Tillämpning
Ungdomens Nordiska Råds allmänna avtals- och resevillkor i samband med sessionen 2018
Tillämpning
Dessa avtalsvillkor tillämpas för verksamhet och arrangemang som är kopplade till Ungdomens Nordiska Råds session 2018. Ungdomens Nordiska Råds sekretariat verkar inom Pohjola-Nordens ungdomsförbund rf. och verkar därmed enligt finsk lagstiftning.
Avtalsparternas allmänna skyldigheter
Det är på UNR-medlemsorganisationens och deltagarens ansvar att lämna korrekta upplysningar om namn, ålder osv. i anmälningsblanketten. Namnet på deltagaren måste vara det exakt samma som det som står i passet. Om felaktigt/felstavat namn eller fel födelsedatum angivits tas en avgift enligt resebyråns villkor för omskrift av biljetten förutsatt att flygbolagen tillåter att ändra på informationen.
Ifall er organisations representant är minderårig krävs ett intyg från deltagarens vårdnadshavare om att representanten inte är på UNR:s ansvar under sessionen.
Avtalets giltighetstid, upphävande och överföring
Avtalet träder i kraft när Ungdomens Nordiska Råds sekretariat mottagit anmälan till sessionen och skickat avtalet till medlemsorganisationen. Avtalet gäller tills 31.12.2018.
UNR-sessionsanmälningen är bindande. Ifall sessionsdeltagaren insjuknar eller dennes livssituation ändras oväntat och utgör ett hinder för sessionsdeltagande skall ett skriftligt meddelande om en avbokad anmälan skickas till UNR- sekretariatet. För att få återbetalning av deltagaravgiften krävs att delegaten kan uppvisa läkarintyg eller ett intyg av medlemsorganisationen om en förändrad livssituation. Avbokningen måste göras senast en vecka innan avresan under UNR sekretariatets öppettider kl. 9.00-16.00.
Ifall flygbiljetter inte har bokats till delegaten före inställandet debiteras 30 % av deltagaravgiften av medlemsorganisationen. Deltagaravgiften debiteras till fullo ifall UNR-sekretariatet inte har mottagit ett giltigt läkarintyg eller förklaring till en ändrad livssituation. Om flygbiljetter bokats för delegaten och dessa inte kan ombokas eller avbokas kostnadsfritt, bör medlemsorganisationen själv stå för ombokningskostnaderna. UNR står endast för en delegats resor per medlemsorganisation till sessionen och därmed står UNR inte för bokning av biljetter för en annan delegat.
Xxxxx medlemsorganisationen försummar sin betalningsskyldighet eller den ena avtalsparten annars väsentligt bryter mot avtalets allmänna eller särskilda villkor har den andra parten rätt att häva avtalet med omedelbar verkan. UNR:s sekretariat återbördar för de prestationer som redan gjorts. Medlemsorganisationen uppmärksammas skriftligt om avtalsbrottet innan avtalet hävs.
Om medlemsorganisationen vill skicka fler än en deltagare till sessionen står den utöver deltagaravgiften även för de kostnader som uppkommer för resor, inkvartering och måltider för alla extra deltagare.
Anmälningar
Medlemsorganisationen skall insända anmälningar och reklamationer skriftligen i anslutning till avtalet.
UNR strävar efter att via förhandlingar avgöra meningsskiljaktigheter som uppkommer av avtalet.
Allmänna resevillkor
Ungdomens Nordiska Råd har ingått ett avtal med Xxxxxx travels för bokningar av resor. Därmed efterföljer UNR Kilroy Travels allmänna resevillkor som kan läsas på deras hemsida xxx.xxxxxx.xx. Det samma gäller i de fall då UNR:s sekretariat bokar resor åt deltagare.
Internationellt student- eller ungdomskort
Pass eller annat identifikationsbevis
Deltagaren i UNR-sessionen ansvarar själv för att ha ett giltigt pass eller annat identifikationsbevis för att ha rätt att resa inom Norden.
UNR ansvarar inte för eventuella förluster eller ombokningar ifall deltagaren försummar pga. otillräckliga resedokument och resan därmed blir förhindrad.
Försäkring
UNR har inte en gruppförsäkring för sessionsdeltagare. Därmed förutsätter vi att alla har en egen reseförsäkring.
Incheckning
Vi rekommenderar att du är i god tid på flygplatsen före din avresa och följer flygbolagens rekommendationer gällande incheckning. Det kan vara långa köer till säkerhets- och passkontroll. UNR är inte skyldigt att boka en ny resa ifall en deltagare missar sitt flyg. Kontrollera alltid på förväg ifall din biljett innehåller incheckningsbart bagage. Om din biljett innehåller incheckningsbart bagage bör du alltid kontrollera din tillåtna bagagevikt innan avresa, eftersom UNR inte betalar resenärens eventuella bagageavgifter som tillkommit från övervikt eller extra bagage.
Elektronisk biljett
Om du reser med e-ticket ska du få ett e-mail som bekräftar din resa med en resplan. Skriv ut din e-ticket och din resplan och ta med dem till flygfältet.
Principer för behandling av personuppgifter
För att fullfölja detta evenemang samlas in endast de personuppgifter som behövs för att organisera och fullföra evenemanget. UNR behandlar i och med det information som faller inom kategorin för personuppgifter, alltså känslig information. Sådan information är information om hälsotillstånd, så som t.ex. uppgifter om allergier eller partitillhörighet. PNU och UNR behandlar UNR:s medlemsorganisationers angivna personinformation i sina digitala informationssystem och digitala tjänster, konfidentiellt och bakom låsta plattformar.