Arbetsordning för beslut inom HR-området

Malmö stad

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Arbetsordning för beslut inom HR-området

Beslutad GVN 2021-06-18 § Rev:

1. Syfte med arbetsordningen

Beslut som enligt kommunallagen ses som rena verkställighetsbeslut behöver inte återrapporteras till nämnd. Det är dock viktigt att det finns tydliggjort vem i organisationen som har beslutanderätt i olika frågor. Detta dokument syftar till att tydliggöra arbetsordningen för ett flertal beslut som fattas inom HR-området. Beslut som kan fattas av viss befattningshavare enligt dokumentet får även fattas av överordnad chef.

I förvaltningen ska det alltid finnas ett nära samarbete mellan chefer och förvaltningens HR- avdelningen vilket i praktiken innebär att chef har ett tidigt samråd med verksamhetsnära HR-konsult HR-avdelningen i flertalet frågor innan beslut kan fattas.

Beslut om anställning på längre tid än sex månader samt delegering av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningsdirektör regleras i nämndens delegationsordning.

2. Förkortningar

AB Allmänna bestämmelser

AFF Kollektivavtal om fackliga förtroendemän

ATL Arbetstidslagen (1982:673)

BEA Bestämmelser för arbetstagare i arbetsmarknadspolitiska insatser

BIA Överenskommelse om bilersättningsavtal

FLL Föräldraledighetslagen (1995:584)

FML Lag (1974:358) om facklig förtroendemansställning på arbetsplatsen

KAP-KL Gemensamt pensionsavtal för kommuner, landsting, regioner och arbetsgivarförbundet Pacta

LAS Lag (1982:80) om anställningsskydd

MBL Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet

Samv Samverkansavtal

StL Lag (1974:981) om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning

3. Övriga begrepp

AGU Arbetsgivarutskottet

4. Arbetsordning

4.1 Under anställning	Beslutsfattare	Lagrum	Styrande dokument
Omplacering	HR-chef	7 § LAS	Anställning och lön Omställning
Förflyttning	HR-chef	AB § 6	Anställning och lön Omställning
Beslut om att tillfälligt ta arbetstagare ur arbete	Närmaste chef	AB § 10 mom.1	Anställning och lön
Avstängning med eller utan lön- och avlöningsförmån	HR-chef	AB § 10 mom. 2,3	Anställning och lön
Skriftlig varning	HR-chef	AB § 11	Anställning och lön
Godkännande/förbud av xxxxxxxx	Xxxxxxxx chef	AB § 8	Bisyssla
Periodisk hälsoundersökning	Närmaste chef	AB § 9
Omreglering av anställning på grund av sjukersättning	Närmaste chef	4 och 4a § LAS AB § 12	Hantera sjukersättning
Omreglering av semesteranställning till uppehållsanställning och vice versa	Närmaste chef	MBL § 11

4.2 Nyanställning	Beslutsfattare	Lagrum	Styrande dokument
Nyanställning skolsköterska	Närmaste chef (Verksamhetschef för elevhälsan ska medverka i rekryteringsprocessen inklusive anställningsintervju vid nyanställning av personal inom elevhälsans medicinska insats)	Ledningssystem Elevhälsans medicinska insats
4.3 Anställnings upphörande	Beslutsfattare	Lagrum	Styrande dokument
Avsked	Förvaltningsdirektör	18 § LAS 30 § LAS	Anställning och lön
Uppsägning p.g.a. arbetsbrist	HR-chef	7 § LAS	Anställning och lön Omställning
Uppsägning p.g.a. personliga skäl	HR-chef	7 § LAS 30 § LAS	Anställning och lön Omställning
Uppsägning av tidsbegränsad anställning (som är avsedd att pågå längre tid än 3 månader) i förtid	HR-chef	AB § 33 mom.4 (motsvarande saklig grund)	Anställning och lön
Besked och varsel om att tidsbegränsad anställning upphör	Närmaste chef	15,16,17§LAS	Anställning och lön
Avgångsvederlag ≤ 12 månader	Förvaltningsdirektör		Anställning och lön
Avgångsvederlag > 12 månader	Förvaltningsdirektör (i samråd med HR- avdelningen på stadskontoret genom förvaltningens HR- chef)		Anställning och lön
Särskild avtalspension (SAP)	Förvaltningsdirektör (i samråd med HR- avdelningen på stadskontoret genom förvaltningens HR- chef)	KAP-KL § 30	Särskild avtalspension

4.4 Arbetstid	Beslutsfattare	Lagrum	Styrande dokument
Beslut om övertid	Närmaste chef	7-9, 11 §§ ATL AB § 20	Arbetstid Iaktta att övertiden ska journalföras enligt ATL § 11
Fastställande av arbetstider/tjänstgöringsschema	Närmaste chef	AB § 13 Xxxxxx X	Xxxxxxxxx
Beviljande av semester	Xxxxxxxx chef	AB § 27	Anställning och lön Semester
Bryta semester	Närmaste chef	AB § 27 mom. 13	Anställning och lön Semester
Ledighet för studier	Närmaste chef	AB § 26 StL	Tjänstledighet
Ledighet för förtroendemannauppdrag	Närmaste chef	AB § 31	Tjänstledighet
Ledighet för enskild angelägenhet	Närmaste chef	AB § 32	Anställning och lön
Ledighet för havandeskap, föräldraskap	Närmaste chef	3-14 §§ FLL AB § 29	Föräldraledighet
Ledighet för fackligt uppdrag	Närmaste chef	6-7 §§ FML AFF § 4	Tjänstledighet
Övrig ledighet utan lön < 6 månader > 6 månader	Närmaste chef Närmaste chef	AB § 25 mom. 6

Övrig ledighet med lön < 6 månader - Avdelningschef - Övriga medarbetare > 6 månader - Avdelningschef - Övriga medarbetare	Förvaltningsdirektör HR-chef Förvaltningsdirektör HR-chef	AB § 25 mom. 6
4.5 Lön/ersättning	Beslutsfattare	Lagrum	Styrande dokument
Lön vid nyanställning	Xxxxxxxx chef		Malmö stads lönepolicy och lönestruktur för befattningen
Ändring av lön under anställningen utöver löneöversyn Avdelningschef - Övriga medarbetare	Förvaltningsdirektör HR-chef		Malmö stads lönepolicy och lönestruktur för befattningen
Semester i pengar	Xxxxxxxx chef		Anställning och lön Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
Förskott, förtida utbetalning av lön	HR-chef
Avskrivning av löneskuld under ett prisbasbelopp	HR-chef (i samråd med HR- avdelningen på stadskontoret)
Ändring av befattningsbenämning (till benämning som finns i förvaltningen)	HR-chef
Ändring av befattningsbenämning (till benämning som inte finns i förvaltningen)	HR- avdelningen på Stadskontoret

4.6 Resor/förrättningar	Beslutsfattare	Lagrum	Styrande dokument
Kurs, konferens eller tjänsteresa inom Europa	Närmaste chef		Malmö stads resepolicy och riktlinjer till resepolicy.
Kurs, konferens eller tjänsteresa utom Europa	Förvaltningsdirektör		Malmö stads resepolicy och riktlinjer till resepolicy
Medgivande att använda egen bil i tjänsten	Närmaste chef	BIA Överenskommelse om lokalt bilersättningsavtal fast och rörlig del	Malmö stads resepolicy och riktlinjer till resepolicy
Bevilja enstaka resor med egen bil	Xxxxxxxx chef	BIA	Malmö stads resepolicy och riktlinjer till resepolicy
Reseförskott	Närmaste chef
4.7 Övrigt	Beslutsfattare	Lagrum	Styrande dokument
Inrättande av ny tjänst	Närmaste chef	MBL §11	Malmö stads samverkansavtal
Krav på läkarintyg från första sjukdagen	Närmaste chef		Xxxxxxx
Fullgöra arbetsgivarens informations- och förhandlingsskyldighet	Närmaste chef	10-14,19, 38 §§ MBL	Malmö stads samverkansavtal
Tvist om kollektivavtal	Arbetsgivarutskottet	33-37 §§ MBL
Teckna kollektivavtal	Arbetsgivarutskottet	23 § MBL
Uppsägning av kollektivavtal	Arbetsgivarutskottet	30 § MBL