Allmänna villkor för bidrag
Allmänna villkor för bidrag
Linnaeus-Palme partnerskap
Ansökningsomgång 2022
Version: juni 2022
Justerade paragrafer: 9 och 14
Innehållsförteckning
§ 1 – Överenskommelse mellan UHR och projektägare samt beslut om bidrag 5
§ 2 – Överenskommelsens giltighetstid 5
§ 4 – Giltiga samarbetsländer 5
§ 6 – Giltiga projektdeltagare 6
§ 8 – Giltiga och ogiltiga kostnader 7
§ 10 – Vidareförmedling av bidrag till tredje part 8
§ 13 – Ändring i projekt eller avbrutet projekt 9
§ 14 – Fastställande av slutligt bidragsbelopp, återkrav och återbetalning 10
§ 16 – Antikorruption och etiska riktlinjer 10
§ 17 – Immateriella rättigheter och synliggörande av information 11
§ 18 – Rätten att ändra i villkor 11
Definitioner
Ansökan om bidrag är den ansökan som ligger till grund för UHR:s beslut om beviljat bidrag.
Ansökningssystem för Linnaeus-Palme/Mina sidor hittas på xxx.xxxxxxx.xx där ansökan och rapportering av projekt sker. Där finns även länkar till deltagarenkäter.
Avsiktsförklaring / Letter of intent är ett dokument som intygar att Palmelärosätet stödjer aktuell projektansökan.
Avtalsperiod har till syfte att säkerställa att handläggning av rapport, kompletteringar, utbetalning och återkrav kan hanteras.
Beslutsbrev avser UHR:s meddelande om Beslut och överenskommelse om beviljat bidrag som går ut via e-post till projektägare. I beslutsbrevet framgår vilka dokument som ingår i överenskommelsen och i vilken ordning de gäller.
Beviljad ansökan är det elektroniska dokument som innehåller kompletterande uppgifter om projektets omfattning och beviljat bidrag som UHR har beslutat om.
Bidrag avser finansiellt stöd från UHR till projektägare för aktuell projektperiod.
Xxxxxxxx är den svenska parten i samarbetet, omfattar såväl lärosäte, lärare som student.
Palme är den utländska parten i samarbetet, omfattar såväl lärosäte, lärare som student.
Projektet är de samlade aktiviteter som projektägare beviljats bidrag för att genomföra.
Projektdeltagare är de studenter, lärare eller annan personal som genomför aktiviteter som finansieras inom projektet.
Projektperiod är den period där samtliga projektets aktiviteter och kostnader får ske.
Projektägare är den organisation som skickar in en projektansökan och som UHR betalar ut bidraget till. Projektägare är avtalande part gentemot UHR.
Ramansökan samlar ett lärosätes samtliga ansökningar till Linnaeus-Palme partnerskap och intygar att det finns förutsättningar och resurser att delta i programmet.
Tredje part är en registrerad organisation till vilken projektägare helt eller delvis vidareförmedlar bidraget och som inte är avtalande part gentemot UHR. En projektdeltagare är inte tredje part.
Överenskommelsen avser UHR:s och projektägarens respektive åtaganden och är att likställa med ett ingånget avtal. I överenskommelsen ingår nedan listade dokument som har företräde i följande ordning:
− Av UHR godkända tillägg och ändringar
− Beslut och överenskommelse om beviljat bidrag (beslutsbrev via e-post)
− Beviljad projektansökan, inklusive ramansökan
− Allmänna villkor för bidrag - Linnaeus-Palme partnerskap 2022
Om programmet
Linnaeus-Palme partnerskap är ett program som erbjuder lärosäten, i Sverige och i låg- och medelinkomstländer, bidrag för ömsesidiga utbyten och andra aktiviteter som bygger ett partnerskap och ökar kapaciteten hos individer och institutioner som deltar.
Programmet har både utbildnings- och biståndspolitiska mål. Det ska stärka utbildningssektorn, höja utbildningskvaliteten, bidra till strategiskt internationaliseringsarbete och institutionell kapacitetsutveckling samt bredda intresset för utvecklingssamarbete hos unga. Programmet är också en möjlighet att etablera och fördjupa partnerskap mellan institutioner som på sikt kan leda till gemensamma projekt inom undervisning och forskning.
Fokus för ett utbytesprojekt inom programmet ska vara ömsesidig akademisk nytta och ett gemensamt erfarenhetsutbyte. Det innebär att samarbetet bör vara jämlikt till sin karaktär och tillvarata båda parters specifika kompetens, även om förutsättningar och resurser kan se olika ut.
Linnaeus-Palme partnerskap finansieras av Sida inom ramen för strategin för kapacitetsutveckling, partnerskap och metoder som stöder Agenda 2030 för hållbar utveckling. Universitets- och högskolerådet ansvarar för administration och utveckling av programmet.
§ 1 – Överenskommelse mellan UHR och projektägare samt beslut om bidrag
Det är UHR:s ansvar att programmet genomförs i enlighet med regeringsbeslut, de målsättningar och riktlinjer som UHR ställt upp samt finansiärens villkor.
Det är projektägarens ansvar att se till att projektet genomförs i enlighet med programmets regelverk och i enlighet med projektansökan.
När ansökan skickas in accepterar projektägare att ingå en överenskommelse med UHR. Överenskommelsen träder i kraft det datum UHR fattar beslut om beviljat bidrag oavsett om det beviljade beloppet motsvarar ansökt belopp eller inte.
UHR meddelar projektägare beviljat bidrag och överenskommelsens omfattning i beslutsbrev.
§ 2 – Överenskommelsens giltighetstid
Ingången överenskommelse är att betrakta som ett avtal och avtalsperioden gäller från och med datum för beslut till och med 12 månader efter sista dag för rapportering.
Avtalsperioden fortsätter att gälla efter projektperiodens slut för att säkerställa att handläggning av rapporter med kompletteringar, utbetalning av återstående bidrag samt återbetalning av återkrav ska kunna göras.
Projektperioden startar den dagen överenskommelsen ingåtts och varar till och med sista dag för rapportering.
Om UHR:s finansiär, Riksrevisionen eller annan intern eller extern revisor lyfter behov av kompletteringar eller förtydliganden, förbehåller sig UHR rätten att återgå till projektägare även efter att avtalsperioden har löpt ut.
§ 3 – Behörig ansökare
Behörig ansökare är svenska universitet, högskolor eller enskilda utbildningsanordnare enligt Universitetskanslersämbetet (UKÄ). Lärosätet ansöker om bidrag inom Linnaeus-Palmeprogrammet på central- eller institutionsnivå.
Partnerskapsprojekt kan söka bidrag en projektomgång i taget inom UHR:s programutlysningar.
§ 4 – Giltiga samarbetsländer
Bidrag beviljas för samarbeten med länder som definieras som låg-och medelinkomstländer av OECD:s biståndskommitté och som återfinns på DAC-listan. Aktuell DAC-lista för projektomgången finns under motsvarande projektomgång på “Mina sidor” i ansökningssystemet.
§ 5 – Giltig ansökan
För att en projektansökan ska vara giltig ska den uppfylla följande kriterier:
• Projektansökan ska ha kommit in senast sista ansökningsdag klockan 12:00. Sista ansökningsdag anges på xxxxxxx.xx.
• Projektansökan ska ha kommit in via ”Mina sidor” i ansökningssystemet för Linnaeus-Palme partnerskap.
• Projektägare ska vara ett behörigt lärosäte (enligt § 3 i detta dokument).
• Projektansökan ska vara komplett. För att räknas som komplett ska projektansökan innehålla:
1. En avsiktsförklaring (Letter of Intent) från partneruniversitetet/-institutionen som genom datering eller formulering visar att de stödjer den aktuella ansökan till programmet Linnaeus-Palme. Namn på företrädare för lärosätet, titel och ort ska finnas med.
2. En bifogad fil med ramansökan där den aktuella projektansökan finns med. Ramansökan ska vara underskriven av rektor eller annan behörig person med rätt att teckna avtal. Som giltigt alternativ till signatur kan behörig företrädare göra sitt godkännande via e-post som bifogas med ramansökan.
3. Kontaktuppgifter (förnamn, efternamn och e-post) till behörig företrädare med rätt att teckna avtal för lärosätet, som godkänner villkoren och programmets övriga regelverk.
4. Ett giltigt samarbetsland (enligt § 4 i detta dokument).
Endast projektansökningar som uppfyller kriterierna för giltighet går vidare till kvalitetsbedömning. Det är inte möjligt att komplettera ansökan efter att sista ansökningsdag har passerat.
§ 6 – Giltiga projektdeltagare
Följande grundkrav måste vara uppfyllda för att en projektdeltagare ska vara giltig:
• Lärare som undervisar vid något av de deltagande lärosätena.
- Lärare behöver inte vara svenska medborgare eller ha permanent uppehållstillstånd i Sverige.
- Lärare ska undervisa vid en deltagande institution men behöver inte vara anställd vid institutionen.
• Studenter som är inskrivna på grund- eller avancerad nivå som studerat minst ett år vid institutionen.
- Linnaeus-studenter måste vara svenska medborgare eller ha permanent uppehållstillstånd i Sverige, alternativt nordisk medborgare som varit folkbokförd i Sverige minst ett år innan utresa.
- Anställd personal eller doktorander är inte giltiga för studentutbyten.
- Palme-studenter ska vara medborgare i ett giltigt samarbetsland.
Antalet sökta utbyten måste vara jämnt fördelat mellan parterna, vilket innebär att antalet deltagande lärare respektive studenter från vardera institutionen måste stämma överens. Det maximala antalet projektdeltagare ett projekt kan söka bidrag för är 6 + 6 lärare och 6 + 6 studenter.
§ 7 – Giltiga aktiviteter
Inom partnerskapsprojekt finns det möjlighet att ansöka om följande aktiviteter:
• Studentutbyte – minst 10 veckor och max 40 veckors studier. Utbytet ska omfatta studier på heltid och studierna ska räknas som utbytesstudier, generera studiepoäng och tillgodoräknas i utbildningen vid hemmainstitutionen. Inga kursavgifter får tas ut.
• Linnaeus-studenterna ska vara berättigade till studiemedel.
• Lärarutbyte – minst två- och max åtta sammanhängande veckor inklusive resdagar.
• Andra aktiviteter – aktiviteter relevanta för projektets mål, exempelvis språkutbildning inför ett lärarutbyte, utvärderingsresa, workshops, tematiska seminarier, digitala initiativ eller annan kapacitetsbyggande eller partnerskapsstärkande aktivitet. Denna typ av aktiviteter är öppna för andra deltagare på lärosätet, än lärare.
• För Palmedeltagare (lärare, studenter och andra deltagare) är det också möjligt att söka bidrag för visumresa. Bidrag för visumresa avser att bidra till extrakostnader för resor till och från ambassad eller konsulat i annan stad eller land kopplat till visumansökan och/eller dess process.
§ 8 – Giltiga och ogiltiga kostnader
Inom Linnaeus-Palme partnerskap beviljas bidrag för följande:
• Grundbidrag för student- och lärarutbyten
• Xxxxxxxxxxx för student- och lärarutbyten
• Visumresa för Palmedeltagare
• Andra aktiviteter
• Administrationsbidrag
• Revisionsbidrag om beviljat bidrag är 300 000 SEK eller mer
Bidraget används för att finansiera kostnader som uppstår hos projektägare för att genomföra beslutade projektaktiviteter under den aktuella projektperioden. Bidraget är inte nödvändigtvis heltäckande för de kostnader som uppstår i projektet.
Kostnader som täcks av anslag, bidrag från annan part eller på annat sätt, är inte giltiga projektkostnader.
Giltiga kostnader för denna projektomgång gäller enbart godkända deltagare och ska:
– Finnas med i beviljad projektansökan,
– Kunna identifieras och verifieras i projektägarens bokföring,
– Vara rimliga och följa principerna om ansvarsfull ekonomistyrning, vad avser hushållning med resurser och kostnadseffektivitet.
Giltiga kostnader är de som har en tydlig koppling till projektets genomförande och de utbyten eller andra aktiviteter som synliggjorts i projektansökan. Exempel på giltiga kostnader är resekostnader, traktamente, mat och logi samt visum och försäkring för deltagare inom projektet. När det gäller administration av projektet godtas kostnader som till exempel revision, lön för administrativ personal samt indirekta kostnader (OH).
Ogiltiga kostnader är exempelvis:
• Alkoholhaltiga drycker
• Gåvor
• Inköp av utrustning som till exempel telefoner, datorer eller datorprogram
• Nöjen och fritidsaktiviteter
• Representation
• Resor i business eller första klass
• Valutakursförluster
§ 9 – Utbetalning
Utbetalning sker i svenska kronor (SEK), exklusive moms och i enlighet med vad som föreskrivs i beslutsbrevet. Ingen rekvisition behövs.
§ 10 – Vidareförmedling av bidrag till tredje part
Om projektet inkluderar vidareförmedling av bidrag från projektägare till tredje part, ska det framgå i projektansökan. Projektägare ska alltid ingå underskrivet avtal med tredje part innan bidraget förmedlas vidare.
Vidareförmedling av bidrag till tredje part ska alltid göras genom banköverföring till bankkonto som tecknas av två personer gemensamt. Verifikationer ska finnas på överföringen alternativt mottagarbevis av de belopp som vidareförmedlats till samarbetspart.
Projektägare ska ansvara för och säkerställa att alla tillämpliga villkor för bidraget förs vidare i avtalet med tredje part- och i alla efterföljande led om tredje part förmedlar bidraget vidare.
Projektägare ska göra ett dokumenterat ställningstagande till den finansiella rapporteringen som inkommer från samarbetspartner och tredje parter i efterföljande led som ska kunna uppvisas på UHR:s begäran. Särskilt fokus ska fästas vid rutiner för administration och ekonomihantering samt uppföljning av dessa rutiner, inklusive åtgärder för att motverka korruption.
§ 11 – Rapportering
När projektet är avslutat ska projektägare skicka in en slutrapport till UHR. Slutrapporten skickas in via ”Mina sidor” i ansökningssystemet och ska omfatta en narrativ rapport samt en redovisning av faktiska kostnader för genomförda aktiviteter. För projekt med revisionsplikt ska även revisionsrapport skickas in.
Revisionsrapporten ska svara upp mot kraven som beskrivs i § 12 i detta dokument.
Projektägare ansvarar även för att deltagare i lärar-eller studentutbyten inom projektet besvarar UHR:s deltagarenkät direkt efter avslutad utbytesperiod och att det samlade resultatet av enkäterna inkluderas i slutrapporten. Länk till deltagarenkäter finns på ”Mina sidor” i ansökningssystemet.
Sista dag för slutrapportering, inklusive eventuell revisionsrapport och deltagarenkäter anges i beslutsbrev.
Den narrativa rapporten ska besvara de frågor som ställs på ”Mina sidor” i
ansökningssystemet. Både Linnaeus- och Palmeperspektiv ska framgå i svaren.
Rapportering av kostnader på ”Mina sidor” ska svara upp mot följande krav:
• Projektet redovisar använt bidrag i relation till beviljat bidrag inom giltig projektperiod.
• De rapporterade kostnaderna ska kunna härröras från lärosätets bokföring.
• De redovisade kostnaderna måste ha tillräckliga underlag.
• Vilken bokföringsprincip som använts (kontantprincip eller bokföringsmässiga grunder) ska anges.
• Ränta som ackumulerats från UHR:s bidrag ska redovisas.
• Om projektägare har vidareförmedlat delar av bidraget till tredje part ska detta framgå.
• Eventuella valutakursvinster/- förluster och vilken princip som använts för beräkning av dessa ska kunna redovisas.
När slutrapporten skickas in till UHR intygar ansvarig att angivna uppgifter är sanningsenliga och följer gällande regelverk för programmet. Om slutrapporten inte inkommit i ansökningssystemet senast sista rapporteringsdag kan UHR begära att projektägare ska återbetala hela eller delar av det beviljade bidraget.
Slutrapport krävs även om projektet avbrutits i förtid.
UHR har rätt att utföra uppföljningar och granskningar av projekt. Även Xxxx och Riksrevisionen har rätt att granska hur projektmedel inom ramen för det svenska biståndet använts. Projektägare ska lämna de uppgifter som efterfrågas och behövs för granskning. Verifikationer inom projektet måste sparas på lärosätet i sju år för en eventuell granskning.
§ 12 – Revision
Om det beviljade bidraget från UHR uppgår till eller överstiger 300 000 SEK är projektägare ansvarig för att slutrapporten granskas av revisor. Revisionen ska utföras av en extern auktoriserad revisor som är oberoende och kvalificerad. UHR har tagit fram dokumentet ”Uppdragsbeskrivning för revisor” som ska tillämpas.
Om revisionen eller granskningen föranlett iakttagelser från revisorn ska lärosätet även lämna in ett så kallat Management Response till UHR.
Om projektet inte kan genomföras och projektägare vill återbetala hela det utbetalda bidraget krävs ingen granskning av revisor.
Revisorns rapport ska lämnas i samband med slutrapportering, senast sista rapporteringsdag.
§ 13 – Ändring i projekt eller avbrutet projekt
Det är tillåtet att genomföra beviljade utbyten en annan termin än vad som angivits i ansökan, så länge de genomförs inom giltig projektperiod.
Om projektägare vill göra väsentliga ändringar i projektet, som exempelvis rör kostnader för aktiviteter som inte beviljades inom ansökan, ska UHR skriftligt godkänna ändringarna innan de genomförs.
Om projektägare bedömer att projektet inte längre kan genomföras effektivt och ändamålsenligt kan projektägare skriftligt begära att projektet avbryts och att överenskommelsen sägs upp.
Om projektet avbryts efter att UHR har betalat ut bidraget till projektägare måste en slutrapport lämnas in, enligt vad som anges under § 11 i detta dokument. UHR kan också ställa kravet att slutrapporten granskas av revisor. Projektägare ska återbetala överskjutande bidragsbelopp i enlighet med § 14 i detta dokument.
§ 14 – Fastställande av slutligt bidragsbelopp, återkrav och återbetalning
Det slutgiltiga bidragsbeloppet för projektet fastställs av UHR efter att projektägare har lämnat in slutrapporten och den har godkänts av UHR.
Skulle det slutliga fastställda beloppet vara lägre än redan utbetalt belopp kan UHR kräva att projektägare återbetalar den del av bidraget, inklusive eventuell ränta och valutakursvinst, som inte har utnyttjats.
UHR har även rätt att kräva återbetalning av utbetalda medel, helt eller delvis, om projektägare inte skickat in slutrapporten enligt anvisning, inte kan visa att bidraget har använts enligt beviljat bidrag eller om projektägare på annat sätt har brutit mot överenskommelsen.
Återkravet ska vara UHR tillhanda senast 20 dagar från att UHR skickat ut begäran om återbetalning. UHR kräver inte tillbaka det administrativa bidraget och eventuellt extra bidrag för revision.
§ 15 – Säkerhet
Projektägare är ansvarig för att bedöma risker, både interna och externa, som kan inverka på hanteringen av beviljat bidrag från UHR samt genomförandet av projektets aktiviteter. Ansvaret inkluderar att beakta sannolikheten för att risker kan uppstå och skapa beredskap för hantering av bedömda risker.
Projektägare ska säkerställa att projektdeltagare är informerade om Utrikesdepartementets reseinformation vid utlandsresor, eller motsvarande myndighet för inresande Palmedeltagare från samarbetsland. Projektägare ska vid behov rådgöra med berörd utlandsmyndighet inför och under utlandsresor inom partnerskapet.
Projektägare ansvarar för att alla projektdeltagare som deltar i utbyten är försäkrade.
§ 16 – Antikorruption och etiska riktlinjer
Det är förbjudet att ta emot, begära eller erbjuda muta eller annan otillbörlig belöning eller förmån av något slag som kan utgöra illegalt eller otillbörligt beteende.
ni måste återbetala hela det beviljade bidraget Förbudet gäller samtliga aktörer knutna till projektet.
Projektägare ska, i planering och genomförande av projektet, ta hänsyn till risken för korruption och oegentligheter samt identifiera risker och riskreducerande åtgärder. Projektägare ska under hela projektperioden arbeta aktivt för att förebygga och motverka alla former av korruption och oegentligheter. Om en betydande risk för korruption identifierats, ska riskreducerande åtgärder vidtas för att minska denna risk.
Projektägare ska omedelbart informera UHR vid misstankar om korruption eller oegentligheter. Projektägare ska omedelbart vidta åtgärder för att stoppa korrupt beteende när sådant konstaterats, och även vidta rättsliga åtgärder när det är aktuellt. Projektägare ska löpande informera UHR om hur ärendet fortlöper.
Projektägare ska kräva att projektdeltagare känner till gällande etiska riktlinjer för utlandstjänstgöring som utfärdas av Regeringskansliet. Samt att organisationer till vilka bidrag har vidareförmedlats, inklusive deras personal och konsulter, på samma sätt arbetar aktivt för att förebygga och agera på korruption och oegentligheter.
I de fall ett projekt innehåller verksamhet som omfattas av etisk prövning är projektägare ansvarig för att säkerställa att etisk prövning görs enligt Etikprövningsmyndighetens respektive Jordbruksverkets regler. Intyg ska uppvisas på begäran.
§ 17 – Immateriella rättigheter och synliggörande av information
Sida och UHR har fri nyttjanderätt till material och resultat som projektägare producerar inom ramen för projektet. Nyttjanderätten är kostnadsfri, obegränsad i tid och innefattar rätt att sprida och mångfaldiga resultatet samt att nyttja det i andra sammanhang.
Om projektets slutrapport innehåller fotografier eller film på igenkännbara personer ska skriftliga medgivanden om att materialet får användas i informationssyfte finnas från dessa. Detta gäller inte för fotografier eller filmer som innehåller slumpmässiga personer från allmänheten, vilka endast hypotetiskt skulle kunna identifieras och inte heller offentliga personer som agerar i sin offentliga roll.
Om projektägare tar fram informationsmaterial eller synliggör projektet på annat sätt ska projektägare visa att projektet finansieras av Sida.
Benämningen ”Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete”, ”Sida”,
”Universitets- och högskolerådet” eller ”UHR” eller översättningar av namnen får inte användas på sätt som kan uppfattas som att Sida eller UHR medverkat i utformningen eller står bakom de åsikter som framförs.
§ 18 – Rätten att ändra i villkor
UHR förbehåller sig rätten att vid behov ändra i ovanstående villkor efter att en överenskommelse med projektägare har träffats. Om något ändras får projektägare
ett skriftligt meddelande om vad förändringen innebär och har då rätt att dra sig ur överenskommelsen.