Contract

3. Kontraktsvillkor

3.1 Kontraktshandlingar och deras inbördes ordning

När kontraktsvillkoren gäller

De här kontraktsvillkoren gäller för avrop som grundar sig på Adda Inköpscentral AB:s (”inköpscentralen”) ramavtal Möbler för kontor och omsorg 2020, projektnr 105411 (”ramavtalet”).

Kontraktsvillkoren gäller vid avrop som görs med särskild fördelningsnyckel.

Kontraktsvillkoren reglerar förhållandet mellan den upphandlande myndigheten som är avropsberättigad inom ramavtalet (”den upphandlande myndigheten”) och den leverantör som antas för kontraktet genom avrop (”leverantören”).

Ramavtalet har alla villkor fastställda för avrop. Det är därmed dessa – och inga andra – villkor som gäller mellan den upphandlande myndigheten och leverantören. Villkoren gäller automatiskt vid alla avrop som görs från ramavtalet med särskild fördelningsnyckel.

Med ”kontrakt” avses det avrop som görs från ramavtalet och offerten från den leverantör som antas i avropet.

Med ”ramavtalsupphandlingen” avses den upphandling som har resulterat i ramavtalet.

Kontraktshandlingar

I kontraktet ingår nedan angivna handlingar. Kontraktshandlingarna kompletterar varandra vid en tolkning av kontraktet. Om kontraktshandlingarna är motsägelsefulla gäller de i följande ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat.

1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet med bilagor

2. Kontraktet med bilagor

3. Dessa kontraktsvillkor

4. Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet

5. Ramavtalet med bilagor

6. ALOS 05

7. Montage 85

3.2 Leverantörens åtaganden

3.2.1 De produkter och tjänster som kontraktet omfattar och leverantörens ansvar

Leverantören ska tillhandahålla produkter och tjänster för kontor och omsorg enligt det som angetts i avropet.

Ett kontrakt får komplettera ramavtalets villkor men inte avvika från dem. Om ett kontrakts villkor avviker från det anbud som leverantören har lämnat i ramavtalsupphandlingen, och det är till nackdel för den upphandlande myndigheten, så ska kontraktet i stället anses innefatta det villkor som är mer fördelaktigt för den upphandlande myndigheten.

Leverantören ska aktivt skaffa sig kännedom om och följa de lagar, förordningar, myndighetskrav, regler, normer, standarder och föreskrifter som vid var tid gäller för leverantörens verksamhet.

Leverantören har ett fullständigt och odelat ansvar för att fullgöra alla åtaganden och förpliktelser under kontraktet. Leverantören ska se till att på bästa sätt ta tillvara den upphandlande myndighetens intressen.

Leverantören ska på egen bekostnad ha alla tillstånd m.m. som krävs för att leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt kontraktet.

3.2.1.1 Utdrag ur Polismyndighetens belastningsregister

I verksamheter som helt eller delvis är specifikt avsedda för barn, ska leverantören kontrollera om den personal som utför arbeten, inklusive leveranser, på dessa platser finns med i Polismyndighetens belastningsregister. Kontroll sker genom utdrag från belastningsregistret som maximalt är ett år gammalt. Detta villkor gäller oavsett om det är leverantörens egen eller underleverantörs personal som vistas i nämnda verksamheter.

Om personal är dömd för brott ska leverantören göra en bedömning av om personalen i fråga är lämplig att utföra arbete i nämnda verksamheter. Vid behov ska beställaren, eller arbetsgivaransvarig hos beställaren, kontaktas för samråd innan personalen i fråga utför arbete i nämnda verksamheter. Om samråd sker har beställaren rätt att kräva att personalen i fråga byts ut mot annan personal. Leverantörens personal ska vara beredd att på begäran kunna uppvisa utdraget från belastningsregistret för arbetsgivaransvarige hos beställaren. Om uppvisande av sådant utdrag inte sker, kommer personalen att bytas ut mot annan. Ingen ersättning utgår till leverantören för merkostnader som utbyte av personal eventuellt medför.

Leverantören ansvarar för att personalen har erforderlig information om sekretessregler och lagstiftning gällande personuppgifter.

Exempel på verksamheter som helt eller delvis är specifikt avsedda för barn är skolor, förskolor, Barnavårdscentraler, särskilda boenden för barn och ungdomar samt vård som riktar sig mot barn. Att barn undantagsvis eller periodvis vistas i vissa av de miljöer som omfattas av ramavtalet anses inte vara verksamhet som helt eller delvis är specifikt avsedd för barn.

3.2.2 Märkning av produkter i typfallssortimentet och övrigt sortiment

Leverantören ska ha ett system för märkning av produkter i typfallssortimentet och övrigt sortiment som kan kopplas till produktinformation och spårbarhetsdata som främjar framtida återbruk.

Som minimum ska produkterna vara beständigt märkta med information om originaltillverkare, modell och produktionsdatum (med minst månad och år). Märkningen ska vara tydligt presenterad på produkterna och vara beständig över tid.

Leverantören ska inom 10 arbetsdagar på begäran från den upphandlande myndigheten tillhandahålla en beskrivning av hur produkterna märks.

3.2.3 Hållbara leveranskedjor

Leverantören ska vid kontraktsstart och under hela kontraktstiden tillämpa villkoren och medverka till uppföljning enligt "Hållbara leveranskedjor" i ramavtalet. Det ska vara öppet för upphandlande myndigheten eller den upphandlande myndighetens ombud att granska policys och rutiner avseende hållbara leveranskedjor.

3.2.4 Systematiskt miljöarbete

Leverantören ska vid kontraktsstart och under hela kontraktstiden bedriva ett systematiskt och dokumenterat miljöarbete enligt villkoren i ramavtalet, som är öppet för granskning av den upphandlande myndigheten eller den upphandlande myndighetens ombud.

3.2.5 Policy och rutiner för minskad klimatpåverkan från transport av produkter

Policy och rutiner för minskad klimatpåverkan från transport av produkter

Leverantören ska under kontraktstiden ha policy, mål och rutiner som beskriver hur transport av produkter sker med lägsta möjliga klimatpåverkan enligt avsnitt "Policy och rutiner för minskad klimatpåverkan från transport av produkter" i ramavtalet. Den upphandlande myndigheten kan begära dokumentation som styrker att a - e i det aktuella avsnittet uppfylls under kontraktstiden.

Rapportering av leveransernas koldioxidutsläpp

Senast 18 månader efter ramavtalsstart ska rapportering av koldioxidutsläpp från leveranser ska kunna tas fram per uppdrag, till självkostnadspris.

Rapporteringen ska visa på de totala utsläppen av koldioxid (CO2-ekvivalenter) för den upphandlande myndighetens leveranser under dess valda tidsintervall. Statistiken kan baseras på schablonvärden för genomsnittligt koldioxidutsläpp för den fordonsflotta eller nätverk av fordon som använts. För beräkning kan standard SS-EN 16258:2012 (Metoder för beräkning och rapportering av energiförbrukning och utsläpp av växthusgaser inom transportsektorn, gods- och passagerartransporter) eller likvärdig beräkningsmetod tillämpas.

Rapportering ska levereras inom 30 arbetsdagar från det att den upphandlande myndigheten har inkommit med skriftlig förfrågan. Leverantören ska meddela den upphandlande myndigheten om självkostnadspriset, som ska godkännas av den upphandlande myndigheten, innan framtagandet av statistik påbörjas.

3.2.6 Systematiskt kvalitetsarbete

Leverantören ska vid kontraktsstart och under hela kontraktstiden bedriva ett systematiskt och dokumenterat kvalitetsarbete enligt villkoren i ramavtalet, som ska vara öppet för granskning av den upphandlande myndigheten eller den upphandlande myndighetens ombud.

3.2.7 Tillgänglighet - systematiskt arbete och rådgivning

Systematiskt tillgänglighetsarbete

Leverantören ska under hela kontraktstiden, i förekommande fall tillsammans med sina underleverantörer, kunna visa hur man har arbetat systematiskt med universell utformning enligt SSEN 17161:2019 eller motsvarande rutiner för att säkerställa att användare har jämlik tillgång till produkter på kontraktet. Det systematiska arbetet ska minst omfatta dokumenterade rutiner som beskriver:

• hur användarna och användningssammanhang har identifierats

• hur användarnas behov, egenskaper, förmågor och preferenser har analyseras, förståtts och omhändertagits i arbetet med att utveckla produkt- och arbetsplatsutformningar

• hur lösningar har utvärderats i förhållande till användarnas behov, egenskaper, förmågor och preferenser.

Rådgivning kring tillgänglighet

Leverantören ska utifrån den information som den upphandlande myndigheten tillhandahåller gällande användares behov, egenskaper, förmågor och preferenser kunna föreslå lämpliga produkter på kontraktet och lösningar utifrån parametrar som produktutformning, arbetsplatsutformning, funktion, material och färger. Målet är att uppnå en så god tillgänglighet som möjligt, exempelvis avseende framkomlighet, ljudmiljö och kontraster.

Leverantören ska även, i förekommande fall genom sina underleverantörer, beakta de råd som Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) tar fram och generellt följa forskning och utveckling på området. Det systematiska utvecklingsarbetet ska bidra till att maximera spektrumet av möjliga användare av produkter på kontraktet.

De definitioner som gäller för SS-EN 17161:2019 gäller även vid tillämpning av detta villkor.

3.2.8 Generell uppföljning och insyn

Leverantören ska ge den upphandlande myndigheten eller dess ombud tillträde till och insyn i sin eller underleverantörers verksamhet. Där inget annat specifikt regleras i dessa kontraktsvillkor, ska tillträdet ges i den utsträckning som krävs för att den upphandlande myndigheten ska kunna kontrollera att leverantören lever upp till sina åtaganden enligt kontraktet och dessa allmänna kontraktsvillkor. Skyldigheten att ge tillträde och insyn gäller till och med ett år efter det att kontraktet har löpt ut.

För uppföljning av sociala- och hållbarhetsvillkor, kan den upphandlande myndigheten eller dess ombud komma att granska policys, rutiner, tidrapportering, scheman, lönespecifikationer och anställningsavtal. Sådan granskning ska vara förenlig med dataskyddsförordningen. Den upphandlande myndigheten eller ombudet ska ha möjlighet att intervjua arbetstagare som omfattas av villkor.

Leverantören ska utan kostnad för den upphandlande myndigheten medverka vid den upphandlande myndighetens uppföljning av kontraktet, oavsett vilket eller vilka villkor som följs upp.

3.2.8.1 Styrkande av hållbarhetskrav på typfallssprodukter

Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran, inom maximalt 30 arbetsdagar, inkomma med dokumentation som styrker att krav enligt avsnitt 4.1.4.1 "Hållbarhetskrav på produkterna" i förfrågningsunderlaget i ramavtalsupphandlingen är uppfyllda.

Dokumentationen ska bestå av ifyllt, signerat Hållbarhetsintyg nivå hög (bilaga 14 till förfrågningsunderlaget i ramavtalsupphandlingen) och bevis för respektive tillämpligt delkrav.

Den upphandlande myndigheten kan när som helst under kontraktstiden begära in dessa bevis.

3.2.8.2 Styrkande av hållbarhetskrav på produkter i övrigt sortiment

Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran, inom maximalt 60 arbetsdagar, inkomma med dokumentation som styrker att krav enligt avsnitt 4.1.4.1 "Hållbarhetskrav på produkter" i förfrågningsunderlaget i ramavtalsupphandlingen är uppfyllda.

Dokumentationen ska bestå av ifyllt, signerat Hållbarhetsintyg på den nivå som är tillämplig (nivå bas, hög respektive spets, se bilaga 13, 14 respektive 15 till förfrågningsunderlaget i ramavtalsupphandlingen) för aktuell produkt och bevis för respektive tillämpligt delkrav.

Den upphandlande myndigheten kan när som helst under kontraktstiden begära in denna dokumentation.

3.2.9 Marknadsföring

Leverantören får inte hänvisa till kontraktet i sin marknadsföring utan den upphandlande myndighetens kännedom, och inte heller på ett missvisande sätt. Leverantören ska omedelbart sluta med marknadsföring som den upphandlande myndigheten bedömer vara missvisande eller oförenlig med den upphandlande myndighetens värderingar eller verksamhet.

3.2.10 Sekretess, informationssäkerhet och personuppgifter

Leverantören förbinder sig att följa de bestämmelser om sekretess i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), lagen om företagshemligheter (2018:558) eller vid var tid gällande annan tillämplig författning som gäller för den upphandlande myndigheten.

Leverantören får inte röja någon känslig information som den, avsiktligt eller oavsiktligt, får del av inom ramen för kontraktets utförande.

Den upphandlande myndigheten ska ha rätt att ingå sekretessavtal med enskilda medarbetare hos leverantören eller underleverantörer, som genom uppdraget kan få tillgång till uppgifter för vilka sekretess gäller, för att ålägga den enskilde att iaktta motsvarande sekretess. Sekretessen gäller även efter att leverantörens kontrakt med den upphandlande myndigheten har upphört. Leverantören ska medverka till att sekretessavtal ingås och meddela den upphandlande myndigheten bland annat vilka medarbetare som berörs.

Om leverantören behandlar personuppgifter för den upphandlande myndighetens räkning ska ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal upprättas mellan den upphandlande myndigheten (personuppgiftsansvarig) och leverantören (personuppgiftsbiträde). Personuppgiftsbiträdesavtalet ska innehålla instruktioner om hur behandlingen får utföras och vilka informationssäkerhetskrav som gäller. Leverantören ska följa allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, dataskyddslagen, samt övriga vid var tid gällande bestämmelser om behandling av personuppgifter.

Leverantören har bara rätt att bearbeta eller lagra personuppgifter i, eller överföra dem till, ett land som inte är medlem i EU eller EES om någon av följande förutsättningar är uppfylld:

1. det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlandet,

2. den registrerade har gett sitt samtycke till överföringen,

3. de situationer som uttryckligen anges i allmänna dataskyddsförordningen och dataskyddslagen är tillämpliga, eller

4. det är tillåtet enligt föreskrifter eller särskilda beslut av svenska regeringen eller Datainspektionen p.g.a. att det finns tillräckliga garantier för att de registrerades rättigheter skyddas. Sådana garantier kan finnas genom
   
   • standardavtalsklausuler som EU‑kommissionen har godkänt, eller
   • bindande företagsinterna regler, så kallade Binding Corporate Rules.

Om det blir aktuellt att föra över personuppgifter till tredje land ska leverantören uppvisa dokumentation för den upphandlande myndigheten som styrker att bestämmelsen är uppfylld innan överföring påbörjas.

Leverantören ska göra villkoren gällande i avtal med sina underleverantörer.

3.2.11 Redovisning av statistik

Leverantören ska utan kostnad för den upphandlande myndigheten halvårsvis, eller när den upphandlande myndigheten så kräver, redovisa statistik över försäljningen inom kontraktet.

Statistiken ska innehålla:

• uppgifter om antalet sålda produkter respektive tjänster samt dess priser och eventuell miljömärkning,

• med angivande av artikelnummer och beteckning i förekommande fall,

• uppgifter om pågående beställningar med planerat leveransdatum,

• uppgifter om orderhistorik med leveransdatum,

• faktureringshistorik.

Uppgifterna ovan ska vara uppdelade per kundkonto eller beställare hos den upphandlande myndigheten och levereras i det format som den upphandlande myndigheten önskar.

3.2.12 Fasta leveransdagar

Om upphandlande myndighet önskar fasta leveransdagar ska överenskommelse med leverantören ske för att i möjligaste mån tillgodose detta.

3.2.13 Leverans av produkter

3.2.13.1 Produkternas egenskaper

Typfallsprodukter ska uppfylla de krav som framgår av förfrågningsunderlaget i ramavtalsupphandlingen, och i övrigt svara mot vad den upphandlande myndigheten har fog att förvänta sig.

Produkter i övrigt sortiment ska uppfylla tillämpliga krav enligt förfrågningsunderlaget i ramavtalsupphandlingen, svara mot vad leverantören anger om deras egenskaper och i övrigt mot vad den upphandlande myndigheten har fog att förvänta sig.

Produkterna ska vara hopmonterade till funktionsdugligt skick.

3.2.13.2 Ersättningsprodukt vid tillfälligt leveranshinder

Om leverantören tillfälligt inte kan leverera en produkt som omfattas av ramavtalet får en ersättningsprodukt tillhandahållas om den upphandlande myndigheten godkänner det. Ersättningsprodukten ska uppfylla alla krav och vara likvärdig med den ursprungliga produkten. Ersättningsproduktens pris får inte överstiga ursprungsproduktens pris.

3.2.13.3 Reservdelar

Leverantören ska säkerställa att utbytbara reservdelar, såsom hjul, armstöd, beslag, löstagbara klädslar etc., finns tillgängliga i minst fem år efter att en produkt har levererats till den upphandlande myndigheten. Efter fem år kan leverantören leverera reservdelar som inte är originaldelar så länge ställda krav uppfylls, säkerheten hos produkten kan garanteras och i förekommande fall CEmärkning bibehålls.

3.2.13.4 Anvisning för renovering och återbruk

Om leverantören, i digital typfallskatalog och/eller e-prislista, har angett att en produkt är anpassad för renovering och återbruk ska leverantören, på upphandlande myndighets begäran, tillhandahålla anvisningar för renovering av produkten, exempelvis genom utbyte av komponenter och beståndsdelar i syfte att förlänga produktens livslängd.

I anvisningarna ska även information om eventuell demontering och källsortering av ingående komponenter och beståndsdelar, efter att produkten nått sin fulla livslängd, framgå.

Renovering ska gå att utföra med vanliga och enkla manuella verktyg. Vilka verktyg som behövs för arbetet ska framgå i anvisningarna.

3.2.13.5 Bruks- och skötselanvisningar

Leverantören ska tillhandahålla bruks- och skötselanvisningar med information om hur produkten på rätt sätt används, rengörs och underhålls för att hålla produkten i gott skick under dess livslängd. Om tillämpligt ska specifika instruktioner för olika materialslag ingå. Även anvisningar om eventuell demontering och källsortering av ingående materialslag efter produkten nått sin fulla livslängd ska tillhandahållas vid begäran från den upphandlande myndigheten. Anvisningar ska tillhandahållas tillsammans med produkten och/eller i elektronisk form på tillverkarens webbplats.

Om inget annat anges, ska leverantören på begäran från upphandlande myndighet tillhandahålla bruks- och sköteselanvisningar inom 10 dagar från upphandlande myndighets begäran.

3.2.13.6 Produktgaranti

Leverantören ska lämna minst fem års garanti från det datum då produkten levereras till den upphandlande myndigheten.

Garantin ska omfatta reparation eller utbyte och innefatta ett serviceavtal med möjlighet till upphämtning och återlämning eller reparation på plats.

Garantin ska säkerställa att produkterna fortsätter att följa specifikationerna i ramavtal och kontrakt, utan extra kostnad. Leverantören ska inom tio arbetsdagar från den upphandlande myndighetens begäran tillhandahålla en skriftlig försäkran som beskriver den garantiperiod som erbjuds och som anger att garantin omfattar varornas efterlevnad av specifikationerna i kontraktet, vilket innefattar all angiven användning.

Garantin gäller under förutsättning att produkten i fråga används för avsett syfte samt enligt normala slitageförhållanden. Garantin omfattar till exempel inte skador som uppkommer till följd av skadegörelse eller onormalt bruk av produkten.

3.2.13.7 Leveransvillkor

Vid leverans direkt till upphandlande myndighet samt vid samordnad varudistribution ska leverantören leverera produkter enligt Incoterms 2020 Delivered Duty Paid (DDP) till angiven leveransadress. Leverantören står för alla risker fram till att godset finns tillgängligt på den angivna platsen. Leverantören står även för importklarering.

Leverans ska ske till godsmottagning/entré om inte den upphandlande myndigheten har beställt någon tjänst som omfattar inbärning.

Leveransvillkoren gäller även om leverantören anlitar fristående transportör.

3.2.13.8 Euroklass för fordon vid leverans av produkter

Leverantören ska säkerställa att fordon för leverans av produkter minst uppfyller kraven enligt Euro V för tunga fordon och Euro 5 för lätta fordon. Det gäller även för leveranser som utförs med ett nätverk av flera fordon.

Vid uppföljning av detta villkor kan utdrag från vägtrafikregistret komma att begäras in, liksom dokumentation som styrker att leverantören ställt motsvarande krav på underleverantör av transporttjänster.

3.2.13.9 Fraktkostnad vid avrop

För fraktkostnad vid avrop gäller följande:

• Om ordervärdet understiger 15 000 kr exkl. mervärdesskatt får leverantören debitera faktisk fraktkostnad inom Sverige, dock maximalt 3 000 kr.

• Om ordervärdet överstiger 15 000 kr exkl. mervärdesskatt ska fraktkostnaden ingå i priset för produkterna om leveransen sker till en slutdestination.

• Om ordervärdet överstiger 15 000 kr exkl. mervärdesskatt ska fraktkostnaden ingå i priset för produkterna om leveransen sker vid ett och samma tillfälle till flera slutdestinationer så länge dessa befinner sig inom en radie av fem kilometer från varandra.

• Om ordervärdet överstiger 15 000 kr exkl. mervärdesskatt och leveransen sker vid ett och samma tillfälle till flera slutdestinationer som befinner sig utanför en radie av fem kilometer från varandra får 300 kr debiteras per slutdestination.

• Fraktkostnaden ska tydligt anges i leverantörens offert.

• Leverantören ska senast i samband med fakturering delge upphandlande myndighet underlag som styrker den faktiska fraktkostnaden om upphandlande myndighet så önskar.

3.2.13.10 Leveranstid

Leverans ska ske arbetsdagar mellan kl 7 och 16 om inget annat angetts i avropet.

Om inget annat gäller enligt avropet, ska leverans ske senast 35 arbetsdagar efter beställning. Leverans ska ske på den tid eller inom den tidsrymd som angivits vid avropet. Faktisk leveranstid/leveransdag ska anges i orderbekräftelsen.

Leverans får inte utan upphandlande myndighets godkännande ske tidigare än vad som överenskommits.

Vid helgdagar och tider då tillverkningsanläggningar kan vara stängda för produktion kan längre leveranstid än 35 arbetsdagar få förekomma. Två sådana tidsperioder är 25 juni - 1 augusti och 20 december - 6 januari. Om beställning sker inom dessa tidsperioder ska överenskommelse om annan leveranstid (än 35 arbetsdagar) framgå av orderbekräftelsen.

Faktisk leveransdag är den dag då produkterna levererats till upphandlande myndighet för leveranskontroll.

Upphandlande myndighet och leverantören kan komma överens om att delleverans får ske.

3.2.13.11 Expressleverans

Upphandlande myndighet ska ha möjlighet att få produkt levererad tidigare än 35 veckodagar om produkten finns tillgänglig.

Leverantörens faktiska fraktkostnad inkl. expresstillägg får debiteras vid expressleverans. Den faktiska fraktkostnaden och kostnaden för tillägget ska framgå vid beställningen. Faktisk leveranstid ska anges i orderbekräftelsen.

3.2.13.12 Tillhandahållande av material för montering

Leverantören ska tillhandahålla de material som krävs vid montering.

3.2.13.13 Leveransavisering

Leverantören ska senast fem arbetsdagar före leverans/delleverans avisera angiven kontaktperson när leverans/delleverans kommer att ske, om inget annat överenskommits mellan upphandlande myndighet och leverantören.

Om leverans får ske till annan person än angiven kontaktperson ska detta klargöras i samband med leveransavisering, se "Leveranskontroll avseende felleverans och transportskador".

På leveransdagen är det önskvärt att chauffören ringer kontaktpersonen och meddelar ungefärlig leveranstid. Extra kostnad för detta får inte debiteras.

3.2.13.14 Tillkommande utkörning

Om kontaktperson eller annan utsedd person hos den upphandlande myndigheten inte har möjlighet att ta emot leveransen enligt leveransaviseringen och chauffören måste återkomma vid annat tillfälle, har leverantören rätt att debitera den extra tidsåtgången enligt tjänst #14 för tillkommande utkörning.

3.2.13.15 Tillkommande tjänster vid leverans

Tillkommande tjänster på den upphandlande myndighetens förfrågan

Om den upphandlande myndigheten vid leveranstillfället efterfrågar ytterligare tjänster med koppling till leveransen och som ska utföras vid leveranstillfället, har leverantören rätt att neka denna förfrågan. Om leverantören accepterar förfrågan får den debitera den tillkommande tjänsten med utgångpunkt i avtalade timpriser plus ett påslag på maximalt 10 %.

Tillkommande tjänster orsakade av den upphandlande myndigheten

Leverantören har rätt att debitera för eventuellt merarbete som uppstår vid leveransen som är orsakat av den upphandlande myndigheten, såsom att lokalen inte är erforderligt tömd eller förberedd för de beställda produkterna. Endast merarbete som är nödvändigt för leverantören att utföra för att kunna leverera produkten enligt kontraktet får debiteras. Debitering sker enligt timpriset för tjänsterna #10-14 i bilaga 24.

3.2.13.16 Leveranskontroll avseende felleverans och transportskador

I samband med leverans ska leverantören ge upphandlande myndighet skälig tid för leveranskontroll, dvs. kontroll av antalet levererade kollin.

Leverantören får inte lämna produkter utan att angiven kontaktperson eller annan utsedd person tagit emot produkterna.

Om andra produkter än de som omfattas av kontraktet har levererats till den upphandlande myndigheten, eller om det finns transportskador på levererade produkter, ska den upphandlande myndigheten meddela leverantören inom fem arbetsdagar efter leveranstillfället. Leverantören ska därefter så snart som möjligt återta produkterna.

3.2.13.17 Återtag av emballage

Leverantören ska återta allt emballage (t ex förpackningsmaterial och pallar) som uppkommer i samband med leverans/montering om inte annan överenskommelse skett mellan upphandlande myndighet och leverantör. Detta gäller dock om produkter skickas som postpaket, och där tjänster kopplade till produkterna (såsom montering eller utplacering) inte behövs.

3.2.13.18 Efterstädning

Leverantören ska städa efter sig i samband med leverans/montering om inte annan överenskommelse skett mellan upphandlande myndighet och leverantör. Med efterstädning avses att leverantören ser till att lokalen/utrymmet i fråga ser ut som den gjorde före leveransen skedde.

3.2.13.19 Samordnad distribution av produkter

Många upphandlande myndigheter har en intern distributör/transportör av produkter för att minska antalet transporter. Där samordnas leveranser från flertalet leverantörer innan produkterna slutligen levereras till varje enskild beställare.

Leverantören ska medverka till samordnad produktdistribution, vilket innebär att leveranser ska kunna ske till en omlastningscentral eller ett centralt lager, definierat av varje upphandlande myndighet, istället för till varje enskild beställare inom en upphandlande myndighet.

Varje enskild beställning ska vara packad och adresserad till den enskilda beställaren inom den upphandlande myndigheten. Leverans till distributionscentral eller centralt lager ska ske i överenskommelse med den upphandlande myndigheten.

Leverantören ska inom tre månader från det att den upphandlande myndigheten begär det kunna tillämpa standarden för samordnad produktdistribution i enlighet med SFTI eller annan likvärdig standard. Det innebär att leverantören ska kunna hantera t.ex. kundpackning (se nedan), godsmärkning, märkning av kolli med en transportetikett, leveransavisering i elektroniskt format.

3.2.13.20 Kundpackning vid samordnad produktdistribution

Vid samordnad produktdistribution ska godset anlända kundpackat till distributionscentralen. Den upphandlande myndighetens definition på kundpackning innebär att leverantören packar godset per unikt GLN (Global Location Number enligt GS1-standard) åtskilt från annat unikt GLN. Leverantören får alltså inte packa gods med samma GLN utspritt på flera olika lastbärare. Fyller ett unikt GLN inte en lastbärare själv kan den delas med annat unikt GLN så länge godset är tydligt kolliettiketerat och tydligt avgränsat från varandra.

Lastbäraren ska vara ändamålsenligt märkt med väl synlig information som visar om lastbärare innehåller kollin till endast ett GLN eller till flera.

3.2.13.21 Bekräftad order vid samordnad produktdistribution

Vid samordnad produktdistribution ska order som bekräftats av leverantör vid ordertillfälle plockas och skeppas i sin helhet. Restnotering vid plock ska resultera i nekad order. Ersättningsprodukt ska erbjudas vid avropstillfället och tydligt framgå i det fall lagd order inte kan bekräftas i samband med beställning.

3.2.14 Leverans av tjänster

Tjänsterna som levereras inom kontraktet ska uppfylla de krav som följer av förfrågningsunderlaget i ramavtalsupphandlingen.

De delar av tjänsten som saknar ett mätbart resultat ska utföras fackmannamässigt.

Tjänster ska utföras på den plats som anges av den upphandlande myndigheten.

3.2.15 Avbeställning och felbeställningar

Den upphandlande myndigheten har rätt att avbeställa produkter och tjänster inom ett kontrakt.

Avbeställning av produkter och tjänster kan ske kostnadsfritt inom två arbetsdagar, eller inom en arbetsdag vid expressleverans, efter mottagen orderbekräftelse. Vid avbeställning senare än så, har leverantören rätt till ersättning. Ersättningen ska motsvara de faktiska kostnader som leverantören har för avbeställningen, inklusive eventuell förlust som leverantören gör för att den inte kan få full ersättning för produkten eller tjänsten genom att sälja den till någon annan.

Om den upphandlande myndigheten efter genomförd leverans upptäcker att den har gjort en felbeställning ska den omedelbart meddela leverantören detta. Leverantören ska därefter så snart som möjligt återta de felbeställda produkterna. Leverantören har i så fall rätt till ersättning som motsvarar de faktiska kostnader som leverantören har för återtagandet, inklusive eventuell förlust som leverantören gör för att den inte kan få full ersättning för produkten genom att sälja den till någon annan.

Observera - det här kontraktsvillkoret gäller inte vid expressleverans.

3.2.16 Samverkan med andra leverantörer

Om ett kontrakt är en del av en större leverans där även andra leverantörer är inblandade ska leverantören kunna samverka med dem enligt den upphandlande myndighetens önskemål för att uppnå bästa möjliga resultat för den upphandlande myndigheten.

3.2.17 Meddelande till den upphandlande myndigheten vid kontraktsbrott

Om leverantören får skäl att anta att den på något sätt begår eller riskerar att begå ett kontraktsbrott, ska den omedelbart meddela den upphandlande myndigheten detta.

3.3 Priser

Priser

Produkternas och tjänsternas priser framgår av kontraktet.

• För produkter i typfallssortimentet och obligatoriska tillval gäller ramavtalets prislista.

• För produkter i övrigt sortiment gäller ramavtalets prislista med avdrag för rabatt.

• För tjänster som inte är kostnadsfria, och som har fastställda priser, gäller ramavtalets prislista. För tjänster som inte har fastställda priser gäller de priser som anges i leverantörens offert.

Eventuell rabatt för demoprodukter ska tillämpas enligt leverantörens erbjudna rabatt i ramavtalsupphandlingen.

Kostnader utöver vad som uttryckligen framgår av de här allmänna kontraktsvillkoren och kontraktet får inte tillkomma.

Priserna ska vara fasta under hela kontraktstiden.

3.4 Om leverantören bryter mot kontraktet

3.4.1 Försening
Leverantörens försening

Försening föreligger om leverantören inte kan leverera eller tillhandahålla en del av, eller hela, leveransen enligt den leveranstid som framgår av kontraktet. Leverantören ska omedelbart skriftligen meddela den upphandlande myndigheten om förseningen med angivande av

• orsaken till förseningen,

• omfattningen av förseningen och

• inom vilken tid leverans kan ske.

Den upphandlande myndigheten ska godkänna den längre leveranstiden, så länge den nya leveranstiden inte innebär att ett så pass stort avsteg från ursprungligt kontrakt, eller allvarligt förfelar syftet med kontraktet, att det är frågan om ett väsentlig kontraktsbrott (exempelvis genom att förseningen omöjliggör att skolan/förskolan kan bedriva normal verksamhet). Om den upphandlande myndigheten godkänner den längre leveranstiden gäller den som ny leveranstid. Leverantören ska stå för samtliga kostnader som uppstår i samband med en försenad leverans. Om den upphandlande myndigheten inte godkänner den nya leveranstiden, har den upphandlande myndigheten rätt att häva kontraktet i sin helhet.

Om leverantören vid utgången av den nya leveranstiden fortfarande inte kunnat fullgöra leveransen, har den upphandlande myndigheten rätt till vite. Vite utgår med två procent av priset för den försenade delen av leveransen för varje påbörjad kalendervecka försening föreligger, räknat från den nya leveransdagen. Om den upphandlande myndigheten inte kan använda andra delar av samma leverans till följd av förseningen, ska vitet beräknas också på värdet av dessa delar. Vitet ska betalas under som längst fyra veckor.

Försening orsakad av den upphandlande myndigheten

Leverantören ansvarar inte för försening som upphandlande myndighet orsakat. Leverantören har i sådant fall rätt till nödvändig förlängning av leveranstiden samt ersättning för skäliga, styrkta och direkta merkostnader. Om upphandlande myndighet upptäcker att försening kommer att inträffa, ska upphandlande myndighet, utan fördröjning, skriftligen meddela leverantören detta

3.4.2 Fel

Om en vara eller tjänst är felaktig enligt tillämpliga krav, har den upphandlande myndigheten rätt att påpeka felet till leverantören och begära att felet avhjälps inom 10 arbetsdagar efter leverans. Felet ska avhjälpas skyndsamt och leverantören ska meddela den upphandlande myndigheten när felet ska vara avhjälpt.

Om den upphandlande myndigheten inte har fått korrekt produkt eller tjänst tillhandahållen vid utgången av tiden för när felet skulle vara avhjälpt, har den upphandlande myndigheten rätt till vite motsvarande två procent av priset för den felaktiga delen av leveransen.

Vitet på två procent utgår för varje påbörjad kalendervecka som felet fortfarande föreligger, och fram till dagen då en avtalsenlig vara eller tjänst har tillhandahållits.

Vitet ska betalas under som längst fyra veckor.

3.4.3 Frist för att åberopa leverantörens kontraktsbrott

Om inget annat särskilt anges i dessa kontraktsvillkor, förlorar den upphandlande myndigheten förlorar att åberopa leverantörens kontraktsbrott om den inte lämnar meddelande till leverantören, om avtalsbrottet inom 30 dagar efter det att myndigheten märkte avtalsbrottet. Meddelandet ska vara skriftligt och skickades till leverantörens kontaktperson enligt kontraktet.

Rätten att åberopa leverantörens kontraktsbrott går dock inte förlorad om leverantören inom den ovan angivna tiden har haft kännedom om sitt kontraktsbrott även utan reklamationen.

3.4.4 Hävning av kontrakt och skadestånd

Den upphandlande myndigheten får helt eller delvis häva ett kontrakt om

1. leverantörens avtalsbrott är av väsentlig betydelse. Ett avtalsbrott ska exempelvis alltid anses vara av väsentlig betydelse när
   
   i. vite ska betalas för mer än fyra veckor enligt "Fel" eller "Försening" eller
   ii. högre priser än vad som gäller enligt kontraktet har tillämpats och leverantören inte har vidtagit rättelse inom tre veckor från det att den upphandlande myndigheten påpekat de felaktiga priserna för leverantören och begärt rättelse;

2. leverantören inte inom 30 dagar efter den upphandlande myndighetens begäran har avhjälpt en sådan omständighet som hade kunnat vara en grund för att utesluta leverantören vid kontraktstillfället;

3. leverantören enligt "Force Majeure" har varit befriad från skyldigheten att betala vite i 60 dagar.

Den upphandlande myndigheten får dessutom med omedelbar verkan helt eller delvis häva kontraktet om

1. det kommer fram att leverantören vid fullgörandet av kontraktet har överträtt grundläggande mänskliga fri- och rättigheter;

2. leverantören xxxxx ha uteslutits på grund av överträdelser enligt 13 kap. 1 § LOU eller obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § första stycket XXX när kontraktet ingicks;

3. leverantören har brutit mot kontraktet vid upprepade tillfällen;

4. avtalsbrottet inte kan avhjälpas;

5. ramavtalet som ligger till grund för kontraktet hävs;

6. det kommer fram att leverantören lämnade oriktiga uppgifter i offerten som var av betydelse när kontraktet tilldelades;

7. leverantören bytt eller anlitat en underleverantör under ett enskilt kontrakt utan den upphandlande myndighetens godkännande och åtgärden har orsakat myndigheten en väsentlig skada; eller

8. leverantören har överlåtit kontraktet utan den upphandlande myndighetens godkännande och detta har orsakat myndigheten en väsentlig skada.

En upphandlande myndighet som har hävt ett kontrakt som grundar sig på ramavtalet har rätt att undanta den aktuella leverantören vid kommande avrop från ramavtalet.

Om den upphandlande myndigheten har rätt att häva ett kontrakt, så har den också rätt till ersättning för den skada som leverantörens fel, försummelse eller brist har orsakat myndigheten.

3.5 Grunder för förtida uppsägning

Den upphandlande myndigheten får med omedelbar verkan säga upp kontraktet till förtida upphörande om

1. det framgår av en domstols lagakraftvunna dom eller beslut att ramavtalet eller kontraktet har slutits i strid med upphandlingslagstiftningens bestämmelser om tillåtna ändringar av ramavtal eller kontrakt; eller

2. EU-domstolen i ett avgörande konstaterar att ingående av ramavtalet respektive kontraktet innebar ett allvarligt åsidosättande av EU-rätten.

Vid uppsägning enligt denna punkt bortfaller parternas framtida skyldigheter.

3.6 Ansvar och ansvarsbegränsningar

3.6.1 Ansvar för skada

Leverantören ansvarar för samtliga skador som leverantören, eller annan för vilken leverantören ansvarar, orsakar genom vårdslöshet. Om den upphandlande myndigheten gentemot tredje man görs ansvarig för sådan skada, ska leverantören hålla den upphandlande myndigheten skadeslös.

Om leverantören enligt lag eller rättspraxis har ett längre gående ansvar för en skada, ansvarar leverantören oavsett föregående stycke för den uppkomna skadan.

Parternas ansvar för person- eller sakskada begränsas till maximalt 10 MSEK per skadetillfälle och 20 MSEK per år.

För ideella skador och rena förmögenhetsskador till registrerad som orsakas till följd av, eller i samband med, en överträdelse av personuppgiftsbiträdesavtal, dataskyddsförordningen, dataskyddslagen samt övriga vid var tid gällande bestämmelser om behandling av personuppgifter, bär den part som orsakar skadan ansvaret för skada som följer av ingånget personuppgiftsbiträdesavtal och därefter det ansvar för skada som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning.

Leverantörens ansvar för annan ren förmögenhetsskada än enligt ovan begränsas till 2 MSEK per skada och år.

3.6.2 Försäkring

Leverantören ska under hela kontraktstiden ha försäkringar som täcker leverantörens ansvar enligt "Ansvar för skada".

3.6.3 Ansvar vid grov vårdslöshet och uppsåt

Ansvarsbegränsningarna i "Ansvar för skada" gäller inte om leverantören har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt.

3.7 Underleverantörer

Leverantören ansvarar för åtgärder, arbeten och leveranser från underleverantörer på samma sätt som för sitt eget arbete.

Ett tillägg eller ett byte av en underleverantör får endast ske efter den upphandlande myndighetens skriftliga godkännande.

3.8 Den upphandlande myndighetens åtaganden

3.8.1 Information och tillgång till lokaler m.m.

Den upphandlande myndigheten ska ge leverantören information och tillgång till myndighetens lokaler, utrustning m.m. som är nödvändig för att leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden.

3.8.2 Betalning

Den upphandlande myndigheten ska betala leverantören enligt ramavtalets betalningsvillkor. En faktura ska betalas senast 30 dagar efter det att leverantören har skickat den till den upphandlande myndigheten förutsatt att leveransen har fullgjorts.

3.9 Fakturering och förfallotid

Fakturering ska ske elektroniskt enligt Peppol BIS Billing 3 eller av SFTI senast rekommenderade meddelandeversion.

Leverantören ska under hela kontraktstiden kunna kommunicera elektroniskt med den upphandlande myndigheten på något av de sätt som framgår av dessa kontraktsvillkor (se "Elektronisk kommunikation" ovan).

Om den upphandlande myndigheten önskar ska leverantören skriftligen lämna en separat sammanställning av kostnader som inte har kunnat fastställas före leveransen för den upphandlande myndighetens godkännande innan fakturering får ske.

Utöver de lagstadgade kraven på fakturainnehåll, respektive kraven i anvisat elektroniskt format, ska fakturor innehålla uppgifter som stöder den upphandlande myndighetens automatiserade avstämning. Fakturan ska utöver de lagstadgade kraven innehålla följande:

1. nödvändiga referenser ska anges;
   • avtalsnummer/kontraktsreferens;
   • namnet eller projektnumret på ramavtalet som tillämpas
   • objekts-ID/referens till fakturerat objekt (vid periodisk faktura);
   • avrops-/beställnings-/inköpsordernummer;
   • kostnadsställe eller beställarens referens;

2. debetfakturans fakturanummer ska framgår i kreditfaktura;

3. den upphandlande myndighetens faktureringsadress;

4. bolag/förvaltnings GLN;

5. fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter, inklusive med och utan mervärdesskatt. Inga tillkommande kostnader, utöver vad som framgår av orderbekräftelsen, får tillkomma på fakturan;

6. konkret angivelse av varor eller tjänster som ingått i beställningen (hänvisning till offert godtas inte), i förekommenade fall antal timmar som tjänsten utförts, leveransdatum; samt

7. betalningsvillkor och förfallodatum samt övriga i kontraktet angivna uppgifter.

En faktura förfaller inte till betalning förrän den uppfyller kraven i a - g ovan.

Leverantören ska skicka fakturan till den upphandlande myndigheten senast en (1) månad efter leveransdatum.

Faktura från leverantören ska omfatta även de delar av uppdraget som utförts av eventuella underleverantörer.

Faktura får inte överlåtas eller pantsättas utan att den upphandlande myndighetens har godkänt det skriftligt.

Leverantören ska bara om den upphandlande myndigheten särskilt begär det redovisa den administrativa avgiften som leverantören enligt ramavtalet betalar till inköpscentralen på den upphandlande myndighetens faktura.

Leverantören ska kreditera upplupna viten vid nästkommande fakturatillfälle.

3.10 Överlåtelse av kontrakt

Den upphandlande myndigheten får överlåta ett kontrakt till en annan juridisk person om den ska fullgöra de uppgifter som ligger på den upphandlande myndigheten vid kontraktets ingående.

Leverantören får inte överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt kontraktet utan den upphandlande myndighetens medgivande.

Sker en överlåtelse utan den upphandlande myndighetens medgivande har denne rätt att få betalt för den skada som överlåtelsen medfört.

3.11 Ändringar och tillägg till kontraktet

Alla ändringar eller tillägg till kontraktet, inklusive eventuella bilagor, är giltiga och bindande mellan parterna endast om sådana ändringar och tillägg har gjorts skriftligen och undertecknats av parternas behöriga företrädare.

Ändringar och tillägg till kontraktet som inte är tillåtna enligt upphandlingslagstiftningen är ogiltiga, men de påverkar inte kontraktets giltighet i övrigt.

3.12 Force Majeure

Part är inte ansvarig för försening av, eller underlåtenhet att uppfylla, sina åtaganden enligt kontraktet i den mån fullgörandet hindras av en omständighet utom parts kontroll. Med sådan omständighet avses till exempel avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden, eldsvåda, krig, valutarestriktioner, uppror, upplopp, terroristdåd, explosion, lagstadgade hinder under förutsättning att sådan händelse eller omständighet direkt medför att den drabbade parten hindras att fullgöra alla eller en väsentlig del av sina skyldigheter enligt detta avtal. En avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses befrielsegrundande om leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. Befrielsegrund enligt denna punkt omfattar inte omständigheter som orsakas av parts vårdslöshet eller bristande uppfyllelse av parts åtaganden enligt kontraktet.

För att part ska ha rätt att göra gällande en befrielsegrund enligt ovan ska denne skriftligen och utan dröjsmål underrätta den andra parten om att sådan omständighet har inträffat. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande.

Part är skyldig att vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av åberopad befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske.

3.13 Meddelanden

Meddelanden ska översändas skriftligen till leverantörens kontaktperson(er) enligt anbudet i ramavtalsupphandlingen, respektive till den upphandlande myndighetens kontaktperson enligt vad som framgår av avropet.

Ett meddelande som har skickats med e-post ska anses ha kommit fram till mottagaren senast en arbetsdag efter att meddelandet har avsänts. Om meddelande istället avsänts med rekommenderat brev ska det anses ha kommit mottagaren till handa efter två arbetsdagar.

3.14 Xxxxxx och tvister

Svensk materiell rätt gäller för kontraktet.

Tvister med anledning av kontrakt ska avgöras av svensk allmän domstol inom den domkrets där den upphandlande myndigheten har sitt säte.