Handläggare Nils Matsson 08-508 27 948
Handläggare Xxxx Xxxxxxx 08-508 27 948
Till Trafiknämnden 2022-03-17
Ramavtal för tekniska och administrativa konsulter. Upphandling
Förslag till beslut
1. Trafiknämnden godkänner kontorets redovisning av upphandlingsförfarandet gällande tekniska och administrativa konsulter och ger kontoret i uppdrag att genomföra upphandlingar samt teckna avtal inom ramen för föreliggande beslut.
Xxxxxxx Xxxxxx Förvaltningschef
Xxxxxxx Xxxxxxxx Avdelningschef
Trafikkontoret
Ekonomi
Xxxxxxxxxxxx 0
Box 8311
104 20 Stockholm
Telefon 00-000 00 000
Växel 08-508 27 200
Sammanfattning
Kontoret är för sin verksamhet beroende av god tillgång på kompetenta arkitekt-, ingenjörs- och administrationskonsulter. Genom att anlita konsulter med avrop från ramavtal i stället för separata upphandlingar vid varje tillfälle kan tid och kostnader sparas.
Ramavtalen skall vara upphandlade i konkurrens och trafikkontoret avser genomföra en upphandling enligt LOU ”Öppet förfarande” avseende ca 30 konsultfack varav några tillsammans med andra förvaltningar inom staden.
Kontoret föreslår att nämnden godkänner föreliggande förslag till upphandlingsförfarande av tekniska och administrativa konsulter och ger kontoret i uppdrag att genomföra upphandlingar samt teckna avtal.
Bakgrund
Snabb och säker tillgång till högkompetenta tekniska och administrativa konsulter är en förutsättning för att trafikkontoret ska kunna utföra nämndens uppdrag. Kontoret har sedan tidigare löst detta behov genom att upphandla fyråriga ramavtal inom de ämnesområden som är centrala för kontorets verksamheter.
Ramavtalen har fungerat bra och både kontoret och leverantörerna har upplevt avtalsförhållandena som positiva. Xxxxxxxx föreslår därför att dessa avtal förnyas via offentlig upphandling.
För en effektiv hantering har trafiknämnden tidigare fattat samlade upphandlingsbeslut för området, senast 2019-07-03. Xxxxxxxx föreslår att beslut för kommande ramavtal hanteras på samma sätt. De nu gällande avtalen upphör löpande under 2022 - 2026.
Ärendets beredning
Ärendet har beretts inom trafikkontoret.
Upphandling av ramavtalskonsulter
Innehåll
Trafikkontoret föreslår att nämnden ger kontoret i uppdrag att genomföra upphandlingar av ramavtalskonsulter. Det avser dels nyupphandling av tidigare gällande ramavtal vars giltighetstid löper ut, dels upphandling av ramavtal inom några nya områden där kontoret identifierat ett behov.
Utifrån det enskilda ramavtalets specifikation utför konsulterna uppdrag inom utredning och projektering samt beställarstöd, som t.ex. projektingenjörer och byggledning.
För närvarande bedöms följande områden vara aktuella att handla upp under perioden 2022-2026. Enstaka konsultkategorier kan falla bort och andra tillkomma.
Konsultfack
1. Trafikprojektering
2. Löpande trafikmätningar
3. Kalkyl
6. Riskbedömning i fysisk planering
7. Trafiktekniska analyser och prognoser
8. MKB, miljökonsekvensbeskrivning
9. Byggledning, Mark, väg, ledning
10. Byggledning Park
11. Byggledning Kontroll asfaltentreprenader
12. Byggledning Kontroll driftentreprenader.
13. Byggledning Kontroll markramavtal
14. Xxxx, säkerhetsbesiktning
15. Trafiksignaler Projektering
16. Trafiksignaler Utredning
17. Projektledning
18. Miljöutredningar
19. Byggledning, Anläggningskonstruktioner.
20. Landskapsarkitekter.
21. Teknisk kopiering
22. Ledningssamordning
23. Geoteknik
24. Miljöbesiktning av arbetsfordon
25. Berg, riskanalyser
26. Offentlig belysning
27. Arborister
28. Ekologer
29. Konstbyggnads konsulter
30. Projekteringsledning
31. Avtalskonsulter
32. Projektingenjörer
33. Tekniska nätet, inköp av komponenter och support
34. Eventuellt tillkommande ramavtalsbehov
Upphandlingsförfarande
Upphandlingarna kommer att genomföras med öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). Varje konsultfack kommer att omfatta ramavtal med en eller flera leverantörer. I samband med framtagandet av upphandlingsstrategi för det enskilda behovet beslutas om exakt innehåll och utformning, bl.a. genomförs en behovs- och marknadsanalys. Några ramavtal görs tillsammans med andra förvaltningar t.ex. som stöd åt stadsdelsförvaltningar eller i samarbete med bl.a. exploateringskontoret. Avtal tecknas dock separat för respektive kontor.
Anbudsgivare prövas utifrån seriositet samt finansiell förmåga, personal- och kompetenskrav. Krav ställs även på innehav och
att leverera kvalitet och mängd samt utifrån avgivna eller fastlagda priser.
Avtal tecknas därefter med lämpligt antal företag per disciplin utifrån kontorens bedömning av behovet under avtalstiden, vilken sätts till två år med två års förlängningsmöjlighet, samt visat intresse från marknaden.
Risk- och konsekvensanalys
Nyttjande av ramavtal är centralt för att kontorets verksamhets ska fungera och att tidsramar kan hållas.
Vid förnyad upphandling av ramavtal kan kontoret göra en omfattande genomgång av rådande marknad och inhämta leverantörers synpunkter på tidigare avtalsperioder. Kontoret kan därigenom förnya och säkerställa bästa möjliga avtalsvillkor.
Vid avrop från ramavtal kan tiden för att sluta ett uppdragskontrakt begränsas till någon eller några veckor. En objektsspecifik upphandling av ett uppdrag tar med beaktande av lagen om offentlig upphandling minst 3-5 månader och ofta längre. Vid eventuell överprövning kan tiden dra ut ytterligare.
Ansvaret för att konsultramavtalen inte överutnyttjas åligger kontorets chefer att kontrollera. Detta ska ske genom kontinuerlig uppföljning av att avsatt budget ej i onödan överskrids.
Tillgången på teknik- och administrativa konsulter bedöms generellt vara god.
Avtalstid
Normal avtalstid för respektive ramavtal är 2 år med möjlighet att förlänga i 1+1 år.
Ekonomi
Trafikkontoret har en årlig inköpsvolym om ca 2,5 mdkr, varav 350 mnkr utgörs av tekniska och administrativa konsulter. Kontoret bedömer att en total besparing på 10 – 15 % av konsultkostnaderna kan erhållas genom att nyttja ramavtal jämfört med att genomföra enskilda upphandlingar i samband varje inköpsbehov. Utöver detta innebär nyttjande av ramavtal en stor tidsbesparing för organisationen.
anges i samband med den enskilda upphandlingen utifrån gjord behovsanalys. Dock kan konstateras att det är en stor variation beroende på typ av tjänst som handlas upp men att samtliga avtal bedöms ha en volym överstigande 5 mnkr sett över 4 år.
Ett grovt överslag på total omfattning är att kontoret köper in tekniska och administrativa konsulter för ca 350 mnkr per år, vilket gör att upphandlingarna som ingår i ärendet tillsammans värderas till ca 1,3-1,4 mdkr under en fyra års period.
De fem största avtalen efter uppskattad total beställningsvolym under en fyra års period är:
• Trafikutredning och gatuprojektering (180 mnkr)
• Offentlig belysning, projektering och byggledning (180 mnkr)
• Byggledningstjänster, dynamiskt inköpssystem (100 mnkr)
• Byggledning och kontroll mark och driftentreprenader (80 mnkr)
• Landskapsarkitektur (80 mnkr)
Trafikkontorets förslag
Trafiknämnden godkänner kontorets redovisning av upphandlingsförfarandet och uppdrar åt kontoret att fatta tilldelningsbeslut och teckna ramavtal, självständigt eller inom vissa konsultkategorier i samarbete med andra förvaltningar inom staden.