Stadgar för Kvarkenrådet - Europeisk Gruppering för Territoriellt Samarbete
Antagna på konstituerande mötet för Kvarkenrådet EGTS den 2.10.2020 och godkända genom elektroniskt signerat protokoll.
Stadgar för Kvarkenrådet - Europeisk Gruppering för Territoriellt Samarbete
§1 Verksamhetens struktur och namn
Verksamhetsformen och juridiska personen för Kvarkenrådets verksamhet är en Europeisk Gruppering för Territoriellt Samarbete (Lag om en europeisk gruppering för territoriellt samarbete 1340/2015).
I stadgarna förkortas Kvarkenrådets Europeisk Gruppering för Territoriellt Samarbete med ”Kvarkenrådet”.
Det officiella namnen på de olika språken är:
• Svenska: Kvarkenrådet - Europeisk Gruppering för Territoriellt Samarbete och förkortas Kvarkenrådet EGTS
• Finska: Merenkurkun neuvosto - Eurooppalainen alueellisen yhteistyön yhtymä och förkortas Merenkurkun Neuvosto EAYY
• Engelska: Kvarken Council - European Grouping of Territorial Cooperation och förkortas Kvarken Council EGTC.
§ 2 Hemort och verksamhetsområde
Kvarkenrådets hemort är Vasa och dess verksamhetsområde är i Kvarkenregionen i Norden.
§ 3 Tillämpad lagstiftning
Finsk lagstiftning tillämpas på Kvarkenrådets verksamhet.
§ 4 Vision
Kvarkenrådet skall verka för att regionen skall vara en föregångsregion för den Europeiska och Nordiska sammanhållningspolitiken inom de områden som framkommer i dessa stadgar.
411670_v2
Kvarkenrådet skall verka för att Kvarkenregionen vidareutvecklas som en funktionell, konkurrenskraftig och väl integrerad gränsregion, i norra delen av Östersjöregionen, med god transportinfrastruktur och goda kommunikationer både internt och mot övriga världen och med en aktiv roll i det nordiska och europeiska samarbetet och att Kvarkenrådet EGTS är en av Nordiska ministerrådets godkända gränskommittéer.
Kvarkenrådet skall även verka för att transportnätet och noderna i regionen skall utgöra en del av Europeiska Unionens prioriterade transportnätverk.
§ 5 Syfte och verksamhetsformer för Kvarkenrådet
Kvarkenrådets syfte är:
- att verka för att främja integrationen inom regionen;
- att främja en arbetsmarknadsintegration i regionen;
- att främja samverkan över Kvarken mellan såväl offentliga myndigheter och organisationer som privata företag, organisationer och föreningar;
- att minska och eliminera gränshinder;
- att tillvarata regionens förutsättningar och främja regionens utveckling inom främst följande områden:
• näringsliv;
• kommunikationer och transportinfrastruktur;
• forskning och utveckling samt utbildning;
• kultur;
• bärkraftiga energilösningar;
• miljö, avfalls- och återvinningsfrågor;
• turism;
• idrott;
• barn och unga;
• hälso- och sjukvård.
Kvarkenrådet EGTS skall säkerställa att alla dess uppgifter och åtaganden faller inom respektive medlems kompetens i enlighet med nationell lagstiftning.
Syftet med Kvarkenrådet är ej att bereda ekonomisk vinning åt medlemmarna.
Kvarkenrådet kan även upprätthålla operativ gränsöverskridande verksamhet och intressebevakning inom och utanför regionen gällande de uppgifter som framgår av stadgarna eller årsmötesbeslut.
Verksamhetsformerna innebär bl.a. etablerande av nätverk
• för att förbättra forsknings- och innovationsinfrastrukturen och kapaciteten att utveckla spetskompetens inom forskning och innovation samt främja kompetenscentrum,
• för att utveckla och förbättra miljövänliga och koldioxidsnåla transportsystem, sjötransporter, hamnar och multimodala förbindelser och flygplatsinfrastruktur genom vilka främjas hållbar regional och lokal rörlighet,
411670_v2
• för att stödja kapaciteten för SMF att växa på regionala, nationella och internationella marknader samt delta i innovationsprocesser, och
• för att investera i utbildning och i vidareutbildning, inklusive yrkesutbildning för färdigheter och livslångt lärande genom utveckling och genomförande av gemensamma system för utbildning och yrkesutbildning.
Kvarkenrådet kan även fungera som central aktör i implementeringen av i regionen förekommande europeiska och nordiska gränsregionala samarbetsprogram eller andra motsvarande program med uppgifter såsom sekretariat eller ledande stödmottagare i EU:s Interregprogram genom beslut av Sveriges eller Finlands vid varje tillfälle behörig myndighet.
Kvarkenrådet fullföljer sitt syfte genom att arrangera seminarier, informations- och diskussionstillfällen, genom att bedriva icke-vinsteftersträvande projektverksamhet och utredningar samt genom att bedriva informations- och publikationsverksamhet.
Kvarkenrådets kansli kan ge råd och medverka vid ansökningar, biträda med partnerskapsfrågor och ge information om EU - beslut och program till medlemmar i Kvarkenrådet.
§ 6 Medlemskap
Såsom medlem i Kvarkenrådet kan godkännas offentliga juridiska personer/organisationer som vill främja Kvarkenrådets syfte och som uppfyller kraven i förordningens (EU nr1302/2013) artikel 3, punkt 1.
Medlemskap beviljas av styrelsen på ansökan genom enhälligt beslut, varvid även medlemskategori fastställs, och medlemskapet anmäls av grupperingen i enlighet med förordningens (EU nr1302/2013) artikel 4, punkterna 6 och 6a.
Medlemskapet fastställs slutgiltigen när behörig myndighet på nationell nivå godkänt meddelandet om inträde enligt artikel 4 i ovanämnda förordning.
Medlem från Norge kan godkännas i enlighet med kraven i förordningens (EU nr1302/2013) artiklarna 3 och 3a sedan norska staten för Norges del gett sitt medgivande.
Kvarkenrådet har följande medlemskategorier:
• Huvudmedlemmar – medlem med rätt till styrelseplats och rösträtt på årsmötet enligt invånarantal enligt § 9
• Kommunmedlemmar – medlemmar med rösträtt på årsmötet enligt invånarantal enligt § 9
• Organisationsmedlemmar – organisationsmedlemmar med rösträtt enligt
411670_v2
§ 9
§ 7 Medlemsavgift
Medlemsavgiften för följande verksamhetsperiod fastställs årligen av ordinarie årsmöte eller grundande möte enligt följande principer:
Huvudmedlemmar:
Medlemsavgiftens storlek fastställs av årsmötet och den kan vara olika stora för respektive huvudmedlemmar.
Kommunmedlemmar:
Medlemsavgiftens storlek fastställs av årsmötet och den kan vara av olika storlek för olika kommunmedlemmar.
Organisationsmedlemmar:
Medlemsavgiftens storlek fastställs av årsmötet och den kan vara av olika storlek för olika organisationsmedlemmar.
Medlemsavgiften skall efter fakturering i sin helhet inbetalas till Kvarkenrådet inom två månader efter att faktura erhållits. Vid försenad inbetalning skall dröjsmålsränta erläggas enligt gällande räntelag.
§ 8 Samverkande parter
Styrelsen för Kvarkenrådet kan inbjuda statliga myndigheter och andra organisationer, som av lag eller annan förordning inte tillåts eller av andra skäl inte kan vara medlem i Kvarkenrådet, att som samverkande parter eller på annat sätt som överenskommes, delta i det arbete som sker inom Kvarkenrådet.
§ 9 Rösträtt, närvarorätt och yttranderätt vid ordinarie och extra årsmöte.
Huvudmedlemmar har rösträtt och röstetal i förhållande till invånarantal enligt följande:
1. Regioner och landskap: 1 röst för varje påbörjat 50 000-tal invånare:
- Region Västerbotten 6 röster
- Mellersta Österbotten förbund 2 röster
- Södra Österbottens förbund 4 röster
- Österbottens förbund 4 röster
2. Kommuner: 2 röster för varje påbörjat 40 000-tal invånare:
411670_v2
- Jakobstad 2 röster
- Karleby 4 röster
- Örnsköldsvik 4 röster
- Seinäjoki 4 röster
- Vasa 4 röster
- Umeå 8 röster
För kommunmedlemmar bestäms antalet röster enligt invånarantal på följande sätt:
< 10 000 invånare 1 röst
10 001 – 50 000 invånare 2 röster
>50 000 invånare 3 röster
Övriga offentligrättsliga organisationsmedlemmar har en (1) röst var.
Årsmötet beslutar i övrigt med enkel majoritet om andra personers närvaro- och yttranderätt vid årsmötet.
Rösträtten utövas via ombud utsedda av medlemmarna så att varje ombud använder högst två (2) röster inklusive sin egen. Ombuden skall ha skriftlig fullmakt för att kunna utöva sin rösträtt.
§ 10 Utträde ur Kvarkenrådet
Meddelande om utträde ur Kvarkenrådet skall göras skriftligen till Kvarkenrådets styrelse eller styrelsens ordförande eller genom att vid årsmötet anmäla detta för anteckning i protokollet.
En medlems utträde ur Kvarkenrådet sker 12 månader efter att meddelande därom getts. Sker utträdet senare än sex månader före nytt verksamhetsår skall hela medlemsavgiften erläggas för utträdesåret, i annat fall skall halva medlemsavgiften erläggas för utträdesåret. Medlem som utträder skall erlägga eventuell till betalning förfallen medlemsavgift.
Grupperingens medlemmar är, även sedan deras medlemskap i grupperingen har upphört, fortsatt ansvariga för skyldigheter som uppkommit i samband med grupperingens verksamhet under den tid de var medlemmar.
§ 11 Uteslutning av medlem ur Kvarkenrådet
411670_v2
Medlem som ej iakttagit sina förpliktelser mot Kvarkenrådet eller som skadar Kvarkenrådet eller motarbetar dess ändamål eller intressen, kan uteslutas ur Kvarkenrådet.
För uteslutning av medlem erfordras beslut av minst 2/3 av vid ordinarie eller extra årsmöte närvarande röstberättigade representanter. Sådant beslut skall föregås av överläggning mellan medlemmen och styrelsen för Kvarkenrådet.
Uteslutningen träder ikraft omedelbart efter beslutet. Utesluten medlem skall erlägga eventuell till betalning förfallen medlemsavgift och äger ej återfå betald avgift.
§ 12 Verksamhetsplaner
För Kvarkenrådets verksamhet skall finnas en 3-årig strategiplan som fastställs av ordinarie årsmöte och en 1-årig handlingsplan som fastställs av styrelsen.
Planerna skall i så stor utsträckning som möjligt harmoniseras med respektive regions egna utvecklingsplaner beträffande gränsregionala strategier, samt vara i överensstämmelse med Nordiska Ministerrådets övergripande mål och prioriteringar för det gränsregionala samarbetet. De stödberättigade aktiviteter för gränsregionalt samarbete som fastställs av Europeiska Unionen skall även beaktas i planerna.
§ 13 Verksamhetens finansiering
Kostnaderna för medlemmarnas och samverkande parters deltagande i ordinarie årsmöten och extra årsmöten (arvoden, resor och traktamenten etc) skall ske på respektive medlem/samverkande parts egen bekostnad.
Kostnaderna för styrelsemöten (arvoden, resor och traktamenten etc) och för Kvarkenrådets organisation finansieras av Kvarkenrådet enligt budget som fastställs av ordinarie årsmöte.
Extra årsmöte kan genom beslut av minst 3/4 av vid möten närvarande röstberättigade representanter besluta om uttagande av särskild avgift från medlemmarna för täckande av kostnader som ej inryms i den av ordinarie årsmöte fastställda budgeten.
Bestämmelserna i § 7 angående fördelning av avgiften skall därvid tillämpas.
Kostnaderna för projekt, utredningar etc, som Kvarkenrådet bedriver, finansieras på sätt som styrelsen beslutar.
§ 14 Verksamhets- och räkenskapsperiod
411670_v2
Kvarkenrådets verksamhetsperiod, tillika räkenskapsperiod, är 1.1.–31.12.
§ 15 Språk
Kvarkenrådets språk är svenska, finska och engelska. Erforderlig tolkning och översättning mellan språken beslutas av Kvarkenrådets styrelse.
Beslutanderätten kan delegeras.
§ 16 Årsmöte
Årsmötet är Kvarkenrådets högsta beslutande organ
Ordinarie årsmöte skall hållas före maj månads utgång och utgör årskonferens. Vid årsmötet skall följande ärenden behandlas;
• Öppnande av mötet;
• Val av ordförande och sekreterare för mötet;
• Fastställande av röstlängd;
• Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare;
• Konstaterande av mötets laglighet och beslutsförhet;
• Fastställande av föredragningslistan;
• Föredragning av styrelsens årsberättelse och bokslutet avseende föregående verksamhetsår;
• Föredragning av revisionsberättelsen;
• Beslut om fastställande av bokslutet;
• Beslut om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och andra ansvarsskyldiga;
• Mötesarvoden och övriga ersättningar till styrelsen fastställs;
• Fastställande av budgeten och medlemsavgifterna;
• Val av revisor;
• Val av valberedning;
• Förslag till styrelsen kring tillsättande av utskott, kommittéer och delegationer för särskilda uppdrag;
• Bestämmande av plats för nästa ordinarie årsmöte;
• Behandling av inkomna förslag från styrelsen och från medlemmar.
Härutöver skall vid behov följande frågor förekomma:
• Fastställande av strategiplanen (enligt § 12)
• Fastställande av antalet medlemmar i styrelsen (enligt § 19)
• Val av styrelsemedlemmar och suppleanter (enligt § 19)
• Val av ordförande och vice ordförande i styrelsen (enligt § 19)
411670_v2
Ärende som medlem önskar hänskjuta till årsmöte skall skriftligen lämnas till styrelsen senast två månader före mötet.
Beslut vid årsmöte fattas med enkel majoritet och med utslagsröst för ordföranden om inte annat för särskilt ärende anges i lag eller i dessa stadgar. Omröstning sker öppet, förutom vid val då sluten omröstning sker.
§ 17 Extra årsmöte
Extra årsmöte sammankallas av styrelsen vid behov. Extra årsmöte skall även sammankallas om röstberättigad medlem så skriftligen kräver och denna framställan understöds av minst 20 % av det totala röstetalet inom Kvarkenrådet EGTS. I den skriftliga framställan skall anges ärende som skall behandlas vid extra årsmötet. Kallelse skall därvid skickas senast 21 dagar efter att begäran inkommit till Kvarkenrådets kansli.
§ 18 Kallelse till årsmöte
Kallelse till Kvarkenrådets årsmöte skall skickas per brev eller e-post till medlemmarna minst två och högst fyra veckor före möten. I kallelsen skall anmälas vilka ärenden som skall behandlas. Annat ärende får inte tas upp till behandling.
§ 19 Styrelse
Årsmötet väljer en styrelse bestående av minst 8 och högst 22 medlemmar samt personliga suppleanter för var och en av dessa. Medlemmarna och suppleanterna i styrelsen skall företräda huvudmedlemmarna och skall väljas så att de så jämnt som möjligt är fördelade mellan de olika nationer, som huvudmedlemmarna har hemhörighet i.
Styrelsemedlemmarna och suppleanterna utses för 4 år och väljs för respektive lands kommunalvalsperiod.
Ordförande och viceordförande för styrelsen väljs av årsmötet för en mandatperiod om två (2) år bland styrelsens medlemmar. Ordföranden och viceordföranden skall vara av olika nationalitet. Ordförandeskapet och viceordförandeskapet skall alternera mellan länderna.
Avgår styrelsemedlem eller suppleant under verksamhetsåret, förrättas fyllnadsval för återstående period av nästföljande ordinarie eller extra årsmöte.
Suppleanterna skall underrättas om tid och plats för styrelsens sammanträde samt tillsändas motsvarande handlingar som de ordinarie styrelsemedlemmarna får.
411670_v2
Styrelsen är beslutför då ordförande eller viceordförande samt minst hälften av medlemmarna eller suppleanterna är närvarande.
Varje styrelsemedlem har en röst. Beslut i styrelsen fattas med enkel majoritet och med utslagsröst för ordföranden om inte annat för särskilt ärende anges i dessa stadgar.
Omröstning sker öppet, förutom vid val och tjänstetillsättning då sluten omröstning sker. Vid lika röstetal avgör då lotten.
Styrelsen ansvarar för Kvarkenrådets organisation och förvaltning, samt bereder frågor som skall behandlas vid årsmöte och verkställer årsmötets beslut.
Styrelsen skall varje år före februari månads utgång till Kvarkenrådets revisor överlämna räkenskaper och styrelsens protokoll för det gångna året samt före mars månads utgång avge årsredovisning för samma år.
Vid styrelsens sammanträden skall protokoll föras på ordförandens ansvar och förutom av ordföranden justeras av en vid sammanträdet närvarande styrelsemedlem eller suppleant. Styrelsemedlem har rätt att få avvikande mening noterad till protokollet. Om styrelsemedlem önskar bifoga skriftlig kommentar till sitt ställningstagande skall han/hon meddela detta innan mötet avslutas. Sådan skriftlig kommentar skall ha inkommit till Kvarkenrådets kansli senast en vecka efter sammanträdet.
§ 20 Utskott, kommittéer och delegationer
Styrelsen kan tillsätta utskott, kommittéer och delegationer för särskilda uppdrag och uppgifter. Medlemmarna utser själva representanter till de olika utskotten, kommittéerna och delegationerna.
Dessas mandatperiod fastställs av styrelsen.
Dessas uppgifter är att föreslå åtgärder för styrelsen och årsmötet för verkställande.
§ 21 Valberedning
Årsmötet utser en valberedning bestående av 6 medlemmar. Valberedningens medlemmar utser inom sig en ordförande.
Valberedningen skall av huvudmedlemmarna inhämta förslag till kandidater till styrelsen.
411670_v2
På basis av nominerade kandidater har valberedningen till uppgift lämna förslag på styrelsemedlemmar och suppleanter vid val av styrelse.
§ 22 Jäv
Styrelsemedlem eller annan företrädare för Kvarkenrådet får inte handlägga fråga rörande avtal eller liknande mellan honom och Kvarkenrådet eller sådan fråga mellan Kvarkenrådet och utomstående om han/hon i frågan har ett väsentligt intresse som kan vara stridande mot Kvarkenrådets stadgar eller målsättningar. Med avtal jämställs rättegång eller annan talan.
§ 23 Förvaltningsorganisation/kansli
Kvarkenrådet skall ha ett kansli bestående av en chef samt övriga personella resurser som styrelsen beslutar om inom ramen för budgeterade medel. Chefen för Kvarkenrådet tituleras direktör.
Styrelsen beslutar om anställning och entledigande av direktören samt om dennes anställningsvillkor.
Direktören ansvarar för att samordna och leda Kvarkenrådets löpande verksamheten, anställer kanslipersonal inom budgeterade ramar samt projektledare och övrig projektpersonal inom ramen för beslutade projekt.
§ 24 Firmateckning
Firman för Kvarkenrådet tecknas av styrelsen gemensamt eller av styrelsens ordförande och vice ordförande tillsammans samt av den eller de personer som styrelsen utser.
§ 25 Revision
För granskning av Kvarkenrådets räkenskaper och styrelsens förvaltning utser årsmötet en auktoriserad revisor med ersättare.
Revisorn skall före april månads utgång avge revisionsberättelse för senast förflutna räkenskapsår.
§ 26 Ändring av stadgarna
Beslut om ändring av dessa stadgar fattas av årsmötet med en majoritet om minst 2/3 av vid årsmötet närvarande röstberättigade representanter.
411670_v2
För att en ändring av stadgarna eller grundavtalet skall träda i kraft krävs i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1302/2013 av den 17 december 2013, artikel 4 punkt 6 att behörig myndighet i Finland, där grupperingen har sitt registrerade säte, godkänner ändringen, samt behörig myndighet i Sverige godkänner ändringen.
§ 27 Regler för upplösning med angivande av vad som skall ske med kvarvarande tillgångar.
Beslut om upplösning av Kvarkenrådet fattas av ordinarie eller extra årsmöte med en majoritet om minst 3/4 av vid årsmötet närvarande röstberättigade representanter.
Vid upplösning av Kvarkenrådet skall årsmötet besluta om användning av kvarvarande tillgångar så att det främjar Kvarkenrådets syften.
§ 28 Tvist
Tvist mellan medlemmarna rörande Kvarkenrådet, vilken inte kan lösas av Kvarkenrådets egna organ, skall avgöras av allmän domstol på Kvarkenrådets hemort om inte annat följer av gällande tvingande lagstiftning i Finland.
§29 Huvudmedlemmar vid grundandet av Kvarkenrådet - Europeisk Gruppering för Territoriellt Samarbete
Följande organisationer har ingått avtal om grundandet av Kvarkenrådet EGTS:
• Region Västerbotten
• Österbottens förbund
• Mellersta Österbottens förbund
• Södra Österbottens förbund
• Vasa stad
• Seinäjoki stad
• Karleby stad
• Jakobstad stad
• Örnsköldsvik kommun
411670_v2
• Umeå kommun