TJÄNSTESKRIVELSE‌

Avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB

Förslag till beslut

Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att teckna avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB för perioden 2016-01-01 till och med 2020-12-31 enligt upprättat förslag till avtal.

Bakgrund

För en kommun av Kalmars storlek är det viktigt att ha en väl fungerande konsert- och kongresshall. Kalmar kommuns nuvarande avtal för Kalmarsalen har fungerat mycket väl. Kommunen och de föreningar som nyttjat Kalmarsalen har haft stor nytta av de dagar som vi haft till förfogande.

Förhandlingar har därför förts med CA Fastigheter om ett nytt avtal som garanterar en fortsättning av Kalmarsalens verksamhet med planerade investeringar för utveckling av verksamheten. Förhandlingar har lett fram till det förslag till avtal som redovisas i bilaga. I kommunens ekonomiska planering 2015-2017 finns i kommunledningskontorets budget 2,6 miljoner kronor per år avsatt för Kalmarsalen. Det motsvarar den kostnad som vi haft för samma period enligt avtalsförslaget och kostnadsnivån är densamma som vi haft sedan 2010. Antalet dagar vi utan ersättning kan använda Kalmarsalen är lika många som i tidigare avtal.

Xxx Xxxxxxxxx

Bilaga: Avtalsförslag

Kommunledningskontoret

Adress Box 611, 391 26 Kalmar │ Besök Xxxxx Xxxxxxxx 00

Tel 0000-00 00 00 vx │ Fax 000-00 00 00│xxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx

Mellan Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB, 556730-4265, (Kalmarsalen), och Kalmar kommun, 212000-0746, (Kommunen), träffas följande avtal rörande konferenser i Kalmarsalen. Avtalet är villkorat av planerad investering i Kalmar- salen genomförs senast under 2016. Investeringen som redovisas enligt bilaga ger möjlighet till ca 800 sittande gäster och totalt ca 1 300 besökare vid evenemang

i Romanhallen.

1. Lokal

Lokalerna Romanhallen och Glasverandan i Kalmarsalen, (Lokalen), Kalmar Xxxxxxx 00, Xxxxxxxxxxxxxx 00 x Xxxxxx.

2. Upplåtelse

Kalmarsalen upplåter till kommunen att, på de villkor som anges i detta avtal, nyttja lokalen för konferenser, kongresser och andra publika arrangemang. I övrigt hänvisas till punkt 6 respektive 7 i detta avtal.

3. Avtalstid/uppsägning

Avtalet gäller för en tid av fem (5) år, räknat från och med den 1 januari 2016 och till och med den 31 december 2020 samt med en uppsägningstid på nio månader. Sker inte skriftlig uppsägning på föreskrivet sätt förlängs avtalet med ett (1) år i sänder.

4. Ersättning

Kommunen ska betala hyra med 2,6 miljoner kronor/år med indexjustering enligt KPI. Basmånad är oktober 2015, därutöver tillkommer inga andra kostnader.

Hyran ska betalas kvartalsvis i förskott. Mervärdesskatt tillkommer.

5. Personal m.m.

Kalmarsalens anställda och befintlig utrustning finns att tillgå i den utsträckning som bedöms erforderlig. Vid mera omfattande arrangemang skall parterna träffa särskild överenskommelse om omfattning och särskild ersättning för detta.

2 (3)

6. Arrangemang

Kommunen äger utnyttja Lokalen för 54 dagar per år fördelat enligt nedan:

a) Konferenser/Kongresser

Med konferenser/kongresser avses dagar bokade av kommunen och dess nämn- der och förvaltningar, samt helägda kommunala bolag.

Romanhallen inkl. Glasverandan för konferenser/kongresser 30 heldagar per år. Med heldag avses kl. 08:00-17:00. Dessa heldagar kan inte ersättas med halvdagar eller liknande, såvida inte båda parter godkänner detta.

b) Publika arrangemang

Med publika arrangemang avses ideella föreningar och organisationer som arran- gerar icke-kommersiella arrangemang.

Romanhallen inkl. Glasverandan 24 heldagar per år för publika arrangemang. Med heldag avses här kl. 17:00 – 01:00. Dessa heldagar kan inte ersättas med halvdagar eller liknande, såvida inte båda parter godkänner detta.

Kalmarsalen ska ha erforderlig personal, dock min. 2 personer, tillgänglig i Loka- len till dess att arrangemanget är slut.

7. Bokningsregler

a) Konferenser/Kongresser

Bokning sker via kommunledningskontoret.

För bokning av arrangemang på fredag – måndag kan kommunledningskontoret boka lokalen med den framförhållning som kommunledningskontoret själv anser vara befogad.

För bokning av arrangemang på tisdag – torsdag kan kommunledningskontoret boka lokalen inom en fyramånadersperiod före arrangemangsdagen.

b) Publika arrangemang

Bokning sker via Destination Kalmar AB.

För bokning av arrangemang på söndag – tisdag kan Destination Kalmar AB boka lokalen med den framförhållning som Destination Kalmar AB själv anser vara befogad.

För bokning av arrangemang på onsdag – lördag kan Destination Kalmar AB boka lokalen inom en tvåmånadersperiod före arrangemangsdagen.

c) Avbokning

Om avbokning sker senast en månad innan planerad aktivitet ska den dagen inte avräknas på utnyttjade dagar.

d) Undantag för kommersiella arrangemang

3 (3)

Kommunen får inte medge någon att utnyttja kommunens konferensdagar för arrangemang som helt eller delvis är kommersiella och som därmed konkurrerar med Kalmarsalens egen verksamhet.

All bokning sker i samråd med Kalmarsalen.

8. Uppföljning

Efter varje halvårsskifte skickas en redovisning till kommunledningskontoret. Redovisningen skall innehålla specifikation av utnyttjade dagar.

Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt.

Kalmar den Kalmar den

Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx

Kalmarsalen Kongress & Kalmar kommun Evenemang AB

Bilaga

Kalmarsalens Romanhall är Kalmars största scen med 851 platser. I mars 2015 så fyller den 25 år och nu planeras för en ombyggnation till flexibel lösning. Denna skulle då innebära ca 910 sittande vid konsert, ca 1 000 stående och 288 sittande vid konsert eller med möjlighet till 500 sittande ätande gäster då gradängerna är infällda. Därtill kommer 300 sittande gäster på Glasverandan, så totalt 800 st sittande gäster i lokalerna.

Projekteringen kring brand och utrymning pågår.

Bifogar 1 bild på salen idag, samt 2 bilder på hur det kan tänkas se ut efter ombyggnation (bilder från en mindre befintlig sal som illustration).

Document Metadata

Table of Contents

TJÄNSTESKRIVELSE‌

Document Metadata

TJÄNSTESKRIVELSE‌