LEKTION 4 JURIDIK

AVTAL

2021-09-01

LEKTION 4 JURIDIK

För alla länkar i dokumentet: Högerklicka på länkarna och välj ÖPPNA LÄNK I NY FLIK

STYRELSEANSVAR

1. ANSVAR SOM STYRELSELEDAMOT

• Som styrelsemedlem har du ett ansvar och en lojalitetsplikt gentemot

föreningen och dess medlemmar. Det går inte att avsäga sig detta ansvar eller skylla på bristande kunskap. Ansvaret finns där likväl. Du är exempelvis skyldig att framföra till resten av styrelsen om du misstänker oegentligheter.

• Om du dessutom har ett yrke eller utbildning inom något område som är användbart för föreningen så är kraven på dig extra höga. Är du exempelvis pensionerad brandman så har du extra höga krav att uppmärksamma brister i brandskyddet. Eller är du revisor till yrket så har du extra höga krav på dig att upptäcka oegentligheter i föreningens ekonomi.

• Vidareutbilda er inom förenings- och styrelsekunskap hos exempelvis Studieförbundet Vuxenskolan eller NBV. Hos respektive förbund (Bygdegår- darnas Riksförbund, Sveriges Hembygdsförbund och Våra Gårdar) finns också guider och mallar att ta del av samt på webbplatsen xxxxxxxx.xx.

• För er som vill fördjupa er i föreningsjuridik rekommenderas Xxxxx Xxxxxxxxxx bok ”Juridikboken för ideella föreningar”.

2. ANSVAR FÖR FÖRENINGENS FÖRSÄKRING

• Styrelsen ansvarar för att hålla föreningen korrekt försäkrad. När försäkrings- faktura och försäkringsbesked skickas ut i december bör hela styrelsen kritiskt granska uppgifterna över vad ni har försäkrat. Saknas något? Är ni över- eller underförsäkrade? Låt försäkring och underhåll vara en stående punkt på styrelsemötets agenda.

• En förening kan inte teckna en konsumentförsäkring utan har istället en företagsförsäkring som ställer högre krav på riskmedvetenhet och innefattar skyddskrav. Läs in er på vilka skyddskrav som finns i det försäkringsbesked som skickas ut i december eller beställ ett nytt av försäkringskansliet.

Uthus som var försäkrat som en oisolerad byggnad i kategori 2. Helt i sin ordning ända tills man renoverar, isolerar och installerar en toalett i byggnaden. I en storm blåser ett träd ned över byggnaden och föreningen ersätts för ett uthus och inte för den skadade badrumsinredningen.

Ett tydligt exempel på ett underförsäkrat hus.

• Förening ombeds skicka in ett uppdaterat försäkrings- underlag. Xxxxxx skriver av uppgifterna från försäkrings- fakturan och lämnar därmed in exakt samma uppgifter. Är försäkringen uppdaterad?

• Förening ser över försäkringsfakturan och finner att ett förråd som revs för 15 år sedan är försäkrat. Föreningen har betalat premie för förrådet i onödan i 15 år.

• Förening installerar en toppmodern ljudanläggning 1995 och höjer den försäkrade lösegendomen för att rymma det ökade värdet på inventarierna. Försäkringsfakturan betalas sedan slentrianmässigt år in och år ut, utan att se över beloppet för lösegendom. Vad är ljudanläggningen värd på andrahands- marknaden idag?

3. ANSVAR FÖR ANSTÄLLDA

• Som förening har ni samma arbetsgivaransvar som ett företag om ni har anställda. Styrelsen ska se till att lagar såsom lagen om anställningsskydd, lagen om medbestämmande i arbetslivet, arbetsmiljölagen, semesterlagen och diskrimineringslagen följs.

• Arbetsmiljön ska vara tillfredsställande. Läs mer hos Arbetsmiljöverket

• Skriv anställnings avtal. Ta hjälp av arbetsgivarorganisationer såsom Fremia (fd Idea) med flera.

• Olycksfallsförsäkring för anställda ingår inte automatiskt i er försäkring. Genom ditt förbund kan olycksfallsförsäkring för anställda tecknas till för dem som arbetar max 16 h per vecka. För anställda som arbetar mer än så är föreningen skyldig att ha en mer omfattande försäkring. Teckna sådan genom valfritt bolag exempelvis Fora.

FÖRMÖGENHETSBROTT

Föreningens nyinflyttade och nyvalde kassör hade tillgång till hela föreningens kapital. Inför årsmötet fördröjde kassören revisionen och när den väl kom tillstånd upptäcktes att pengar fattades på föreningens tre bankkonton. Föreningen hade också en omfattande kontanthantering. I utredningen har framkom- mit att kassören använt pengarna till okontrollerat spelande.

Förskingring är en tråkig men reell risk inom föreningslivet. Många gånger är grunden någon form av spelberoende, annan beroendesjukdom eller ekonomisk knipa. Genom att tänka efter före och upprätta sunda rutiner långt innan misstanke uppstår går det att minska risken för och omfattningen av förskingring.

En ort. En kassör. Tre föreningar. Samma kassör hade valts i tre olika föreningar: En bygdegårdsförening, en hembygdsförening och en idrottsförening. Kassören stoppade föreningarnas pengar i egen ficka. För att mörka detta flyttades inför revision och årsmöte

pengar över till respektive förenings konto.

Förmögenhetsbrottsförsäkring ingår i grundförsäkringen. Försäkrings- ersättning lämnas för förlust som tillfogas föreningen genom att anställd, förtroendevald eller styrelseutsedd funktionär i sin tjänst gjort sig skyldig till något av följande förmögenhetsbrott:

• förskingring, undandräkt eller grov förskingring

• trolöshet mot huvudman

• bedrägeri eller grovt bedrägeri

• stöld, snatteri eller grov stöld

VILLKOR

• Föreningen ska ha anlitat en kompetent revisor. Det innebär att denna ska vara kompetent nog att granska räkenskap mot tagna styrelsebeslut. Revisorn behöver dock inte vara auktoriserad eller godkänd.

• Skadan ska anmälas vid första misstanke och insatser för att begränsa skadan ska vidtas.

• Försäkringen gäller om någon i den försäkrade kretsen (anställda eller ideellt arbetande) gör sig skyldig till brott, inte när någon utomstående stjäl pengar eller medel.

SKADEFÖREBYGG

• Kontrollera löpande under året att styrelsebeslut och protokoll stämmer överens med uttag från föreningens konton.

• Låt kassören ha tillgång till ett mindre transaktionskonto för löpande utgifter och se till att uttag från konton med större kapital endast kan göras när två representanter begär detta.

• Vid styrelsemöten kräv att få se handkassa, kassabok samt kontoutdrag från banken.

RÄTTSSKYDDS- FÖRSÄKRING

• Föreningsengagerad person skänker vid sin död sitt hus till föreningen. Tvist uppstår dock när den avlidnes släktingar gör anspråk på huset och vill ogiltigförklara gåvan.

• Förening anlitar ett företag för att lägga nytt tak. Det överens- komna maxbeloppet på 150 000 kr överstigs och föreningen blir inte nöjd med det utförda arbetet. Enligt besiktningstekniker måste arbetet göras om.

Föreningarna ovan fick hjälp av rättsskyddsförsäkringen för delar av ombudskostnaderna.

Rättsskyddsförsäkringen ingår i grundförsäkringen och fungerar som en ”plånbok” för delar av föreningens ombudskostnader om denne hamnar i en tvist som kan prövas i allmän domstol. Försäkringen omfattar all normal verksamhet som bedrivs inom föreningen, dock ej tvister som rör arbetstagare, miljöfarlig verksamhet, skattebrott, fastighetstaxering eller

brottmål. Tvisten måste överstiga ett halvt basbelopp, alltså cirka 24 000 kronor, men tvisten behöver nödvändigtvis inte handla om pengar.

SÅ HÄR FUNGERAR DET

• För att nyttja rättsskyddsförsäkringen gör föreningen först en anmälan till försäkringskansliet. Föreningen anlitar sedan valfritt juridiskt ombud som skriver en framställan över tvisten. Denna skickas till försäkringsbolaget.

• Försäkringsbolaget lägger sig aldrig i själva tvistefrågan. Det de bedömer är om tvisten i sig omfattas av försäkringen.

• Om svaret är ja, så beviljar de ett rättsskydd och granskar därefter ombudets kostnader/timmar innan rättsskyddsersättning betalas ut till ombudet.

• En fast och en rörlig självrisk gäller på rättsskyddsförsäkringen. Det innebär att en omfattande tvist också kan kosta en hel del för föreningen.

AVTAL

SKRIFTLIGA AVTAL

Tvister går i allmänhet inte att förebygga, annat än att se till att ha tydliga avtal med eventuella uppdragstagare/uppdragsgivare. Med muntliga avtal är det svårt att avgöra och tolka vad det egentligen är man avtalat. Det försvårar också för övriga styrelse- medlemmar samt kommande sådana att få inblick i vad som avtalats. Många branscher har standardavtal som kan användas, inom byggnation används till exempel

AB 04 eller ABT 06.

UTHYRES

UTHYRNING

Hyresgäst hyrde lokal för fest. Under festen orsakades mycket skadegörelse. Pulversläckare tömdes i lokalen. Möbler slängdes i ån. Föreningen hade kontakt med polisen som var ute och tittade. Hyresgästen sa sig vara beredd att stå för kostnaderna för saneringen och det gjordes ingen polisanmälan på polisens inrådan. Saneringskostnaden landade på nästan 50 000 kr och hyresgästen gick sedan inte att få tag i...

UTHYRES

SÅ GÄLLER FÖRSÄKRINGEN VID UTHYRNING

OLYCKSFALL OCH ANSVAR

• Föreningens ansvars- och olycksfallsförsäkring gäller inte för hyresgästens arrangemang eller verksamhet. Om det är en förening eller ett företag som hyr får de nyttja sin egen försäkring. Är det en privatperson kan denna eventuellt nyttja sin hemförsäkring.

• Uppstår det en ansvarsskada under hyrestillfället som hyresgästen är ansvarig för finns risken att en oförsäkrad hyresgäst inte är villig eller har möjlighet att ersätta skadorna. Om föreningen inte vill driva frågan vidare rättsligt kommer denna att få stå för skadekostnaden själv. Kontrollera därför om hyresgästen har ansvarsförsäkring.

• Föreningen ansvarar såsom fastighetsägare eller nyttjare för att yttre och inre miljö inte orsakar någon skada på sak eller person. Om någon skadar sig under uthyrningen och riktar skadestånd mot föreningen är det föreningens ansvarsförsäkring som nyttjas (mer om detta i nästa avsnitt).

BYGGNADS- OCH VERKSAMHETSFÖRSÄKRINGEN

• För föreningar med byggnads- och verksamhetsförsäkring gäller denna självfallet även under uthyrning om brand-, vatten- eller inbrottsskada uppstår. En egendoms- skada medför dock alltid tråkigt merarbete och kostnader i form av självrisk. Var därför noga med att ge hyresgästen säkerhetsföreskrifter att följa.

HYRESGÄSTERS EGENDOM

• Hyresgästens egendom är inte försäkrade mot brand, vatten eller inbrott. Endast ägaren kan i regel försäkra sin egendom. Hyresgästen får om skada uppstår nyttja sin egen försäkring.

HYRD, LEASAD ELLER LÅNAD EGENDOM

UTHYRES

• I motsats till ovan nämnda, kan föreningen defakto försäkra annans egendom men då krävs skriftligt avtal på detta. Hyrd, leasad, lånad eller deponerad egendom ingår i försäkringen om ni i avtal förbundit er att försäkra denna samt om ni tecknat för- säkring för er lösegendom i tillräcklig omfattning.

INBROTT, STÖLD OCH SKADEGÖRELSE

• Uppmanna hyresgästerna att ta med stöldbegärlig egendom först på arrange- mangsdagen och sedan ta med den hem samma dag. Mat, dryck, PA-utrustning och annan teknik samt gåvor är attraktiva byten. I hyresavtalsmallarna står detta med samt följande: ”Förvarar hyresgästen sin egna stöldbegärliga egendom i hyrd lokal under tidpunkter då denne inte själv närvarar, står hyresgästen för hyresvärdens självrisk vid inbrott”

• Om hyresgästerna eller deras gäster stjäl egendom är detta inget inbrott (när man med våld tar sig in i byggnad) och är därmed inte en ersättningsbar skada.

• Om hyresgästerna eller deras gäster orsakat skada på bygdegården benämns detta som ”skadegörelse utan samband med inbrott” och omfattas av försäkringen. Dock är självrisken förhöjd till ett halvt basbelopp, cirka 24 000 kronor. Händelsen måste också polisanmälas.

• Undvik kostnaden för självrisken och allt merarbete. Skriv hyresavtal, besiktiga före och efter, ha inventarielistor, ta depositionsavgift och använda kopieringssäkra nycklar.

UTHYRES

FÖREBYGG SKADA

• Skriv hyresavtal med myndig legitimerad person alternativt företrädare för juridisk person (exempelvis minderårig person som företräder förening).

• Se till att hyresgästen är införstådd med era säkerhetsföreskrifter och låt denna skriva under dem.

• Ta depositionsavgift för att täcka mindre skador.

• Besiktiga före och efter hyrestillfället.

• Kvittera in och ut kopieringssäkra nycklar.

UTHYRES

HYRESAVTAL

• Namn, personnummer och kontaktuppgifter till hyresgäst.

• Vilka lokaler och under vilken tid hyresgästen har tillgång till lokalen?

• Till vad lokalen ska användas samt antalet besökare

• Hur och när lokalen ska vara städad och iordningställd.

• Ingår städning i hyran eller ska hyresgästen lämna lokalen städad efter sig?

• Extrakostnader för ofullständig städning och extra avfallshantering?

• Hur mycket hyra som ska utgå och när den ska betalas.

• Vad ingår i hyran och vad tillkommer?

• Hyresgästen rättigheter och skyldigheter.

• Ska fasta hyresgäster med stöldbegärlig egendom förbindas stå för självrisken vid inbrott i hyrd lokal?

Kostnadsfria mallar för hyresavtal och säkerhetsinformation finns hos ditt förbund samt hos försäkringskansliet.

ATT HYRA FÖRENINGSGÅRD

En generell princip är att det är den som är ägare till egendom som ska försäkra den. För föreningar som hyr sin föreningsgård är det alltså fastighetsägaren som ska ha försäkring för byggnaden och föreningen som ska ha försäkring för lösegendom.

Om inte annat avtalats...

AVTAL

FÖRSÄKRING

En förening som hyr sin föreningsgård bör alltid:

• Ha en grundförsäkring

• Teckna verksamhetsförsäkring / försäkring för lösegendomen

• Se till att det finns ett skriftligt hyresavtal / nyttjanderättsavtal

• Kontrollera om ägaren har byggnadsförsäkring för föreningsgården och om denne har för avsikt att återställa föreningsgården vid eventuell skada eller ej – och vidta åtgärder utifrån svaret

• Om ni i avtal förbundit er att ha försäkringsansvaret även för byggnaden så ska ni teckna byggnadsförsäkring för denna.

ANSVARSFÖRSÄKRING

Föreningens funktionärer fäller ett träd på föreningsgården och räknar inte med trädets breda krona. Trädets grenar skadar intilliggande grannes uppställningsplats för husbilar. Tre husbilar skadade. Grannen inkommer med skadeståndskrav till föreningen.

VAD INNEBÄR ANSVARSFÖRSÄKRINGEN?

Ansvarsförsäkringen ingår i grundförsäkringen och omfattar all normal verksamhet som föreningen bedriver samt det ansvar föreningen har kopplat till fastigheten och dess förvaltning. Ansvarsförsäkringen nyttjas när någon riktar skadeståndskrav mot föreningen.

Exempel på skador:

• Personskada beroende på exempelvis bristfällig halkbekämpning, bristfällig snö- eller istappröjning, trasigt trappräcke, dålig belysning, bristfälligt skött lekplats eller badbrygga mm

• Sakskada beroende på exempelvis bristfällig snöröjning på tak över vinteravställda fordon, felaktigt fällda träd som skadar grannhus eller fordon med mera.

Föreningsgården är uthyrd och person genar över en mur och ramlar och slår sig. Personen hävdar bland annat att det var dålig belysning som orsakade olyckan och gör ett skadeanspråk till föreningen på 100 000 kronor. Anspråket avslås efter utredning av försäkringsbolagets jurist. Föreningen är inte skadeståndsskyldig eftersom man inte kan ansvara för att det ska gå att gena över murar.

SÅ HÄR FUNGERAR DET

• När någon riktat ett skriftligt skadeståndskrav till föreningen anmäler ni skadan till försäkringskansliet. Försäkringsbolaget utreder därefter om föreningen kan anses vara skadeståndsskyldig enligt allmänna skadestånds- rättsliga regler.

• Beroende på vad som framkommer av utredningen förhandlar försäkrings- bolaget med skadelidande, svarar för kostnader vid eventuell rättegång och utbetalar skadeståndet om detta kommer i fråga.

• Det är viktigt att föreningen inte själva tar på sig något ansvar och betalar ersättning till skadelidande. Invänta och hänvisa till försäkringsbolagets utredning. Om denna visar att föreningen inte är skadeståndsskyldig så betalas inte någon ersättning ut till föreningen för deras ”egenhändigt utlagda ersättning”.

VILLKOR

• Skadeståndskravet måste överstiga självrisken för att försäkringsbolaget ska utreda skadeståndsansvaret.

• Försäkringen gäller för sedvanlig verksamhet kopplat till det förbund ni är med i. Flyktingboende, rot- och ruttjänster är exempel på verksamheter som inte är sedvanliga föreningsverksamheter och då kan tilläggsförsäkringar behövas. Är ni osäkra kontakta försäkringskansliet.

• Ansvarsförsäkring för båttrafik, tågtrafik samt åkgräsklippare som är trafik- försäkringspliktiga omfattas inte. Ansvarsförsäkring för dessa verksamheter får tecknas till separat.

• Vid markarbeten såsom grävning, schaktning, pålning eller sprängning krävs en utökad ansvarsförsäkring. Vid större utbyggnation eller nybyggnation kan tilläggsförsäkring i form av en byggprojektförsäkring tecknas till.

OLYCKSFALL ELLER ANSVAR?

• En person som skadas kan alltid välja att rikta ett skadeståndskrav mot föreningen men detta betyder inte att föreningen alltid kommer anses ansvarig enligt skade- ståndslagen. Ansvarsförsäkringen gäller som sagt i dessa fall. I många fall kan föreningen istället nyttja sin olycksfallsförsäkring.

OLYCKSFALLSFÖRSÄKRINGEN

• Gäller för ideella krafter under utövande av föreningsarbete samt under resan till och från sådant arbete. Den ideellt arbetande behöver inte vara medlem i föreningen utan olycksfallsförsäkringen gäller för alla om ni samlar bygden för en gemensam ideell arbetsdag. Anställda behöver dock ha tilläggsförsäkringen ”Olycksfallsförsäkring för anställda”.

• Även besökare på föreningens arrangemang är olycksfallsförsäkrade. Dock ej under resorna till och från arrangemanget. Besökaren behöver inte vara medlem i föreningen och arrangemanget behöver inte ske på föreningens mark. När en annan förening eller en hyresgäst har ett arrangemang är det inte föreningens verksamhet och olycksfallsförsäkringen gäller alltså ej.

• Mer om olycksfallsförsäkringen finns att läsa i ”Lektion 6 - Människor”.

FASTIGHETSÄGARANSVAR

Som fastighetsägare har ni ansvar för att fastigheten fungerar som den ska och att ingenting riskerar att skada miljön eller hälsan för boende, anställda eller besökare.

Fastighetsägaransvaret regleras av bl a Ordningslagen, Lag med särskilda be- stämmelser om gaturenhållning och skyltning, Miljöbalken, Jordabalken samt Boverkets byggregler. I ansvaret ligger att ni ska ha rutiner för att identifiera, upptäcka, förebygga och åtgärda brister i verksamheten och den fysiska miljön.

VAR BÖRJAR OCH SLUTAR FASTIGHETSÄGARANSVARET?

Det är inte helt enkelt att fastslå var fastighetsägaransvaret börjar och slutar. Ansvarsfördelning och begreppsförklaring återfinns i flera olika lagtexter.

Ansvarsfördelningen mellan kommun och fastighetsägare regleras ytterst genom kommunens detaljplan. Fastighetsägare är skyldiga att hålla med

gaturenhållning och snöröjning på de områden som i detaljplanen är avsatt för kvartersmark och där en underlåtenhet av åtgärder skulle leda till olägenheter för människors hälsa, trevnad, framkomlighet och trafiksäkerhet. Detta kan alltså handla om trottoarer och gångbanor i anslutning till fastigheten.

VARNING FÖR SNÖRAS

Av en bestämmelse i ordningslagen följer att snö och is, som kan rasa ned och skada per- soner och egendom på offentlig plats, utan oskäligt dröjsmål ska avlägsnas från tak eller rännor. Det samma gäller för brister på byggnader, skyltar och ställningar som medför risk för skada på personer eller egendom. Ansvaret är fastighetsägarens.

Fastighetsägaren har även ett ansvar för att varna och informera om det finns rasrisk och det innebär att man sätter upp skyltar och avspärrning. Varningsskyltar och avspärrning förtar dock inte fastighetsägarens ansvar.

ÄR FÖRENINGSGÅRDEN EN OFFENTLIG PLATS?

Med offentlig plats menas bland annat gator, vägar, torg, parker och andra platser som i detaljplan redovisas som allmän plats. Om ett område eller utrymme som avses ovan är tillgängligt för allmänheten endast under vissa tider, är det offentlig plats under dessa. Platser för lek, idrott, camping eller friluftsliv, badplatser och andra sådana områden kan också jämställas med offentlig plats i vissa fall.

ATT FÖREBYGGA ANSVARSSKADA

• En ansvarsskada där föreningen bedöms vara ansvarig innebär ändå en kostnad för föreningen i och med självrisken. Förebygg skada genom att ha rutiner för löpande underhåll och kontroll av era byggnader och er mark.

• Ansvarar föreningen för en lekplats, badbrygga eller liknande är det bra att föra loggbok över tillsynstillfällena. Då kan ni visa på att ni tagit ert ansvar och löpande kontrollerat platsen.

• Om föreningen hållit efter sina byggnader och sin mark på ett bra sätt avvisas skadeståndskravet många gånger å föreningens vägnar. Då behöver föreningen inte heller betala någon självrisk. Den skadade personen eller ägare till skadad egendom får då själv stå för att ersätta skadan alternativt nyttja sin egen försäkring.

• Genom att ta ert ansvar och agera förebyggande kan ni alltså minska risken för att människor och saker skadas samt att bli skadeståndsskyldiga och behöva stå för självrisken.

TA ERT FASTIGHETSÄGARANSVAR GENOM ATT...

• Röja snö och istappar från taket med tanke på både snötryck och olycksfall. För loggbok där ni antecknar vad som åtgärdats vilket datum.

• Halkbekämpa på vintern, håll rent och snyggt på vår och sommar och kratta upp löv på hösten. För loggbok.

• Ta hand om gångbanor, trottoarer och trappor.

• Xxxxxxx, bassänger med flera ska vara försedda med skyddsanordningar.

• Underhåll och tillsyn av lekplatser, grillplatser, bryggor med mera. Skriv loggbok.

• Håll byggnader och tomt i vårdat skick.

• Se till att det finns tillräckligt ljus i exempelvis trappor, på parkering med mera.

• Se till att el-installationer inte utgör någon fara.

SAMT GENOM ATT...

• Se till att det är enkelt att felanmäla och att rutinerna för att åtgärda felen fungerar. Sätt upp information om felanmälan med kontaktuppgifter i entrén samt utanför byggnaden.

• Har ni inbrotts- eller brandlarm? Se till att det finns kontaktuppgifter till funktionärer samt larmcentral utanför byggnaden så att förbipasserande har någon att kontakta om larmet står och tjuter.

• Genomför löpande egenkontroller av ert fastighetsarbete.

• Enligt lag ska ni bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete.

• Ta på er andra ”glasögon”, tillgänglighetsanpassa och få alla att känna sig välkomna.

• Ni ansvarar också för att sanera och återställa mark efter exempelvis brand.

GDPR

PERSONUPPGIFTSHANTERING

Insamling och hantering av personuppgifter regleras i dataskyddsförordningen (GDPR). Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) tillser att lagen följs. Att förstå hur man ska hantera personuppgifter riktigt enligt GDPR är en omfattande uppgift. På deras webbplats finns information specifikt riktad till föreningar. Här följer också en introduktion och kortfattad beskrivning över vad ni bör tänka på.

VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?

En personuppgift är till exempel:

• namn

• adress

• personnummer

• telefonnummer

• foton på personer

• e-postadresser som xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx

GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER

De grundläggande principerna för GDPR är i korthet att föreningen som personuppgiftsansvarig:

• måste ha en rättslig grund med stöd i dataskyddsförordningen för att få behandla personuppgifter

• bara får samla in personuppgifter för specifika och berättigade ändamål

• inte ska behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen

• ska se till att personuppgifterna är riktiga

• ska radera personuppgifterna när de inte längre behövs

• ska skydda personuppgifterna så att inte obehöriga får tillgång till dem och så att de inte förloras eller förstörs

• ska kunna visa att ni lever upp till dataskyddsförordningen och hur ni gör det.

ATT TÄNKA PÅ

RÄTTSLIG GRUND

För att få behandla personuppgifter måste ni alltid ha en så kallad rättslig grund. Ni kan till exempel använda den rättsliga grunden avtal om personuppgifts- behandlingen är nödvändig för att ni ska kunna uppfylla avtal om medlemskap med era medlemmar. Andra rättsliga grunder kan vara samtycke eller en så kallad intresseavvägning. Grunden samtycke ska vara frivilligt och specifikt samt när som helst kunna återkallas.

PERSONNUMMER

Personnummer är en extra skyddsvärd personuppgift även om den inte är en känslig personuppgift enligt dataskyddsförordningen. Ni får bara registrera personnummer när det är klart motiverat.

ÄNDAMÅLSENLIG BEGRÄNSNING

Samla bara in uppgifter för specifika ändamål och behandla inte uppgifterna senare för ett annat ändamål. Exempel: Om ni har samlat in uppgifter för att administrera medlemskap ska ni inte senare behandla uppgifterna för att profilera medlemmar för till exempel riktad marknadsföring.

UPPGIFTSMINIMERING

Samla bara in de uppgifter som är relevanta för ändamålet. Exempel: Om ni bara behöver namn och telefonnummer för att administrera medlemskap ska ni inte registrera personnummer för att ”det kan vara bra att ha”.

LAGRINGSMINIMERING

Spara inte uppgifterna under en längre tid än nödvändigt. Exempel: Om en medlem avslutar sitt medlemskap ska ni radera medlemmens personuppgifter om uppgifterna inte längre behövs för att administrera eller avsluta medlemskapet.

KORREKTHET

Se till att ha korrekta uppgifter och uppdatera dem vid behov. Exempel: Se till att ha lämpliga rutiner på plats för att säkerställa att felaktiga personuppgifter rättas.

RÄTT TILL TILLGÅNG

Era medlemmar har rätt att få information och tillgång till de personuppgifter ni behandlar om dem i form av ett utdrag.

DOKUMENTERA

Ni måste skriva ner era rutiner för att behandla personuppgifter. Detta kallas register över behandling. Registret ska vara skriftligt, vara tillgängligt i elektroniskt format för Integritetsskyddsmyndigheten och hållas uppdaterat.

SKYDDA

Ni är ansvariga för att skydda personuppgifterna som ni behandlar på ett bra sätt. Detta gör ni genom att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgär- der. Vad som är en lämplig säkerhetsnivå beror på bland annat vilken typ av per- sonuppgifter det handlar om, hur omfattande personuppgiftsbehandlingen är och varför ni behandlar personuppgifterna.

PERSONUPPGIFTSINCIDENT

Om ni råkar ut för en ”personuppgiftsincident” måste ni rapportera det till IMY inom 72 timmar. En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av de personuppgifter som ni behandlar. Den kan innebära risker för medlemmarnas friheter och rättigheter.

KÄNSLIGA PERSONUPPGIFTER

Vissa personuppgifter är särskilt känsliga och har därför ett starkare skydd i data- skyddsförordningen, exempelvis etniskt ursprung, politiska åsikter eller religiös eller filosofisk övertygelse. Utgångspunkten är att det är förbjudet att behandla sådana personuppgifter. I vissa föreningar avslöjar själva medlemskapet en känslig person- uppgift, då kan ni vara undantagna från förbudet. Det innebär att ni då får behandla känsliga personuppgifter utan samtycke inom ramen för er verksamhet. Men om

ni vill lämna ut känsliga personuppgifter till någon annan, krävs att medlemmen uttryckligen har samtyckt till detta.

DATASKYDDSOMBUD

Vissa föreningar behöver utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att ni följer dataskyddsförordningen inom organisationen, genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser. Exempelvis religiösa och politiska föreningar kan behöva utse ett dataskyddsombud.

INFORMATIONSPLIKT

När ni samlar in uppgifter om en medlem måste ni informera medlemmen om bland annat följande:

• vem som är personuppgiftsansvarig och hur man kontaktar denna (oftast föreningens styrelse)

• vilka personuppgifter ni behandlar (till exempel namn och adress)

• varför ni behandlar dessa personuppgifter (för vilket ändamål och med vilken rättslig grund)

• vilka mottagare som ska ta del av uppgifterna (till exempel en samarbetspartner)

• om ni tänker överföra personuppgifter till ett så kallat tredjeland (land utanför EU/EES).

Ni måste även informera era medlemmar om deras rättigheter. De har bland annat rätt att:

• få tillgång till sina personuppgifter

• få felaktiga personuppgifter rättade

• få sina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga

• få veta hur länge ni kommer att lagra personuppgifterna

• lämna in klagomål till IMY.

För att uppfylla informationsplikten behöver ni gå ut med ovanstående information till såväl nya som gamla medlemmar.

CHECKLISTA

Juridik-lektionen finns sammanfattad

i en tvåsidig checklista för att underlätta applicerandet av dina nya kunskaper i din förening. Skriv förslagsvis ut denna och ta med till nästa styrelsemöte:

Checklistan som pdf Checklistan i word-format