Introduktionsseminarium -
Avrop från de statliga ramavtalen
Xxxxx Xxxxxxx och Xxxx Xxxxx Jurister på Statens inköpscentral 2019-04-12
• 10.00 Statens inköpscentrals verksamhet
• 10.30 LOU och avrop från de statliga ramavtalen
• 11.15 Paus
• 11.30 LOU och avrop från de statliga ramavtalen
• 12.30 Enklare lunch
• 13.15 Avrop i praktiken – Tryckeritjänster
• 13.45 Avrop i praktiken – Tolkförmedling
• 14.15 Genomgång av xxxxxx.xx
• Bildades 1 januari 2011
• Drygt 60 personer på avdelningen
• Statens inköpscentral förvaltar cirka 1900 ramavtal
• Statens inköpscentral har ramavtal med cirka 730 leverantörer
• Under år 2018 omsatte ramavtalen ca 13,9 miljarder
Statens inköpscentrals uppdrag
Förordning (2007:824) med instruktion för Kammarkollegiet 8a §
• Ingå och förvalta ramavtal som är avsedda för statliga myndigheter.
• Inom IT-området gäller uppdraget hela offentliga förvaltningen, dvs. även kommuner och landsting.
• Verka för att bästa möjliga villkor skapas för myndigheternas anskaffning av varor och tjänster.
Syfte
Att åstadkomma besparingar genom att:
• reducera myndigheternas administrativa kostnader vid anskaffningar och,
• skapa ekonomiskt mer förmånliga villkor
Organisation
Enheten för
ramavtalsförvaltning
Enheten för upphandling av varor och tjänster
Enheten för IT-
upphandling
Enheten för upphandlings- och avtalsjuridik
Stab
Avdelningschef
Förstudie
Förvaltning
Upphandling
Information Råd & stöd Uppföljning
Erfarenhets- insamling
• Hållbarhet
• Informationssäkerhet
- Dataskyddsförordningen
• E-handel
Statens inköpscentral ansvarar för att:
• Säkerställa att ramavtal ingås och förvaltas
• Att upphandlingsprocessen genomförs enligt XXX
• Informera och stödja avropande myndigheter
Avropsberättigade myndigheter ansvarar för:
• Avropets utformning
• Att avropsprocessen följer ramavtalet och LOU
• Att kontraktet följs upp.
• Avtals- och kontaktinformation finns på xxxxxx.xx
• Kontakta avtalsansvariga på SIC vid frågor om respektive ramavtal
• Kontakta ramavtalsservice när det handlar om frågor av allmän karaktär
XXX och avrop från de statliga ramavtalen
• Direktivet, lagen och principerna
• Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden
• Avrop från de statliga ramavtalen
− Avropsberättigade
− Avropsföremålet
o Behovsanalys och val av ramavtal
o Kravställning
− Avropsordning och avropsprocess
• Avsteg från ramavtalen
• Direktupphandling
• Merparten av alla offentliga anskaffningar styrs av Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) som grundar sig på EU-direktivet 2014/24/EU.
• Lagen (och direktivet) har till syfte att främja den fria rörligheten av varor och tjänster på den inre marknaden.
• Lagens regler bygger på sex grundläggande principer:
− Öppenhet (transparens),
− Likabehandling,
− Proportionalitet,
− Icke-diskriminering
− Ömsesidigt erkännande och
− Konkurrens
• Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar att delta i upphandlingen.
• Likabehandlingsprincipen innebär att lika situationer inte får behandlas olika och att olika situationer inte får behandlas lika, såvida det inte finns sakliga skäl för en sådan behandling. (C-434/02 Xxxxxx Xxxxx)
• Likabehandlingsprincipen innebär också att en rimligt informerad och normalt omsorgsfull leverantör ska kunna förstå vad som efterfrågas. (C- 19/00 SIAC Construction)
• Även kallad principen om transparens.
• Upphandlingar ska präglas av öppenhet (transparens) och förutsebarhet. Det innebär att uppgifter som avser upphandlingen inte får hemlighållas och att upphandlingen ska annonseras offentligt.
• Utvärderingsmodeller som inte syftar till att fastställa det ekonomiskt mest
fördelaktiga anbudet strider mot transparensprincipen.
• Med proportionalitetsprincipen avses att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.
• Principen har kommit till uttryck genom EU domstolens rättspraxis, mål C- 234/03 Contse.
• Bedömningen sker utifrån följande tre steg:
1. Bedömning omkravet är en lämplig och effektiv åtgärd för att uppnå det eftersträvade syftet
2. Bedömning om åtgärden ansågs nödvändig, och något mindre ingripande alternativ kunde inte visas.
3. Bedömning om den negativa effekterna var inte så stora att åtgärden var oproportionerlig eller överdriven jämfört med det eftersträvade syftet
Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden
• Hur en upphandling ska genomföras styrs (bl.a.) av om det finns ett gränsöverskridande intresse konkretiserat genom fasta tröskelvärden.
• Om värdet på upphandlingen överstiger tröskelvärdet används något av följande förfaranden:
− Öppet, Selektivt eller Förhandlat förfarande,
− Konkurrenspräglad dialog,
− Innovationspartnerskap eller
− Projekttävling.
• Om värdet på upphandlingen understiger tröskelvärdet används:
− Förenklat eller Urvalsförfarande alternativt,
− Direktupphandling
− Konkurrenspräglad dialog eller projekttävling.
• Om ett ramavtal finns görs s.k. Avrop.
• För att få använda ett statligt ramavtal krävs att den upphandlande
myndigheten är avropsberättigad.
• Myndigheter under regeringen är per automatik avropsberättigade samt som utgångspunkt skyldiga att använda de statliga ramavtalen.
• Övriga myndigheter och motsvarande kan bli avropsberättigade om de genom s.k. bekräftelse inför varje ramavtalsupphandling.
• Kommuner och landsting kan bli avropsberättigade på ramavtalen inom IT och telekom genom s.k. bekräftelse inför varje ramavtalsupphandling
• Behovsanalys
− En anskaffning av en vara eller tjänst ska alltid grunda sig på ett behov hos den upphandlande myndigheten.
− Innan ett avrop genomförs ska (det objektiva) behovet identifieras och om nödvändigt en dialog med marknaden/ramavtalsleverantörerna genomföras.
− Vid behovsinventeringen bör potentiella framtida behov identifieras så att även dessa kan omfattas av avropet, t.ex. som optioner.
− Behovet avgör vilket ramavtal som är tillämpligt.
Kravställning
• Vid avrop får nödvändiga preciseringar och vid behov kompletteringar av ställda krav och villkor i ramavtalsupphandling göras.
• Viktigt att säkerställa (krav på kraven):
− Kravet måste har en koppling till varan eller tjänsten som avropas
− Kravet måste uttryckligen framgå av avropet
− Myndigheten får inte ha en obegränsad valfrihet vid bedömningen av
kravet
− Xxxxxx får inte bryta mot de upphandlingsrättsliga principerna
• Det finns fyra typer av ”krav” som myndigheten får ställa vid ett avrop:
− Formella krav (på anbudet)
− Tekniska krav (9 kap. XXX)
− Tilldelningskriterier (16 kap. XXX)
− Särskilda kontraktsvillkor (17 kap. 1 § LOU)
• Obs! Kvalificeringskrav (14-15 kap. XXX) får inte ställas!
− Kvalificeringskrav avser allmänna krav på leverantörens lämplighet, som exempelvis krav på ekonomisk ställning och teknisk eller yrkesmässig kapacitet.
ESPD (standardiserad egenförsäkran)
• ESPD är en förkortning för European Single Procurement Document.
• Upphandlande myndigheter har en skyldighet att acceptera en standardiserad form av egen försäkran som preliminärt bevis på att leverantören får delta i upphandlingen.
• Egenförsäkran innebär att anbudsgivare och anbudssökande intygar att de inte ska uteslutas ur upphandlingen, att de uppfyller kvalificeringskraven och att de kan ge in efterfrågade bevis för detta.
• Kammarkollegiet ansvarar för löpande kontrollera att antagna ramavtalsleverantörer uppfyller kvalificeringskraven under hela ramavtalsperioden.
• Ställ en kontrollfråga vid avrop.
• Tekniska krav (”ska-krav”)
− Obligatoriska krav på varans eller tjänstens funktionalitet eller prestanda ställs genom sk. tekniska krav, exempelvis kvalitetsnivåer, miljöprestanda, användningsområde, säkerhet och mått osv.
− Tekniskt krav i form av teknisk standard får kravställas om standarden finns tillgänglig för samtliga ramavtalsleverantörer.
− Krav på visst varumärke är ej tillåtet!
− Kraven prövas (kontrolleras) innan tilldelningsbeslut.
• Tilldelningsgrund
• Det finns tre olika grunder för tilldelning av ett kontrakt
− Pris
− Kostnad
− Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
• Vid utvärdering av ett avrop används alltid samma grund som vid utvärderingen av ramavtalsupphandlingen
• Tilldelningskriterier (”bör-krav”)
− När ett kontrakt utvärderas på grunden kostnad eller bästa förhållandet mellan pris och kvalitet används tilldelningskriterier.
− Tilldelningskriterier är egenskaper på varan eller tjänsten som inte är obligatoriska att uppfylla utan istället ger ett mervärde vid utvärderingen.
− Tilldelningskriterier kan vara exempelvis tekniska och funktionella egenskaper, kvalitet, miljöegenskaper, leverans- och genomförandetid samt estetik.
− Det ska framgå hur kriterierna värderas samt viktas vid utvärderingen
genom en s.k. utvärderingsmodell.
• Särskilda kontraktsvillkor
− Villkor för hur leverans av varan eller tjänsten ska genomföras, t.ex:
o förseningsreglering och viten
o Krav på hållbar produktion
− Villkoren kontrolleras inte innan tilldelningsbeslut utan säkerställs vid
leverans.
− Villkoren får enbart preciseras i enlighet med vad som framgår i villkoret.
HD
RAL
AV
Avropande myndighet
Kammar- kollegiet
Kontrakt
RAMAVTAL KONTRAKT
Huvuddokument
Allmänna villkor
Uteslutningsgrunder Kvalificeringskrav Teknisk specifikation Tilldelningskriterier
Allmänna villkor
Kontrakt
• Allmänna villkor
• ”Teknisk specifikation”
− Teknisk specifikation
− Tilldelningskriterier
− Specificerad kravkatalog
− Pris
• Kvalificeringsgrunder
• Uteslutningsgrunder
Avropsordning och avropsprocessen
• Alla villkor fastställda (med rangordning)
− Avropsberättigad vänder sig till den Ramavtalsleverantör som är först i rangordningen med sin avropsförfrågan.
− Om den leverantör som är först rangordnad inte kan leverera ska
avropsberättigad vända sig till nästa leverantör i rangordningen osv.
− Möjligheten att frångå satt rangordning framgår av varje ramavtal.
− Ytterligare krav på varan eller tjänsten får inte ställas.
Avropsprocessen
• Förnyad konkurrensutsättning
− Avropsförfrågan skickas till samtliga ramavtalsleverantörer och ska
innehålla bl.a.
* Tidsfrister för sista anbudsdag
* Tidpunkt och hänvisning för frågor och svar
* Kravspecifikationen
* Anbudens giltighetstid
− Efter sista anbudsdag är det dags att öppna och utvärdera anbuden.
* Formkrav 12 kap. 10 § LOU
− Anbudsutvärdering
* Kontroll av anbuden
* Ev. rättelser och kompletteringar
* Ev. verifieringar av kravuppfyllelse
• Förnyad konkurrensutsättning
− Tilldelningsbeslut
* Innehåller beslut om tilldelning av kontrakt samt skälen varför. 12 kap. 12 § LOU.
* Ev. frivillig avtalsspärr
* Innehåller en skrivning om att civilrättsligt bindande avtal först uppstår då kontrakt undertecknats av båda parter.
− Kontraktsskrivning
* Innebär att ett civilrättsligt bindande avtal uppstår (om man inte har valt att detta ska ske i samband med tilldelningsbeslutet (rekommenderas som huvudregel ej)).
• Statliga myndigheter ska använda de statliga ramavtalen om
myndigheten inte finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre.
• Om myndigheten väljer att göra avsteg från ett ramavtal ska skälen för detta meddelas Kammarkollegiet. Formulär finns på xxxxxx.xx.
• Övriga avropsberättigade omfattas inte av förordning (1998:796) om statlig
inköpssamordning.
• En direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud i viss form
och regleras i 19 kap. 7 § LOU.
• Förfarandet kan användas vid tre tillfällen:
− Lågt värde – 586 907 kr
Obs! Se till kontraktets totala värde inkl. optioner m.m.
− Förutsättningar för förhandlat förfarande utan föregående
annonsering är uppfyllda (6 kap. 12 - 19 §§ LOU)
− Synnerliga skäl
• Krav på dokumentation av upphandlingar vilkas värde överstiger
100.000 kr exklusive moms.
Frågor?
Tack för ert intresse!
Har ni ytterligare frågor eller vill diskutera mera är ni välkomna
att kontakta oss.
För frågor om specifika ramavtal kontakta ramavtalsansvarig. Kontaktuppgifter till respektive ramavtalsansvarig finns på xxxxxx.xx.
För övriga frågor kontakta: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Statens inköpscentral – Tryckeritjänster 2016
Tryckeritjänster 2016
Omfattas av två delområden där område 1 avropas genom fast rangordning och område 2 är förnyad konkurrensutsättning där samtliga leverantörer tillfrågas vid avrop
Delområde 1, fast rangordning med avrop upp till 50.000 SEK
• Visitkort
• Kollegieblock
• Brevpapper
• Säkerhetskuvert
• Korrespondenskort med kuvert
• Pappersmappar
• Kuvert
• Prisbilaga med fastställda priser
• Webbshop
• Ackumulerat beställningsvärde i realtid samt inom aktuellt kalenderår
• Packning- och plocktjänster
• Adressering
• Distribution
1. AJ E-Print AB
2. Åtta.45 Tryckeri AB
3. DanagårdLiTHO AB
Delområde 1, krav på tryckt produkt
Arkivbeständigt
Enligt gällande ISO-standarder och i enlighet med Riksarkivets föreskrifter
Åldersbeständigt
Enligt gällande ISO-standarder och i enlighet med Riksarkivets föreskrifter
Delområde 1, avvikelse från rangordning
• Avropsberättigad som avropar från Ramavtalet kan avvika från
rangordningen om följande särskilda skäl föreligger:
• a) om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte har besvarat Avropet alternativt inte återkommit med Avropssvar inom reglerad tid,
• b) om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan tillhandahålla efterfrågad
Vara/Tjänst,
• c) om Ramavtalsleverantören är satt i karantän enligt texten under rubriken Revision eller
• d) om Avropet avser en ersättningsanskaffning som beror på att Avropsberättigad tidigare hävt eller sagt upp ett Kontrakt och detta beror på Ramavtalsleverantören.
Delområde 1, miljömärkning
Samtliga varor som anges i delområde 1 ska uppfylla kraven på miljömärkning enligt Svanen eller likvärdigt. Samtliga varor ska även vara möjliga att märkas med en miljömärkningssymbol om Avropsberättigad så begär vid avrop.
Delområde 2,
förnyad konkurrensutsättning
• Traditionella tryckeritjänster inkl tidningsoffset
• Böcker (mjuk och hårdband), Broschyrer och magasin, Foldrar,
”Statligt tryck”, Informations-, display- och presentationsmaterial, Rapporter, Kataloger, Självhäftande etiketter och dekaler, Variabeltryck (variabeldata med personifierat tryck som riktar sig direkt till den det berör).
• Tillkommande tjänster
• Säkerhetstryck, tidning- och tabloidtryck - Option
Delområde 2, tillkommande tjänster
• Expo/utställningssystem, inkl roll-ups och vepor
• Systemstöd/webbtjänster/Print-on-demand
• Mediabank med beställningsfunktion
• Mallproduktion
• Projekt- och planeringsverktyg
• Systemimplementering med kundens webbgränssnitt
• Digital arkivering av projekt och dokument
• Pärmproduktion
• Beräkning av trycksakers miljöpåverkan och verktyg för klimatkompensation
• Grafiska konsulttjänster
• Säkerhetstryck
• Digital publicering
• Cross media
• E-handel
Delområde 2,
exempel på ingående tjänster
• Prepress: repro-/prepressarbete, skanning, provtryck, bildbehandling, retuschering, färghantering och bildanpassning till tryck.
• Ateljétjänster: layout- och formgivningsarbete, bildbehandling, retuschering, originalframställning med exempelvis en grafisk profil som grund.
• Efterbehandling: bigning, skärning, falsning, bindning och häftning, laminering, lackning och stansning.
• Packning, lagerhållning och distribution: Plock- och packtjänster, adressering, lagring och distribution av tryckt material
Delområde 2, leverantörer
• AJ E-Print AB
• Ale Tryckteam AB *
• Arkitektkopia AB
• DanagårdLiTHO AB
• Åtta.45 Tryckeri AB, fd. Xxxxx Xxxxxxx AB
• Elanders Sverige AB
• Exakta Print AB *
• Brandfactory AB, fd. Ineko AB
• Lenanders Grafiska AB
• Printfabriken i Karlskrona AB *
• Stibo Graphic A/S, fd. Scanprint A/S *
• Taberg Media Group AB
Delområde 2, ”färdig leverans”
• Textbehandling
• Bildbehandling
• Illustrationsbehandling
• Layout
• Digitalt tryckoriginal, ex. PDF
• Tryckning
• Efterbehandling
• Distribution (leverans) Se även angränsande ramavtalsområden
Delområde 2, pappersbegrepp
• Bestruket/Obestruket (Ytbehandling)
• Matt/Silk/Glättat (Glans)
• Träfritt/Trähaltig/Returfiber/Lump (Massainnehåll)
• Ytvikt (Gram/m²)
• Opacitet (Ogenomskinlighet)
• Vithet, Gultonat, Kulört (Kulör)
Delområde 2, exempel på bildformat
• TIFF - bra för tryck, kan komprimeras
• EPS - bra för tryck, kan komprimeras
• JPEG - bra vid trycklämning, förstör
komprimering
• PDF - kan läsas av alla, går att göra allt
• RAW - digitalkamerans negativ
• PICT/BMP - skärmdumpar
• GIF - för webbhantering, max 256
kulörer
Delområde 2, tryckkostnaders påverkan
• Upplaga och eventuell följandeupplaga
• Format
• Omfång (antal sidor totalt)
• Papperstyp (vid stora upplagor)
• Efterbehandling
• Tid
• Total volym vid samma beställning
Delområde 2, avrop genom förnyad konkurrensutsättning
• Skriftlig avropsförfrågan till samtliga leverantörer.
• Skälig tidsfrist för att lämna avropssvar.
• Skälig tid ska ses ur avropets komplexitet och omfattning.
• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att besvara avropsförfrågan,
oaktat om de kan leverera eller ej.
• Avropssvar ska vara skriftliga.
• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska alltid svara på en Avropsförfrågan. Nej tack-svar betraktas som ett svar. I de fall Ramavtalsleverantören inte kan erbjuda efterfrågad Vara och/eller Tjänst ska Ramavtalsleverantören en (1) ggr per halvår meddela Statens inköpscentral detta samt orsaken till varför Ramavtalsleverantören inte kan erbjuda efterfrågad Vara och/eller Tjänst.
• Vägran att lämna Avropssvar vid upprepade tillfällen kan resultera i att bestämmelserna i texten under rubriken; Förtida upphörande, blir tillämpliga.
• Med Underleverantör avses en juridisk eller fysisk person som bistår leverantören med Varor och Tjänster som omfattas av Ramavtalet
• Om leverantören använder Underleverantör för att fullgöra hela eller delar av de åttaganden som följer Ramavtalet svarar leverantören fullt ut för varje Underleverantörs arbete såsom för sitt eget
• Leverantören äger inte rätt att till Underleverantör delegera rätten att ta emot Avropsförfrågan, lämna Avropssvar, teckna kontrakt eller fakturera Avropsberättigad
Plikt- och arkivexemplar, tryckta produktioners bevarande
• Plikten gäller när avsikten med publikationen är att sprida den till allmänheten, eller vid framförande inför en större sluten krets.
• Tryckerier har en laglig rätt (1993:1392) att ta ut s.k. plikt- och arkivexemplar ur leveransgill upplaga på Beställarens bekostnad.
• Om tryckeriets prestation inte utgör slutprestation, ska Beställaren självmant och utan dröjsmål kostnadsfritt till tryckeriet överlämna exemplar i föreskrivet antal och utförande.
• Skrifter, mer än 30 ex
• Elektroniska dokument, mer än 50 ex
• Till Kungliga Biblioteket
(se Lag (1993:1392) om pliktexemplar av dokument))
• Till Stockholms, Uppsalas, Linköpings, Lunds, Göteborgs och Umeås Universitetsbibliotek
(se Lag (1993:1392) om pliktexemplar av dokument))
Delområde 2, beräkning av trycksakers miljöpåverkan
En specifik trycksaks miljöpåverkan ska kunna räknas ut med
syfte att kunna dokumentera en trycksaks miljöpåverkan.
Detta anges vanligtvis som utsläpp av koldioxid men klimatpåverkan kan också mätas på andra sätt. En så kallad klimatkompensation ska också kunna göras för den specifika produkten.
Delområde 2, miljö och producentansvar
• CGP, Certifierad Grafisk Produktion
• Miljöcertifiering, SS-EN 14001:2004
• Xxxxxxx senaste kriteriedokument
• Producentansvar enligt förordning 2014:1073
• FNs allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
• ILOs kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering, föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)
• FNs barnkonvension (artikel 32)
• Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
• Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det
socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
• Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet
• FNs deklaration mot korruption
• Arbetsdag – Med Arbetsdag avses helgfri måndag till fredag,
08.00 – 16.30
• Avtalad leveransdag – Med Avtalad leveransdag avses senast
tio (10) Arbetsdagar efter beställning.
• Effektiv leveransdag – Med Effektiv leveransdag avses den dag Leverans sker.
forts…
• Kontrakt – Med Kontrakt avses den slutgiltiga beställning som Beställare gör i Ramavtalsleverantörens webbshop. Dessa Allmänna villkor utgör en bilaga till Kontraktet.
• Kontraktsföremål – Med Kontraktsföremål avses de Produkter, Tillbehör och/eller Tjänster som Ramavtalsleverantör ska tillhandahålla under Kontrakt
Begrepp – Allmänna villkor, några
exempel forts…
• Underupplaga – Med underupplaga avses att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx levererar
färre upplagor till Beställaren än vad som har avtalats i Kontraktet.
• Överupplaga – Med Överupplaga avses att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx levererar fler upplagor till Beställaren än vad som har avtalats i Kontraktet.
• Underupplaga och Överupplaga utgör alltså alltid upplagefel. Ej ALG 10
• Allmänna villkor utgör alltid en del av Kontrakt
Förlängning och prisjustering
• Bägge ramavtalen förlängs under 2019 ett år framåt t o m 2020, detta innebär att maximal förlängningsoption är nyttjad
• Prisjustering har godkänts och gäller fr o m 2018-03-01 med 1,56% genom
arbetskostnadsindex och med 9,82% för pappersprisindex
Välkommen att kontakta oss
• För frågor om specifika ramavtal, se xxx.xxxxxx.xx, alt. kontakta ramavtalsförvaltare.
• xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Vid övriga upphandlingsfrågor:
• Ett samlat upphandlingsstöd finns på Upphandlingsmyndigheten
Tack!
Tolkförmedlingstjänster
Ramavtalet
• Löper fr.o.m. 2019-02-01 i 24 månader. SIC kan förlänga i upp till 24 månader.
• Tre tjänsteområden/inställelsesätt + två tilläggstjänster.
• Ramavtal är tecknade per län.
• 3-4 leverantörer per län, totalt 7
leverantörer.
• Avrop genom fast rangordning per län.
• Avropsblankett, vägledning.
• Tjänst för avrop (tolkportal).
Tjänsteområden/inställelsesätt
• Påplatstolkning (kontakttolkning)
• Distanstolkning
• Skärm
• Telefon
• Distanstolkning i anvisad lokal
• Avistatolkning (Prima Vista)
• Tolkanvändarutbildning
• Konferenstolkning och teckenspråkstolkning ingår inte
Stockholm | Uppsala | Södermanland |
Språkservice | Språkservice | Språkservice |
Hero Tolk | Hero Tolk | Hero Tolk |
Linguacom | Järva Tolk | Folkhälsobyrån |
Stockholms Tolkf. | DigitalTolk | |
Västmanland | Örebro | Gotland |
Hero Tolk | Hero Tolk | Hero Tolk |
Linguacom | Linguacom | Linguacom |
Folkhälsobyrån | Språkservice | DigitalTolk |
Östergötland | Jönköping | Kronoberg |
Hero Tolk | Hero Tolk | Hero Tolk |
Språkservice | DigitalTolk | Språkservice |
Stockholms Tolkf. | Språkservice | DigitalTolk |
Kalmar | Blekinge | Skåne |
Hero Tolk | Hero Tolk | Språkservice |
Stockholms Tolkf. | Språkservice | Hero Tolk |
Språkservice | DigitalTolk | Stockholms Tolkf. |
Halland | Västra Götaland | Värmland |
Hero Tolk | Språkservice | Hero Tolk |
DigitalTolk | Hero Tolk | Linguacom |
Språkservice | Järva Tolk | DigitalTolk |
Dalarna | Gävleborg | Västernorrland |
Hero Tolk | Hero Tolk | Hero Tolk |
Linguacom | DigitalTolk | Linguacom |
DigitalTolk | Linguacom | Stockholms Tolkf. |
Jämtland | Västerbotten | Norrbotten |
Hero Tolk | Hero Tolk | Hero Tolk |
DigitalTolk | DigitalTolk | Linguacom |
Linguacom | Stockholms Tolkf. | DigitalTolk |
• Auktoriserad rättstolk/sjukvårdstolk (RT/ST)
• Tolken ska finnas med i Kammarkollegiets register över auktoriserade tolkar för att tillhöra denna kompetensnivå.
• Exempel på uppdrag som i första hand ska tillsättas med rättstolk (RT) är domstols- och häktningsförhandlingar.
• Till tolkuppdrag som berör ämnesområdet medicin och hälsa ska sjukvårdstolk (ST) prioriteras.
• Auktoriserad tolk (AT)
• Tolken ska finnas med i Kammarkollegiets register över auktoriserade tolkar för att tillhöra denna kompetensnivå.
• Till samtliga tolkuppdrag utanför rättsväsendet och sjukvården prioriteras auktoriserade tolkar (AT).
• Utbildad tolk (UT)
• Tolken ska finnas med i Kammarkollegiets nationella tolkregister över utbildade tolkar för att tillhöra denna kompetensnivå.
• Om inte auktoriserade tolkar (AT) går att tillgå ska i andra hand utbildade tolkar (UT) förmedlas.
• Övrig tolk (ÖT)
• Tolken finns inte med i Kammarkollegiets register.
• Endast om varken auktoriserade eller utbildade tolkar finns tillgängliga får övriga tolkar (ÖT) förmedlas.
Denna kompetensprioritering ska gälla samtliga tolktjänster såvida inte avropande myndighet har efterfrågat en
specifik kompetensnivå.
Tolkarvoden
Tolkarvode och all annan ersättning till tolk utgår i enlighet med den vid var tid gällande utgåvan av Domstolsverkets föreskrifter om tolktaxa.
• Tabell 1 gäller för tolkning vid allmän domstol, allmän förvaltningsdomstol, Arbetsdomstolen, arrendenämnd och hyresnämnd.
• Tabell 2, som avser tolkning vid polis- åklagar och kronofogdemyndighet, gäller för samtliga avropande myndigheter i denna upphandling förutom de som ingår i tabell 1.
• §§ 8-9 under rubriken Avvikelse från taxan samt § 15 under rubriken Utlägg, gäller endast avropande myndigheter som omfattas av förordningen om tolktaxa.
• Tolkningstillfället avgör vilken version av tolktaxan som ska gälla, i de
fall taxan hinner uppdateras innan uppdraget utförts.
Principer för arvodering
• Det finns för närvarande fyra arvodesnivåer. Varje kompetensnivå
har en egen arvodesnivå:
• Rättstolk/sjukvårdstolk (RT/ST) - arvodesnivå IV.
• Auktoriserad tolk (AT) - arvodesnivå III.
• Utbildad tolk (UT) - arvodesnivå II.
• Övrig tolk (ÖT) - arvodesnivå I.
• Rättstolkar och sjukvårdstolkar ska vara berättigade till arvodesnivå IV även när de tolkar för övriga myndigheter men för uppdrag vid domstolar, polis-, åklagar- och kronofogdemyndigheter är det endast rättstolkar, eller tolkar som har bägge kompetenserna, som kan arvoderas enligt arvodesnivå IV.
• De språk som det inte går auktorisera sig i ersätts efter tolkens kompetensnivå enligt arvodesnivå II och arvodesnivå I.
• Tolkarvode inklusive sociala avgifter (d.v.s. beloppet inom parentes i taxan) faktureras av leverantören. Detta gäller oavsett om tolken är anställd, uppdragstagare med A-skatt eller har F-skatt.
• I de fall tolken har F-skatt ska leverantören betala tolken hela arvodet inkl. sociala avgifter så att tolken själv betalar in till Skatteverket.
• Om tolken är uppdragstagare eller anställd av leverantören är det leverantören som betalar in de sociala avgifterna.
• Enda fallet där beloppet i taxan exklusive sociala avgifter ska betalas ut är om avropande myndighet själv betalar in tolkens sociala avgifter till Skatteverket, t.ex. när tolk med A- skattesedel själv yrkar ersättning från domstol.
Förmedlingsavgift
• Leverantören har rätt att debitera en (1) förmedlingsavgift per uppdrag/dag/tolk/språk samt en (1) förmedlingsavgift när ny tolk måste tillsättas p.g.a. att kund förlänger eller på annat sätt utökar ett pågående uppdrag.
• Ett uppdrag som endast pågår under en (1) dag, med en (1) tolk och i ett (1) språk ger leverantören rätt att debitera en (1) förmedlingsavgift. Xxxxxxxx sig uppdraget över flera dagar, eller passerar en dygnsgräns, får en (1) förmedlingsavgift per dag debiteras. Är flera tolkar engagerade får en (1) förmedlingsavgift per tolk debiteras och om en tolk ska tolka i flera språk får en (1) förmedlingsavgift per språk debiteras.
• Differentierad förmedlingsavgift utifrån levererad kompetensnivå – högst för en rättstolk och lägst för en övrig tolk.
• Rätt att debitera ett tillägg på 100 % av förmedlingsavgiften vid förmedling av tolkuppdrag via telefon
utanför kontorstid (helgfri måndag till fredag kl. 08.00 - 17.00).
• Förmedlingsavgiften justeras upp årligen i förhållande till Domstolverkets tolktaxa.
Övriga priser
• Pris för tolkanvändarutbildning
• Offererat timpris ska innefatta kostnader för leverantörens utbildningspersonal samt för eventuellt utbildningsmaterial men är exklusive eventuella resekostnader.
• Eventuella resekostnader ska godkännas av avropande myndighet innan uppdraget utförs.
• Avropande myndighet ansvarar för att tillhandahålla lokal utan kostnad för leverantören.
• Pris för Avistatolkning (och simultantolkning)
• Enligt Domstolsverkets tolktaxa
• Krav på säkerhetsskyddsavtal, säkerhetsprövning och/eller registerkontroll
• Leverantören har rätt att debitera förmedlingsavgift motsvarande förmedling av RT för varje person som omfattas.
• Leverantörens personal och/eller anlitad tolk som omfattas av säkerhetsskyddsavtal, säkerhetsprövning och/eller registerkontroll ska erhålla tolkarvode motsvarande tolkuppdrag vid domstol av RT för den tid som avsätts för genomförandet av säkerhetsprövningen (exempelvis intervjutid samt tidsspillan för resor). Därutöver kan resekostnader tillkomma i samband med intervju.
Resor och utlägg
• Leverantören ska ansvara för eventuella bokningar och avbokningar samt utlägg på förhand avseende researrangemang som är nödvändiga för att utföra tolkuppdraget.
• Om tolkens resa till uppdraget överstiger två (2) timmar landvägen med maximalt avstånd på 100 km utgår ersättning endast under förutsättning att avropande myndighet på förhand godkänt resekostnaderna.
• Med resekostnader avses alla kostnader utöver arvode, spilltid och OB, dvs. bl.a. km-ersättning för bil, traktamente, tåg- eller flygbiljetter samt hotell om det är nödvändigt med övernattning.
• Eventuella utlägg ska på begäran kunna styrkas.
• I det fall resan sker med bil står avropande myndighet för kostnad för
eventuella nödvändiga vägtullar och parkeringsavgifter.
Resor och utlägg forts.
• Vid uppdrag för de myndigheter som omfattas av förordningen (1979:291) om tolktaxa utgår ersättning enligt förordningens 15 §. Dvs. enligt villkorsavtalen + lokalt reseavtal för Sveriges Domstolar.
• Vid uppdrag för övriga myndigheter utgår ersättning enligt beloppen i Villkorsavtalen.
Avropsordning
• Avrop av påplatstolkning ska ske utifrån rangordningen för det län där tolkningen ska äga rum.
• I det fall tolkning sker på distans ska tolkningen anses äga rum där den avropande myndighet som använder den aktuella tolktjänsten är placerad. Avrop ska göras utifrån rangordning för detta län.
• Om tolkning ska genomföras vid en avropande myndighets lokalkontor ska avrop ske utifrån rangordningen för det län där lokalkontoret är placerat.
• Vid avrop av ”distanstolkning i anvisad lokal” så sker avropet enligt rangordningen i det län där
tolken ska infinna sig, utifrån vad avropande myndighet har angett i sin avropsförfrågan.
Avropsförfrågan
Avrop kan göras på följande sätt:
• via Kammarkollegiets webbaserade avropstjänst för
tolkar, ”tolkportalen” (utveckling och tester pågår)
• via leverantörernas egna webbaserade bokningssystem
• med avropsblanketten via e-post till leverantörernas
funktionsbrevlåda
• via telefon
Observera att det är viktigt att ni alltid anger att ni avropar från Kammarkollegiets ramavtal med nr 23.3- 9066-16. Det minskar risken för feldebitering då många leverantörer har flera olika ramavtal att hålla reda på.
Avropsförfrågan (forts.)
• Datum samt start- och sluttid för tolkuppdraget, samt om tidsangivelsen är definitiv eller har en viss flexibilitet.
• Vilket/vilka språk som kommer att talas under tolkuppdraget.
• Tjänst/inställelsesätt (påplatstolkning, distanstolkning (telefon eller skärm), distanstolkning i anvisad lokal).
• Alternativa inställelsesätt kan anges. Ange om efterfrågat inställelsesätt är ett krav eller önskemål.
• Adress där tolkuppdraget ska genomföras (vid påplatstolkning och distanstolkning i anvisad lokal).
• Kort beskrivning av uppdraget (domstolsförhandling, förhör, möte med handläggare etc.)
• Tolkens kompetensnivå (Rättstolk/Sjukvårdstolk /Auktoriserad tolk /Utbildad tolk/Övrig tolk.
• Avropande myndighet får efterfråga maximalt två (2) alternativa kompetensnivåer, exempelvis RT i första hand och AT i andra hand.
• Leverantören får i dessa fall inte förmedla en tolk med annan kompetensnivå än de två kompetensnivåer som har efterfrågats.
• Om någon av dessa två kompetensnivåer inte kan förmedlas ska avropande myndighet gå vidare i
rangordningen.
• Avropande myndighet kan även välja att enbart efterfråga en (1) kompetensnivå. Leverantören får då inte förmedla en tolk med annan kompetensnivå än den som har efterfrågats, varken högre eller lägre.
• Om efterfrågade kompetensnivåer är ett önskemål och inte ett krav (eller om inga krav eller önskemål anges) ska leverantören förmedla tolken enligt kompetensprioriteringen. I sådant fall gäller arvode enligt tolktaxan för anvisad tolk.
• OBS! Kontrollera alltid att ni får en tolk med den kompetensnivå som ni ställt krav på.
• Accepterad restid för tolken vid påplatstolkning eller distanstolkning i anvisad lokal.
• En tolk vars restid till tolkmötet är maximalt två (2) timmar landvägen med maximalt avstånd på 100 km. Ersättning för eventuella resekostnader utgår. Dock endast för billigaste researrangemang om inget annat har överenskommits.
• En tolk vars restid till tolkmötet överstiger två (2) timmar landvägen eller avstånd på över 100 km. Tolken får endast anlitas om avropande myndighet har godkänt de uppskattade resekostnader som är förknippade med uppdraget.
Det räcker att antingen tiden eller avståndet överskrids för att godkännande ska inhämtas från avropande myndighet.
Eventuella övriga krav eller önskemål
• Exempelvis
• dialekt vid tolkning,
• tolkens kön,
• tillsättning av en specifik tolk,
• alternativt att en specifik tolk inte ska tillsättas,
• särskilda egenskaper eller kunskaper hos tolken.
• Ange om det som efterfrågas är krav eller önskemål.
I det fall det som efterfrågas är krav och förmedlingen inte kan förmedla en tolk enligt ställda krav ska avropande myndighet vända sig till nästa leverantör i rangordningen.
Avropssvar
• Skriftligt mottagningsbevis
• Krav ska kunna uppfyllas, önskemål behöver inte kunna uppfyllas.
• Bekräftelse att uppdraget accepteras/nekas
• Om avropsförfrågan mottas senast två arbetsdagar före uppdragsstart, ska leverantören bekräfta uppdraget
senast kl 15.00 arbetsdagen efter att avropsförfrågan mottagits.
• Om avropsförfrågan mottas senast kl. 14.00 arbetsdagen före uppdragsstart, ska leverantören bekräfta uppdraget senast kl 16.30 samma arbetsdag.
• Om avropsförfrågan mottas senare än kl 14.00 arbetsdagen före uppdragsstart, eller samma arbetsdag som uppdragsstart, ska leverantören bekräfta uppdraget omgående eller enligt tidsanvisning av avropande myndighet.
• I det fall avropande myndighet har godkänt en restid på över två timmar eller avstånd på över 100 km ska
leverantören i sin bekräftelse ange uppskattade resekostnader för det aktuella uppdraget.
• Avropande myndighet ska meddela leverantören om resekostnaderna accepteras eller inte. Om inte ska myndigheten vända sig till nästa leverantör i rangordningen såvida inte alternativa inställelsesätt har angivits i avropsförfrågan, t.ex. distanstolkning.
• OBS! Var noga med att återkoppla så snart som möjligt. Leverantören kan inte boka upp tolken om ett godkännande dröjer för länge, uppdraget kan förfalla.
Avvikelse från rangordning
Avropande myndighet får avvika från rangordningen vid specifikt avrop om något eller några av följande särskilda skäl föreligger:
• Om leverantören inte återkommit med bekräftelse av avropet inom angiven tid enligt ramavtalet.
• Om leverantören inte kan åta sig uppdraget enligt de krav som avropande myndighet angett i sin avropsförfrågan.
• Om leverantören inte kan erbjuda tolk med begärd kompetensnivå och
språk, som är villig att genomgå säkerhetsprövning och/eller registerkontroll.
• Om leverantörens webbaserade bokningssystem ligger nere och bokning önskas göras via detta system.
”Karantän”
Avropande myndighet har rätt att under tre månaders tid vända sig direkt till nästa leverantör i rangordningen om de levererade tjänsterna visar upprepade och uppenbara kvalitetsbrister.
• Karantän gäller för det eller de län där avropande myndighet upplevt bristerna.
• Exempel på kvalitetsbrister är sena avbokningar, försenade tolkar, tolkar som uteblir, bristfälliga tolkningar och brister i förmedlingstjänsten.
• Avropande myndighet ska ha dokumenterat vilka brister som har
förekommit samt reklamerat dessa till förmedlingen.
• I det fall möjligheten till karantän utnyttjas ska avropande myndighet inrapportera detta till Kammarkollegiet.
Välkommen att kontakta oss
• För information om Kammarkollegiet, se xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• För information om Statens inköpscentrals ramavtal, se xxx.xxxxxx.xx eller kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär, xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx, 08 700 07 70.
• För specifika frågor om ramavtalsområdet Tolkförmedlingstjänster, kontakta Xxxx Xxxxxxxx, xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx, 08 700 0737 eller
Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, xxxx.xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx, 08 700 06 46.
• Vid övriga upphandlingsfrågor kontakta Upphandlingsmyndigheten, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, 08 586 21 700.