Administrativa föreskrifter
Administrativa föreskrifter
Beteckning och benämning
Förfrågningsunderlag för upphandling av Service och reparation av kyl, frys och värmepump med diarienummer 2013/375 . Upphandlingen genomförs enligt XXX (2007:1091).
Upphandlingens omfattning
Beställarna äger och disponerar kyl- och fryssystem samt värmepumpar som är i behov av service samt i förekommande fall reparation. Anläggningarna finns i kommunala byggnader eller institutioner runt om i Karlshamns kommun enligt bilaga Maskinförteckning flik Khamn, Kabo, Kfast och Hamnen.
Under avtalstiden kan nya anläggningar tillkomma eller befintliga komma att tas ur drift. Beställarna förbinder sig således inte att ta ut specifik volym utan denna kan variera under avtalstiden. Leverantören förbinder sig att leverera beställarnas faktiska behov av aktuell tjänst.
Helt eller delat anbud
Anbud ska lämnas på hela uppdraget.
Frågor under anbudstiden
Frågor om upphandlingen skall vara skriftliga och ställas via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Svar på frågor samt övriga uppgifter angående upphandlingen under anbudstiden delges registrerade anbudsgivare via samma länk. Innan anbud lämnas bör därför anbudsgivaren kontrollera om eventuellt nya uppgifter om upphandlingen tillkommit.
Sista dag för frågor är 2014-02-28 .
Kompletterande uppgifter
Kompletteringar efter sista anbudsdag kan endast ske på begäran av den upphandlande myndigheten om det kan genomföras utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
Det är därför av stor vikt att anbudet är slutgiltigt och komplett vid inlämnandet.
Sekretess av anbud
För hos upphandlande myndighet förvarade handlingar gäller enligt Tryckfrihetsförordning (1949:105) och enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) bl. a ett skydd för vissa uppgifter om enskilds affärs- eller driftsförhållanden m.m. och för vissa uppgifter i ärenden om upphandlande myndighets förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet.
Vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar i denna upphandling är upphandlande myndighet skyldig att pröva en sådan framställning med beaktande av de redovisade bestämmelserna.
Anbudsgivare som önskar sekretessbelägga viss uppgift i sitt anbud efter det att upphandlingssekretessen upphört d.v.s. efter det att beslut har fattats, måste i anbudet ange detta samt ange vilken skada anbudsgivaren lider om den uppgiften blir känd.
Anbudet
Anbud skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2014-03-10 .
Anbudets giltighetstid
Anbud skall vara bindande t o m 2014-09-30 .
Anbudets form och innehåll
Anbudet skall vara skriftligt och avfattat på svenska samt vara prissatt i SEK exkl moms. Anbudsblankett och Maskinförteckning ska fyllas i och skickas in i originalformat (word/excel).
Anbudets lämnande
Anbudet skall lämnas elektroniskt via e-Avrop. Klicka på länken nedan för mer information om hur man lämnar elektroniskt anbud. xxxxx://xxx.x-xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/XxxXxxxxx.xxx
Rättelse och nollställning
Anbud får förtydligas och kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning, s k nollställning. Nollställning innebär således, att anbud behandlas så att de blir jämförbara.
Komplettering av anbud kan endast begäras avseende lämnat svar och bifogade handlingar. Därefter sker bedömning av utvärderingskriterier enligt nedan.
Anbudsöppning
Varje anbudsgivare som lämnat anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Stockholms Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningen.
Kvalificering
Vid kvalificering av anbud, kommer samtliga angivna omständigheter och förhållanden att prövas. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandling enligt LOU (10 kap. 1-2 §).
Tilldelningsbeslut
När beslut tagits angående val av leverantör skickas en underrättelse om beslut ut till samtliga anbudsgivare (LOU 9 kap 9§). I beslutet anges vilken leverantör som kommunen avser att teckna avtal med och skälen varför.
Avtal
Bindande avtal/kontrakt sluts genom att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas efter att tilldelningsbeslut vunnit laga kraft och inga andra hinder föreligger.
Krav på leverantören
Finansiell- och ekonomisk ställning
För att leverantören skall kvalificeras till utvärdering krävs att samtliga ställda skallkrav är uppfyllda samt att nedanstående handlingar är utan anmärkning. Beställaren kontrollerar med Skatteverket att anbudsgivare:
• Är registrerad för moms och som arbetsgivare
• Har erlagt arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna
• Innehar registrering för F-skatt eller FA-skatt
• Inte har skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket
• Inte har skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse.
Anbudsgivaren skall ha en god ekonomisk ställning. Beställaren kommer att kontrollera detta genom att ta fram en ratingrapport från Upplysningscentralen (UC) soliditets-
/likviditetsbedömning vid samma tillfälle för samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare som inte kan
kontrolleras via UC kan komma att erbjudas möjligheten att på annat sätt styrka sin finansiella ställning.
Sådan kontroll kan även komma att ske löpande under avtalstiden.
Beskrivning av anbudsgivaren
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha teknisk och yrkesmässig kapacitet som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll.
Anbudsgivaren skall styrka sin tekniska och yrkesmässiga kapacitet genom att bifoga en kortfattad beskrivning av anbudsgivande företag (ägarstruktur, marknadsposition, affärsidé och hur offererade tjänster och produkter kommer att levereras).
Anbudsgivaren skall i anbudet redogöra för sina möjligheter till elektronisk fakturering.
Kompetens
Certifiering
Köldmedieförordningen (SFS 2007:846 ändrad genom 2009:382) gäller. Bevis om att anbudsgivaren och dess servicetekniker har ett certifikat skall bifogas anbudet.
Personal
Leverantören ansvarar för att servicetekniker har den adekvata kompetensen för verksamheten samt ges erforderlig fortbildning. Detta inkluderar att se till att serviceteknikerna har fortlöpande tillgång till och är uppdaterade kring servicemeddelanden o dyl som ges ut av leverantörer/tillverkare av de produkter som omfattas av kommande avtal.
Arbetsledning skall kunna göra sig förstådd på svenska språket i tal och skrift. Vid varje tillfälle ett nytt arbete påbörjas skall, om beställarna så önskar, minst en svensktalande person finnas på plats.
Kravspecifikation
Service
I bilaga 1 Maskinförteckning finns de anläggningar som för närvarande skall omfattas av kommande avtal. Service skall utföras 1 gång/år och anläggning med 12-14 mån mellan servicetillfällena.
På ett mindre antal maskiner skall dock service utföras 2 ggr/år med 6-7 mån mellan servicetillfällena. Dessa maskiner är markerade med fetstil i kolumnen övrigt i maskinförteckningen.
De maskiner som beställarna inte vill ha årlig service på ska dock omfattas av avtal om reparation till samma villkor som övriga maskiner.
Servicen skall omfatta:
• säkerhetskontroll
• funktionskontroll
• justeringar
• utbyte och tillhandahållande av slitdelar
• rengöring och nödvändig smörjning
• rengöring av xxxxxx
statusbedömning av maskiner (1 = akut, 2 = dåligt, 3 = godtagbart, 4 = bra, 5 = mycket bra)
Reparation
Leverantören skall vara tillgänglig för felanmälan per telefon, fax eller mail vardagar 07.00-
16.00. Reparation skall påbörjas inom 24 timmar (mån-fre) efter beställning och skall avslutas inom två arbetsdagar. Reparation skall innefatta:
• felsökning
• reparation
• utbyte och tillhandahållande av reservdelar
• funktionskontroll skall alltid göras efter åtgärd
Eventuellt bristfälligt utförd reparation skall dock åtgärdas senast 24 timmar (mån-fre) efter reklamation. Leverantören är vidare ansvarig för skada på utrustning orsakad av bristfällig reparation.
Reparationer upp till 5 000 SEK exkl moms får göras. Vid större kostnader skall beställaren alltid informeras innan reparation påbörjas och beräknad kostnad skall lämnas.
Lödarprövning
Vid förekomst av lödning skall enbart personal med godkänd utbildning/certifiering anlitas.
Heta arbeten
Vid förekomst av s.k. heta arbeten skall enbart personal med godkänd utbildning anlitas.
Inställelsetid
Normala reparationer
Skall vara maximalt 24 timmar under vardagar.
Akuta reparationer
Skall vara maximalt 2 timmar under vardagar.
Jourarbete och inställelse vid jour
Leverantören skall i anbudet beskriva möjlighet till jourarbete; kväll, helg, storhelg, se även anbudsblankett.
Arbetstid
Service och reparation skall utföras på leverantörens ordinarie arbetstid, om inte annat överenskommits.
Felanmälan
Felanmälan skall kunna göras per telefon, fax eller e-mail.
Originaldelar
Om inte annat överenskommits skall leverantören endast använda delar av originalfabrikat.
Servicerapport
Servicerapport per objekt skall bifogas fakturan och även skickas till beställarens kontaktperson i digital form (t.ex. Excel, pdf).
Avisering av besök
Leverantören skall inom skälig tid, och senast en vecka före varje besök, meddela beställaren när service kommer att utföras.
Klädsel
Vid arbete i kök skall mössa, skyddsrock och skoskydd användas.
Städning/renhållning
Efter utfört arbete skall utrymmen som varit föremål för arbete städas väl.
Leverantören ansvarar för att utbytt material, grovsopor m.m. snarast forslas bort från arbetsområdet. Det är inte tillåtet att använda fastighetens ordinarie sopbehållare, containers och/eller soprum.
Särskilda kontraktsvillkor - Miljökrav
Dessa villkor skall vara uppfyllda senast 6 (sex) månader efter kontraktsstart.
Miljökrav på personbilar och lätta lastbilar (<3,5 ton)
Vid genomförandet av transportuppdrag skall personbilar och lätta lastbilar som minst uppfyller miljöklass 2005 eller bättre användas.
Utvärdering
Vid utvärdering av anbud kommer anbudet med lägsta pris att antas. Pris kommer att beräknas:
• Totalsumma reparation 70%
• Totalsumma årlig service 30%
Avtalsvillkor/kommersiella villkor
Upphandlingens syfte, omfattning och volym
Att upprätta avtal på leverans av Service och reparation av kyl, frys och värmepump i enlighet med förfrågningsunderlaget.
Separata anbud
Beställarna förbehåller sig rätten att begära in separata anbud vid nyinstallation.
Avtalstid
2014-06-01 - 2016-05-31 med option på förlängning t o m 2018-05-31 till samma villkor som ursprungligen avtalats. Besked om utnyttjande av option skall lämnas senast 3 månader innan avtalets slut.
Pris
Priset skall vara fast t o m 2015-05-31 .
Årlig service
Fast pris per maskin/anläggning och år skall lämnas i SEK exkl moms och inkludera samtliga åtaganden enligt denna förfrågan inkl leverantörsarvode, arbetsledning, reskostnader, P- avgifter, servicebil samt för arbetena nödvändiga verktyg, se maskinförteckning bilaga 1 flik Khamn, Kabo, K-fast och Hamnen.
Reparation
Pris för reparation skall anges med timdebitering i SEK exkl moms för normal arbetstid, mån-fre 07.00-16.00, samt kvällstid/helg/storhelg och inkludera samtliga åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag, se anbudsblankett.
Debitering skall påbörjas först då inställelse skett på anvisad plats hos respektive beställare.
Material
Materialkostnad ersätts med ett avtalat procentuellt pålägg om 5 % för all materialanskaffning vilket inkluderar kostnader för beställning, avrop, fakturering mm.
Prisjustering
Prisjusteringar efter fastprisperiods utgång skall aviseras beställaren minst 30 dagar innan de är avsedda att träda i kraft.
Begärda prisförändringar kan endast tas ut efter godkännande av beställaren. Kan överenskommelse ej träffas om begärd prisjustering, äger båda parter rätt att frånträda avtalet i sin helhet med 3 månaders varsel.
Under uppsägningstiden gäller senast avtalat pris. Prisjustering får göras högst 1 gång per år.
Efter fastprisperiodens utgång kan prisjustering ske årligen med 80 % av förändringen i Arbetskostnadsindex för arbetare, privat sektor (AKIak) efter näringsgren SNI 2007 N med februari 2014 som basmånad.
Kostnadsuppskattning
Om beställaren begär det skall leverantören utan kostnad lämna kostnadsförslag.
Beställningsrutiner
Beställningar skall kunna göras per telefon, fax eller e-mail.
Fakturering
Av fakturan skall framgå beställande förvaltning, objekt, referenskod och person.
Till fakturan skall bifogas tids- och materialspecifikationer med artikelnummer på material. Kostnader på material över 5 000 SEK exkl moms skall verifieras med kopia på faktura från leverantören samt kopia på beställarens underskrivna rekvisition/beställning.
Elektronisk fakturering
Karlshamns kommun kräver elektronisk fakturering i något av följande format: Fulltextfaktura enligt SFTI-standarden eller Svefaktura.
Mer information om samarbetsparter och lösningar kan fås av Xxxxxx Xxxxxxx via mail xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx eller telefon 0000-000 00.
Administrativa avgifter
Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte.
Betalningsvillkor
Skall vara 30 dagar efter fakturadatum, se ALOS 05.
Dröjsmålsränta
Regleras enligt gällande räntelag. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständigt adresserade fakturor. Räntefakturor understigande 100 kr godkänns ej.
Nya maskiner/anläggningar
Eventuella nya maskiner/anläggningar som etableras av beställarna och som dessa vill utöka avtalet med skall ingå på samma avtalsvillkor och med samma prissättningsnorm som i det ursprungliga avtalet. Beställaren är ansvarig för att informera leverantören om utökning eller borttag av maskiner/anläggningar.
Leverantörens försening av reparationsarbete
Eventuell försening skall aviseras beställande enhet i god tid före avtalad tid för bedömning om senareläggning kan accepteras eller ej. Om beställaren inte kan acceptera senareläggning äger beställaren rätt att antingen annullera beställningen eller att anskaffa tjänsten från annan leverantör (på ursprunglig leverantörs bekostnad).
Garanti
Garantitiden är fem år för leverantörens arbetsprestation och två år för material, se AB 04.
Ansvar för bristfälligt servicearbete
Om leverantören inte fullgjort sina åligganden enligt avtalet beträffande service eller om servicearbetet i övrigt inte utförts fackmannamässigt skall leverantören på egen bekostnad och med den skyndsamhet som omständigheterna påkallar åtgärda felet.
Vite
Har särskilda tider avtalats för respektive anläggning är beställaren berättigad att av entreprenören erhålla vite med ett belopp av 1000 sek/anläggning för varje påbörjad vecka varmed färdigställandet av beställt arbete blivit fördröjt. I annat fall är beställaren berättigad att av entreprenören erhålla vite med ett belopp av 2 % för varje vecka varmed färdigställandet av beställt kontraktsarbete blivit fördröjt.
Statistik/maskinförteckning
Uppföljningsmöte skall hållas en gång per år på initiativ av leverantören. Vid detta möte skall uppdaterad maskinförteckning och statistik för föregående år lämnas till respektive beställare i pappersformat samt i digital form på CD (t.ex. Excel).
Statistiken skall utvisa beställarens samlade inköp under året redovisat per kundnummer/objekt och vara uppdelad mellan årlig service, reparation, nyinstallation, material samt övrigt.
Leverantören skall i samband med den årliga servicen uppdatera maskinförteckningen över beställarnas maskinbestånd med uppgift om fabrikat, årsmodell, statusbedömning av samtliga maskiner m.fl. uppgifter av intresse.
Försäkring och ansvar
Leverantören skall ansvara för alla skador som denna eller dennes anställda vållar beställaren eller tredje man vid utförandet av sitt uppdrag. Leverantören är skyldig att teckna försäkring som täcker dennes ansvar enligt denna bestämmelse. Beställaren svarar ej i något avseende för skada som uppstår med anledning av leverantörens verksamhet.
Skador på person eller sak skall ofördröjligen anmälas till leverantörens försäkringsbolag och beställaren.
På anmodan skall leverantören tillställa beställaren bevis om försäkringsskydd.
Underlåter leverantören att teckna erforderligt försäkringsskydd äger beställaren rätt att utan ersättning häva avtalet.
Sekretess
Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och förbud att lämna ut handlingar och uppgifter återfinns i offentlighets- och sekretesslagen 2009:400.
Leverantören svarar för att personer som genom anställning eller p.g.a. uppdrag arbetar åt leverantören inte lämnar ut uppgifter som omfattas av sekretess enligt sekretesslagen.
Leverantören ansvarar för att all berörd personal informeras och iakttar detta.
Leverantören skall förbinda sig att varken före, under eller efter avtalets giltighetstid röja uppgifter som han får kännedom om vid uppdragets utförande.
Leverantörens personal skall kunna legitimera sig.
Anlitande av underleverantör/Överlåtelse av avtal
Underleverantör får ej anlitas utan beställarens skriftliga tillstånd.
Leverantören äger ej rätt att överlåta avtalet till annan leverantör utan beställarens skriftliga godkännande. Vid bolagsöverlåtelse kan avtalet komma att övertagas av den nya ägaren om beställaren skriftligen godkänner detta.
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till det avtal som kommer att upprättas kan endast göras genom skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för parterna.
Tillämplig lag
Beställarens och leverantörens rättigheter och skyldigheter enligt det avtal, som kommer att upprättas, bestäms i sin helhet av svensk lag, förordningar, föreskrifter och standards.
Etiska regler
Leverantören måste leverera varor som framställs under arbetsförhållanden som är förenliga med ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention och produktionslandets arbetsrätts- och arbetsmiljölagstiftning.
Arbets- och anställningsvillkor
Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som leverantören anlitat för att fullgöra avtalet.
På begäran av beställaren ska leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras.
Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger beställaren häva avtalet om bristen är väsentlig.
Handlingars inbördes rangordning
Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1 skriftlig ändring och tillägg till avtal 2 avtal
3 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4 förfrågningsunderlag
5 AB 04
6 leverantörens anbud
Force majuere
Om part p.g.a. myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som denne inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall denne, i nödvändig omfattning vara befriad från detsamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har Karlshamns kommun rätt att så länge de består, använda annan leverantör för att utföra leverantörens åtaganden. Ersättning till leverantören reduceras i förhållande till vilken grad denne inte kan fullfölja sina åtaganden.
Parterna skall omgående informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.
Hävning av avtal
Hävning av avtalet får ske med en uppsägningstid på 30 dagar om leverantören inte utför sina åligganden och ingen omedelbar rättelse sker efter skriftlig erinran.
Om leverantören under avtalstiden inte fullgör sina skyldigheter vad gäller skatter och sociala avgifter kan avtalet hävas med omedelbar verkan utan rätt till ersättning. Detta gäller även om leverantören under avtalstiden gör sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning eller döms för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom.
Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden.
Hävningsgrund utan rätt till ersättning för leverantören föreligger dessutom om leverantören inte uppfyller svensk lagstiftning. Hävning av avtalet skall ske skriftligt.
Tvist
Tvist angående tolkning av avtalet eller varje annat rättsförhållande som uppkommer i avtalsrelationen skall, om inte förhandlingar leder till en överenskommelse, lösas av Blekinge tingsrätt. Under tiden fram till avgörande av en eventuell tvist tillämpas gällande avtal enligt beställarens tolkning.