Upphandling av arkivtjänster i hanteringen av fysiskt arkiv Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag UPP 2016/3 2016-03-17

Upphandlingen avser hantering av myndighetens arkivhandlingar genom förvaring i godkända arkivlokaler, transport av arkivhandlingar från SPSM:s lokalkontor för förvaring i nämnda arkivlokaler, ordnande och förtecknande i samband med inleverans av arkiv samt återsökning och framplockning av arkivhandlingar i de levererade arkiven. Vid behov förekommer även kopiering av arkivhandlingar genom kopieringsapparat eller genom skanning.

Avtalstiden ska vara 2016-07-01 – 2018-06-30, med möjlighet för SPSM att förlänga avtalet med ytterligare två år.

SPSM har idag en leverantör som ordnar och förtecknar upphörda myndigheters analoga arkiv, förvarar arkivhandlingar, samt hanterar arkivmaterial som behöver transporteras etc. Det avtalet löper fram till och med juni 2016 och kommer vad avser tjänsten tillhandahållande av digitaliserat arkivmaterial att förlängas ytterligare, dock längst t.o.m. juni 2017.

Den nya leverantören ska fungera som ett centralarkiv för den arkivbildning i SPSM:s verksamheter som fortfarande sker på papper. Den nya leverantören ska också förvara föremål som har ett kulturellt värde och som tagits omhand från upphörda myndigheters skolverksamhet.

I tjänsten ingår också att söka fram arkivinformation och arkivhandlingar från arkiven för användning i verksamheterna alternativt för utlämnande av allmän handling till extern part. I uppdraget ingår också att förvara gallringsbara handlingar samt att destruera dessa efter SPSM:s uttryckliga önskemål.

Upphandlande enhet

Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) är en rikstäckande myndighet för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor. Alla insatser syftar till att öka kunskapen hos dem som arbetar i kommunerna, så att barn, unga och vuxenstud- erande med funktionsnedsättning kan få en utveckling och utbildning som präglas av likvärdighet, rätt till stöd, lika bemötande, full delaktighet, tillgänglighet och jämlika villkor.

Vi driver specialskolor för vissa målgrupper, och fördelar olika bidrag till utbild- ningsanordnare av vuxenutbildning för studerande med funktionsnedsättning. Vi främjar också utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning så att de får tillgång till läromedel som gör det möjligt för dem att uppnå kunskapsmålen i skolan.

Huvudkontoret finns i Härnösand, verksamheten utgår från våra fem regioner med kontor och specialskolor i Härnösand, Umeå, Örebro, Stockholm, Göteborg, Malmö, Lund och Vänersborg. Vi har också lokalkontor över hela landet från Luleå i norr till Malmö i söder, så myndigheten består av allt från små kontor med två personer till lokaler med över hundra personal på samma adress. SPSM har för närvarande cirka 1 100 anställda och 600 elever.

Enheten för rättsfrågor och processtöd

Hos SPSM finns också upphörda myndigheters arkiv förvarade t ex Specialpedagogiska institutet (SIT) och Specialskolemyndigheten (SPM), vars arkiv är överlämnade till SPSM enligt beslut av Riksarkivet.

Stabsavdelningen, Enheten för rättsfrågor och processtöd, svarar för denna upphandling.

Ytterligare information om vår verksamhet och organisation finns på myndighetens webbplats, xxx.xxxx.xx.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Observera att anbud antas utan föregående förhandling. Upphandlingen är den typ av upphandling av B-tjänster som avses i bilaga 3 till LOU, Kategori 26, Arkivtjänster CPV 92512000-3.

Allmänna anbudsförutsättningar

Anbud ska:

• vara skrivet på svenska språket

• lämnas skriftligen i ett original, i slutet kuvert

• lämnas för hela uppdraget

• vara myndigheten tillhanda senast 2016-04-29

• vara gällande till 2016-09-30

• undertecknas av behörig företrädare för anbudsgivaren

Anbud skickas i neutral försändelse – utan företagsbeteckning – men försedd med texten ”Anbud – Arkivlokal Dnr UPP 2016/3.

Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras.

Anbudsadress

Anbud skickas till följande adress:

Specialpedagogiska skolmyndigheten Registrator

Box 1100

871 29 HÄRNÖSAND

Anbud som lämnas personligen eller med bud lämnas på Huvudkontoret, besöksadress Xxxxxxxxxxxxx 00, Xxxxxxxxx. För kännedom vill vi informera om att kontoret har öppet måndag-fredag kl. 08.00-16.00. Utanför kontorstid finns ett brevinkast till vänster om myndighetens entré vid huvudkontoret på Xxxxxxxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx.

Anbudets innehåll

Anbudet ska innehålla samtliga efterfrågade dokument och redovisningar.

Anbudsgivaren ska besvara samtliga frågor alternativt bifoga önskad dokumentation med anbudet. Använd och underteckna bifogat Anbudsformulär.

Anbudsgivaren uppmanas att begränsa svaren att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas.

Prövning av anbud

Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda ska-krav och formalia uppfylls. Myndigheten kommer därefter utvärdera och anta det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet enligt vad som anges i avsnitt 3.

Priser

Priser ska anges som fast pris i SEK, exklusive moms, för samtliga tjänster nedan:

• förvaring: dvs. arkivhylla per hyllmeter/år samt för pall per år.

• återsökningsuppdrag, per påbörjad arbetstimme

• leveranshantering: dvs.

o hämtning per hyllmeter från anvisad hylla i kundens lokal (opackat material) samt uppackning per hyllmeter i egen lokal, samt

o transport per upp till 20 hyllmeter/mil (inklusive lastning i fordon av redan packat material)

• ordning och förteckning; dvs. per hyllmeter för att förteckna och etikettera färdiga volymer (normalpris) samt per hyllmeter för att avgränsa, ordna, volymlägga, förteckna och etikettera (högre svårighetsgrad)

• destruktion av handlingar: dvs per påbörjad arbetstimme för leverantörens personal

Använd bifogat anbudsformulär.

Frågor och kontaktperson

Eventuella frågor ställs till Xxxxx Xxxxxxxxxx, Samordnare Arkiv/Registratur. Frågor ska ställas skriftligen, gärna via e-post (xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xx), i så god tid som möjligt dock senast 2016-04-18. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande kommer löpande att publiceras via vår webbplats, xxx.xxxx.xx.

Välj ”Om oss” och ”Upphandlingar”. Svar publiceras senast 2016-04-22.

Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget.

Anbudsgivares begäran om sekretess

Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats. SPSM lyder i egenskap av statlig myndighet under offentlighetsprincipen. Det innebär bland annat att inkomna handlingar blir allmänna och måste lämnas ut till den som vill titta på handlingen. Med handling avses även exempelvis en CD-skiva och elektroniska dokument.

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av

särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren.

För att SPSM ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud ombeds anbudsgivaren skriftligen (Se bilaga 4):

• begära att uppgift ska hållas hemlig

• ange vilken/vilka uppgift/er som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt)

• ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs

Begäran prövas av SPSM om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften eller uppgifterna.

Om SPSM gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Begär inte anbudsgivaren att vissa delar av anbudet ska omfattas av sekretess kan SPSM komma att lämna ut handlingarna utan att först kontakta anbudsgivaren.

SPSM kan inte garantera sekretess utan en sekretessprövning kommer ske i de fall anbudet begärs ut.

Meddelande om beslut och upphandlingskontrakt

Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem som tilldelas kontrakt och skälen till det kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare. Beslutet skickas till den e-postadress som anbudsgivaren har uppgivit i anbudet.

Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den utförare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt XXX och som undertecknas av parterna.

Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio (10) dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan, beroende på reglerna kring överprövning av upphandlingsärenden.

Avtalet blir bindande för SPSM när myndigheten undertecknat det. Antagen anbudsgivare ska vara beredd att underteckna avtalet så fort tilldelningsbeslut har fattats.

Xxxxxx Xxxxx Chefsjurist

Förfrågningsunderlag

1 Krav på leverantören

1.1 Inledning

Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänsten/produkten. Nedan efterfrågade dokumentation ska där så angivits omfatta både anbudsgivande leverantör samt av denne anlitade underleverantörer. Om anbudsgivaren använder underleverantör ska anbudsgivaren ansvara för underleverantörens arbete som sitt eget. Anbudsgivaren ska i anbudet ange där underleverantör åberopas.

1.2 Resurser och kompetens – Verksamhet

Anbudsgivande företag ska bedriva verksamhet inom det verksamhetsområde som omfattas av denna upphandling. Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet inom området.

Anbudet ska innehålla

a) en bekräftelse på att ställda krav uppfylls.

b) en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget (fakta om företaget, verksamhetens inriktning och kompetensresurser

1.3 Resurser och kompetens – Personal

Uppdraget ska utföras av ett erforderligt antal personal med adekvat utbildning och erfarenhet av att utföra den här typen av uppdrag.

Leverantören ska utse en kontaktperson som är ansvarig för avtalet. Kontaktpersonen

ska ha kunskap att diskutera uppdragen med anledning av avtalet med SPSM.

Leverantörens kontaktperson ska i regel vara tillgänglig vardag kl. 08:00–16:00 på telefon. Kontaktpersonen ska också kunna nås per e-post.

Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivares möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens.

Leverantören ska kunna uttrycka sig på svenska såväl muntligt som skriftligt i all kommunikation med SPSM.

Kontaktperson, ska ses som nyckelperson och får inte bytas ut utan SPSM:s godkännande av ersättare.

Anbudet ska innehålla

a) en bekräftelse på att ställda krav uppfylls.

b) namn, cv, beskrivning av nyckelperson/kontaktperson

c) en beskrivning över hur avtalad kompetens kan hållas över tid, vid t.ex. förlust av enskild person.

1.4 Krav på ledning med referenser

Anbudsgivande företag, eller personer i ledande ställning, ska ha minst tre års erfarenhet av att ordna, förteckna, förvara och digitalisera arkivmaterial på uppdrag av myndighet alternativt kommunalt eller statligt bolag.

Anbudsgivaren ska även ha stor erfarenhet av att hantera beställningar och att utföra återsökningar i olika typer av arkivbestånd.

För att säkerställa att anbudsgivaren har erfarenhet som beskrivits i föregående stycke ska två olika referensuppdrag lämnas tillsammans med anbudet. Referenser, som ska vara från två olika myndigheter eller statliga bolag, får ej vara avslutade före 2013.

Anbudet ska innehålla

a) en bekräftelse på att ställda krav uppfylls.

b) en kortfattad beskrivning av uppdragen som visar att de ovan ställda kraven är uppfyllda. Minst ett av uppdragen ska styrkas av referens och vara undertecknad av uppdragsgivaren. Referenserna ska innehålla information enligt bifogad mall (bilaga 3).

1.5 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m.

Anbudsgivaren eller företrädare för denne får inte enligt lagakraftvunnen dom ha dömts för brott som anges i 10 kap. 1 § första stycket LOU.

SPSM kan komma att utesluta en leverantör som är i konkurs, dömts för brott avseende yrkesutövning, inte betalat sociala avgifter eller annars uppfyller någon av förutsättningarna i 10 kap. 2 § punkterna 1 – 6 i LOU.

SPSM kommer avseende vinnande anbud att inhämta offentliga upplysningar hos Skatteverket enligt blankett SKV 4820.

Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren ska uppfylla kravet på registrering enligt 11 kap. 6 § LOU.

Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesut- övningen enligt lagakraftvunnen dom eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de tre senaste åren.

Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till sina anbud bifoga motsvarande intyg från myndigheter i det egna landet.

Anbudsgivare ska till anbudet bifoga följande handlingar avseende anbudsgivarens företag:

a) Kopia på ett högst 6 månader gammalt registreringsbevis för de anbudslämnande företaget, utfärdat av behörig officiell myndighet Registreringsbeviset ska utvisa de förhållanden som gäller när anbudet lämnas.

b) Intyg (bilaga 2) undertecknat av ansvarig firmatecknare som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget ska omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet.

1.6 Ekonomisk och finansiell ställning

Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning och kunna styrka sin riskklass enligt information i UC:s (Upplysningscentralens) databas eller motsvarande. Minst riskklass tre (3) av fem (5) eller motsvarande krävs. Detta ska visas genom att ett aktuellt riskintyg från UC eller motsvarande bifogas anbudet. Intyget ska gälla värden redovisade vid utgången av senast registrerade och avslutade räkenskapsåret.

I de fall lägre riskklassificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet.

Anbudet ska innehålla

a) en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

b) aktuellt riskintyg från UC eller motsvarande.

1.7 Antidiskrimineringskrav

Anbudsgivaren ska vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa för varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbudsgivare diskriminerat eller diskriminerar på så sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet.

a) Företrädare för anbudsgivare eller anställd hos honom har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering enligt 16 Kap 9§ brottsbalken.

b) Anbudsgivaren har betalt skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning:

o 16-19 §§ enligt lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet

o 11-15 §§ lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning

o 12-16 §§ lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder

o 25-26 §§ jämställdhetslagen.

Anbudet ska innehålla

a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls

1.8 Miljökrav

Anbudsgivaren ska vara miljöcertifierad enligt ISO 14001 eller motsvarande, alternativt ha annan dokumentation upprättad för sitt miljöarbete.

Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

1.9 Sociala krav

Anbudsgivaren ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter och tjänster som levereras till SPSM ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med:

• FN:s barnkonvention, artikel 32

• det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i verksamhetslandet

• den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i verksamhetslandet

• leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition

Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

2 Krav på tjänsterna

2.1 Inledning

SPSM har lokaler på uppskattningsvis 25 orter i landet, från Lund och Malmö i söder till Luleå i norr. Runt 1100 personer arbetar på myndigheten. Myndigheten har under senare år vidtagit omfattande ordnings- och förteckningsarbeten i upphörda myndigheters arkiv som myndigheten ansvarar för. Men vissa insatser kvarstår. I den aktuella arkivbildningen hos SPSM tillkommer fortlöpande behov av transporter av arkivhandlingar till central arkivdepå för ordnings- och förteckningsarbeten samt förvaring.

Myndigheten behöver mot den här bakgrunden anlita en leverantör som hanterar myndighetens arkivhandlingar genom att förvara arkiv i godkända arkivlokaler, transporterar arkiv från SPSM:s lokalkontor till arkivlokal, ordnar och förtecknar arkiv, återsöker, kopierar eller skannar arkivhandlingar och tillhandahåller dem till anvisade beställare hos SPSM. Även en viss destruktion av handlingar kan förekomma.

Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

2.2 Förvaring av myndighetens fysiska arkiv

Leverantören ska tillhandahålla en lokal som

• SPSM:s personal kan nå med allmänna kommunikationer inom en restid på två timmar till kommunen där arkivlokalen är belägen. Restiden beräknas från SPSM:s kontor i Stockholm eller Härnösand.

• kan förvara myndighetens fysiska arkivhandlingar, dock högst 1000 hyllmeter. Idag har myndigheten cirka 600 hyllmeter arkiv och kulturföremål i sekundär förvaring. Ca 300 hyllmeter av dessa utgörs av pappersarkiv, böcker (70 hm), video, ljudband mm (140 hm), planscher (20), museiföremål (60 hm), foto/dia (33 hm). Utöver detta finns även cirka tio pallar med kulturföremål som tagits omhand från myndighetens specialskolor. Om Leverantören och SPSM kommer överens om det kan förvaring av arkivhandlingar och föremål komma att överstiga 1000 hyllmeter.

• skyddar mot brand, fukt och obehörig åtkomst, i enlighet med bestämmelserna i Riksarkivets författningssamling, RA-FS 2013:4

• kan fungera som lokal för inventerings- samt ordnings- och förteckningsarbeten

• rymmer en gästarbetsplats för SPSM:s räkning, vid behov i de fall utredning av mer komplicerad natur fordras.

För att styrka kraven på lokalen ska anbudsgivaren vid anmodan kunna lämna in dokumentation som beskriver arkivlokalens utformning och placering. Här avses exempelvis:

- handlingar som beskriver arkivlokalens placering. Såväl byggnadens placering

i omgivningen som arkivlokalens placering inne i byggnaden,

- ritningar med kompletterande beskrivningar av lokalens utformning och inredning,

- brandskyddsdokumentation

- annan relevant dokumentation

Dokumentationen kommer att granskas av Riksarkivet som lämnar sitt yttrande. Leverantören ska

• förvara handlingarna i hylla.

• anpassa hyllinredningen efter de arkivhandlingar som ska ställas upp i hyllsystemet.

• hantera arkivhandlingar så att de kan bevaras på ett sätt som arkivförfattningar för myndighetsarkiv föreskriver.

• förvara kulturföremål såsom böcker, planscher och museiföremål på hylla. Leverantören får förvara skrymmande eller osorterat material på pall.

Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

2.3 Tillhandahållande av handlingar

Leverantören ska kunna tillhandhålla SPSM de allmänna handlingar som SPSM är skyldig att lämna men även de arkivhandlingar som efterfrågas på annan grund.

Återsökning och tillhandahållande ska ske med underlag av upprättade arkivförteckningar. De arkivhandlingar som ska återföras ska kunna kopieras i kopieringaparat eller skannas till pdf-format och läggas upp på anvisad ftp-yta hos SPSM eller överföras via e-post. Varje tillhandahållande sker till anvisad handläggare hos SPSM och på ett sätt som överenskommes med SPSM.

Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

2.4 Transport av myndighetens fysiska arkiv

Leverantören ska

• på anmodan kunna ansvara för packning av materialet inför leveransen. Leverantören ska då packa arkiv från angiven hylla efter kortfattad instruktion given av SPSM:s personal och därefter transportera.

• transportera redan packat material från angiven hylla efter kortfattad instruktion given av SPSM:s personal

• i den lokal där arkivmaterialet ska förvaras kunna ställa upp materialet i enlighet med av SPSM givna instruktioner och så som arkivet är redovisat i förteckning eller inventeringslista. Etablerad praxis vid allmänt arkiv ska användas. Om så behövs ska anbudsgivaren vid uppställning och uppackning

anpassa befintliga hyllsystem efter arkivhandlingarna och utnyttja arkivutrymmet på ett så utrymmeseffektivt sätt som möjligt.

• ha kapacitet att flytta dvs. hämta, transportera och packa upp minst 20 hyllmeter arkivhandlingar vid ett och samma tillfälle. Med ett och samma tillfälle avses helst samma dag men tjänsten kan utföras under flera dagar om det blir mer effektivt när tjänsten ska utföras, förutsatt att tillräckliga säkerhetsnivåer uppnås.

• under transporten hantera arkivhandlingarna så att de kan bevaras på det sätt som arkivförfattningarna kräver.

• när avtalet upphör transportera arkivmaterialet till ny leverantör om inte SPSM bestämmer att transporten ska genomföras av någon annan.

Leverantören ska så länge handlingarna transporteras av leverantören skydda handlingarna mot brand, fukt och obehörig åtkomst.

Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

2.5 Ordnings- och förteckningsarbete

Tjänsten innebär att Leverantören ska ordna och förteckna de allmänna handlingar som SPSM ger Leverantören i uppdrag att ordna och förteckna. Ordnings- och förteckningsarbeten kommer att ske löpande, vid behov, och i samverkan med SPSM. Ordnings- och förteckningsarbeten ska:

• utföras i den lokal som Leverantören disponerar över. Lokalen ska skydda mot brand, fukt och obehörig åtkomst, i enlighet med bestämmelserna i Riksarkivets författningssamling, RA-FS 2013:4

• följa allmänna arkivschemat, för de upphörda myndigheternas arkiv samt följa verksamhetsbaserad arkivredovisning för den aktuella arkivbildningen hos SPSM.

Leverantören ska

• kunna upprätta en digital arkivförteckning i ett elektroniskt arkivredovisningssystem.

• kunna dela den digitala arkivförteckningen med SPSM samt vid avtalets slut kunna överlämna den digitala arkivförteckningen till SPSM i digital form.

• ha tillgång till en programvara som kan exportera upprättade arkivförteckningar i Riksarkivets variant av EAD-formatet till SPSM. Specifikation till EAD finns att ladda ned på xxxx://xxx.xx.xx/xxx/.

Förvaringsmedlen ska följa svensk standard SS ISO 16245. Kartongläggningen ska följa etablerad praxis vid allmänt arkiv.

Arkivhandlingarna ska efter att de ordnats och förtecknats förvaras av leverantören för att vid avtalets slut levereras till SPSM.

Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

2.6 Destruktion av handlingar

För viss del av de arkivhandlingar som levereras till arkivlokalen kan gallring komma att ske i ett senare skede. På anmodan ska leverantören kunna genomföra destruktionen av vissa handlingar. SPSM upprättar då en förteckning över de handlingar som ska gallras, markerar på förvaringsmedlen vilka volymer som ska gallras och leverantören sköter sedan destruktionen på ett sätt som leverantören och SPSM kommer överens om.

Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att ställda krav uppfylls

3 Anbudsutvärdering

Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda ska-krav och formalia uppfylls samt att avtalsvillkoren accepteras. Myndigheten kommer därefter anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt utvärderingsmodellen nedan.

Vid utvärderingen av vilken leverantör som har lägst anbudspris kommer följande beräkning göras för sammanräkning till utvärderingspris:

• Förvaring av 600 hyllmeter arkiv samt 10 pallar föremål.

• Återsökning av handlingar i 50 timmar.

• Packning, transport 20 mil samt uppställning av 20 hyllmeter arkiv.

• Förteckna och etikettera 20 hyllmeter färdiga volymer (normalpris)

• Ordna, förteckna och etikettera 20 hyllmeter arkiv (högre svårighetsgrad).

• Destruktion av handlingar i 10 timmar

Tjänst	Pris	Utvärdering	Utvärderings- pris
Förvaring
Pris för arkivhylla per hyllmeter och år	0 kr	*600 hyll- meter	0 kr
Pris för pall per år	0 kr	*10 pallar	0 kr
Återsökningsuppdrag
Pris för påbörjad arbetstimme	0 kr	*50 timmar	0 kr
Leveranshantering
Pris för hämtning per hyllmeter från anvisad hylla i kundens lokal (opackat material) samt uppackning per hyllmeter i egen lokal	0 kr	*20 hyllmeter	0 kr
Pris för transport per upp till 20 hyllmeter/mil (inklusive lastning i fordon av redan packat material)	0 kr	*20 mil	0 kr
Ordning och förteckning
Pris per hyllmeter för att förteckna och etikettera färdiga volymer (normalpris)	0 kr	*20 hyllmeter	0 kr
Pris per hyllmeter för att avgränsa, ordna, volymlägga, förteckna och etikettera (högre svårighetsgrad)	0 kr	*20 hyllmeter	0 kr
Destruktion av handlingar
Pris per påbörjad arbetstimme för leverantörens personal	0 kr	*10 timmar	0 kr
Utvärderingspris:			0 kr

Lägst utvärderingspris bland de kvalificerade anbuden kommer tilldelas kontrakt. Exempel

4 Avtalsvillkor

I avtalsförlagan, nedan, finns intagna de avtalsvillkor som tillsammans med kraven på leverantören och kraven på tjänsten utgör underlag till det slutliga avtalet mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt. Bekräftelse av att avtalsvillkoren accepteras lämnas genom tecknande i anbudsformuläret.

4.1 Avtalsförlaga

Efter en öppen upphandling har följande ramavtal slutits mellan

Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM), organisationsnummer 202100-5745 och (nedan kallat Företaget),

organisationsnummer ……… , med adress ,

Handlingar, ändringar och tillägg

Ändringar eller tillägg till detta avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för SPSM och leverantören.

Följande handlingar utgör en integrerad del av detta avtal. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om omständigheterna inte uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i den ordning de anges nedan.

1. Skriftliga ändringar och eller tillägg till detta avtal.

2. Förfrågningsunderlag med bilagor samt eventuella kompletteringar.

3. Detta avtal

4. Anbud med eventuella förtydliganden.

Omfattning

Företaget förbinder sig att åta sig uppdraget i den omfattning och på de villkor som angivits i förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor och avtalsförlaga.

Utförande

Leverantören ska utföra de tjänster som angivits i förfrågningsunderlaget, som är en integrerad del av detta avtal, när SPSM beställer eller avropar tjänst.

Leverantören ska utföra tjänsterna enligt lag och annan författning.

SPSM ska ha rätt att under avtalstiden inspektera de lokaler Leverantören använder för att förvara SPSM:s arkivmaterial.

Avtalsperiod

Avtalet gäller från och med avtalstecknande och två år (24 månader) framåt. Specialpedagogiska skolmyndigheten har därefter rätt att förlänga avtalet årsvis (12 månader) vid två tillfällen. Längsta möjliga avtalstid blir således fyra år.

Begäran om förlängning av avtalet ska göras skriftligt av SPSM senast sex (6) månader innan aktuell avtalsperiod tar slut.

Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp avtalet till omedelbart upphörande i det fall Företaget, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Företaget är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap 1-2§§, Lagen om offentlig upphandling.

SPSM har rätt att avropa från avtalet fram till dess att avtalet upphör att gälla. Villkoren i det här avtalet gäller även för avrop som genomförs när det här avtalet har upphört att gälla.

Kontaktpersoner

Specialpedagogiska skolmyndigheten: Xxxxx Xxxxxxxxxx, 010 - 473 XX XX Företaget: ……………………………………………., …-… .. ..

Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sin kontaktperson eller den person som leder ett uppdrag om SPSM begär det.

Leverantören får ersätta kontaktperson och personer som genomför uppdrag med annan person efter skriftligt medgivande från SPSM. SPSM ska lämna sådant medgivande om inte särskilda skäl föreligger. En förutsättning för byte är att ny person har relevant kompetens inom aktuellt område och att utförandet av uppdraget inte blir lidande av bytet.

Det finns ytterligare villkor avseende kontaktperson och uppdragsledare vilka anges i förfrågningsunderlaget vilket är en bilaga till detta avtal.

Avrop

SPSM ska kunna avropa från det här avtalet så fort det träder i kraft.

Beställningen av varje tjänst kommer att göras separat och SPSM börjar betala enligt vad som anges i varje beställning.

SPSM ställer en skriftlig beställning till Leverantören till den e-postadress som Leverantören angivit i det här avtalet.

Av SPSM:s beställning ska om det är möjligt följande framgå:

• Vad uppdraget innebär.

• Priset alternativt prisförfrågan

• Dag då uppdraget ska påbörjas

• Dag på uppdraget ska vara slutfört (avtalad leveransdag)

• Andra tidpunkter som är av stor betydelse för uppdraget, exempelvis sista dag då visst material måste hämtas från SPSM:s lokaler.

• Adresser till arbetsplatser där Leverantören ska hämta material.

• Uppdragets ungefärliga omfattning, inklusive arkivmaterialets ungefärliga omfattning.

Om Leverantören inte besvarat SPSM:s beställning inom en vecka ska uppdraget genomföras på det sätt SPSM angivit i sin beställning. Leverantören är ska påbörja uppdraget inom sex veckor från det att SPSM gjort beställningen. Uppdraget kan

emellertid påbörjas tidigare, om SPSM angivit det i beställningen och Leverantören inte invänt mot det inom en vecka.

Märkning av arkivhandlingar

Uppdragsgivaren ska se till att samtliga arkivhandlingar som omfattas av uppdraget märks så att det framgår att arkivhandlingarna tillhör SPSM.

Kvalitet och uppföljning

Företaget tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdraget sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Anmärkningar eller brister ska noteras samt vilka åtgärder som krävs.

Åtgärder ska vidtas skyndsamt, senast inom en arbetsvecka.

Tjänster och priser

Pris för genomförande enligt förfrågningsunderlaget, inkluderande samtliga med uppdraget förenade kostnader, anges nedan.

Tjänst	Pris
Förvaring
Pris för arkivhylla per hyllmeter och år	kr
Pris för pall per år	kr
Återsökningsuppdrag
Pris för påbörjad arbetstimme	kr
Leveranshantering
Pris för hämtning per hyllmeter från anvisad hylla i kundens lokal (opackat material) samt uppackning per hyllmeter i egen lokal	kr
Pris för transport per upp till 20 hyllmeter/mil (inklusive lastning i fordon av redan packat material)	kr
Ordning och förteckning
Pris per hyllmeter för att förteckna och etikettera färdiga volymer (normalpris)	kr
Pris per hyllmeter för att avgränsa, ordna, volymlägga, förteckna och etikettera (högre svårighetsgrad)	kr
Destruktion av handlingar
Pris per påbörjad arbetstimme för leverantörens personal	kr

Mervärdesskatt

Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser.

Prisjustering

Priserna gäller fasta under avtalets första tjugofyra (24) månader. Därefter har part möjlighet att skriftligen begära priskorrigering med hänvisning mot index.

Parterna ska gemensamt teckna överenskommelse om sådan prisjustering.

Prisjustering får endast ske inför ny avtalsperiod. Begäran om justering ska ske senast i samband med att SPSM:s begäran om utnyttjande av förlängningsoption. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s arbetskostnadsindex SNI 2007.

Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för september månad

närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4%.

Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån, xxx.xxx.xx. I händelse av att SCB upphör att leverera statistiken arbetskostnads-index görs beräkning med hjälp av annan statistik.

Utöver möjligheten att indexjustera priserna får parterna uppta förhandling om eventuella prisjusteringar om villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som kontraktet avser, avsevärt förändras till följd av ändrad lagstiftning eller statliga beslut.

Utnyttjande av uppdrag i marknadsföringssyfte

Företaget har inte rätt att utan Specialpedagogiska skolmyndighetens skriftliga medgivande i någon form av marknadsföring, annan information eller som referens i framtida anbud eller offerter ange att leverantören utför eller har utfört uppdrag åt Specialpedagogiska skolmyndigheten.

Underleverantör

Företaget ska i anbudet angivit eventuell underleverantör. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Företaget vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Företaget anlitade underleverantörer.

Fakturering

Fakturering får ske högst en gång per månad med betalningsvillkor 30 dagar netto. I kostnaden innefattas alla de kostnader som Företaget haft för att fullfölja uppdraget i enlighet med detta avtal och tillhörande handlingar.

Samtliga fakturerade kostnader ska kunna spåras till beställningar, exempelvis via ärendenummer och ärendenamn eller liknande. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för SPSM.

Betalning sker 30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmåls-ränta enligt räntelagen (1975:635).

Faktura skickas till:

SPSM FE 249

838 80 FRÖSÖN

På faktura ska ”Orgkod Z110” samt ”Beställare: Xxxxx Xxxxxxxxxx” anges så länge SPSM inte anger annat.

Specialpedagogiska skolmyndigheten har rätt att avvakta med utbetalningarna till dess eventuella brister är åtgärdade. Faktura som ej överensstämmer med beställning och/eller ordermottagande ska ses som en brist.

Företaget ska skicka elektroniska fakturor.

Leveranskontroll

Om parterna i en viss beställning har kommit överens om en leveransdag ska tjänsten vid den avtalade leveransdagen uppfylla avtalad specifikation. Avtalad specifikation ska innan avtalad leveransdag kunna kontrolleras av SPSM. Om SPSM inte genomför leveranskontroll inom tio arbetsdagar från det att Leverantören skriftligt meddelat SPSM att leveranskontroll kan ske anses SPSM ha godkänt uppdraget enligt beställningen eller den del av beställning som den avtalade leveransdagen avser.

Godkänner inte SPSM leveransen ska Leverantören omedelbart åtgärda felet eller bristen.

Om SPSM har invändningar på leveransen före den avtalade leveransdagen och Leverantören inte åtgärdar invändningarna, är leveransen försenad. Leverantören ska i så fall ersätta SPSM för eventuella merkostnader som SPSM får med anledning av förseningen.

Partsoberoende

Vid genomförandet av avtalet ska Företaget tillvarata och företräda Specialpedagogiska skolmyndighetens intressen. Företaget eller företagets personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller den avtalade tjänsten.

Information

Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande.

Sekretess

I det fall Leverantören ges tillgång till sekretesskyddad information ska tillämpliga bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) beaktas. Leverantören får inte röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift.

Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera sig om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. Denna bestämmelse gäller även efter det att avtalet upphört och så länge sekretessen består.

Ansvar för skada

Leverantören ansvarar för skador på material som Leverantören ansvarar för om inte skadan inträffat på grund av uppsåtligt eller vårdslöst handlande från SPSM. Det kan exempelvis handla om att leverantören får stå för kostnader för att återställa handlingar till läsbart skick. Av avsnitt 9 framgår det att Leverantören även blir ansvarig för skada som inträffat när en underleverantör haft hand om handlingarna.

Ansvar vid annat fel eller brist

Om någon av parterna inte följer det här avtalet ska felet eller bristen omedelbart åtgärdas så fort parten får kännedom om felet eller bristen. Om felet eller bristen innebär en merkostnad för motparten ska den felande parten ersätta sådan merkostnad.

Om inte någon av parterna åtgärdar allvarliga eller upprepade fel och brister på sätt som anges i det här avsnittet har den andra parten rätt att säga upp det här avtalet och eventuella avrop som Leverantören håller på att genomföra.

En part får också säga upp det här avtalet om motparten i övrigt inte följer avtalet och inte rättar sig trots att felet eller bristen påtalats. Sådan uppsägning sker med två månaders uppsägningstid.

Om SPSM säger upp avtalet enligt det här avsnittet ansvarar Leverantören för att transportera materialet till den nya lokal som SPSM anvisar, om inte SPSM väljer att sköta transporten själv. Om SPSM väljer att sköta transporter själv ska Leverantören ersätta SPSM för de rimliga merkostnader som SPSM har för den transporten, det vill säga för skillnaden i vad SPSM skulle ha betalat leverantören för transporten och vad SPSM faktiskt betalat till annan leverantör. Om den andra leverantören har samma eller lägre pris än det Leverantören erbjuder enligt det här avtalet behöver alltså inte Leverantören ersätta SPSM för merkostnader alls.

Hävning

Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna rätt att omgående häva avtalet eller begränsa det vad avser omfattning om inte rättelse sker efter skriftlig tillsägelse.

Antidiskrimineringsklausul

Leverantören ska följa gällande antidiskrimineringslagar.

Leverantören ska inom 14 dagar efter det att SPSM har begärt det redovisa vilka åtgärder som leverantören har vidtagit enligt reglerna i jämställdhetslagen (1991:433) och etniska diskrimineringslagen (1999:130). Om det införs en skyldighet att vidta aktiva åtgärder mot diskriminering även i andra antidiskrimineringslagar ska leverantören redovisa sådana åtgärder inom 14 dagar efter det att SPSM begärt det.

Överlåtelse av avtal

Part får inte utan motpartens skriftliga godkännande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet till annan.

Force majeure

Om fullgörandet av någon av parternas åtagande enligt avtalet förhindras av omständigheter som ej kunde förutses vid avtalets ingående, och som parterna ej kunnat råda över, ska detta utgöra befrielsegrund, som medför tidsförskjutning och befrielse från påföljder.

Om uppdragets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tio (10) veckor på grund av ovan angiven omständighet äger vardera parten, utan ersättningsskyldighet skriftligen frånträda avtalet.

Det åligger part, som önskar åberopa force majeure att utan uppskov skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst därav liksom dess upphörande.

Tvist

Tvister angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av allmän domstol i Sverige enligt svensk rätt, men undantag för dess lagvalsregler.

Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta avtalet.

Detta avtal upprättas i två likalydande exemplar, varav vardera parten tar var sitt.

Datering och underskrifter

Ovanstående villkor godkänns genom anbudsgivarens underskrift i anbudsformuläret.

Document Metadata

Table of Contents

Upphandling av arkivtjänster i hanteringen av fysiskt arkiv Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag UPP 2016/3 2016-03-17

Document Metadata