omfattas av leverantörens anbud i upphandlingen. Leverantören behöver emellertid inte acceptera avrop eller lämna anbud om den har godtagbara skäl. Som godtagbara skäl räknas att leverantören
p.g.a. andra åtaganden inte förfogar över tillräckliga resurser då avropet genomförs, att leverantören är förhindrad att lämna ett konkurrenskraftigt avropssvar utifrån hur avropsförfrågan är utformad eller att leverantören är föremål för omständigheter enligt 1.14 Force Majeure i ramavtalet. Om leverantören inte avser acceptera avrop eller lämna anbud ska den meddela den avropande myndigheten och ange anledningen till detta snarast, dock senast sista anbudsdagen.
Avropande myndigheter får undanta en leverantör från att lämna avropssvar om
a) leverantören avböjer att lämna avropssvar eller anbud utan att ha godtagbara skäl enligt 0 i ramavtalet; eller
b) leverantören avböjer att lämna avropssvar eller anbud vid minst två tillfällen i följd till myndigheten, förutsatt att avropet endast avser exempelroller som omfattas av leverantörens anbud i ramavtalsupphandlingen.
4.2.1.1 Frågor och svar under anbudstiden
Då frågor och förtydliganden kan behöva hanteras för att leverantörerna ska kunna lämna avropssvar måste den avropande myndigheten ange hur frågor ska hanteras i avropsförfrågan (t.ex. genom att ange en e-postadress för frågor eller via elektroniskt upphandlingsverktyg). Av likabehandlingsskäl ska svar på frågor som ställts till myndigheten skickas till alla ramavtalsleverantörer.
4.2.1.2 Utvärdering
Anbuden från ramavtalsleverantören öppnas först efter tidsfristen för inlämnandet har gått ut. Den avropande myndigheten utvärderar de inkomna anbuden utifrån de i avropet beskrivna utvärderingskriterierna.
4.2.1.3 Tilldelning
Den avropande myndigheten ska meddela de leverantörer som lämnat avropssvar om beslut som fattats om val av leverantör. Avropet avslutas och regleras genom att skriftligt kontrakt upprättas och tecknas mellan leverantören och den avropande myndigheten.
4.2.1.4 Frivillig avtalsspärr
Den avropande myndigheten kan välja om den vill tillämpa s.k. frivillig avtalsspärr vid den förnyade konkurrensutsättningen. Innebörden av den frivilliga avtalsspärren är att myndigheten inte tecknar kontrakt förrän tio kalenderdagar efter fattat tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet kan överprövas under de 10 dagarna. Observera att avtalsspärrens första dag är dagen efter att tilldelningsbeslutet meddelats och att sista dag inte får vara helgdag/röd dag – då blir sista dag nästföljande vardag. Om ingen överprövning inkommer till Förvaltningsrätten tecknas kontrakt därefter. Blir tilldelningsbeslutet överprövat följer det den vanliga rättsliga processen för det. Om den avropande myndigheten tillämpar frivillig avtalsspärr kan kontraktets giltighet inte överprövas efter de 10 dagarna. I de fall den avropande myndigheten väljer att inte tillämpa frivillig avtalsspärr kan kontraktets giltighet överprövas i sex månader.
4.2.2 Utvärderingskriterier vid förnyad konkurrensutsättning
Det är den avropande myndigheten som anger, utifrån sina behov, vilka krav som gäller vid avropet och vilka utvärderingskriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontrakt. I avropsförfrågan bör den avropande myndigheten tydligt beskriva vilka krav som gäller för avropet, vilken vikt som utvärderingskriterierna har och hur utvärderingen av anbuden kommer att gå till så att ramavtalsleverantörerna behandlas lika och har en möjlighet att lämna anbud på samma villkor.
Observera att timpriserna för de tjänster som erbjuds i den förnyade konkurrensutsättningen, nivå 1-4, inte får överskrida priserna i ramavtalet.
Vid avrop med förnyad konkurrensutsättning kan följande kriterier för tilldelning av kontrakt komma att användas: pris och kvalitet (t.ex. funktion som beskrivning av förväntat resultat eller användarvänlighet, kompetens och erfarenhet hos nyckelpersoner för uppdraget, kundnöjdhet samt leveranstid för tjänster).
Den avropande myndigheten har möjlighet att i avropsförfrågan begära hur uppfyllandet av tilldelningskriterierna ska bevisas. Detta kan exempelvis göras genom anbudspresentationer, intervjuer och referenstagning.
Hur utvärdering av avropssvar går till specificeras närmare i avropsförfrågan.
Tänk på!
Det kan vara en fördel att i avropsförfrågan beskriva hur tilldelning kommer att genomföras om flera anbud erhåller det högsta utvärderingsresultatet. Det kan exempelvis ske genom att vid lika utvärderingsresultat tilldela den leverantör som haft högst poäng inom ett utpekat utvärderingskriterium. Lottning kan också förekomma.
4.2.3 Pris vid förnyad konkurrensutsättning
Priset för hela eller delar av uppdraget kan exempelvis anges som:
• Löpande räkning – leverantören får betalt per arbetad timme enligt överenskommet timpris.
• Löpande räkning med risk & reward – leverantören får betalt per arbetad timme enligt överenskommet timpris upp till en förutbestämd nivå. Blir leveransen slutförd innan nivån, så delar kund och leverantör på besparingen och på samma sätt delar man på överskjutande kostnad om förutbestämd nivå skulle överstigas.
• Fast pris – ett totalpris för den överenskomna leveransen.
Den avropande myndigheten har också möjlighet att komplettera prismodeller med ett bonussystem för bra kvalitet under kontraktstiden, d.v.s. ge leverantören en fastställd bonusutbetalning om tjänsten utförts särskilt väl, t.ex. genom snabba leveranstider, hög kundnöjdhet eller annat där kvalitetsnivån på tjänsten kan mätas i efterhand.
Den avropande myndigheten kan välja vilken prismodell som passar bäst i det specifika avropet. Vilken prismodell som tillämpas och eventuell fastställd bonusutbetalning ska framgå i den förnyade konkurrensutsättningen.
Vid prismodeller som baseras på löpande räkning gäller timpriserna i ramavtalet som takpriser,
d.v.s. leverantören kan i sitt anbud lämna lägre priser men aldrig högre. Om myndigheten väljer att använda fast pris i sitt avrop kan myndigheten välja att kräva redovisning av timmar.
Om den avropande myndigheten genomfört en förnyad konkurrensutsättning med takpris utan att det inkommit några anbud har myndigheten möjlighet att genomföra en förnyad konkurrensutsättning med oförändrade förutsättningar men utan takpris.
4.2.3.1 Pris för kompetensnivå 5 och egenformulerad roll
Pris för tjänster avseende kompetensnivå 5 och/eller egenformulerade roller lämnas endast vid förnyad konkurrensutsättning. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx begränsas därmed inte till några takpriser vid lämnande av anbud om förfrågan avser kompetensnivå 5 eller av den avropande myndigheten egenformulerade roller.
4.2.3.2 Prisjustering
Priserna i ramavtalet är fasta under de första elva månaderna räknat från sista anbudsdag (2022-05- 02). Under månad 12 genomför Inköpscentralen en första justering. De nya priserna får börja tillämpas efter det närmast följande kalendermånadsskiftet. Därefter justerar Inköpscentralen priserna var tolfte månad.
Prisförändringen får motsvara förändringen av Statistiska Centralbyråns index Labour Cost Index för tjänstemän (LCI tjm) preliminärt index, SNI2007 - kod J ”Informations- och
kommunikationsverksamhet”. Baskvartal är det kvartal när ramavtalet träder i kraft.
Inköpscentralen meddelar leverantören när prisjustering har skett och vilka de nya priserna är.
Ytterligare villkor och förutsättningar för prisjustering framgår av avsnittet Priser och rätt till ersättning – Prisändringar i ramavtalet.
Under avsnitt Priser och rätt till ersättning - Prisändringar i de allmänna kontraktsvillkoren framgår hur prisjusteringar ska hanteras i ingångna kontrakt när avrop genomförts genom en förnyad konkurrensutsättning. Vid avrop genom dynamisk rangordning får priserna inte justeras.
Tänk på!
Timpriserna kommer uppdateras den 1 maj varje år. Aktuella priser kommer framgå av bilaga B – Efterfrågat resursbehov (dynamisk rangordning) som finns under stöddokument på ramavtalets webbsida. Kontrollera att ni alltid har den senaste versionen av bilaga B inför avrop.
4.3.1 Avropsförfrågans innehåll och omfattning
I avropsförfrågan ska det framgå om avropet genomförs genom rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. Den avropande myndigheten ska också ange om avropet gäller ett resursuppdrag eller projektuppdrag. Se avsnitt 2.1 för definition.
Avropsförfrågan gällande resursuppdrag bör minst innehålla:
• Uppdragsbeskrivning och beskrivning av konsultkompetensen som efterfrågas (kravspecifikation) inklusive tidplan/schema
• Efterfrågad volym (ifylld bilaga B – Efterfrågat resursbehov (dynamisk rangordning))
• Prismodell
• Utvärderingsmodell
• Start- och slutdatum för resursuppdraget
• Sista dag för avropssvar
Avropsförfrågan gällande projektuppdrag bör minst innehålla:
• Beskrivning av förväntat resultat och förutsättningar för uppdraget
• Ramar för hur leverantören ska utforma uppdragsbeskrivningen i anbudet (t.ex. fastslagna rubriker eller vad beskrivningen minst ska omfatta)
• Prismodell
• Utvärderingsmodell
• Förväntad leveransdag
• Villkor för leveransgodkännande
• Sista dag för avropssvar
Den avropande myndigheten utformar avropsförfrågan på egen hand utifrån avropets specifika behov. Under stöddokument på ramavtalets webbsida finns en mall för avropsförfrågan avseende resursuppdrag.
4.3.2 Personuppgifter, informationssäkerhet och säkerhetskrav vid avrop
I samband med avrop av IT-konsulttjänster kan det finnas skäl till att titta extra på hantering av personuppgifter och informationssäkerhet.
4.3.2.1 Personuppgifter och informationssäkerhet
Om leverantören ska behandla personuppgifter för avropande myndighet i ett uppdrag ska ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) upprättas mellan myndigheten (personuppgiftsansvarig) och leverantören (personuppgiftsbiträde). PUB-avtalet ska innehålla instruktioner om hur behandlingen får utföras och vilka informationssäkerhetskrav som gäller.
Med fördel kan SKRs stödmaterial användas, bl.a. mall för PUB-avtal, se SKRs webbsida. Om inte mallen används kan SKRs checklista för PUB-avtal användas.
I samband med avrop ska den avropande myndigheten ange vad som gäller avseende leverantörens överföring av uppgifter till tredje land. Den avropande myndigheten kan välja ett av tre angivna alternativ eller formulera ett eget alternativ i PUB-avtalet, se avsnitt Sekretess, informationssäkerhet och personuppgifter i de allmänna kontraktsvillkoren och kontraktsvillkoren. Om inget alternativ anges, gäller angivet alternativ 2.
4.3.2.2 Säkerhetskrav
Avropande myndighet och leverantören ska teckna ett säkerhetssyddsavtal för att ett uppdrag inom en säkerhetskänslig verksamhet eller som omfattar säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter ska kunna påbörjas. Berörda personer hos leverantörer och underleverantörer ska genomgå en säkerhetsprövning och en eventuell registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) och säkerhetsskyddsförordningen (2021:955). För stöd kring hur reglerna ska tolkas och tillämpas, se Säkerhetspolisens vägledning om Säkerhetsskyddad upphandling på SÄPOs webbsida.
För mer information, se även avsnitt Säkerhetskrav i de allmänna kontraktsvillkoren och kontraktsvillkoren.
4.3.3 Rätt till uppdragsresultat
I samband med avrop ska avropande myndighet ange vilken rätt till uppdragsresultat som myndigheten har behov av, i den mån sådant resultat uppstår med anledning av uppdraget. Den avropande myndigheten kan välja att rätten till uppdragsresultatet ska tillfalla den enligt ett av tre
angivna alternativ, se 1.2.4 Rätt till uppdragsresultat i de allmänna kontraktsvillkoren och kontraktsvillkoren. Om inget av alternativen anges i samband med avrop ska alternativ b) gälla.
Ramavtalets timpriser innefattar administrativa kostnader, utrustning och förbrukningsartiklar som behövs för uppdragets genomförande, eventuella resekostnader, logi, restid till och från den avropande myndigheten samt eventuella traktamenten. Semesterersättning betalas inte ut.
Priser baseras på att arbete utförs på helgfria vardagar 07:00 – 19:00. Arbete på annan tid får utföras endast på begäran av den avropande myndigheten.
Minsta debiterbara tid för möten på plats hos den avropande myndigheten är en halv dags arbete (fyra timmar) om inte myndigheten och leverantören har kommit överens om annat.
I de fall den avropande myndigheten begär att arbete ska utföras utanför den normala arbetstiden,
d.v.s. mellan kl. 07.00 och 19.00 helgfria vardagar, ska leverantörens ersättning vara enligt nedan.
1. För arbete mellan 06.00 och 07.00 samt mellan 19.00 och 21.00 på helgfria vardagar multipliceras kontrakterat timpris med 1,5.
2. För övrigt tid, d.v.s. arbete mellan kl. 21.00 och 06.00 på helgfria vardagar samt arbete under helger multipliceras kontrakterat timpris med 2.
I uppdrag som inkluderar beredskap ska leverantörens ersättning för arbete eller beredskap utanför den normala arbetstiden framgå av kontraktet.
Fakturering ska ske elektroniskt enligt Peppol BIS Billing 3 eller av SFTI senast rekommenderade meddelandeversion.
Vad fakturan ska innehålla framgår av avsnitt Fakturering och förfallotid i allmänna kontraktsvillkor och kontraktsvillkor. En faktura förfaller inte till betalning förrän den uppfyller kraven på fakturan.
Leverantören ska skicka fakturan till myndigheten senast en månad efter leveransdatum.
Fakturan ska även omfatta de delar av uppdraget som utförts av eventuella underleverantörer. Fakturor får inte överlåtas eller pantsättas utan att myndigheten har godkänt det skriftligt.
Leverantören ska kreditera upplupna viten vid nästkommande fakturatillfälle.
För övriga avtalsvillkor gällande t.ex. byte av konsult, förändring av uppdrag, överlämning av uppdragsresultat, brott mot kontrakt samt ansvar och ansvarsbegränsningar, se de allmänna kontraktsvillkoren respektive kontraktsvillkoren.
Inköpscentralen arbetar aktivt med att följa upp ingångna ramavtal för att säkerställa att Inköpscentralen och myndigheterna erhåller utlovad kvalitet. Om leverantören inte lever upp till sina åtaganden kan de sanktioner som anges i ramavtalet komma att tillämpas.
De leverantörer som Inköpscentralen har ingått ramavtal med är införstådda med detta och ska medverka vid Inköpscentralens uppföljning.
Om en leverantör inte uppfyller sina åtaganden enligt ramavtalet eller missköter sig på annat sätt är det viktigt att myndigheterna tar kontakt med Inköpscentralen och informera oss om detta.
9 Bilageförteckning för avropsstöd
• Avropsvägledning (detta dokument)
• Mall för avropsförfrågan resursuppdrag (förnyad konkurrensutsättning)
• Bilaga A – Kompetensområden och exempelroller
• Bilaga B – Efterfrågat resursbehov (dynamisk rangordning)