Allmänna villkor för bidrag inom Minor Field Studies 2024

November 2023 Dnr SU SV-1970-23

Allmänna villkor för bidrag inom Minor Field Studies 2024

Vid tillämpning av dessa villkor definieras innebörden av följande ord eller uttryck som nedan:

Ansökare avser universitet, högskola eller enskild utbildningsanordnare som inlämnar en ansökan om bidrag till programkontoret.

Ansökan om bidrag är den ansökan som ligger till grund för programkontorets beslut om beviljat bidrag.

Bidrag avser totalt beviljat finansiellt stöd från programkontoret till bidragsmottagare. Bidraget utgörs av stipendiemedel och stöd för administrativa kostnader.

Bidragsmottagare avser en ansökare som beviljats bidrag från, och är avtalande part gentemot programkontoret.

Fältstudie är den aktivitet som projektdeltagare förbinder sig att genomföra.

Programkontoret avser det nationella kontor som koordinerar programmet gentemot Sida, detta kontor är placerat vid Stockholms universitet.

Projektbeskrivning och specificerad budget avser det dokument som innehåller uppgifter om projektets omfattning och finansiering.

Projektdeltagare är den som får stipendiemedel beviljat från bidragsmottagaren. Projektdeltagare är inte avtalande part gentemot programkontoret.

Projektet är allt som bidragsmottagaren beviljats bidrag för att genomföra.

Stipendiemedel är den schablon för ekonomiskt stöd som projektdeltagare tar del av från bidragsmottagaren.

UD avser svenska Utrikesdepartementet.

Överenskommelsen avser programkontorets beslut och överenskommelse om beviljat bidrag och anger programkontorets och bidragsmottagares respektive åtaganden. Överenskommelsen är att likställa med ingånget avtal.

§1 Behörig ansökare

Behörig ansökare söker bidrag från programkontoret med en central ansökan och är universitet, högskola eller enskild utbildningsanordnare enligt Universitetskanslersämbetet (UKÄ): Lista över universitet, högskolor och enskilda utbildningsanordnare - Universitetskanslersämbetet (xxx.xx)

Uppsala universitet, Lunds universitet, Göteborgs universitet, Stockholm universitet, Umeå universitet, Linköpings universitet, Karolinska institutet, Kungliga Tekniska högskola, Chalmers tekniska högskola, Luleå tekniska universitet, Handelshögskolan i Stockholm, Sveriges lantbruksuniversitet, Karlstads universitet, Linnéuniversitet, Örebro universitet, Mittuniversitet, Malmö universitet, Mälardalens universitet, Blekinge tekniska högskola, Försvarshögskola, Gymnastik- och idrottshögskola, Högskolan i Borås, Högskolan Dalarnas, Högskolan i Gävle, Högskolan i Halmstad, Högskolan Kristianstad, Högskolan i Skövde, Högskolan Väst, Stiftelsen Högskolan i Jönköping, Södertörns högskola, Xxxxxxxx designhögskola, Konstfack, Kungliga Konsthögskola, Kungliga Musikhögskola i Stockholm, Stockholms konstnärliga högskola, Brunnsviks folkhögskola, Ericastiftelsen, Gammelkroppa skogsskola, Johannelunds teologiska högskola, Xxxxx Xxxxxxxxxxxx högskola, Newmaninstitutet, Röda Korsets Högskola, Sophiahemmet Högskola, Stockholms Musikpedagogiska Institut, Svenska institutet för kognitiv psykoterapi, Skandinaviens akademi för psykoterapiutveckling, Enskilda Högskolan Stockholm, Världssjöfartsuniversitetets, Akademi för ledarskap och teologi.

§2 Överenskommelse mellan programkontoret och bidragsmottagare

Vid inskickande av ansökan accepterar ansökaren, genom företrädare på behörig nivå, ingående av överenskommelse med programkontoret. Överenskommelsen träder i kraft det datum programkontoret fattar beslut om beviljat bidrag och gäller, oavsett om det beviljade beloppet motsvarar ansökt belopp eller inte.

§3 Beslut och överenskommelse om beviljat bidrag

Programkontoret meddelar bidragsmottagaren beviljat bidrag och överenskommelsens omfattning. Bidraget består av stipendiemedel för fältstudier med en schablon om 30 000 svenska kronor per projektdeltagare. Bidraget består även av ett finansiellt stöd för administration hos bidragsmottagaren med ett schablonpåslag om 3000 svenska kronor per beviljat stipendium.

§4 Projektperiod

Projektperioden sträcker sig från programkontorets datum för beslut om beviljat bidrag till och med 1 mars 2025.

Projektperioden reglerar när kostnader som rör bidragsmottagarens administration får upptas. Perioden inkluderar tiden fram till och med inskickande av bidragsmottagarens slutrapport inklusive inskickande av revisorns intyg enligt vad som anges under § 16 i detta dokument. Projektperioden innefattar även projektdeltagares inskickande av deltagarrapport, för de projektdeltagare som genomfört fältstudier.

§ 5 Avtalsperiod

Avtalsperioden sträcker sig från programkontorets datum för beslut om beviljat bidrag till och med 30 juni 2025.

Avtalsperioden reglerar överenskommelsens giltighetstid mellan programkontoret och bidragsmottagaren och inkluderar tiden fram till och med programkontorets bedömning av inkomna slutrapporter och deltagarrapporter samt eventuell reglering av återkrav och avslutande av ärende.

Om programkontorets finansiär, Riksrevisionen eller annan intern eller extern revisor lyfter behov av kompletteringar eller förtydliganden, förbehåller sig programkontoret rätten att återgå till bidragsmottagaren även efter att avtalsperioden har löpt ut.

§6 Utbetalning av bidrag

Utbetalning av bidrag från programkontoret sker i anslutning till att överenskommelsen trätt i-kraft. Utbetalning sker i svenska kronor och i enlighet med vad som föreskrivs i beslut om beviljat bidrag. Ingen rekvisition behövs.

§7 Ersättningsgilla kostnader för administration

Finansiellt stöd för administration och eventuell revision delfinansierar kostnader som uppstår hos bidragsmottagaren för att hantera projektet inom projektperioden. Det inkluderar exempelvis förberedelse av projektdeltagare innan avresa från Sverige och försäkringar för projektdeltagare.

Ersättningsgilla kostnader:

• får inte överstiga vad som anges i projektbeskrivning och specificerad budget, i enlighet med beslutsbrevet som förmedlas från programkontoret.

• ska kunna identifieras och verifieras i bidragsmottagarens bokföring.

• ska vara rimliga, berättigade och följa principerna om ansvarsfull ekonomistyrning, framförallt vad avser hushållning med resurser och kostnadseffektivitet.

• lönekostnader ska bokföras på ett systematiskt sätt och under hela projektperioden och ska kunna verifieras med underliggande dokumentation.

• för inrikes och utrikes tjänsteresor (resa, hotell och traktamente) får högst uppgå till vad som regleras i statliga regler för tjänsteresor. Vid utlandsresor får bidraget endast användas för biljett till lägsta tillgängliga pris enligt IATA. I samband med beställning av resa ska möjligheter till bästa pris, rabatter enligt statliga ramavtal alltid utnyttjas.

• som är personalrelaterade ska var i enlighet med kollektivavtal.

§8 Bidragsmottagares urval av projektdeltagare

Bidragsmottagares urval av projektdeltagare ska ske genom en ansökningsprocess hos bidragsmottagaren. Ansökningsomgången ska vara öppen för studenter som:

• genomför examensarbete på grund- eller avancerad nivå (kandidat, magister och mastersnivå).

• är aktivt inskrivna universitetet, högskolan eller den enskilda utbildningsanordnaren, enligt vad som anges under §1 i detta dokument. Varje projektdeltagare måste ansöka genom sitt egna lärosäte.

• är svenska medborgare eller har permanent uppehållstillstånd (PUT) i Sverige. EU- medborgares permanenta uppehållsrätt (PUR) är inte likställt med permanent uppehållstillstånd (PUT) och berättigar inte till stipendiemedel. Projektdeltagare från övriga Norden som inte är svensk medborgare ska ha varit folkbokförd i Sverige sedan minst ett år vid tidpunkten för bidragsmottagarens beslut om tilldelning av stipendiemedel till projektdeltagaren.

• aldrig har påbörjat en utbildning på forskarnivå.

Urval av projektdeltagare ska göras av bidragsmottagaren utifrån följande bedömningsgrunder:

• fältstudiens akademiska kvalitet.

• fältstudiens relevans för de globala målen för hållbar utveckling, Agenda 2030, och

regeringens tematiska prioriteringar enligt den nya reformagendan för biståndet.

• sökande students personliga lämplighet och mogenhet att genomföra åberopad fältstudie.

• sökande students möjlighet att praktiskt genomföra planerad fältstudie baserat på visumregler, nödvändiga tillstånd, vaccinationer och restriktioner.

• fältstudiens angivna upplägg med utresa, genomförande och hemresa enligt vad som anges under §20 i detta dokument

• sökande students kapacitet att producera sitt examensarbete på engelska och, om möjligt, även på vistelselandets officiella språk.

• angiven fältstudieperiod med hänsyn till vad som anges under §9 i detta dokument

• att det finns en utsedd akademisk handledare i Sverige som kan intyga att studenten genomfört sin fältstudie på plats i värdlandet (tex genom att studenten skickar in passtämpel för in- och utresa till handledaren).

• att det finns en utsedd kontaktperson i fält för åberopad fältstudie som är en annan person än den akademiska handledaren.

• att den utsedda kontaktpersonen i fält har möjlighet att stödja studenten i fältstudiens genomförande

• att sökande student inte är beviljad ett annat Sida-finansierat stipendium för fältstudieperioden. Om en student söker stipendier vid flera lärosäten eller från annan finansiär för samma fältstudieperiod ska detta kunna utläsas i studentens ansökan. Om en student blir beviljad ett MFS-stipendium från flera lärosäten gäller endast det beslut som fattats först i kronologisk ordning. Övriga beslut förklaras ogiltiga med anledning av redan beviljad fältstudie.

§9 Projektdeltagares fältstudier

Bidragsmottagaren ska bevilja stipendiemedel till projektdeltagare för fältstudier som omfattar minst åtta (8) sammanhängande veckor, motsvarande minst 56 dagar, räknat från utresedatum från Sverige till utresedatum från vistelselandet. Projektdeltagare måste vara tillbaka till Sverige senast den 1 februari 2025.

§10 Giltiga länder för fältstudier

Bidragsmottagaren får endast bevilja fältstudier i för programomgången giltiga länder eller landområden. Ett lands eller landområdets giltighet utgörs även av vad som anges under § 20 i detta dokument.

§11 Utbetalning av stipendiemedel

Bidragsmottagaren ska utbetala hela stipendiemedlets belopp enligt vad som anges under

§3 i detta dokument i svenska kronor till projektdeltagare i direkt anslutning till att bidragsmottagaren fattat beslut om tilldelning av stipendiemedel. Stipendiet är personligt och får inte delas av flera projektdeltagare. Det är däremot möjligt för två projektdeltagare att skriva ett gemensamt arbete, där varje student erhåller ett eget stipendium och där insatsen i det gemensamma arbetet bedöms separat.

§12 Kostnader som kan ersättas av stipendiemedel

Stipendiemedlet delfinansierar kostnader som uppstår hos projektdeltagare för att genomföra en fältstudie samt övriga obligatoriska moment inom programmet under projektperioden enligt vad som anges under §4 i detta dokument.

§13 Förberedelse av projektdeltagare inför utresa

Bidragsmottagaren ansvarar för att projektdeltagare förbereds inför utresa med fokus på personlig säkerhet och hälsa och dokumenterar förberedelser i varje enskilt ärende.

§14 Försäkringar

Bidragsmottagaren ansvarar för att försäkra lärosätets beviljade projektdeltagare under tiden för fältstudien.

§15 Rapportering

Bidragsmottagaren ska skicka in en resultatorienterad slutrapport inklusive deltagarrapporter till programkontoret senast vid projektperiodens slut enligt vad som anges under §4 i detta dokument. Rapporten ska analysera uppnådda resultat i förhållande till förväntade resultat för programmet samt redogöra för eventuella förändringar. Rapporten ska redovisa användning av beviljade stipendiemedel och uppgifter om projektdeltagare som tilldelats stipendiemedel. Lämnade uppgifter måste stödjas av tillräckliga underlag. Vid inskickande av slutrapport intygar bidragsmottagaren att inlämnade uppgifter är korrekta.

Slutrapportering krävs även om inga stipendiemedel delats ut till sökande studenter.

Bidragsmottagaren är även ansvarig för att projektdeltagare som genomfört fältstudier får tillgång till mallen för deltagarrapportering efter genomförd fältstudie senast vid projektperiodens slut enligt vad som anges under §4 i detta dokument samt för att samla in och spara kopior på projektdeltagares resehandlingar. Programkontoret förser bidragsmottagaren med mall deltagarrapporterings.

§16 Revision

16a Redovisning av bidrag som uppgår till 300 000 SEK eller mer

Om bidragsmottagarens beviljade bidrag från programkontoret uppgår till 300 000 SEK eller mer är bidragsmottagaren ansvarig för att slutrapporten granskas av revisor. Granskningen ska utföras av en auktoriserad eller godkänd revisor som är extern, oberoende och kvalificerad. Revisors granskning av slutrapport krävs även om inga stipendiemedel fördelats.

Om revisorn noterat iakttagelser ska bidragsmottagaren formulera ett skriftligt svar på revisorns utlåtande, motsvarande ett så kallat management response.

Bidragsmottagaren ska skicka in revisorns rapport i förekommande fall tillsammans med lärosätets skriftliga svar till programkontoret inom projektperioden enligt vad som anges under §4 i detta dokument.

Bidragsmottagaren ska samarbeta med och bistå programkontoret vid eventuella tilläggsgranskningar uppföljningar och revisioner som programkontoret kan komma att begära.

Även Xxxx och Riksrevisionen har rätt att granska/revidera hur projektmedel inom ramen för det svenska biståndet använts, och därvid ska bidragsmottagaren lämna sådana uppgifter som efterfrågas och behövs för granskning.

16b Redovisning av bidrag som understiger 300 000 SEK

Om bidrag till mottagande lärosäte understiger 300 000 SEK krävs inte att lärosätets slutrapport granskas av revisor innan den lämnas in till programkontoret. I enlighet med Allmänna villkor för bidrag inom Minor Field Studies 2024 kan programkontoret besluta om vilka interna kontrollrutiner som ska finnas på plats vid lärosätena i samband med finansiell- och slutrapportering av användning av MFS-bidraget.

§17 Avbrutet projekt mellan bidragsmottagare och programkontoret

Om bidragsmottagaren bedömer att projektet inte längre kan genomföras effektivt och ändamålsenligt kan bidragsmottagaren skriftligt begära att projektet avbryts i förtid och att överenskommelsen sägs upp.

Om projektet avbryts efter att programkontoret har utbetalat medel till bidragsmottagaren kan programkontoret kräva att bidragsmottagaren inkommer med slutrapport enligt vad som anges under §15 i detta dokument. Programkontoret kan också ställa krav på att slutrapporten granskas av revisor. Bidragsmottagaren ska återbetala överskjutande bidragsbelopp. Om bidragsmottagaren önskar återbetala hela beviljade bidraget (stipendiemedel och administrativt bidrag) krävs ingen granskning av revisor.

§18 Fastställande av slutligt belopp för stipendiemedel och återbetalning

Det slutgiltiga beloppet för stipendiemedel fastställs av programkontoret efter att bidragsmottagaren har lämnat in slutrapporten och denna har godkänts av programkontoret. Om det där framgår att antalet genomförda fältstudier inte motsvarar tidigare beviljat antal stipendier kan programkontoret fastställa ett lägre belopp för beviljat bidrag.

§19 Återkrav

Programkontoret har rätt att kräva återbetalning av utbetalat bidrag, helt eller delvis, om bidragsmottagaren inte kan visa att bidraget har använts enligt beslutad budget eller om bidragsmottagaren på annat sätt har brutit mot överenskommelsen.

Rapporterade ej utbetalade stipendiemedel återkrävs med 100% motsvarande 30 000 kr per stipendium.

Rapporterade utbetalade stipendier med avbrott som ej baseras på införd avrådan från UD avräknas utifrån nedan tabell.

Slutförda veckor i fält	Slutförda dagar i fält	Grundschablon, 3000 kr/fältstudie	Tillägg, 3375 per vecka	Godkänd summa	Återkrav
0 veckor	0-6	3000	0	3000	27 000
1 vecka	Minst 7	3000	3375	6375	23 625
2 veckor	Minst 14	3000	0000	0000	00 000
3 veckor	Minst 21	3000	10 125	13 125	16 875
4 veckor	Minst 28	3000	13 500	16 500	13 500
5 veckor	Minst 35	3000	16 875	19 875	10 125
6 veckor	Minst 42	3000	20 250	23 250	6750

7 veckor	Minst 49	3000	23 625	26 625	3315
8 veckor	Minst 56	3000	27 000	30 000	0

Fältstudier som avbryts före eller efter avresa baserat på införd avrådan från UD är ej grund för återkrav.

Återbetalningen ska vara programkontoret tillhanda inom 20 dagar från utfärdandet av betalningsanmodan. Det administrativa bidraget återkrävs ej.

§20 Säkerhet

Bidragsmottagaren är ansvarig för att bedöma risker, både interna och externa, som kan inverka på hanteringen av beviljade medel från programkontoret samt genomförandet av fältstudier. Ansvaret inkluderar att beakta sannolikheten för att risker kan uppstå och skapa beredskap för hantering av bedömda risker.

Bidragsmottagaren får endast bevilja fältstudier till land eller landområde som inte omfattas av någon form av avrådan från UD och där projektdeltagare aldrig vistas i delar som omfattas av någon form av avrådan från UD.

Bidragsmottagaren ska säkerställa att fältstudier inte beviljas till land eller landområde som inte omfattas av någon form av avrådan från UD om det bedöms medföra stor risk för projektdeltagare eller berörda personer i vistelselandets personliga säkerhet och hälsa.

Bidragsmottagaren ska säkerställa att projektdeltagare innan och under fältstudien är uppdaterad om UD:s information. Om någon form av avrådan införs av UD ska det ses som en signal om ett försämrat säkerhetsläge på en plats. En fältstudie inom programmet är klassad som en icke nödvändig resa.

Om UD inför någon form av avrådan efter bidragsmottagarens beslut men innan projektdeltagares avresa ska bidragsmottagaren säkerställa att projektdeltagare inte reser till eller vistas i delar som avrådan omfattar.

Om UD inför någon form av avrådan efter projektdeltagares avresa ska bidragsmottagaren om möjligt säkerställa att projektdeltagare inte vistas i delar som avrådan omfattar. Bidragsmottagaren ska även skyndsamt bedöma lämplighet och möjlighet att slutföra fältstudien eller om hemresa ska ske efter samråd med berörda utlandsmyndigheter försäkringsgivare och projektdeltagare.

§21 Antikorruption

Bidragsmottagare ska arbeta aktivt för att förebygga, motverka, upptäcka och identifiera alla former av korruption och oegentligheter. Bidragsmottagare ska i planering och genomförande av verksamheten ta hänsyn till risken för korruption och oegentligheter samt identifiera risker och riskreducerande åtgärder. Om en betydande risk för korruption identifierats ska riskreducerande åtgärder vidtas för att minska denna risk.

Bidragsmottagare ska omedelbart informera programkontoret vid misstankar om korruption eller oegentligheter. Bidragsmottagaren ska omedelbart vidta åtgärder för att stoppa korrupt beteende när sådant konstaterats och när så är relevant även vidta rättsliga åtgärder. Bidragsmottagaren ska löpande informera programkontoret om hur ärendet fortlöper.

Bidragsmottagaren ska uttryckligen förbjuda projektdeltagare, personal eller andra som deltar i insatser som finansieras inom projektet att för sig själv eller annan ta emot eller låta sig utlovas,

begära eller lämna, utlova eller erbjuda muta eller annan otillbörlig belöning, ersättning, kompensation, otillbörlig vinning eller förmån av något slag som kan utgöra illegalt eller otillbörligt beteende.

Bidragsmottagare ska kräva att projektdeltagare, personal samt eventuella konsulter på samma sätt arbetar aktivt för att förebygga och agerar vid korruption och oegentligheter.

§22 Immateriella rättigheter

Sida och programkontoret har fri nyttjanderätt till material och resultat som bidragsmottagare och projektdeltagare producerar inom ramen för projektet. Nyttjanderätten är kostnadsfri och obegränsad i tid och innefattar rätt att sprida och att mångfaldiga resultatet samt nyttja det i andra sammanhang.

§23 Synliggörande och information

Vid hänvisning till verksamhet som helt eller delvis finansieras av Sida och administreras av

programkontoret ska bidragsmottagaren synliggöra att verksamheten finansieras av Sida.

Bidragsmottagaren ansvarar för produktionen av informationsmaterial och för informationsaktiviteter. Stockholms universitets logotyp får inte användas i sådant informationsmaterial. Benämningen ”Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete”, ”Sida”, ”Stockholms universitet” eller ”SU” eller översättningar därav får inte användas på sätt som kan uppfattas som att Sida eller Stockholms universitet medverkat i utformningen eller står bakom åsikter som eventuellt framförs i av bidragsmottagarens producerade informationsmaterial.

§24 Informationssäkerhet

Bidragsmottagaren ansvarar för att samtliga eventuella inloggningsuppgifter som erhålls från programkontoret inte missbrukas av obehöriga, det vill säga av andra personer än till programkontoret angivna kontaktpersoner på lärosätets centrala nivå. Bidragsmottagaren ska omedelbart uppmärksamma programkontoret om byte av kontaktperson sker.

§25 Etiska riktlinjer

Bidragsmottagaren ansvarar för att säkerställa att projektdeltagare vid utlandsresor inom ramen för projektet känner till skyldigheten att beakta de vid varje tidpunkt gällande etiska riktlinjer vid utlandstjänstgöring som utfärdas av Regeringskansliet.