STYRANDE DOKUMENT

STYRANDE DOKUMENT

Fastställt av	Dokumentansvarig	Datum
Kommunfullmäktige	Upphandlingschef Xxxxx Xxxxxxxxx	2017-12-18	1 (7)

Upphandlingspolicy

Upphandlingspolicyn med tillhörande riktlinjer gäller kommunens samtliga- nämnder och förvaltningar samt de majoritetsägda kommunala bolagen. Alla typer av upphandlingar omfattas, däribland varor, tjänster och entreprenad. En tydlig upphandlingsprocess ska säkerställa att policyn följs och att den omsätts i avtalsvillkor. Systematisk samverkan och erfarenhetsutbyte ska ske mellan för- valtningar och bolag. Utgångspunkten är att krav som ställs även ska gälla för underleverantörer. Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att upphandlingsverksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författ- ning och denna policy.

Kalmar kommun ska genom ansvarsfulla och medvetna upphandlingar och inköp medverka till utvecklingen av ett hållbart samhälle, som präglas av mil- jömässigt och socialt ansvarstagande, demokrati, solidaritet och rättvisa villkor. Upphandling ska bidra till att kommunens verksamhetsmål nås. Kalmar kom- mun ser positivt på leverantörer som bidrar till en hållbar samhällsutveckling lokalt och globalt. Det innebär att:

1. All upphandling ska vara affärsmässig, kostnadseffektiv och följa upphand- lingslagstiftningen.

2. All upphandling ska genomföras så att beställaren får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet, rätt miljöprestanda och hög säkerhet till mest fördel- aktiga totalkostnad.

3. All upphandling ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas.

4. Förutsättningar ska skapas för små och medelstora företag, nystartade före- tag samt idéburen sektor att delta i upphandlingarna.

5. De produkter, tjänster och entreprenader kommunen betalar för ska produ- ceras/utföras under goda arbetsrättsliga villkor, i nivå med kollektivavtal, och med respekt för mänskliga rättigheter och miljö.

6. Principen om alla människors lika värde och rätt att bli behandlade på lika- villkor ska säkerställas.

7. Det som kommunen köper in ska främja en god miljö och en god hälsa lo- kalt och globalt, t.ex. i form av svenska djurskyddskrav. Särskild hänsyn ska tas till barn och unga.

8. Kommunens upphandlingar ska bidra till att personer som står långt från arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning.

9. Kommunens leverantörer ska agera etiskt och ansvarsfullt. Där ingår att inte kringgå eller utnyttja skattebestämmelser i syfte att uppnå andra skatteeffekter än lagstiftaren avsett.

10. Meddelarfrihet ska gälla för leverantörer som utför tjänster åt kommunen inom vård, skola och omsorg.

11. Kalmar kommun strävar efter att i större utsträckning använda sig av funkt- ionsupphandling, och om möjligt innovationsupphandling.

12. Upprättade ramavtal ska kännas till och användas i första hand.

13. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp.

Riktlinjer till upphandlingspolicy

Riktlinjerna är avsedda att förtydliga och utveckla bestämmelserna i policyn.

1) All upphandling ska vara affärsmässig, kostnadseffektiv och följa upphandlingslagstiftningen.

Affärsmässighet innebär att alla som är inblandade i en upphandling agerar professionellt med kommunens bästa för ögonen. Kommunens riktlinjer mot mutor och jäv ska alltid följas. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas likvärdigt och reglerna om offentlighet och sekretess ska beaktas.

Samverkan mellan kommunens upphandlande enheter, inklusive de kommu- nala bolagen ska ske när behoven sammanfaller. Där så är fördelaktigt ska upphandling genomföras tillsammans med våra samverkanskommuner eller andra upphandlande myndigheter.

Innan inköp eller upphandling sker ska det först undersökas om kommunen har möjlighet att utföra kontraktet med egna befintliga resurser. Så kan vara fallet med utförande av viss service eller konsulttjänster som kommunikation eller HR.

Anskaffning av vara eller tjänst ska vara planerad i så god tid att denna policy kan säkerställas. Tidplanen ska innehålla utrymme för att ta fram förfrågnings- underlag av god kvalitet, tillräcklig tid för utvärdering samt rimlig leveranstid för leverantören.

2) All upphandling ska genomföras så att beställaren får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet, rätt miljöprestanda och hög säkerhet till mest fördelaktiga totalkostnad.

Totalkostnadstänkande innebär att kostnader ska värderas ur ett livscykelper- spektiv. Drift, underhåll, frakt och livslängd är exempel på parametrar att ta hänsyn till.

3) All upphandling ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas.

Sund konkurrens är en förutsättning för goda affärer. Kommunen är skyldig att begära in och kontrollera bevis avseende obligatoriska uteslutningsgrunder. För att främja konkurrens på lika villkor ska kommunen även använda lagstiftning- ens möjligheter avseende frivilliga uteslutningsgrunder.

Upphandling ska vara en del av kommunens arbete med att motverka organise- rad brottslighet. Lagens principer om icke-diskriminering, likabehandling, pro- portionalitet, öppenhet, ömsesidigt erkännande och konkurrens ska alltid re- spekteras.

Direktupphandling får ske under lagstadgade tröskelvärden och ska göras enligt den process som återfinns i kommunens verksamhetssystem. Upphandlingen ska dokumenteras.

4) Förutsättningar ska skapas för små och medelstora företag, nystar- tade företag samt idéburen sektor att delta i upphandlingarna.

Kalmar kommun strävar efter att ha en varierad leverantörsbas där även mindre företag och företag från idéburen sektor ingår. Vid planering av upp- handling och inköp ska hänsyn tas till mindre företags behov av information och framförhållning. Detta kan t.ex. ske genom att undvika korta tider mellan tilldelningsbeslut och avtalsstart och genom tidig dialog med leverantörerna, genom att krav skrivs i form av särskilda kontraktsvillkor eller att på hemsidan informera om kommande upphandlingar.

Större upphandlingar ska om möjligt utformas så att det är möjligt att lägga anbud på avgränsade delar. En bedömning av de samlade kravens inverkan på möjligheterna för små och medelstora företag att delta i upphandlingen ska göras innan upphandlingen publiceras.

I de upphandlingar där marknadsanalysen visar att det är möjligt ska upphand- lingen reserveras för sociala företag.

5) De produkter, tjänster och entreprenader kommunen betalar för ska produceras/ utföras under goda arbetsrättsliga villkor, i nivå med kol- lektivavtal, och med respekt för mänskliga rättigheter och miljö.

Kalmar kommuns ”Särskilda kontraktsvillkor avseende leveranskedjor” ska användas i de upphandlingar där det inte är låg risk för brott mot ILO:s grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet, FN:s barn- konvention samt tillverkningsländernas nationella lagstiftning om arbetarskydd, arbetsmiljölagstiftning, arbetsrätt och miljölagstiftning. Detta gäller för hur varor tillverkas samt hur tjänster och entreprenader utförs.

Arbetstagare som utför upphandlade kontrakt i Sverige ska ha arbetsvillkor- motsvarande de villkor som arbetsmarknadens parter i Sverige har kommit överens om i kollektivavtal, eller hängavtal. Därför ska Kalmar kommun där det är behövligt ställa krav på lön, semester och arbetstid samt försäkrings- skydd och pensioner. Detta ska tydligt regleras i avtalsvillkor mellan Kalmar kommun och leverantören.

Lagens möjligheter att begära in förklaring, och om behövligt förkasta ett an- bud om miljö-, social- och arbetsrättsliga skyldigheter har åsidosatts ska använ- das, t.ex. vid anbud med ”misstänkt låga” anbudspriser.

Kopplat till de sociala kontraktsvillkoren ska finnas skrivningar om sanktioner- vid avtalsbrott, samt att leverantören ska acceptera en revision från Kalmar kommun eller oberoende tredje part.

6) Principen om alla människors lika värde och rätt att bli behandlade på lika villkor ska säkerställas.

Alla leverantörer måste följa och uppfylla för tjänsten gällande lagstiftning, till exempel socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd till vissa funktionshindrade, arbetsrättslagstiftning och diskrimineringslagen. Med lag- stiftning likställs även myndigheters föreskrifter. Kalmar kommunsbeslutade

ambitioner om jämställdhet, hbtq, tillgänglighet och antidiskriminering ska tillämpas.

Kontraktsvillkor om anti-diskriminering, där krav på aktiva åtgärder tydligt framgår, ska användas. Där det är relevant ska förtydliganden kopplat till till- gänglighet göras, t.ex. gällande universell utformning av offentliga miljöer, pro- dukter och tjänster. Leverantören ska kunna visa hur lagstiftningen om aktiva åtgärder för att motverka diskriminering följs.

Ett jämställdhetsperspektiv ska användas vid all upphandling för att säkerställa att kvinnor, män, flickor, pojkar och personer av annat kön garanteras likvärdig service och rättvis fördelning av resurser. I de fall upphandlingen påverkar nyss nämnda likvärdighet och resursfördelning ska upphandlingen som helhet ta hänsyn till att levererad produkt, tjänst eller entreprenad främjar jämställdhet för användaren. Krav ska ställas på att leverantören själv bedriver ett proaktivt jämställdhetsarbete.

7) Det som kommunen köper in ska främja en god miljö och en god hälsa lokalt och globalt, t.ex. i form av svenska djurskyddskrav. Sär- skild hänsyn ska tas till barn och unga.

Kommunen ska anlita ansvarstagande och seriösa leverantörer, så att ingen leverantör får konkurrensfördelar genom att förvärra situationen i miljön, lo- kalt och globalt. Tjänster och produkter som medför låg miljöpåverkan ska väljas. Kommunens upphandling ska även främja nya miljösmarta idéer. Cirku- lära kretslopp, dvs. där avfall minimeras genom bland annat smart design och återanvändning, ska uppmuntras.

Krav ska ställas på att leverantören har kunskap om sin miljöpåverkan och arbetar systematiskt för att hantera den. Vidare ska analys av miljöpåverkan ur ett livscykelperspektiv göras inför varje upphandling, för att avgöra om ytterli- gare miljökrav ska ställas. Om relevant ska Upphandlingsmyndighetens håll- barhetskriterier användas. Även för varor, tjänster och entreprenader där myn- digheten inte har formulerat kriterier ska miljökrav ställas, om relevant utifrån miljöpåverkan. Utfasningsämnen från kemikalieinspektionens PRIO-lista får inte användas om det inte särskilt kan motiveras då de är cancerogena, muta- gena eller har andra särskilt farliga egenskaper.

Energieffektivitet ska prioriteras genom att livscykelkostnad för energikrävande produkter beräknas och utvärderas. Möjligheten att använda någon form av energitjänst, där leverantören garanterar en besparingsnivå som finansierar åtgärder eller andra merkostnader, ska utvärderas.

Förutsättningar ska skapas för livsmedel odlat eller uppfött i närområdet. Det etiska och ekologiska sortimentet ska kontinuerligt utökas. Kaffe, socker och te samt bananer som upphandlas ska vara producerade enligt principer för rättvis handel och vara märkta med t.ex. Fairtrade. Xxxxxxxx ska minimeras, och där den inte kan uteslutas ska den vara certifierad enligt nivå segregerad. Krav ska ställas på att kött, mjölk och ägg har producerats med en djurskyddsnivå som motsvarar de svenska kraven, liksom att de inte kommer från djur som be- handlats med hormoner eller antibiotika i tillväxtfrämjande syfte. Krav ska ställas på statistik för ursprungsmärkning och tydlig innehållsdeklaration.

Vid alla upphandlingar kopplade till miljöer där människor vistas ska hänsyn tas till kortsiktig och långsiktig hälsa. Barns och ungas miljöer är särskilt priori- terade. Våra upphandlingar ska bidra till att skapa en så giftfri förskola och skola som möjligt.

Vid upphandling och inköp av fordon ska bästa miljöbränsle, företrädesvis biogas och el väljas. Om verksamheten väljer fordon med annat drivmedel ska anledningen till avvikelsen motiveras utifrån synnerliga skäl.

8) Kommunens upphandlingar ska bidra till att personer som står långt från arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning.

Vid tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämp- ligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmark- naden bereds möjlighet till sysselsättning med ordinarie arbetsuppgifter. Syftet är att bidra till framtida kompetensförsörjning och att stärka integration och social hållbarhet i bredare bemärkelse. Ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättning är prioriterade målgrupper. Kalmar kommun har tillsammans med Arbetsförmedlingen tagit fram en rutin för arbetet, som ska användas.

9) Kommunens leverantörer ska agera etiskt och ansvarsfullt. Där in- går att inte kringgå eller utnyttja skattebestämmelser i syfte att uppnå andra skatteeffekter än lagstiftaren avsett.

Kalmar kommun har nolltolerans mot givande och/eller tagande av muta samt mot alla former av korruption. Kommunens leverantörer ska inte använda eventuella kryphål i skattelagstiftningen för att minska sin skattebörda i Sverige. Överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ska ej tillämpas. Kalmar kommun förbehåller sig rätten att begära ut land-för-land-redovisning av skatt, som ger en helhetsbild av leverantörens totala internationella verksamhet. Uppgifter som leverantören förbinder sig att lämna ut begränsas enbart av nationell- och internationell lagstiftning. Kon- traktsvillkor om affärsetik ska användas i alla avtal.

10) Meddelarfrihet ska gälla för leverantörer som utför tjänster åt kommunen inom vård, skola och omsorg.

Privatanställda inom offentligt finansierad vård, skola och omsorg omfattas av lagstiftningen om meddelarskydd. Detta ska finnas specificerat i avtalsvillkor i relevanta upphandlingar.

11) Kalmar kommun strävar efter att i större utsträckning använda sig av funktionsupphandling, och om möjligt av innovationsupphandling.

Kommunen ska ständigt utvärdera och omvärdera behoven av produkter och tjänster. Nytänkande inom den kommunala organisationen ska stimuleras. In- för en upphandling ska en analys göras av om en funktionsupphandling är ett resurseffektivt alternativ. I särskilda fall kan innovationsupphandling vara rele- vant.

12) Upprättade ramavtal ska kännas till och användas i första hand.

Kommunens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses. Vid avsteg ska skälen dokumenteras av ansvarig chef. Där det är möjligt ska avrop ske via kommunens e-handelssystem eller på Centralförrådet.

13) Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp.

Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och till eventuella andra relevanta parametrar. Alla ramavtal ska följas upp minst en gång under avtalstiden. Hållbarhetskrav ska följas upp systematiskt med en riskbedömning som grund. Sysselsättningskrav ska följas upp löpande, i sam- verkan med arbetsförmedlingen. Där det är effektivt ska uppföljningen ske i samverkan med andra köpare. Om avvikelser upptäcks är Kalmar kommuns utgångspunkt att dessa ska åtgärdas. I de fall överenskomna åtgärder inte ge- nomförs inom den tidsram som satts upp kan sanktioner bli aktuella. Detta ska vara tydligt reglerat i avtal mellan Kalmar kommun och leverantören.