Bilaga Region Hallands e-handelssystem Agresso
Bilaga Region Hallands e-handelssystem Agresso
Detta dokument syftar till att beskriva vad e-handel med Region Halland omfattar så att det blir tydligt och klart för båda parter hur e-handel tillämpas.
1 Prislista
Region Halland tar emot originalprislistor och ersättningsprislistor. Det är alltså inte möjligt att skicka ändringsprislistor på en delmängd artiklar. En korrekt ersättnings- prislista innehåller alla artiklar, som ska erbjudas enligt avtalsvillkoren, oavsett om de har ändrats sedan föregående prislista eller inte.
Leverantören ska skicka en prislista enligt den frekvens som anges i avtalet eller enligt överenskommelse med avtalsansvarig. Prislistan ska skickas i god tid innan förändringen ska träda i kraft så att granskning kan ske innan prislistan ska börja gälla. Vid godkänd prisjustering under avtalstiden ska korrekt ny prislista vara inläst innan nya priser börjar gälla.
Prislistan ska hänvisa till Region Hallands avtalsid.
1.1 Innehåll
1.1.1 Sortiment enligt avtalsvillkor
Prislistan ska begränsas till det sortiment som avtalet omfattar. Artiklar som inte kan hänföras till avtalet får ej ingå i prislistan. Eventuella justeringar av sortiment ska göras vid begäran från regionen. Sortimentet kan innehålla både nettoprissatta artiklar och övrigt rabatterat sortiment. I prislistan ska det framgå om det är en nettoprissatt artikel eller övrigt rabatterat sortiment.
1.1.2 Artikelinformation
För användarvänlighet till Region Hallands avropare är det mycket viktigt att artiklarnas beskrivning och presentation har en god kvalitet. Förekommer det otydlighet eller bristande information om artiklarna drabbas både ni som leverantör och vi som kund, i form av ökad kundsupport och risk för felbeställningar.
Obligatoriskt innehåll i prislistan är: artikelnummer, artikelbeskrivning, pris, prisenhet, valuta, ledtid, UNSPSC, sortiment, avtalsid, produktgrupp (kod), produktgrupp (beskr). Jämförelsepris och varumärke ska anges i de fall det är relevant.
Artiklar ska ha en tydlig beskrivning, gärna med synonymer och en utökad varubeskrivning. Leverantören ska vara behjälplig med att ange synonymer och/eller en utökad varubeskrivning vid begäran från regionen. Det ska tydligt framgå vilken kvantitet som avses vid avrop av artikeln. För att bidra med tydlighet bör bilder finnas på artiklarna, om Region Halland anser att bilder krävs ska leverantören tillgodose detta.
Artikelmärkningar främjar möjligheten att välja exempelvis bra miljöval. Region Halland ser gärna att de artiklar som omfattas av officiella artikelmärkningar anges i prislistan enligt GS1 kodlista ”T0142 Artikelmarkeringar”. Se xxx.xx0.xx för aktuell kodlista, se bilaga A för exempel på artikelmärkningar enligt GS1.
Det är obligatoriskt att ange UNSPSC kod för varje artikel i prislistan. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) är FN:s standard för att klassificera artiklar och tjänster. Observera att UNSPSC är ett tillägg till SFTI Bas.
I de fall det är aktuellt med branschspecifik information eller klassificering ska leverantören vara behjälplig med att skicka med sådan information. Branschspecifik information kan exempelvis vara klassificering av läkemedel med så kallad ATC-kod.
1.2 Alternativa format för e-handel
Beroende på leverantörens tekniska förutsättningar finns två olika alternativ för att skicka prislista till Region Halland. Något av följande alternativ måste uppfyllas.
1.2.1 Prislista enligt SFTI ESAP 6 - Pricat
Bästa alternativet för e-handel är att skicka en prislista i formatet pricat, i enlighet med SFTI/ESAP 6 Version 2.7. Utbyggt systemstöd för pricat ger goda förutsättningar för effektiv hantering. För specifikation av e-handelsmeddelande pricat se tillämpningsanvisningar, Agresso prislista.pdf.
1.2.2 Prislista i Excel – Enligt angiven Excelmall
Saknas systemstöd för pricat kan istället leverantören använda sig av en Excelmall för import av artiklar. Excelmallen tillhandahålls av Region Halland och det är endast angiven Excelmall som är giltig. Mallen mailas till den mailadress som regionen anvisar.
2 Order
Region Halland skickar elektronisk order till leverantören baserat på de artiklar och priser som anges i prislistan (enligt punkt 1).
Leverantören får uppgifter från Region Halland avseende partsuppgifter gällande organisationens enheter och adressuppgifter. Leverantören ska ta emot alla inkomna ordrar. Saknas motsvarande kunduppgifter för enheten ska ett nytt kundnummer skapas och därefter ska ordern behandlas vidare. Leverantören ska ha en uppbyggd rutin för felhantering av omatchade ordrar, det vill säga ordrar som inte har matchat någon kund.
2.1 Innehåll
2.1.1 Leveransdatum
Leverans ska ske vid första möjliga leveranstillfälle enligt leveransvillkor i avtalet, om angivet leveransdatum har passerats eller är samma som dagens datum. Är leveransdatum angivet framåt i tiden ska leveransdatum beaktas och levereras på önskat leveransdatum, under förutsättning att datumet överensstämmer med leveransvillkor i avtalet.
2.1.2 Godsmärke
I ordern kan godsmärke anges. I de fall det förekommer ska godsmärke skrivas ut på kollietikett och följesedel.
2.2 Alternativa format för e-handel
Beroende på leverantörens tekniska förutsättningar finns två olika alternativ för att ta emot order från Region Halland. Något av följande alternativ måste uppfyllas.
2.2.1 Order enligt SFTI ESAP 6 - Orders
Önskar leverantören ediorder i formatet SFTI/ESAP6 Version 2.7 tillhandahålls det enligt tillämpningsanvisning Agresso order sc 6.pdf.
2.2.2 Order i pdf via mail
Kan leverantören inte ta emot ediorder enligt SFTI så finns möjligheten att ta emot ordern via mail som en pdf. Order mailas till den mailadress som leverantören önskar använda.
3 Ordersvar
När leverantören har tagit emot order (i enlighet med punkt 2) ska alltid ett ordersvar skickas. Ordersvaret är viktigt för att säkerställa driftsäkerheten för e-handel. Genom
att skicka ett ordersvar bekräftar leverantören att ordern är mottagen och kommer behandla den i enlighet med ordersvaret.
3.1 Alternativa format för ordersvar
Beroende på leverantörens tekniska förutsättningar finns två olika alternativ för att skicka ordersvar till Region Halland. Något av följande alternativ måste uppfyllas.
3.1.1 Ordersvar enligt SFTI ESAP 6 - ORDRSP
Beroende på avtalets karaktär och typ av sortiment skickas antingen order- erkännande eller orderbekräftelse. I den mån det är möjligt ska orderbekräftelse skickas, snarare än ordererkännande.
Vid ordererkännande antas att leverantören hanterat avropet på teknisk nivå, det vill säga att ordern har kommit fram till leverantören. Om avropet är felaktigt sänds ordererkännande med status ”Avvisat”. Ordererkännande kan hanteras med meddelande ORDRSP 6.1.4 enligt SFTI/ESAP 6. För specifikation av e- handelsmeddelande ordererkännande se tillämpningsanvisningar, Agresso Ordererkännande.pdf.
Vid orderbekräftelse antas leverantören svara per radnivå huruvida artikeln kan levereras och bekräftat leveransdatum. Orderbekräftelse kan hanteras med meddelande ORDRSP 6.1.5 enligt SFTI/ESAP 6. För specifikation av e- handelsmeddelande orderbekräftelse se tillämpningsanvisningar, Agresso Orderbekräftelse.pdf.
Xxxxxxxxx ska skickas senast inom 24 timmar.
3.1.2 Ordersvar via mail
Har leverantören inte möjlighet att skicka ordersvar enligt SFTI ESAP 6, ska leverantören skicka ett ordersvar via mail till den mailadress som regionen anvisar. PDF-ordern innehåller två länkar som öppnar ett förifyllt mail, antingen ”Accepterat” eller ”Avvisat”, för att enkelt kunna skicka ett korrekt ordersvar. I ämnesraden i mailet anges ordernummer och status enligt logiken ORDERNR_SVAR, exempelvis 253430_ACCEPTERAT. OBS! Eventuellt meddelande som anges i mailet hanteras ej! Ordersvaren tolkas bara på maskinell nivå baserat på svaret som anges i ämnesraden.
Om något avviker eller inte kan levereras ska leverantören alltid ta kontakt med den person som har skapat ordern (Vår referens).
4 Leveransavisering
För vissa typer av avtal kan leveransavisering krävas för att informera om vad som faktiskt kommer att levereras. Om e-handelsmeddelandet ska skickas eller inte, överenskommes vid uppstart av e-handel. Leveransavisering kan hanteras med meddelande DESADV 6.3.2 enligt SFTI/ESAP6 version 2.8.
5 Faktura
Leverantören ska skicka elektronisk faktura i något av formaten svefaktura, peppol eller fulltextfaktura edifact. Region Halland förbehåller sig rätten att välja format i de fall leverantören kan hantera flera format. I de fall fakturan baseras på en inköpsorder (enligt punkt 2) ska leverantören ange Region Hallands inköps- ordernummer på fakturan som ”ert ordernummer”, eller motsvarande orderrads- referens. För mer information om fakturakrav se förfrågningsunderlag.
6 Kommunikation av e-handelsmeddelanden
När e-handel tillämpas enligt SFTI ESAP 6 ska leverantören säkerställa att samtrafiksavtal finns med Region Hallands VAN-operatör eller likvärdigt kommunikationssätt. Ingen ersättning utgår till leverantören för kostnader avseende elektronisk handel.
Checklista
Prislistan…
Skickas enligt angiven frekvens i avtal eller överenskommelse
Ska godkännas av Region Halland innan justerade priser börjar gälla Hänvisar till regionens avtalsid
Begränsas till det avtalade sortimentet (både nettoprissatt och övrigt rabatterat) Anger om en artikel är nettoprissatt eller övrigt rabatterat sortiment
Har tydliga artikelbeskrivningar, gärna med synonymer och utökad varubeskrivning Innehåller bilder på artiklarna
Innehåller artikelmarkeringar enligt GS1 (ex: Bra miljöval/Falken, Svanen, Nyckelhål) Innehåller UNSPSC-koder för respektive artikel
Utformas i enlighet med punkt 1.2.1 eller 1.2.2
Ordern…
Ska alltid behandlas, finns inte kunden ska den läggas upp som en ny
Kan ha ett godsmärke angivet. Godsmärket skrivs ut på kollietikett och följesedel Utformas i enlighet med punkt 2.2.1 eller 2.2.2
Ordersvaret…
Ska skickas på alla inkomna elektroniska ordrar Utformas i enlighet med punkt 3.1.1 eller 3.1.2
Fakturan…
Skickas i formatet peppol, svefaktura eller fulltextfaktura (edifact) Hänvisar till kundens inköpsordernummer
Hänvisar till kundens referens i de fall fakturan inte grundar sig på en elektronisk order
Kommunikationen…
Alla e-handelsmeddelanden sker via en leverantör som har samtrafikavtal med Region Hallands VAN-leverantör (Endast vid tillämpning av e-handel enligt SFTI ESAP 6)
Bilaga A, T0142 Artikelmärkningar
Kod | Namn | Beskrivning | Används i Sverige |
Z01 | Bra miljöval/Falken | X | |
Z02 | Svanen | X | |
Z03 | EU Ecolabel | X | |
Z04 | KRAV | X | |
Z05 | Nyckelhålet | X | |
Z06 | Sockerfri | X | |
Z07 | Laktosreducerad | X | |
Z08 | Fri från gluten | X | |
Z09 | Fri från laktos | X | |
Z10 | Fri från mjölkprotein | X | |
Z11 | Fri från soja | X | |
Z12 | Fri från ägg | X | |
Z15 | Fairtrade | X | |
Z16 | Batchnummer i streckkod på förpackningen | X | |
Z17 | Rek. av Astma och Allergi Förbundet | X | |
Z18 | GMO Märkt | X | |
Z19 | Produkten är osockrad | X | |
Z20 | Produkten är osötad | X | |
Z21 | Produkten är mager, lätt-light, lättsockrad | X | |
Z22 | Fri från mjölk | X | |
Z23 | Fri från ärtprotein | X | |
Z24 | Proteinreducerad | X | |
Z25 | Tillstånd från SLV: bantningsprodukter 450-800 kcal/dag | X | |
Z26 | Tillstånd från SLV: modersmjölkersättning | X | |
Z27 | Tillstånd från SLV: kosttillägg | X | |
Z28 | Tillstånd från SLV: sondkost | X | |
Z29 | Tillstånd från SLV: bantningsprodukter 800-1200 kcal/dag | X | |
Z30 | EANs palletikett | X | |
Z31 | Endast SSCC-kod | X | |
Z32 | Annan märkning | X | |
Z33 | Etikett för butikspackat | X | |
Z34 | Naturligt fri från gluten | X | |
Z35 | Laktasenzym | X | |
Z36 | Proteinfri | X | |
Z37 | Fenylanalinfattig | X | |
Z38 | EU-ekologisk | X | |
Z39 | Fri från fisk | X | |
Z40 | MSC-märkt fisk | X | |
Z41 | Steril (sjukvårdsartiklar) | X | |
Z42 | Höggradigt ren (sjukvårdsartiklar) | X | |
Z43 | Fri från PVC (sjukvårdsartiklar) | X | |
Z44 | Innehåller PVC, ftalatinnehåll ospecificerat (sjukvårdsartiklar) | X | |
Z45 | Innehåller PVC, utan ftalater (sjukvårdsartiklar) | X | |
Z46 | Innehåller PVC, med ftalater (sjukvårdsartiklar) | X | |
Z47 | Fri från latex (sjukvårdsartiklar) | X | |
Z48 | Innehåller latex (sjukvårdsartiklar) | X |
Z49 | Rainforest Alliance certifierad | X | |
Z50 | Svensk Sigill | X | |
Z51 | FSC, Forest Stewardship Council | X | |
Z55 | Glaset och gaffeln, tillåten förpackning/kontakt med livsmedel | X | |
Z56 | Mycket låg glutenhalt | X | |
Z60 | PEFC, Skogscertifiering | X | |
Z61 | Blå ängeln värnar om klimatpåverkan | X | |
Z62 | Blå ängeln värnar om vatten | X | |
Z63 | Blå ängeln värnar om resurser | X | |
Z64 | Blå ängeln värnar om miljö och hälsa | X | |
Z65 | OEKO-TEX | X | |
Z66 | GOTS, Global Organic Textile Standard | X | |
Z67 | ASC, The Aquaculture Stewardship Council | X | |
Z68 | UTZ Certified | X | |
Z69 | TCO Development | X | |
Z70 | Ecocert Cosmos Natural | X | |
Z71 | Ecocert Cosmos Organic | X | |
Z72 | Svensk fågel | X | |
Z73 | Från Sverige | X | |
Z74 | Kött från Sverige | X | |
Z75 | Mjölk från Sverige | X | |
Z76 | Giftfri Förskola. Uppfyller Upphandlingsmyndighetens kriterier. | X | |
Z99 | Ingen märkning | X | |
BDM | Bäst-före-datum i streckkod på förpackningen | X |