Sida

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER & POLICYS FÖR VENTNYTT MÄSSAN

Innehållsförteckning: Allmänna bestämmelser Personuppgiftspolicy utställare Personuppgiftspolicy besökare

Sida

1-5

6

7

Xxxxxx Xxxxxxxxx Ventnytt admin

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

1 § Syfte

Arrangera minimässor i syfte att möta definierade målgrupper i Sverige och förmedla information om våra företag och produkter till en låg kostnad per besökare.

Målgrupperna är verksamma inom ventilationsområdet som tex:

Ventilationskonsulter Ventilationsentreprenörer Fastighetsägare Servicetekniker Återförsäljare

2 § Vision

Ventnytt skall bli den ledande minimässarrangören inom ventilation.

3 § Sammansättning

Ventnytt är öppet för företag som bedriver verksamhet inom Ventilationsbranschen. Utställare består av ordinarie medlemmar eller gäster.

Förutsättning för att bli medlem eller gästutställare:

Ska vara en aktör inom branschen som har dragningskraft på en eller flera av målgrupperna. Fråga från gästutställare ska vara Ventnytts administration tillhanda senast 6 veckor innan mässa.

Förfrågan och godkännande angående ordinarie medlemskap beslutas av alla medlemmar. Gästutställare godkänns av styrgruppen.

Ventnytt består av följande ordinarie 12 företag:

ABC Ventilationsprodukter AB Acticon AB

Airmaster AB Comfort Control AB Enervent

Filtex AB

Flexit Sverige AB Flexoduct Hagab AB

Veab AB Vilpe AB

Ziehl Abegg AB

4 § Beslutsfunktion

Beslutsfunktionen sköts av utsedd styrgrupp. Årsmötet är högsta beslutande möte och hålls 1 gång per år på tid och plats som styrgrupp bestämmer, förslagsvis sista turnén på våren. Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. Kallelse till årsmöte ska ske senast tre veckor före mötet. Styrgruppen ska verka för jämn fördelning av arbetsuppgifter mellan de samverkande företagen, driva konceptet framåt och planera turnéer.

Styrguppen består av:

Xxxxxx Xxxxxx, Comfort-Control AB Xxxxxxx Xxxxxxx, Flexit Sverige AB Xxxx Xxxxxx, Enervent

Xxxx Xxxxxxxxxxx, Vilpe AB

Admin:

Xxxxxx Xxxxxxxxx, ABC Vent / Marknadsfabriken i Borås AB

5 § Ekonomi

Kostnaderna för mässarrangemang delas lika mellan utställare.

Det som påverkar kostnaden är tex. lokalhyra och antal luncher. Därför kan vi inte på förhand säga exakt belopp som en mässvecka hamnar på.

En vanligt förekommande avgift per ort och dag:

3000:- exkl moms /mässdag/ort <100 000 invånare.

4000:- exkl moms /mässdag/ort >100 000 invånare.

Xxxxxxxxx/gästutställare svarar för sina egna kostnader gällande resor och xxxxxx.

6 § Värdskap och orter

Rullande schema för värdskap bland ordinarie medlemmar. Värdföretaget bokar lokal, mat och fika. Man bokar också en mässvärdinna som tar emot och registrerar besökare på plats.

Man ansvarar också för inköp och utskick av vinst i tipspromenaden. (surfplatta)

Mässlokaler

Mässlokal bokas enligt nedan instruktion:

-Storlek minst från 300 m2

-Lokal behövs mellan kl 8,00-15,00

-Mässvärdinna mellan kl 11-14

-Xxxxx utställare/bord: xx st

-Kl 9-11, Kaffe & smörgås: xx st (antalet utställande företag x 2)

-Kl 11,30-14,00 Lunch: xx st (antalet anmälda besökare + 20 extra + antal utställande företag x 2) Specialkost beställs vid behov.

Val av ort

Vid årsmötet planeras resor inför nästkommande år. Ordinarie medlemmar deltar i planeringen. Större orter som Stockholm, Malmö och Göteborg besöks som regel varje år.

Orter med mer än 100 000 invånare prioriteras och mindre orter får kvala in på det geografiska läget. Samplanering görs med Expovent för att undvika krockar.

Turnéer

5–6 turnéer varje år. 3 orter per vecka.

7 § Medlems rättigheter och skyldigheter

Xxxxxxxxx medlem

• skall följa beslut som fattats av styrgruppen.

• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna.

• har rätt till information om mässans angelägenheter.

• är mässvärd enligt ett rullande schema.

• förväntas vara med på varje turné, alla dagarna.

• bjuder in sina kunder.

Gästutställare

• anmäler sitt intresse senast 6 veckor innan mässa.

• förväntas vara med alla dagarna på en mässvecka.

• skickar in material för inbjudan, logotype och säljtext enligt instruktion.

• bjuder in sina kunder.

8 § Detta gäller för mässdagarna

• Utställarlokalerna är disponibla för utställarna från ca kl. 8,00 mässdagen.

• Varje företag har ca 3x2 meter utställningsyta till sitt förfogande och i lokalerna finns lämpliga bord till varje utställare. Förlängningskablar mm får varje företag ta med sig själva. Alla utställningsföremål skall vara fullt uppmonterade till mässans öppnande kl. 11,00.

• Montrar skall vara bemannade mellan 11–14.

• Kaffe och smörgås serveras mellan 9–11, lunch efter 14,00 eller vid möjlighet.

• Alla företag har med sig en tipsfråga att ha i montern. Frågan ska vara av enklare karaktär och svaret ska gärna gå att finna i montern. (1X2)

• Obs! Vi får inte publicera bilder från mässan där personer syns tydligt utan att fråga personen.

9 § Inbjudningsprocess

• Inbjudningsprocessens längd är vid varje mässtillfälle ca 6 veckor.

• Adresslistor med mejl uppdelade per besöksort skickas in från respektive medlemsföretag inför varje mässturné.

• Marknadsfabriken uppdaterar och rapporterar antalet anmälda under ca 2 veckor innan och fram till mässans start.

Anmälningar

Alla utskick samt administration av anmälningar görs av Marknadsfabriken i Borås AB. Påminnelse sker dagen innan mässa.

10 § Marknadsföring

Syfte: Att utveckla och stärka vår position

Grafisk profil

Mässan ska alltid anges med följande stavning, Som huvudrubrik och löpande text: Ventnytt. Typsnitt: Calibri

Logotype finns för nedladdning på hemsida.

Trycksaker

I de fall inbjudan eller annat trycks ska den följa den grafiska profilen.

Hemsidan

• Anmälan ska kunna ske via Internet.

• Programmet för kommande mässa ska finnas.

• Information om orter och tider läggs in.

• Bildmaterial får endast publiceras om utan synliga ansikten på personer. Annars måste personen godkänna publiceringen.

• Infomaterial till utställare ska finnas.

Övrig marknadsföring

Sker vid behov och när det finns utrymme för detta i våra gemensamma kostnader. Under 2018 fyller Ventnytt 20 år och vi delar ut ett paraply som giveaway.

11 § Ändring av bestämmelser

För ändring av dessa bestämmelser krävs beslut av årsmöte.

Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.

12 § Ventnytt- Integritetspolicy för utställare

Information gällande GDPR

GDPR börjar gälla den 25 maj 2018 och ersätter nuvarande Personuppgiftslagen. Den nya lagen syftar till att skydda individen och reglera hur företag får hantera personuppgifter. För oss är det viktigt att våra kunder känner förtroende och trygghet med hur vi hanterar personuppgifter.

Uppgifter som går under andra lagar som tex. bokföringslag eller arbetsmiljölag påverkas inte.

Ventnytt administration, Marknadsfabriken i Borås AB behandlar personuppgifter i enlighet med svensk lag. När dina personuppgifter registreras har du enligt lag rätt att få information vilken vi härigenom tillhandahåller dig. Som utställare hos oss registreras personuppgifter om dig som är nödvändiga och relevanta för vår administration: namn, adress, e-post.

Dina personuppgifter kommer att behandlas så länge det är nödvändigt med hänsyn till behandlingarnas ändamål och så länge det är nödvändigt för att kunna fullgöra förpliktelser enligt avtalet.

Du har enligt svensk lag rätt att begära tillgång till dina personuppgifter. Vidare har du under vissa förutsättningar rätt att begära att personuppgiftsbehandlingen begränsas, att dina personuppgifter raderas eller att invända mot behandlingen. En registrerad har också rätt att vända sig till tillsynsmyndigheten med eventuella klagomål.

Rutiner för hantering av personuppgifter under mässarrangemang

För att följa reglerna om personuppgiftshantering så minimeras utskick som innehåller personuppgifter. Under pågående inbjudningsprocess redovisas endast företagsnamn och antal anmälda från det företaget. Vid mässtillfället redovisas alla anmälda till eventet.

Vid anmälan till mässan godkänner besökare att bli kontaktade av utställare efter mässan. Vid annan användning än kontakt, inhämta godkännande från kunden.

Man får ringa/kontakta och göra utskick till generella företagsnummer och adresser utan godkännande, tex, en info mejladress.

Listor med anmälda och besöksbrickor ska förstöras efter mässan.

13 § Ventnytt Integritetspolicy för besökare

Ventnytt består av ventilationsföretag som tillsammans anordnar mässor i syfte att utbilda och visa nyheter inom ventilation.

Personuppgiftsansvar

Ventnytt administration, Marknadsfabriken i Borås AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inför våra mässor och på xxxxxxxx.xx. Information om hur du kontaktar oss finns under rubriken Kundservice på vår hemsida eller längst ner i policydokumentet.

Ventnytt samlar inte automatiskt in information om besökare på vår hemsida.

Inbjudan skickas endast till företag som är kunder till utställare, har fått inbjudan tidigare, besökt mässan eller har ett berättigat intresse. Om du är ny som besökare kan du själv registrera en intresseanmälan på vår hemsida. Nyhetsbrevs-programmet vi använder rensar kontinuerligt bort adresser som är fel och avregistrerade kan inte läggas tillbaka.

Uppgifterna hanteras av behörig personal och är lösenordskyddade. Vi lämnar aldrig ut personuppgifter till tredje part.

Anmälningar till prenumerationer och event

• Personuppgifter (e-postadress) som lämnas i samband med prenumeration av vårt nyhetsbrev sparas bara så länge som du är prenumerant. När du avanmäler dig så tar vi bort dina personuppgifter.

• Personuppgifter (företag, namn, adress) som lämnas i samband med anmälningar till event sparas bara så länge som det krävs för administrationen och används på namnbrickor under mässan.

• Du kan när som helst avsäga dig utskick från oss genom att trycka på ”avsluta prenumeration”.

Tävling

De kontaktuppgifter som samlas in i samband med tipspromenaden kommer endast att användas för tävlingens genomförande. Genom att delta i tävlingen godkänner du att Ventnytt publicerar ditt namn i fall av vinst på Ventnytts Facebook- och hemsida.

Rätt att begära information

Vill du veta om Ventnytt behandlar personuppgifter om dig, skicka en undertecknad begäran till oss. Du har rätt att begära information om personuppgifter som behandlas om dig hos Ventnytt och att få uppgifter rättade. Observera att Ventnytt enbart har tillgång till personuppgifter som behövs för inbjudan till mässa: E-postadress.

Du har rätt att begära radering eller begränsning av dina personuppgifter samt rätt att invända mot Ventnytt:s behandling av dina personuppgifter.

Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för generell och personligt anpassad direktmarknadsföring genom att avsäga dig utskick.