Contract
Ägardirektiv för Trosa Fibernät AB (Trofi) | |
Antagen av: | Kommunfullmäktige 2023-11-08, § 69, dnr KS 2023/112 Trosa Fibernät AB bolagsstämma 2023-11-24, § 12, Dnr TROFI 2023/14 |
Dokumentkategori: | Styrdokument |
Dokumenttyp: | Reglemente |
Kommunkontoret |
Innehållsförteckning
Ägardirektiv för Trosa Fibernät AB
2
1. Kommunövergripande styrdokument och riktlinjer 2
2. Bolaget som del av den kommunala organisationen 2
4. Kommunens uppsikt och styrfunktion 2
6. Fullmäktiges ställningstagande 4
11. Information och ägardialog 5
12. Samordning med koncernen 6
14. Rekrytering och instruktion för VD 7
19. Taxa för utlämnande av allmänna handlingar 7
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0000-000 00 • Fax: 0000-000 00 • E-post: xxxxx@xxxxx.xx xxx.xxxxx.xx
Ägardirektiv för Trosa Fibernät AB
Detta ägardirektiv avser Trosa Fibernät AB (556793-1711) nedan kallat bolaget och är antagna av kommunfullmäktige i Trosa 2023-11-08, § 69 och är fastställda av bolagsstämma för Trosa Fibernät AB 2023-11-24.
1. Kommunövergripande styrdokument och riktlinjer
Bolaget ska tillämpa de övergripande styrdokument som fullmäktige lägger fast för den Kommunala koncernen. Övergripande styrprinciper för koncernens verksamhet är Fastlagd kurs för Trosa kommun, antagen 1991-08-21. Styrmodell för Trosa kommun gäller även bolaget i tillämpliga delar.
Kommunstyrelsen kan i särskilt beslut avgöra vilka kommunala styrdokument som ska gälla för bolaget.
2. Bolaget som del av den kommunala organisationen
Bolaget ägs av Trosa kommun. Bolaget är en del av kommunens verksamhet och ska i sin verksamhet beakta detta.
Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom
1. bolagsordning
2. ägardirektiv
3. av fullmäktige och av kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv
4. förekommande avtal mellan kommunen och bolaget
Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.
Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.
4. Kommunens uppsikt och styrfunktion
Bolagets verksamhet står enligt kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen och kommunstyrelsen utövar kommunens styrfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsens reglemente.
Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagens handlingar och räkenskaper samt att i övrigt inspektera bolagen och dess verksamhet. Bolagen ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagens styrelse.
Kommunstyrelsen ska vid begäran och utan dröjsmål få del av:
• protokoll från bolagsstämma
• protokoll från styrelsesammanträde
• budget och verksamhetsplan
• bolagets ekonomiska rapporter och årsredovisning
• revisionsberättelse
Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9 § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och, om verksamheten har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Bolaget ska bygga, äga och förvalta infrastruktur för elektronisk kommunikation inom Trosa kommun.
Bolaget har i uppdrag att anlägga, förvalta och hyra ut bredbandsnät till kommuninvånarna, fritidsboende, näringsidkare, andra operatörer samt alla Trosa kommuns verksamheter inklusive det kommunala bolaget Trosabygdens Bostäder AB.
Det övergripande målet med Bolagets verksamhet är att Trosa kommun ska ha ett bredband med god täckning, hög bandbredd och hög driftsäkerhet. Bolaget ska medverka till att genomföra den för kommunen gällande bredbandsstrategin.
Bolaget ska teckna nödvändiga avtal med underleverantörer.
Bolaget ska inte utan kommunfullmäktiges medgivande bygga ut fibernätet till områden som inte kan finansieras inom de ekonomiska målen för bolaget.
Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Bolagets verksamhet skall drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av bolagsordningen och detta ägardirektiv.
Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är dels att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för kommunen och de som utnyttjar bolagets infrastruktur, dels att säkerställa att medborgarna och företagen har tillgång till en samhällskritisk infrastruktur som också, så långt det är möjligt, är framtidssäker.
Bolagets ändamål är att, som lägst och i samverkan med andra aktörer, uppfylla de nationella, regionala och kommunala målen för bredband till hushåll, näringsidkare och offentlig verksamhet.
Bolaget ska genom sitt uppdrag bidra till kommunens attraktivitet och service samt samhällsutveckling.
Bolaget ska drivas på ett sådant sätt att ägaren erhåller en långsiktigt rimlig avkastning på kapitalet. Bolaget ska bedrivas med långsiktig lönsamhet och
hållbarhet på affärsmässig grund.
Likvideras bolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla Trosa kommun.
7. Fullmäktiges ställningstagande
Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.
Kommunfullmäktige ska ges tillfälle att ta ställning innan bolaget fattar beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, såsom
• Förändrad bolagsstruktur.
• Investeringar som fordrar extern finansiering med kommunal borgen eller affärstransaktioner eller andra beslut som innebär en väsentlig utvidgning, inskränkning eller ändrad inriktning av verksamheten.
• Bildande, förvärv eller försäljning av fast egendom av strategisk betydelse för kommunen.
• Övriga frågor av principiell betydelse eller av större vikt
Skulle olika meningar uppkomma i bolagets styrelse om en fråga ska underställas fullmäktige ska samråd ske med kommunstyrelsen.
Bolagets styrelse ska i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar redovisa hur verksamheten bedrivs och utvecklas mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma och av kommunen uppställda ekonomiska mål och mål för verksamheten.
Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 9 § kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.
Bolaget ska ha sådana ekonomiska resurser att ägaren får en rimlig avkastning på kapitalet, med beaktande av kommunens finansiella åtagande och risk i bolaget.
Bolaget ska ha en sådan egen finansiell styrka att man långsiktigt klarar konjunktur- och marknadssvängningar utan ytterligare ägartillskott. Verksamheten
ska bedrivas utifrån affärsmässiga och långsiktiga ekonomiskt hållbara principer och arbeta för en långsiktig konsolidering i syfte att minska kommunens risker som ägare.
Bolagets ska årligen till Trosa kommun lämna en avkastning som är rimlig i förhållande till den risk ägaren löper. Bolagets ska nå en avkastning som står i rimlig proportion till bolagets kapital. Bolaget ska långsiktigt arbeta för att stärka avkastningen till nedanstående nivå.
1. Bolagets avkastning ska minst uppgå till 5%1
Bolaget ska formulera mål för att styra och följa upp verksamheten för att bidra till att KF uppnår sina mål.
Bolaget ska sträva efter att ha låga långsiktiga finansieringskostnader med beaktande av likviditets- och andra finansiella risker. Kommunfullmäktige fastställer på förslag av kommunstyrelsen ett borgenstak för kommunens engagemang i bolaget. För kommunal borgen ska uttas en borgensavgift enligt beslut kommunfullmäktige. Bolaget ska följa av kommunfullmäktige fastställd finanspolicy för kommunkoncernen.
Bolaget ska årligen och vid den tidpunkt som kommunstyrelsen fastställer tillställa kommunstyrelsen en plan för sin verksamhet och ekonomi för det följande räkenskapsåret. Planen ska innehålla redovisning i de avseenden kommunstyrelsen bestämmer. Efter beredning kan planen överlämnas till kommunfullmäktige om kommunfullmäktige så begär. Fullmäktiges eventuella beslut avseende planen kan utformas som ägardirektiv för bolaget. Med affärsplan menas återrapportering av bolagets aktiviteter för att uppfylla ägardirektivets mål.
Trosa Fibernät AB ska långsiktigt arbeta för att konsolidera bolaget i syfte att minimera kommunens risktagande. Verksamheten skall bedrivas utifrån affärsmässiga och långsiktigt ekonomiskt hållbara principer med skälig avkastning på eget kapital.
Bolaget ska tillämpa en affärsmodell med dels uthyrning av svartfiber dels tillhandahållande av nätet mot nätavgift och anslutningsavgift för inkoppling till nätet.
13. Information och ägardialog
Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar.
Bolagets styrelse ska vid minst ett tillfälle varje år inbjuda till överläggning med kommunstyrelsens ordförande, kommunchef och oppositionsrådet.
Bolagets styrelse, verkställande direktör, revisorer och lekmannarevisorer kan komma att kallas sedan årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport
1 Beräknas på resultat efter finansiella poster rensat för upp- och nedskrivningar i förhållande till aktiekapital.
tillställts kommunen och i god tid innan bolagsstämma närvara vid ett fullmäktigesammanträde för att besvara frågor om bolagets verksamhet.
Bolaget och kommunen ska ömsesidigt ta initiativ till samverkan som kan leda till ökad effektivitet (lägre kostnader och/eller högre kvalitet) för koncernen Trosa kommun.
Bolaget ska i den mån detta låter sig göras medverka i kommunens upphandlingar. Bolaget ska alltid vid köp av tjänster beakta möjligheten att anlita gemensamma servicefunktioner (ekonomi, inköp, IT etc.) som finns i kommunen och övriga kommunägda företag.
Bolaget ska bemannas av anställda på Trosa kommun.
Samordning ska ske med kommunen i fråga om budget och bokslutsprocesser och revision. Bolagets rapportering avseende ekonomi och verksamhet ska anpassas till de tidplaner som kommunstyrelsen beslutar för den kommunala organisationen i övrigt.
Bolaget ska årligen och vid den tidpunkt kommunstyrelsen fastställer tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag styrelsen begär för upprättande av kommunens sammanställda redovisning enligt lagen om kommunal redovisning.
Bolaget ska i sin internkontrollplan ha med kommunstyrelsens obligatoriska kontrollpunkter för nämnder och bolag när så är tillämpligt.
Bolaget ska presentera sin verksamhet och organisation på kommunens webbsida, i övrigt medverka i kommunens interna och externa information, samt använda kommunens grafiska profil. Bolaget ska vidare aktivt delta i marknadsföringen av Trosa kommun som bostads- och etableringsort.
Bolaget ska ha en planering som rustar verksamheten att hantera samhällsstörningar. Bolaget ska samordna sig med kommunen i samband med samhällsstörningar.
Samordnad revision
Upphandling av auktoriserad revisor i bolaget och sakkunnigt biträde till de förtroendevalda revisorerna och till lekmannarevisorer ska samordnas.
Revisorer och lekmannarevisorer ska samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta ska FAR:s rekommendation om gemensam revision tillämpas. Lekmannarevisorerna ska i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera bolagets måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten.
I likhet med koncernen i övrigt ska bolaget ha ett miljöledningssystem, som fastställs av bolagets styrelse. Miljöledningssystemet ska överensstämma med riktlinjerna för Trosa kommuns miljöledningssystem.
16. Rekrytering och instruktion för VD
Bolagets styrelse ska vid rekrytering och lönesättning av verkställande direktör samråda med kommunstyrelsens ordförande.
Styrelsen ska enligt aktiebolagslagen meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen ska se till att instruktionen omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.
I VD-instruktionen ska anges i vilken omfattning verkställande direktören, för styrelsen ska anmäla beslut denne fattat. De sålunda anmälda besluten ska upptas i styrelseprotokoll.
Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.
Bolaget har samhällsviktig infrastruktur och därför är det viktigt att beakta kraven på sekretess.
Arvode för styrelseledamöter utgår i enlighet med Trosa kommuns arvodes- och ersättningsreglemente för kommunalt förtroendevalda, antaget av kommunfullmäktige i Trosa kommun.
Trosa kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget.
20. Taxa för utlämnande av allmänna handlingar
Bolaget ska tillämpa den för Trosa kommun vid var tid gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar.