INSPIRATION TILL STYRELSENS ARBETSORDNING Från StyrelseAkademien Västsverige


INSPIRATION TILL STYRELSENS ARBETSORDNING

Från StyrelseAkademien Västsverige



  1. Inledning

Denna arbetsordning har upprättats och fastställts ”datum” av ”bolag” styrelse och innehåller bestämmelser om arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter, eventuella utskott och VD.


  1. Konstituerande styrelsemöte

Så snart det är praktiskt möjligt ska styrelsen hålla ett konstituerande sammanträde. På sammanträdet ska följande ärenden behandlas.

  • Genomgång av ägardirektivet

  • Konstituering av styrelse

  • Fastställande av firmatecknare

  • Fastställande av styrelsens arbetsordning

  • Fastställande av instruktion för VD

  • Fastställande av rapportinstruktion

  • Information och notering om eventuellt jäv och VD:s bisysslor

  • Genomgång om hur verksamheten och styrelsen är försäkrad

  • Styrelseutbildning

  • Fastställande av sammanträdesplan över ordinarie sammanträden med planerat innehåll för kommande verksamhetsår.


  1. Schemaläggning av styrelsemöten

Styrelsemöten ska planeras för tolv (12) månader framåt. Planeringen ska följa avlämnandet av eventuella delårsrapporter och bokslut.


Till styrelsemötet för genomgång av årsbokslutet ska Bolagets revisor bjudas in. Styrelsen ska sammanträda minst fem (5) gånger om året.


  1. Behandling av arbetstagarrepresentanter

Bestämmelser om arbetstagarrepresentanter i styrelsen finns i lagen (1987:1245) om styrelserepresentation för de privatanställda. För denna styrelse gäller inget ytterligare.


  1. Styrelsens uppgifter

Styrelsen svarar för Bolagets organisation och förvaltning av Bolagets angelägenheter. Styrelsen ska se till att Bolagets organisation är utformad så att bokföring, medelsförvaltning och Bolagets ekonomiska förhållande i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsearbetet ska bedrivas enligt den av styrelsen fastställda arbetsordningen.


Styrelsen har i uppgift att främja bolagets och alla aktieägares intressen. Styrelsemedlemmarna representerar inte i bolaget de parter som föreslagit dem.


I syfte att genomföra sitt uppdrag ansvarar styrelsen för:

  • Tillsättande och avsättande av VD.

  • Upprättande av VD-instruktion.

  • Fastställa Bolagets affärs- och marknadsplan.

  • Fastställa Bolagets målsättningar, resultat-, balans-, och kassaflödesbudget.

  • Förslag till bolagsstämma angående beslut om utdelning, nedsättning av aktiekapital, återbetalning av lån till aktieägare som går utöver gällande lånevillkor, inlösen av aktier, återbetalning av aktieägar- och andra tillskott.

  • Väsentlig ändring av Bolagets organisation. Med väsentlig ändring av Bolagets organisation avses här ändring i form av tillägg eller borttagande av huvudsaklig del i organisationen enligt gällande affärsplan.

  • Ändring av Bolagets verksamhetsinriktning. Med ändring av Bolagets verksamhetsinriktning avses här aktiviteter som inte kan anses ligga inom ramen för Bolagets verksamhet enligt gällande affärsplan.

  • Förslag till bolagsstämma angående ändring av bolagsordningen.

  • Väsentlig ändring av geografisk placering av Bolagets verksamhet.

  • Större investering i anläggningstillgångar. Med större investering avses här investering till ett sammanlagt investeringsbelopp överstigande 250 000 kr.

  • Upptagande av lån eller annan kredit. Med upptagande av lån eller annan kredit avses här inte sedvanliga leverantörskrediter och/eller förskott från kunder.

  • Ställande av säkerhet för Bolagets eller annans åtagande.

  • Överlåtelse av fastighet, rörelse eller rörelsegren.

  • Bildande eller nedläggning av dotterföretag. Med dotterföretag avses här företag klassificerat som dotterföretag enligt Årsredovisningslagen.

  • Förvärv eller överlåtelser av andelar i andra företag. Med andelar i andra företag avses här inte sådana andelar som klassificeras som kortfristig placering, är noterade på marknadsplats och förvärvas eller överlåtes som ett led i företagets planenliga hantering av överskottslikviditet.

  • Ingående eller förändring av väsentligt avtal med tredje man. Med väsentligt avtal avses här avtal som är av sådan art att det i väsentlig mån påverkar Bolagets verksamhet.

  • Ingående av avtal eller förändring av avtal med aktieägare. Med aktieägare avses här aktieägare enligt Bolagets aktiebok vid var tidpunkt.

  • Ingående av avtal eller förändring av avtal med VD, tredje man som VD har väsentlig intressegemenskap med eller tredje man som VD äger rätt att, själv eller i förening med andra, företräda. Föregående mening äger ej tillämpning i fråga om avtal inom koncern där Bolaget ingår.

  • Ändring av lönesystem och avvikelse från lönesystem.

  • Åtgärder som kan befaras medföra betydande badwill för företaget eller någon av dess produkter ska alltid hänskjutas till styrelsen, till exempel att inleda processer i domstol eller att bryta ingångna avtal.


Det åvilar de av bolagstämman utsedda styrelserepresentanterna att eftersträva att alla beslut fattas enhälligt av närvarande styrelseledamöter. Om enighet inte kan uppnås och omröstning sker gäller för alla beslut aktiebolagslagens bestämmelser.


  1. Styrelseordförandens uppgifter

Styrelsens ordförande ansvar är i huvudsak. Dessa uppgifter kan delegeras till Vice ordförande om sådan utsetts.

  • Formar styrelsearbetets nivå och inriktning.

  • Sammankallar till styrelsemöten.

  • Samverkar med VD om dagordningen inför styrelsemötet.

  • Får ut det bästa av alla styrelseledamöter.

  • Ställer förslag mot varandra och går till beslut.

  • ”Sparrar”, stimulerar och utvecklar VD.

  • Ställer krav på företagets prestanda (output).

  • Efter behov håller kontakt såväl med VD samt styrelseledamöterna mellan möten.

  • Efter behov håller kontakt med ägarna.

  • Svarar för att bestämmelserna i föreliggande arbetsordning iakttas i styrelsens arbete.

  • Svarar för att ett protokoll upprättas över varje styrelsemöte.




  1. Styrelsens beslutsförfarande

Styrelsen är beslutför när fler än hälften av dess medlemmar är närvarande. Beslut fattas genom majoritetsbeslut. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandens röst. Styrelseledamöterna och VD har rätt att få en avvikande mening antecknad till protokollet.


  1. Firmateckning

Bolagets firma tecknas av styrelsen, av Styrelsens ordförande i förening med en av ledamöterna eller Styrelsens ordförande i föreningen med VD. Därutöver tecknar VD bolagets firma avseende löpande förvaltningsåtgärder enligt 8 kap 29 § aktiebolagslagen.


  1. Styrelsesammanträde

Styrelsen sammanträder enligt på förhand fastställda tider, minst fem (5) gånger om året. Vid behov anordnas extra möten. Sammanträde får också hållas per telefon eller genom videokonferens. I undantagsfall får om samtliga ledamöter godtar det hållas per capsulam, protokoll ska upprättas över sammanträdet, varvid undertecknade handlingar innehållande förslag och ställningstagande från samtliga ledamöter ska bifogas protokollet.


Vid varje ordinarie sammanträde ska VD tillse, att styrelsen, utöver de ärenden som enligt dagordningen ska förekomma vid sammanträdet, erhåller erforderlig information, rapporter och beslutsunderlag i erforderlig omfattning. Styrelsen håller varje år ett strategimöte där bolagets affärsplan behandlas.


Kallelse till styrelsemöte och det viktigaste mötesmaterialet översändes till styrelsemedlemmarna senast fem (5) dagar innan mötet. Protokoll upprättas för styrelsemötena och undertecknas av styrelsens ordförande, protokolljusteraren som väljs vid mötet samt mötets protokollförare.


Av bolagets operativa ledning deltar som föredragande VD samt vid behov övriga chefer.


  1. Frekvens och innehåll i styrelsesammanträden

Mötesplan fastställs över ordinarie sammanträden med planerat innehåll för kommande verksamhetsår.


Revisorn ska alltid vara närvarande vid det sammanträde som hålls för godkännande och underskrift av bolagets årsredovisning.


Valberedningens sammankallande bjuds in till mötet där årets styrelseutvärdering presenteras eller om sådan inte genomförs till annat styrelsemöte under år.


  1. Sammanträdenas genomförande

Vid sammanträdet ska styrelsens ordförande leda styrelsens arbete, tillse att samtliga styrelseledamöter får komma tills tals, att sammanträden hålls i enlighet med denna arbetsordning och att beslut i erforderliga frågor fattas samt att protokoll förs. Ordföranden ska vidare vara styrelsens kontaktman med VD och företagsledning, hålla löpande kontakt med revisorerna samt vara i kontakt med ägarna.


Varje ledamot som befarar en intressekonflikt eller att jäv misstänks föreligga och inte bör delta i behandling eller beslut av fråga/ärende på dagordningen ska omgående meddela styrelsens ordförande.


  1. Förberedande av styrelseärenden

VD ska efter samråd med styrelseordföranden i tillräckligt god tid före styrelsemöte ombesörja att förslag till dagordning upprättas och att annat material nödvändigt för behandling av respektive ärende framtages.


  1. Föredragande av styrelseärenden

VD ska på styrelsemöte föredra ärende som styrelsen ska besluta i enligt bestämd arbetsfördelning, likaså annat ärende som VD ska informera om i enlighet med VD instruktion.


  1. VD löpande information till styrelsen

VD ska varje månad lämna en skriftlig redogörelse samt vid varje styrelsemöte lämna en skriftlig och muntlig redogörelse för Bolagets utveckling och väsentliga händelser sedan närmast föregående redogörelse. Särskilt ska i sådan redogörelse beaktas bolagets finansiella ställning och utveckling.


VD är i sådan redogörelse skyldig att vid var tidpunkt följa eventuella särskilda anvisningar som styrelsen fastställt gälla för VD:s rapportering till styrelsen.


Om VD utan styrelsens bemyndigande vidtagit åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av Bolagets verksamhet är av ovanlig beskaffenhet eller stor betydelse ska VD snarast underrätta styrelsen.


  1. Administration runt styrelsearbetet

VD ska efter samråd med styrelseordföranden tillse att kallelse till styrelsemöte sker. Kallelse och förslag till dagordning och annat material nödvändigt för behandling av respektive ärende ska tillsändas ledamöter, suppleanter och arbetstagarrepresentanter med e-post senast fem (5) dagar före styrelsemötet.


VD ska tillse att protokoll från styrelsemöten förvaras på ett betryggande sätt.

Styrelseordföranden ska tillse att protokoll efter styrelsemöte blir utskrivet så fort som möjligt. Vidare ska Styrelseordföranden tillse att kopia på protokoll sänds till samtliga ledamöter så fort protokoll undertecknats och justerats.


  1. Styrelseutvärdering

Under kvartal fyra (4) skall en styrelse- och VD utvärdering genomföras.


  1. Styrelseledamöternas ersättningar

Bolagsstämman fastställer styrelseledamöternas arvoden och ersättningar, se bilaga.


  1. Styrelse och vd ansvarsförsäkring

Bolaget ska teckna ansvarsförsäkring för styrelse och VD.


  1. Sekretess för styrelseledamot

En styrelseledamot får inte till en enskild aktieägare eller utomstående obehörigen lämna upplysningar om sådana bolagets angelägenheter som styrelseledamoten får kännedom om när han eller hon fullgör sitt uppdrag, om det kan vara till skada för bolaget eller koncernen.


  1. Information

Styrelsen ansvarar för att bolagets information till ägare, marknad och omvärld ger en korrekt, rättvisande och fullständig bild av bolagets utveckling, lönsamhet, finansiella ställning och risker.

Frågan om ett styrelsebeslut ska offentliggöras prövas av styrelsen eller av styrelsens ordförande efter samråd med VD.


Vid mediekontakter ansvarar VD i samråd med ordförande, att bedöma om vi ska uttala oss, vem som ska uttala sig och vad som ska sägas samt hur det fortsatta arbetet ska organiseras.

E n inspiration & mall från

Document Metadata

Filed: March 29th, 2021