Ägardirektiv 2022
Regionledningskontoret Xxx Xxxxxxx
2021-12-17 Dnr: RÖ 2021-4746
Ägardirektiv 2022
1. GENERELLA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR BOLAGET
1.1 Bolagets verksamhet
Bolaget skall på den regionala kollektivtrafikmyndighetens uppdrag upphandla, organisera och samordna den regionala kollektivtrafiken i Östergötland samt verka för och främja en attraktiv och effektiv kollektivtrafik i Östergötland och till angränsande regioner.
1.2 Bolagets syfte
Bolagets syfte skall vara att utgöra upphandlings- och driftsorganisation åt den regionala kollektivtrafikmyndigheten i Östergötland. Bolaget ska också bistå myndigheten i enlighet med aktuellt uppdragsavtal.
1.3 Ägarens uppsikt enligt kommunallagen
Bolaget står i sin verksamhet under uppsikt av Region Östergötland. Det ankommer på Bolagets styrelse och i förekommande fall verkställande direktören att följa av regionen fastställda riktlinjer och regler för styrning av regionägda bolag, stiftelser och andra associationer och andra av ägaren utfärdade direktiv för verksamheten om de inte står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan författning.
1.4 Bolagets bolagsstämmor
Styrelsen har att kalla till bolagsstämma. Kallelse till bolagsstämma skall skickas till Region Östergötlands officiella adress. Kallelsen skall ske på sätt som föreskrivs i bolagsordningen. Kallelsen skall åtföljas av handlingar tillhörande de ärenden som skall behandlas av stämman. Inför ordinarie bolagsstämma skall kallelsen åtföljas av undertecknad årsredovisning, förvaltningsberättelse, revisionsberättelse och granskningsrapport, styrelsens förslag till arvoden åt styrelseledamöter, revisorer och lekmannarevisorer.
Eftersom regionfullmäktige eller regionstyrelsen, utifrån ärendets art, har att utfärda instruktion till stämmoombudet skall bolaget senast åtta veckor före planerad bolagsstämma lämna skriftlig
Regionledningskontoret Xxx Xxxxxxx
2021-12-17 Dnr: RÖ 2021-4746
förhandsinformation om tidpunkt för bolagsstämma och plats samt om de ärenden som kommer att behandlas på stämman. Informationen skall inges till regionledningskontoret vid Region Östergötland.
2. BOLAGETS LEDNING
Styrelsen skall utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete.
3. INSYN OCH INFORMATION
Bolaget skall hålla Ägaren informerad om sin verksamhet och om planerade åtgärder av större vikt. Det åligger bolaget att utan dröjsmål översända följande handlingar till Ägaren:
• protokoll från bolagsstämma
• protokoll från styrelsesammanträde
• bolagets årsredovisning
• revisionsberättelse och granskningsrapport
• affärsplan och budget
• övriga handlingar av vikt för Ägaren
Årsredovisning skall tillställas regionstyrelsen senast den 15 april året efter verksamhetsåret eller senast vid annan tidpunkt som särskilt anges i regionledningskontorets instruktion inför bokslut varje år.
Bolagsstyrningsrapport ska tillställas regionstyrelsen senast den 20 januari året efter verksamhetsåret eller senast vid annan tidpunkt som särskilt anges i regionledningskontorets instruktion inför varje årsslut.
4. Ägardialog
Minst två gånger per år (en gång på våren och en gång på hösten) ska bolaget kalla ägaren till ägardialog för att ge aktuell information och samtidigt ge möjlighet för ägaren att samråda med bolaget kring principiellt viktiga frågor. Ägardialogen sker med regionstyrelsens ordförande samt 2:e vice ordförande.
Regionledningskontoret Xxx Xxxxxxx
2021-12-17 Dnr: RÖ 2021-4746
5. SÄRSKILDA DIREKTIV FÖR BOLAGETS EKONOMISKA FÖRVALTNING
5.1 Resultat och eget kapital
Om inte Ägaren i direktiv anger något annat har bolaget inga resultat eller avkastningskrav. Bolagets ersättning från trafik- och samhällplaneringsnämnden räknas årligen upp med av Ägaren fastställt regionindex. Kostnader för nyanskaffning av tågfordon, samt bolaget Mälardalstrafik ersätts utöver fastställt regionindex och hanteras i Ägarens treårsbudget.
Storleken på det egna kapitalet fastställs av ägaren i samband med bolagets årsbokslut.
5.2 Anskaffning av tågfordon
Investering och finansiering av anskaffning av tågfordon skall hanteras i enlighet med landstingsfullmäktiges beslut ”Hantering av investeringar i regional kollektivtrafik”, diarienummer LiÖ 2003-802.
6. SÄRSKILDA DIREKTIV FÖR BOLAGETS UPPHANDLINGAR
Vid upphandling av kollektivtrafik ska, om det inte är olämpligt med hänsyn till upphandlingens art eller omfattning, eller strider mot gällande lagstiftning, krav ställas på personalövergång från den entreprenör som innehar uppdraget till den entreprenör som övertar uppdraget.
7. STÄLLNINGSTAGANDE OCH GODKÄNNANDE
I Region Östergötland skall följande frågor för bedrivande av verksamhet i aktiebolag beslutas av fullmäktige:
• Strategier för Region Östergötlands ägande av verksamhet.
• Bolagsordning.
• Aktiekapital.
• Kapitaltäckningsgaranti.
• Försäljning av bolag i sin helhet eller delar av bolag.
• Fusion av företag.
• Förvärv eller bildande av dotterföretag.
• Förvärv eller försäljning av bolaget ägda fastigheter.
• Utseende av styrelseledamöter och lekmannarevisorer.
• Försäkringar för styrelseledamöter och lekmannarevisorer.
Regionledningskontoret Xxx Xxxxxxx
2021-12-17 Dnr: RÖ 2021-4746
8. OFFENTLIGHETSPRINCIPEN
I aktiebolag, i vilka regionen utövar ett rättsligt bestämmande, har regionen att tillse att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar även i tillämpliga delar skall gälla handlingar i aktiebolaget.
Bolaget har att på framställan från regionen att i tillämpliga delar hålla bolagets handlingar tillgängliga för medborgarna såsom föreskrives i 2 kap 3 § Offentlighets- och sekretesslagen.
Innehåller handling, som skall överlämnas till regionen uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinnes, får bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material skall framgå att sådan åtgärd vidtagits.
Offentlighetsprincipen innebär en rätt för eftersökande part att på plats få ta del av offentliga handlingar eller utfå kopia av dessa mot utgivande av regionfullmäktige fastställd ersättning.
9. FÖRVALTNINGSBERÄTTELSENS INNEHÅLL
Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen, utöver vad som följer av god redovisningssed, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av kommunala syftet med bolaget och dess verksamhet.
10. REVISION
Utöver vad aktiebolagslagen stadgar, skall bolagets lekmannarevisorer, mot bakgrund av det kommunala syftet med bolaget och dess verksamhet, pröva huruvida verksamheten bedrivits ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Granskningsrapport skall innehålla uttalande om hur denna prövning utfallit.
11. SÄRSKILT UPPDRAG FÖR ÅR 2022
För år 2022 finns inga särskilda uppdrag utöver vad som anges i uppdragsavtal och beslutas av trafik- och samhällsplaneringsnämnden.