Trafikverkets allmänna villkor hänförliga till beslut om bidrag till forskning och innovation version 1.0 2020
Trafikverkets allmänna villkor hänförliga till beslut om bidrag till forskning och innovation version 1.0 2020
Inledning
Dessa allmänna villkor gäller för bidrag till forskning och innovation som beslutas av Trafikverket. Villkoren gäller i kombination med den projektspecifikation som beslutet grundar sig på.
Rätt till beslutat bidrag som avser annat kalenderår än innevarande förutsätter att Trafikverket erhåller erforderliga anslag från regeringen.
Alla handlingar som inkommer till Trafikverket omfattas av bestämmelserna om offentlighet och sekretess hos myndigheter.
§1 Definitioner
Bidragsmottagare – Projektpart som får bidrag från Trafikverket. Bidragsmottagare får inte vara finansiär till annan projektpart.
Koordinator – den projektpart som samordnar projektet och mottar Trafikverkets utbetalning av bidrag.
Projektspecifikation – beskrivning av projektet, inklusive tidplan och budget, som också är en del av ansökan.
Projektpart – den eller de aktörer som deltar i utformningen av projektet, bidrar till genomförandet och delar på risken och resultatet i samband därmed. Projektpart får inom projektet inte vara underleverantör till annan projektpart.
Projektparts godkännande – åtagande av projektpart att genomföra projektet i enlighet med beslutet, inklusive dessa villkor och av Trafikverket godkänd Projektspecifikation. Blankett tillhandahålls av Trafikverket.
§2 Genomförande av projektet
Projektparterna ska underteckna projektparts godkännande.
§2.1 Etik, god forskningssed, legalitet och aktsamhet
Projektpart ska vid genomförande av projektet följa etiska principer och god forskningssed samt uppfylla regulatoriska krav, och följa tillämpliga lagar och regler.
Det åligger projektparten att iaktta sådan aktsamhet vid hanteringen av projektmaterialet att skada eller förlust undviks. Projektparten ska inhämta samtliga myndighetsbeslut och övriga tillstånd som erfordras för projektets fullgörande.
§2.2 Ändringar i projektet
Projektpart eller i de fall det finns en koordinator, ska utan dröjsmål skriftligen underrätta Trafikverket vid kännedom om ändrade förhållanden för projektet, som exempelvis förändring av tidplan, kostnader eller slutresultatet. Om den årliga fördelningen av medel enligt projektspecifikationen behöver förändras kan Trafikverket besluta om en omfördelning av medlen till kommande kalenderår.
Projektpart får inte överlåta projektet, anlita underleverantör eller byta namngivna personer i projektspecifikationen utan godkännande av Trafikverket. Projektpart ansvarar för underleverantörs arbete såsom för eget arbete.
§2.3 Trafikverkets granskning
Trafikverket eller den som Trafikverket utsett, t.ex. kvalificerad revisor eller utvärderare, har rätt att granska projektets ekonomi och genomförande. Projektpart ska då, på egen bekostnad, ställa allt erforderligt material till förfogande. Denna rätt för Trafikverket och skyldighet för projektparten gäller under projekttiden och i tio år efter sista utbetalning.
§2.4 Rapportering och underrättelser
Projektpart eller i de fall det finns en koordinator ska under arbetets gång hålla Trafikverket underrättat om hur projektet fortskrider. I samband med rekvisition av xxxxx redovisa upparbetade kostnader eller kostnader i nära anslutning till förbrukningen för projektet samt lämna in lägesrapporter om framskridandet i projektet.
Innan projektet avslutas ska projektparten färdigställa en slutrapport och lämna in den till Trafikverket. Rapporten ska vara på svenska och innehålla en sammanfattning på engelska. Trafikverket accepterar slutrapporter på engelska under förutsättning att det finns en sammanfattning på svenska.
§3 Finansiella bestämmelser
§3.1 Allmänt
Stödberättigande kostnader utgör de kostnader som bidragsmottagares bidragsbelopp beräknas på. Nedanstående gäller även för projektparter som inte är bidragsmottagare.
För att en kostnad ska vara stödberättigande ska den
• vara faktisk och kunna styrkas
• ha uppkommit hos projektpart
• ha uppkommit under den projekttid som framgår av beslutet
• vara bokförd och fastställd i enlighet med projektparts vanliga redovisningsprinciper och god redovisningssed
• vara skälig och ha uppkommit enbart för genomförande av projektet
För att kostnader ska vara stödberättigande ska de i projektpartens redovisning vara särskiljbara från organisationens övriga transaktioner. De ska dessutom vara rapporterade till Trafikverket senast i slutrapporten.
§3.2 Stödberättigande kostnader
Stödberättigande kostnader är:
1. personalkostnader hos projektpart som inte är universitet eller högskola får beräknas till högst 800 kronor per timme
2. kostnader för utrustning, mark och byggnader i den utsträckning och under den tid som de används för projektet
3. kostnader för konsulter
4. licenser m.m. dock med den begränsning som framgår av § 3.3 punkt 2
5. övriga direkta kostnader samt
6. indirekta kostnader med påslag
- enligt den fullkostnadsprincip som tillämpas om projektparten är universitet eller högskola eller
- med högst 30 procent för andra projektparter.
Ändring av punkt 1 och 6 ovan kan förekomma för vissa bidragsmottagare under förutsättning att de intygat att erhållet bidrag används inom sin icke-ekonomiska verksamhet och efter godkännande av Trafikverket.
Kostnader för revisorsintyg utgör en stödberättigande kostnad upp till 30 000 kronor.
§3.3 Undantas från stödberättigade kostnader
Från stödberättigande kostnader undantas:
1. kostnader som uppkommer i samband med ingående av projektavtal, det betyder att varken kostnader för konsulter eller projektparts egen personalkostnad för ingående av projektavtal är stödberättigad
2. licenskostnader eller liknande mellan Projektparter
3. kostnader hos en projektpart i obestånd.
§4 Rekvirering
Rekvirering sker enligt Trafikverkets beslut om bidrag och godkänd projektspecifikation. En förutsättning innan första rekvireringen är att kopia av samtliga projektparts godkännanden har inkommit. Vid rekvirering ska en sammanställning över projektets upparbetade kostnader eller kostnader i nära anslutning till förbrukningen samt en lägesrapport bifogas. Slutlig rekvirering sker efter det att Trafikverket erhållit slutrapport inklusive en ekonomisk redovisning av projektets kostnader. Eventuella avvikelser från projektspecifikationen ska framgå i slutrapporten.
Om Trafikverket har starka skäl att anta att projektparten inte kommer att uppfylla en väsentlig del av sina skyldigheter får Trafikverket hålla inne betalningen. I sådana fall ska projektparten genast underrättas.
§5 Revisorsintyg
Om det maximala bidragsbeloppet uppgår till tre miljoner kronor eller mer ska revisorsintyg från kvalificerad revisor avseende bidragsmottagaren bifogas slutrapporten. Universitet och högskolor är undantagna från skyldigheten att inkomma med revisorsintyg.
För kommun, landsting och statliga myndigheter accepteras också revisorsintyg från kommunal yrkesrevisor och internrevisor. Revisorsintyg ska även bifogas rapport om Trafikverket så särskilt begär.
I revisorsintyg intygar revisor att i slutrapporten redovisade kostnader för bidragsmottagaren hämtats ur dennes bokföring, att kostnaderna har uppkommit under den projekttid som framgår av beslutet, att kostnaderna är verifierade (styrkta) och att bidragsmottagarens redovisningsrutiner är utformade i enlighet med god redovisningssed.
§6 Tillgängliggörande av resultat
Slutrapport ska publiceras i Trafikverkets forskningsdatabas.
Resultaten ska publiceras i tidskrifter eller göras allmänt tillgängliga på motsvarande sätt. Skyldigheten gäller dock endast i den utsträckning publicering kan ske i enlighet med gällande rätt.
Avtal mellan projektparter eller med underleverantörer eller andra intressenter får inte inskränka möjligheterna att publicera resultaten.
I samband med all publicering och kommunikation ska det framgå att projektet är finansierat av Trafikverket (på engelska återges namnet med Swedish Transport Administration).
Trafikverket gör inte anspråk på äganderätten för projektresultatet.
Trafikverket har rätt att mångfaldiga och sprida hela eller delar av rapporter som lämnats in till Trafikverket från projektet samt även rätt att i övrigt sprida information från och om projektet, dock under förutsättning att uppgifter som omfattas av sekretess inte röjs.
§7 Sanktioner
Trafikverket får besluta att ett beviljat bidrag helt eller delvis inte ska betalas ut om
1. den som sökt om eller mottagit bidraget genom att lämna oriktiga uppgifter eller på något annat sätt har förorsakat att bidraget beviljats felaktigt eller med för högt belopp,
2. bidraget av något annat skäl har beviljats felaktigt eller med för högt belopp och mottagaren borde ha insett detta, eller
3. villkoren för bidraget inte uppfylls.
Bidragsmottagare är återbetalningsskyldig om någon av de grunder som anges i punkterna 1–3 ovan föreligger. Trafikverket kommer att efter särskilt beslut helt eller delvis kräva tillbaka stödet jämte ränta enligt räntelagen (1975:635).
Om bidraget utgör olagligt statsstöd kommer Trafikverket att återkräva bidraget jämte ränta från utbetalningsdagen i enlighet med lagen (2013:388) om tillämpning av Europeiska unionens statsstödsregler.