Contract
1 Avropsförfrågan
Denna avropsförfrågan skickas samtidigt till samtliga ramavtalsleverantörer i Xxxxx ramavtal för Konsulttjänster, dnr. 2023-1085 i syfte att genomföra avrop genom en förnyad konkurrensutsättning i enlighet med ramavtalets villkor.
1.1 Bakgrund och uppdragets art
Digg har i behov av att förstärka verksamheten med handläggare för olika funktioner inom myndigheten, behovets storlek är beroende av vilka regeringsuppdrag som tilldelas myndigheten.
Avropet innehåller möjlighet till option om ytterligare en (1) handläggare inom denna förfrågan.
Arbetet innebär att bidra till ökad samhällsnytta genom daglig kontakt med privatpersoner, aktörer inom offentlig förvaltning samt med medarbetare inom övriga enheter på Digg. Digg erbjuder digitala tjänster till offentliga aktörer och privatpersoner, bland annat Säker digital kommunikation (SDK).
Konsulten ska utföra följande arbetsuppgifter:
1. Svara på frågor via e-post och telefon från privatpersoner, aktörer inom offentlig förvaltning samt medarbetare inom övriga enheter på Digg.
2. Handlägga ärenden, bland annat som gäller anslutning av aktörer till tjänster.
3. Sköta olika administrativa uppgifter inom myndigheten
4. Ta emot och registrera incidenter som gäller olika tjänster som levereras av myndigheten.
1.2 Syfte med avropet
Avropsförfrågan innebär att anbudsgivaren förstärker Digg med resurser genom att tillföra ytterligare kompetens. Denna avropsförfrågan avser förstärkning inom teamet för säker digital kommunikation ( SDK)
Det är också möjligt att resursens arbetsinsatser behövs i andra uppdrag hos Xxxx.
1.3 Omfattning
Uppdraget uppskattas till en konsult på 100% under första avtalsperioden. Efter första avtalsperioden kan Xxxx komma att justera omfattningen av uppdraget.
Option
Digg kan nyttja en option om ytterligare en (1) konsult inom denna upphandling om behov skulle uppstå hos någon av Xxxxx olika verksamheter inom 12 månader efter avtal är tecknat.
Debitering görs löpande månadsvis för nedlagt arbete efter godkänd leverans.
1.4 Frågor och förtydliganden
Eventuella frågor gällande upphandlingen ska ställas via e-Avrop. Endast skriftliga kompletterande uppgifter lämnade av Digg under anbudstiden är bindande.
Sista dag för att ställa frågor gällande avropsförfrågan är 2024-09-18.
Digg förbehåller sig rätten att bedöma svar som inkommit i anbud även om det skulle ha bifogats på fel ställe.
1.5 Xxxxx offererade konsulter
Leverantören har möjlighet att lämna anbud på upp till två konsulter för detta uppdrag. Om ni lämnar fler än konsult i ert anbud, vänligen namnsätt dokumenten och konsulterna, skriv konsult 1, konsult 2 eller initialerna för konsulten.
Avtalsvillkor
1.6 Avtalstid
Avropsavtalet gäller från och med 2024-11-01 till och med 2025-10-31 med möjlighet två (2) förlängningar á sex (6) månader.
Digg har rätt att utnyttja en option om att förlänga avropade uppdrag upp till 50 % av efterfrågat uppdrag, under förutsättning att ramavtalstiden inte överskrids med mer än sex månader.
1.7 Information till anbudsgivare
Digg vill göra anbudsgivare medvetna om att Xxxx kommer att redovisa anbudspriserna i upphandlingsrapporten för de anbudsgivare som blir kallade till intervju
1.8 Offentlighetsprincipen och sekretess
Digg omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar som huvudregel är offentliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Xxxx och att uppgifter som lämnas till Digg i samband med ett anbud kan komma att lämnas ut. Handlingar som lämnas in med anbudet återlämnas inte.
Under den tid som upphandlingen pågår gäller absolut sekretess avseende samtliga uppgifter som berör anbuden. När tilldelningsbeslut fattas eller ärendet på annat sätt dessförinnan slutförts kommer anbud som utgångspunkt att betraktas som offentliga. Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, följer dock att vissa uppgifter i ett anbud kan vara sekretessbelagda.
Sekretess gäller bland annat för uppgifter som rör ett företags affärs- eller driftförhållande, om företaget har trätt i affärsförbindelse med en myndighet och det av särskild anledning kan antas att det lider skada om uppgifterna röjs. (31 kap. 16 § OSL). Om en leverantör anser att vissa uppgifter i anbudet bör sekretessbeläggas, ombeds
leverantören precisera vilka uppgifter det gäller och lämna en motivering till på vilket sätt leverantören skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut.
Observera att Digg inte är bunden av ett önskemål om sekretess från en leverantör. Vid en begäran om utlämnande är det Digg som har att pröva om en uppgift omfattas av sekretess eller inte. Xxxx äger ingen skyldighet att på förhand eller i samband med ett utlämnande informera leverantören om utfallet på den sekretessprövning som gjorts.
Leverantören ombeds lämna tillräcklig information om vilka delar eller uppgifter i anbudet som leverantören önskar ska omfattas av sekretess. Leverantören ombeds också att i denna information konkretisera vilken skada denne skulle lida om uppgiften/-xxxx xxxx. Ange noga (dokumentnamn, sid nr, rubrik och aktuellt stycke/mening) vilken del av anbudet ni begär sekretess för eller om ni avstår från sådan begäran.
1.8.1 Önskar anbudsgivaren sekretssbelägga delar av sitt anbud
Ja Nej
Informationsfråga
1.8.2 Om ja ovan ska anbudgivaren fylla i och bifoga bilagan Sekretessbegäran.
Ingen fil bifogad
1.8.3 Anbudsinlämning
Sista dag för att lämna anbud är 2024-09-19
Om du som leverantör behöver hjälp eller har frågor om systemet ber vi dig kontakta e-Avrops support på telefon 00-00 00 00 00 eller xxxxxxx@x-xxxxx.xxx. De har öppet måndag-fredag kl. 08.00-17.00.
1.8.4 Preliminär tidplan
Planerad dag för anbudsöppning är 2024-09-20.
Intervju av konsulter beräknas ske vecka 39, torsdag 26 september kl. 10.00, 14.30, 15.30 och fredag 27
september kl. 9
Tilldelningsbeslut beräknas skickas ut vecka 40.
Dokument för säkerhetsskyddsklassning skickat till vinnande leverantör i samband med tilldelningsbeslut.
1.8.5 Avropssvarets giltighetstid
Avropssvaret ska avse helt anbud och ska lämnas elektroniskt via upphandlingsverktyget e-Avrop. Avropssvaret ska vara giltigt i 60 dagar efter sista anbudsdag. Om begäran om överprövning inkommer förlängs anbudets giltighetstid automatiskt, anbudet gäller då i 60 dagar efter att dom meddelats.
1.8.6 Personuppgifter
Genom att lämna anbud i denna upphandling godkänner anbudsgivaren att personuppgifter lagras i enlighet med Allmänna datakyddsförordningen EU 2016/679 och vid var tid gällande lagstiftning samt att personuppgifter vid ett eventuellt avtal publiceras. Anbudsgivaren intygar också att de referenspersoner som lämnas med anbudet har
informerats om att deras personuppgifter lagras i enlighet med angiven lagstiftning.
Informationsfråga
1.8.7 Ange gärna leverantörens kontaktperson för detta uppdrag,namn, telefon och e-post
Svar
1.8.8 Ange gärna leverantörens e-postadress för mottagande av beställning via e-handelssystemet Visma Proceedo.
Svar
Ange gärna e-postadresser till de konsulter ni lämnat i anbudet för att underlätta eventuell kallelse till intervju
Informationsfråga
1.8.9 Konsult nr 1, e-postadress för eventuell intervju (frivillig)
Svar
Informationsfråga
1.8.10 Konsult nr 2, e-postadress för eventuell intervju (frivillig)
Svar
2 Ska-krav
Nedan finner leverantören de ska-krav för uppdraget som denna ska uppfylla.
2.1 Kompetenskrav - Handläggare
Konsulten ska uppfylla nedanstående krav:
a) minst två (2) års akademiska studier eller annan erfarenhet som Digg bedömer som likvärdig
b) minst tre (3) års erfarenhet av arbete som Handläggare på en kundtjänst/support senaste 5 åren.
c) minst tre (3) års erfarenhet av arbete med handläggning av ärenden från ansökan till beslut på en myndighet/offentliga förvaltning eller motsvarande
d) god samarbetsförmåga
e) goda kunskaper i svenska, både muntligt och skriftlig.
f) erfarenhet av arbete i offentlig förvaltning (kommun/region/statlig myndighet) eller motsvarande.
g) minst ett (1) års erfarenhet av arbete med att registrera i ärendehanteringssystem
h) Självständighet – kan arbeta självständigt i olika processer.
Konsulten bör uppfylla nedanstående krav:
i) erfarenhet av arbetat med bedömning av frågor av juridisk karaktär
j) minst tre (3) års erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem
k) minst fyra (4) års erfarenhet av arbete med handläggning av ärenden
Leverantören ska för offererad konsult bifoga CV samt bilagan Erfarenhet Handläggare SDK, för att visa på uppfyllnad av ska- och eventuella bör-krav.
CV ska vara på Svenska
Kvalificeringskrav
2.1.1 Anbudsgivaren ska för offererad konsult bifoga (nr 1), bifoga CV
Ingen fil bifogad
Kvalificeringskrav
2.1.2 Anbudsgivaren ska för offererad konsult(nr 1) bifoga bilagan "Erfarenhet Handläggare" som visar på uppfyllda ska-krav och eventuella bör-krav
Ingen fil bifogad
Informationsfråga
2.1.3 Anbudsgivaren ska för offererad konsult bifoga (nr 2), bifoga CV
Ingen fil bifogad
Informationsfråga
2.1.4 Anbudsgivaren ska för offererad konsult (nr 2) bifoga bilagan "Erfarenhet Handläggare" som visar på uppfyllda ska-krav och eventuella bör-krav
Ingen fil bifogad
2.2 Uppdragsstart
Uppdraget ska starta senast 2024-11-01, om inte annat överenskommes
2.3 Stationeringsort
Stationeringsort är Sundsvall .
Arbete med uppdraget innebär kontorsnärvaro på plats på Diggs huvudkontor i Sundsvall minst tre (3) dagar i veckan eller mer beroende på vilka arbetsuppgifter som ligger för handen
Från stationeringsort, står Digg för rese- och/eller hotellkostnad om fysiskt möte ska ske på annan ort. Digg ersätter inga rese- eller hotellkostnader till stationeringsorten.
Alla resor beordrade av Digg bokas av Digg enligt vår mötes- och resepolicy.
2.3.1 Accepterar leverantören krav på stationeringsort Sundsvall
Ja
2.4 Språk
All muntlig och skriftlig kommunikation mellan Digg och leverantören ska vara på svenska. Även CV och andra dokument ska vara på svenska om inget annat anges.
2.5 Underleverantör
Om underleverantör ska nyttjas för detta uppdrag, så ska bilagan "Förteckning underleverantör" fyllas i. Digg accepterar endast den underleverantör som lämnats in för denna avropsförfrågan.
2.5.1 Nyttjar anbudsgivaren underleverantör för utförande av detta uppdrag?
Ja Nej
Informationsfråga
2.5.2 Om underleverantör nyttjas för uppdraget ska bilaga "Förteckning underleverantör" bifogas.
Ingen fil bifogad
3 Anbudsutvärdering
Anbuden kommer att utvärderas enligt principen ekonomiskt med fördelaktigt.
De svar som anbudsgivaren lämnar i Erfarenhetsbilagan kommer att utvärderas främst avseende innehållet, men även avseende förmågan att svara på frågorna på ett tydligt, koncist och ändamålsenligt sätt utifrån mottagarens behov. Det betyder att anbudsgivaren måste säkerställa att relevant information kommer med, samtidigt som det inte alltid är en fördel att skriva så långt som möjligt.
3.1 Villkor för pris
I leverantörens pris ska resor till och från stationeringsort, restid, logi, traktamente ingå. Resor beordrade av Xxxx ersätts och under förutsättning att Diggs policy för tjänsteresor och möten följs.
Leverantören ska fylla i timpris för konsult 1. Om leverantören bifogar fler än en (1) konsult i detta anbud och timpriset är annorlunda ska pris skrivas in under punkt 3.1.1 förutsatt att timpriset skiljer sig åt mellan konsulterna.
Timpris för Handläggare till Digg myndigheten (konsult 1)
1
Antal
Pris/Enhet
SEK
Maxpris: 2 500 SEK
Informationsfråga
3.1.1 Anbudsgivaren ska ange timpris för konsult nr 2, förutsatt att timpriset skiljer sig från konsult nr 1
Svar
3.2 Utvärderingsmodell
Digg använder sig av mervärdesmodell för utvärdering av anbud.
Mervärdesmodellen bygger på principen att tilldelningskriterier värderas och ges ett ekonomiskt värde i kronor. I utvärderingen poängsätts uppfyllnad av kriterier utifrån en angiven skala, baserat på det mervärde som det aktuella kriteriet ger. Erhållen poäng viktas sedan enligt angiven vikt för kriteriet. Mervärdet av respektive uppfyllt kriterium summeras och subtraheras från det framräknade anbudspriset. Resultatet av uträkningen blir anbudets
jämförelsetal
Jämförelsetal = Anbudspris - avdrag för uppfyllda kriterier utöver pris (mervärdet)
Anbudet med den lägsta jämförelsetalet (kan vara ett negativt tal) är det anbud som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet och som kommer att tilldelas avtal. I den händelse två eller flera anbud efter utvärderingen erhållit samma jämförelsetal, kommer vinnande anbud att vara det anbud som erhåll högst mervärde vid utvärderingen. Om även därefter två eller flera anbud skulle ha samma mervärde kommer ett lottningsförfarande att genomföras.
3.2.1 Utvärderingskriterier
Utvärderingen kommer att ske i två steg.
Steg 1:
Inledningsvis bedöms anbudsgivararens deklaration i bilagan "Erfarenhet Handläggare" avseende den erbjudna konsultens erfarenhet som anbudsgivaren angett i anbudet.
Beroende av anbudsgivarens deklaration erhåller anbudsgivaren ett reduceringsvärde, som subtraheras från angivet pris/timme, och ger ett jämförelsetal, enligt bör-kraven som specificeras under punkterna 3.2.2 3.2.5
nedan. Anbuden rangordnas efter jämförelsetal, där lägsta jämförelsetal rangordnas högst.
Anbuden rangordnas efter jämförelsetal, där lägsta jämförelsetal rangordnas högst.
De upp till fem konsulter som har lägst jämförelsetal efter bedömningen av uppfyllnad av bör-kraven blir kallad till intervju.
Förutom pris kommer nedanstående att utvärderas:
Kompetens: Erfarenhet, utifrån uppfyllande av bör-krav i bilagan "Erfarenhet Handläggare".
Totalt mervärde, steg 1: 350 kr
Steg 2:
Digg kommer att kalla upp till fem (5) leverantörer som har lägsta jämförelsetalet efter steg 1.
För de leverantörer som rangordnats högst (d.v.s. som erhållit lägst jämförelsesumma/tal) inbjuds den erbjudna konsulten till intervju för bedömning av konsultens insikt och förståelse för uppdraget. I samband med denna
intervju bedömer Digg konsultens insikt och förståelse för det specifika uppdraget, vilket sker enligt den skala som framgår av det strukturerade dokumentet Utvärderingsmodell.
Det anbud som efter steg 2 har erhållit det lägsta jämförelsetalet är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, och kommer att antas.
Intervjuer kommer preliminärt att under vecka 39 via Skype.
Om konsulten inte kan delta så innebär det att mervärdet för intervjun blir 0 kr.
Om en konsult får 0 i betyg på intervjun så förkastas anbudet. Om detta sker kommer vi att kalla den anbudsgivare som står näst på tur till intervju.
Utvärderingskriterie 2: Intervju 600 kr
Under intervjun kommer vi att beakta konsultens förståelse för uppdraget samt personliga egenskaper.
De utvärderingskriterier som leverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen ska även uppfyllas under hela avropsavtalets löptid.
Totalt mervärde (steg 1 och 2): 950 kr
De svar, beskrivningar, garantier, utfästelser m.m. som leverantören lämnar avseende "tilldelningskriterier" kommer att utgöra en del av avtalet mellan leverantören och Digg och innebär ett konkret åtagande för leverantören under hela avtalstiden.
3.2.2 Ha erfarenhet av arbete med bedömning av frågor av juridisk karaktär
Ja (−100 SEK)
Nej (0 SEK)
3.2.3 Ha minst tre (3) års erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem
Ja (−100 SEK)
Nej (0 SEK)
3.2.4 Ha minst fyra (4) års erfarenhet av arbete med handläggning av ärenden
Ja (−150 SEK)
Nej (0 SEK)
3.2.5 Intervju av konsult
Inget mervärde (0 SEK)
Mervärde (−200 SEK)
Stort mervärde (−400 SEK)
Mycket stort mervärde (−600 SEK)
3.2.6 Intervju med konsulten
Vid intervjun kommer Xxxx att säkerställa att de uppgifter som lämnats i CV och Erfarenhetsbilagan är korrekta. Intervjun kommer att utvärderas utifrån konsultens förståelse för uppdraget och förmågan att klargöra målbilden, stor vikt kommer att läggas på konsultens kommunikationsförmåga och personliga egenskaper.
Frågorna som bland annat kommer att ställas under intervjun är:
Beskriv hur du har uppfattat uppdraget? Varför passar du bra för detta uppdrag? Varför vill du arbeta med uppdraget?
Största utmaningarna som du ser med uppdraget utifrån de olika aspekterna som beskrivs?