Mötesdatum

MÖTESPROTOKOLL

Mötesdatum

Miljö- och byggnämnden (MBN) 2023-11-28

§ 178

Samverkansavtal GGVV (ALLM.2023.1055)

Beslut

Miljö- och byggnämnden beslutar att

- godkänna upprättat förslag till avtal om samverkan inom plan- och bygg- lagens samt miljö och hälsas område mellan kommuner inom GGVV- området, bilaga.

Sammanfattning

Förvaltningscheferna på miljö- och byggförvaltningarna i Gislaved, Gnosjö, Värnamo samt Vaggeryds kommun, har gemensamt utarbetat ett förslag till ett samarbetsavtal.

Syftet med detta avtal är att det ska utgöra en grund för samarbete mellan parterna. Samarbetet syftar till att möjliggöra utbyte av varandras personal- resurser och kompetens samt därigenom öka parternas kapacitet och för- måga, minska sårbarhet, jävsituationer samt bidra till ökad effektivitet.

Beslutet ska skickas till:

Kommunledningskontoret.

Justering Exp Utdragsbestyrkande

Avtal

om samverkan inom plan- och bygglagens samt miljö och hälsas område mellan kommuner inom GGVV-området

SAMVERKANS PARTER

§ 1 Parter

Detta avtal reglerar samverkan mellan följande parter:

Gnosjö kommun org. nr. 212000-0506 Värnamo kommun org. nr. 212000-0555 Gislaved kommun org. nr. 212000-0514 Vaggeryd kommun org. nr. 212000-0522

SAMVERKANS OMFATTNING

§ 2 Syfte

Syftet med detta avtal är att det ska utgöra en grund för samarbete mellan parterna. Samarbetet syftar till att möjliggöra utbyte av varandras personalresurser och kompetens samt därigenom öka parternas kapacitet och förmåga, minska sårbarhet, jävsituationer samt bidra till ökad effektivitet.

§ 3 Omfattning och avgränsning

Avtalet avser samarbete för att nå myndigheternas gemensamma mål avseende fullgörande av rättssäker myndighetsutövning inom plan- och bygg, strandskydd, bostadsanpassning, miljö- och hälsoskydd, livsmedel, alkohol och tobak m.m. Avtalet har sitt ursprung i samtliga parters behov och samtliga parter bidrar till utförandet av uppdraget. Samtliga kommuner deltar i samverkan ge- nom att man bidrar med resurs likaväl som att man tar del av resurs. Samverkan avser offentliga

d.v.s. allmänna tjänster. För Gislaveds kommun omfattar inte avtalet lagen om bostadsanpassning samt inte heller detaljplanering.

Uppdragsgivaren har ansvar för att uppdraget inte strider mot reglerna om offentlig upphandling.

§ 4 Uppdragsbeskrivning

Avtalet innebär sammanfattningsvis att varje uppdragstagare förbinder sig att utföra uppdrag för uppdragsgivarens räkning med avtalets villkor som grund. Uppdrag som omfattas av detta avtal är tillsyn, inspektion, utredning, handläggning av ärenden, rådgivning, beslutsfattande, upprät- tande av yttranden och andra likvärdiga insatser. Uppräkningen utgör exempel och ska inte ses som uteslutande.

Det är uppdragsgivarens ansvar att säkerställa att uppdraget är ordentligt beskrivet för uppdrags- tagen och att uppdragstagaren förstår vad uppdraget innebär.

§ 5 Beställning av samverkansuppdrag

Beställning av samverkansuppdrag från annan kommun får ske av chef med personalansvar hos den beställande parten till chef med personalansvar hos den andra parten. Den tilltänkta upp- dragstagaren har alltid rätt att inte anta uppdraget.

Om någon av parterna begär det ska beställning av uppdrag och antagande av uppdrag ske skrift- ligen.

§ 6 Uppdragsgivarens åtaganden

Uppdragsgivaren ska medverka till att uppdraget kan utföras enligt bestämmelserna i avtalet. Detta innebär bland annat att uppdragsgivaren ska tillhandahålla information, stöd, underlag, material och lokaler i den utsträckning som krävs för uppdragets utförande.

Uppdragsgivaren behåller det politiska och rättsliga ansvaret för verksamheten.

§ 7 Uppdragstagarens åtaganden

Uppdragstagaren ska utföra uppdraget fackmässigt och med omsorg. Uppdragstagaren ska se till att uppdraget utförs i enlighet med de mål och riktlinjer som uppdragsgivaren har bestämt för verksamheten samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för uppgifterna.

§ 8 Delegering av ärenden

Uppdragsgivarens delegeringsordning ska tillämpas vid alla uppdrag.

Det är alltid ansvarig nämnd hos uppdragsgivaren som bestämmer i vilken omfattning delegation ska ske och vad som i övrigt ska gälla i fråga om den delegerade beslutanderätten.

Xxxxxxxxxxxxxxx ska informera uppdragstagaren om delegeringsordningen och om huruvida uppdragstagaren får fatta beslut på uppdragsgivarens vägnar.

Vid delegation till en anställd i en annan kommun beslutar den anställde på den delegerande kom- munens vägnar och beslutet är formellt sett fattat av den uppdragsgivande kommunen.

Beslut som fattas med stöd av delegation ska av uppdragstagaren anmälas till uppdragsgivaren på det sätt och i den tid som denne anvisar. För mindre och tidsmässigt kortare uppdrag bör upp- dragstagaren använda möjligheten att göra en tjänsteskrivelse till uppdragsgivarens nämnd. Ett sådant förfarande innebär mindre administration då det blir mindre hantering mellan olika diarie- system samt hantering av delegering.

§ 9 Hantering av handlingar, dokumentation och arkiv

Uppgifter med anledning av uppdraget som kommer uppdragstagaren till handa på något annat sätt än genom en handling ska snarast dokumenteras, om de kan ha betydelse för ett beslut i ett ärende som omfattas av uppdraget. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.

Uppdragsgivaren är ansvarig för arkivbildningen avseende de allmänna handlingar som upprättas eller kommer in till uppdragstagaren i anledning av uppdraget. Uppdragstagaren ska se till att uppdragsgivaren tillställs sådana handlingar.

§ 10 Personuppgifter och sekretess

Varje part ansvarar för att säkerställa att partens behandling av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningens samtliga bestämmelser.

Uppdragsgivaren är personuppgiftsansvarig.

§ 11 Arbetsgivaransvar och arbetsmiljöansvar

Uppdragstagaren är arbetsgivare för den personal som utför uppdrag som regleras i avtalet och är ytterst ansvarig för sin personals arbetsmiljö och arbetsvillkor. Samverkansavtalet påverkar inte respektive kommuns arbetsgivaransvar även om personal utför verksamhet inom andra kommu- ner.

Uppdragsgivaren ansvarar för att informera om eventuella risker som kan finnas i arbetet och om personlig skyddsutrustning ska användas.

Uppdragsgivaren har arbetsmiljöansvar för uppdragstagarens arbetstagare när de utför arbete i uppdragsgivarens verksamhet och i dennes lokaler i enlighet med arbetsmiljölagen 3 kap 12 §.

EKONOMI OCH FÖRSÄKRINGAR

§ 12 Försäkring

Det åligger uppdragstagaren att säkerställa att personalen är försäkrad under uppdraget för den andra kommunen.

§ 13 Ansvar för skador

Vem som svarar för skador orsakade av uppdragstagande tjänsteman bestäms utifrån förutsätt- ningarna i det enskilda fallet i enlighet med 3 kap skadeståndslagen (1972:207).

§ 14 Ersättning

Uppdragsgivaren ska till uppdragstagaren betala en ersättning som är baserad på uppdragstaga- rens självkostnader med anledning av uppdraget. Ersättningsnivån framgår av bilaga 1.

Ersättning ska även utgå för redovisade resekostnader som inte omfattas av timtaxan.

Om uppdraget kommer att innebära andra kostnader för uppdragstagaren än de som omfattas av timtaxan och eventuella resekostnader ska dessa kostnader redovisas skriftligen i förhand av upp- dragstagaren och godkännas skriftligen av ansvarig chef hos uppdragsgivaren för att uppdragsta- garen ska ha rätt till sådan ersättning.

§ 15 Betalning och fakturering

Uppdragstagaren fakturerar uppdragsgivaren enligt de principer för bestämmandet av ersätt- ningen som anges i punkt 14.

Debitering ska ske månadsvis i efterskott.

Faktura ska i tillämpliga fall omfatta uppgift om antal debiterade timmar uppdelade på ob- jekt/ärende.

Ersättningen ska vara undantagen från mervärdesskatt eftersom samverkan enligt detta avtal handlar om utförande av lagstadgade uppgifter som innefattar myndighetsutövning.

§ 16 Uppföljning

Bägge parter är skyldiga att medverka i uppföljning och utvärdering av uppdraget. Uppdragsgiva- ren har rätt till löpande insyn i den verksamhet uppdragstagaren svarar för på uppdragsgivarens vägnar. Utvärdering sker löpande, samverkansparter ska träffas vid minst två tillfällen per år.

Uppföljning ska ske på uppdragsgivarens initiativ och vid de tidpunkter som parterna gemensamt bestämmer.

§ 17 Omförhandling

Parterna är överens om att söka anpassa sig till nya förhållanden som kan uppstå under avtalspe- rioden och på bästa sätt försöka tillgodose varandras förutsättningar och behov.

Parterna har rätt att begära omförhandling av detta avtal. Omförhandling ska begäras skriftligen av respektive kommun. Rätten till begäran om omförhandling innebär inte någon rätt till ändring av avtalets innehåll. Om parter vid omförhandling inte enas om ändring av avtalet gäller avtalet alltjämt mot samtliga parter intill dess att avtalet sagts upp av någon part enligt vad som anges i § 19.

ÖVRIGT

§ 18 Ändringar och tillägg

Tillägg och ändringar av avtalet ska ske skriftligen för att vara gällande och undertecknas av xxxx- xxxx företrädare för respektive part.

§ 19 Avtalstid och uppsägningsvillkor

Avtalet

Avtalet blir gällande enligt 22 § och löper tills vidare med tre månaders uppsägningstid. Uppsäg- ningstiden avser hela kalendermånader och börjar således löpa vid nästa kalendermånads start vid en uppsägning. Uppsägning ska ske skriftligen eller med e-post.

Om en samverkanskommun säger upp avtalet fortsätter det alltjämt att gälla mellan de kommu- ner som inte sagt upp avtalet.

Uppdraget

Både uppdragsgivaren och uppdragstagaren kan säga upp uppdrag som givits/åtagits genom detta avtal. Även då gäller samma uppsägningstid som för avtalet i övrigt om inte någon av befrielse- grunderna är uppfyllda.

Uppdrag får avslutas utan uppsägningstid eller med kortare uppsägningstid om båda parterna är överens om det vid uppsägningen.

§ 20 Befrielsegrunder

Avtalet

Uppdragstagaren fritas från skyldigheten att fullgöra sin del av avtalet och från att erlägga skade- stånd om hans åtaganden inte alls eller endast till onormalt hög kostnad kan fullgöras på grund av krig eller upplopp, arbetsinställelse, blockad, eldsvåda, sjukskrivning, dödsfall, ingrepp av myndig- het eller annan därmed jämförlig händelse som uppdragstagaren inte råder över och inte heller kunnat förutse. Arbetskonflikt som har sin grund i kommunens brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund.

Uppdraget

Skälig försening av färdigställande av uppdrag ska anses godtagbar om förseningen beror på sjuk- dom hos den uppdragstagande parten och möjlighet inte finns att annan personal utför uppdra- get. Parterna ska samarbeta för att sådana fall åsamkar så lite skada som möjligt för båda parterna. Uppdragstagaren ansvarar för att meddela uppdragsgivaren om situationen och hur lång förse- ningen bedöms bli. Vid sjukskrivningar som medför att uppdragstagaren inte kan utföra uppdra- get ska uppdragsgivaren meddelas direkt.

Om uppdragstagaren inte fullgör sina skyldigheter vid antagande av uppdrag har uppdragsgivaren rätt att häva uppdraget.

§ 21 Tvist

Tvister med anledning av tolkning eller tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas av par- terna i godo och i andra hand av allmän domstol.

§ 22 Godkännande av avtal

Detta avtal har upprättats i fyra (4) likalydande original och träder i kraft 2024-01-01 under förut- sättning att ansvarig nämnd hos respektive part godkänner avtalet senast 2023-12-15.

Bilaga 1 (enligt 14 §)

Timtaxan för nästkommande år fastställs i december månad samt avrundas till 25, 50 eller 75 tal. Mall för uträkning av timkostnad vid avtalssamverkan.

Ange enskild persons månadslön eller genomsnittslön för personalkategori. Generell timkostnad upp- dateras årligen enligt förändring i PKV.

Månadslön	37 364	kr
Aktuellt PO	41,15	%

Debiteringsgrad 80%

Lönekostnad	488	kr/tim
Administrationspåslag 2023*	97,00	kr/tim

Xxxxx, hälsa, livsmedel 97 kr/tim

Bygg, tillstånd 97 kr/tim

Pris 585 kr/tim

*Kompetensutveckling/inhämtning, administrativt stöd, arbetsledning, kommunens finansiella mål. Motsvarar 20 % av lönekostnaden.

Resor och andra utlägg som direkt berör uppdraget faktureras med faktisk kostnad.

Ändra i orangea rutor