UTSTÄLLNINGSKOMMITTÉN

UTSTÄLLNINGSKOMMITTÉN

Syfte

Utställningskommitténs syfte är att arrangera de officiella utställningar som Svenska Rottweilerklubben/AfR anordnar under året samt bevaka rasklubbens intresse och vara uppdaterad när det gäller regelrevideringar kring utställningsbestämmelser. .

Uppgift

- Planera platser för ansökning av utställningarna i samråd med styrelsen.

- boka domare minst 1 år innan aktuellt tillfälle för respektive utställning

- boka ringsekreterare minst 6 månader innan respektive utställning

- boka plats senast 1 ½ år före respektive utställning

- boka kost och eventuellt logi för domare och ringsekreterare

- ta hand om transport och återtransport av domare till flygplats/hotell

- tillse att domarna har sällskap vid middagar under sin vistelse i samband med respektive utställning

- köpa in domargåvor

- sätta in annons i medlemstidningen i god tid samt annonsera ut på webbsidan i god tid

- ta emot anmälningar till utställningarna

- skicka ut PM med utförlig vägbeskrivning samt nummerlappar till deltagarna senast 2 veckor innan utställningen

- tillse att domarna välkomnas och att utställningen öppnas

- tillse att domarna blir avtackade vid utställningsdagens slut samt att domargåvorna utdelas

- tillsätta utställningskommissarie samt bestyrelse

- beställa rosetter och pokaler till utställningarna samt se till att dessa kommer till utställningsplatsen

- trycka upp kataloger samt handha att en försäljning av dessa sker

- ombesörja att utställningsringar sätts upp

- ordna med parkeringsansvariga

- kontakta huvudsponsor angående översändandet av foderpriser

- ordna med eventuellt ytterligare sponsorer, se separat avtal med huvudsponsor

- besvara frågor angående försäljning vid utställningarna

- göra allmänna göromål som förekommer vid en utställning såsom uppsättning av priser, rosetter m.m.

- Kontrollera att anmälda ekipage är medlemmar i rasklubben

- Gå igenom ringsekreterarlådorna och tillse att allt finns med på utställningsdagen samt se till att ringsekreterarlådorna kommer på plats.

- Ombesörja att städning av till utställningen använt område utförs

- Bokföra in alla verifikationer i rätt ordning så att kassören enbart ska kunna dataköra bokföringen och lätt få ut en resultatrapport.

- Utställningskommittén ska ha minst ett årligt personligt möte för utställningsutvärdering och planering. Resterande kontakt sker sedan via telefon eller e-post.

- Bevaka rasklubbens intresse när det gäller regelrevideringar av utställningsbestämmelser

- till styrelsen inlämna en budgetuppföljning per den 30/6 varje år där prognos och eventuell avvikelse mot budget skall presenteras.

- Skriva en verksamhetsberättelse som insänds till styrelsen snarast möjligt efter verksamhetsårets avslut, dock senast den 15 januari.

- Lägga upp en verksamhetsplan för nästkommande verksamhetsår som insänds till styrelsens sista arbetsmöte under året.

- Lägga en budget för nästkommande verksamhetsår samt rambudget för de två därpå efterföljande åren som insänds till styrelsens sista arbetsmöte under året.

- Uppdatera inventarielista en gång per år och tillsända kassören.

Rutin

Samarbeta med styrelsen och lokalområden

Övriga detaljer:

Annonsering: börja annonsera 3-4 mån innan utställningen.

Lokalområden: kontakta det lokalområde som finns i närheten och be om hjälp att arrangera och vara på plats utställningsdagen.

Sista anmälningsdatum: sätta ett sista anmälningsdatum

Anmälningar: vara noga med ej korrekta eller ej betalda anmälningar, de är ogiltiga.