Kontrollera om behovet kan uppfyllas på annat sätt än genom upphandling
Beställare och Inköpssektionen
Behov av upphandling
Föra in behovet i Upphandlingsplan
Upphandlingschef
Tilldela ärendet
Upphandlingschef
Kontrollera om behovet kan uppfyllas på annat sätt än genom upphandling
Upphandlare
Utkräva enhetsbeslut
Upphandlare, Bidragsägare och Prefekt
Ta ut diarienummer
Upphandlare
FC-beslut
Identifiera möjliga intressenter
Upphandlare och Beställare
Formera referensgrupp för upphandlingen
Upphandlare och Beställare
Informera om riskerna med jävssituationer
Upphandlare
Upphandlare, Inköpssamordnare
Fastställa en tidplan för upphandlingen
Upphandlare och Referensgrupp
Upphandlare, Avtalscontroller,
Göra erforderliga analyser
Beställare, Sakkunnig, Nuvarande leverantör
Upphandlare,
Välja upphandlings- förfarande
Beställare, Sakkunnig
Beställare och
Utforma kravspecifikation
Sakkunnig i samråd med Upphandlare
Slutgranska FFU
Utforma FFU
Upphandlare i samråd med Beställare
Upphandlare och Upphandlingschef
Ev. revidera efter slutgranskning
Upphandlare, Referensgrupp och Upphandlingschef
Annonsera/ publicera FFU
Upphandlare och Beställare
Göra formell prövning
Upphandlare
Utvärdera
Upphandlare och Referensgrupp
Inköpssektionen ger rekommendation om val av leverantör. Beslut tas normalt i konsensus mellan Inköpssektion och Beställare. Om parterna är oense dokumenteras Inköpssektionens
rekommendation och
Tilldela
Beställaren har beslutanderätten.
Efter tilldela
Upphandlare
Lämna ut handlingar (på begäran)
Upphandlare, Upphandlingsjurist
Ta ställning vid ev. överprövning
Upphandlare, Upphandlingsjurist
Kontakta Förvaltningsrätten
Upphandlare
Upphandlare, Beställare,
Ta fram avtal
Upphandlingsjurist, Leverantör
Teckna avtal
Förvaltningschef, Prefekt, Xxxxx behörig person
Arkivera handlingar
Upphandlare
Registrera avtalet/ leverantören
Uppdatera Stockholms universitets upphandlingsplan
Upphandlare och Referensgrupp
Ev. begära tullfrihet (gäller objekts- upphandling)
Prefekt och Upphandlare
Möjliggöra beställning i
e-handelsportalen
Team E-handel
Lägga in påminnelse
Kommunicera avtal (gäller främst ramavtal)
Inköpssamordnare och Upphandlare
Upphandlare
Följa upp samt förvalta avtal
Avropa/Beställa
Inköpssamordnare och Beställare
Förlänga avtalet/ Säga upp avtalet
Se separat process
Behov av upphandling tillfredsställt
Behov inkommer eller identifieras av Inköpssektionen
Behov som inkommer förmedlas till Upphandlingschef |
Upphandlingsplan
Upphandlare
Upphandlingschef mailar till upphandlare och uppdaterar Upphandlingsplan |
Finns avtal? Lokalt, eller hos xxxxxx.xx |
Kontakta registrator för att få ett dnr. |
Kontrollera om fler berörs av avtalet och som därför bör kontaktas |
Referensgrupp ska avspegla de grupper som har behov av avtalet |
Meddela upphandlings-
system- administratör
Tidplan förs sedan över till Upphandlingsplan |
Ta fram uppgifter kring behov, statistik, volym, upphandlingsform
Formulera krav på vara/tjänst samt ev. service/utbildning
Fylla på med administrativa föreskrifter samt utforma utvärderings- kriterier
Upphandlare meddelar
Upphandlingschef att FFU är klart för granskning
Hantera frågor och svar
Kontrollera leverantörens lämplighet
Kontrollera om behov förts upp av annan och om samordning är möjlig |
Tilldela behörighet |
Upphandlingsplan Upphandlingsplan
Blankett 9008
Flytta över upphandlingen till fliken ”Avslutade”
Blankett 9009
Upphandlare
Tullverkets blankett
Ev. avvikelser från Tidsplanen ska noteras
Ekonomiavdelningens Redovisningssektion
Skapa gästlicenser
Se separat process
E-handla på Stockholms universitet
Upphandlare
Lägga in avtalet i Avtalskatalogen. Ev. blänkare på
intranätet
Påminnelse om att påbörja ny upphandling eller ta ställning till förlängning ska in i Upphandlings- systemet |
Inköpssamordnare
Följa upp leverantörens åtagande vad gäller kvalitet i vara/
tjänst. Synpunkter
ska läggas in i Avtalskatalogen
Följa upp de formella kraven, t.ex. skatter och
avgifter
Detta görs i enlighet med processbilden |
Vid ramavtal: Genomföra ny upphandling (d.v.s. processen startar om) | ||
ntroller | ||
Avtalsco
Bedöma yttranden samt framtida vägval i processen
Välja och besluta om leverantör.
Upprätta upphandlings-
protokoll
Genomför ev. förhandling, anbuds- presentation, m.m. |
Efter tilldelning genomförs ”leverantörs- massage” och ev. kompletterande informationsträffar |
Handlingar arkiveras i upphandlings- systemet samt skickas till registrator |
Sekretessprövning ska genomföras |
Kontrollera om ansökan om överprövning inkommit |
Utforma slutgiltigt avtal |
Avtal tecknas med beaktande av regler för besluts- och delegationsordning |
Upphandlare i samråd med Beställare
Ärendehanterings- system
Processansvarig och kontaktperson: Xxxxxxx Xxxxx, Inköps- och upphandlingssektionen Redaktör: Xxxx Xxxxxx, Inköps- och upphandlingssektionen
Giltigt från 2018-01-09
Avtalsdatabas
W3/D3
Köra acceptans- tester, kontrollera leverans (gäller främst objekts- upphandling)
Informera tilltänkta leverantörer samt
Referensgrupp
Ge råd vad gäller tidplan för själva upphandlingen, kravgenomgång och utvärdering
Ta tilldelningsbeslut med beaktande av regler för besluts- och delegationsordning |
Skriva yttranden |
Om önskvärt ta fram exempel på andra FFU som hjälp för Beställare och Sakkunnig |
Kontrollera skatt, soliditet, m.m. |
Både upphandlarens och referensgruppens skäl till avvikelser ska redovisas |
Upphandlings- system
Genomför marknadsanalys |
Uppföljnings- program, Inyet, Cognos, o.s.v.
Upphandlingschef meddelar när granskning är klar |
Upphandlings- system
Bestämma hur avtalet skall vara utformat |
Öppna och registrera anbud |
Upphandlings- system
Mall Tilldelnings- beslut
Upphandlings- system
Lägga upp ny leverantör i Ekonomisystemet
W3/D3
E-handels- portalen
Formulera krav på e-handel samt miljökriterier/-krav
Upphandlings- system; Intranätet
Upphandlings- system
Upphandlings- system;
E-handels- portalen
Lösa ut
förlängnings- optioner
Avtalscontroller
Följa upp Stockholms universitets avtalstrohet
Avtalscontroller
Mallar i upphandlings- systemet
Upphandlingsplan