Upphandlingsdokument2024-03-24
Upphandlingsdokument 2024-03-24 |
Upphandlande organisation Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Xxxxxx Xxxxx | Upphandling Resebyråtjänster 23.3- 9790-2023 Version 2: publicerad 2024-03-24 10:43 Sista anbudsdag: 2024-04-02 23:59 |
Symbolförklaring
Texten ingår i annonsen | Texten ingår i kvalificeringen |
Texten kommer att ingå i avtalet | Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen |
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas | Texten/frågan innehåller ESPD-krav |
Frågan är viktad och ingår i utvärderingen | Frågan är viktad och ingår i utvärderingen |
Frågan ställs endast upplysningsvis | Frågan besvaras av upphandlaren |
Frågan är markerad för särskild uppföljning | Uppdaterat avsnitt eller fråga |
1. Inbjudan
1.1 Välkommen
Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet välkomnar leverantörer att lämna anbud i upphandlingen av Resebyråtjänster.
Upphandlingen kommer att resultera i ett Ramavtal där alla statliga myndigheter och ett antal andra upphandlande myndigheter kommer att kunna tillgodose sina behov av resebyråtjänster. Kammarkollegiet uppskattar omsättningen avseende bokningsarvoden på Ramavtalet till totalt 240 miljoner SEK exklusive mervärdesskatt under dess löptid om 48 månader. Kammarkollegiet kommer att tilldela Ramavtal till 10 Ramavtalsleverantörer under förutsättning att så många anbud uppfyller ställda krav. Tilldelning av Kontrakt sker efter en förnyad konkurrensutsättning.
1.2 Innehållsförteckning
Upphandlingsdokumenten består av nedanstående kapitel och bilagor.
Kapitel
1. Inbjudan
2. Administrativa förutsättningar och krav
3. Prövning, utvärdering och kvalificering
4. Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare
5. Kravspecifikation
6. Ramavtalets Huvuddokument
7. Allmänna villkor
8. Avropsrutin
9. Kravkatalog
Bilagor
• Avropsberättigade
• Intygande med anledning av EU-sanktioner
• Referensuppdrag kvalificering (begärs in före tilldelningsbeslut)
• Sanningsförsäkran (begärs in före tilldelningsbeslut)
• Sekretessbegäran
• Utkast till datadelningsavtal
• Utkast till personuppgiftsbiträdesavtal
• Utkast till säkerhetsskyddsavtal (Nivå 2 - vid kontraktstecknande)
• Utkast till säkerhetsskyddsavtal (Nivå 3 - vid kontraktstecknande)
Mallar för personuppgiftbiträdes- och datadelningsavtal
I samband med avrop från detta ramavtal kan det uppstå frågor om vilka avtalstyper som är tillämpliga för behandling av personuppgifter. Med anledning av att ramavtalets fördelningsnyckel är förnyad konkurrensutsättning kan Kammarkollegiet inte på förhand avgöra vilken typ av avtal, om något, som är tillämpligt på ett enskilt avrop. En bedömning av vilken typ av avtal som är tillämpligt enligt Dataskyddsförordningen 2016/679 måste därför göras utifrån omständigheterna i det enskilda avropet. Det är Avropsberättigad som har det yttersta ansvaret för att göra denna bedömning.
1.3 Om upphandlingsdokumenten
I detta kapitel Inbjudan finns information om upphandlingen och Ramavtalet. I kapitel Administrativa förutsättningar och krav beskrivs bland annat hur man lämnar anbud. I kapitel Prövning, utvärdering och kvalificering redogörs för hur Kammarkollegiet bedömer anbud. I kapitel Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare framgår obligatoriska krav på anbudsgivare. I kapitel Kravspecifikation framgår obligatoriska krav på Upphandlingsföremålet och tilldelningskriterier. I kapitel Ramavtalets Huvuddokument framgår krav och villkor för fullgörande av Ramavtalet som är tillämpligt på avtalsförhållandet mellan Kammarkollegiet och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. I kapitel Allmänna villkor framgår krav och villkor för fullgörande av Kontrakt som är tillämpligt på avtalsförhållandet mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören. I kapitel Avropsrutin framgår processen från avrop till kontrakt går till. I kapitel Kravkatalog
framgår ytterligare krav som kan ställas i avropet för att anpassa sin avropsförfrågan utifrån sina behov.
Begrepp som används i upphandlingsdokumenten finns definierade i kapitel Ramavtalets Huvuddokument respektive Allmänna villkor.
1.4 Bakgrund och syfte
Kammarkollegiet har under 2023 genomfört en förstudie avseende behovet av ett statligt samordnat ramavtal inom området resebyråtjänster. I förstudien konstateras att det finns behov av ett statligt ramavtal på området.
Syftet med upphandlingen är att Avropsberättigade ska kunna avropa Upphandlingsföremålet på ett enkelt och effektivt sätt, för att därigenom generera tids- och kostnadsbesparingar, samt möjliggöra anskaffningar till fördelaktiga villkor.
1.5 Målsättning och fokusområden
Kammarkollegiets målsättning är att inom ramen för verksamhetens uppdrag, offentlig sektors behov och lagstiftningens möjligheter, på ett ansvarfullt sätt beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn vid upphandling och förvaltning av Ramavtalet. Ramavtalet ska bidra till att offentlig sektor kan möta de mål som satts i den nationella upphandlingsstrategin, Agenda 2030 och de nationella miljömålen.
Kammarkollegiet tar även särskild hänsyn till följande områden: hållbarhet, tillgänglighet och informationssäkerhet. Kammarkollegiet vill därför särskilt uppmärksamma anbudsgivaren på att det i samtliga delar av upphandlingsdokumenten kan finnas krav, kriterier eller villkor kopplade till ovan nämnda fokusområden. Vidare har Kammarkollegiet nolltolerans vad gäller korruption, se avsnitt Antikorruption.
1.6 Upphandlingsföremål
Denna upphandling omfattar resebyråtjänster för resor i Sverige och utomlands.
I tjänsten ingår exempelvis att hantera bokningar av och i förekommande fall sittplatsreservationer på resor med flyg, tåg, buss, anslutningstransporter (t.ex. taxi, buss och tåg), hyrbilar, hotell/logi, konferenstjänster samt gruppresor.
Upphandlingen omfattar både personlig service (offline) och självbokningssystem (online), som tillhandahålls av anbudsgivarna.
1.7 Omsättning för bokningsarvoden
Kammarkollegiet uppskattar omsättningen för bokningsarvoden på Ramavtalet till totalt 240 miljoner SEK exklusive mervärdesskatt. Uppskattningen grundas på statistik från nuvarande ramavtal. Vidare grundas den uppskattade omsättningen på information som Avropsberättigade kommit in med gällande uppskattat behov. För mer information se förstudien. Kammarkollegiet garanterar inte någon exklusivitet, försäljningsvolym eller liknande.
Resebyråtjänster får avropas upp till en sammanlagd omsättning om 400 miljoner SEK exklusive mervärdesskatt under Ramavtalets löptid. Om den sammanlagda omsättningen uppnås kan Avrop inte längre ske från det anbudsområdet under resterande del av Ramavtalets löptid.
1.8 Ramavtalets ingående och löptid
Ramavtalet beräknas träda i kraft 2024-05-01, om upphandlingen inte blir föremål för överprövning, och löper därefter under en period av högst 48 månader.
1.9 Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kammarkollegiet kommer att tilldela Ramavtal till tio (10) Ramavtalsleverantörer under förutsättning att så många anbud uppfyller ställda krav.
1.10 Avropsberättigade
Ramavtalet kan användas för Avrop av nedan angivna upphandlande myndigheter. Dessa benämns Avropsberättigade.
Avropsberättigad genom förordning
Myndigheter under regeringen är berättigade att genomföra Avrop med stöd av förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning. Till myndigheter under regeringen räknas statliga förvaltningsmyndigheter, statliga affärsverk, AP-fonder, domstolar och svenska utlandsmyndigheter. Se det allmänna myndighetsregistret på SCB:s webbplats. Se förordningen (2007:755) om det allmänna myndighetsregistret för information om dessa myndigheter.
Avropsberättigad genom bekräftelse
Myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ enligt 1 kap. 18 § och 22 § lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), deltar med stöd av att de har lämnat bekräftelse till Kammarkollegiet på att de önskar vara Avropsberättigade. Av bilaga Avropsberättigade framgår vilka upphandlande myndigheter som kan genomföra Avrop utöver de som är Avropsberättigade med stöd av förordningen enligt ovan. Om hela eller delar av Avropsberättigads verksamhet genom omorganisation överförs till annan juridisk person och behovet som omfattas av Ramavtalet helt eller delvis övertas av den andra juridiska personen är även denne Avropsberättigad.
1.11 Metod för Avrop och tilldelning av Kontrakt
Avropsberättigad genomför Avrop i syfte att anskaffa Upphandlingsföremål. Ramavtalet fastställer villkoren för Avrop. När Avropsberättigad genomför Avrop och tilldelar Kontrakt avseende Upphandlingsföremål som ska tillhandahållas är den skyldig att hålla sig inom de ramar som ges av villkoren i Ramavtalet. Nedan framgår hur Avrop och tilldelning av Kontrakt går till.
Tilldelning efter en förnyad konkurrensutsättning
Avrop sker genom en förnyad konkurrensutsättning. Avropsberättigad avgör hur Avropsförfrågan utformas.
2. Administrativa förutsättningar och krav
2.1 Allmänna förutsättningar och krav
De krav som ställs i detta kapitel avser anbudet.
2.2 Upphandlingsförfarande
Denna upphandling genomförs genom ett öppet förfarande enligt LOU. Då upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande finns ingen möjlighet att förhandla.
2.3 Upphandlingens anbudsområden
Upphandlingen består av ett (1) rikstäckande anbudsområde.
Kammarkollegiet har övervägt om upphandlingen går att dela upp i fler delar. Kammarkollegiet bedömer dock att det är viktigt att Ramavtalsleverantören har en helhetskompetens för tydligare ansvar, kvalitet och samordning. Samordningen mellan olika kompetenser (samverkande rutiner m.m.), kommer att underlättas om kompetenserna finns inom samma företag.
2.4 Flera anbud från samma företagsstruktur
Upphandlade myndigheter ska inte godta flera anbud inom samma upphandling som lämnas från anknutna anbudsgivare om anbuden inte är oberoende av varandra. Det gäller även under Ramavtalets löptid vid förnyad konkurrensutsättning. Med anknutna anbudsgivare avses här företag som tillhör samma ekonomiska enhet i konkurrensrättslig mening (t.ex. företag inom samma koncern).
2.5 Anbud med alternativa utföranden
Anbud med alternativa utföranden är inte tillåtet.
2.6 Villkor för Ramavtalets fullgörande
Anbudsgivaren ska acceptera samtliga krav och villkor i sin helhet. Anbudsgivarens egna avtalsvillkor eller liknande som inte stämmer överens med kraven i upphandlingen samt förbehåll accepteras inte som ramavtalsinnehåll.
Villkoren i kapitel Ramavtalets Huvuddokument och dess bilagor kommer att utgöra underlag för Ramavtalet mellan Kammarkollegiet och Ramavtalsleverantören.
Villkoren i kapitel Allmänna villkor och dess bilagor kommer efter Avrop att utgöra underlag till Kontrakt mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören.
Inför ramavtalstecknande kan justeringar komma att göras med anledning av ändringar i upphandlingsdokumenten under anbudstiden.
Generella krav...
Accepterar anbudsgivaren ramavtalsvillkoren?
Ja/Nej. Ja krävs
2.7 Anbudets form och innehåll
2.7.1 Anbudets språk
Svenska språket ska tillämpas vid all kommunikation rörande denna upphandling, inklusive anbudets språk, om inte annat framgår.
Enstaka stycken i anbudet kan vara på engelska, danska eller norska. Vad gäller CV, produktbeskrivningar, certifikat och jämförbara handlingar kan dessa vara på engelska, danska eller norska.
Innehåller anbudsgivarens anbud uppgift som strider mot ovan kommer Kammarkollegiet inte att beakta denna.
2.7.2 Inlämning av anbud
Kammarkollegiet använder sig av upphandlingsverktyget Mercell TendSign, som ägs av Mercell Commerce AB, för hantering av upphandlingsdokumenten och anbud. Anbud kan därför inte lämnas på annat sätt, exempelvis via e-post. Rättelse av fel, förtydligande och komplettering kan dock ske enligt Kammarkollegiets senare instruktioner.
Företrädare för anbudsgivare ansluter sig kostnadsfritt till Mercell TendSign genom att registrera ett användarkonto på Mercell TendSigns webbplats. Den e-postadress som anbudsgivare använder för sin inloggning i systemet är den som gäller för all vidare kommunikation i upphandlingen med Kammarkollegiet.
Den juridiska person vars organisationsnummer eller fysiska person vars personnummer eller liknande är registrerat i Mercell TendSign-kontot anses vara anbudsgivare. Är anbudsgivaren ett konsortium är den registrerade inte anbudsgivare utan företrädare för konsortiet, om inte annat framgår av fullmakt.
Tekniska frågor om Mercell TendSign ställs till Mercell TendSigns support per e-
post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx. Manual, instruktionsfilm och vanliga frågor och svar finns på Mercell TendSigns webbplats. Mercell TendSigns support har begränsade öppettider varför det är viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag vid behov av teknisk support.
Kammarkollegiet godtar inte parallella anbud. Om en anbudsgivare inkommer med flera anbud kommer Kammarkollegiet anse det senast inkomna under anbudstiden som det giltiga anbudet.
2.7.3 Kostnader i samband med lämnande av anbud
Anbudsgivaren har inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader som uppstår i samband med lämnande av anbud.
2.7.4 Tidpunkt för lämnande av anbud
Sista tidpunkt för att lämna anbud är 2024-04-02 23:59.
2.7.5 Anbudets giltighetstid
Anbudet ska vara giltigt till och med 2024-10-31.
Om anledning finns, exempelvis vid en överprövning, kan giltighetstiden för anbudet komma att förlängas. Kammarkollegiet kommer i sådana fall att begära bekräftelse av anbudsgivaren att denne godkänner förlängningen.
Träder Xxxxxxxxxx i kraft senare än 12 månader från när Ramavtalet beräknas träda i kraft enligt avsnitt Ramavtalets ingående och löptid, justeras priserna enligt SCB:s index Arbetskostnadsindex för tjänstemän (AKI) SNI 2007 kategori N (företag inom uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster) när Ramavtalet träder i kraft. Som basmånad gäller maj 2024.
Generella krav...
Accepterar anbudsgivaren kravet på anbudets giltighetstid?
Ja/Nej. Ja krävs
2.8 Frågor och svar om upphandlingen m.m.
2.8.1 Frågor och svar om upphandlingsdokumenten
Alla frågor om upphandlingsdokumenten ställs till och besvaras av Kammarkollegiet via Mercell TendSign. Kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten förmedlas till samtliga som hämtat upphandlingsdokumenten via Mercell TendSign. Alla frågor och svar som publiceras före tilldelningsbeslut är avidentifierade.
Frågor och svar utgör en del av upphandlingsdokumenten. Om upphandlingsdokumenten behöver kompletteras med anledning av frågor, eller av någon annan anledning, kommer kompletteringen att finnas i Mercell TendSigns funktion för frågor och svar.
De av Kammarkollegiet lämnade svaren avseende upphandlingsdokumenten är endast bindande om svaren lämnats via Mercell TendSign. Anbudsgivaren är själv ansvarig att hålla sig uppdaterad och ta del av den information som publiceras under anbudstiden. Om en anbudsgivare hämtar upphandlingsdokumenten på annat sätt än via Mercell TendSign kan Kammarkollegiet inte garantera att all information om upphandlingen, eventuella förtydliganden samt frågor och svar, kommer anbudsgivaren till handa under anbudstiden.
Sista dag för att ställa frågor är 2024-03-22. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras.
Sista dag för att besvara frågor är senast sex kalenderdagar innan sista dagen för att lämna anbud.
2.8.2 Rättelse av fel, förtydligande och komplettering
Det är viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter och handlingar, det vill säga att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda.
Kammarkollegiet har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare rätta fel, förtydliga eller komplettera sitt anbud. Däremot får Kammarkollegiet tillåta eller begära att en anbudsgivare rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en ingiven handling, eller förtydligar eller kompletterar en sådan handling, om det är förenligt med principerna om likabehandling och öppenhet.
Anbudsgivare uppmanas därför att noggrant följa anvisningarna i upphandlingsdokumenten, och i anbudet tydligt visa att samtliga krav uppfylls, samt undvika att lämna uppgifter som inte efterfrågas.
2.9 Tidpunkt för anbudsöppning
Anbud öppnas så snart som möjligt efter sista tidpunkt för att lämna anbud av minst två personer från Kammarkollegiet.
2.10 Tidpunkt för tilldelningsbeslut
Tilldelningsbeslut beräknas fattas under andra kvartalet 2024.
Efter att tilldelningsbeslut har fattats underrättas samtliga anbudsgivare via Mercell TendSign.
Kammarkollegiet kommer att ingå Xxxxxxxx med vinnande anbudsgivare efter att tiden för avtalsspärren löpt ut.
2.11 Hantering av personuppgifter
Generella krav...
Har anbudsgivaren informerat registrerade vars personuppgifter förekommer i anbudet?
Ja/Nej
2.12 Sekretess
Uppgifter som rör anbud omfattas av absolut sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105). Delar av anbuden kan dock omfattas av kommersiell sekretess.
För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs exempelvis att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingen uppfyller vad som krävs för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som anbudsgivaren kan antas lida om uppgifterna röjs.
Om anbudsgivaren väljer att begära kommersiell sekretess avseende delar av sitt anbud anges detta i bilaga Sekretessbegäran.
Kammarkollegiet kan inte på förhand ge besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess, utan sekretessprövning sker först i samband med att en uppgift begärs ut.
Eventuell tvist om en uppgift omfattas av sekretess kan komma att prövas i domstol.
Observera att anbudsgivare i ett senare skede kan begära sekretess för sådana uppgifter som begärs in inför tilldelningsbeslut.
När Xxxxxxxx tecknas kommer Kammarkollegiet att offentliggöra relevanta uppgifter om bland annat Ramavtalsleverantörens priser och Underleverantörer.
Generella krav...
a. Begärs sekretess för delar av anbud? (Ja/Nej)
Fritext
Generella krav...
b. Här kan anbudsgivaren bifoga bilaga Sekretessbegäran.
Bifogad fil
2.13 Underskrift av Xxxxxxxx
Xxxxxxxxxx signeras av behörig företrädare för Kammarkollegiet respektive Ramavtalsleverantören genom elektronisk underskrift (e-underskrift). För att skapa e- underskrift bör Ramavtalsleverantören ha eller i god tid före avtalstecknande skaffa e- legitimation. Om Ramavtalsleverantören saknar möjlighet att skapa e-underskrift i Kammarkollegiets e-tjänst sker underskrift på utskrivet underlag.
Anbudsgivare lämnar upplysningsvis namn, e-postadress samt telefonnummer till den person som är behörig företrädare, och som kan komma att skriva under Xxxxxxxxxx.
Generella krav...
a. Namn:
Fritext
Generella krav...
b. E-postadress:
Fritext
Generella krav...
c. Telefonnummer:
Fritext
3. Prövning, utvärdering och kvalificering
3.1 Process för prövning, utvärdering och kvalificering
Val av anbud sker enligt nedan.
• Prövning om anbud uppfyller de administrativa krav som ställs i kapitel Administrativa förutsättningar och krav.
• Kontroll om det föreligger omständigheter som utgör uteslutningsgrund enligt avsnitt Skäl för uteslutning. Inför kontroll enligt denna punkt begär Kammarkollegiet in kompletterande dokument enligt avsnitt Sammanställning över kompletterande dokument.
• Kontroll om anbudsgivare uppfyller de kvalificeringskrav som ställs i avsnitt Kvalificeringskrav. Inför kontroll enligt denna punkt begär Kammarkollegiet in kompletterande dokument enligt avsnitt Sammanställning över kompletterande dokument.
• Prövning om anbud uppfyller de krav som ställs i kapitel Kravspecifikation.
• Anbud utvärderas enligt avsnitt Utvärderingsmodell.
3.2 Utvärderingsmodell
Kammarkollegiet kommer att tilldela Ramavtal till de anbudsgivare som har lämnat de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden utifrån bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
I utvärderingen kommer en mervärdesmodell att användas där mervärdena subtraheras från offererat pris. Mervärde är det ekonomiska värde som tillmäts de tilldelningskriterier, vid sidan av priset, som bedöms vid utvärdering av anbud. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Anbudet med den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Pris ska anges i SEK och får inte understiga noll (0).
I upphandlingen kommer följande tilldelningskriterier att användas.
• Pris
•
Timpris (takpris) för bokning av Gruppresor (avsnitt Timpris (takpris) för bokning av Gruppresor)
• Mervärden i form av prisavdrag på offererat pris
• Bokningar av Utrikes tågresor - 300 SEK (avsnitt Bokningar av Utrikes tågresor)
• Spårningssystem - 300 SEK (avsnitt Spårningssystem)
• Avisering vid större händelser och incidenter - 300 SEK (avsnitt Avisering vid större händelser och incidenter)
• Applikation till smartphone eller likvärdig lösning - 300 SEK (avsnitt Applikation till smartphone eller likvärdig lösning)
För mer information om mervärdena samt hur dessa kan uppnås se kapitel
Kravspecifikation och avsnitten ovan.
4. Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare
4.1 Inledning
I detta kapitel framgår uteslutningsgrunderna och kvalificeringskraven som ställs på
anbudsgivaren (leverantörsprövning).
ESPD-systemet och egenförsäkran i Mercell TendSign
ESPD-systemet är en ordning för leverantörsprövning som innebär att anbudsgivaren först, i anbudet, endast preliminärt intygar (egenförsäkran) att den inte ska uteslutas enligt 13 kap. 1–3 §§ LOU och uppfyller kvalificeringskraven i upphandlingen. Mercell TendSign har integrerat ESPD-systemet i upphandlingsverktyget. Anbudsgivare ska lämna egenförsäkran genom att besvara frågor hänförliga till ESPD-systemet i detta kapitel.
a)-frågorna i avsnitt Skäl för uteslutning: Om anbudsgivaren eller åberopat företag/konsortiedeltagare (eller företrädare för dessa) inte är föremål för uteslutning, ska "Nej" anges på samtliga a)-frågor. Om ”Ja” svaras för en viss uteslutningsgrund, så aktiveras följdfrågor såsom vilken typ av överträdelse som har begåtts, om bristerna korrigerats etc. Observera att för varje a)-fråga för uteslutningsgrunderna står ”Nej krävs” som svar, men anbudsgivare kan ändå svara ”Ja” om aktuellt.
Frågorna "Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU- medlemsstats databas?" i detta kapitel innebär endast rättigheter för anbudsgivare.
Anbudsgivaren behöver därför inte svara på frågorna. Om ”Ja” svaras, så aktiveras följdfrågor. Är ni som anbudsgivare osäker på om den efterfrågade informationen finns tillgänglig i sådan databas, så besvara frågan med "Nej". Om frågorna inte besvaras eller besvaras med "Nej" kommer Kammarkollegiet att begära in denna information i form av kompletterande dokument. Observera att för varje fråga står ”Nej önskas” som svar, men anbudsgivare kan ändå svara ”Ja” om aktuellt.
Efter sista tidpunkt för anbudsinlämning men innan Kammarkollegiet fattar tilldelningsbeslut kan Kammarkollegiet komma att begära in kompletterande dokument i form av bevis och intyg i syfte att kontrollera om anbudsgivaren ska uteslutas och om anbudsgivaren uppfyller kvalificeringskraven i upphandlingen. Kammarkollegiet kommer alltid att begära in uppdaterade kompletterande dokument beträffande anbudsgivare som kommer tilldelas Ramavtal. Anbudsgivaren ska ha kompletterande dokument tillgängliga, eftersom uppgifterna ska kunna tillhandahållas utan dröjsmål efter sista anbudsdag. Det är anbudsgivarens ansvar att även efter sista anbudsdag ha uppsikt över sin e-posts inkorg och skräppost samt sitt användarkonto på Mercell TendSign. En sammanställning över kompletterande dokument finns i avsnitt Sammanställning över kompletterande dokument.
Även åberopat företag och konsortiedeltagare omfattas av ESPD-systemet (se avsnitten Åberopande av andra företags kapacitet och Gemensamt anbud av grupp av leverantörer (konsortium)).
Notera att krav som inte hänför sig till leverantörsprövningen, t.ex. begärda uppgifter i kapitel Prövning, utvärdering och kvalificering och krav i kapitel Tekniska krav – Kravspecifikation i förekommande fall ska visas redan i anbudet.
4.2 Åberopande av andra företags kapacitet
Anbudsgivaren har möjlighet att åberopa andra företags kapacitet för att uppfylla kvalificeringskrav som avser ekonomisk och finansiell ställning enligt avsnitt Ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet enligt avsnitt Teknisk och
yrkesmässig kapacitet med undantag för avsnitt IATA. Dvs. anbudsgivaren får inte åberopa andra företags kapacitet för att uppfylla krav i avsnitten Kvalitetssäkringsarbete eller Systematiskt informationssäkerhetsarbete. Med andra företag avses exempelvis företag både inom och utom en koncern. Dessa benämns i upphandlingen som åberopat företag. Om ett åberopat företag inte uppfyller nedanstående krav för vilket det åberopas för, kan detta påverka anbudsgivarens anbud negativt.
I anbudsprocessen finns ett processteg i Mercell TendSign för att lägga till åberopade företag (benämns i Mercell TendSign som underleverantörer). I detta steg går det att söka fram företag i Mercell TendSign, eller registrera nya direkt i Mercell TendSign. Därefter ska anbudsgivaren välja att den tillagda underleverantören åberopas för kapacitet (dvs. för att uppfylla kraven i detta kapitel). För åberopat företag ska anbudsgivaren sedan lämna egenförsäkran direkt i kapitel Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare, för varje åberopat företag som lagts till.
Anbudsgivare ska som kompletterande dokument lämna in ett skriftligt åtagande från åberopat företag om att anbudsgivaren förfogar över åberopade resurser enligt avsnitt Kvalificeringskrav. Om det åberopade företaget åberopas för sin ekonomiska och finansiella ställning ska det åberopade företaget åta sig ett solidariskt ansvar för Ramavtalsleverantörens ekonomiska och finansiella åtaganden enligt Ramavtalet och Kontrakt.
Ett åberopat företag ska ha tillräcklig kapacitet och resurser för den del av tjänsten som företaget åberopas för. Ett åberopat företag kan förekomma i flera anbud så länge det åberopade företagets totala leveranskapacitet inte överskrids. Det åberopade företaget ska således inte erbjuda samma konsult till olika anbudsgivare.
Samarbetsformer
En anbudsgivare (A) ska inte ingå som åberopat företag eller underleverantör till annan anbudsgivare (B) (inom samma anbudsområde). I de fall A trots detta ingår som åberopat företag till B, och B kan visa att den förfogar över A:s kapacitet, kommer A:s anbud i denna del inte att godkännas.
Generella krav...
a. Åberopas annat företags kapacitet för att uppfylla krav i detta kapitel?
Ja/Nej
b. Har anbudsgivaren i aktuellt processteg lagt till åberopat företag i form av underleverantör och valt “åberopa kapacitet”
?
Om anbudsgivaren INTE åberopar annat företags kapacitet, svara Nej.
Ja/Nej
Generella krav...
c. Beskriv övergripande vilket åberopat företag som bidrar med vilken kapacitet.
Om anbudsgivaren INTE åberopar annat företags kapacitet, svara Nej.
Fritext
Generella krav...
4.3 Gemensamt anbud av grupp av leverantörer (konsortium)
Till skillnad mot avsnitt Åberopande av andra företags kapacitet avses med gemensamt anbud av grupp av leverantörer att ett gemensamt anbud lämnas av flera juridiska eller fysiska personer inom ramen för ett s.k. konsortium. Är anbudsgivaren däremot enbart en enskild juridisk eller fysisk person är det inte frågan om ett konsortium.
Om konsortiet tilldelas Ramavtal ska konsortiet ingå Ramavtal genom ett gemensamt aktiebolag. Det gemensamma bolaget kommer att representera konsortiet som avtalspart. Konsortiet ska planera en eventuell bolagsbildning så att denna kan vara avslutad vid den tidpunkt Ramavtal ska ingås. Konsortiet ska som kompletterande dokument lämna in ett civilrättsligt bindande avtal om att deltagarna
1. avser att ingå Ramavtal med Kammarkollegiet genom ett gemensamt aktiebolag om konsortiet ska ingå Ramavtal, och
2. förbinder sig att solidariskt svara för förpliktelser enligt det Ramavtal samt Kontrakt som sluts till följd av denna upphandling.
Krav på ekonomisk och finansiell ställning och teknisk och yrkesmässig kapacitet ska uppfyllas i sin helhet av konsortiet. Verksamheten som kvalitets- respektive miljöledningssystemet omfattar ska ha en koppling till Upphandlingsföremålet. Det gemensamma aktiebolaget ska uppfylla kraven på kvalitets- och miljöledningssystem senast 15 månader från Ramavtalets ikraftträdande. Om det gemensamma aktiebolaget däremot redan bedriver verksamhet vid anbudsinlämnande ska det bolaget självständigt uppfylla kraven på kvalitets- och miljöledningssystem vid anbudsinlämnandet.
I anbudsprocessen finns ett processteg i Mercell TendSign för att lägga till underleverantörer. I detta steg går det att söka fram företag i Mercell TendSign, eller registrera nya direkt i Mercell TendSign, för att i nästa steg ange om deras kapacitet åberopas. Detta steg ska användas för att lägga till konsortiedeltagare. För konsortiedeltagare (i processteget tillagd som åberopat företag) ska företrädaren för konsortiet sedan lämna egenförsäkran direkt i detta kapitel, för varje konsortiedeltagare som lagts till.
Generella krav...
a. Lämnas anbud som konsortium?
Ja/Nej
b. Har anbudsgivaren i aktuellt processteg lagt till konsortiedeltagare i form av underleverantörer och valt “åberopa kapacitet”?
Om anbudsgivaren INTE lämnar anbud som konsortium, svara Nej.
Ja/Nej
Generella krav...
c. Beskriv övergripande vilken konsortiedeltagare som bidrar med vilken kapacitet.
Om anbudsgivaren INTE lämnar anbud som konsortium, svara Nej.
Fritext
Generella krav...
4.4 Skäl för uteslutning
4.4.1 Uteslutningsgrunder som rör fällande dom i brottmål
Har företaget eller en person som är medlem i dess förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan dömts för brott som anges i 13 kap. 1 § LOU ska företaget uteslutas. Detsamma gäller om den som har dömts för brottet är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera företaget.
Företaget ska visa att det inte ska uteslutas på grund av brott enligt 13 kap. 1 § LOU.
För företag etablerade i Sverige sker detta genom att företaget lämnar in en sanningsförsäkran, se bilaga Sanningsförsäkran.
Hur det ska visas i övrigt skiljer sig åt beroende på var företaget är etablerat, till exempel kan det framgå av landets upphandlingslagstiftning. I första hand ska företaget lämna utdrag ur brottsregister eller likvärdig handling, om sådant finns framtaget och anpassat för upphandlingsändamål. I andra hand får sådan handling ersättas av en utsaga som företaget har lämnat på heder och samvete inför ett behörigt organ eller av en liknande försäkran (t.ex. försäkran inför notarius publicus).
Denna handling ska ges in som kompletterande dokument. Handlingen ska åtföljas av en översättning till svenska, engelska, danska eller norska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk. Handlingen ska vara högst sex (6) månader gammal vid tillhandahållandet, om inte annat föreskrivs i den stat där företaget är etablerat.
4.4.1.1 Deltagande i en kriminell organisation
Har företaget eller någon företrädare för detsamma dömts för brott som rör deltagande i kriminell organisation enligt 13 kap. 1 § LOU?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas? (Se Inledning: Är ni osäkra på om den efterfrågade informationen finns tillgänglig på detta sätt, så besvara frågan med "Nej".)
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Datum för meddelande av dom
Fritext
European Sing...
b. Skäl
Fritext
European Sing...
c. Vem har dömts?
Fritext
European Sing...
d. I den mån som det fastslås direkt i domen: ange uteslutningsperiodens längd
Fritext
European Sing...
e. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.1.2 Bestickning och korruption
Har företaget eller någon företrädare för detsamma dömts för bestickning eller korruption enligt 13 kap. 1 § LOU?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Datum för meddelande av dom
Fritext
European Sing...
b. Skäl
Fritext
European Sing...
c. Vem har dömts?
Fritext
European Sing...
d. I den mån som det fastslås direkt i domen: ange uteslutningsperiodens längd
Fritext
European Sing...
e. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.1.3 Bedrägeri
Har företaget eller någon företrädare för detsamma dömts för bedrägeri enligt 13 kap. 1 § LOU?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Datum för meddelande av dom
Fritext
European Sing...
b. Skäl
Fritext
European Sing...
c. Vem har dömts?
Fritext
European Sing...
d. I den mån som det fastslås direkt i domen: ange uteslutningsperiodens längd
Fritext
European Sing...
e. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.1.4 Terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet
Har företaget eller någon företrädare för detsamma dömts för terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet enligt 13 kap. 1 § LOU?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Datum för meddelande av dom
Fritext
European Sing...
b. Skäl
Fritext
European Sing...
c. Vem har dömts?
Fritext
European Sing...
d. I den mån som det fastslås direkt i domen: ange uteslutningsperiodens längd
Fritext
European Sing...
e. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.1.5 Penningtvätt eller finansiering av terrorism
Har företaget eller någon företrädare för detsamma dömts för penningtvätt eller finansiering av terrorism enligt 13 kap. 1 § LOU?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Datum för meddelande av dom
Fritext
European Sing...
b. Skäl
Fritext
European Sing...
c. Vem har dömts?
Fritext
European Sing...
d. I den mån som det fastslås direkt i domen: ange uteslutningsperiodens längd
Fritext
European Sing...
e. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.1.6 Barnarbete och andra former av människohandel
Har företaget eller någon företrädare för detsamma dömts för barnarbete eller andra former
av människohandel enligt 13 kap. 1 § LOU?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Datum för meddelande av dom
Fritext
European Sing...
b. Skäl
Fritext
European Sing...
c. Vem har dömts?
Fritext
European Sing...
d. I den mån som det fastslås direkt i domen: ange uteslutningsperiodens längd
Fritext
European Sing...
e. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.2 Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter
Företaget ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § LOU, vilket Kammarkollegiet kommer att kontrollera.
Företag som inte har dessa åligganden i Sverige, ska visa att det saknas skäl för uteslutning p.g.a. obetalda skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet. Hur det ska visas skiljer sig åt beroende på var företaget är etablerat, till exempel kan det framgå av landets upphandlingslagstiftning. I första hand intyg av en behörig myndighet i det egna landet. I andra hand får sådan handling ersättas av en utsaga som företaget har lämnat på heder och samvete inför ett behörigt organ eller av en liknande försäkran. Denna handling ska ges in som kompletterande dokument. Handlingen ska åtföljas av en översättning till svenska, engelska, danska eller norska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk. Handlingen ska vara högst [6] månader gammal vid tillhandahållandet, om inte annat föreskrivs i den stat där företaget är etablerat.
4.4.2.1 Betalning av skatter
Har företaget åsidosatt sina skyldigheter i fråga om betalning av skatter enligt ovan?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Berörd medlemsstat eller berört land
Fritext
European Sing...
b. Berört belopp
Fritext
European Sing...
c. Har detta åsidosättande av skyldigheter fastställts på annat sätt än genom en dom eller ett myndighetsbeslut?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Om detta åsidosättande av skyldigheter fastställts genom en dom eller ett myndighetsbeslut, var detta beslut slutligt och bindande?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
b. Ange vilket datum den fällande domen meddelades eller beslutet fattades
Fritext
European Sing...
c. I händelse av fällande dom, och i den mån det fastställts i domen, ange uteslutningsperiodens längd
Fritext
European Sing...
d. Beskriv vilket sätt som användes
Fritext
European Sing...
e. Har företaget uppfyllt sina skyldigheter genom att betala eller ingå en bindande överenskommelse i syfte att betala skatter eller sociala avgifter som förfallit till betalning, inklusive, i förekommande fall, upplupen ränta eller böter?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.2.2 Betalning av socialförsäkringsavgifter
Har företaget åsidosatt sina skyldigheter i fråga om betalning av socialförsäkringsavgifter enligt ovan?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Berörd medlemsstat eller berört land
Fritext
European Sing...
b. Berört belopp
Fritext
European Sing...
c. Har detta åsidosättande av skyldigheter fastställts på annat sätt än genom en dom eller ett myndighetsbeslut?
Ja/Nej. Nej önskas
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
a. Om detta åsidosättande av skyldigheter fastställts genom en dom eller ett myndighetsbeslut, var detta beslut slutligt och bindande?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
b. Ange vilket datum den fällande domen meddelades eller beslutet fattades
Fritext
European Sing...
c. I händelse av fällande dom, och i den mån det fastställts i domen, ange uteslutningsperiodens längd
Fritext
European Sing...
d. Beskriv vilket sätt som användes
Fritext
European Sing...
e. Har företaget uppfyllt sina skyldigheter genom att betala eller ingå en bindande överenskommelse i syfte att betala skatter eller sociala avgifter som förfallit till betalning, inklusive, i förekommande fall, upplupen ränta eller böter?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.3 Uteslutningsgrunder som rör insolvens, intressekonflikter, allvarligt fel i yrkesutövning m.m.
Kammarkollegiet får enligt 13 kap. 3 § LOU utesluta anbudsgivaren om någon av nedanstående omständigheter (som de kommer till uttryck i bestämmelsen) föreligger.
4.4.3.1 Åsidosättande av skyldigheter enligt miljölagstiftning
Har företaget, såvitt företaget känner till, åsidosatt sina skyldigheter enligt miljölagstiftningen?
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
4.4.3.2 Åsidosättande av skyldigheter enligt sociallagstiftning
Har företaget, såvitt företaget känner till, åsidosatt sina skyldigheter enligt sociallagstiftningen?
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
4.4.3.3 Åsidosättande av skyldigheter inom arbetsrätt
Har företaget, såvitt företaget känner till, åsidosatt sina skyldigheter enligt arbetsrätten?
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
4.4.3.4 Konkurs
Har företaget gått i konkurs?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Ange skälen till att avtalet kan fullgöras trots dessa omständigheter
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.3.5 Insolvens
Är företaget föremål för insolvens- eller likvidationsförfarande?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Ange skälen till att avtalet kan fullgöras trots dessa omständigheter
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.3.6 Ackordsuppgörelse med borgenärer
Har företaget ingått ackordsuppgörelse med borgenärer?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Ange skälen till att avtalet kan fullgöras trots dessa omständigheter
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.3.7 Situation som enligt nationell lagstiftning motsvarar konkurs
Befinner sig företaget i en situation motsvarande konkurs till följd av ett liknande förfarande enligt nationella lagar och förordningar?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Ange skälen till att avtalet kan fullgöras trots dessa omständigheter
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.3.8 Tvångsförvaltning
Är företagets tillgångar föremål för tvångsförvaltning?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Ange skälen till att avtalet kan fullgöras trots dessa omständigheter
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.3.9 Avbruten näringsverksamhet
Har företaget avbrutit sin näringsverksamhet?
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Ange skälen till att avtalet kan fullgöras trots dessa omständigheter
Fritext
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.4.3.10 Avtal med andra företag i syfte att snedvrida konkurrensen
Har företaget ingått överenskommelser med andra företag som syftar till att snedvrida konkurrensen?
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
4.4.3.11 Allvarliga fel i yrkesutövningen
Har företaget eller någon företrädare för detsamma gjort sig skyldiga till något allvarligt fel i yrkesutövningen som gör att dess redbarhet kan ifrågasättas?
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
4.4.3.12 Intressekonflikt på grund av deltagande i upphandlingen
Har företaget kännedom om någon intressekonflikt, exempelvis jävsförhållande, till följd av sitt deltagande i upphandlingen?
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
4.4.3.13 Direkt eller indirekt deltagande i förberedelserna av upphandlingen
Har företaget deltagit i förberedelserna av upphandlingen?
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
4.4.3.14 Förtida uppsägning, skadestånd eller andra jämförbara sanktioner
Har företaget varit med om att ett tidigare avtal upphandlat enligt någon av upphandlingslagarna sagts upp i förtid, eller att skadestånd eller jämförbara sanktioner krävts i samband med detta tidigare avtal?
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
a. Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
b. Har du vidtagit åtgärder för att visa din tillförlitlighet enligt 13 kap. 5 § LOU (”självsanering”)?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
Beskriv åtgärderna
Fritext
European Sing...
4.4.3.15 Oriktiga uppgifter, undanhållande av information, avsaknad av nödvändiga dokument och tillägnande av konfidentiell information i detta förfarande
Har företaget befunnit sig i någon av följande situationer i denna upphandling:
1. Denne har i allvarlig omfattning lämnat oriktiga uppgifter om den information som kan begäras för kontroll av skäl för uteslutning eller kvalificeringskrav,
2. undanhållit sådan information,
3. inte lämnat de kompletterande dokument som Kammarkollegiet begärt in, eller
4. otillbörligt försökt att påverka Kammarkollegiets beslutsprocess eller tillägnat sig sekretessbelagda uppgifter som kan ge denne otillbörliga fördelar i upphandlingen eller av oaktsamhet lämnat vilseledande uppgifter som kan ha en väsentlig inverkan på de beslut som fattas under upphandlingen i fråga om uteslutning, urval och tilldelning?
Kammarkollegiet uppmanar företaget att lämna sanningsenliga uppgifter, bland annat när företaget gör gällande att den uppfyller ställda krav och tilldelningskriterier.
Kammarkollegiet påminner också om innehållet i det kompletterande dokumentet bilaga
Sanningsförsäkran som företaget ska lämna in på begäran.
Ditt svar?
Ja/Nej. Nej krävs
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
4.5 Utredning
Kammarkollegiet ska, före beslut om att utesluta en anbudsgivare, ge anbudsgivaren tillfälle att yttra sig över de omständigheter som enligt Kammarkollegiet utgör skäl för uteslutning.
4.6 Kvalificeringskrav
Syftet med kvalificeringskraven är att säkerställa att anbudsgivaren har nödvändig förmåga och kapacitet för att fullgöra de åtaganden som framgår av Ramavtalet. Anbudsgivaren ska därför vara kvalificerad i följande avseenden
1. behörighet att utöva yrkesverksamhet,
2. ekonomisk och finansiell ställning, och
3. teknisk och yrkesmässig kapacitet.
4.6.1 Behörighet att utöva yrkesverksamhet
4.6.1.1 Inskrivning i handelsregister eller motsvarande
Anbudsgivaren ska vara inskriven i handelsregister eller motsvarande som förs i den stat där anbudsgivaren är etablerad enligt vad som anges i bilaga XI till direktiv 2014/24/EU. För svenska företag avses aktiebolags-, handels- eller föreningsregistren.
Kammarkollegiet kommer kontrollera krav på registrering genom Bolagsverkets Sök företagsfakta eller liknande.
Anbudsgivare vars uppgifter inte kan inhämtas av Kammarkollegiet, ska på begäran i form av kompletterande dokument lämna in handling som styrker att anbudsgivaren är inskriven i ett handelsregister eller motsvarande. Denna handling ska vara översatt till svenska, engelska, danska eller norska om originalhandlingen är upprättat på ett annat språk, och vara högst sex (6) månader gammal vid tillhandahållandet, om inte annat föreskrivs i den stat där anbudsgivaren är etablerad.
a. Ditt svar?
Ja/Nej. Ja önskas
Leverantörskommentar tillåten
European Sing...
b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?
Ja/Nej. Nej önskas
European Sing...
a. Webbadress
Fritext
European Sing...
b. Kod
Fritext
European Sing...
c. Utfärdare
Fritext
European Sing...
4.6.2 Ekonomisk och finansiell ställning
Anbudsgivaren ska ha en ekonomisk och finansiell ställning som är tillräcklig för att kunna fullgöra uppdraget och upprätthålla kvalitet under den tid Ramavtalet och Kontrakt är i kraft.
Kammarkollegiet kommer att hämta utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe AB:s register som underlag för bedömningen. Utdraget ska visa att anbudsgivaren har en rating enligt Creditsafe på lägst 40, vid Kammarkollegiets kontrolltillfälle (samt under avtalstiden).
Anbudsgivare uppmanas att själv kontrollera sin rating hos Creditsafe. Om anbudsgivaren inte uppfyller kravet på rating kan anbudsgivaren i stället styrka kravet på tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning enligt avsnitt Alternativa sätt att styrka ekonomisk och finansiell ställning.
Anbudsgivare som inte har dessa åligganden i Sverige kontrolleras av Kammarkollegiet, på samma sätt som svenska, genom att uppgifter inhämtas från Creditsafe. Då Creditsafe inte kan tillhandahålla uppgifter om alla utländska anbudsgivare ska anbudsgivaren i dessa fall, på begäran av Kammarkollegiet, inkomma med handling som styrker att anbudsgivaren uppfyller kravet på tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning. Denna handling ska översättas till svenska, engelska, danska eller norska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk.
4.6.2.1 Alternativa sätt att styrka ekonomisk och finansiell ställning
För det fall lägre rating enligt Creditsafe innehas eller då ingen rating kan erhållas kan anbudsgivare ändå styrka kravet på ekonomisk ställning genom att som kompletterande dokument lämna in alternativ utredning enligt nedan (ett eller flera), som kan godkännas av Kammarkollegiet. Kammarkollegiet förbehåller sig rätten att analysera en företagsrapport från Creditsafe, jämte sådan alternativ utredning.
1. Handling från annat kreditupplysningsföretag, som visar att kravet uppfylls på motsvarande sätt.
2. Fullgörandegaranti av moderbolag eller annan garantigivare, med solidariskt ansvar, och som säkerställer att Ramavtalet kan fullföljas. Krav på kreditomdöme enligt avsnitt Ekonomisk och finansiell ställning ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av moderbolaget/garanten, vilket Kammarkollegiet kontrollerar. Se även sista stycket med hänvisning till avsnitt Åberopande av andra företags kapacitet.
3. Organisationsformer som inte innehar rating: Årsredovisning för de två senaste räkenskapsåren. Om årsredovisning inte finns tillgänglig för båda åren kan i stället resultat- och balansrapport lämnas för det året som saknas.
4. För nystartade företag: Senaste resultat- och balansrapport samt en godtagbar garanti.
5. Om anbudsgivaren har godtagbara skäl kan den få inkomma med annan utredning som Kammarkollegiet finner lämplig (15 kap. 10 § andra stycket LOU).
Handlingen ska vara översatt till svenska, engelska, danska eller norska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk.
Om anbudsgivaren inte själv kan styrka kravet på ekonomisk och finansiell ställning får anbudsgivaren åberopa annat företags kapacitet enligt avsnitt Åberopande av andra företags kapacitet för att styrka att anbudsgivaren uppfyller kravet. Ett åberopat företag kan styrka ekonomisk och finansiell ställning på samma sätt som anbudsgivaren.
Generella krav...
a. Uppfylls kravet på ekonomisk och finansiell ställning?
Ja/Nej. Ja krävs
b. Ange (preliminärt) alternativt sätt att styrka ekonomisk ställning (1-5).
Om anbudsgivaren uppnår miniminivån enligt Creditsafe rating, ange "Inte aktuellt" eller liknande.
Fritext
Generella krav...
4.6.2.2 Uppgifter om skatter och socialförsäkringsavgifter
Anbudsgivaren ska skyndsamt på Kammarkollegiets begäran inkomma med utdrag från skattekontot för den period som Kammarkollegiet anger. Anbudsgivaren ska även på begäran inkomma med eventuella bindande överenskommelser med Skatteverket om betalning av skatter.
Generella krav...
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav på Uppgifter om skatter och socialförsäkringsavgifter?
Ja/Nej. Ja krävs
4.6.3 Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Anbudsgivaren ska förfoga över nödvändiga personalresurser och tekniska resurser samt ha sådan erfarenhet som behövs för att Ramavtal och Kontrakt ska kunna fullgöras.
4.6.3.1 IATA
Anbudsgivaren ska vara IATA-(International Air Transport Association) ackrediterad/vara en auktoriserad IATA-agent, ha personal med reseutbildning (IATA, TRAC eller
motsvarande och inneha licens för att få ställa ut biljetter för resa med IATA-anslutna flygbolag.
IATA-nummer/kod ska anges nedan.
Generella krav...
a. Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende IATA-certifiering?
Ja/Nej. Ja krävs
Generella krav...
b. Här anger anbudsgivaren IATA-nummer/kod
Fritext
4.6.3.2 Teknisk kapacitet i form av referensförteckning
Den tekniska kapaciteten styrks genom att anbudsgivaren som kompletterande dokument (bilaga Referensuppdrag kvalificering) lämnar in en förteckning över de tre (3) viktigaste uppdragen som har utförts under de tre (3) senaste åren från anbudsdagen.
Referensuppdragen ska motsvara föremålet för upphandlingen.
För nystartade företag ska referensuppdragen vara hänförliga till en eller flera personer i företagsledningen och/eller nyckelpersoner hos anbudsgivaren.
Anbudsgivaren har möjlighet att tillsammans med anbudet bifoga Referenser. För anbudsgivare som inte bifogar bilaga Referenser med anbudet kommer Kammarkollegiet att begära in dessa som kompletterande dokument.
Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av liknande uppdrag av resebyråtjänster. För att styrka detta ska anbudsgivaren fylla i och bifoga bilaga Referensuppdrag.
Referensuppdragen ska avse uppdrag för annan uppdragsgivares räkning. Referensuppdrag som avser uppdrag inom anbudsgivarens egen organisation accepteras därmed inte.
Anbudsgivaren ska i anbudet redovisa tre (3) referensuppdrag som uppfyller krav enligt nedan:
1. Samtliga tre (3) referensuppdrag ska omfatta resebyråtjänster som minst avser följande:
a. bokningar av inrikes och utrikes flyg
b. bokningar av inrikes och utrikes hotell
c. bokningar av inrikes tåg
d. bokningar via personlig service (offline) och självbokningssystem (online).
2. Minst ett (1) av referensuppdragen ska vara för uppdragsgivare som har minst 300 registrerade resenärsprofiler hos anbudsgivaren.
3. Totalt ska samtliga tre (3) referensuppdrag omfatta minst 1000 bokningar (dvs. ej per referensuppdrag)
4. Referensuppdraget ska inte vara äldre än tre (3) år från sista anbudsdag.
5. Uppdragen kan vara pågående under förutsättning att avtalet löpt minst sex (6) månader vid tidpunkten för sista anbudsdag.
6. Referenten för referensuppdrag ska vara avtalsansvarig eller inneha motsvarande roll med ansvar för avtalet och ha kunskap om avtalet på en övergripande nivå samt kan bekräfta att uppdraget har den omfattning och har genomförts så som beskrivits. Anbudsgivaren ansvarar för att referenten är vidtalad och går att nå enligt angivna kontaktuppgifter.
Referenten kan komma att kontaktas av Kammarkollegiet under perioden vecka 14 - 16 om inte tidplanen förändras.
För det fall referenten som uppgetts för referensuppdraget skulle bli sjukskriven eller av någon annan särskild anledning inte kan lämna referens, har anbudsgivaren möjlighet att ange kontaktuppgifter till ersättande referent hos samma företag/organisation för samma referensuppdrag.
Generella krav...
Uppfylls krav avseende referenser?
Ja/Nej. Ja krävs
4.6.4 Kvalitetssäkringsarbete
Anbudsgivaren ska bedriva ett kvalitetssäkringsarbete för den egna verksamheten som minst omfattar och beskriver följande:
1. Organisationsbeskrivning inklusive kontaktperson som hanterar frågor kring verksamhetens kvalitetssäkringsarbete.
2. Rutin för kompetensutveckling hos berörd personal.
3. Rutin för att utvärdera prestanda som exempelvis leveransprecision i SLA.
4. Xxxxx för hantering av avvikelser och reklamationer.
5. Rutin för revision av kvalitetssäkringsarbetet.
6. Xxxxx för att säkra eventuella underleverantörers arbete.
Kravet styrks genom att anbudsgivaren som kompletterande dokument lämnar en utförlig beskrivning av kvalitetssäkringsarbetet av vilken det framgår att punkterna 1-6 ovan är uppfyllda alternativt lämnar en kopia på giltigt certifikat enligt någon av ISO 9001, FR 2000 eller annan certifiering som inkluderar de ovan nämnda rutinerna.
Handlingen ska vara översatt till svenska, engelska, danska eller norska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk.
Generella krav...
Uppfyller anbudsgivaren kravet avseende Kvalitetssäkringsarbete?
Ja/Nej. Ja krävs
4.6.5 Systematiskt informationssäkerhetsarbete
Anbudsgivaren ska bedriva ett systematiskt informationssäkerhetsarbete som minst har en koppling till Upphandlingsföremålet.
Inom ramen för det systematiska informationssäkerhetsarbetet ska anbudsgivaren arbeta efter en upprättad informationssäkerhetspolicy som har en koppling till Upphandlingsföremålet och som minst säkerställer:
1. att det finns fastställda informationssäkerhetsmål,
2. att anbudsgivaren arbetar med uppföljning av fastställda informationssäkerhetsmål,
3. att anbudsgivaren arbetar med att identifiera risker utifrån fastställda informationssäkerhetsmål,
4. att anbudsgivaren arbetar med att hantera risker utifrån fastställda informationssäkerhetsmål, och
5. att anbudsgivaren har fördelat resurser samt tilldelat behörighet och befogenheter vad gäller informationssäkerhetsarbetet i dessa delar.
Kravet styrks genom att anbudsgivaren som kompletterande dokument lämnar en utförlig beskrivning av systematiskt informationssäkerhetsarbetet av vilken det framgår att punkterna 1-5 ovan är uppfyllda alternativt lämnar en kopia på giltigt certifikat enligt ISO 27001 eller annan certifiering som inkluderar de ovan nämnda rutinerna.
Handlingen ska vara översatt till svenska, engelska, danska eller norska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk.
Generella krav...
Uppfyller anbudsgivaren kravet avseende Systematiskt informationssäkerhetsarbete?
Ja/Nej. Ja krävs
4.7 Uteslutning med anledning av EU-sanktioner
EU har beslutat om sanktioner mot Ryssland och Belarus till följd av Rysslands aggression mot Ukraina. Dessa sanktioner påverkar Kammarkollegiet och offentliga upphandlingar på flera olika sätt:
• För det första finns ett förbud mot att göra betalningar med mera till vissa uppräknade personer och organisationer (frysning av tillgångar).
• För det andra finns ett förbud mot att importera, köpa och transportera vissa uppräknade varor (importförbud).
• För det tredje finns ett förbud mot att tilldela och fullgöra offentliga kontrakt med ryska aktörer.
Sanktionerna innehåller vissa begränsade möjligheter till undantag. Kommerskollegium har ett särskilt uppdrag i fråga om hanteringen av dessa undantag.
Kammarkollegiet är förbjuden att direkt eller indirekt göra betalningar till sådana aktörer som omfattas av dessa sanktioner (finns upptagna på sanktionslistorna). Några krav som hänger samman med detta, till exempel skadestånd, får heller inte beviljas.
Kammarkollegiet får heller inte importera sådana varor och tjänster som omfattas av aktuella sanktioner.
Observera att sanktionerna som avser tilldelning av Kontrakt tar sikte på avrop i Ramavtalet. Avropsberättigade får därför inte heller tilldela Kontrakt till eller i förhållande till en leverantör som tillhör någon av följande kategorier:
1. ryska medborgare eller fysiska eller juridiska personer som är etablerade i Ryssland
2. juridiska personer, enheter eller organ vars äganderätter till mer än 50 procent direkt eller indirekt ägs av någon som avses i punkten 1.
3. fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som agerar för, eller på uppdrag av, en enhet som avses i punkterna 1 eller 2.
Detta gäller även om någon sådan aktör utgör underleverantör, leverantör eller enhet vars kapacitet utnyttjas i upphandlingen och står för mer än 10 procent av det aktuella kontraktets värde.
Ytterligare information om sanktionerna finns på Kommerskollegiums webbplats. Det finns även information om sanktionernas betydelse i upphandlingar på Upphandlingsmyndighetens webbplats.
Mot bakgrund av ovanstående information ska anbudsgivaren visa att den inte ska uteslutas på grund av sanktionerna. Detta sker genom att anbudsgivaren intygar att varken anbudsgivaren eller det tänkta kontraktsförhållandet, direkt eller indirekt, omfattas av de sanktioner mot Ryssland och Belarus som beslutats av EU.
Företaget ska dessutom lämna in ett intygande som finns bifogat denna upphandling, se bilaga Intygande med anledning av EU-sanktioner. Denna handling ska ges in som kompletterande dokument.
Om företaget eller det tänkta kontraktsförhållandet, direkt eller indirekt, omfattas av de
sanktioner mot Ryssland och Belarus som beslutats av EU ska företaget uteslutas.
Intygar anbudsgivaren att den
- inte direkt eller indirekt omfattas av sanktionerna
- inte kommer att använda sig av underleverantörer med mera som omfattas av sanktionerna, eller åberopa kapaciteten hos sådana aktörer i upphandlingen,
- inom ramen för avtalsförhållandet inte kommer att medverka till köp, import eller transport av sådana produkter och tjänster som omfattas av EU:s importrestriktioner?
Ja/Nej. Ja krävs
European Sing...
4.8 Sammanställning över kompletterande dokument
Nedan listas en sammanställning över de kompletterande dokumenten som anbudsgivaren ska lämna in utan dröjsmål när Kammarkollegiet begär det:
• Bilaga Sanningsförsäkran.
• Bilaga Intygande med anledning av EU-sanktioner
• Övriga kvalificeringsintyg (till exempel referenser och CV), inklusive eventuellt åberopat företags åtagande att anbudsgivaren förfogar över åberopade resurser enligt avsnitt Kvalificeringskrav.
• Uppgifter om skatter och socialförsäkringsavgifter
• Informationssäkerhetshandling enligt avsnitt Systematiskt informationssäkerhetsarbete.
I tillämpliga fall kommer även nedan angivna kompletterande dokument att begäras in:
• Om konsortium: Civilrättsligt bindande avtal enligt avsnitt Gemensamt anbud av grupp av leverantörer (konsortium).
• Företag etablerade i Sverige: Bilaga Sanningsförsäkran för varje åberopat företag/konsortiedeltagare enligt avsnitt Uteslutningsgrunder som rör fällande dom i brottmål.
• Företag etablerade i andra stater: Relevant bevis som visar att det inte finns skäl för uteslutning enligt 13 kap. 1 § LOU för varje åberopat företag/konsortiedeltagare enligt avsnitt Uteslutningsgrunder som rör fällande dom i brottmål.
• Företag etablerade i andra stater: Relevant bevis som visar att det inte finns skäl för uteslutning enligt 13 kap. 2 § samt 3 § punkten 2 LOU för varje åberopat företag/konsortiedeltagare enligt avsnitt Betalning av skatter och avsnitt Betalning av socialförsäkringsavgifter och avsnitt Uteslutningsgrunder som rör insolvens, intressekonflikter, allvarligt fel i yrkesutövning m.m.
• Anbudsgivare som inte uppfyller krav i avsnitt Ekonomisk och finansiell ställning: Annan utredning till styrkande av krav på ekonomisk ställning enligt avsnitt Alternativa sätt att styrka ekonomisk och finansiell ställning.
• Om företaget är etablerat utanför Sverige: Dokumentation som styrker inskrivning i handelsregister eller motsvarande enligt avsnitt Inskrivning i handelsregister eller motsvarande.
Anbudsgivaren får dock bifoga kompletterande dokument tillsammans med anbudet. Anbudsgivaren är inte skyldig att lämna in kompletterande dokument eller andra skriftliga bevis om Kammarkollegiet redan har tillgång till materialet, eller själv har möjlighet att
kostnadsfritt få tillgång till intyg eller relevant information direkt med hjälp av elektroniska medel.
5. Kravspecifikation
5.1 Krav på upphandlingsföremålet
5.2 Omfattning
5.2.1 Allmänt
Anbudsgivaren ska tillhandahålla heltäckande resebyråservice för resor inom Sverige och utomlands. Detta omfattar bland annat bokningar, bekräftelser, avbokningar, ombokningar, omskrivningar och krediteringar av flyg-, tåg-, buss- och båtresor, anslutningstransport till flygplats/tågstation/busstation/hamn, hyra av fordon, hotell/logi och konferenser samt tillhörande kringtjänster, systemstöd och administration för full funktionalitet på ramavtalet. Om Anbudsgivaren erhåller mervärde för bokning av utrikes tåg ska denne tillhandahålla ovan nämnda heltäckande resebyråservice även för den tjänsten.
Anbudsgivaren ska genomföra bokningar i enlighet med Avropsberättigads önskemål d.v.s. om Avropsberättigad har specifika önskemål gällande bokningen utifrån Avropsberättigads behov ska Anbudsgivaren boka i enlighet med sådana önskemål.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Allmänt?
Ja/Nej. Ja krävs
5.2.2 Flyg-, tåg-, buss-, och båtresor
Anbudsgivaren ska boka flygresor, tågresor, bussresor och båtresor. Med båtresor avses transportresor i syfte att resenären ska förflytta sig mellan två platser.
Samtliga resor ska kunna bokas via anbudsgivarens ordinarie elektroniska bokningssystem eller på annat vis vid behov, exempelvis genom annat systemstöd som NDC eller telefon.
Anbudsgivaren ska vid bokning föreslå fördelaktigare prisalternativ och alternativ med lägre miljöbelastning till resebeställaren när sådana finns, under förutsättning att det är en rimlig förskjutning av avgångs- och ankomsttider.
I första hand ska de statliga ramavtalen för resor användas eller den Avropsberättigads egna avtal under förutsättning att Avropsberättigad har informerat om egna gällande avtal.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Flyg-, tåg-, buss-, och båtresor?
Ja/Nej. Ja krävs
5.2.3 Anslutningstransport
Anbudsgivaren ska boka anslutningstransport till bl.a. flygplats, tåg- och busstation samt hamn. Bokning av anslutningstransport kan t.ex. vara taxiresor, buss eller tåg. Färdsätt ska väljas av resebeställaren efter nödvändig information om bland annat priser och tidtabell för respektive färdsätt. Vid färdmedel för icke bokningsbara färdsätt (t.ex. vid tunnelbana, spårvagn, pendeltåg och länsbuss) ska anbudsgivaren ge nödvändig information om bland
annat priser och tidtabell.
I första hand ska de statliga ramavtalen för anslutningstransport användas eller den Avropsberättigads egna avtal under förutsättning att Avropsberättigad har informerat om egna gällande avtal.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Anslutningstransport?
Ja/Nej. Ja krävs
5.2.4 Hyra av fordon
Anbudsgivaren ska boka hyra av fordon, såsom bil och buss. Anbudsgivaren ska så långt det är möjligt, med hänsyn till bland annat pris och tillgänglighet, säkerställa att resenären förses med fordon som drivs på förnybara drivmedel.
I första hand ska de statliga ramavtalen för hyra av fordon användas eller den Avropsberättigads egna avtal under förutsättning att Avropsberättigad har informerat om egna gällande avtal.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren krav avseende Hyra av fordon?
Ja/Nej. Ja krävs
5.2.5 Hotell/logi
Anbudsgivaren ska boka hotell/logi, både inrikes och utrikes.
Bokningarna avser både sådana hotell/logi som anbudsgivaren kan boka via sitt ordinarie elektroniska bokningssystem samt sådana hotell/logi som innebär att bokningar måste ske utanför normal rutin, t.ex. via telefon.
I första hand ska de statliga ramavtalen för hotell/logi användas eller den Avropsberättigads egna avtal under förutsättning att Avropsberättigad har informerat om egna gällande avtal.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Hotell/logi?
Ja/Nej. Ja krävs
5.2.6 Konferenser
Anbudsgivaren ska boka konferensanläggningar från de statliga ramavtal som avropas genom rangordning. Om konferensanläggningar från statliga ramavtal ska avropas enligt förnyad konkurrensutsättning ska Avropsberättigad hantera avropet. Om Avropsberättigad har egna avtal för konferenser ska anbudsgivaren boka dessa under förutsättning att Avropsberättigad har informerat om egna gällande avtal.
Bokning av konferensarrangemang innehåller bokning av konferensanläggning och lokaler, logi och måltider, teknik, transporter etc. som ett komplett paket. Bokningen ska erbjudas med personlig service (offline) och kontakt mellan den Avropsberättigads och anbudsgivarens personal.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Konferenser?
Ja/Nej. Ja krävs
5.2.7 Gruppresor
Anbudsgivaren ska boka gruppresor både inrikes och utrikes. Gruppresor avser resor för tio
(10) resenärer eller fler. Gruppen reser gemensamt med samma färdmedel, sträckor och gemensam logi vid samma tidpunkt.
Vid bokning av gruppresor ska anbudsgivaren kunna boka alla typer av färdsätt och logi enligt avsnitt Omfattning.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Gruppresor?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3 Bokningsförfarandet
5.3.1 Bokningsförfarande generellt
Anbudsgivaren ska ha tillgång till bokningssystem med syfte att förenkla, effektivisera och kvalitetssäkra bokningar (inklusive platsbokningar), bekräftelser, avbokningar, ombokningar, omskrivningar och krediteringar av dokument.
Bokningar kan exempelvis bestå av flygresor, tågresor, hyrbilar, buss, anslutningstransporter, hotell/logi samt konferenser.
Bokningar ska kunna göras via personlig service (offline) med telefon och/eller e-post samt via av anbudsgivaren tillhandahållet självbokningssystem (online) enligt avsnitt Självbokningssystem.
I de fall statliga ramavtal finns ska dessa användas och tydligt märkas om inget annat avropats.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Bokningsförfarande generellt?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.2 Bokningssystem GDS (Global Distribution System)
Anbudsgivaren ska ha tillgång till GDS som möjliggör bokning av resor och hotell/logi i Sverige och utomlands, med undantag för eventuella begränsningar som ligger utanför anbudsgivarens kontroll.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav
avseende Bokningssystem GDS (Global Distribution System)?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.3 Bokning av resor via NDC
Anbudsgivaren ska kunna boka resor till Avropsberättigad via NDC genom personlig service (offline).
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Bokning av resor via NDC?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.4 Resepolicy
Anbudsgivaren ska följa de krav och råd som finns formulerade i den Avropsberättigades resepolicy och andra aktuella styrande dokument.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Resepolicy?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.5 Myndighetsprofil
Anbudsgivaren ska upprätta en huvudprofil för ramavtalet och vid respektive avrop
en myndighetsprofil som ska innehålla information om kontraktet, den Avropsberättigades resepolicy och styrande dokument samt kontaktpersoner.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Myndighetsprofil?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.6 Resenärsprofil
Anbudsgivaren ska:
• Ha systemstöd för att hålla och lagra information om den Avropsberättigades resenärer.
• Ha rutiner för att hantera och lagra personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 med tillhörande genomförandeförfattningar.
• Ha ett systemstöd som kan synkronisera resenärsprofiler mellan stödsystem för personlig service (offline) och av anbudsgivaren tillhandahållet självbokningssystem (online).
• Ge den Avropsberättigades resenärer möjlighet att själva uppdatera sina resenärsprofiler i bokningssystemet.
• Kunna uppdatera resenärsprofiler.
• Vid kontrakts slut bistå med överföring av resenärsprofildata till ny leverantör.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Resenärsprofil?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.7 Bokningsbekräftelse
Anbudsgivaren ska erbjuda resenär/resebeställaren en bokningsbekräftelse vid bokning.
Bokningsbekräftelsen ska minst innehålla resenärsnamn, detaljerad resplan, prisuppgifter, fakturareferens och annan nödvändig information för
resenären/resebeställaren såsom om frukost ingår och om resan är av/ombokningsbar. Vid bokning av grupp- och konferens ska även information som lokaler, sittning, teknikpaket, mat/fika etc.
Bokningsbekräftelsen ska där det är möjligt även innehålla miljöinformation om utsläpp.
Bokningsbekräftelsen ska kunna distribueras via app, sms eller e-post beroende på vad resenären/resebeställaren önskar.
Anbudsgivaren har inte rätt att ta ut någon extra avgift för utfärdande eller distribution av bokningsbekräftelse.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Bokningsbekräftelse?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.8 Samtliga bokningar för en och samma resa i en (1) följesedel
Anbudsgivaren ska samla information om alla bokningar som har med en och samma resa på en och samma följesedel, d.v.s. att inte en resa inklusive t.ex. flyg, hotell/logi och anslutningstransport genererar fler än en följesedel.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende följesedel?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.9 Leverans av följesedel
Följesedlar ska skickas elektroniskt till Avropsberättigad.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Leverans av följesedel?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.10 Leverans av färdhandlingar
Anbudsgivaren ska i första hand leverera färdhandlingar via sms eller e-post oavsett om bokning skett via personlig service (offline) eller av anbudsgivaren tillhandahållet självbokningssystem (online).
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Leverans av färdhandlingar?
Ja/Nej. Ja krävs
5.3.11 Outnyttjade e-biljetter och återbetalningar
Anbudsgivaren ska ha internt systemstöd för att kunna spåra outnyttjade e-biljetter och andra återbetalningar.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Outnyttjade e-biljetter och återbetalningar?
Ja/Nej. Ja krävs
5.4 Självbokningssystem
5.4.1 Allmänt om självbokningssystemet
Anbudsgivaren ska tillhandahålla en digital plattform med ett självbokningssystem där varje resenär/resebeställare har unika inloggningsuppgifter.
Självbokningssystemet ska möjliggöra att resenären/resebeställaren kan boka resan själv. Huvudsyftet med självbokningssystemet är att förenkla och effektivisera bokning av enkla A till B och tur- och returresor samt ofta förekommande resor som exempelvis kan bestå av resa, hotell/logi, anslutningstransport och hyrbil.
Självbokningstjänsten ska vara densamma eller synkroniserat med det bokningssystem som resesäljarna använder. Samma information ska gå att hitta/hämta från självbokningssystemet oberoende av hur resan har bokats från början.
Användargränssnittet i tjänsten ska vara webbaserat och fungera utan s.k. plug-in i senaste och näst senaste gällande versionerna av Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Chrome och Safari.
Avropsberättigads medarbetare ska kunna logga in via lösenord och medarbetarnas konton får inte inaktiveras efter en viss tid utan att leverantören först kontaktar Avropsberättigad för godkännande.
En resenär ska i den digitala plattformen kunna boka upp till minst sex (6) resenärer samtidigt.
Självbokningssystemet ska minst:
1. innebära bokningsmöjligheter av flygresor, tågresor (inrikes), anslutningstransport, kortidshyra av fordon och hotell/logi
2. presentera en stor mängd bokningsalternativ för resenären med möjlighet för resenären att söka utifrån olika parametrar såsom geografiskt avstånd och pris
3. ha en funktion för att söka hotell/logi via karta
4. innefatta Avropsberättigades resepolicy och miljöpolicy
5. ha de statliga ramavtalen eller Avropsberättigads eventuella egna avtal för resor och logi tillgängliga och märkta i självbokningssystemet så att de går att urskilja ifrån övriga
6. möjliggöra för av Avropsberättigad utsedda personer, resebeställare, att boka resor åt andra
7. möjliggöra för av Avropsberättigad utsedda personer, resebeställare, att administrera och lägga upp nya resenärer
8. vara självinstruerande så att användarmanual inte krävs vid bokning av tjänsteresa
9. ha ett användargränssnitt på svenska och vara tillgängligt dygnet runt sju dagar i veckan året runt (med undantag för planerade servicefönster)
10. ha användarinstruktion
11. erbjuda spårbarhet av alla transaktioner
12. ha funktion för att boka resenär utan registrerad resenärsprofil (gästbokning).
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Allmänt om självbokningssystemet?
Ja/Nej. Ja krävs
5.4.2 Självbokningssystemet - Demoversion/testmiljö
Kammarkollegiet ska ha möjlighet att kontrollera att kraven på självbokningssystem uppfylls genom att testa systemet i anbudsgivarens demoversion/testmiljö. Självbokningssystemet ska vara tillgänglig under 10 dagar efter att anbudsgivaren har inkommit med inloggningsuppgifter.
Kammarkollegiet kan begära in en detaljerad beskrivning där namn och version av självbokningssystemet samt funktioner, som inte är möjligt att utföra i demoversion/testmiljö, utifrån kravställning i upphandlingen ska framgå.
I det fall anbudsgivaren tillhandahåller flera självbokningssystem ska Kammarkollegiet ha möjlighet att kontrollera ovanstående för varje självbokningssystem.
Ovanstående uppgifter kan komma att begäras in av Kammarkollegiet via Tendsign från och med dagen efter sista anbudsdag och ska skyndsamt skickas in av anbudsgivaren.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav
avseende Självbokningssystemet - Demoversion/testmiljö?
Ja/Nej. Ja krävs
5.4.3 Support självbokningssystem
Support för bokning på självbokningssystemet ska tillhandahållas under normal kontorstid, vilket innebär helgfria måndagar – fredagar klockan 08:00-17.00 svensk tid. Personalen i supportfunktionen ska ha kompetens för uppdraget och ska behärska svenska i tal och skrift. Support ska kunna ges i form av personlig service via telefon och e-post. Support bör även kunna ges via en chattfunktion om anbudsgivaren har tillgång till detta i självbokningssystemet.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Support självbokningssystem?
Ja/Nej. Ja krävs
5.4.4 Utbildning
Anbudsgivaren ska tillhandahålla utbildning avseende självbokningssystemet, om Avropsberättigad så begär. Utbildningarna ska ske digitalt.
Anbudsgivaren ska tillhandahålla en digital manual/guide avseende självbokningssystemet till Avropsberättigad.
Ovanstående krav gäller även applikation till smartphone eller likvärdig lösning som responsiv webbdesign om detta offereras av anbudsgivaren och omfattas av avropet.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Utbildning?
Ja/Nej. Ja krävs
5.4.5 Tillgänglighet - Självbokningssystem
Självbokningssystemet ska vara byggda för att fungera 24 timmar om dygnet sju (7) dagar i veckan 365 dagar per år. Självbokningssystemet ska vara tillgängliga minst 99,5% av tiden, mätt över 24 timmar om dygnet sju (7) dagar i veckan 365 dagar per år.
På förhand planerade servicefönster (tid för att utföra underhållsarbete på servrar, nätverk och vanliga datorer) ingår inte i beräkningen av tillgänglighet. Anbudsgivaren ska informera Avropsberättigade om planerade servicefönster minst två veckor i förväg. Servicefönster ska normalt läggas kl. 17:00-07:00 arbetsdagar, eller på helger.
Anbudsgivaren ska på förfrågan inkomma med beskrivning gällande rutiner och servicefönster.
Ovanstående krav gäller även applikation till smartphone eller likvärdig lösning som responsiv webbdesign om detta offereras av anbudsgivaren och omfattas av avropet.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Tillgänglighet - Självbokningssystem?
Ja/Nej. Ja krävs
5.5 Implementering
Anbudsgivaren ska i samråd med den Avropsberättigade ta fram en implementeringsplan med de aktiviteter och tidplan som är relevanta att genomföra såsom exempelvis informationsträffar, utbildningar, lägga in myndighetsprofiler, resenärsprofiler, kostnadsställen samt sätta upp rutiner enligt avrop.
Anbudsgivaren ska tillhandahålla en digital manual avseende självbokningssystemet.
Anbudsgivaren ska avsätta tid och resurser för implementeringen och ska vara huvudansvarig för implementeringsprocessen. Avstämning ska ske löpande till den Avropsberättigade under implementeringen.
En implementering kan ta upp till tre (3) månader.
Ovanstående krav gäller även applikation till smartphone eller likvärdig lösning som responsiv webbdesign om detta offereras av anbudsgivaren och omfattas av avropet.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Implementering?
Ja/Nej. Ja krävs
5.6 Pass och Visum
Anbudsgivaren ska, utan anmodan, vid bokningsförfrågan eller bokning informera om valt resmåls relevanta pass- och visumbestämmelser samt eventuella reserekommendationer utfärdade av utrikesdepartementet som rör pass och visum.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Pass och Visum?
Ja/Nej. Ja krävs
5.7 Portal som möjliggör för kund att ta ut egna rapporter över resestatistik
Anbudsgivaren ska kunna erbjuda Avropsberättigad en portal som möjliggör för Avropsberättigad att själv ta ut egna rapporter över resestatistik i fall Avropsberättigad efterfrågar detta vid avropet.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Portal gällande resestatistik?
Ja/Nej. Ja krävs
5.8 Resebyråns bemanning
5.8.1 Resekonsultens uppdrag
I resekonsultens uppdrag ingår exempelvis, men inte uteslutande, följande:
• Att hålla sig informerad om innehållet i respektive avropsberättigads myndighetsprofil och resepolicy.
• Att använda resenärsprofiler vid bokningar.
• Att styra resenärerna till de statliga ramavtalen och/eller den avropsberättigades egna avtal inom resor och boende.
• Att i samband med beställning presentera alternativ i de fall tids-, miljö- och/eller kostnadsbesparingar kan göras.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Resekonsultens uppdrag?
Ja/Nej. Ja krävs
5.8.2 Resekonsulters kompetens
Anbudsgivaren ska tillhandahålla resekonsulter för utförande av resebyråservice för avropsberättigade. Antalet konsulter ska vara anpassat efter de avropsberättigades behov, storlek och volymer för att säkerställa att god service och kompetensnivå uppnås.
Resekonsulterna ska minst ha följande grundkompetens:
• Kompetens inom de system som används vid reserelaterade bokningar
• Behärska svenska och engelska i både tal och skrift
• Vana av att boka tjänsteresor i Sverige
• Vana av att boka utrikes tjänsteresor
Därtill ska minst en (1) resekonsult ha följande grundkompetens:
• IATA-kompetens
Generella krav...
Uppfyller Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Resekonsulters kompetens?
Ja/Nej. Ja krävs
5.8.3 Diplomerad resekonsult
Anbudsgivaren ska tillhandahålla minst en (1) person som utöver krav i avsnitt Resekonsulters kompetens, även innehar nedan kompetens:
• Diplomerad resekonsult såsom TRAC eller likvärdigt
• Minst fem (5) års erfarenhet som resekonsult
Generella krav...
Uppfyller Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Diplomerad resekonsult?
Ja/Nej. Ja krävs
5.8.4 Kundansvarig kontaktperson
Anbudsgivaren ska erbjuda en kundansvarig kontaktperson (Key Account Manager
eller liknande) med uppgift att från anbudsgivarens sida planlägga, utveckla och följa upp uppdraget i överenskommelse med den avropsberättigade.
Kundansvarig kontaktperson ska vara väl insatt i de statliga reserelaterade ramavtalen och ska, om inte annat överenskommits med den avropsberättigade:
• Ansvara för implementering av ramavtalets och kontraktets alla delar.
• Följa upp och analysera efterfrågad statistik.
• Informera om relevanta resenyheter.
• Kalla till, delta i och dokumentera uppföljningsmöten. Under mötena ska genomgång av SLA-uppfyllnad vara fasta punkter på agendan.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Xxxxxxxxxxxx kontaktperson?
Ja/Nej. Ja krävs
5.9 Miljö
5.9.1 Bokning av miljövänliga alternativ
Anbudsgivaren ska kunna ge resenären/resebeställaren ett miljövänligt alternativ vid förslag av resa såsom tåg istället för flyg.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Bokning av miljövänliga alternativ?
Ja/Nej. Ja krävs
5.9.2 Beräknat koldioxidutsläpp på bokningar av flygresor via självbokningssystemet (online) innan själva slutbekräftelsen av resan är gjord
Avropsberättigad ska i anbudsgivarens tillhandahållna självbokningssystem (online) kunna se beräknat koldioxidutsläpp på flygresor innan själva slutbekräftelsen av resan är gjord.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende koldioxidutsläpp?
Ja/Nej. Ja krävs
5.9.3 Miljöredovisning
Anbudsgivare ska kunna redovisa utsläpp av koldioxid (CO2) från myndighetens tjänsteresor enligt gällande format för myndigheters årliga redovisning till Naturvårdsverkets rapporteringssystem för miljöledning i staten.
Utsläppens storlek ska kunna redovisas för varje kategori av färdmedel kopplat till tjänsteresor enligt aktuell version av Naturvårdsverkets vägledande dokument Användarvägledning för registrering av uppgifter i Naturvårdsverkets rapporteringssystem för miljöledning i staten (för närvarande länk) eller motsvarande framtida dokument, som finns tillgängligt på Naturvårdsverkets webbplats.
I samband med Avropsberättigades årliga redovisning till Naturvårdsverket ska anbudsgivare även kunna lämna information om vilken modell eller beräkningsmetod som använts för att beräkna utsläpp och antal tjänsteresor för respektive kategori.
Anbudsgivaren ska leverera begärd statistik i digital form som är läsbar i allmänt tillgänglig cellbaserad kalkylprogramvara, såsom Excel eller likvärdig. Avropsberättigad och anbudsgivare kan avtala om att redovisningen ska kompletteras med ytterligare information samt att den ska lämnas vid fler tidpunkter.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Xxxxxxxxxxxxxxxx?
Ja/Nej. Ja krävs
5.10 IT-säkerhetskrav
5.10.1 Säkerhetskrav för molntjänst
Anbudsgivaren ska säkerställa att den molntjänst som anbudsgivaren använder/tillhandahåller uppfyller nedanstående säkerhetskrav.
Autentisering
Molntjänst som som anbudsgivaren använder/tillhandahåller av anbudsgivaren ska skyddas mot obehörig åtkomst genom autentisering och auktorisering.
Krypterad datorkommunikation
Den Avropsberättigades information som inom ramen för molntjänst överförs via datorkommunikation ska skyddas med kryptering. Kravet gäller både mellan olika datacenter och mellan datacenter och kund.
Krypterad lagringsmedia
Fasta och löstagbara lagringsmedia som lagrar den Avropsberättigades information i privat molntjänst ska kunna vara krypterade.
Loggning
Förändringar utförda av administratör av molntjänst som erbjuds av anbudsgivaren ska loggas.
Skydd mot skadlig kod
Molntjänst som erbjuds av anbudsgivaren ska tillhandahålla skydd mot skadlig kod.
Säkerhetskopiering
Molntjänst som lagrar kunds information och som erbjuds av anbudsgivaren ska ha funktioner för att regelbundet överföra kunds information till säkerhetskopior.
Säkerhetskopiorna ska förvaras avskilt och väl skyddade så att kunds information kan återskapas efter ett fel. Det ska finnas en rutin för test av återläsning.
Generella krav...
Uppfyller Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Säkerhetskrav för molntjänst?
Ja/Nej. Ja krävs
5.10.2 Rutin för att upptäcka och förhindra obehöriga bokningar och bedrägerier
Anbudsgivaren ska ha en rutin för att upptäcka och förhindra obehöriga bokningar och bedrägerier.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende obehöriga bokningar och bedrägerier?
Ja/Nej. Ja krävs
5.11 Fakturering
5.11.1 Via Avropsberättigads Resekontoleverantör
Med Resekonto avses fakturalösning som samlar alla reserelaterade kostnader på en faktura.
Anbudsgivaren ska acceptera resekonto som betalningsmedel. Anbudsgivaren ska acceptera den resekontoleverantör som Avropsberättigad har avtal med.
Alla delar av bokningen ska faktureras genom resekontoleverantören, om Avropsberättigad har en sådan.
Anbudsgivaren och resekontoleverantören ska samverka och i möjligaste utsträckning lösa eventuella problem utan den Avropsberättigades inblandning.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Fakturering via Avropsberättigads Resekontoleverantör?
Ja/Nej. Ja krävs
5.11.2 Via Avropsberättigads betalkort
Anbudsgivaren ska acceptera betalkort som betalningsmedel. Anbudsgivaren ska acceptera de betalkort som Riksgälden har upphandlat och som Avropsberättigade använder sig av.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Fakturering via Avropsberättigads betalkort?
Ja/Nej. Ja krävs
5.11.3 Via Ramavtalsleverantörens faktura
Vid de fall då det inte är möjligt att betalning sker via resekontoleverantör kan anbudsgivaren skicka egen faktura så länge kraven i kapitlet Allmänna villkor avsnitt Fakturering och betalning är uppfyllda.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Fakturering via Ramavtalsleverantörens faktura?
Ja/Nej. Ja krävs
5.11.4 Elektroniska betalningsrutiner mot resekonto/elektroniska vouchers
Anbudsgivarens interna systemstöd för både tillhandahållet självbokningssystem och för personlig service ska kunna hantera elektroniska betalningsrutiner
mot resekonto/elektroniska vouchers (en värdehandling för förbetalda beställningar) om tillämpligt.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Elektroniska betalningsrutiner mot resekonto/elektroniska vouchers?
Ja/Nej. Ja krävs
5.11.5 Debetföljesedel vid kreditering
Anbudsgivaren ska kunna redovisa debetföljesedel till kortleverantören vid en kreditering.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Debetföljesedel vid kreditering?
Ja/Nej. Ja krävs
5.12 Pris
5.12.1 Pris generellt
Pris lämnas vid avrop i den förnyade konkurrensutsättningen och ska inkludera samtliga kostnader.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Pris generellt?
Ja/Nej. Ja krävs
5.12.2 Arvode vid personlig service (Offline)
Med Arvode avses den avgift som debiteras per transaktion. Anbudsgivaren ska ta ut Arvode enligt nedan.
Arvodesslag (arvodesspecifikation):
Flyg - Inrikes - Ordinarie bokningssystem - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Inrikes - Utanför ordinarie bokningssystem (t.ex. genom annat systemstöd som NDC) - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Norden - Ordinarie bokningssystem - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Norden - Utanför ordinarie bokningssystem (t.ex. genom annat systemstöd som NDC) - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Europa - Ordinarie bokningssystem - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Europa - Utanför ordinarie bokningssystem (t.ex. genom annat systemstöd som NDC) - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Interkontinentalt - Ordinarie bokningssystem - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Interkontinentalt - Utanför ordinarie bokningssystem (t.ex. genom annat systemstöd som NDC) - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Årskort/Travelpass/Dest.kort - utfärdande
Tåg inrikes - Ett Arvode per dokument/biljettnummer per person. Tåg utrikes - Ett Arvode per dokument/biljettnummer per person. Tåg - Årskort/Dest.kort - utfärdande
Hotell/Logi - Ordinarie bokningssystem - Ett Arvode per bokning per rum.
Hotell/Logi - Utanför ordinarie bokningssystem (t.ex. genom annat systemstöd) - Ett Arvode per bokning per rum.
eVouchers inrikes - Ett Arvode per elektroniskt dokument, t.ex. hotell/logi, hyrbil eller Anslutningstransport.
eVouchers utrikes - Ett Arvode per elektroniskt dokument, t.ex. hotell/logi, hyrbil eller Anslutningstransport.
Hyrbil - Ett Arvode per bokning per bil i Resebyråns ordinarie bokningssystem.
Anslutningstransport till/från tåg/flyg - Ett Arvode per biljettnummer.
Buss - Ordinarie bokningssystem - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Buss - Utanför ordinarie bokningssystem (t.ex. genom annat systemstöd) - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Båt - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Ombokning flyg - Ett Arvode per Ombokning av befintlig bokning per Resenär där så är
möjligt enligt dokumentvillkoren med eller utan tilläggskostnad.
Ombokning tåg - Ett Arvode per Ombokning av befintlig bokning per Resenär där så är möjligt enligt dokumentvillkoren med eller utan tilläggskostnad.
Ombokning hotell/logi - Ett Arvode per Ombokning av befintlig bokning per rum där så är möjligt enligt dokumentvillkoren med eller utan tilläggskostnad.
Omskrivning - Ett Arvode per utfärdande av nytt dokument där kvarvarande värde av tidigare utställt dokument utnyttjas som hel eller delvis betalning.
Kreditering flyg - Ett Arvode per kreditering.
Kreditering tåg - Ett Arvode per kreditering.
24-timmarsservice - per samtal eller per person.
Visum - per person
Gruppresor - Timpris för Bokning av Gruppresor.
Stöd inom Travel Management - Ett Arvode per timme för utfört arbete baserat på nedlagd tid. (Vid Avrop kan pris begäras genom offert som grundar sig på en uppskattning av xxxxx xxxxxx).
Konferens - Ett Arvode per timme för utfört arbete baserat på nedlagd tid. (Vid Avrop kan pris begäras genom offert som grundar sig på en uppskattning av xxxxx xxxxxx).
Övriga arvoden kan vid behov anges i avropet av Avropsberättigad, exempelvis Ancillary services, konsulttjänster, projektledning.
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Xxxxxx vid personlig service (offline)?
Ja/Nej. Ja krävs
5.12.3 Arvode vid bokning via självbokningssystem (online)
Med Arvode avses den avgift som debiteras per transaktion. Anbudsgivaren ska ta ut Arvode enligt nedan.
Arvodesslag (arvodesspecifikation):
Anslutningstransport - Ett Arvode per biljettnummer.
eVouchers - Inrikes - Ett Arvode per elektroniskt dokument, t.ex. hotell/logi, hyrbil eller Anslutningstransport.
eVouchers - Utrikes - Ett Arvode per elektroniskt dokument, t.ex. hotell/logi, hyrbil eller Anslutningstransport.
Flyg - Inrikes - Ett Arvode per dokument/biljettnummer. Flyg - Norden - Ett Arvode per dokument/biljettnummer. Flyg - Europa - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Flyg - Interkontinentalt - Ett Arvode per dokument/biljettnummer.
Hotell/logi - Ett Arvode per bokning per rum.
Hyrbil - Ett Arvode per bokning per bil.
Kreditering - Ett Arvode per dokument/biljettnummer. (I de fall det är möjligt i självbokningssystemet)
Ombokning – Ett Arvode per Ombokning av befintlig bokning per Resenär där så är möjligt enligt dokumentvillkoren med eller utan tilläggskostnad. (I de fall det är möjligt i självbokningssystemet)
Omskrivning - Ett Arvode per utfärdande av nytt dokument där kvarvarande värde av tidigare utställt dokument utnyttjas som hel eller delvis betalning. (I de fall det är möjligt i självbokningssystemet)
Tåg - Inrikes - Ett Arvode per dokument/biljettnummer per person.
Tåg - Utrikes - Ett Arvode per dokument/biljettnummer per person. (I de fall det är möjligt i självbokningssystemet)
Generella krav...
Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav avseende Arvode vid bokning via självbokningssystem (online)?
Ja/Nej. Ja krävs
5.13 Tilldelningskriterier
5.13.1 Timpris (takpris) för bokning av Gruppresor
Anbudsgivaren ska nedan ange ett timpris för bokning av Gruppresor. Timpriset ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. För mer information om vad priset ska innehålla, se kapitel Allmänna villkor avsnitt Priser.
Timpriset kommer att utgöra ett takpris per timme för bokning av Gruppresor vid förnyad konkurrensutsättning. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har möjlighet att offerera ett lägre timpris för tjänsten vid förnyad konkurrensutsättning.
100%
Tilldelningskrit...
Ange timpris (takpris) för bokning av Gruppresor
Prisfält
5.13.2 Bokning av utrikes tåg
Anbudsgivaren bör kunna boka utrikes tågresor till Avropsberättigad och bland annat kunna:
• hitta och föreslå tidseffektiva tågresor med få byten och byten som tidsmässigt är rimliga
• hitta och föreslå kostnadseffektiva tågresor
• stödja i val av tåg eller flyg i de fall då tågresa inte är det självklara valet
För att erhålla mervärde avseende bokning av utrikes tåg ska anbudsgivaren inkomma med
en beskrivning som redogör för följande:
1. den kompetens och erfarenhet som anbudsgivaren har i att boka utrikes tågresor utanför Norden.
2. exempel på hur anbudsgivaren går tillväga för att boka en utrikes tågresa utanför Norden.
Generella krav...
a. Erbjuder anbudsgivaren tjänsten Bokning av utrikes tåg?
Ja/Nej
Tilldelningskrit...
b. För att få mervärde för bokning av Utrikes tåg ska anbudsgivaren bifoga en beskrivning som redogör för punkterna 1 och 2 enligt ovan.
Bifogad fil
300 SEK
Tilldelningskrit...
c. Uppfyller anbudsgivaren kravet avseende Bokning av utrikes tåg?
Ja/Nej. Ja önskas
5.13.3 Spårningssystem
I de fall Avropsberättigad har behov av ett spårningssystem bör anbudsgivaren vid avropsförfrågan kunna offerera detta för att Avropsberättigad själv ska kunna lokalisera var resenären befinner sig i realtid enligt planerad resplan.
Spårningssystemet ska möjliggöra följande:
1. Den Avropsberättigade ska kunna se resenärens hela aktuella bokning (inte enbart var resenären befinner sig).
2. Den Avropsberättigade ska kunna se vilka resenärer som är bokade att resa till en viss destination så att de kan förhindras att resa vid t ex incidenter på destinationsorten, s.k "pre-trip reporting".
3. Minst tre (3) antal personer från den Avropsberättigade ska kunna vara inne i verktyget samtidigt.
4. Tjänsten ska vara tillgängligt för den Avropsberättigade 24 tim/dygn årets alla dagar.
5. Spårningssystemet ska vara vara kopplad till den applikation till smartphone eller likvärdig lösning som responsiv webbdesign, som Anbudsgivaren ska tillhandahålla.
Om Avropsberättigad har avropat ett Spårningssystem tar Avropsberättigad själv ansvar för spårning.
För att erhålla mervärde avseende Spårningssystem ska anbudsgivaren inkomma med en beskrivning som redogör för vilket/vilka spårningssystem samt funktionalitet (minst punkterna 1-5 enligt ovan) på dessa som anbudsgivaren kan tillhandahålla.
Generella krav...
a. Erbjuder anbudsgivaren Spårningssystem?
Ja/Nej
b. För att få mervärde avseende Spårningssystem ska anbudsgivaren bifoga en beskrivning på det/de spårningssystem med funktionalitet enligt minst punkterna 1-5 ovan som anbudsgivaren kan tillhandahålla.
Bifogad fil
Tilldelningskrit...
300 SEK
Tilldelningskrit...
c. Uppfyller anbudsgivaren kravet avseende Spårningssystem?
Ja/Nej. Ja önskas
5.13.4 Avisering vid större händelser och incidenter
I de fall Avropsberättigad inte avropar ett spårningssystem men har behov av avisering vid större händelser och incidenter bör anbudsgivaren vid avropsförfrågan kunna offerera detta.
Anbudsgivaren bör vid kännedom om olycka, strejk, attentat eller annan allvarlig händelse eller signifikant förändring av situation i det område Avropsberättigads resenärer befinner sig avisera resenären och vara beredd att göra ombokningar i största möjliga mån för att lösa situationen för resenären efter samråd med resenär.
För att erhålla mervärde avseende Avisering vid större händelser och incidenter ska anbudsgivaren bifoga en beskrivning som redogör för rutinerna avseende Avisering vid större händelser och incidenter.
Generella krav...
a. Erbjuder anbudsgivaren tjänsten Avisering vid större händelser och incidenter?
Ja/Nej
b. För att få mervärde avseende Avisering vid en större händelse eller incident ska anbudsgivaren bifoga en beskrivning som redogör för rutinerna avseende Avisering vid större händelser och incidenter.
Bifogad fil
Tilldelningskrit...
300 SEK
Tilldelningskrit...
c. Uppfyller anbudsgivaren kravet avseende Avisering vid större händelser och incidenter?
Ja/Nej. Ja önskas
5.13.5 Applikation till smartphone eller likvärdig lösning
I de fall Avropsberättigad har behov av en applikation till smartphone bör anbudsgivaren vid avropsförfrågan kunna offerera en applikation som hämtas via Apples Appstore (iPhone/iPad), Googles Play Store (Android) eller likvärdig lösning som responsiv webbdesign.
Appen eller likvärdig lösning ska vara användarvänlig och innefatta bokning av resor där resenären/resebeställaren minst får tillgång till biljett och information om sina resor med
resplaner samt om möjligt uppdateringar avseende t.ex. förseningar och dylikt.
Appen eller likvärdig lösning ska vara synkroniserad med självbokningssystemet och bokningssystemet som resesäljarna använder.
För att erhålla mervärde iform av prisavdrag avseende Applikation till smartphone ska anbudsgivaren nedan bifoga en beskrivning av applikationen eller likvärdig lösning som responsiv webbdesign med dess funktionalitet.
Generella krav...
a. Erbjuder anbudsgivaren Applikation till smartphone eller likvärdig lösning?
Ja/Nej
b. För att få mervärde iform av prisavdrag ska anbudsgivaren här bifoga en beskrivning med funktionalitet på den/de applikationerna likvärdig lösning som anbudsgivaren kan tillhandahålla.
Bifogad fil
Tilldelningskrit...
300 SEK
Tilldelningskrit...
c. Uppfyller anbudsgivaren kravet avseende Applikation till smartphone eller likvärdig lösning?
Ja/Nej. Ja önskas
6. Ramavtalets Huvuddokument
6.1 Allmänt
Detta Huvuddokument innehåller krav och villkor för fullgörande av Ramavtalet avseende Resebyråtjänster med diarienummer 23.3- 9790-2023 och är tillämpligt på avtalsförhållandet mellan Kammarkollegiet och Ramavtalsleverantören. Ramavtalet gäller enbart mellan Kammarkollegiet och Ramavtalsleverantören.
Ramavtalsleverantören kan tilldelas Kontrakt enligt Ramavtalet vilket innehåller relevanta krav och villkor för Avrop och tilldelning av Kontrakt. Kammarkollegiet garanterar däremot inte någon exklusivitet, försäljningsvolym eller liknande.
6.2 Parter och Avropsberättigade
6.2.1 Parter
Ramavtal med avtalsnummer 23.3-9790-2023-XX, har träffats för Avropsberättigades räkning, mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, organisationsnummer 202100‑0829, nedan Kammarkollegiet, och Leverantörens namn,
organisationsnummer Leverantörens organisationsnummer, nedan Ramavtalsleverantören.
6.2.2 Avropsberättigade
Ramavtalet kan användas för Avrop av nedan angivna upphandlande myndigheter. Dessa benämns Avropsberättigade.
Myndigheter under regeringen är berättigade att genomföra Avrop med stöd av förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning. Till myndigheter under regeringen räknas statliga förvaltningsmyndigheter, statliga affärsverk, AP-fonder, domstolar och svenska utlandsmyndigheter. Se det allmänna myndighetsregistret på SCB:s webbplats. Se förordningen (2007:755) om det allmänna myndighetsregistret för information om dessa myndigheter.
Myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ enligt 1 kap. 18 § och 22 § lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), deltar med stöd av att de har lämnat bekräftelse till Kammarkollegiet på att de önskar vara Avropsberättigade. Av bilaga Avropsberättigade framgår vilka upphandlande myndigheter som kan genomföra Avrop utöver de som är Avropsberättigade med stöd av förordningen enligt ovan. Om hela eller delar av Avropsberättigads verksamhet genom omorganisation överförs till annan juridisk person och behovet som omfattas av Ramavtalet helt eller delvis övertas av den andra juridiska personen är även denne Avropsberättigad.
6.2.3 Kontaktpersoner och meddelanden
Av Kammarkollegiets webbplats xxxxxx.xx framgår kontaktpersonerna för Ramavtalet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kontaktperson har, om inte annat skriftligen meddelats Kammarkollegiets kontaktperson, behörighet att på Ramavtalsleverantörens vägnar och med för denne bindande verkan företräda Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i frågor avseende Ramavtalet.
Byte av kontaktperson ska skriftligen meddelas den andra Parten utan dröjsmål.
Meddelande från Part angående Ramavtalet ska skriftligen tillhandahållas den andra Partens kontaktperson. Meddelande om eventuell ändring ska skriftligen skickas i god tid före ändringens ikraftträdande. Ramavtalets handlingar ska vara på svenska och svenska ska användas vid kommunikation om inte Parterna kommer överens om annat. Det innebär att respektive kontaktperson obehindrat ska kunna tillgodogöra sig information och kommunicera på svenska i tal och skrift.
6.3 Definitioner
För tolkningen och tillämpningen av Ramavtalet ska följande begrepp ha nedan angiven betydelse, om inte annat uttryckligen anges eller uppenbarligen framgår av omständigheterna.
Begrepp | Förklaring |
Avrop | Med Avrop avses de åtgärder Avropsberättigad vidtar i syfte att köpa Upphandlingsföremål genom tilldelning av Kontrakt enligt Ramavtalet. |
Avropsberättigad | Med Avropsberättigad avses de upphandlande myndigheter som anges i avsnitt Avropsberättigade. |
Avropsförfrågan | Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantören vid Avrop. |
Avropssvar | Med Avropssvar avses det anbud eller den bekräftelse som Ramavtalsleverantören lämnar på en Avropsförfrågan. Med Avropssvar avses även svar till Kammarkollegiet och Avropsberättigad att Ramavtalsleverantören inte kan erbjuda efterfrågat Upphandlingsföremål. |
Huvuddokument | Med Huvuddokument avses detta dokument som innehåller krav och villkor för fullgörande av Ramavtalet, vilket reglerar avtalsförhållandet mellan Parterna. |
Kontrakt | Med Kontrakt avses det skriftliga avtal (inklusive avtal som exempelvis ingås elektroniskt via e‑post, e‑handelssystem eller bokningssystem) som upprättas mellan Ramavtalsleverantören och Avropsberättigad rörande köp av Upphandlingsföremål enligt Ramavtalet. |
Part | Med Part avses i Huvuddokument Kammarkollegiet eller Ramavtalsleverantören. |
Ramavtal | Med Ramavtal avses de dokument inklusive bilagor, vilka är uppräknade i avsnitt Ramavtalets handlingar och deras inbördes ordning. |
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx | Med Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx avses den anbudsgivare som efter genomförd upphandling ingått Ramavtal med Kammarkollegiet. |
skriftligen | Med skriftligen avses i Ramavtalet meddelande skickat per ordinarie post, via e-post eller annat elektroniskt medel. |
Underleverantör | Med Underleverantör avses en juridisk eller fysisk person, i alla led i leverantörskedjan, som Ramavtalsleverantören anlitar för att fullgöra hela eller delar av de rättigheter och skyldigheter som framgår av Ramavtalet och Kontrakt, exempelvis jourservice och visumhantering. Med Underleverantörer avses inte systemleverantörer som exempelvis GDS, resekontoleverantörer samt utförare av resetjänster, exempelvis hotell, konferenser, flyg, tåg och anslutningstransporter. |
Upphandlingsföremål | Med Upphandlingsföremål avses de tjänster som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska tillhandahålla enligt Ramavtalet och Kontrakt. Upphandlingsföremål enligt Kontrakt får tillhandahållas vid enstaka eller återkommande tillfällen. |
6.4 Ramavtalets handlingar och deras inbördes ordning
Ramavtalet består av nedan angivna handlingar. Handlingarna kompletterar varandra, om inte omständigheterna föranleder annat. Om handlingarna innehåller motstridiga uppgifter gäller de i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg i handlingarna nedan
2. Huvuddokument (detta dokument) med följande bilagor
• Bilaga Avropsberättigade
• Bilaga Upphandlingsföremål
• Bilaga Allmänna villkor
• Bilaga Arbetsrättsliga villkor
• Bilaga Anmälan om särskild Underleverantör
3. Upphandlingsdokumenten med bilagor inklusive rättelser, kompletteringar och förtydliganden
4. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx anbud med bilagor inklusive av Kammarkollegiet godkända rättelser, kompletteringar och förtydliganden.
Inga andra handlingar än de ovan nämnda ingår i Ramavtalet. Parterna kan komma överens om att en ändring eller tillägg till Ramavtalet får genomslag på den hierarkiska nivå där den berörda handlingen är placerad. Innehåller Ramavtalsleverantörs anbud uppgifter som inte efterfrågats eller reservationer blir dessa endast giltiga om Parterna uttryckligen och skriftligen överenskommer om detta. Exempel på uppgift som inte efterfrågats eller reservation kan vara Ramavtalsleverantörens egna avtalsvillkor eller liknande som innebär ett åläggande för Kammarkollegiet eller Avropsberättigad som strider mot krav eller villkor i upphandlingsdokumenten.
6.5 Omfattning
Detta Ramavtal omfattar resebyråtjänster för tjänsteresor i Sverige och utomlands.
I tjänsten ingår exempelvis att hantera Bokningar av och i förekommande fall sittplatsreservationer på resor med flyg, tåg, buss, anslutningstransporter (t.ex. taxi, buss och tåg), hyrbilar, hotell/logi, konferenstjänster samt gruppresor.
Upphandlingen omfattar både Personlig service (offline) och Självbokningssystem (online).
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid Avrop erbjuda Upphandlingsföremål som omfattas av Ramavtalet i enlighet med vad som anges i Ramavtalet och respektive Kontrakt.
Kammarkollegiet förbehåller sig rätten att kontrollera att Upphandlingsföremål som Ramavtalsleverantören tillhandahåller genom Ramavtalet ingår i upphandlat ramavtalsområde.
6.6 Omsättning
Kammarkollegiet uppskattar omsättningen på Ramavtalet till totalt 240 miljoner SEK exklusive mervärdesskatt. Uppskattningen grundas på statistik från nuvarande ramavtal och löpande Kontrakt. Vidare grundas den uppskattade omsättningen på information som Avropsberättigade kommit in med gällande uppskattat behov. För mer information se förstudien. Kammarkollegiet garanterar inte någon försäljningsvolym eller liknande.
Resebyråtjänster får avropas upp till en sammanlagd omsättning om 400 miljoner SEK exklusive mervärdesskatt under Ramavtalets löptid.
Om den sammanlagda omsättningen uppnås kan Avrop inte längre ske från
Ramavtalet under resterande del av Ramavtalets löptid. Ramavtal och Kontrakt har även efter att den sammanlagda omsättningen uppnåtts fortsatt giltighet och ramavtalsvillkoren ska tillämpas i sin helhet. Kammarkollegiet förbehåller sig rätten att stänga Ramavtalet för Avrop i förtid om det vid redovisning eller avstämning uppmärksammas att 90 procent eller mer av den sammanlagda omsättningen för Ramavtalet uppnåtts, samt att Kammarkollegiet bedömer det som sannolikt att den sammanlagda omsättningen kommer att överskridas under kommande redovisningsperiod.
6.7 Ramavtalets ikraftträdande och löptid
Ramavtalet blir bindande från och med det datumet som Parterna signerar det men träder i kraft den [DATUM (dag-mån-år)]. Om Parterna signerar Xxxxxxxxxx vid ett senare datum träder Ramavtalet i kraft från och med det datumet. Att Ramavtalet träder i kraft innebär att Avrop kan göras.
Ramavtalet löper under en period av 48 månader, dock längst till och med den [DATUM (dag-mån-år)]. Xxxxxxxxxx upphör därefter att gälla utan uppsägning. Tilldelning av Kontrakt ska dock ske under Ramavtalets löptid.
Kammarkollegiet har en ensidig rätt att säga upp Ramavtalet till upphörande tidigast
24 månader innan Ramavtalet löper ut. Uppsägning enligt detta avsnitt ska ske skriftligen med minst tre (3) månaders uppsägningstid. Kammarkollegiet är inte skyldig att lämna ersättning till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx vid uppsägning enligt detta avsnitt.
6.8 Metod för Avrop och tilldelning av Kontrakt
Avropsberättigad genomför Avrop i syfte att anskaffa Upphandlingsföremål. Ramavtalet fastställer villkoren för Avrop. När Avropsberättigad genomför Avrop och tilldelar Kontrakt avseende Upphandlingsföremål som ska levereras är den skyldig att hålla sig inom de ramar som ges av villkoren i Ramavtalet. Nedan framgår hur Avrop och tilldelning av Kontrakt går till.
Tilldelning efter en förnyad konkurrensutsättning
Avrop sker genom en förnyad konkurrensutsättning. Avropsberättigad avgör hur Avropsförfrågan utformas. Se vidare i kapitel Avropsrutin.
6.8.1 Kontrakt mellan Ramavtalsleverantören och Avropsberättigad
Bilaga Allmänna villkor utgör alltid en bilaga till Kontrakt oavsett om bilagan Allmänna villkor åberopas eller inte.
6.9 Ramavtalsleverantörens åtagande
6.9.1 Uppfyllande av krav och villkor
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska tillhandahålla Upphandlingsföremålet och fullgöra alla sina åtaganden från och med att Ramavtalet har trätt i kraft till och med att samtliga Kontrakt har upphört. Det innebär bland annat att krav, tilldelningskriterier och villkor som Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen och tilldelningen ska uppfyllas.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska utföra samtliga sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att Ramavtalet fullgörs enligt tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter.
6.9.2 Kommunikation vid Avrop
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska verka för att Avrop sker enligt Xxxxxxxxxx.
Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla en funktionsbrevlåda som inte är bunden till en enskild person, till vilken Avropsberättigad ska kunna skicka Avropsförfrågan för de fall Avrop sker via e‑post. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har en skyldighet att bevaka funktionsbrevlådan för att uppfylla sina åtaganden enligt avsnitt Avropssvar.
Ramavtalsleverantören ansvarar för att angiven funktionsbrevlåda på Kammarkollegiets webbplats xxxxxx.xx är korrekt. Byte av e‑postadress ska skriftligen meddelas Kammarkollegiet utan dröjsmål.
Ramavtalsleverantören ska ha en kvalitetssäkrad och väl dokumenterad rutin för Ramavtalsadministration för att säkerställa att samtliga åtaganden enligt Ramavtalet och Kontrakt uppfylls. Med kvalitetssäkrad rutin menas någon form av kundstöd, exempelvis via ett affärssystem (CRM, Customer relationship management). Kundstödet ska omfatta styrning, organisering och administration av kunder och kundrelationer.
6.9.3 Avropssvar
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska alltid lämna Avropssvar på en Avropsförfrågan. I de fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte erbjuder efterfrågat Upphandlingsföremål ska Ramavtalsleverantören meddela Avropsberättigad om detta samt ange orsak.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska för Avropsberättigad påtala eventuella brister i Avropsförfrågan som Ramavtalsleverantören kände till eller borde ha känt till innan Avropssvar lämnas.
Ramavtalsleverantören får inte överlåta rätten att lämna Avropssvar eller teckna Kontrakt med Avropsberättigad till tredje part.
6.9.4 NKI (Nöjd Kund Index)
Ramavtalsleverantören ska genomföra NKI (Nöjd Kund Index) undersökningar minst en gång per år för detta Ramavtal samt uppnå NKI på minst 80 %.
6.9.5 Försäkring
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanliga ansvarsförsäkringar för sin verksamhet hänförlig till Ramavtalet och Upphandlingsföremålet som erbjuds. Försäkringarna ska ha betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtaganden enligt Xxxxxxxxxx.
Försäkringar ska vara giltiga under tiden Ramavtalet och Kontrakt är i kraft. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran visa upp bevis på giltig försäkring.
6.9.6 Miljöhänsyn
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid fullgörande av Ramavtalet och Kontrakt kontinuerligt arbeta med att förbättra och ta hänsyn till miljöaspekter för att förebygga och undvika negativ miljöpåverkan. Det handlar om åtgärder för att minska konsumtion och onödig användning av negativt miljöpåverkande resurser.
6.9.7 Antidiskriminering
Ramavtalsleverantören ska vid fullgörande av Ramavtalet och Kontrakt i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567). Arbetet med aktiva åtgärder ska följa 3 kap. 4–12 §§ diskrimineringslagen samt dokumenteras enligt 3 kap. 13–14 §§ diskrimineringslagen.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska även i övrigt bedriva ett fortlöpande arbete med aktiva åtgärder och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.
6.9.8 Tillgänglighet
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska under ramavtalsperioden arbeta aktivt för att dennes webbplatser (inklusive självbokningssystem eventuella intranät och extranät som Avropsberättigade har åtkomst till) ska uppfylla de krav som anges i Annex A (bilaga A) i den europeiska standarden EN 301 549 V3.2.1, eller den senaste versionen.
Ramavtalsleverantören ska på begäran av Kammarkollegiet vid avtalsstart inkomma med en redovisning av nuläget samt därefter en (1) gång per år inkomma med en redovisning av hur arbetet fortskrider. Redovisningen av nuläget samt hur arbetet fortskrider ska ske i enlighet med Kammarkollegiets instruktioner, och kan t.ex. avse en redogörelse av vilka krav i EN 301 549 som uppfylls respektive inte uppfylls, tillhörande granskningsrapport samt plan för framtida åtgärder.
6.9.9 Antikorruption
Ramavtalsleverantören ska aktivt förebygga och förhindra korruption i sin verksamhet i stort och specifikt kopplat till sina åtaganden i Ramavtalet. Med korruption avses här såväl brottsliga handlingar, såsom givande och tagande av muta, som beteenden som kan uppfattas som förtroendeskadligt av utomstående. Ramavtalsleverantören ska till exempel ha interna rutiner för att förebygga och förhindra korruption. Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx upptäcker korruption eller andra oegentligheter hänförligt till Ramavtalet ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx vidta åtgärder och omedelbart informera Kammarkollegiet om situationen.
6.9.10 Sekretess
Ramavtalsleverantören är skyldig att följa den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets‑ och sekretesslagen (2009:400) (OSL) och lagen (2020:914) om tystnadsplikt vid utkontraktering av teknisk bearbetning eller lagring av uppgifter. Parterna förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som respektive Part tar del av genom tillkomsten eller fullgörande av Ramavtalet och Kontrakt.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kan begära att uppgifter som tillhandahålls av denne ska vara konfidentiella. Kammarkollegiet är, i egenskap av offentligt organ, skyldig att följa bestämmelser om handlingars offentlighet och sekretess. Kammarkollegiet kan därför inte i alla lägen tillmötesgå Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx begäran avseende sekretess.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att samtlig personal som direkt medverkar till att fullgöra Ramavtalet följer relevanta bestämmelser om sekretess enligt Xxxxxxxxxx samt vad som i övrigt framgår av gällande rätt avseende sekretess.
Sekretess enligt detta avsnitt gäller även efter det att Xxxxxxxxxx har upphört.
6.10 Priser och prisjustering
6.10.1 Priser
Priserna i Ramavtalet och i Kontrakt ska vara angivna i SEK exklusive mervärdesskatt och andra skatter som Avropsberättigad enligt lag ska betala för, om inte annat framgår av Ramavtalet. Priserna omfattar ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i Ramavtalet angivna åtaganden så att Upphandlingsföremålet kan tas i bruk.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att debitera högre pris för tjänsten bokning av Gruppresor än vad som framgår av Ramavtalet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx priser efter förnyad konkurrensutsättning anges i respektive Kontrakt.
6.10.2 Prisjustering
Timpriset är fast i ett (1) år från och med att Ramavtalet har trätt i kraft.
Därefter kan antingen Kammarkollegiet eller Ramavtalsleverantören begära prisjustering en
(1) gång per avtalsår enligt SCB:s index Arbetskostnadsindex för tjänstemän (AKI) SNI 2007 kategori N (företag inom uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster). Som basmånad gäller maj 2024. Jämförelsemånad vid prisjustering är det senast publicerade indextalet.
Om ovan angivet index upphör träder SCB:s Labour Cost Index för tjänstemän, privat sektor (LCI tjm), preliminära indextal, SNI 2007-kolumn N (företag inom uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster) i dess ställe.
Om ett avtalat index upphör under Ramavtalstiden har Kammarkollegiet rätt att ersätta detta med ett annat likvärdigt index.
Prisjustering gäller för Kontrakt tecknat till följd av Avropsförfrågan som skickats från och med den första kalenderdagen i månaden efter att Kammarkollegiet skriftligen bekräftat prisjusteringen.
Prisjustering enligt detta avsnitt omfattar inte redan tecknade Kontrakt. Kontrakt kan prisjusteras enligt bilaga Allmänna villkor.
6.10.3 Factoring och fakturahantering
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att anlita Underleverantör för factoring eller fakturahantering vid fakturering enligt Kontrakt endast efter skriftligt godkännande av Kammarkollegiet. För att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha rätt till det enligt ett redan tecknat Kontrakt behövs ett godkännande från Avropsberättigad.
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Underleverantör för factoring eller fakturahantering, har Underleverantören samma skyldigheter som Ramavtalsleverantören avseende fakturering. Det innebär att Avropsberättigad har rätt att göra samma invändningar mot Underleverantören som mot Ramavtalsleverantören.
Byte av Underleverantör för factoring eller fakturahantering kan endast ske efter skriftlig överenskommelse med Kammarkollegiet.
6.11 Samverkan
6.11.1 Lojalitets- och informationsplikt
Respektive Part ska på ett lojalt sätt utöva sina rättigheter respektive fullgöra sina skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx och Kontrakt. Det innebär bland annat att respektive Part kontinuerligt ska informera varandra om händelser eller andra sakförhållanden som kan komma att påverka den andra Parten eller Avropsberättigad.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska omedelbart meddela Kammarkollegiet vid misstanke om att en händelse hänförlig till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller Upphandlingsföremålet riskerar att misskreditera eller minska allmänhetens förtroende för Kammarkollegiet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska skyndsamt tillhandahålla all tillgänglig information och handlingar gällande händelsen och aktivt delta i uppföljning och kommunikation. Om händelsen riskerar att orsaka Kammarkollegiet skada, ska Ramavtalsleverantören vidta nödvändiga åtgärder för att minimera skadan.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
6.11.1.1 Upplysningar med avseende särskilt på EU-sanktioner
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska omedelbart upplysa Kammarkollegiet om det finns anledning att misstänka att förhållandena i avsnitt Uteslutning med anledning av EU-sanktioner i upphandlingsdokumenten ändras, inkluderat om nya sanktioner beslutas av EU som direkt eller indirekt omfattar Ramavtalsleverantören eller Parternas avtalsförhållande.
Detta innebär att Ramavtalsleverantören:
• omedelbart ska upplysa Kammarkollegiet om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rättsliga status, ägarförhållanden eller representation innebär, eller förändras på ett sådant sätt, att den omfattas av sanktionerna.
• omedelbart ska upplysa Kammarkollegiet om det finns anledning att misstänka att förhållandena är sådana att en Underleverantör eller ett åberopat företag omfattas av sanktionerna.
Ramavtalsleverantören ska fullt ut samarbeta i frågor som rör efterlevnaden av
sanktionerna och tillhandahålla de uppgifter som är nödvändiga i detta avseende.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
6.11.2 Möten
I samband med Ramavtalets ikraftträdande genomförs ett uppstartsmöte. Därefter ska Parterna träffas för samråd och uppföljning av Ramavtalet minst en (1) gång per år, om inte Kammarkollegiet meddelar annat. Kammarkollegiet kallar till dessa möten. Vardera Part står för sina egna kostnader i samband med aktuella möten.
Kammarkollegiet får begära att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx istället ska delta på mötena på distans med hjälp av digital teknik.
6.11.3 Information om och marknadsföring av Xxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska i sin information om Xxxxxxxxxx iaktta särskild noggrannhet och tydlighet vad gäller frågor om Xxxxxxxxxxx omfattning, Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtagande, Avropsberättigad och hur Avrop ska gå till.
Ramavtalsleverantören ska i sin marknadsföring och försäljning till Avropsberättigad vara tydlig med vad som ingår i Upphandlingsföremålet, och får i samband med detta inte marknadsföra annat som inte omfattas av Ramavtalet. Om Avropsberättigad kontaktar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx för att köpa liknande varor eller tjänster som ingår i Upphandlingsföremålet ska Ramavtalsleverantören informera Avropsberättigad om att detta Ramavtal kan användas innan avtal tecknas.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att hänvisa till Kammarkollegiet i marknadsföring utan Kammarkollegiets godkännande. Kammarkollegiets logotyp, Statens inköpscentrals sigill eller liknande får endast användas i enlighet med instruktioner från Kammarkollegiet respektive Statens inköpscentral.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
6.12 Underleverantör
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska säkerställa att anlitad Underleverantör uppfyller krav och villkor i Ramavtalet och Kontrakt avseende de delar av Upphandlingsföremålet som Underleverantör ska utföra, i alla led.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran tillhandahålla information om Underleverantör. Exempel på uppgifter är namn, vilka delar, i vilken utsträckning och under vilken tidsperiod Underleverantören medverkar till att fullgöra Kontrakt.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha rutiner och verka för att Underleverantörer åtar sig att de inte omfattas av någon av uteslutningsgrunderna i 13 kap. 1–3 §§ LOU samt att Underleverantörer i relevanta delar och vid fullgörande av Ramavtalet och Kontrakt, följer:
• Ramavtalsleverantörens kvalitetssäkringsarbete,
• Ramavtalsleverantörens krav på informationssäkerhet,
• kraven och villkoren i avsnitt Miljöhänsyn, och
• kraven och villkoren i avsnitt Antidiskriminering.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska om nödvändigt styrka att Underleverantör uppfyller relevanta krav och villkor. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska också säkerställa att Underleverantör medverkar vid uppföljning enligt avsnitt Uppföljning.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att till Underleverantör delegera rätten att ta emot Avropsförfrågan, lämna Avropssvar, teckna Kontrakt eller fakturera Avropsberättigad.
Ramavtalsleverantören (inklusive konsortiedeltagare) får inte vara Underleverantör till en annan Ramavtalsleverantör.
I punkterna nedan listas olika kategorier av Underleverantörer, vilka i Ramavtalet benämns särskilda Underleverantörer, eftersom de omfattas av särskilda villkor. Kategorierna omfattar alla led i leverantörskedjan. Ramavtalsleverantören får inte i Avropssvar använda särskild Underleverantör förrän bilaga Anmälan om särskild Underleverantör har skickats in till Kammarkollegiet. Ramavtalsleverantören kan lägga till, byta eller ta bort särskilda Underleverantörer genom att skicka in bilaga Anmälan om särskild Underleverantör för att fullgöra hela eller delar av det åtagande som framgår av Ramavtalet och Kontrakt.
Särskilda Underleverantörer som redan är godkända i samband med upphandlingen behöver däremot inte anmälas.
• Företag vars kapacitet Ramavtalsleverantören åberopar för att uppfylla krav på ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet.
• Underleverantörer som kommer att fullgöra en väsentlig del av Ramavtalsleverantörens Kontrakt. Underleverantör anses utföra en väsentlig del av Kontrakten om delen utgör minst 10 procent av Ramavtalsleverantörens totala försäljning enligt Ramavtalet.
• Underleverantörer vars personal har eller kommer att ha direkt kontakt med Kammarkollegiet eller Avropsberättigad.
När det gäller en Underleverantör i första punkten, det vill säga ett åberopat företag, får inte Ramavtalsleverantören tilldelas Kontrakt förrän Kammarkollegiet skriftligen har godkänt det åberopade företaget. Kammarkollegiet kan ge Avropsberättigad rätten att godkänna det åberopade företaget. Till anmälan om att använda ett åberopat företag ska Ramavtalsleverantören bifoga ett skriftligt samarbetsavtal eller liknande med ett åtagande från företaget om att Ramavtalsleverantören kommer att förfoga över de nödvändiga resurserna samt vilka resurser företaget åberopas för. Om det åberopade företaget åberopas för sin ekonomiska och finansiella ställning ska det åberopade företaget åta sig ett solidariskt ansvar för Ramavtalsleverantörens ekonomiska och finansiella åtaganden enligt Ramavtalet och Kontrakt.
Om en Underleverantör bryter mot krav eller villkor som anges i Ramavtalet eller Kontrakt har Kammarkollegiet rätt att med omedelbar verkan bestämma att Underleverantören inte längre får anlitas för fullgörande av Ramavtalet eller Kontrakt.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för sina Underleverantörer såsom för egen del. Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
6.13 Ersättning till Kammarkollegiet och redovisning av statistik
6.13.1 Administrationsavgift till Kammarkollegiet
För att få täckning för Kammarkollegiets kostnader som en följd av att upphandla och förvalta Ramavtalet tar Kammarkollegiet ut en administrationsavgift av
Ramavtalsleverantören. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska därför till Kammarkollegiet lämna redovisning av försäljning som ligger till grund för administrationsavgiften.
Administrationsavgift är 0,7 procent av all fakturerad försäljning, det vill säga fakturavärdet av sålda Upphandlingsföremål som tex arvoden, implementationskostnader och konsultkostnader (ej kostnad för resor och boenden) exklusive mervärdesskatt och andra skatter och avgifter som Avropsberättigad enligt lag ska betala under tiden Ramavtalet och Kontrakt är i kraft.
Avgiftens storlek kan förändras, men kan inte överstiga 1,0 procent. Avgiften fastställs av Kammarkollegiet för ett (1) år i taget. Förändring meddelas Ramavtalsleverantören senast 90 kalenderdagar innan ny administrationsavgift börjar gälla. Om administrationsavgiften sänks ska Ramavtalsleverantören justera sina priser och befintliga Kontrakt nedåt i motsvarande mån.
Kammarkollegiet kommer att fakturera administrationsavgiften inklusive mervärdesskatt och andra eventuella skatter och avgifter efter mottagen redovisning från Ramavtalsleverantören. Hur fakturering sker bestäms av Kammarkollegiet. Fakturan ska betalas inom 30 kalenderdagar från fakturadatum.
Betalas inte fakturan i tid skickar Kammarkollegiet en påminnelse innan fakturan skickas till inkasso. Kammarkollegiet har rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) från förfallodagen fram till och med att betalning kommit Kammarkollegiet tillhanda.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
6.13.2 Redovisning av försäljning
Ramavtalsleverantören ska till Kammarkollegiet lämna redovisning av sålda Upphandlingsföremål som ingår i Ramavtalet. Även försäljning genom Kontrakt som löper efter att Xxxxxxxxxx har upphört ska redovisas till och med att samtliga Kontrakt har upphört.
Redovisningen ska endast avse försäljning till Avropsberättigad och omfatta föregående periods fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt och andra skatter och avgifter som Avropsberättigad enligt lag ska betala. Redovisningen ska avse Upphandlingsföremål som omfattas av ramavtalet såsom arvoden, implementeringskostnader samt övriga tjänster som avropats från Kravkatalogen.
Formerna för redovisning av försäljning ska ske enligt instruktioner från Kammarkollegiet som finns tillgängliga på Kammarkollegiets webbplats, xxxxxx.xx. Instruktionerna kan förändras under Ramavtalets löptid. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska hålla sig uppdaterad om aktuella instruktioner för redovisning.
Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det kvartal som redovisningen avser, enligt följande redovisningsperioder:
• Kvartal 1: 1 januari – 31 mars (15 maj)
• Kvartal 2: 1 april – 30 juni (15 augusti)
• Kvartal 3: 1 juli – 30 september (15 november)
• Kvartal 4: 1 oktober – 31 december (15 februari)
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
6.13.3 Redovisning och statistik
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska redovisa statistik till Kammarkollegiet enligt nedan. Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla statistik exklusive mervärdesskatt.
All statistik på omsättning ska redovisas i svenska kronor (SEK).
• Total omsättning för hela Ramavtalet
• Total omsättning per Avropsberättigad
• Totalt omsättning per arvodesslag (arvodesspecifikation) per Avropsberättigad
• Totalt antal bokningar per Avropsberättigad som genomförts i självbokningssystem (online) inrikes och utrikes per reseslag:
• Flyg
•
• Tåg
resans från- och tilldestination
• Hyrbil
• Buss
• Anslutningstransport
• Hotell/logi
• hotellnätter per destination
• Totalt antal bokningar per Avropsberättigad som genomförts via personlig service (offline) inrikes och utrikes per reseslag:
• Flyg
•
• Tåg
resans från- och tilldestination
• Hyrbil
• Buss
• Anslutningstransport
• Hotell/logi
• hotellnätter per destination
• Totalt antal konferensbokningar
• Totalt antal avropssvar.
• Totalt antal avropssvar där anbud inte lämnats, skäl ska redovisas.
• Totalt antal implementering av självbokningssystem.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska redovisa statistiken senast samma dag som redovisning av försäljning ska lämnas enligt avsnitt Redovisning av försäljning. Statistiken ska vara baserad på fakturerad omsättning. Även statistik hänförlig till Kontrakt som löper efter att Xxxxxxxxxx har upphört ska redovisas till och med att samtliga Kontrakt har upphört.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran tillhandahålla all sin statistik hänförlig till Ramavtalet i ett strukturerat format. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran, till självkostnadspris, vara behjälplig med att tolka och sammanställa statistiken.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att anonymisera uppgift som omfattas av säkerhetsskydd enligt säkerhetsskyddslagen eller på grund av andra omständigheter som baseras på uppgifter som Avropsberättigad har lämnat till Ramavtalsleverantören.
Om Kammarkollegiet vid redovisning eller avstämning uppmärksammat att det är tio (10) procent eller mindre kvar till dess att den sammanlagda omsättningen uppnås kan Kammarkollegiet begära att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx löpande, enligt överenskommelse med Kammarkollegiet, ska inkomma med statistik avseende sin egen sammanlagda omsättning enligt Ramavtalet, i syfte att säkerställa att den sammanlagda omsättningen inte överskrids.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
6.14 Uppföljning
Kammarkollegiet har rätt att kontrollera att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx fullgör alla sina åtaganden från och med att Ramavtalet har trätt i kraft till och med att samtliga Kontrakt har upphört. Det innebär bland annat att Kammarkollegiet har rätt att kontrollera att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx uppfyller krav, tilldelningskriterier och villkor som Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen och att Ramavtalsleverantören fullgör sina åtaganden.
Vid uppföljning har Kammarkollegiet rätt att anlita extern part för genomförandet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran tillhandahålla, för egen del samt för Underleverantörer, uppgifter och handlingar som Kammarkollegiet skäligen behöver för att genomföra uppföljning i den utsträckning som krävs och som inte står i strid med gällande rätt eller tillämpliga börsregler. Ramavtalsleverantören ska ge Kammarkollegiet tillträde och insyn i Ramavtalsleverantörens och dess Underleverantörers verksamhet i den utsträckning som krävs.
Vid uppföljning svarar respektive Part för sina egna kostnader. om uppföljningen däremot visar att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx gjort sig skyldig till vitesgrundande avtalsbrott står Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx för Kammarkollegiets kostnader för uppföljningen.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav, tilldelningskriterier och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
6.14.1 Uppföljning av NKI (Nöjd Kund Index)
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran av Kammarkollegiet inkomma med en redovisning av genomförd NKI.
Om NKI undersökningen inte uppnår krav på minst 80 % ska Ramavtalsleverantören ta fram en åtgärdsplan på hur kvalitetsbrister ska åtgärdas. Planen för att komma till rätta med kvalitetsbrister ska rapporteras till Kammarkollegiet. Kammarkollegiet kommer att genomföra uppföljning av åtgärdsplanen.
6.15 Begäran om uppgifter om skatter och socialförsäkringsavgifter
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska senast inom tre (3) arbetsdagar från Kammarkollegiets begäran inkomma med utdrag från skattekontot för den period som Kammarkollegiet anger.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska även på begäran inkomma med eventuella bindande överenskommelser med Skatteverket om betalning av skatter.
6.16 Avtalsbrott och påföljder
Avtalsbrott föreligger om Part inte uppfyller sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx. Vid avtalsbrott ska Part inom skälig tid lämna skriftligt meddelande till den andra Parten om
avtalsbrottet.
Part kan göra gällande en eller flera olika påföljder enligt vad som framgår av detta avsnitt.
6.16.1 Rättelse vid avtalsbrott
Om inte Parterna kommer överens om annat eller om inte annat framgår av Ramavtalet ska avtalsbrott avhjälpas skyndsamt. Avhjälps inte avtalsbrottet skyndsamt kan det resultera i en eller flera påföljder.
6.16.2 Ramavtalsleverantörens vitesgrundande avtalsbrott
Ramavtalsleverantören ska betala löpande vite eller engångsvite enligt nedan angivna avsnitt.
Kammarkollegiet har rätt till vite om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx skriftligen meddelas inom skälig tid från det att det vitesgrundande avtalsbrottet upptäckts eller borde ha upptäckts (reklamation). Reklamation som lämnas inom 90 Arbetsdagar efter det att avtalsbrottet upptäckts eller borde ha upptäckts anses ha lämnats inom skälig tid.
Vitesbeloppet ska betalas även om avtalsbrottet inte har orsakat någon skada. Vitet påverkar inte Kammarkollegiets rätt till övriga påföljder.
6.16.2.1 Löpande vite
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska betala löpande vite om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx gör sig skyldig till avtalsbrott enligt något av avsnitten angivna i punkterna nedan. Det löpande vitets storlek för respektive avtalsbrott anges inom parentes.
1. Avsnitt Lojalitets- och informationsplikt (10 000 SEK),
2. Avsnitt Upplysningar med avseende särskilt på EU-sanktioner (10 000 SEK),
3. Avsnitt Information om och marknadsföring av Ramavtalet (5 000 SEK),
4. Avsnitt Underleverantörer (10 000 SEK),
5. Avsnitt Administrationsavgift till Kammarkollegiet (5 000 SEK),
6. Avsnitt Redovisning av försäljning (5 000 SEK),
7. Avsnitt Redovisning och statistik (5 000 SEK),
8. Avsnitt Uppföljning (10 000 SEK),
9. Avsnitt Begäran om uppgifter om skatter och socialförsäkringsavgifter (20 000 SEK).
Det löpande vitet ska betalas ut per påbörjad vecka som avtalsbrottet kvarstår. Om avtalsbrottet inte åtgärdas inom fyra (4) veckor eller inte kan åtgärdas uppgår vitet till ett belopp motsvarande fyra (4) veckor.
6.16.2.2 Engångsvite
Ramavtalsleverantören ska betala engångsvite om Ramavtalsleverantören
1. gjort sig skyldig till avtalsbrott vid minst två (2) tillfällen under en period av tolv (12) månader, oaktat om avtalsbrottet rättats eller inte,
2. varit skyldig att betala maximalt belopp för löpande vite vid minst två (2) tillfällen under en period av tolv (12) månader,
3. vid minst tre (3) tillfällen under en period av tolv (12) månader inte angett orsak till varför Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte har erbjudit Upphandlingsföremål vid Avrop, eller
4. på ett systematiskt sätt brutit mot Kontrakt.
Engångsvitet beräknas på 0,25 procent av Ramavtalsleverantörens försäljning genom Ramavtalet de fyra (4) senaste kvartalen. Har fyra (4) kvartal inte löpt ska perioden som Ramavtalet har varit i kraft räknas upp till motsvarande fyra (4) kvartal. Oavsett beräkningssätt är engångsvitet lägst 20 000 SEK och högst 200 000 SEK.
Kammarkollegiet kan bestämma att ytterligare engångsvite ska betalas om ett nytt vitesgrundande avtalsbrott inträffar fem (5) arbetsdagar efter det att tidigare engångsvite utgått.
6.16.2.3 Begränsning av viten
Ramavtalsleverantörens sammanlagda viten, det vill säga både löpande och engångsviten, kan högst uppgå till 10 procent av Ramavtalsleverantörens totala försäljning genom Ramavtalet fram till tidpunkten för det senaste vitesgrundande avtalsbrottet.
6.16.3 Kammarkollegiets uppsägningsrätt
Kammarkollegiet har rätt att säga upp hela Ramavtalet eller vissa ramavtalsområden i Ramavtalet om
1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott enligt Ramavtalet eller Kontrakt,
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx gjort sig skyldig till avtalsbrott enligt Xxxxxxxxxx vid minst fem
(5) tillfällen under en period av tolv (12) månader, oaktat om avtalsbrottet rättats eller inte,
3. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx varit skyldig att betala maximalt löpande vite vid minst två (2) tillfällen under en period av tolv (12) månader,
4. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx varit skyldig att betala engångsvite vid minst två (2) tillfällen under en period av tolv (12) månader,
5. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx varit skyldig att betala maximalt vite enligt avsnitt Begränsning av viten,
6. det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx lämnat oriktiga uppgifter eller underlåtit att lämna begärda uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen när Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx tilldelades Ramavtalet,
7. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller de krav och villkor som ställts i upphandlingen eller de tilldelningskriterier som Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen och denna brist har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen när Ramavtalsleverantören tilldelades Ramavtalet,
8. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx befinner sig i någon av de situationer som framgår av 13 kap. 1–3 §§ LOU,
9. Domstol finner att Xxxxxxxxxx varit föremål för en ändring som inte är tillåten enligt 17 kap. 9–14 §§ LOU, eller
10. Europeiska unionens domstol i ett förfarande finner att Sverige allvarligt åsidosatt sina skyldigheter enligt fördraget avseende Europeiska unionen, EUF‑fördraget eller LOU‑direktivet enligt 17 kap. 17 § punkten 3 LOU.
Uppsägning ska ske skriftligen. Kammarkollegiet avgör om uppsägning sker med omedelbar verkan eller vid en senare tidpunkt. Om uppsägning sker vid en senare tidpunkt ska tidpunkten vara skälig med hänsyn till Kammarkollegiets behov av avvecklings- och etableringsåtgärder. Uppsägningsrätt enligt detta avsnitt gäller oavsett om bristen rättas eller inte. Kammarkollegiet är inte skyldig att betala skadestånd eller annan ersättning vid uppsägning enligt detta avsnitt. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att ersätta de direkta skador som Kammarkollegiet lider till följd av uppsägning enligt punkterna 1-9 i detta
avsnitt. Skadeståndet kan jämkas om vållande på Kammarkollegiets sida har medverkat till skadan.
Som alternativ till uppsägning har Kammarkollegiet rätt att bestämma att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte får lämna Avropssvar under en period. Vid bestämmande av tidsperioden ska hänsyn tas till hur allvarlig bristen är och Ramavtalsleverantörens uppskattade försäljning på Ramavtalet. En avstängning ska inte överstiga sex (6) månader.
6.16.4 Ramavtalsleverantörens uppsägningsrätt
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att säga upp hela Ramavtalet om Kammarkollegiet gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott om inte Kammarkollegiet inom 30 kalenderdagar efter skriftlig begäran har vidtagit rättelse. Väsentligt avtalsbrott av Kammarkollegiet ska anses innefatta att Kammarkollegiet vid minst tre (3) tillfällen under en period av tolv (12) månader i väsentlig utsträckning brister i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx, oavsett om bristen åtgärdas eller inte. Uppsägning ska ske skriftligen och ha en uppsägningstid om minst sex
(6) månader. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är inte skyldig att utge skadestånd eller annan ersättning vid uppsägning enligt detta avsnitt. Xxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att ersätta de direkta skador som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx lider till följd av uppsägning enligt detta avsnitt.
6.16.5 Ramavtalets förtida upphörande av annan anledning
Xxxxxxxxxx upphör med omedelbar verkan om Ramavtalet har förklarats ogiltigt enligt en lagakraftvunnen dom. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt till skadestånd med anledning av ett sådant upphörande om inte annat framgår av tvingande rätt.
Parterna kan även komma överens om att Ramavtalet ska upphöra i förtid i andra fall.
6.16.6 Skadestånd
Part har rätt till skadestånd till följd av motpartens avtalsbrott. Eventuella prisavdrag och viten hänförliga till avtalsbrottet ska avräknas från skadeståndet.
Skadeståndsansvaret är begränsat till direkt skada, och omfattar alltså inte utebliven vinst, utebliven besparing eller annan indirekt skada. Ramavtalsleverantörens skadeståndsansvar är vid var tid begränsat till ett belopp uppgående till Ramavtalsleverantörs totala försäljning genom Ramavtalet sedan dess ingående enligt avsnitt Administrationsavgift till Kammarkollegiet. Kammarkollegiets skadeståndsansvar är vid var tid begränsat till ett belopp uppgående till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx administrationsavgift enligt Xxxxxxxxxx sedan dess ingående enligt avsnitt Administrationsavgift till Kammarkollegiet.
Ansvarsbegränsningarna gäller inte vid Partens uppsåt eller grov oaktsamhet. Ansvarsbegränsningarna gäller inte heller vid Ramavtalsleverantörens ansvar för avtalsbrott enligt avsnitt Sekretess.
6.16.7 Ursäktligt avtalsbrott (force majeure)
Om en Part förhindras att fullgöra sina skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx av omständighet utanför Partens kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med eller tagit i beaktande vid Ramavtalets ingående och vars följder Parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit är avtalsbrottet ursäktligt (så kallad force majeure). Med ursäktligt avtalsbrott avses exempelvis men inte uteslutande krig, naturkatastrofer, pandemi, epidemi, beslag, uppror, upplopp och brand. Avtalsbrottet är ursäktligt under så lång tid som är rimlig med hänsyn till hindrets konsekvenser för Partens möjligheter att fullgöra sitt åtagande enligt Xxxxxxxxxx. Om Ramavtalets fullgörande till väsentlig del förhindras under längre tid
än 90 kalenderdagar på grund av sådan angiven omständighet, har motparten rätt att säga upp Ramavtalet utan ersättningsskyldighet.
För att en Part ska ha rätt att göra gällande ursäktligt avtalsbrott ska Parten, när denne får kännedom eller borde ha fått kännedom om sådan omständighet, omedelbart skriftligen meddela motparten om hindret och hur det påverkar möjligheten att fullgöra åtagandet enligt Xxxxxxxxxx.
6.17 Ändringar av Ramavtalet
6.17.1 Ändringar och tillägg
Ändringar i eller tillägg till Ramavtalet kan endast ske efter skriftlig överenskommelse mellan behöriga företrädare för båda Parter. Detta kan exempelvis avse tillägg av tjänster som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte erbjöd i ramavtalsupphandlingen enligt följande:
• Bokningar av Utrikes tågresor
• Spårningssystem
• Avisering vid större händelser och incidenter
• Applikation till smartphone eller likvärdig lösning
Tillägg av av tjänster gäller endast vid kommande avrop och inte befintliga Kontrakt.
Ändringar och tillägg till Ramavtalet som inte är tillåtna enligt LOU är ogiltiga, men de påverkar inte Ramavtalets eller befintliga Kontrakts giltighet i övrigt.
6.17.2 Kammarkollegiets rätt till överlåtelse av Ramavtalet
Kammarkollegiet har rätt att överlåta Ramavtalet helt eller delvis till en annan organisation. Kammarkollegiets meddelande om överlåtelse av Xxxxxxxxxx ska skickas till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx senast tre (3) månader före det planerade datumet för överlåtelsen.
6.17.3 Ramavtalsleverantörens rätt till överlåtelse av Ramavtalet
Vid byte av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx krävs att befintlig Ramavtalsleverantör får ett skriftligt godkännande från Kammarkollegiet innan bytet sker. Med byte avses samtliga ändringar av juridisk eller fysisk person genom exempelvis överlåtelse, fusion, företagsomstruktureringar, uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens.
Om inte annat framgår av Ramavtalet, har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte rätt att utan Kammarkollegiets skriftliga godkännande, helt eller delvis, överlåta rättigheter (exempelvis fordringar) eller skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx till annan juridisk eller fysisk person.
Kammarkollegiet kan komma att begära in handlingar för att bedöma om bytet ska godtas eller inte. Kammarkollegiet är inte skyldig att godkänna ett byte av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
6.18 Konsekvenser av Xxxxxxxxxxx upphörande
Vid Ramavtalets upphörande, oavsett orsak, ska Ramavtalsleverantören utan dröjsmål tillhandahålla slutredovisning avseende information som framgår av avsnitt Redovisning av försäljning och avsnitt Redovisning och statistik samt betala administrationsavgift.
Ramavtalsleverantören ska även efter Ramavtalets upphörande tillhandahålla relevant information och betala administrationsavgift under tiden Kontrakt är i kraft.
Trots Ramavtalets upphörande ska relevanta krav och villkor i Ramavtalet fortsätta att gälla
till och med att samtliga Kontrakt har upphört. Sekretess enligt avsnitt Sekretess gäller även efter att samtliga Kontrakt har upphört.
Ramavtalets upphörande påverkar inte redan tecknade Kontrakt. I bilaga Allmänna villkor finns dock en rätt för Avropsberättigad att säga upp Kontrakt till följd av Ramavtalets upphörande.
6.19 Tillämplig lag och tvistelösning
Rättigheter och skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx regleras av svensk rätt med undantag av dess lagvalsregler.
Tvister angående tolkning eller tillämpning av Ramavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden, som inte kan lösas av Parterna gemensamt, ska avgöras av svensk allmän domstol där Kammarkollegiet har sitt säte.
7. Allmänna villkor
7.1 Allmänt
Dessa Allmänna villkor utgör en del av Kammarkollegiets Ramavtal avseende Resebyråtjänster med diarienummer 23.3-9790-2023. Villkoren är tillämpliga på avtalsförhållandet mellan Ramavtalsleverantören och Avropsberättigad som har tecknat Kontrakt enligt Ramavtalet. Kontraktet inkluderar relevanta krav och villkor i Ramavtalet och är inte beroende av Ramavtalets giltighet.
Dessa Allmänna villkor gäller för samtliga Avrop som sker inom ramen för Ramavtalet och utgör en bilaga till Kontraktet oavsett om Allmänna villkor åberopas eller inte.
Om inte annat framgår uttryckligen av Kontraktet garanteras inte Ramavtalsleverantören någon exklusiv rätt att tillhandahålla Upphandlingsföremålet.
7.2 Definitioner
För tolkningen och tillämpningen av Kontraktet ska följande begrepp ha nedan angiven betydelse, om inte annat uttryckligen anges i dessa Allmänna villkor eller uppenbarligen framgår av omständigheterna.
Begrepp | Förklaring |
Allmänna villkor | Med Allmänna villkor avses dessa villkor som innehåller krav och villkor för fullgörande av Kontraktet och gäller mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören. |
Anslutningstransport | Med Anslutningstransport avses de kommunikationsmedel som kan bokas via Ramavtalsleverantörens ordinarie bokningssystem. Transport som bokas i samband med en flyg- /tågresa eller fjärrbussresa i Sverige eller utomlands t.ex. flygbuss, flygtaxi, taxi eller flygtåg. Kollektivtrafik med tåg, tunnelbana och lokalbuss kan även omfattas. |
Arbetsdag | Med Arbetsdag avses en i Sverige helgfri måndag till fredag 08.00–17.00 svensk tid om inte annat framgår av Kontraktet. |
Arvode | Med Arvode avses den avgift som debiteras per transaktion. |
Avrop | Med Avrop avses de åtgärder Avropsberättigad vidtar i syfte att köpa Upphandlingsföremål genom tilldelning av Kontrakt. |
Avropsberättigad | Med Avropsberättigad avses de upphandlande myndigheter som anges i avsnitt Avropsberättigade i Ramavtalets Huvuddokument. |
Avropsförfrågan | Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantören vid Avrop. |
Avropssvar | Med Avropssvar avses det anbud eller den bekräftelse som Ramavtalsleverantören lämnar på en Avropsförfrågan. |
Bokning | Med Bokning avses ny bokning, Ombokning, avbokning, bekräftelse och Omskrivning. |
Fel | Med Fel avses vad som framgår av avsnitt Vad som avses med Xxx. |
Försening | Med Försening avses vad som framgår av avsnitt Vad som avses med Försening. |
Gruppresa | Med Gruppresa avses bokning av resa/logi som företas samtidigt av en grupp av resenärer på minst tio (10) personer med samma färdmedel, samma sträckor och eventuell logi - vid samma tidpunkt. |
Huvuddokument | Med Huvuddokument avses Xxxxxxxxxxx huvuddokument som innehåller krav och villkor för fullgörande av Ramavtalet, vilket reglerar avtalsförhållandet mellan Kammarkollegiet och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. |
Kontrakt | Med Kontrakt avses det skriftliga avtal (inklusive avtal som exempelvis ingås elektroniskt via e‑post, e‑handelssystem eller bokningssystem) som upprättas mellan Parterna rörande köp av Upphandlingsföremål enligt Ramavtalet. |
Kontraktstid | Med Kontraktstid avses den tid under vilket Kontraktet är i kraft. Om inte annat framgår av Kontraktet inkluderar Kontraktstiden eventuella förlängningsoptioner. |
Kreditering | Med Kreditering avses hel eller delvis återbetalning av tidigare betald resa. |
Ombokning | Med Ombokning avses ombokning av befintlig bokning inklusive kreditering. |
Omskrivning | Med Omskrivning avses utfärdande av nytt resedokument där kvarvarande värde av tidigare utställt resedokument utnyttjas som hel eller delvis betalning. |
Part | Med Part avses i Allmänna villkor och Kontraktet Avropsberättigad eller Ramavtalsleverantör. |
Personlig service (offline) | Med Personlig service (offline) avses Bokning per telefon och/eller e-post hos Ramavtalsleverantören. |
Ramavtal | Med Ramavtal avses handlingar uppräknade i avsnitt Ramavtalets handlingar och deras inbördes ordning i Ramavtalets Huvuddokument, dvs.: • Skriftliga ändringar och tillägg i handlingarna nedan • Huvuddokumentet med bilagor • Upphandlingsdokumenten med bilagor inklusive rättelser, kompletteringar och förtydliganden • Ramavtalsleverantörens anbud med bilagor inklusive av Kammarkollegiet godkända rättelser, kompletteringar och förtydliganden. |
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx | Med Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx avses den anbudsgivare som efter genomförd upphandling ingått Ramavtal med Kammarkollegiet. |
Resekonto | Med Resekonto avses fakturalösning som samlar alla reserelaterade kostnader på en faktura. |
Resenär | Med Resenär avses den person som är eller ska på tjänsteresa. |
Resultat | Med Resultat avses, beroende på Upphandlingsföremålets karaktär och Parternas överenskommelse, i Kontraktet särskilt överenskomna eller underförstådda resultat av Upphandlingsföremål, i form av dokumentation eller annat fysiskt eller digitalt material, såsom ritningar, bilder, fotografier, manualer, rapporter. |
Självbokningssystem (online) | Med Självbokningssystem (online) avses av Ramavtalsleverantören tillhandahållet självbokningssystem. |
Skriftligen | Med Skriftligen avses i Allmänna villkor och Kontraktet meddelande skickat per ordinarie post, via e-post eller annat elektroniskt medel. |
SLA | Med SLA (Service Level Agreement) avses servicenivåavtal med villkor där Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att tillhandahålla viss kvalitet avseende upphandlingsföremålet. |
Underleverantör | Med Underleverantör avses en juridisk eller fysisk person, i alla led i leverantörskedjan, som Ramavtalsleverantören anlitar för att fullgöra hela eller delar av de rättigheter och skyldigheter som framgår av Ramavtalet och Kontrakt, exempelvis jourservice och visumhantering. Med Underleverantörer avses inte systemleverantörer som exempelvis GDS, resekontoleverantörer samt utförare av resetjänster, exempelvis hotell, konferenser, flyg, tåg och anslutningstransporter. |
Upphandlingsföremål | Med Upphandlingsföremål avses de varor och tjänster som Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla enligt Ramavtalet och Kontraktet. Upphandlingsföremål får tillhandahållas vid enstaka eller återkommande tillfällen. |
Voucher | Med Voucher avses en värdehandling för förbetalda beställningar. |
7.3 Kontaktpersoner och kommunikation
Parterna ska ange varsin kontaktperson i Kontraktet. Kontaktperson har, om inte annat skriftligen meddelats den andra Partens kontaktperson, behörighet att på den egna Partens vägnar och med för denne bindande verkan företräda denne i frågor avseende Kontraktet. Respektive kontaktperson ska obehindrat kunna tillgodogöra sig information och
kommunicera på svenska i tal och skrift om inte Parterna kommer överens om annat. Byte av kontaktperson ska skriftligen meddelas den andra Parten utan dröjsmål.
Meddelande från en Part angående Kontraktet ska skriftligen tillhandahållas den andra Partens kontaktperson. Meddelande om eventuell ändring ska skriftligen skickas i god tid före ändringens ikraftträdande.
Kontraktets handlingar samt Resultat ska vara på svenska och svenska ska användas vid kommunikation om inte Parterna kommer överens om annat.
Vid oenighet mellan Parterna avseende tolkningen av ett villkor i Kontraktet som rör omfattningen av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtaganden, ska Ramavtalsleverantören tillhandahålla Upphandlingsföremålet enligt Avropsberättigads tolkning till dess meningsskiljaktigheten slutligen har avgjorts. Ramavtalsleverantören har rätt till dröjsmålsränta, skadestånd eller liknande från Avropsberättigad på grund av Avropsberättigads felaktiga tolkning.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha en kundansvarig kontaktperson (Key Account Manager eller liknande) med uppgift att från Ramavtalsleverantörens sida planlägga, utveckla och följa upp uppdraget efter överenskommelse med Avropsberättigad. Kundansvarig kontaktperson ska vara väl insatt i de statliga ramavtalen för resor och hotell/logi. Kundansvarig kontaktperson ska:
• Ansvara för implementering av ramavtalets och kontraktets alla delar
• Följa upp och analysera efterfrågad statistik
• Informera om relevanta resenyheter
• Kalla till, delta i och dokumentera uppföljningsmöten.
7.4 Kontraktets handlingar och deras inbördes ordning
Kontraktet består av nedan angivna handlingar. Handlingarna kompletterar varandra om inte omständigheterna föranleder annat. Om handlingarna innehåller motstridiga uppgifter gäller de i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till säkerhetsskyddsavtal
2. Säkerhetsskyddsavtal
3. Skriftliga ändringar och tillägg till personuppgiftsbiträdesavtal eller datadelningsavtal
4. Personuppgiftsbiträdesavtal eller datadelningsavtal
5. Skriftliga ändringar och tillägg till Kontraktet med bilagor
6. Kontraktet med bilagor
7. Skriftliga ändringar och tillägg till Avropsförfrågan med bilagor
8. Avropsförfrågan med bilagor
9. Skriftliga ändringar och tillägg till Ramavtalsleverantörens Avropssvar med bilagor inklusive av Avropsberättigad godkända rättelser, kompletteringar och förtydliganden.
10. Ramavtalsleverantörens Avropssvar med bilagor.
Inga andra handlingar än de ovan nämnda ingår i Kontraktet. Parterna kan komma överens om att en ändring eller tillägg till Kontraktet får genomslag på den hierarkiska nivå där den berörda handlingen är placerad. Innehåller Ramavtalsleverantörens Avropssvar uppgifter som inte efterfrågats eller reservationer blir dessa endast giltiga om Parterna uttryckligen och skriftligen överenskommer om detta. Exempel på uppgift som inte efterfrågats eller reservation kan vara Ramavtalsleverantörens egna avtalsvillkor eller liknande som innebär ytterligare åtaganden för Avropsberättigad.
7.5 Ramavtalsleverantörens ansvar för Upphandlingsföremålet och Resultatet
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att Upphandlingsföremålet och Resultatet:
1. uppfyller i Kontraktet och Ramavtalet ställda krav och villkor samt utförs enligt Avropsberättigads instruktioner och i tillämpliga fall kan tas i bruk, det vill säga att exempelvis nödvändiga tillstånd, anmälningar och liknande finns,
2. är lämplig för de ändamål för vilka Upphandlingsföremålet och Resultatet av denna typ normalt tillhandahålls, liksom för de ändamål som framgår av Kontraktet och motsvarar vad Avropsberättigad rimligen har rätt att förvänta sig med hänsyn tagen till Upphandlingsföremålets art och omfattning,
3. tillhandahålls med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt enligt god sedvänja, etiska riktlinjer och övriga yrkesetiska regler som gäller för branschen,
4. fullgörs enligt tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter, och
5. tillhandahålls enligt Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx policyer, processer och interna kvalitetskontrollåtgärder förutsatt att dessa inte strider mot andra villkor i Kontraktet.
7.6 Ramavtalsleverantörens bemanning
Ramavtalsleverantörens bemanning ska vara anpassad, utifrån Kontraktet, efter den Avropsberättigades behov, storlek och volymer för att säkerställa att god service och kompetensnivå uppnås.
7.7 Avropsberättigads ansvar för Upphandlingsföremålet och Resultatet
Om inte annat uttryckligen framgår av Kontraktet regleras Avropsberättigads ansvar uttömmande i dessa Allmänna villkor.
7.8 Försäkring
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanliga ansvarsförsäkringar för sin verksamhet hänförlig till Kontraktet och Upphandlingsföremålet som erbjuds. Försäkringarna ska ha betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtaganden enligt Kontraktet.
Försäkringar ska vara giltiga under Kontraktstiden. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran visa upp bevis på giltig försäkring.
7.9 Ramavtalsleverantörens ansvar för personal
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för personal som medverkar till att fullgöra Ramavtalsleverantörens del av Kontraktet. Personalen som fullgör Kontraktet ska ha avtalsenlig kompetens och erfarenhet. Om specifik kompetens eller erfarenhet inte avtalats ska personalen ha nödvändig kompetens och erfarenhet. Personal ska ha nödvändig kunskap om och förståelse för Kontraktets fullgörande.
Avropsberättigad har rätt att påverka vilken personal som direkt medverkar till att tillhandahålla Upphandlingsföremålet. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på Avropsberättigads begäran utan dröjsmål byta ut personal förutsatt att Avropsberättigad har sakliga skäl för sin begäran. Exempel på sakliga skäl är att personal saknar nödvändig kompetens eller att samarbetssvårigheter förekommer.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kan ersätta personal som direkt medverkar till att tillhandahålla
Upphandlingsföremålet med annan personal, efter skriftligt medgivande från Avropsberättigad. Medgivande ska lämnas om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har sakliga skäl till bytet och dessa är utanför Ramavtalsleverantörens kontroll, exempelvis avslutning av anställning eller sjukskrivning. En förutsättning för byte av personal är att ny personal har kompetens och erfarenhet enligt första stycket.
Oavsett anledning till byte av personal ansvarar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx för kostnader och tidsåtgång, bland annat vad gäller upplärning och introduktion.
7.10 Priser och prisjustering
7.10.1 Priser
Om inte annat framgår av Kontraktet är priserna angivna i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt. Priserna inkluderar skatter och avgifter som Ramavtalsleverantören enligt lag ska betala. Priserna inkluderar även ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i Kontraktet angivna åtaganden. Om inte annat framgår av Kontraktet, har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte rätt att debitera högre priser än vad som framgår av Ramavtalet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har dock rätt till ersättning för rese- och logikostnader efter skriftlig överenskommelse med Avropsberättigad.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska omedelbart informera Avropsberättigad om del av Upphandlingsföremål inte omfattas av det avtalade priset.
7.10.2 Prisjustering
Om inte annat framgår av Kontraktet är priserna fasta i ett (1) år från och med att Kontraktet har trätt i kraft.
Därefter kan antingen Avropsberättigad eller Ramavtalsleverantören begära prisjustering en (1) gång per avtalsår enligt SCB:s index Arbetskostnadsindex för tjänstemän (AKI) SNI 2007 kategori N (företag inom uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster). Den månad som Avropssvar senast ska lämnas ska utgöra basmånad.
Om ovan angivet index upphör träder SCB:s Labour Cost Index för tjänstemän, privat sektor (LCI tjm), preliminära indextal, SNI 2007-kolumn N (företag inom uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster) i dess ställe.
Om ett avtalat index upphör under Ramavtalstiden har Kammarkollegiet rätt att ersätta detta med ett likvärdigt index.
Jämförelsemånad vid prisjustering är det senast publicerade indextalet.
Prisjustering gäller från och med den första kalenderdagen i månaden efter att Avropsberättigad skriftligen bekräftat prisjusteringen.
7.11 E-handel
7.11.1 Generellt
Villkoren baseras på SFTI:s rekommendationer för e-handel. SFTI är ett samverkansprojekt för att främja utvecklingen av en effektiv e-handel mellan offentlig sektor och leverantörer
av varor och tjänster. Med SFTI menas SFTI eller offentligt styrd organisation som kan komma att ersätta SFTI:s roll i fråga om att rekommendera standardiserade meddelanden för e-handel.
Frågor om e-handel som direkt rör Ramavtalet ska alltid ställas till Kammarkollegiet. Frågor om e-handel som direkt rör ett specifikt Avrop ska ställas till berörd Avropsberättigad.
En leverantörsportal är i detta sammanhang en webbplats som Avropsberättigad tillhandahåller sina leverantörer, där leverantörerna kan skicka elektroniska fakturor.
Avropsberättigad kan precisera villkoren för e-handel enligt kapitel Kravkatalog.
7.11.2 Ansvar för format, kommunikationssätt och kostnader
De format och kommunikationssätt som Parterna använder för standardiserade meddelanden för e-handel enligt detta avsnitt E-handel samt avsnitt Fakturering och avsnitt Fakturans innehåll ska vara rekommenderade av SFTI, om inte annan standard överenskommits mellan Parterna. I de fall ett format eller kommunikationssätt som anges nedan upphör att rekommenderas har Avropsberättigad rätt att anvisa ett annat likvärdigt alternativ som SFTI rekommenderar.
Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska inköp. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran skicka av SFTI rekommenderade Peppol BIS-meddelanden via Peppolnätverket. När Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx tar emot av SFTI rekommenderade Peppol BIS-meddelanden ska den vara registrerad i Peppols registerfunktion Service Metadata Publisher (SMP) för att kunna ta emot den aktuella meddelandetypen. Meddelanden som skickas via Peppolnätverket måste följa formatets regler och versionsuppdateringar.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx står för sina kostnader för utveckling, användning och underhåll av lämpligt systemstöd för de standardiserade meddelanden och kommunikationssätt som refereras till i detta avsnitt E-handel samt avsnitt Fakturering och avsnitt Fakturans innehåll.
7.11.3 Order och ordersvar
Om inte annat framgår av Kontraktet ska Ramavtalsleverantören vid Kontraktets ikraftträdande kunna ta emot order samt skapa och skicka ordersvar enligt minst ett (1) av följande alternativ:
1. Peppol BIS Ordering (order och ordersvar)
2. E-post
Avropsberättigad har rätt att, som ytterligare alternativ, tillhandahålla en leverantörsportal för manuell mottagning av order och registrering av ordersvar.
7.12 Fakturering och betalning
7.12.1 Fakturering
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska enligt lag skapa och skicka elektronisk faktura (e-faktura) enligt Peppol BIS Billing. Endast uppgifter i fakturan som ingår i standarden kommer att beaktas. Eventuella stödjande handlingar, till exempel underlag för utlägg och/eller vidarefaktureringar, ska bifogas i PDF-format, om inte Avropsberättigad meddelar annat.
Ramavtalsleverantörens fakturabild i PDF-format får däremot inte bifogas och kommer inte att beaktas. Som ett komplement har Avropsberättigad rätt att som ytterligare alternativ tillhandahålla en leverantörsportal för manuell registrering av faktura. Av sekretesskäl har
dock Avropsberättigad rätt att begära att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska skicka pappersfaktura.
Om inte annat framgår av Kontraktet ska fakturering för Upphandlingsföremålet i form av ett enskilt tidsbegränsat eller på annat sätt särskilt avgränsat uppdrag ske efter avslutat uppdrag eller leverans. Om inte annat framgår av Kontraktet har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt att månadsvis i efterskott fakturera för tillhandahållande av Upphandlingsföremålet.
Om inte annat framgår av Ramavtalet eller Kontraktet har Ramavtalsleverantören inte rätt att anlita Underleverantör för factoring eller fakturahantering vid fakturering enligt Kontraktet utan Avropsberättigads godkännande. Fakturan ska skickas till den fakturaadress som framgår av Kontraktet.
Ramavtalsleverantören ska vara godkänd för F-skatt eller motsvarande.
Faktureringsavgift eller liknande accepteras inte. Påminnelseavgift betalas endast om det framgår av lag.
7.12.2 Fakturans innehåll
En faktura ska minst innehålla följande uppgifter:
1. Fakturadatum och fakturanummer
2. Ramavtalsleverantörens och Avropsberättigads namn och adress
3. Avropsberättigads ordernummer och/eller beställarreferens enligt Avropsberättigads anvisningar
4. Ramavtalsleverantörens registreringsnummer för mervärdesskatt, VAT-nummer
5. Omfattning och detaljerad specifikation över levererade Upphandlingsföremål
6. Detaljerad specifikation över priser i SEK exklusive mervärdesskatt per levererat Upphandlingsföremål
7. Bokningsarvodesspecifikt artikelnummer
8. Datum då Upphandlingsföremålet fullgjorts (omsatts)
9. Förfallodatum
10. Tillämpad mervärdesskattesats
11. Det mervärdesskattebelopp som ska betalas
12. Totalsumma i SEK exklusive mervärdesskatt
13. Totalsumma i SEK inklusive mervärdesskatt
14. Om fakturan avser slutlikvid
Om arbetet utförts på löpande räkning, ska fakturan även innehålla:
• Antalet arbetstimmar per konsult
• Ersättning per timme per konsult
• Totalsumma antalet arbetstimmar för samtliga konsulter
Avropsberättigad har rätt att bestrida fakturor som är felaktiga, exempelvis med anledning av att specifikation saknas, och kräva rättelse av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
7.12.3 Betalning
Betalning sker senast 30 kalenderdagar efter mottagen korrekt faktura.
Om Avropsberättigad helt eller till någon del inte anser sig vara betalningsskyldig, har Avropsberättigad rätt att hålla inne det omstridda beloppet. Om Parterna är överens om viss del eller vissa delar av det fakturerade beloppet ska Avropsberättigad betala det beloppet. Avropsberättigad har dock rätt att hålla inne betalning till den del
Avropsberättigad har motkrav avseende vite, prisavdrag, skadestånd eller liknande från Ramavtalsleverantören enligt Kontraktet.
Avropsberättigads betalning av faktura befriar inte Ramavtalsleverantören från ansvar för Fel enligt avsnitt Ansvar vid Fel eller annat avtalsbrott.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt till betalning för Upphandlingsföremålet förfaller om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte fakturerat för Upphandlingsföremålet ifråga senast sex
(6) månader efter att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx haft rätt att fakturera enligt ovan.
7.12.4 Dröjsmålsränta
Vid försenad betalning har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt att begära dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) på fakturerat ostridigt belopp. Ränta regleras på begäran av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx på nästkommande faktura. Avropsberättigad har på motsvarande sätt rätt till dröjsmålsränta om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är försenad att betala viten, prisavdrag, skadestånd eller liknande.
7.13 Sekretess och konfidentiell information
Ramavtalsleverantören är skyldig att följa den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets‑ och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Parterna förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som Part tar del av genom tillkomsten eller fullgörande av Kontraktet.
Ramavtalsleverantören får endast använda sekretessbelagd eller konfidentiell information i syfte att fullgöra Kontraktet. Med konfidentiell information avses information av teknisk, kommersiell eller annan art som till sin natur skäligen bör, eller av Avropsberättigad angetts vara, hemlig samt information som är sekretessbelagd enligt OSL eller annan tillämplig lag.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att inte utan Avropsberättigads skriftliga godkännande ge tredje part tillgång till sekretessbelagd eller konfidentiell information, som Ramavtalsleverantören fått från Avropsberättigad eller från annan i samband med fullgörandet av Kontraktet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att samtlig personal som medverkar till att fullgöra Kontraktet följer relevanta bestämmelser om sekretess enligt Kontraktet samt vad som i övrigt framgår av gällande rätt avseende sekretess och konfidentiell information.
Ramavtalsleverantören kan begära att information som tillhandahålls av denne ska anses utgöra Ramavtalsleverantörens konfidentiella information. Avropsberättigad är i regel ett offentligt organ som är skyldig att följa bestämmelser om handlingars offentlighet och sekretess. Vid en begäran om utlämnande av allmän handling kommer en sedvanlig sekretessbedömning att ske enligt OSL. Avropsberättigad kan därför inte i alla lägen tillmötesgå Ramavtalsleverantörens begäran avseende sekretess. Om Avropsberättigad inte är skyldig att följa bestämmelser om handlingars offentlighet och sekretess, åtar sig Avropsberättigad att inte röja Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx konfidentiella information.
Om inte annat framgår av Kontraktet gäller förbud mot röjande av Avropsberättigads konfidentiella information under Kontraktstiden samt under fem (5) år efter att Kontraktet har upphört. När det gäller uppgifter som är sekretessbelagda enligt lag gäller sekretessen under den tid som anges i lagen.
7.14 Samverkan
7.14.1 Lojalitets- och informationsplikt
Respektive Part ska på ett lojalt sätt utöva sina rättigheter respektive fullgöra sina skyldigheter enligt Kontraktet. Det innebär bland annat att respektive Part kontinuerligt ska informera varandra om händelser eller andra sakförhållanden som kan komma att påverka den andra Parten eller fullgörandet av Kontraktet. Vidare innebär det att Parterna ska samverka i den utsträckning som skäligen krävs för att Ramavtalsleverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt Kontraktet med tillbörlig omsorg.
Ramavtalsleverantören ska under Kontraktstiden inte vara beroende av eller ha ekonomiska eller andra intressen som kan påverka Ramavtalsleverantörens objektivitet i förhållande till Avropsberättigad. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska, om denne misstänker att tillhandahållandet av Upphandlingsföremålet kan komma att stå i konflikt med annat intresse, genast informera Avropsberättigad om detta och avvakta Avropsberättigads instruktioner.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska omedelbart meddela Avropsberättigad vid misstanke om att en händelse hänförlig till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller Upphandlingsföremålet riskerar att misskreditera eller minska allmänhetens förtroende för Avropsberättigad.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska skyndsamt tillhandahålla all tillgänglig information och handlingar gällande händelsen och aktivt delta i uppföljning och kommunikation. Om händelsen riskerar att orsaka Avropsberättigad skada, ska Ramavtalsleverantören vidta nödvändiga åtgärder för att minimera skadan.
7.14.1.1 Upplysningar med avseende särskilt på EU-sanktioner
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska omedelbart upplysa Avropsberättigad om det finns anledning att misstänka att förhållandena i avsnitt Uteslutning med anledning av EU-sanktioner i kapitel Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare i upphandlingsdokumenten ändras, inkluderat om nya sanktioner beslutas av EU som direkt eller indirekt omfattar Ramavtalsleverantören eller Parternas avtalsförhållande.
Detta innebär att Ramavtalsleverantören:
• omedelbart ska upplysa Avropsberättigad om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rättsliga status, ägarförhållanden eller representation innebär, eller förändras på ett sådant sätt, att den omfattas av sanktionerna.
• omedelbart ska upplysa Avropsberättigad om det finns anledning att misstänka att förhållandena är sådana att en Underleverantör eller ett åberopat företag omfattas av sanktionerna.
Ramavtalsleverantören ska fullt ut samarbeta i frågor som rör efterlevnaden av sanktionerna och tillhandahålla de uppgifter som är nödvändiga i detta avseende.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
7.14.2 Möten
Parterna ska träffas för samråd och uppföljning av Kontraktet minst en (1) gång per år, om inte Avropsberättigad meddelar annat. Avropsberättigad kallar till dessa möten. Vardera Part står för sina egna kostnader i samband med aktuella möten.
Avropsberättigad får begära att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx istället ska delta på mötena på distans.
7.14.3 Marknadsföring av Kontraktet
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, samt av denne anlitad Underleverantör, har inte rätt att hänvisa till Avropsberättigad i marknadsföring utan Avropsberättigads godkännande.
Avropsberättigads logotyp eller liknande får endast användas enligt instruktioner från Avropsberättigad.
7.15 Underleverantör
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att anlita Underleverantör enligt vad som anges i Ramavtalet och Kontraktet. Ändring, det vill säga tillägg, byte eller borttagande av Underleverantör kan endast ske enligt avsnitt Ändring av Underleverantör.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska säkerställa att anlitad Underleverantör uppfyller krav och villkor i Ramavtalet och Kontraktet avseende de delar av Upphandlingsföremål som Underleverantör ska utföra.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran tillhandahålla information om Underleverantör. Exempel på uppgifter är namn, vilka delar, i vilken utsträckning och under vilken tidsperiod Underleverantören medverkar till att fullgöra Kontrakt.
Om en Underleverantör bryter mot krav eller villkor som anges i Ramavtalet eller Kontraktet har Avropsberättigad rätt att med omedelbar verkan bestämma att Underleverantören inte längre får anlitas för fullgörande av Kontrakt.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för Underleverantör såsom för egen del. Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte uppfyller ovanstående krav och villkor kan det resultera i vite och andra påföljder enligt avsnitt Avtalsbrott och påföljder.
7.16 Säkerhet och säkerhetsskyddsavtal
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska följa de krav och villkor för säkerhet, gällande exempelvis informationssäkerhet, it-säkerhet, fysisk säkerhet och personalsäkerhet, som Avropsberättigad bestämmer samt se till att samtlig personal som direkt medverkar till att fullgöra Kontraktet följer dessa krav och villkor.
Om Avrop enligt Avropsberättigad omfattas av säkerhetsskydd enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585), ska tillämpliga bestämmelser i nämnda lag följas. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och berörd Underleverantör ska på begäran ingå säkerhetsskyddsavtal med Avropsberättigad på den nivå och enligt de villkor som Avropsberättigad bestämmer. I sådana fall är Kontraktets giltighet villkorad av att ett gällande säkerhetsskyddsavtal föreligger mellan Avropsberättigad och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt till ersättning om Avropsberättigad säger upp Kontraktet till följd av att det saknas ett giltigt säkerhetsskyddsavtal. Säkerhetsskyddsavtalet ska inte omfatta affärsmässiga villkor såsom avgifter, viten, betalning och liknande.
7.17 Behandling av personuppgifter
Behandling av personuppgifter ska följa Europeiska unionens dataskyddsförordning (EU) 2016/679 med tillhörande genomförandeförfattningar (dataskyddsregleringen).
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vidta de nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att skydda de personuppgifter som behandlas. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran av Avropsberättigad ingå de avtal som krävs för att uppfylla
dataskyddsregleringen.
7.17.1 Konsekvensbedömning av dataöverföringar (Transfer Impact Assessment, TIA)
Ramavtalsleverantören ska ha fastställda rutiner för att genomföra en konsekvensbedömning av dataöverföringar (Transfer Impact Assessment), i enlighet med Europeiska dataskyddsstyrelsens rekommendationer 01/2020. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar också för att Underleverantörer som anlitas för att fullgöra Kontrakt har sådana rutiner. I Kontrakt som innefattar överföring av personuppgifter till tredje land ska Ramavtalsleverantören eller Underleverantör innan Kontraktets fullgörande ha genomfört en TIA. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på Avropsberättigads begäran överlämna analysen.
7.18 Immateriella rättigheter
7.18.1 Rätt till Resultat
Äganderätt, upphovsrätt och eventuellt annan immateriell rätt till Resultat ska helt tillfalla Avropsberättigad. Ramavtalsleverantören ska överlämna alla Resultat i överenskommet format senast vid tidpunkten då Upphandlingsföremålet har levererats eller Kontraktet har fullgjorts.
7.18.2 Ansvar vid intrång i immaterialrätt
Ramavtalsleverantören ansvarar för att Resultat inte kränker annans rätt och att Avropsberättigad fritt och utan begränsningar eller inskränkningar kan använda Resultatet, inklusive fri rätt att ändra Resultatet och upplåta eller överlåta det till tredje part.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska därför på egen bekostnad försvara Avropsberättigad om krav riktas eller talan förs av tredje part mot Avropsberättigad om intrång i patent, upphovsrätt, mönsterskydd, varumärke eller annan immateriell rättighet på grund av Avropsberättigads användning av Resultatet. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vidare ersätta Avropsberättigad för alla kostnader, ersättningar och skada, inklusive ombudskostnader, som Avropsberättigad åsamkas till följd av sådant krav eller talan, utan tillämpning av ansvarsbegränsningen i avsnitt Skadestånd.
Ramavtalsleverantörens ansvar enligt avsnitt Skadestånd gäller endast under förutsättning att:
1. Avropsberättigad inom skälig tid meddelar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx om framförda krav eller väckt talan,
2. Avropsberättigad inte medger eller ingår överenskommelse om betalning eller förlikning i anledning av påstått intrång utan Ramavtalsleverantörens medgivande, och
3. Avropsberättigad låter Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ensam bestämma om bemötande av kravet eller talans utförande samt förhandla om uppgörelse eller förlikning och lämnar Ramavtalsleverantören, på Ramavtalsleverantörens bekostnad, allt skäligt biträde i sådant bemötande av kravet eller talans utförande eller förlikningsförhandlingar.
7.19 Servicenivåavtal (Service Level Agreement SLA)
Om inte annat framgår av Kontrakt ska Ramavtalsleverantören leverera tjänster enligt nedan SLA och leverera rapport som innehåller statistik på efterlevnad gentemot SLA en gång per halvår.
7.19.1 Tillgänglighet – under Arbetsdag kontorstid
Ramavtalsleverantören och dess resekonsulter som utsetts att handlägga den Avropsberättigads tjänsteresor, Personlig service (offline) samt support vid Bokningar via Självbokningssystem, ska vara tillgänglig för Avropsberättigad via e-post och telefon under Arbetsdag.
I de fall kontakt tagits under Arbetsdag men Avropsberättigad får svar från Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx utanför Arbetsdagen ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ändå genomföra Bokningen med samma debitering som gäller under Arbetsdag.
Ramavtalsleverantören ska minst:
• Ha tillgång till den Avropsberättigades myndighetsprofil samt resenärsprofiler.
• Tillhandahålla en specifik e-postadress för bokningar som görs genom Kontraktet.
• Boka enligt de statliga Ramavtalen och, i förekommande fall, den Avropsberättigades egna avtal inom resor och logi.
• Tillhandahålla service på svenska och
• Tillhandahålla debitering mot Avropsberättigads Resekonto.
7.19.1.1 Svarstid telefon
Kravet gäller under Arbetsdag.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha hög tillgänglighet för så att väntetider minimeras.
För 80 procent av telefonsamtalen ska väntetiden i telefonkö, inkl. telefonsvar, inte vara mer än fem (5) minuter för att komma fram till en resekonsult.
Vid bokningsförfrågan via telefon ska Ramavtalsleverantörens resekonsulter lämna bokningsförslag i telefonsamtalet. Vid mer komplicerade bokningsförfrågningar, som vid Bokningar av utrikesresor som innefattar fler personer eller har fler tjänster inblandande eller till vissa avlägsna och ovanliga resmål, ska bokningsförslag tillhandahållas inom åtta
(8) arbetstimmar.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att utföra kontroll av kravuppfyllnad avseende tillgängligheten enligt ovan. Mätperioden är per halvår (om inte annat framgår av Kontrakt) och skickas till kontaktperson hos Avropsberättigad i Excelformat eller annat överenskommet filformat.
7.19.1.2 Svarstid e-post
Kravet gäller under Arbetsdag.
Vid kontakt via e-post ska Ramavtalsleverantören besvara 90 procent av inkomna ärenden inom åtta (8) arbetstimmar efter mottagen förfrågan. Autosvar gäller inte som ett svar via e- post.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att utföra kontroll av kravuppfyllnad avseende tillgängligheten enligt ovan. Mätperioden är per halvår (om inte annat framgår av Kontrakt) och skickas till kontaktperson hos Avropsberättigad i Excelformat eller annat överenskommet filformat.
7.19.2 Tillgänglighet - Jourservice
Jourservice gäller annan tid än Arbetsdag, det vill säga helgfria vardagar måndag - fredag kl.17:00-08.00 svensk tid, samt dygnet runt på helgdagar
Avropsberättigad ska kunna kontakta Ramavtalsleverantören via telefon för att genomföra Bokningar även vid annan tid än Arbetsdag, så kallad jourservice. Ramavtalsleverantörens jourservice ska ha tillgång till Avropsberättigads kundprofil, individuella resenärsprofiler, och kunna genomföra Bokningar av samtliga tjänster som ingår i Kontraktet.
Kontakt med jourservice ska ske med samma telefonnummer som för ordinarie service. I samband med eventuell omkoppling ska det informeras om att omdirigering sker och att arvode för jourservice kommer att debitera.
Ramavtalsleverantören ska minst:
• Ha tillgång till den Avropsberättigades myndighetsprofil samt resenärsprofiler om inte annat har överenskommits. En resenär som redan har en resenärsprofil hos den ordinarie servicen ska därmed inte behöva upprätta en ny profil hos jourservicen.
• Boka enligt de statliga Ramavtalen och, i förekommande fall, den Avropsberättigades egna avtal inom resor och logi.
• Tillhandahålla service av svensk- och/eller engelsktalande personal med samma kompetensnivå som den ordinarie personliga servicen under Arbetsdag.
• Tillhandahålla debitering mot resekonto på samma sätt och för samma områden som under Arbetsdag.
7.19.2.1 Svarstid jourservice har utgått!
7.19.3 Tillgänglighet - Självbokningssystem och applikation
Självbokningssystemet och applikation till smartphone ska vara byggda för att fungera 24 timmar om dygnet sju (7) dagar i veckan 365 dagar per år. Självbokningssystemet och applikationen ska vara tillgängliga minst 99,5% av tiden, mätt över 24 timmar om dygnet sju
(7) dagar i veckan 365 dagar per år.
På förhand planerade servicefönster (tid för att utföra underhållsarbete på servrar, nätverk och vanliga datorer) ingår inte i beräkningen av tillgänglighet. Ramavtalsleverantören ska informera Avropsberättigade om planerade servicefönster minst två veckor i förväg.
Servicefönster ska normalt läggas kl. 17:00-07:00 arbetsdagar, eller på helger.
Ramavtalsleverantören ska på förfrågan inkomma med beskrivning gällande rutiner och servicefönster.
7.19.4 Krediteringar och reklamationer
Kreditering
• Ramavtalsleverantören ska hantera Krediteringar inom fem (5) arbetsdagar. Detta innebär att krediteringsprocessen har påbörjats och kontakt har tagits med Avropsberättigad.
Reklamationer
• Ramavtalsleverantören ska bekräfta att reklamation mottagits inom två (2) timmar.
• Återkoppling ska ske inom fem (5) Arbetsdagar.
7.20 Uppföljning
Avropsberättigad har rätt att kontrollera att Ramavtalsleverantören uppfyller alla krav och villkor som framgår av Kontraktet. Det innebär bland annat att Avropsberättigad har rätt att kontrollera att Ramavtalsleverantören uppfyller krav, tilldelningskriterier och villkor som Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen och att Ramavtalsleverantören fullgör sina åtaganden. Ytterligare rätt till uppföljning kan framgå av eventuellt säkerhetsskyddsavtal samt personuppgiftsbiträdesavtal. Vid uppföljning har Avropsberättigad rätt att anlita en extern part för genomförandet. Avisering om uppföljning ska normalt göras senast två (2) veckor före uppföljningens genomförande.
Ramavtalsleverantören ska på begäran tillhandahålla, för egen del samt för Underleverantörer, uppgifter och handlingar som Avropsberättigad skäligen behöver för att genomföra uppföljning i den utsträckning som krävs och som inte står i strid med gällande rätt eller tillämpliga börsregler.
Vid uppföljning svarar respektive Part för sina egna kostnader. Om uppföljningen däremot visar att Ramavtalsleverantören gjort sig skyldig till vitesgrundande avtalsbrott står Ramavtalsleverantören för Avropsberättigads kostnader för uppföljningen.
Ramavtalsleverantörens (och Underleverantörens) skyldighet att svara för sina egna kostnader för uppföljning ska dock normalt vara begränsad till högst en (1) gång per år.
7.21 Avtalsbrott och påföljder
Part kan göra gällande en eller flera olika påföljder.
7.21.1 Ansvar vid Försening
7.21.1.1 Vad som avses med Försening
Med Försening avses att
1. Upphandlingsföremålet inte levererats inom avtalade tidsramar, såsom avtalad startdag eller avtalad dag för leverans av Upphandlingsföremålet, eller utförande av Upphandlingsföremålet vid regelbundet angivna tidpunkter,
2. Upphandlingsföremålet, om någon tid enligt punkten 1 inte har avtalats, inte levererats inom den tid som är skälig med hänsyn till vad som är normalt för Upphandlingsföremål av samma art och omfattning,
3. Leverans inte omfattar avtalad kvantitet av Upphandlingsföremålet, eller
4. det är uppenbart att avtalsenlig leverans inte föreligger och avvikelsen är av betydelse för Avropsberättigad.
Ramavtalsleverantören ansvarar inte för Försening om Ramavtalsleverantören kan visa att Förseningen beror på förhållanden som Avropsberättigad ansvarar för, under förutsättning att:
1. Ramavtalsleverantören inte bidragit till Avropsberättigads avtalsbrott,
2. Ramavtalsleverantören inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit följderna, och
3. Ramavtalsleverantören när denne får kännedom eller borde ha fått kännedom om Avropsberättigads avtalsbrott, omedelbart meddelar Avropsberättigad om detta och hur det påverkar möjligheten för Ramavtalsleverantören att tillhandahålla Upphandlingsföremålet.
Ramavtalsleverantören har i sådant fall rätt till nödvändig förlängning av leveranstiden samt ersättning för skäliga, styrkta och direkta merkostnader.
7.21.1.2 Meddelandeskyldighet vid misstanke om Försening
Ramavtalsleverantören ska utan dröjsmål skriftligen informera Avropsberättigad om Ramavtalsleverantören känner till eller borde ha känt till att Försening föreligger eller kan komma att föreligga. Ramavtalsleverantören ska ange anledningen till Förseningen samt om möjligt ange en ny tidpunkt då utförandet av Kontraktet beräknas kunna ske.
Ramavtalsleverantören ska vidta alla skäliga åtgärder för att motverka och begränsa Försening.
Avropsberättigad ska utan dröjsmål skriftligen meddela Ramavtalsleverantören om Avropsberättigad misstänker att Försening kommer att föreligga.
7.21.1.3 Vite vid Försening
Om inte annat framgår av Kontraktet gäller följande för vite vid Försening.
Försening av tjänst (exempelvis vid implementering av Resebyrå) och som beror på Ramavtalsleverantören eller något förhållande på Ramavtalsleverantörens sida berättigar Avropsberättigad till vite. Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören kan i Kontraktet komma överens om särskilda vitessatser. I de fall någon sådan överenskommelse inte gjorts, har Avropsberättigad rätt till vite enligt följande.
Om Ramavtalsleverantören är Försenad med en tjänst ska leverantören betala vite till den Avropsberättigade. Vite utgår med 1000 SEK per Arbetsdag som förseningen varar.
Avropsberättigad förlorar rätten till vite om begäran inte sker skriftligen inom tre (3) månader efter att Avropsberättigad fått kännedom om Förseningen.
7.21.1.4 Vite vid avsteg från SLA (Service Level Agreement)
Om inte annat framgår av Kontraktet och Ramavtalsleverantören inte uppfyller SLA, har Avropsberättigad rätt till vite enligt nedan.
Om avsteg från SLA identifierats i rapport som innehåller statistik på efterlevnad gentemot SLA, enligt avsnitt Servicenivåavtal (Service Level Agreement SLA), har Avropsberättigad rätt att begära ett vite per halvår och område där avvikelse har identifierats enligt nedan.
Område | Vite |
e-post | 1 000 SEK |
Kreditering | 1 000 SEK |
Reklamation | 1 000 SEK |
Självbokningssystem | 1 000 SEK |
Telefon | 1 000 SEK |
7.21.2 Ansvar vid Fel
7.21.2.1 Vad som avses med Fel
Med Fel avses att Upphandlingsföremålet eller Resultatet avviker från kraven eller villkoren i Kontraktet eller Ramavtalet.
Fel föreligger inte om Ramavtalsleverantören kan visa att Felet beror på förhållanden som Avropsberättigad ansvarar för enligt Kontraktet, under förutsättning att:
1. Ramavtalsleverantören inte bidragit till Avropsberättigads avtalsbrott,
2. Ramavtalsleverantören inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit följderna, och
3. Ramavtalsleverantören när denne får kännedom eller borde ha fått kännedom om Avropsberättigads avtalsbrott, omedelbart skriftligen underrätta Avropsberättigad om detta och hur det påverkar möjligheten för Ramavtalsleverantören att tillhandahålla Upphandlingsföremålet.
7.21.2.2 Reklamation och avhjälpande av Fel
Om Avropsberättigad vill göra gällande ett Fel ska reklamation göras skriftligen till Ramavtalsleverantören inom skälig tid från det att Felet upptäckts eller borde ha upptäckts. Reklamation som lämnas inom tre (3) månader efter det att Avropsberättigad upptäckt Felet anses ha lämnats inom skälig tid.
Efter det att Ramavtalsleverantören mottagit reklamation från Avropsberättigad ska Ramavtalsleverantören skyndsamt avhjälpa Felet. Om inte annat uppenbarligen följer av omständigheterna ska avhjälpande ske genom omleverans, dvs. nytt utförande av Tjänsten eller del därav, inklusive omleverans av överenskommet Resultat.
Avropsberättigads godkännande av Ramavtalsleverantörens förslag, åtgärder eller handlingar befriar inte Ramavtalsleverantören från ansvar för Fel.
7.21.2.3 Prisavdrag vid Fel
Om Avropsberättigad inte säger upp hela Kontraktet till följd av Fel har Avropsberättigad rätt till prisavdrag. Rätt till prisavdrag föreligger i de fall avhjälpande av Felet inte är möjlig eller inte kan förväntas försätta Avropsberättigad i samma situation som om Felet inte förelegat. Prisavdraget ska utgöra skillnaden i värde mellan avtalsenlig och avtalsstridig prestation vid tiden för prestationen. Om Ramavtalsleverantören inte avhjälper Felet inom skälig tid, har Avropsberättigad även rätt till vite enligt avsnitt Vite vid Försening.
7.21.2.4 Fel som utgör väsentligt avtalsbrott
Utgör Felet ett väsentligt avtalsbrott har Avropsberättigad rätt att skriftligen säga upp Kontraktet enligt avsnitt Avropsberättigads uppsägningsrätt punkten 1.
7.21.3 Ansvar vid övriga avtalsbrott
Avtalsbrott föreligger om Part brister i att uppfylla sina åtaganden som framgår av Ramavtalet eller Kontraktet. Part ska inom skälig tid lämna skriftligt meddelande till motparten om att avtalsbrott föreligger. Bristen ska rättas skyndsamt om inte Parterna kommer överens om annat.
7.21.4 Ramavtalsleverantörens vitesgrundande avtalsbrott
Avropsberättigad kan bestämma att vite ska utgå om Ramavtalsleverantören bryter mot krav eller villkor i Kontraktet om Ramavtalsleverantören
1. inte rättar bristen inom 25 Arbetsdagar från Avropsberättigads skriftliga begäran om rättelse.
2. vid upprepade tillfällen på ett systematiskt sätt brutit mot Kontraktet.
3. vid minst tre (3) tillfällen under en period av tolv (12) månader brister i åtagande enligt Kontraktet, detta gäller oavsett om varje enskild brist har rättats eller är oväsentlig.
Vitets storlek uppgår till 5 000 SEK och utgår per påbörjad vecka som bristen kvarstår. Vite ska högst uppgå till 20 000 SEK. Understiger Kontraktets värde 20 000 SEK ska vitet högst uppgå till Kontraktets värde. Om bristen inte kan åtgärdas utgår maximalt vite. Om maximalt vite uppnåtts, eller bristen annars är av väsentlig betydelse för Avropsberättigad, har Avropsberättigad rätt att säga upp Kontraktet enligt avsnitt Avropsberättigads uppsägningsrätt punkten 1. Kan bristen åtgärdas, men är kvar efter fyra (4) veckor anses det utgöra ett väsentligt avtalsbrott vilket ger Avropsberättigad rätt att säga upp Kontraktet enligt avsnitt Avropsberättigads uppsägningsrätt punkten 1.
Avropsberättigad kan vid Avrop med förnyad konkurrensutsättning välja att ändra villkoren i detta avsnitt.
7.21.5 Skadestånd
Part har rätt till skadestånd till följd av motpartens avtalsbrott. Eventuella prisavdrag och viten hänförliga till avtalsbrottet ska avräknas från skadeståndet.
Avropsberättigads uttryckliga eller underförstådda godkännande av Upphandlingsföremål eller avstående från att göra gällande en viss påföljd befriar inte Ramavtalsleverantören från skadeståndsskyldighet.
Parts skadeståndsansvar är begränsat till direkt skada, och omfattar således inte utebliven vinst, utebliven besparing eller annan indirekt skada. Parts totala skadeståndsansvar per kontraktsår är begränsat till det högre av:
1. 25 procent av medelvärdet av Kontraktets faktiska, eller i tillämpliga fall uppskattade värde enligt LOU, per kontraktsår, och
2. 10 prisbasbelopp enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring.
Avropsberättigad kan vid Avrop med förnyad konkurrensutsättning välja att ändra villkoren i punkterna 1 och 2.
Ansvarsbegränsningarna gäller inte för Ramavtalsleverantörens ersättningsskyldighet till följd av krav från tredje part avseende intrång i immateriella rättigheter. Vidare gäller inte ansvarsbegränsningarna vid person‑ eller sakskada samt vid avtalsbrott enligt avsnitten Sekretess och konfidentiell information, Säkerhet och säkerhetsskyddsavtal och Behandling av personuppgifter. Ansvarsbegränsningarna gäller inte heller vid uppsåt eller grov oaktsamhet.
7.21.6 Ursäktligt avtalsbrott (force majeure)
Om Part förhindras att fullgöra sina skyldigheter enligt Kontraktet av omständighet utanför Partens kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med eller tagit i beaktande vid Kontraktets tecknande och vars följder Parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit är avtalsbrottet ursäktligt (så kallad force majeure). Med ursäktligt
avtalsbrott avses exempelvis men inte uteslutande krig, naturkatastrofer, pandemi, epidemi, beslag, uppror, upplopp och brand. Avtalsbrottet är ursäktligt under så lång tid som är rimlig med hänsyn till hindrets konsekvenser för Partens möjligheter att fullgöra sitt åtagande enligt Kontraktet. Om Kontraktets fullgörande till väsentlig del förhindras under längre tid än 90 kalenderdagar på grund av sådan angiven omständighet, har motparten rätt att säga upp Kontraktet utan ersättningsskyldighet.
För att Part ska ha rätt att göra gällande ursäktligt avtalsbrott ska Part, när denne får kännedom eller borde ha fått kännedom om sådan omständighet, omedelbart skriftligen meddela motparten om hindret och hur det påverkar möjligheten att fullgöra åtagandet enligt Kontraktet.
7.21.7 Avropsberättigads uppsägningsrätt
Avropsberättigad har rätt att säga upp hela eller delar av Kontraktet om
1. Ramavtalsleverantören gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott,
2. Ramavtalsleverantören vid minst tre (3) tillfällen under en period av tolv (12) månader ska betala vite enligt avsnitt Vite vid Försening,
3. det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter eller underlåtit att lämna begärda uppgifter i Avropssvaret eller på annat sätt i samband med Avropet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen när Ramavtalsleverantören tilldelades Kontraktet,
4. Ramavtalsleverantören inte uppfyller de krav eller villkor som ställts i Ramavtalet, Avropsförfrågan eller de tilldelningskriterier som Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen och denna brist har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen när Ramavtalsleverantören tilldelades Kontraktet,
5. det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter eller underlåtit att lämna begärda uppgifter i samband med den upphandling som föregått tecknandet av Ramavtalet utan att Kammarkollegiet sagt upp Ramavtalet,
6. Kammarkollegiet har sagt upp Ramavtalet till följd av att Ramavtalsleverantören gjort sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott enligt Ramavtalet,
7. Ramavtalsleverantören i övrigt agerar på ett sådant sätt att det, hänförligt till relevanta delar av Kontraktets fullgörande, ur allmänhetens synvinkel, skulle vara stötande för Avropsberättigad att fullfölja Kontraktet,
8. Ramavtalsleverantören befinner sig i någon av de situationer som framgår av 13 kap. 1–3 §§ lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU),
9. Domstol finner att Ramavtalet eller Kontraktet har varit föremål för en ändring som inte är tillåten enligt 17 kap. 9–14 §§ LOU,
10. Avropsberättigads behov av Upphandlingsföremålet väsentligen ändras på grund av organisatoriska förändringar som initierats av annan än Avropsberättigads ledning, eller
11. Europeiska unionens domstol finner att Sverige allvarligt åsidosatt sina skyldigheter enligt fördraget avseende Europeiska unionen, EUF-fördraget eller LOU-direktivet enligt 17 kap. 17 § punkten 3 LOU.
Uppsägning ska ske skriftligen. Avropsberättigad avgör om uppsägning sker med omedelbar verkan eller vid en senare tidpunkt. Om uppsägning sker vid en senare tidpunkt ska tidpunkten vara skälig med hänsyn till Avropsberättigads behov av avvecklings- och etableringsåtgärder. Avropsberättigad avgör om det förtida upphörandet ska innebära återgång av Avropsberättigads respektive Ramavtalsleverantörens prestationer med avräkning för den nytta Avropsberättigad haft av Upphandlingsföremålet, eller om det förtida upphörandet endast ska ha framåtriktad effekt. Uppsägningsrätt enligt detta avsnitt gäller oavsett om bristen rättats eller inte. Avropsberättigad är inte skyldig att betala
ersättning vid uppsägning enligt detta avsnitt. Ramavtalsleverantören är skyldig att ersätta de direkta skador som Avropsberättigad lider till följd av uppsägning enligt punkterna 1-9 i detta avsnitt. Skadeståndet kan jämkas om vållande på Avropsberättigads sida har medverkat till skadan.
7.21.8 Ramavtalsleverantörens uppsägningsrätt
Ramavtalsleverantören har rätt att säga upp hela Kontraktet om Avropsberättigad gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott och inte Avropsberättigad inom 30 kalenderdagar efter skriftlig begäran av Ramavtalsleverantören har vidtagit rättelse. Uppsägning ska ske skriftligen och ha en uppsägningstid om minst sex (6) månader.
7.21.9 Kontraktets förtida upphörande av annan anledning
Kontraktet upphör med omedelbar verkan om Kontraktet har förklarats ogiltigt enligt en lagakraftvunnen dom. Ramavtalsleverantören har inte rätt till skadestånd med anledning av ett sådant upphörande om inte annat framgår av tvingande rätt.
Parterna kan även komma överens om att Kontraktet ska upphöra i förtid i andra fall.
7.22 Ändringar av Kontraktet
7.22.1 Ändringar och tillägg
Avropsberättigad kan vid förnyad konkurrensutsättning välja att ändra villkoren i detta avsnitt.
Ändringar i eller tillägg till Kontraktet kan endast ske efter skriftlig överenskommelse mellan behöriga företrädare för båda Parter.
Om Avropsberättigad begär ändring av Kontraktet ska Ramavtalsleverantören utan dröjsmål meddela Avropsberättigad vilken eventuell påverkan Avropsberättigads ändringsbegäran får på avtalat pris, tidplan och andra relevanta omständigheter. Därefter ska Avropsberättigad meddela Ramavtalsleverantören om ändring av villkoren i Kontraktet i relevant avseende accepteras. Ändring av pris till följd av begärd ändring enligt detta avsnitt ska vara till självkostnadspris med ett påslag om tio (10) procent. Avropsberättigad kan vid Avrop med förnyad konkurrensutsättning välja att ändra villkoren i detta stycke.
Ramavtalsleverantören har endast rätt till ersättning för merarbete i samband med ändringsbegäran om detta särskilt avtalats och skriftligen godkänts av Avropsberättigad. Ramavtalsleverantören ska informera Avropsberättigad om någon relevant del inte omfattas av ändringsbegäran och därmed inte omfattas av avtalat pris.
Ändringar och tillägg till Kontraktet som inte är tillåtna enligt LOU är ogiltiga, men de påverkar inte Kontraktets giltighet i övrigt.
7.22.2 Ändring av Underleverantör
Ändring, det vill säga tillägg, byte eller borttagande, av Underleverantör kan endast ske efter skriftligt godkännande av Avropsberättigad. Till ansökan om att ändra Underleverantör ska bifogas uppgifter och handlingar som visar att Underleverantören uppfyller relevanta krav och villkor.
7.22.3 Avbeställning av Upphandlingsföremål
Avropsberättigad har rätt att vid var tid under Kontraktstiden, avbeställa hela eller delar av återstående Upphandlingsföremål med 30 kalenderdagars uppsägningstid.
Avropsberättigad är i ett sådant fall enbart skyldig att betala för upparbetat arvode och på förhand godkända kostnader fram till och med tidsfristens utgång. Ramavtalsleverantören har inte rätt till någon ytterligare ersättning till följd av Avropsberättigads avbeställning.
7.22.4 Avropsberättigads rätt till överlåtelse av Kontraktet
Avropsberättigad har rätt att överlåta Kontraktet helt eller delvis till en annan organisation. Avropsberättigads meddelande om överlåtelse av Kontraktet ska skickas till Ramavtalsleverantören senast tre (3) månader före det planerade datumet för överlåtelsen.
7.22.5 Ramavtalsleverantörens rätt till överlåtelse av Kontraktet
Vid byte av Ramavtalsleverantör krävs att befintlig Ramavtalsleverantör får ett skriftligt godkännande från Avropsberättigad innan bytet sker. Med byte avses samtliga ändringar av juridisk eller fysisk person genom exempelvis överlåtelse, fusion, företagsomstruktureringar, uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens.
Ramavtalsleverantören har inte rätt att utan Avropsberättigads skriftliga godkännande, helt eller delvis, överlåta rättigheter (exempelvis fordringar) eller skyldigheter enligt Kontraktet till annan juridisk eller fysisk person.
Avropsberättigad kan komma att begära in handlingar för att bedöma om bytet ska godtas eller inte. Avropsberättigad är inte skyldig att godkänna ett byte av Ramavtalsleverantör.
7.23 Icke-avstående (no waiver)
Parts underlåtenhet att tillämpa något villkor i Kontraktet strikt enligt ordalydelsen ska inte anses innefatta något avstående från någon rättighet enligt Kontraktet och underlåtenheten ska inte heller medföra att Part förlorar rätten att senare påkalla en strikt tillämpning enligt ordalydelsen av det aktuella villkoret eller annat villkor i Kontraktet.
7.24 Åtaganden vid Kontraktets upphörande
Vid upphörande av hela eller delar av Kontraktet, oavsett orsak, ska Ramavtalsleverantören vara behjälplig i samband med avveckling av Avropsberättigads användning av Upphandlingsföremålet och vid byte till annan leverantör, för att etablera motsvarande tjänst. Det innebär exempelvis besvarande av frågor, teknisk assistans och överlämning av dokumentation.
Ramavtalsleverantörens ska tillhandahålla hjälp till självkostnadspris med så liten störning som möjligt för Avropsberättigad. Ramavtalsleverantören ska på Avropsberättigads begäran samarbeta med ny leverantör till Avropsberättigad. Ramavtalsleverantörens åtaganden enligt detta avsnitt gäller under en tid om högst sex (6) månader från Kontraktets upphörande.
7.25 Tillämplig lag och tvistelösning
Rättigheter och skyldigheter enligt Kontraktet regleras av svensk rätt med undantag av dess lagvalsregler.
Tvister angående tolkning eller tillämpning av Kontraktet och därmed sammanhängande rättsförhållanden, som inte kan lösas av Parterna gemensamt, ska avgöras av svensk allmän domstol där Avropsberättigad har sitt säte.
8. Avropsrutin
8.1 Inledning
Då behov hos den Avropsberättigade uppstår av de tjänster som omfattas av Ramavtalet genomför denne ett avrop. Avrop från Ramavtalet sker genom en förnyad konkurrensutsättning, enligt 7 kap. 9 § LOU.
8.2 Avropsrutin
8.2.1 Avropsförfrågan
Den Avropsberättigade ska upprätta en Avropsförfrågan för att bjuda in samtliga Ramavtalsleverantörer att lämna Avropssvar i enlighet med vad den Avropsberättigade anger i Avropsförfrågan. I Avropsförfrågan ska Avropsberättigad referera till de villkor och krav som angivits i Ramavtalet och upphandlingsdokumentet.
Vid behov kan den Avropsberättigade precisera villkoren i Ramavtalet och komplettera med andra krav och villkor som angetts i Kravkatalogen. Pris ska alltid vara ett av tilldelningskriterierna.
8.2.2 Kravkatalog
Genom Kravkatalogen kan den Avropsberättigade vid Avrop ställa ytterligare krav för att anpassa sin Avropsförfrågan utifrån sina behov. Tillämpningen kan ske både som obligatoriska krav och tilldelningskriterier.
Om den Avropsberättigades behov av resebyråtjänster är omhändertagna i de krav som ställts i Kravspecifikationen (och Allmänna Villkor) kan den Avropsberättigade använda sig av enbart pris som tilldelningskriterium.
8.2.3 Skälig tidsfrist
I Avropsförfrågan ska den Avropsberättigade ange en skälig tidsfrist som är tillräcklig för att lämna Avropssvar. Denna tidsfrist ska fastställas med hänsyn till Upphandlingsföremålets komplexitet samt den tid som Ramavtalsleverantörerna behöver för att lämna Avropssvar. Ramavtalsleverantör som vid Avropet inte kan erbjuda efterfrågade tjänster är alltid skyldig att svara varför denne inte kan göra det.
8.2.4 Avropssvar
Avropssvar ska vara skriftliga och den Avropsberättigade får ta del av innehållet först när den angivna svarstiden löpt ut.
8.2.5 Tilldelning av kontrakt
Kontrakt tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det för den Avropsberättigade ekonomiskt mest fördelaktiga Avropssvaret utifrån bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
Den Avropsberättigade ska snarast möjligt skriftligen meddela de Ramavtalsleverantörer som deltagit i den förnyade konkurrensutsättningen beslut om tilldelning av Kontraktet och redovisa skälen för beslutet.
Vid Avrop från Ramavtal börjar ingen automatisk avtalsspärr att löpa men den Avropsberättigade kan frivilligt iaktta en avtalsspärr för att undvika att ett ingånget Kontrakt ska kunna ogiltigförklaras i ett senare skede. Avtalsspärrens längd måste då alltid anges i underrättelsen om tilldelningsbeslutet.
8.3 Skriftligt Kontrakt
Ett skriftligt Kontrakt ska alltid upprättas efter Avrop med förnyad konkurrenssättning. Kontrakt upprättas mellan den Avropsberättigade och tilldelad Ramavtalsleverantör avseende de tjänster som ska tillhandahållas.
Ramavtalsbilaga Allmänna villkor utgör alltid en del av Kontraktet oavsett om Allmänna villkor åberopas eller inte.