VECTURA FASTIGHETER AB ARSENALSGATAN 8B
VECTURA FASTIGHETER AB XXXXXXXXXXXXX 0X
103 32 STOCKHOLM
x00 000 000 000
XXXXXXX.XX
GODKÄND 2020-06-18
UPPFÖRANDEKOD LEVERANTÖRER
Uppförandekod för leverantörer 2020
1. INTRODUKTION OCH SYFTE
Vectura är ett fastighetsbolag som skapar värde för människor, företag och samhälle genom att utveckla platser och upplevelser. Vi verkar i hela värdekedjan, vilket även innebär att vi är en långsiktig partner under hela resan från markköp och förvärv, projektutveckling och förvaltning.
I allt vi gör utgår vi från våra värderingar. Det innebär att vi alltid är:
- Engagerade
- Proaktiva
- Nyskapande
- Långsiktiga
För att kunna bedriva vår verksamhet med långsiktiga affärsrelationer och ansvar i alla led tror vi på ett nära samarbete tillsammans med våra leverantörer och underleverantörer. I vår strävan att alltid vara en ansvarsfull aktör behöver vi ge våra leverantörer tydliga direktiv kring de förväntningar och krav vi har kopplat till affärsetik, arbetsmiljö, säkerhet i enlighet med våra riktlinjer. Dessa sammanfattas i denna uppförandekod.
Vårt hållbarhetsramverk utgör grunden för hur vi arbetar med och säkerställer att hållbarhetsarbetet finns integrerat i verksamheten. Ramverket utgörs av följande grundstenar som även ligger till grund för denna uppförandekod. Du kan läsa mer om detta i vår hållbarhetspolicy.
Alltid ansvarstagande
Vi strävar efter att vara en pålitlig aktör som alltid tar vårt ansvar.
Ledande inom klimat och cirkularitet
Vår ambition är att vara ledande i att bygga och förvalta fastigheter med minimal klimatpåverkan och att driva utvecklingen mot cirkulära materialflöden.
Innovation för människor
Vår målsättning är att alltid utmana oss själva, våra leverantörer och partners för att skapa byggnader och platser som får människor att blomstra.
2. ROLLER OCH ANSVAR
Vectura tolererar inga former av korruption och ansvarar för att utvärdera och skaffa en god kännedom om de leverantörer som anlitas. Uppförandekoden omfattar alla leverantörer och samarbetspartners som Vectura inleder och genomför samarbete tillsammans med och tydliggör de krav som ställs för samtliga samarbetspartners samt de åtgärder som Vectura vidtar i syfte att säkerställa att detta efterlevs.
VD fastställer Vecturas uppförandekod för leverantörer och ansvarar tillsammans med ledningen ansvarar för implementering och arbetsfördelning av det operativa arbetet i organisationen. Årligen genomförs stickprovskontroller som utvärderas och granskas. Vectura genomför även regelbundet platsbesök, deltar vid säkerhetskontroller och driver en tät dialog tillsammans med våra leverantörer.
Styrelsen fastställer uppförandekoden och gör en återkommande årlig bedömning av uppförandekodens aktualitet samt beslutar om eventuella revideringar.
3. REGELEFTERLEVNAD
Vecturas leverantörer ska följa de regelverk som finns i samhället och som sätter ramar för vår verksamhet. Vi ska respektera och följa lagar, förordningar och internationella konventioner och följa bland annat konkurrensregler, miljölagstiftning, näringslivets kod om gåvor och förmåner, avtal och säkerhetskrav.
Vår uppförandekod bygger också på FN Global Compacts 10 principer för mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och antikorruption (xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx).
Principerna baseras på FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna, ILO:s grundläggande konventioner om de mänskliga rättigheterna i arbetslivet, Riodeklarationen samt FN:s konvention mot korruption.
4. IMPLEMENTERING OCH UPPFÖLJNING
Vecturas leverantörer ska bekräfta att de verkar i enlighet med uppförandekoden genom att skriva under denna uppförandekod. Genom att acceptera uppförandekoden ger leverantören sitt medgivande till att Vectura genomför både planerade och slumpvisa kontroller för att säkerställa att uppförandekoden efterlevs. Leverantören ska även ha en utarbetad rutin för att följa upp sina leverantörer och underleverantörer. Genom att acceptera uppförandekoden godkänns även att Vectura deltar och involverar sig leverantörens egna rutiner och processer.
Vectura förväntar sig att leverantörer står upp för en hög etisk standard. Information om misstanke kring att det förekommer överträdelse av lagar och bestämmelser, eller att nedan nämnda punkter i uppförandekoden för leverantörer inte efterlevs, ska rapporteras till närmsta chef i sin organisation. Om detta, av olika skäI, inte är lämpligt, kan Vectura fastigheters Whistleblower-funktion användas (xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx). Den externa Whistleblower- funktionen är en instans dit alla medarbetare, samarbetspartners, leverantörer eller underleverantörer anonymt kan vända sig. Vectura Fastigheter accepterar inga negativa konsekvenser för personer, som i god tro, rapporterar misstänka överträdelser.
Om leverantören avviker från villkoren i uppförandekoden och om förbättringar inte sker inom överenskommen tid, kan det affärsmässiga samarbetet avslutas. Vectura förbehåller sig även rätten att vid ingående av avtal instifta klausul för finansiell påföljd i de fall att uppförandekoden inte efterlevs.
5. AFFÄRSETIK OCH ANTIKORRUPTION
4.1 Affärsetik och intressekonflikter
Leverantörernas verksamhet ska alltid bedrivas enligt god affärssed, främja fri konkurrens och hålla en hög etisk standard. Vectura och våra leverantörer ska alltid agera ansvarsfullt och etiskt i våra affärsrelationer. Mer specifikt så innefattar detta följande:
• Inga affärsbeslut fattas baserat på personliga intressen eller privata relationer.
• Ett försök att påverka någons sätt att utföra sitt arbete genom att ge, erbjuda eller utlova otillbörliga fördelar definieras som en muta och är inte tillåtet att erbjuda eller acceptera.
• Vectura arbetar endast med affärspartners och leverantörer som bedriver laglig verksamhet som finansieras med legala medel. Vectura och leverantörer ska vara uppmärksamma på misstänkta fall av penningtvätt och undersöka potentiella samarbetspartners verksamhet, historia och ursprunget av finansiella medel.
• Vi främjar alltid den fria konkurrensen. Prissamverkan, kartellbildning eller missbruk av marknadsställning får inte förekomma.
4.2 Motverka korruption
Leverantörer ska alltid undvika risker för överträdelser av mutbrottslagstiftning och annan otillbörlig påverkan. Det innebär att ingen leverantör får lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån eller ta emot, godta ett löfte om eller begära en otillbörlig förmån för utövandet av anställningen eller uppdraget. Att begära eller avge någon form av löfte i samband med en förmån är inte tillåtet. Med otillbörlig menas att förmånen påverkar hur mottagaren utför sitt jobb eller uppdrag.
För gåvor och representation gäller följande:
• All representation och gåvor ska präglas av öppenhet och måttfullhet, det vill säga, grundläggande är att kommunikation kring ovan ska kunna ske helt utan negativ inverkan på leverantörerna och Vecturas rykte.
• All representation och gåvor ska alltid ha ett naturligt samband med affärsrelationen
• Det är en självklarhet att ingen representation utöver praxis i branschen eller normal affärsverksamhet ska förekomma.
• Ett ömsesidigt ansvar finns hos bägge parter för att motverka beteenden som kan misstolkas och riskerar att skapa en osund relation till leverantörer och samarbetspartners.
• Under inga omständigheter får Vecturas medarbetare ta emot eller ge personliga gåvor eller tjänster.
Vectura följer Näringslivskoden från Institutionen för mutor. Läs mer om Vecturas egna arbete för att motverka korruption i vår uppförandekod för medarbetare.
4.3 Informationshantering & GDPR
Konfidentiell information som rör Vectura Fastigheters medarbetare eller våra leverantörers verksamhet får enbart användas för det ändamål den är avsedd. Det är inte tillåtet att spara privat data eller använda företagets mailadress för privat bruk.
På Vectura värnar vi om den personliga integriteten. Vi eftersträvar alltid att skydda personuppgifter på lämpligt sätt och följa alla vid var tid gällande regelverk om behandling av personuppgifter. Vectura sparar endast information om medarbetare så länge som de behövs för sitt syfte som arbetsgivare. Information kring lön sparas så länge det behövs enligt bokföringslagen. Samtliga medarbetare förväntas följa den rådande dataskyddsförordningen General Data Protection Regulation (GDPR), som reglerar hur personuppgifter får användas. Läs mer om hur vi hanterar data här: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/.
6. MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER
Mänskliga rättigheter
Vecturas leverantörer ska verka för en jämställd, hälsosam och sund arbetsplats. Alla leverantörer ska alltid stödja och respektera internationellt deklarerade mänskliga rättigheter och behandlar anställda, underleverantörer och samarbetspartners rättvist, jämställt och med respekt för alla människors lika värde.
Mångfald, likabehandling och motverkan av diskriminering
Vectura strävar efter mångfald och jämställdhet inom alla delar av företaget och vi arbetar för att ha en organisation som är ett föredöme och att uppmuntra till engagemang inom frågan hos våra anställda. Samtliga medarbetare ska ha rätt till lika möjlighet till anställning, utbildning, befordran och utveckling inom företaget. Diskriminering, oavsett grund, får inte förekomma vid vare sig rekryteringsförfarande, lönesättning, utbildning, befordran eller uppsägning.
Vectura ansvarar för att se till att trakasserier, mobbning, hot, förtryck eller annan kränkande behandling inte förekommer på arbetsplatsen. Vi arbetar även för att förebygga diskriminering genom aktiva åtgärder och enligt Diskrimineringslagens krav samt DO:s riktlinjer (xxxxx://xxx.xx.xx/). Som medarbetare har du rätt till en arbetsplats fri från diskriminering, hot och annan kränkande behandling och du har en skyldighet att själv bidra till en god, respektfull och inkluderande arbetsmiljö.
Föreningsfrihet
Leverantören ska respektera samtliga medarbetares rättighet att organisera sig i fackföreningar samt deras möjlighet till kollektiva förhandlingar utan rädsla för bestraffning, hot eller ofredande.
7. ARBETSVILLKOR OCH ARBETSMILJÖ
Arbetsvillkor
Alla Vecturas leverantörer ska erbjuda trygga arbetsvillkor och samtliga av leverantörens anställda ska ha rätt till:
• Veckoarbetstider som inte överstiger de lagliga gränserna
• Xxxxxxxxx enligt gällande lagstiftning
• Skriftliga anställningsavtal översatt till ett språk de förstår
• Lagstadgad ledighet, inklusive sjuk-och föräldraledighet
• Utbetalning av lön regelbundet, på utsatt tid och till fullo.
Den som arbetar för leverantören under anställningslika förhållanden ska behandlas i enlighet med ovan principer.
Arbetsmiljö och säkerhet
Vectura står för en trygg och hälsosam arbetsmiljö för våra medarbetare. I våra upphandlingsprocesser ställs tydliga krav på våra leverantörer och Vectura eftersträvar alltid ett nära samarbete och en tät dialog inom säkerhets-och
arbetsmiljöfrågor. Leverantörer ska säkerställa att arbetsmiljön för de anställda blir säker att vistas i och ska arbeta systematiskt och förebyggande med förbättringar avseende arbetsmiljö och hälsa. Olycksfall och arbetsskador ska förebyggas och incidenter skall alltid rapporteras. Alla som arbetar för leverantörens räkning ska regelbundet utbildas i säker arbetsmiljö och relevant information ska finnas lättillgänglig på ett språk som alla verksamma förstår.
Vid de tillfällen arbetet medför eventuella hälsorisker ska anställda få utbildning inom exempelvis brandsäkerhet, farliga arbetsmoment eller första hjälpen.
Arbetsgivaren ska, i största möjliga mån, tillhandahålla relevant skyddsutrustning och se till att information om hälsa och säkerhet finns lättillgänglig på arbetsplatsen.
Leverantören ska se till att alkohol och droger inte brukas under arbetstid på arbetsplatsen och alla verksamma, oavsett anställnings- eller kontraktsform, ska omfattas av olycksfallsförsäkring.
8. EKONOMISKT ANSVAR
Vectura ska alltid verka för att bibehålla en sund finansiell ställning. Genom att generera stabil och uthållig lönsamhet skapas förutsättningar för att utveckla verksamheten vidare. Denna förmåga utgör basen för att skapa ett hållbart företag som kan agera långsiktigt. En god lönsamhet möjliggör investeringar för framtiden, tillväxt och fler arbetstillfällen och bidrar även till en reducerad finansiell och operationell risk. Samtliga leverantörer förväntas känna till och agera ansvarsfullt i enlighet med dessa riktlinjer. Vectura arbetar endast med affärspartners och leverantörer som bedriver laglig verksamhet som finansieras med legala medel. Vectura och leverantörer ska vara uppmärksamma på misstänkta fall av penningtvätt och undersöka potentiella samarbetspartners verksamhet, historia och ursprunget av finansiella medel. Mer information om detta hittar du i vår hållbarhetspolicy.
9. MILJÖ-OCH KLIMATPÅVERKAN
Vectura bidrar till en varaktig och hållbar utveckling genom att minska verksamhetens direkta- och indirekta påverkan på miljö och klimat och vårt miljöarbete bygger på den så kallade försiktighetsprincipen. Vi arbetar för att vara ledande i att bygga och förvalta fastigheter med minimal miljöpåverkan och driver utvecklingen mot cirkulära materialflöden. Därför ska även våra leverantörer arbete i linje med Vecturas hållbarhetsarbete. Våra leverantörer ska:
• Ha kunskap om och kontroll över sin miljöpåverkan
• Fortlöpande arbeta med förbättrande miljöåtgärder i sin verksamhet
• Tillämpa försiktighetsprincipen dvs. handla på ett sådant sätt att risker undvikes
• Göra medvetna materialval
• Ha ett system för att avfall tas om hand på ett korrekt sätt för att främja återanvändning och återbruk
• Arbeta för att minska utsläpp till luft, mark och vatten samt effektivisera sin energi- och resursanvändning
Vectura arbetar alltid aktivt tillsammans leverantörer och samarbetspartners för att minska miljöpåverkan och driver även samarbeten att hitta nya lösningar och innovationer som kan bidra till mer hållbara fastigheter. I våra
upphandlingsprocesser ställs tydliga krav på våra leverantörer och vi prioriterar de som uppfyller kraven. Leverantörer förväntas känna till och bidra till de höga ambitioner som Vectura har inom miljö och klimat. Mer information om detta hittar du i vår hållbarhetspolicy.
10. SIGNERING
Datum
VD signatur
VD namnförtydligande