LABORATORIETJÄNSTER FÖR LIVSMEDEL‐ OCH VATTENANALYSER SAMT JORDPROVTAGNING (HÖÖR)
LABORATORIETJÄNSTER FÖR LIVSMEDEL‐ OCH VATTENANALYSER SAMT JORDPROVTAGNING (HÖÖR)
Avtalsnummer 65207
Diarienummer KS 2021: 086 050, KSF 2021:193
Startdatum 20210601
Slutdatum 20230531
Avtalstyp Avropsavtal
Förlängningsvillkor
Beställare: Höörs kommun
Adress Xxxxxxxxxx 00
Postnummer 243 31
Postort Höör
Land SWEDEN
Organisationsnummer 2120001116
Avtalsansvarig Xxxxxxx Xxxxxxx Skog
Telefon
Epostadress xxxxxxx.xxxx@xxxx.xx
Leverantör: SGS Analytics Sweden AB
Adress Postnummer
Postort Linköping
Land
Organisationsnummer 5561520916
Kontaktperson Xxxxxx Xxxx
Telefon 013254900
Epostadress xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
1 AVTALSVILLKOR ‐ TJÄNST
1.1 Parter
Parterna har denna dag träffat nedanstående avtal. Uppdragsgivare: Uppdragstagare:
Höörs kommun Xxxxxxxxxx 00
243 31 Höör
Xxx.xx. 2120001116
SGS Analytics Sweden AB Box 1083
581 10 Linköping
Xxx.xx. 5561520916
Kontaktperson: Xxxxxxx Xxxxxxx Skog Kontaktperson: Xxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxx.xxxx@xxxx.xx xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx
1.2 Omfattning
Detta ramavtal omfattar livsmedels och vattenanalyser samt jordprovtagning för successiva avrop under avtalstiden. Uppdragstagaren ska utföra alla delar av uppdraget i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet och omsorg som uppdragsgivaren har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen. Uppdragstagaren förbinder sig att utföra uppdraget i enlighet med lämnat anbud.
1.3 Avtalstid
Avtalstid är fr.o.m. 20210601 t.o.m. 20230531 med rätt för uppdragsgivaren till förlängning i två (2) år med ett år i taget. Utnyttjande av rätten till förlängning ska meddelas senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning.
1.4 Parternas gemensamma åtaganden
Parterna ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar eller kan komma att påverka ramavtalet.
Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om ramavtalets praktiska tillämpning och utveckling.
1.5 Uppdragsgivarens åtaganden
Uppdragsgivaren ska verka för att berättigade avropare agerar i enlighet med ramavtalets villkor.
Uppdragsgivaren ska verka för att nödvändiga förutsättningar för uppdragstagarens möjligheter att tillhandahålla tjänster av högsta kvalitet möjliggörs.
1.6 Uppdragstagarens åtaganden
1.6.1 Organisation
Uppdragstagaren ska redovisa den projektorganisation som har betydelse för uppdraget. Projektorganisationens sammansättning får inte ändras utan uppdragsgivarens medgivande.
1.6.2 Underleverantör
Uppdragstagaren får endast anlita sådan underleverantör eller samarbetspartner som uppfyller kraven enligt LOU 13 kap., 13 §§. Anlitande av underleverantör eller samarbetspartner innebär inga inskränkningar i uppdragstagarens ansvar för uppdragets utförande. Utbyte av angiven underleverantör eller samarbetspartner får inte ske utan uppdragsgivarens skriftliga medgivande.
Uppdragstagaren får endast anlita sådan underleverantör som uppfyller upphandlingens ställda ackrediteringskrav.
1.6.3 Ackreditering
Uppdragstagarens laboratorium ska vara ackrediterad av SWEDAC eller annan likvärdigt ackrediteringsorgan i enlighet med bland annat EN ISO/IEC 17025 ”Allmänna kompetenskrav för provnings och kalibreringslaboratorier”.
1.6.4 Försäkring
Uppdragstagaren ska ha gällande och erforderlig företags och ansvarsförsäkring samt trafikförsäkring. Kopia av giltigt försäkringsbevis eller motsvarande garanti ska kunna uppvisas vid eventuell begäran utan dröjsmål.
1.6.5 Analyser
Analyser och hantering ska ske i enlighet med gällande föreskrifter. Till exempel ska analyser av dricksvatten och hantering av dricksvattenprover ske i enlighet med Livsmedelsverkets dricksvattenföreskrifter i grundförfattningen SLVFS 2001:30, bilaga 4 avseende analysmetoder, detektionsgränser och mätosäkerhet.
1.6.6 Provtagningsmaterial och emballage
Uppdragstagaren ska tillhandahålla all provtagningsmaterial och emballage som krävs för att utföra prov såsom plombering, transport och analys på korrekt och säkert sätt. Kärl för provtagning med etiketter enligt provtagningsprogram, frysklampar och transportförpackning tillhandahålls av uppdragstagaren minst en vecka före analystillfället.
Provtagningskärlen ska sorteras i en transportförpackning per anläggning. Beställning av material kan göras utöver provtagningsschema. Leverans av sådant material ska ske inom en vecka. Kostnaden för provtagningsmaterial och emballage ska ingå i analyspriserna.
Utlämning av material ska ske till kommunernas respektive enheters angivna adresser.
1.6.7 Fel och brister
Vid fel och brister hos laboratoriet ska uppdragstagaren stå för samtliga extra kostnader för omanalyser.
Fel och brister kan exempelvis vara förväxling av prov och provresultat, missad provhämtning och motsvarande. För kontrolländamål ska inskickade prov sparas minst sju (7) dagar efter det att uppdragsgivaren erhållit officiellt svar.
1.6.7.1 Avvikelserapportering
Uppdragstagaren ska ha dokumenterade avvikelserapportering och klagomålsrapportering över inträffade händelser, förseningar, avvikelser, tillbud och dylikt. Vi begäran ska uppdragstagaren kunna ta del av avvikelserapporteringen.
Uppdragstagaren är skyldig att omedelbart rapportera till uppdragsgivaren om olyckor eller tillbud som resulterar i betydande skada och som kan påverka uppdragsgivaren.
1.6.8 Provtagning och transport
Hela kedjan från provtagning/provhämtning via provtransport till analys ska säkerhetsställas så att provet inte kan misstänkas bli föremål för kontaminering. Uppdragstagaren ska undvika långa transporter i syfte att minska tidsmarginalerna för provtagning samt för att inte riskera analysresultatens tillförlitlighet.
I bilaga Tjänstbeskrivning och prisbilaga, redogörs vilka provtagningar som utförs samt dess omfattning.
Provtagning kan komma att utföras från kl. 7.00 av egen personal hos uppdragsgivaren enligt vissa abonnenters önskemål. Adress till inlämningsställe för akuta analyser:
Höjdrodergatan 32 212 39 Malmö
1.6.8.1 Transport av livsmedel (ej dricksvatten)
För vissa mikrobiologiska undersökningar ska provet förvaras vid föreskriven temperatur under provtransporten. Vidare ska analysen påbörjas inom 24 timmar räknat från provtagningstidpunkten.
1.6.8.2 Transport av dricksvatten
Mikrobiologisk analys ska påbörjas inom 12 timmar efter det att provet tagits enligt rekommendation i SLVFS 2001:30. (observera att beställaren vid behov utför provtagningar från kl. 07.00)
1.6.9 Tidpunkt och plats för hämtning
Prover ska hämtas enligt överenskommelse mellan parterna tidigast kl. 13.00 och absolut senast kl. 16.00. Detta för att uppdragsgivarens personal ska kunna säkerställa att proven blivit hämtade.
I begreppet ”hämtning” ingår utplockning ur kyl/frysskåp samt packning av prover i kylväska. Vid hämtning efter kl. 16.00 ska uppdragsgivaren ej faktureras för de analyser som var planerade. Om uppdragsgivaren tvingas ta nya prover på grund av utebliven hämtning utgår vite för den mertid detta orsakar.
Hämtning sker på följande adresser:
Höörs Kommun Xxxxxxxxxx 00
243 31 Höör
1.6.10 Rapportering
Uppdragstagaren förser uppdragsgivaren med analysprovsvar digitalt eller i pappersform via postgång när godkännande har medgivits av uppdragsgivaren. Kopia på analysresultat ska kunna skickas digitalt till valfri mottagare utan kostnad. Svarstid på 18 dagar godkänns avseende dem provtagningar som avser analystyp 6.
Fullständigt analysresultat med alla beställda analyser ska normalt vara uppdragsgivaren tillhanda senast tio (10) arbetsdagar efter provtagningstillfället. Undantag gäller svarstid för provtagningar som avser alfa och betaaktivitet.
Vid misstänkt förekomst av ecoli/koliforma bakterier ska uppdragstagaren kontaktas omedelbart utan dröjsmål.
Enligt SLVFS 2001:30, 14 § ska uppdragsgivaren omedelbart utan dröjsmål, informeras om ett dricksvattenprov bedöms eller sannolikt kommer att bedömas vara otjänligt.
Vid höga halter, uppseendeväckande och avvikande analysresultat eller vid speciella bedömningar ska uppdragstagaren kontaktas omedelbart utan dröjsmål.
1.6.11 Datahantering
Uppdragstagaren ska kunna överföra analysresultaten digitalt med bibehållen datasäkerhet, t.ex. kunna laddas ned från laboratoriets hemsida och kunna tas in i kommunernas diariesystem (W3d3, Vision) kontinuerligt eller minst en (1) gång per månad.
För all anpassning till respektive kommuners befintliga datasystem utgår ingen ersättning. Vidare ska återställning av uppdragsgivarens datasystem göras av uppdragstagaren utan någon kostnad för uppdragsgivaren efter avtalstidens slut eller vid upphörande efter uppsägning av avtalet. Uppdragsgivaren kan komma kräva att ekonomiska garantier ställs för eventuell återställning.
För den händelse att uppdragstagaren inte kan uppfylla uppdragsgivarens önskemål ska detta kommenteras och förslag till alternativa lösningar föreslås.
1.6.12 Årlig sammanställning, statistik och uppföljning
Uppdragstagaren ska en gång om året lämna sammanställning/statistik till uppdragsgivaren. Sammanställningen/statistiken lämnas utan uppmaning senast 15 januari under avtalets löptid, samt året efter avtalets upphörande. Sammanställningen ska anpassas till
Livsmedelsverkets årsrapportering.
Uppföljningsmöten mellan uppdragstagaren och uppdragsgivaren ska regelbundet äga rum minst en gång per halvår under avtalets löptid. Ingen ersättning utgår för dessa möte.
Dessa möten är ett led i att få parterna att samverka på ett bra och effektivt sätt. Tanken är att bland annat följande frågor tas upp:
Rutiner för provhantering, transport, analys och rapportering
Statistik för genomförda uppdrag och deras resultat
Samordning
Avvikelserapportering, klagomål
1.6.13 Kapacitet
Uppdragstagarens leveranskapacitet ska hållas intakt under hela ramavtalsperioden. Xxxxx och djup avseende uppdragstagarens tjänsteutbud ska upprätthållas under hela ramavtalsperioden.
1.6.14 Förhållningssätt
Uppdragstagaren ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för uppdragstagaren.
1.6.15 Uppfyllande av krav
Uppdragstagaren ska under hela avtalstiden uppfylla de i upphandlingen ställda kraven på uteslutning, ekonomisk ställning, teknisk och yrkesmässig kapacitet, certifieringar, kvalitetssäkring och miljöledning.
De tjänster som levereras av uppdragstagaren med stöd av detta ramavtal ska uppfylla de i upphandlingen ställda kraven under hela avtalstiden.
Uppdragstagaren ska vid kontroll av kravuppfyllnad utan dröjsmål bistå uppdragsgivaren med uppgifter och stöd enligt önskemål för att på ett enkelt och entydigt sätt verifiera kravuppfyllnad. Vägran att bistå med nödvändig hjälp för att kontrollera ska kunna utföras innebär att uppdragsgivaren får bedöma krav som inte uppfyllda.
Om uppdragstagaren inte längre uppfyller ställda krav ska uppdragstagaren åtgärda detta snarast, dock senast inom en (1) månad.
1.6.16 Sekretess
Uppdragstagaren och dennes personal är skyldig att följa offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Sekretess gäller även efter det att uppdraget har upphört.
1.7 Beställningar/avrop
Beställningar/avrop ska ske skriftligt. Uppdragstagaren får ta emot beställningar/avrop endast av sådana personer som uppdragsgivaren har angett. Uppdragstagaren har endast rätt till ersättning för arbete som avropats på detta sätt.
Beställningar ska kunna tillställas uppdragstagaren eller av uppdragstagaren angiven mottagare av beställningar per telefon och e post.
Inför uppdragsgivaren ett elektroniskt beställningssystem under avtalstiden ska uppdragstagaren inom tre (3) månader från underrättelse därom kunna ta emot elektroniska beställningar enligt SFTIstandard, scenario 6.
1.8 Ersättning
Priser enligt anbud.
Priserna är fasta fr.o.m. 20210601 t.o.m. 20220531. Därefter i tolvmånadersperioder.
Prisändringar får ske tidigast 20220601 efter skriftlig överenskommelse mellan behöriga företrädare för parterna. Begäran om prisändring ska vara skriftlig och uppdragstagaren ska kunna styrka eventuella kostnadsökningar. Beräkningsunderlag ska översändas i samband med begäran om prisändring.
Begäran om prisändringar ska vara uppdragsgivaren tillhanda senast 30 dagar innan de träder i kraft för att äga giltighet. Senare inkommen begäran kommer att beaktas först inför nästa möjliga prisförändringstillfälle.
Retroaktiva prishöjningar godkänns ej.
1.9 Betalnings‐ och faktureringsvillkor
Fakturering sker månadsvis i efterskott. Betalning sker 30 dagar efter mottagen och godkänd faktura. Varje kommun bär sina egna kostnader och faktureras separat vid nyttjande av ramavtalet.
Fakturerings, expeditionsavgifter och liknande avgifter accepteras ej. Fakturan får ej överlåtas på annan part, om inte uppdragsgivaren har godkänt detta.
Eventuell dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen.
Uppdragstagaren har skyldighet att enligt lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, fakturera med elektroniska fakturor, efakturor. All fakturering ska därför, om inte uppdragsgivaren uppger annat, ske genom elektronisk faktura (E faktura). Faktura som skickas per epost (PDF) anses inte vara en elektronisk faktura.
Fakturan ska vara utformad och uppställd enligt gällande lagstiftning och Skatteverkets riktlinjer. Mervärdesskatt ska redovisas separat.
Felaktiga fakturor ska krediteras och ny korrekt faktura skickas efter överenskommelse med beställare. Felaktig faktura är faktura som inte stämmer med något som följer av detta avtal eller beställningar under detta avtal.
Fakturan ska förutom art och omfattning av utfört arbete innehålla uppdragstagarens:
firma organisationsnummer momsregistreringsnummer plus/bankgironummer godkänd för Fskatt
Faktura ska även innehålla följande: beställande enhets namn, beställarens namn, beställningsnummer/ordernummer (om sådant finns), referensnummer, eventuellt kundnummer, adress samt kontaktuppgifter (epost och telefonnummer). Fakturan ska även ha en totalsummering för hela fakturan inkl. moms. Eventuella bilagor till fakturan ska vara i PDFformat.
En beställning ska motsvara en faktura. En beställning får inte delas upp i flera fakturor vid exempelvis delleveranser.
1.9.1 Fakturering ‐ Höörs kommun
Följande standarder ska användas vid elektronisk fakturering; PEPPOL (PEPPOL BIS Billing 3), Svefaktura (ver 1.0 eller senare) eller fulltextfaktura (ver 2.3 eller senare) allt enligt SFTIstandard (se närmare xxx.xxxx.xx).
Fakturan ska vara utställd till:
Höörs kommun Box 40
243 21 Höör
Ange referenskod på faktura: HXXXX (H+ fyra siffror i följd, inget mellanslag mellan H och siffrorna)
Faktura skickas i första hand gentemot uppdragsgivarens organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller PEPPOLid om inget annat särskilt har meddelats. Kommunens VANleverantör är InExchange.
Organisationsnummer: 2120001116 Momsregistreringsnummer: SE212000111601 Mottagarid/PEPPOLid är: 0007:2120001116.
Vid frågor kontakta: xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx
1.10 Brister i utförd tjänst
Vid allvarliga brister eller om den i avtalshandlingarna angivna kvalitetsnivån inte uppnås ska uppdragstagaren utan dröjsmål för uppdragsgivaren presentera en åtgärdsplan för hur och när bristerna ska åtgärdas. Åtgärdsplanen ska godkännas av uppdragsgivaren. Sker inte rättelse enligt åtgärdsplanen äger uppdragsgivaren rätt att säga upp kontraktet med en (1) månads uppsägningstid.
Planerade insatser ska i sådana fall inte utföras.
1.11 Ersättning vid brister i utförd tjänst
Om uppdragstagaren inte uppfyller sina åtagande har uppdragsgivaren rätt till vite enligt nedan.
Avlämnas inte analysresultat eller avlämnas analys för sent och det inte beror på uppdragstagaren eller något förhållande på
dennes sida, har uppdragsgivaren rätt till vite. Vite ska initialt utgå med 1000 sek och därefter med ytterligare 200 sek för varje påbörjad period om 24 timmar. Högst sammanlagda vitesbelopp per tillfälle/analys utgår till 2000 sek.
Vid uteblivet förhandsbesked vid höga halter, uppseendeväckande och avvikande analysresultat eller speciella bedömningar har uppdragstagaren rätt till vite. Vite ska utgå med 1000 sek vid tjänligt med anmärkning och 10 000 sek vid otjänligt prov.
Skyldighet att erlägga vite till uppdragsgivaren medför ingen inskränkning i uppdragsgivarens rätt att utkräva skadestånd och/eller annan ersättning.
En framställan om krav på vite ska ske senast tre (3) månader efter att den vitesgrundande omständigheten inträffade.
1.12 Produktinformation och statistik
Tjänsteinformation som ej framgår av detta avtal ska, om uppdragsgivaren så begär, lämnas av uppdragstagaren. Eventuella prislistor och broschyrmaterial tillhandahålls i erforderligt antal exemplar utan kostnad för uppdragsgivaren.
Uppdragstagaren ska årligen lämna statistik över vad som levererats. Av statistiken ska framgå tjänst, antal, värde samt beställande enhet. Statistiken ska skickas till respektive uppdragsgivare.
1.13 Ansvar
Uppdragstagaren ansvarar för skada på person och sak om skadan orsakats genom vållande hos uppdragstagaren eller av dennes personal. Uppdragstagaren är skyldig att inneha försäkring för sådan skada och ska, om uppdragsgivaren så begär, utan fördröjning uppvisa försäkringsbrev.
1.14 Personuppgiftsbiträdesavtal
I enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 tecknas separat personuppgiftsbiträdesavtal mellan uppdragsgivare och uppdragstagare, om avtalsföremålet fordrar detta.
SKL:s mall avseende PUBavtal är det som ligger till grund för det personuppgiftsbiträdesavtal som tecknas. Instruktion för behandling av Personuppgifter fylls i, i samråd mellan uppdragsgivare och uppdragstagare.
Uppdragstagaren ska fylla i Förteckning över Underbiträden vid personuppgiftsbiträdesavtalets ingående.
1.15 Ändrade ägarförhållanden
Väsentliga förändringar avseende ägarförhållanden hos uppdragstagaren eller uppdragstagarens eventuella moderbolag ska utan dröjsmål skriftligen anmälas till uppdragsgivaren.
1.16 Hävning
Uppdragsgivaren ska ha rätt att häva hela eller delar av avtalet med omedelbar verkan om:
1. Uppdragstagaren i väsentliga hänseende bryter mot åtagande enligt avtalet och inte inom 30 dagar efter skriftlig erinran har vidtagit rättelse. I väsentligt hänseende ska även anses omfatta flera brott mot detta avtal som tillsammans utgör ett väsentligt avtalsbrott; eller
2. Uppdragstagaren uteblir med avropssvar för konsulttjänster eller optioner vid mer än tre (3) tillfällen under en löpande period om tolv (12) månader; eller
3. Uppdragstagaren upphör med att bedriva verksamhet; eller
4. Uppdragstagaren inställer sina betalningar, blir insolvent, försätts i konkurs eller likvidation eller det tas beslut om ackordsförfarande eller företagsrekonstruktion; eller
5. Uppdragstagaren vid upprepade, dock minst tre (3), tillfällen, under en period om tolv (12) månader, bryter mot sina åtaganden enligt avtalet. Detta gäller även om bristerna åtgärdas eller inte; eller
6. Uppdragstagaren lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat vis i samband med upphandlingen och detta inte varit av oväsentlig betydelse under upphandlingsprocessen och beslutet att tilldela kontrakt; eller
7. Om Tjänsten inte längre uppfyller de obligatoriska krav som ställts i upphandlingen; eller
8. Om uppdragstagaren befinner sig i sådan situation avseende brott, obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter eller
missförhållanden i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet enligt 13 kap. 13 §§ LOU som innebär att uppdragsgivaren skulle ha uteslutit uppdragstagaren från en upphandling äger uppdragsgivaren rätt att häva avtalet; eller
9. Europeiska unionens domstol finner att Sverige, genom att låta den upphandlande myndigheten ingå avtalet, allvarligt har åsidosatt sina skyldigheter enligt fördraget avseende Europeiska unionen, EUFfördraget eller Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG; eller
10. Avtalet har varit föremål för en ändring som inte är tillåten enligt Lag (2016:1145) om offentlig upphandling 17 kap. 9–14 §§; .
1.17 Avslutande av avtal
Om takvolym för avtalet uppnåtts och ändring av avtal inte är möjlig i enlighet med 17 kap. XXX, så upphör avtalet att gälla. Takvolym för avtalet är 640 000 kronor exklusive moms.
1.18 Överlåtelse av avtal
Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal.
1.19 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig, av båda parter, undertecknad handling.
1.20 Avtalshandlingar
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de sinsemellan i följande rangordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
2. Detta avtal, inklusive bilagor
3. Upphandlingsdokument inklusive bilagor, daterat 20210309
4. Anbud
Förteckning över bilagor:
1. Tjänstbeskrivning och Prisbilaga
1.21 Force majeure
Om parts fullgörande av detta avtal förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständighet utanför hens kontroll ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tre (3) månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet.
1.22 Tvist
Eventuella tvister ska i första hand avgöras i förhandling mellan Parterna, därefter avgöras av svensk allmän domstol i den domkrets där uppdragsgivaren har sin hemvist med tillämpning av svensk rätt.
1.23 Avtalsexemplar
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. Datum 2021 Datum 2021
Höörs Kommun SGS Analytics Sweden AB
Underskrift Underskrift
Namn: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxx: Xxxxxx Xxxx
Befattning: Ekonomichef Befattning: Försäljningschef