TU. 1

TU. 1

UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LOMMA KOMMUN

Upphandlingspolicy för Lomma kommun anger de regler, som under iakttagande av gällande författningar och anvisningar om offentlig upphandling m.m. gäller för kommunens upphandlingsverksamhet.

Kommunen som köpare

Kommunens upphandlingsverksamhet skall präglas av bland annat kostnadseffektivitet, kompetens, samverkan och miljöhänsyn. Kommunens storlek som köpare skall utnyttjas genom att ramavtal i så stor utsträckning som möjligt tecknas med lämpliga leverantörer.

Kommunen anlitar en extern upphandlingsorganisation. Inom kommunen finns en upphandlingssamordnare som är kommunens kontaktperson gentemot den externa organisationen. Inför en upphandling ska den enskilde upphandlings-/ avropsansvarige kontakta upphandlingssamordnaren.

För att tillgodose målet om lägsta möjliga totalkostnad krävs följande förhållningssätt av organisationen;

• att upphandlingsärenden avgörs med utgångspunkt i vad som långsiktigt är förmånligast för kommunen,

• att krav på kvalitet och prestanda inte ställs högre än vad som i varje särskilt fall behövs,

• att samverkan sker så långt det är möjligt såväl inom kommunen som mellan kommuner och andra organisationer för att uppnå samordningsvinster,

• att upphandlingen planeras så att förmånligaste villkor erhålles,

• att svensk standard, som överensstämmer med europeisk standard, används om inte särskilda skäl föranleder till annat,

• att upphandling görs med stöd av teknisk, juridisk och kommersiell kompetens,

• att de leverantörer som anlitas fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och avgifter, är kompetenta och kan fullgöra sina åtaganden och skyldigheter,

• att beställningar och avtal skall vara skriftliga,

• att respektive nämnd/styrelse ansvarar för att upphandlingsverksamhet inom respektive verksamhetsområde hanteras utifrån kommunens upphandlingspolicy, lagen om offentlig upphandling (LOU) och övrig gällande lagstiftning samt

• att miljöhänsyn skall beaktas inom ramen för gällande lagstiftning.

För att upphandlingsverksamhetens grundmål att ha "rätt vara till rätt pris på rätt plats i rätt tid" skall kunna uppnås är det nödvändigt att alla som på något sätt medverkar i upphandlingen har samma grundsyn och arbetar efter samma spelregler.

Affärsetik

Kommunens upphandlings- och avropsansvariga, skall som företrädare för kommunen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot kommunens leverantörer vad avser t ex konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställningen som kommunens företrädare i upphandlingsfrågor får inte utnyttjas för personliga inköp på andra förmånligare villkor än de som gäller för andra konsumenter.

Avtal

Upphandling genom ramavtal

Varor och tjänster som användes av flera förvaltningar skall upphandlas som ramavtal, även varor och tjänster som handlas frekvent i enskild förvaltning skall upphandlas som ramavtal. Målsättningen är att huvuddelen av kommunens förbrukningsmateriel och löpande tjänsteinköp skall ske på ramavtal. Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och volymer.

Upphandlingssamordnaren är skyldig att informera om vilka ramavtal som finns. Informationen skall finnas på kommunens intranät.

Upphandlings- och avropsansvariga är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal som finns. Har ramavtal träffats skall dessa användas.

Ramavtal skall, om så är möjligt, träffas gemensamt med andra kommuner / intressenter. Samverkan skall företrädesvis gälla de produktgrupper som är störst i värde.

Kommunstyrelsen är ansvarig för samtliga träffade förvaltnings- och/eller kommungemensamma ramavtal. Ramavtalen är baserade på kommunen som en köpare och med kommunens totala inköpsvolym.

Ramavtalen gäller således för samtliga nämnder och förvaltningar. Eventuella avsteg kan endast beviljas av kommundirektören efter saklig motivering.

Upphandling utan ramavtal

De flesta varor och tjänster skall täckas av ramavtal. Vissa upphandlingsbehov är dock alltför speciella och sällan förekommande för att kunna omfattas av ett ramavtal.

Huvudprinciper är

- att upphandlingen skall planeras och om möjligt samordnas med annan och

- att upphandlingssamordnaren skall konsulteras före upprättandet av anbudsinfordran.

Upphandlingsformer

Följande upphandlingsformer och gränsvärden/tröskelvärden gäller vid upphandling. Regeringen anger i förordning vad tröskelvärden i ecu skall motsvaras av i svenska kronor. Fastställda tröskelvärden är för närvarande bl a följande:

- Varor och tjänster 200.000 euro

- Byggentreprenader 5.000.000 euro

Under XXX:s tröskelvärden

• Direktupphandling

- Enstaka upphandling utan infordrande av skriftligt anbud, men med krav på bibehållen konkurrens och dokumentation av genomförd upphandling, får användas endast då det totala värdet av upphandlingen understiger ca 287 000 kr motsvarande 15 % av tröskelvärdet för varor och tjänster.

• Förenklad upphandling

- Upphandling där alla leverantörer har rätt att deltaga, skriftligt anbud skall lämnas från deltagande leverantör och det totala värdet av upphandlingen överstiger två basbelopp för varor och tjänster och fyra basbelopp för enstaka intellektuella konsulttjänster och byggentreprenader.

• Urvalsupphandling

- Upphandling, där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud och den upphandlande enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. B-tjänster upphandlas enligt kapitel 15 i LOU oavsett värde.

• Konkurrenspräglad dialog

- Upphandling som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i förfarandet. Konkurrenspräglad dialog får användas vid särskilt komplicerade kontrakt och då öppet, selektivt, förenklat eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt.

Xxxx XXX:s tröskelvärden

• Öppen upphandling

- Upphandling, där alla leverantörer får lämna anbud.

• Selektiv upphandling

- Upphandling, där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud.

• Förhandlad upphandling

- Upphandling, där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem.

• Konkurrenspräglad dialog

- Upphandling som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i förfarandet. Konkurrenspräglad dialog får användas vid särskilt komplicerade kontrakt och då öppet, selektivt, förenklat eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt.

Annonsering

Under XXX:s tröskelvärden

Kommunens upphandlingar med undantag för upphandling enligt upphandlingsformen direktupphandling skall annonseras dels på kommunens hemsida dels i av kommunen godkänd databas.

Xxxx XXX:s tröskelvärden

Upphandlingar över tröskelvärdena skall annonseras på kommunens hemsida, i av kommunen godkänd databas samt i EU:s officiella annonstidning Official Journal, OJ.