INTEGRITETSPOLICY

KFX HR-partners integritetspolicy

1. Personuppgifter och personuppgiftsbehandling

2. Kandidater

3. Kunder

4. Rättigheter till dina personuppgifter

5. Återkallelse av samtycke/avtal

6. Användningen av cookies, tags och pixlar

INTEGRITETSPOLICY

KFX HR-partner är en erfaren och trygg HR-partner som varit verksamma inom rekryterings- och bemanningsbranschen sedan 1980-talet. Som en extra trygghet och som ett kvitto på vår kvalité är vi branschauktoriserade inom rekrytering, bemanning och omställning genom Kompetensföretagen.

För att utföra våra tjänster behandlar vi på KFX HR-partner en rad personuppgifter som du lämnat till oss själv eller som vi inhämtat från någon annan (s.k. tredje part). Dina personuppgifter behandlas t.ex. i samband med rekryteringsprocesser och konsultuthyrning. Eftersom vi värnar om din personliga integritet och tar frågor om dataskydd på största allvar vill vi genom denna integritetspolicy beskriva hur vi behandlar dina personuppgifter.

Här redogör vi för vilka kategorier av personuppgifter KFX HR-partner behandlar, för vilka ändamål vi behandlar dem och med vilken laglig grund behandlingen stödjer sig på. Vi redogör också för vilka som kan ha åtkomst till och behandlar uppgifterna, principerna för gallring, vilka tredje parter vi kan komma att dela personuppgifterna med, var personuppgifterna behandlas samt dina rättigheter som registrerad i form av rätt till information, rättelse och radering m.m.

Vi ber dig noggrant ta del av Policyn och bekanta dig med innehållet eftersom den tillämpas vid all behandling av personuppgifter inom KFX HR-partner. Policyn gäller från och med den 25 maj 2018.

KFX koncernen består av KFX HR-partner Skandinavien AB och följande dotterbolag:

KFX HR-partner Skandinavien AB orgnr:556658-2143 KFX HR-partner Stockholm AB orgnr:556587-6652 KFX HR-partner Göteborg AB orgnr:556696-8474

KFX HR-partner Syd AB orgnr:556696-8474

KFX HR-partner Nord AB orgnr:556556-3292

Varje dotterbolag behandlar dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig och har därför en skyldighet att se till att behandlingen sker i enlighet med denna policy och vid var tid gällande personuppgiftslagstiftning.

Det kan hända att vi emellanåt behöver uppdatera eller ändra policyn. Om så sker kommer vi att informera dig på ett lämpligt sätt och be dig att ta del av de ändringar som gjorts. Den senaste versionen av policyn hittar du alltid på vår hemsida.

Vi hoppas att denna policy ska besvara dina frågor kring KFX och våra dotterbolags insamling, användning och utlämning samt skyddet för dina personuppgifter. Om du har ytterligare frågor eller funderingar är du varmt välkommen att kontakta oss på xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.

Inlämning av klagomål

Datainspektionen är den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen bland företag som behandlar personuppgifter. Om du anser att vi eller något av våra dotterbolag behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du, utöver att kontakta oss via xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx lämna in ett klagomål hos Datainspektionen xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.

1 PERSONUPPGIFTSBEHANDLING

Personuppgifter och personuppgiftsbehandling

Med ”personuppgifter” menas all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan därmed röra sig om uppgifter som namn, e-postadresser eller telefonnummer men även uppgifter som foton eller IP-adresser kan omfattas om informationen kan kopplas till en fysisk person. Med ”personuppgiftsbehandling” avses varje åtgärd eller kombination

av åtgärder gällande personuppgifter, oavsett om åtgärden är automatiserad eller inte. Exempel på vanligt förekommande behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, utlämning genom överföring och radering.

Intresseanmälningar via hemsidan (offertförfrågan)

Att upprätta och bibehålla affärsrelationer med kunder och andra intressenter för att kunna utveckla KFX tjänster utgör en viktig del av vår kärnverksamhet och berättigade intresse. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av intressent gällande KFX tjänster och produkter, samt marknadsaktiviteter samlar bolaget in dina personuppgifter. Dessa personuppgifter samlas in från dig i samband med att du gör en intresseanmälan via KFX hemsida. Uppgifterna kommer att lagras i KFX system med målet att bolaget ska kunna upprätta en affärsrelation med dig.

Direktmarknadsföring

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder, t.ex. via digitala utskick, e-post och sms. Du har rätt att kostnadsfritt motsätta dig att dina uppgifter används för sådana syften och varje utskick från KFX i marknadsföringssyfte innehåller en möjlighet till avregistrering, s.k. opt-out. Om du väljer att avregistrera dig från fortsatta utskick kommer KFX att göra en notering i sina system om att upphöra med att rikta direktmarknadsföring till dig.

Platsen för behandling av personuppgifter

KFX har som mål att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/EES där alla KFX egna IT-system finns. Det kan dock förekomma att dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden som antingen själva eller genom underleverantörer är etablerade eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. I sådant fall kommer KFX att vidta alla rimliga legala, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. Detta kommer att ske antingen genom ett beslut av EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av lämpliga skyddsåtgärder såsom standardavtalsklausuler eller godkända uppförandekoder i KFX avtal med sådana personuppgiftsbiträden.

Behandling av personnummer

I den mån KFX behandlar personnummer utan ditt samtycke kommer detta endast att göras när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vilket är säker identifiering, bakgrundskontroll eller något annat beaktansvärt skäl. Detta innebär att personnummer som utgångspunkt endast kommer att behandlas vid bakgrundskontroll eller i de fall en kunds verksamhet bedrivs i formen av en enskild firma.

Skyddet för dina personuppgifter

Vi har vidtagit en rad säkerhetsåtgärder för att se till att KFX behandling av personuppgifter sker på ett säkert sätt och för att skydda de personuppgifter som behandlas mot olovlig tillgång, obehörig behandling och missbruk. T.ex. är tillgången till de system i vilka personuppgifterna lagras begränsad till KFX anställda och tjänsteleverantörer som behöver nå uppgifterna inom ramen för sina arbetsuppgifter. Dessa är även informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls och det har upprättats interna rutiner som bl.a. reglerar användningen av lösenord och arbete som sker utanför kontoret och utomlands. KFX övervakar även kontinuerligt sina system för att upptäcka sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter.

2 KANDIDATER

Kandidater som genom laglig grund ingått avtal och sagt ja till att finnas med i våra nätverk

I syfte att kunna kontakta eller förmedla karriärerbjudanden till kandidater som genom att skapa konto i vårt kandidatnätverk, samt för att kunna upprätthålla en relation med dessa kandidater, behandlar KFX kandidaternas personuppgifter. Personuppgifterna har vi samlat in från dig som kandidat, genom interna nätverk och/eller genom sökningar hos tredje part.

KFX kommer inte aktivt att samla in eller behandla känsliga personuppgifter (så t ex uppgifter om medlemskap i fackförening, politiska åsikter, sexuell läggning eller religiös uppfattning) eller uppgifter som saknar relevans för rekrytering och/eller konsultuthyrning. Det är därför viktigt att du som kandidat inte lämnar sådana känsliga uppgifter.

Vi har som rutin att varje medarbetare på KFX som kontaktar en potentiell kandidat via telefon eller digital kanal och där kontakten leder till en ömsesidig önskan om en fortsatt dialog, följer upp med ett mejl

som hänvisar till vårt kandidatnätverk där den potentiella kandidaten kan skapa konto i syfte att dennes kandidatprofil lagras i KFX databas. I och med detta är den potentiella kandidaten att betrakta som kandidat.

Personuppgifter KFX kan komma att behandla för ovan nämnda ändamål i KFX databas är:

• För- och Efternamn

• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och hemadress

• Uppgifter som lagts upp på t.ex. LinkedIn och som bedöms vara av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer

• IP-adress och webbläsarinställningar

• URL:er

• Foto

• Födelseår

• Kompetensbaserad lämplighet för tjänst

• Intervjuanteckningar

• Testresultat från testverktyg som används i urval- och utvecklingsarbete

• Lämnade referenser

• Korrespondens mellan dig och oss

• Information om hur du har interagerat med oss

Det är även viktigt att du informerar eventuella referenter om att deras personuppgifter har lämnats till KFX.

Det kan förekomma att du som kandidat får genomföra personlighets- och/eller kompetenstester som tillhandahålls av en extern leverantör. Dina personuppgifter kan komma att överföras till och behandlas hos leverantören för genomförande av sådana tester. Den behandling som sker i KFX databas för att kunna genomföra rekryterings- och/eller konsultuthyrningsprocesser sker med stöd av ditt samtycke/avtal.

GALLRING

KFX kommer att spara dina personuppgifter för framtida karriärmöjligheter. Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx för att återkalla ditt samtycke.

Uppgifter som är relevanta för en enskild rekryterings- eller konsultuthyrningsprocess, så som intervjuanteckningar och uppgifter från referenser, sparas dock enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga och därefter i upp till tre år efter avslutad rekryterings och/eller avslutat konsultsamarbete. Detta sker för att KFX ska kunna tillvarata sin rätt vid en eventuell diskrimineringstvist. KFX gallrar vidare regelbundet sitt kandidatsystem för att det ska uppfylla sitt syfte och hållas uppdaterat.

Överföring av dina personuppgifter till kund

REKRYTERINGSPROCESSER

De personuppgifter som KFX behandlar om dig som kandidat kan komma att överföras till kund under en rekryteringsprocess. Med hänsyn till din integritet överför vi enbart din profil till kund först efter att vi har haft en dialog med dig under vilken du visat intresse för tjänsten i fråga. KFX förbehåller sig dock rätten att visa (inte överföra) din profil för kunder som vi bedömer väl överensstämmer med din yrkeskompetens. Testresultat från testleverantör kan komma att överföras till kund för det uppdrag du är aktuell.

KONSULTUTHYRNINGSPROCESSER

De personuppgifter som KFX behandlar om dig som konsult kan komma att överföras till såväl potentiell som befintlig kund under en konsultuthyrningsprocess. Med hänsyn till din integritet överför vi enbart din profil till kund först efter att vi har haft en dialog med dig under vilken du visat intresse för uppdraget i fråga. KFX förbehåller sig dock rätten att visa (inte överföra) din profil för kund (potentiell eller befintlig) som KFX bedömer väl överensstämmer med din yrkeskompetens.

Testresultat från testleverantör kan komma att överföras till kund för det uppdrag du är aktuell.

REFERENSPERSONER

I syfte att kunna genomföra väl underbyggda processer när vi rekryterar eller hyr ut konsulter för uppdrag, kommer KFX att behandla personuppgifter på referent lämnat av kandidat.

Behandlingen av referentens personuppgifter stödjer sig på KFX berättigade intresse av att kunna kontakta lämnade referenser för att genomföra så grundliga och väl underbyggda rekryteringar och/eller konsultuthyrningar som möjligt. Med hänsyn till din integritet har KFX som rutin att när vi sammanfattar samtliga referenters utlåtanden skriftligen till kund, görs detta i en rapport utan referentens namn.

GALLRING VID REFERENSER

Referensrapporten lagras i upp till tre år efter avslutad rekryteringsprocess alternativt i upp till tre år efter avslutat konsultsamarbete. Detta sker för att KFX ska kunna tillvarata sin rätt vid en eventuell diskrimineringstvist.

ANVÄNDNING AV PERSONUPPGIFTSBITRÄDEN

I de fall det är nödvändigt för att KFX ska kunna erbjuda sina tjänster kommer vi att överföra dina personuppgifter till företag som i förhållande till KFX är så kallade personuppgiftsbiträden. Dessa får bara behandla de överförda uppgifterna för KFX räkning och i enlighet med KFX uttryckliga instruktioner. KFX överför bara dina personuppgifter till sådana personuppgiftsbiträden för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka KFX har samlat in uppgifterna. KFX har ingått skriftliga avtal med samtliga personuppgiftsbiträden för att säkerställa att dessa följer våra säkerhetskrav, begränsningar samt krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

3 KUNDER

Kontaktperson hos befintlig kund

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på KFX berättigade intresse av att affärsrelationen till dig utvecklas och att vi ska kunna kommunicera med dig som kontaktperson.

Dina personuppgifter sparas på KFX plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. KFX kommer endast att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out.

Personuppgifter KFX kan komma att behandla för ovan nämnda ändamål i KFX databas är:

• För- och Efternamn

• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress

• Uppgift om tidigare arbetsgivare (i de fall det rör sig om en tidigare kund)

• Beställningshistorik

• Korrespondens mellan dig och dotterbolaget

• Teknisk information om hur du har interagerat med dotterbolaget

• IP-adress och webbläsarinställningar

GALLRING

KFX kommer inte att behandla dina kontaktuppgifter längre än vad som är nödvändigt för ovan nämnda ändamål. Personuppgifter som blivit inaktuella, t.ex. på grund av pensionsavgång eller avslutad affärsrelation, raderas utan onödigt dröjsmål så snart dotterbolaget mottagit information om detta. Uppgifterna kommer även att raderas utan onödigt dröjsmål på din uttryckliga begäran.

KFX har vidare inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre fyller sitt syfte.

KONTAKTPERSON HOS POTENTIELL KUND

Att upprätta affärsrelationer med kunder för att kunna utveckla våra tjänster utgör en viktig del av KFX kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av potentiell kundkontakt gällande våra tjänster och marknadsaktiviteter samlar vi in dina personuppgifter. Dessa samlas antingen in via interna nätverk eller från tredje part, såsom offentliga register eller sociala medier, och lagras i KFX koncernens system med målet att ska kunna upprätta en affärsrelation med dig och kunna bjuda in dig till olika marknadsaktiviteter.

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på vårt berättigade intresse av att kunna upprätta och bibehålla goda affärsrelationer, samt att kunna utveckla våra tjänster, produkter och system.

Dina personuppgifter sparas på KFX plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. KFX kommer endast att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out.

I de fall då KFX fått kontakt med dig och du avböjer att skapa eller utforska en vidare relation kommer personuppgifterna i affärssystemet att markeras med en notering om att inte återuppta kontakten. Vi kommer även att upphöra med att delge dig marknadsutskick.

Personuppgifter KFX kan komma att behandla för ovan nämnda ändamål i KFX databas är:

• För- och Efternamn

• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress

• Uppgift om tidigare arbetsgivare (i det fall du varit kund tidigare)

• Korrespondens mellan dig och dotterbolaget

• Teknisk information om hur du har interagerat med KFX

• IP-adress och webbläsarinställningar

GALLRING

KFX kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos oss. Personuppgifterna kommer i ett sådant fall att raderas utan onödigt dröjsmål. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom ett år från det att KFX tog den första kontakten kommer dina personuppgifter att raderas. KFX har även inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

4 RÄTTEN TILL DINA PERSONUPPGIFTER

Om du vill få ökad förståelse för vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen kommer att lämnas i formen av ett registerutdrag som anger vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar dem, var uppgifterna har inhämtats ifrån, vilka tredje parter som uppgifterna har överförts till samt hur länge uppgifterna kommer att lagras. Om din begäran görs i elektronisk form kommer informationen att tillhandahållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt, om du inte begär något annat.

Rätten till rättelse

Du har rätt att utan dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade. Du har även rätt att komplettera ofullständiga uppgifter, t.ex. genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande.

Rätten till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter som vi behandlar om dig ifall:

• Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlas.

• Du återkallar ditt samtycke för en behandling som stödjer sig på samtycke och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen.

• Du invänder mot en behandling som stödjer sig på en intresseavvägning och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse

• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.

• Personuppgifterna måste raderas till följd av en rättslig förpliktelse som vi har att uppfylla.

För det fall det finns legala skyldigheter som hindrar att vi omedelbart raderar vissa personuppgifter kan vi neka din begäran om radering. Dessa skyldigheter finns t.ex. i bokföringslagstiftningen. Det är också möjligt att fortsatt behandling är nödvändig för att vi ska kunna göra gällande, försvara eller fastställa rättsliga anspråk. Skulle det vara så att våra legala skyldigheter hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer vi i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i våra system.

Utöver ovanstående rättigheter har du även rätt till att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att invända mot all behandling av personuppgifter som stödjer sig på en intresseavvägning. Om så sker måste vi påvisa tvingande berättigande skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter för att få fortsätta behandlingen. I de fall vår behandling av personuppgifter stödjer sig på ditt samtycke har du även rätt att begära att få de uppgifter som berör dig och som du lämnat, överförs till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är dock att överföringen är tekniskt möjlig och att den kan ske automatiserat.

Rätten till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:

A. Du bestrider personuppgifternas korrekthet under en tid som ger dotterbolaget möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta;

B. Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning;

C. KFX inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

D. Du har invänt mot en behandling som stödjer sig på en intresseavvägning och KFX kontrollerar om bolagets berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.

Om behandlingen har begränsats i enlighet med denna punkt får sådana personuppgifter som begränsning av behandling ska ske för, med undantag för lagring, endast behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda tredje parts rättigheter eller skäl som rör ett viktigt allmänintresse för EU eller för en EU-medlemsstat.

Rätten till dataportabilitet

I de fall KFX behandling av personuppgifter stödjer sig på ditt samtycke eller fullgörande av avtal har du rätt att begära att de uppgifter som berör dig och som du lämnat till KFX överförs till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för detta är dock att överföringen är tekniskt möjlig och att den kan ske automatiserat sådana personuppgifter som begränsning av behandling ska ske för, med undantag för lagring, endast behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda tredje parts rättigheter eller skäl som rör ett viktigt allmänintresse för EU eller för en EU-medlemsstat.

5 ÅTERKALLELSE AV SAMTYCKE/AVTAL

I de fall KFX behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett tillbakadragande påverkar inte lagligheten av behandlingen som skett utifrån ditt samtycke, innan detta drogs tillbaka. Om du återkallar ditt

samtycke kommer KFX inte längre att behandla de personuppgifter som grundas på ditt samtycke, såvida KFX inte av legala skäl är förpliktade att fortsatt behandla dem. Skulle det vara så att KFX

legala skyldigheter hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer vi i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i KFX system.

Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till KFX xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx för att återkalla ditt samtycke. Vi kommer att bemöta din förfrågan skyndsamt.

6 ANVÄNDNING AV COOKIES, TAGS OCH PIXLAR

På KFX hemsida används cookies och pixlar för att förbättra ditt webbplatssök. En cookie är en textfil som skickas från vår webbserver och som sparas på din webbläsare eller enhet. Vi använder oss även av cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av hemsidans tjänster, för att spara funktionella inställningar och för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig. Du har själv möjlighet att ändra inställningarna i din webbläsare för användningen och omfattningen av cookies. Exempel på sådan justering är att blockera alla cookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare.