STYRDOKUMENT

STYRDOKUMENT

Riktlinjer för sponsring och

sponsringsliknande överenskommelser för Eskilstuna kommunkoncern

Beslutad när	2022-02-03 § 9
Beslutad av	Kommunfullmäktige
Diarienummer	KSKF/2020:427
Ersätter	Riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och Varumärket Eskilstuna (KSKF/2015:452)
Gäller för	Samtliga nämnder och bolag
Gäller fr o m	2022-02-03
Gäller t o m	Tillsvidare
Dokumentansvarig	Kommunikationsdirektör
Uppföljning	2025

Program

Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande, prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga och ej tidsbegränsade. Om det ska vara kommun- och/eller koncernövergripande ska det beslutas av kommunfullmäktige i annat fall av berörd nämnd.

Plan

En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Om den ska vara kommun- och/eller koncernövergripande ska den beslutas av kommunfullmäktige, i annat fall av berörd nämnd.

Policy

En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av övergripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.

Riktlinje

En riktlinje är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer kan vara tidsbegränsade eller ej tidsbegränsade. Om den ska vara kommun- och/eller koncernövergripande ska den beslutas av kommunfullmäktige, i annat fall av berörd nämnd.

Ämnesområde och bakgrund

Ett av kommunens strategiska mål är att skapa en attraktiv stad som ger stolta invånare, lockar fler besökare, nya invånare, näringslivsetableringar samt större evenemang.

I Eskilstuna finns det många aktörer som bedriver framgångsrik verksamhet som bidrar till att Eskilstuna utvecklas, att platsen exponeras på ett positivt sätt och/eller lockar många besökare.

Eskilstuna kommunkoncern ger ibland stöd till dessa aktörer och/eller deras verksamheter i form av ekonomiskt stöd eller genom olika tjänster. Genom stödet stimuleras och stärks aktörerna och de ges möjlighet att ytterligare utveckla och förbättra den verksamhet som de bedriver.

Samtidigt bidrar stödet positivt till Eskilstunas utveckling och det sprids kunskap om platsen utanför kommunens gränser. Utöver varumärkesstärkandeeffekter bidrar även samarbetet till affärsnytta för kommunkoncernens bolag.

Dessa riktlinjer syftar till att klarlägga på vilket sätt och utifrån vilka kriterier kommunkoncernen kan samverka med aktörer. Det kan bland annat ske genom samverkansöverenskommelser, sponsring eller genom evenemangsfonder.

Ambitionen med samverkan och sponsring i olika former är att Eskilstuna ska kunna stärka sig i den regionala, nationella och internationella konkurrensen om invånare, kvalificerad arbetskraft, företag och besökare.

Definitioner av begrepp

I riktlinjerna avser begreppet sponsring alla olika former av överenskommelser mellan kommunkoncernen och aktörer i syfte att tillsammans utveckla Eskilstuna, värva evenemang eller skapa affärsmässiga värden för de kommunala bolagen.

Sponsring definieras i allmänna ordalag som en affärsmässig överenskommelse till ömsesidig nytta för båda parterna, där en part stöder en annan part med kontanta medel, varor eller tjänster mot någon form av motprestation. Motprestationen ska stå i proportion till den lämnade ersättningen.

Har inga krav på motprestation avtalats är det inte sponsring utan fråga om gåva, bidrag eller donation.

I riktlinjerna används begreppet Eskilstuna och plats. Med Eskilstuna och plats menas det geografiska området Eskilstuna kommun, det vill säga Eskilstuna, Torshälla samt landsbygden. När begreppet sponsring används i riktlinjen så avses samtliga former av sponsring som benämns under avsnittet Former för sponsring.

Riktlinjer för sponsring och sponsringsliknande överenskommelser

Riktlinjerna beskriver det övergripande långsiktiga förhållningssätt som ska tjäna som vägledning inom kommunkoncernens fördelning av sponsringsmedel.

Principiella ställningstaganden

Allmänt

Sponsringssamarbete får inte stå i konflikt med kommunens övergripande styrdokument. All sponsorverksamhet ska präglas av öppenhet och offentligt kunna granskas. Alla ska kunna känna förtroende för att kommunens verksamhet bedrivs sakligt och opartiskt, därför ska noggranna överväganden alltid göras i samtliga fall som rör sponsring.

Eskilstunas attraktivitet

Beslut om fördelning av sponsring ska alltid ske med utgångspunkt från Eskilstunas vision 2030 och varumärkesplattform för Eskilstuna.

Sponsringen ska bedrivas på ett sätt som bidrar till att skapa nytta för Eskilstuna som plats, som boende, företags- och besöksstad.

Fördelning av medel

Inriktningen är att sponsringsmedel från Eskilstuna kommunkoncern under året ska fördelas likvärdigt mellan flickor och pojkar, kvinnor och män.

Val av samverkanspart och utdelning av sponsring ska göras med etisk noggrannhet utifrån demokratiska grunder, i synnerhet vid verksamheter och aktiviteter riktade mot barn och unga.

Handläggningen ska ske objektivt och affärsmässigt och får inte medföra att kommunens upphandlingsverksamhet ifrågasätts eller innebära att den strider mot gällande lagar och regler.

Hållbar sponsring

Medel ska fördelas till nytta för flickor och pojkar, kvinnor och män och särskilt uppmuntra ett aktivt arbete för att nå Eskilstunas vision 2030. Arbetet ska utgå från ett jämställdhets-, integrations-, mångfalds-, miljö- och klimatperspektiv.

Mäns prestationer får i högre utsträckning massmedial uppmärksamhet än kvinnors. Även personer med funktionsnedsättningar får mindre

uppmärksamhet medialt, trots goda prestationer. För att motverka och bryta denna norm skall detta faktum tas i beaktande vid sponsring.

Samordning och samverkan

Eskilstuna kommunkoncerns sponsringsverksamhet ska vara tydligt koordinerad och präglas av samordning och samverkan internt i organisationen.

Transparens och service

Regler för sponsring ska vara begripliga och transparenta för föreningslivet och aktörer. Det ska vara enkelt att ta del av avtal och vilka aktörer som kommunkoncernen har sponsrat och/eller ingått avtal med. För att tydliggöra syfte och omfattning för alla parter ska avtal alltid vara skriftliga.

Aktörer som på något sätt är i kontakt med kommunkoncernen sponsringsverksamhet ska uppleva ett gott bemötande och att processen upplevs som enkel och tillgänglig. Ansöknings- och värvningsprocessen ska om möjligt vara digital och bidra till självservice.

Villkor och uppföljning för sponsring

Vid bedömning av sponsormottagare ska följande beaktas:

• Verksamheten ska vara förenlig med kommunens värdegrund.

• Verksamheten ska bedriva en ekonomiskt seriös verksamhet och inte inneha skatteskulder.

• Verksamheten ska kunna accepteras av kommunen ur miljömässig, etisk och arbetsrättslig synpunkt.

• Sponsorsamarbete ska inte ingås med politiska partier eller religiösa organisationer.

Relationen mellan parter ska präglas av ömsesidig tillit. Kontroll av aktörer kan ske vid ansökan om sponsring, genom löpande uppföljning, vid stickprovskontroller och när det uppstår misstanke om att en aktör inte uppfyller villkoren.

Uppföljning sker mot de överenskomna motprestationerna i avtalet samt den affärsnytta som avtalet har skapat. Uppföljning för enskild part sker enligt satta anvisningar för uppföljning.

Uppföljning av kommunkoncernens övergripande sponsring ska årligen rapporteras till ansvarig nämnd/styrelse. Uppföljning ska beakta de principiella ställningstaganden som finns beskrivna i riktlinjerna.

Former för sponsring

Samverkan och sponsring för ortsutveckling

Syftet med samverkansöverenskommelser för ortsutveckling med aktörer är att utveckla Eskilstuna och samtidigt exponera och göra Eskilstuna mer känt utanför kommunens gränser och därmed stärka Eskilstunas varumärke.

Ambitionen är att Eskilstuna ska kunna hävda sig i den regionala, nationella och internationella konkurrensen om invånare, kvalificerad arbetskraft, företag och besökare.

Samverkansöverenskommelser för ortutveckling kan tecknas inom:

- Elitidrott

- Kulturverksamhet

- Evenemang

- Aktiviteter som kan ge stor exponering nationellt eller internationellt

Bedömning ska i övrigt ske utifrån följande kriterier:

- Verksamheten ska bidra till att öka kännedomen om Eskilstuna

- Verksamheten ökar antalet besökare till Eskilstuna och har betydelse för Eskilstuna som plats

- Stödet ska riktas till en angiven verksamhet, evenemang eller aktivitet.

- Stöd via samverkansöverenskommelser behöver inte vara avdragsgillt men ska ändå tydliggöras i form av motprestationer.

Affärsmässig sponsring

Syftet med affärsmässig sponsring är att generera ökade eller bibehållna intäkter, bidra till nya affärer eller bibehålla befintliga kunder för de kommunala bolagen samt att agera som en ansvarstagande samhällsaktör.

Huvudsyftet med sponsring är:

- stärka befintliga och skapa nya kundrelationer för de kommunala bolagen

- öka kännedomen om de kommunala bolagens varumärken och erbjudanden

- bidra till positiv kraft i samhället genom engagerade bolag som har och tar ett samhällsansvar i Eskilstuna

Fördelningen av affärsmässig sponsring

- Elitidrottsföreningar

- Samhällsansvar/CSR

- Barn- och ungdomsidrott

- Kulturfestivaler, kulturevenemang, miljöevent

All affärsmässig sponsring ska ha krav på motprestation som är i rimlig proportion som bolagen sponsrar med. Kravet är en förutsättning för att sponsring ska räknas som avdragsgillt av Skatteverket.

Värva, attrahera och genomföra evenemang

Eskilstuna kommunkoncern har två fonder, Evenemangsfond för Eskilstuna och Stiga Sports arenafond, som får tas i anspråk för att värva, attrahera, marknadsföra eller genomföra större nationella och internationella evenemang i Eskilstuna.

Evenemangsfond

Evenemangsfonden ska möjliggöra fler evenemang till Eskilstuna och möjlighet till uppväxling av befintliga. Fonden får tas i anspråk för att:

- attrahera, marknadsföra och genomföra evenemang i huvudsak i nivå 4 och 5 såsom definierade i evenemangsstrategin. Nivå 4–5 innebär nationella och internationella evenemang.

Stiga Sports arenafond

Ekonomiskt stöd via Stiga Sports Arena fond ska möjliggöra fler evenemang i Eskilstuna, i huvudsak förlagda till STIGA Sports Arena. Fonden får tas i anspråk för att stötta evenemang som kan ge:

- stor publik alt många deltagare och därmed bidra till turistekonomiska effekter.

- stor massmedial publicitet utanför Eskilstuna.

Avtal

Varje sponsring ska regleras genom ett skriftligt avtal där sponsormedlen samt motprestationen preciseras. Avtalet bör vidare reglera vid vilken tidpunkt som sponsormedlen respektive motprestationerna ska lämnas. Om sponsringsavtalet gäller mer än ett enstaka evenemang eller en särskild insats bör avtalet innehålla uppgift om avtalets löptid och under vilka förutsättningar det kan sägas upp eller förlängas. Avtalet bör också föreskriva vad som ska gälla om ett sponsrat projekt eller evenemang inte blir av eller om andra förhållanden som sponsringen baseras på förändras.

Om sponsorn får möjlighet att hänvisa till sponsringssamarbete i sin egen marknadsföring gentemot tredje part ska detta ha reglerats i avtalet mellan parterna. Sponsringsavtalet bör inte innehålla någon klausul där sponsorn erbjuder företaget exklusivitet, dvs. att sponsorn förbinder sig att inte ingå sponsringsavtal med konkurrenter till företaget eller motsvarande.

Avgränsningar

Följande stödformer omfattas inte av dessa riktlinjer:

Idéburet offentligt partnerskap (IOP)

Ett idéburet offentligt partnerskap (IOP) är en överenskommelse om samverkan mellan offentlig och idéburen sektor i syfte att uppnå ett visst allmännyttigt samhälleligt mål. Ett IOP måste vara förenligt med upphandlings- och statsstödsreglerna. IOP-överenskommelser omfattas inte av dessa riktlinjer.

Eskilstuna kommuns föreningsstöd:

Eskilstuna kommuns föreningsstöd syftar till att stödja och utveckla det lokala föreningslivet och att underlätta arrangemang som är till gagn för invånare i Eskilstuna kommun. Föreningsstöd styrs genom policy och riktlinjer för Eskilstuna kommuns föreningsstöd och omfattas inte av dessa riktlinjer.

Sponsring av kommunens verksamheter

Ibland uppstår situationer där privata företag vill bidra med sponsring av kommunens verksamheter. Exempel på situationer där det kan vara aktuellt är bidrag till särskilda projekt, skyltar, iordningsställande av planteringar, arrangemang för äldre eller elever. Den typen av sponsring omfattas inte av riktlinjerna.

Roller och ansvar

Kommunfullmäktige fastställer koncernövergripande policys, riktlinjer och planer för kommunkoncernens sponsringsverksamhet.

Kommunföretag AB har ett övergripande ansvar för sponsringsarbete i bolagskoncernen samt för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling. Kommunföretag ansvarar för avtal, avtalsregister samt beslutsunderlag och redovisning/uppföljning till kommunföretags styrelse och till kommunstyrelsen avseende samverkansöverenskommelser. Arbetet genomförs i enlighet med koncernövergripande fattade beslut samt de styrdokument som beslutas av Eskilstuna Kommunföretags styrelse.

Kommunföretags styrelse godkänner en årlig inriktning för Eskilstuna kommunkoncerns Evenemangsfond.

Destination Eskilstuna

Ansvarar för disponering av fonder i syfte att attrahera, värva och marknadsföra nationella och internationella evenemang till Eskilstuna i enlighet med de riktlinjer och anvisningar som finns för fonderna.

Styrelsen för Destination Eskilstuna AB beslutar om fördelning ur evenemangsfonden. VD för Destination Eskilstuna godkänner formellt ärenden för Stiga Sports Arenas evenemangsfond.

Nämnder/styrelser fattar beslut i frågor som är avgränsade till den egna förvaltningen/bolaget och är ytterst ansvarig för att riktlinjerna tillämpas i den egna verksamheten. Uppföljning av kommunkoncernens övergripande sponsring ska årligen rapporteras till ansvarig nämnd/styrelse. Uppföljning ska beakta de principiella ställningstaganden som finns beskrivna i riktlinjerna.

Kommunledningskontoret är ansvarig för dessa riktlinjer och ska förvalta, revidera och följa upp efterlevnad av de styrande dokumenten på en övergripande nivå.

Gällande lagstiftning och annan rättslig reglering

Lagar som påverkar arbetet:

• Kommunallagen

• Marknadsföringslagen

• Gällande skattelagstiftning

• Aktiebolagslagen

• Barnkonventionen

• Diskrimineringslagen

Förhållande till redan fattade politiska beslut

Riktlinjerna har en koppling till:

• Kommunikationspolicy

• Idrotts- och kulturpolitiska planerna.

• Eskilstuna Agenda 2030

• Varumärkesplattform för Eskilstuna

• Vision 2030

• Policy och riktlinjer för Eskilstuna kommunkoncerns stöd till föreningslivet

• Evenemangsstrategi för Eskilstuna kommunkoncern

Riktlinjerna ersätter tidigare riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och Varumärket Eskilstuna.