Upphandling av Ramavtal för data- lagringsmedia och skrivarförbruknings- material m m till universitet och högskolor (Dnr 241-111-2012)
Upphandling av Ramavtal för data- lagringsmedia och skrivarförbruknings- material m m till universitet och högskolor (Dnr 241-111-2012)
Förfrågningsunderlag
1. Bakgrund och syfte 3
2. Om upphandlingen och Ramavtal 3
3. Anbudsutformning och krav på anbud 7
4. Bedömning av anbudsgivare och anbud (kvalificering) 8
5. Värdering av anbud 9
6. Krav - Produkter, miljö m m 10
7. Krav - Tjänster m m 13
8. Prisvillkor m m 16
9. Typprodukter för ekonomisk utvärdering av anbud 18
Bilagor
Bilaga 1: Universitet, högskolor m fl som omfattas av upphandlingen Bilaga 2: Avtalsmall
Bilaga 3: Information om anbudsgivare
Bilaga 4: Prissammanställningstabell för typprodukter Bilaga 5: Svarsformulär, skall-krav, bör-krav och ange Bilaga 6: Checklista inför inlämnande av anbud
1 Bakgrund och syfte
Detta förfrågningsunderlag avser upphandling av Xxxxxxxx för anskaffning av datalagringsmedia samt skrivarförbrukningsmaterial m m. Upphandlande myndigheter är Umeå universitet (Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS)) samt Uppsala universitet (Upphandlingsenheten). Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) vid Umeå universitet är samordnare för upphandlingen. Upphandlingen görs i syfte att ingå Ramavtal för framtida anskaffningar inom ovan nämnda områden till universitet, högskolor och övriga samverkanspartners enligt bilaga 1 (i fortsättningen kallade avropande myndigheter).
Ramavtal, som denna upphandling avser, är generella avtal som ligger till grund för avropande myndigheters löpande beställningar. Avropande myndigheter kan under hela avtalsperioden genom ett enkelt och standardiserat beställningsförfarande avropa bland de produkter och tjänster som finns specificerade inom Ramavtalet, utan att för varje anskaffning behöva genomföra ny upphandling enligt LOU (Lagen om Offentlig Upphandling). Beställning av produkter över avtalen kommer att göras via olika inköpssystem vid de avropande myndigheterna, som i varierande omfattning utför rådgivning vid val av produkter, distribution, viss service, samt i olika faser ger information om avtalade produkter.
Avropande myndigheter upphandlar för närvarande årligen produkter enligt detta förfrågningsunderlag i volymer motsvarande 8 - 10 miljoner kr (SEK) exkl moms. Det avtal denna upphandling resulterar i kommer under avtalstiden att utgöra huvuddelen av nämnda volymer. Inköpsvolymerna är baserad på för närvarande kända faktorer, vilka kan komma att förändras under avtalsperioden.
Avropande myndigheter strävar i sin verksamhet efter att åstadkomma en rationell hantering av IT- anskaffningar och skapa kostnadseffektivitet för både köpare och säljare. Samordnade Ramavtal har många fördelar. De underlättar kontaktvägarna mellan valda leverantörer och avropande myndigheter samt sparar mycket tid och resurser i samband med anskaffningar. Ramavtalet innehåller dessutom förmånliga köppriser och ger en ökad köptrygghet. Vidare innehåller avtalet allmänna leveransvillkor och prisvillkor för den utrustning som omfattas av avtalet.
Enligt av regeringen beslutad förordning så skall statliga myndigheter med 50 anställda eller mer, under 2013 kunna hantera sina utgående beställningar av produkter och tjänster elektroniskt. Delar av avropande myndigheter i denna upphandling har redan implementerat e-handelssystem medan andra avser att införa system under avtalsperioden. Då olika lösningar för e-handelssystem finns på marknaden kommer avropande myndigheter kunna använda olika e-handelssystem för sina avrop.
2 Om upphandlingen och Ramavtal
2.1 Upphandlingen
Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU), SFS 2007:1091. Anbudsgivare har att speciellt beakta följande:
• Fullständiga anbud. Varje fråga/skall-krav måste besvaras. Det är således av mycket stor vikt att anbuden är korrekta och kompletta vid lämnandet. Allt underlag som anbuden hänvisar till måste bifogas. OBS! Vid hänvisning till webbsidor (eller motsvarande) måste kopior bifogas i pappersformat. Det innebär också att anbudsgivare inte kan avvakta med sitt svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas bli behandlad muntligt. Inhämtande av förtydliganden kan dock föregå beslutsprocessen och avtalstecknande.
• Inga förhandlingar. Enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) kommer anbud, vid öppen upphandling, att antas utan föregående förhandling varför beslut om val av leverantör kommer att baseras på inkomna anbud, förutsatt att anbud inkommer som kvalificerar för avtal. OBS! Se punkt 2.14 i detta förfrågningsunderlag avseende vad som gäller om inga anbud inkommer som uppfyller samtliga skall-krav.
• Inlämnande av anbud. Instruktioner avseende inlämnande av anbud, se punkt 2.6.
• Undertecknande av anbud. Anbudet måste vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Behörighet styrks på lämpligt sätt och bifogas anbudet.
• Anbud måste lämnas i tid. Anbudet måste vara inkommet till ITS senast sista anbudsdag, se punkt 2.6.
• Namn och organisationsnummer. Det måste klart framgå av anbudet vilket företag som lämnar in det och vilket organisationsnummer (eller motsvarande, för utländsk anbudsgivare) det anbudslämnande företaget har. Detta anges i detta förfrågningsunderlags bilaga 3.
• Information om anbudsgivaren. Anbudet måste också innehålla information om anbudsansvarig kontaktperson samt telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter anges i detta förfrågningsunderlags bilaga 3.
• Anbudens formulering. Krav vad gäller språk m m, se punkt 2.6.
• Elektronisk form. För upphandlingen producerade delar måste också lämnas i elektronisk form, se punkt 2.6.
• Anbud får inte lämnas i lösblad utan måste vara sammanställt i pärm/mapp eller motsvarande (dock ej inbundet).
• Anbudsgivarens kostnad för framtagande av anbud ersätts inte.
2.2 Upphandlingens omfattning
Upphandlingen omfattar följande två produktområden:
A) Datalagringsmedia (CD/DVD-media, datakassetter m m) enligt punkt 6.2
B) Skrivarförbrukningsmaterial (lasertoner, bläckpatroner, övrig skrivarförbrukning) enligt punkt 6.3 Anbudsgivare ska offerera båda ovanstående två produktområden för att vara aktuell för Ramavtal.
2.3 Antalet avtal
Upphandlingen avses resultera i ett (1) Ramavtal.
2.4 Avtalens giltighetstid
Avtalet skall gälla under 12 månader räknat från avtalstecknande där upphandlande myndigheter dessutom har möjlighet att välja att förlänga avtalet med upp till ytterligare 12 månader.
2.5 Användare av avtalen
Ramavtalen kommer att kunna nyttjas för de under bilaga 1 angivna universitet och högskolor samt samverkanspartners/enheter som i anslutning till dessa universitet/ högskolor bedriver forskning,
undervisning m m. Avropsberättigad kan göra anskaffning av produkt som omfattas av detta förfrågningsunderlag genom egen upphandling eller via annat Ramavtal om specifika behov föreligger.
2.6 Inlämnande av anbud m m
För upphandlingen gäller Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Upphandlingsformen är Öppen Upphandling vilket innebär bl.a. att antagande av anbud kommer att ske utan föregående förhandling och baseras på inkomna anbud. Detta innebär att anbudsgivare inte kan avvakta med sitt svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Inhämtande av förtydliganden eller kompletteringar kan dock föregå beslutsprocessen och avtalstecknande om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
Anbud skall vara formulerade på svenska (tryckta broschyrer, produktbeskrivningar och specifikationer som är en del av anbudet får dock vara på engelska) och avges skriftligt i försluten försändelse. Ert förslag märkt ”Anbud Dnr 241-111-2012” skall vara ITS tillhanda i ett (1) komplett original och två (2) kompletta kopior senast 2013-04-15. Denna dag definierar "anbudsdagen" i detta dokument. Därtill skall för upphandlingen producerade delar av anbudet lämnas i elektronisk form på CD, USB-minne eller motsvarande i ett (1) exemplar. Om anbudet skiljer sig åt mellan detta medium och pappersversionen anses originalet i pappersformat vara det korrekta.
ITS:s postadress för inlämnande av anbud:
Umeå universitet
Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) Att: Xxxx Xxxxxxx
MIT-huset 901 87 UMEÅ
OBS! Anbud kan inte lämnas via fax eller datorpost. Anbud inkomna efter anbudstidens utgång kommer ej att beaktas vid utvärderingen. Anbud kan också lämnas in i ITS:s reception, helgfri måndag- fredag kl. 08.30-16.00 (adress: Umeå universitet, MIT-huset, Umeå).
Innan anbud lämnas in, använd gärna checklistan enligt bilaga 6 som ett stöd för kontroll av att alla uppgifter som efterfrågas är besvarade samt att allt material som efterfrågas är bifogat i rätt form och antal.
Anbudsöppning sker 2013-04-16 klockan 13.00 vid nedan angivna adress: Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS)
MIT-huset
Universitetsområdet Umeå
2.7 Sekretess
Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) gäller absolut anbudssekretess tills dess att tilldelningsbeslut om val av leverantör har fattats. Därefter blir anbudsansökningar, anbud och andra ingående uppgifter normalt offentlig allmän handling. Anbudsansökningar och anbud eller delar av dessa dokument kan dock omfattas av sekretess på grund av andra bestämmelser enligt sekretesslagen. Detta prövas varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Det faktum att en anbudssökande/ anbudsgivare har begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften i fråga vid prövning kommer anses omfattas av sekretess. Vare sig priser, referenser eller CV sekretessbeläggs i normalfallet.
2.8 Anbudstid
Anbudet skall vara bindande t o m 2013-09-30. Om upphandlingen/tilldelningsbeslutet blir föremål för överprövning och anbudstiden ovan överskrids gäller anbudsgivarens bundenhet till dess att rättsprocessen är avslutad och upphandlingskontrakt tecknats.
2.9 Avtalsvillkor
Den avtalsmall som bifogas förfrågningsunderlaget, bilaga 2, och IT & Telekomföretagens Avtal 90, Allmänna bestämmelser version 2008 skall ligga till grund för avtal och dokumenten skall accepteras av anbudsgivaren. Anbudsgivarens leverans-, underhålls- och garantivillkor kompletterar dock avtalsmallen genom särskilda bilagor, för sådana villkor som ej framgår av avtalsmallen och Avtal 90, Allmänna bestämmelser.
2.10 Frågor om förfrågningsunderlaget
Vid eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget eller om ytterligare information önskas skall upphandlande myndigheter kontaktas via funktionen ´Frågor´ i e-Avrop. Frågan respektive upphandlande myndigheters svar visas under ´Frågor & Svar´ i e-Avrop. Ett mejl om uppdateringen kommer även att skickas till de som prenumererar på den aktuella upphandlingen i e-Avrop. För att garantera att svar ges och att alla anbudsgivare behandlas lika, ser vi att eventuella frågor ställs senast 5 arbetsdagar före anbudsdagen. (Fungerar inte ovanstående process kan ansvarig upphandlare, Xxxx Xxxxxxx, nås på telefon 000-000 00 00 eller e-post xxxx.xxxxxxx@xxx.xx)
2.11 Förenlighet med XXX
Om detta förfrågningsunderlag innehåller krav eller andra formuleringar som anbudsgivaren uppfattar strider mot LOU SFS 2007:1091 uppmanas anbudsgivaren tillkännage detta redan under anbudstiden för att minimera olägenheter och fördröjning för alla parter.
2.12 Utvärderingsgrupp
Inkomna anbud kommer att utvärderas av en arbetsgrupp med företrädare för avropande myndigheter.
2.13 Tilldelningsmeddelande
Tilldelningsbeslut kommer att meddelas samtliga anbudsgivare via e-post minst 10 dagar innan upphandlingskontrakt tecknas.
2.14 Avbrytande av upphandling
Upphandlingen kan komma att avbrytas och samtliga anbud förkastas om inget anbud uppfyller samtliga skall-krav och det inte i sådant fall befinns lämpligt att gå över till förhandlad upphandling. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas.
3 Anbudsutformning och krav på anbud
3.1 Krav på anbud
I denna anbudsförfrågan framgår vilka krav m m som ställs på de produkter, tjänster, villkor m m som anbudsgivaren förväntas tillhandahålla. De detaljerade anvisningar över vilka uppgifter som skall lämnas för att utvärderingsgruppen skall kunna bedöma hur anbudsgivaren kan tillgodose efterfrågat behov, skall följas. De uppgifter som anbudsgivaren lämnar kommer att ligga till grund för val av den anbudsgivare som avropande myndigheter kommer att teckna avtal med.
Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall-krav, bör-krav eller begäran om att anbudsgivaren skall ange eller beskriva någonting. Krav/frågor som är markerade på detta sätt (dvs. som skall, bör eller ange med fetstil och understruken) återfinns också i svarsformuläret (bilaga 5 i förfrågningsunderlaget) där de skall besvaras, och för dessa krav gäller följande: Skall-kraven skall vara uppfyllda på anbudsdagen för att anbudet skall kunna behandlas. Bör-kraven kan vara avgörande vid valet av leverantör. Ange är svar på frågor som är viktiga för behandling av anbudet.
Information som efterfrågas i anslutning till krav/frågor anges i kommentarskolumnen i svarsformuläret för respektive fråga.
Svarsformuläret (bilaga 5) skall alltså fyllas i och bifogas anbudet. Kryssmarkering används för att ange om kravet uppfylls eller ej. Om något av kraven ej uppfylls skall detta uttryckligen anges (enbart hänvisningar till manualer, webbsidor eller dylikt godtages ej). Ej besvarat krav behandlas normalt som icke uppfyllt krav, dock kan kravuppfyllnad ändå anses uppnådd om svaret går att återfinna i anbudet.
Det är ej tillåtet att bara hänvisa till annat svar. Det finns också möjlighet att ge en kommentar för varje krav/fråga. Om utrymmet ej räcker till kan man hänvisa till tydligt märkt bilaga.
Vidare måste samtliga efterfrågade produkter och tjänster som offereras prissättas.
3.2 Anbudsutformning m m
Det är viktigt att inlämnade anbud är korrekta och kompletta samt uppställda i överensstämmelse med nedanstående beskrivning. Allt underlag som anbudet hänvisar till skall bifogas. OBS! Vid hänvisning till webbsidor (motsv) skall kopior i pappersformat bifogas anbudet.
1) Sammanfattning av förslaget
Enligt anbudsgivarens egen disposition.
2) Leverantörens organisation
I detta avsnitt beskriver anbudsgivaren företaget och redovisar kortfattat sin affärsidé och framtida verksamhetsinriktning, organisation och ägarförhållanden samt beskriver hur offererade tjänster och produkter kommer att levereras.
3) Svar på alla skall- och bör-krav samt på det som efterfrågas enligt Ange-punkterna i detta förfrågningsunderlag. Detta görs genom att anbudsgivaren fyller i svarsformuläret enligt bilaga 5. Anbudsgivaren bifogar kommentarer till ställda krav i den omfattning som krävs. I det fall utrymme i bilaga 5 ej räcker till får hänvisning göras till tydligt markerad bilaga innehållande anbudsgivarens kommentar. (Se även punkt 3.1 ovan)
4) Ifylld prissammanställningstabell för typprodukter (bilaga 4) med anbudsgivarens förslag på efterfrågade typprodukter. Samtliga typprodukter måste återfinnas med benämning, tillverkarens artikelnummer (för att identifiera produkt/tjänst) och pris i bifogade prislistor. Priser anges i svenska kronor exkl. moms.
5) Alla efterfrågade handlingar, fullständigt ifyllda i förekommande fall och tydligt märkta med bilagenummer som stämmer överens med det bilagenummer som hänvisas till i svarsformuläret.
4 Bedömning av anbudsgivare och anbud (kvalificering)
4.1 Allmänt
Bedömning av anbudsgivare och anbud kommer att göras i en tvåstegsprocess. Först fastslås om anbudsgivaren som företag uppfyller kvalifikationskraven enligt punkt 4.2. Vidare görs en bedömning huruvida anbudsformalia under avsnitt 2 och 3 uppfylls. Endast de anbudsgivare som uppfyller kraven under avsnitt 2 och 3 samt 4.2 får sedan sina anbud värderade.
4.2 Krav på anbudsgivare
4.2.1 Uteslutning av leverantörer
a) Anbudsgivare skall inte uppvisa brister enligt SFS 2007:1091 10 kap 1§ gällande om anbudsgivaren enligt en xxxxxxxxxxxxxxx dom är dömd för brott.
b) Anbudsgivare skall vidare inte uppvisa brister enligt SFS 2007:1091 10 kap 2§ gällande konkurs, likvidation, allvarligt fel i yrkesutövningen m m.
4.2.2 Finansiell och ekonomisk ställning
a) För att visa att anbudsgivaren har erforderlig finansiell kapacitet, och därgenom kan leverera produkter och tjänster enligt kraven i detta förfrågningsunderlag, skall anbudsgivaren till anbudet bifoga senaste officiella fastställda balansräkning och resultaträkning (avseende anbudsgivaren, ej dennes moderbolag/motsv.). Omsättningen skall där vara minst 8 miljoner SEK (exkl moms) inom efterfrågade produktområden. Om företaget inte kan uppvisa ovanstående volym, kan anbudsgivare ändå anses motsvara dessa krav om denne lämnat en sådan förklaring/intyg att det kan anses klarlagt att denne ändå innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. Sådan förklaring skall bifogas anbudet.
b) För att visa att anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret, skall Registreringsbevis från Bolagsverket (eller motsvarande från anbudsgivare som är registrerad i annat land) för anbudsgivaren (ej dennes moderbolag/motsv) bifogas anbudet.
c) Anbudsgivaren skall ha fullgjort sina åligganden avseende skatter och avgifter. Det åligger den part varmed upphandlande myndigheter tecknar avtal, att svara för att dessa krav uppfylls under hela avtalsperioden. Upphandlande myndigheter förbehåller sig rätten att kontinuerligt kontrollera uppfyllandet av detta krav. För svensk anbudsgivare utför upphandlande myndigheter själv kontroll mot Skatteverket med hjälp av blankett SKV 4820 – ”Begäran/Svar Offentliga uppgifter”.
d) Följande krav gäller endast utländsk anbudsgivare: För att som utländsk anbudsgivare visa att man har betalt sina skatter och avgifter skall motsvarande intyg som omnämns i punkt
c) ovan (i förekommande fall undertecknat av behörig myndighet (motsv)) om skuldfrihet gällande skatt x.x. xxxxxxx anbudet. Sådant intyg skall vara ifyllt och utställt högst två månader innan anbudsdagen.
4.2.3 Teknisk förmåga, kapacitet, branscherfarenhet m m samt referenser
a) För att visa att anbudsgivaren har erforderlig teknisk förmåga, kapacitet och tillgänglighet samt är och har varit verksam inom offererade produktområden skall anbudsgivaren ange de tre (3) mest relevanta kunderna/beställningarna ur faktureringssynpunkt inom efterfrågade produktområden. Dessa referenser skall ej vara äldre än tre år samt ej tagna inom egen koncern eller motsvarande. För varje order/referens skall anbudsgivaren ange:
• Kund
• Värde och/eller omfattning
• Produkttyper/innehåll
Om det inte klart framgår av anbudet och lämnade referenser att anbudsgivaren har varit och är verksam inom offererat område samt har erforderlig teknisk förmåga och kapacitet kan detta vara skäl till diskvalificering.
b) Ange kontaktperson och telefonnummer för varje angiven referenskund.
c) Ange eventuella samarbetspartners och underleverantörer som anbudsgivaren har som stöd för att kunna leverera offererade produkter och tjänster. Med underleverantör avses sådan underleverantör som är av väsentlig betydelse för utförandet av den efterfrågade varan/tjänsten.
4.2.4 Krav enligt antidiskrimineringslagstiftningen
Leverantören skall i sin verksamhet i Sverige följa vid varje tillfälle i Sverige gällande antidiskri- mineringslagstiftning. De lagar som f.n. avses är artikel 141 EU-fördraget, 16 kap. 9 § brottsbalken, jämställdhetslagen (1991:433), lagen (1999:130) om åtgärder mot diskriminering i arbetslivet på grund av etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, lagen (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder och lagen (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning, lagen (2001:1286) om likabehandling av studenter i högskolan samt lagen (2003:307) om förbud mot diskriminering.
4.2.5 Ansvarsförsäkring
På anbudsdagen skall giltig ansvarsförsäkring finnas för anbudsgivaren för produkter och tjänster som anbudsgivaren offererar. Anbudsgivaren skall bifoga intyg på ansvarsförsäkring med försäkringsbelopp från försäkringsutfärdaren (t.ex kopia på försäkringsbrev), giltighetsperiod samt uppgift om att försäkringen omfattar anbudsgivaren. Vidare svarar anbudsgivaren för att giltig ansvarsförsäkring enligt ovan finns giltig under hela avtalsperioden.
4.2.6 Information om anbudsgivare
För att upphandlande myndigheter skall få klar och entydig information om vem anbudsgivaren är, skall
de uppgifter som efterfrågas i bilaga 3 fyllas i och bifogas anbudet.
5 Värdering av anbud
Inkomna anbud som uppfyller kvalifikationskraven (kvalificering) kommer att värderas. Värderingen kommer att genomföras i två delar. Den första delen omfattar en bedömning av hur anbudet uppfyller ställda skall-krav. De anbud som ej uppfyller skall-krav och/eller är ofullständiga kommer inte att granskas ytterligare.
Därefter görs en värdering av kvarvarande anbud med avseende på priser för typprodukter. Den ekonomiska värderingen av anbuden kommer alltså att baseras på offererade priser för de typprodukter som anges i bilaga 4. I utvärderingen förutsätts att samma formel (rabatt/omräkningsfaktor) nyttjas för samtliga typprodukter inom samma produktgrupp.
Vid prisjämförelse mellan anbud kommer pris på typprodukter inom produktområde A (datalagringsmedia) respektive produktområde B (skrivarförbrukningsmaterial) att jämföras. För respektive produktområde skall samtliga typprodukter klara alla uppsatta skall-krav för att bedömas.
Då vissa produktgrupper förväntas utgöra större avropsvolym än andra, kommer pris för typprodukter inom respektive produktområde att viktas enligt följande modell:
• Produktgrupp A1: Pris x 0,15
• Produktgrupp A2: Pris x 0,20
• Produktgrupp B1: Pris x 0,45
• Produktgrupp B2: Pris x 0,10
• Produktgrupp B3: Pris x 0,10
Det summerade priset utgör det viktade priset som bedömda anbudsgivare får vid den ekonomiska värderingen. Därefter kommer pris för två (2) schablonfrakter (se punkt 8.8) att adderas, varefter den anbudsgivare med lägsta sammantagna pris vinner den ekonomiska utvärderingen. Endast en (1) leverantör kommer att väljas ut som resultat av värderingen (se även avsnitt 2.3).
Vid behov kommer bör-kraven att användas vid valet mellan anbud som har samma pris i den ekonomiska utvärderingen. Varje uppfyllt bör-krav ges då ett (1) poäng varvid den anbudsgivare som erhåller flest poäng vinner.
6 Krav – Produkter, miljö m m
6.1 Allmänt
6.1.1 Anbudet skall omfatta produktområde A (datalagringsmedia) och B (skrivarförbrukningsmaterial) enligt punkt 2.2.
6.2 Produktområde A, datalagringsmedia
a) Anbudsgivaren skall offerera minst två (2) olika fabrikat av skrivbart datalagringsmedia. Detta gäller samtliga produkttyper inom punkterna 6.2.1.1, 6.2.1.2, 6.2.1.3 samt 6.2.2.1.
b) Media skall vara av hög kvalitet, d.v.s. så kallade no-name eller andrasortering godtas ej.
Ange vilka fabrikat som offereras
6.2.1 Produktgrupp A1, optiskt datalagringsmedia
6.2.1.1 Skrivbara CD-skivor av typen CD-R och CD-RW skall offereras.
6.2.1.2 Skrivbara DVD-skivor av typen -R, -RW, +R, +RW samt DL skall offereras.
6.2.1.3 Skrivbara skivor av typen Blu-ray skall offereras.
6.2.1.4 Anbudsgivaren skall offerera sitt övriga sortiment av optiskt datalagringsmedia.
6.2.2 Produktgrupp A2, övrig datalagringsmedia
6.2.2.1 Datakassetter av typen DLT, LTO samt 3592 skall offereras.
6.2.2.2 Anbudsgivaren skall även offerera sitt övriga sortiment inom området datalagringsmedia.
6.3 Produktområde B, skrivarförbrukningsmaterial
6.3.1 Produktgrupp B1, lasertoner
6.3.1.1 Anbudsgivaren skall offerera lasertonerkassetter avsedda för användning i på marknaden förekommande laserskrivare.
6.3.1.2 Lasertonerkassetterna skall uppfylla de krav skrivartillverkarna ställer för att garanti och funktionalitet skall uppnås i aktuella skrivare.
6.3.1.3 Anbudsgivaren skall även offerera alternativa lasertonerkassetter, s k ”miljötoner” eller renoverade lasertonerkassetter.
6.3.1.4 Offererade kassetter enligt punkt 6.3.1.3 bör uppfylla samma grafiska kvalitet som produkter enligt punkt 6.3.1.1.
6.3.2 Produktgrupp B2, bläckpatroner
6.3.2.1 Anbudsgivaren skall offerera bläckpatroner avsedda för användning i på marknaden förekommande bläckstråleskrivare.
6.3.2.2 Bläckpatronerna skall uppfylla de krav skrivartillverkarna ställer för att garanti och funktionalitet skall uppnås i aktuella skrivare.
6.3.2.3 Anbudsgivaren bör i förekommande fall även offerera alternativa bläckpatroner som uppfyller samma tekniska funktionalitet och grafiska kvalitet som skrift framställd med original- eller nyproducerad patron.
6.3.3 Produktgrupp B3, övrig skrivarförbrukning
6.3.3.1 Anbudsgivarens övriga sortiment inom området skrivarförbrukningsmaterial, såsom trummor, överföringsenheter, specialpapper m m skall offereras.
6.4 Miljö
6.4.1 Allmänt
Utvecklingen i Sverige och internationellt går mot allt större miljöhänsynstagande vad gäller t ex tillverkningsprocesser, beståndsdelar i olika produkter, miljöpåverkan under användning samt i
avfallsledet. Detta gäller också datorutrustningar/förbrukningsmaterial där den genomsnittliga användningstiden för många produkter endast uppgår till några månader/år.
Ett grundläggande krav är att anbudsgivaren skall ha kännedom om samt följa de lagar, förordningar och föreskrifter som berör de produkter som ingår i denna upphandling.
6.4.1.1 Dokumentation
Dokumentation som styrker inlämnade svar inom miljö skall vid förfrågan kunna lämnas av anbudsgivaren.
6.4.1.2 Miljöledningssystem
Ange om anbudsgivaren är certifierad enligt något miljöledningssystem eller om man har för avsikt låta certifiera sig.
6.4.1.3 Miljöanpassade produkter
Miljöanpassade produkter bör vara utmärkta i kataloger och liknande för att underlätta för avropande myndigheter att avropa miljöanpassade produkter. Om anbudsgivaren ej erbjuder sådan märkning vid anbudsdagen är det önskvärt att anbudsgivaren aktivt arbetar för att införa detta.
6.4.1.4 Emballage/förpackning
Förpackningar som används skall uppfylla det svenska producentansvaret. Anbudsgivaren alternativt dess leverantör skall vara ansluten till REPA-registret alternativt ha ett eget fungerande system. Ange avtalsnumret till REPA-registret eller beskriv eget system.
6.4.2 Xxxxx, xxxxx, papper m m
6.4.2.1 Miljö- och hälsoskadliga ämnen
Xxxxx och bläck skall vara fria från ämnen som är klassificerade som hälso- eller miljöfarligt enligt EU förordningen 1272/2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar. Med fria avses en mängd under 2 viktsprocent.
Undantaget är bläck/tonerpulver med benämningen R36, 37 och/eller R38, som är klassificerade som irriterande samt Carbon Black med cas nr. 133-86-4 om det är Carbon Black som ger upphov till denna klassificering.
6.4.2.2 Tungmetaller
Innehållet av tungmetallerna bly, kadmium, kvicksilver och krom med oxidationstal 6 bör
sammantaget inte överstiga 100 ppm (mikrogram per kilo) i tonern.
6.4.2.3 Papper
Olika typer av pappersprodukter bör vara miljömärkta eller vara miljödeklarerade enligt Europeisk branschstandard.
6.4.2.4 Återtagande av tonerkassetter och bläckpatroner
Anbudsgivaren skall ha en fungerande organisation för att utan extra kostnad för avropande myndigheter återta förbrukade tonerkassetter och bläckpatroner för en miljöanpassad hantering såsom retursystem, pantsystem, återvinning eller annan hantering som tar hänsyn till olika miljöaspekter. Ange hur denna process ser ut.
6.4.2.5 Säkerhetsdatablad
Säkerhetsdatablad som uppfyller kraven i kemikalieförordningen REACH 1907/2006/EG avd. IV och
bilaga II, skall följa med respektive produkt alternativt finnas tillgängliga på angiven webbplats, för toner, bläck, kemisk-tekniska produkter, etc.
6.4.2.6 Producentansvar El och elektronik
I den mån produkter i denna upphandling omfattas av producentansvaret för el- och elektronikprodukter skall anbudsgivaren eller dess leverantör vara ansluten till El-kretsen alternativt ha eget fungerande system. Ange i så fall avtalsnumret till El-kretsen eller beskriv eget system.
7 Krav – Tjänster m m
7.1 Beställnings-/distributionsformer
Då organisationen och e-handelssystemen för de olika avropande myndigheterna skiljer sig kan olika beställnings-/ distributionsformer komma att vara tänkbara.
7.2 Leveranstid
Leveranstid för produkter i detta anbud skall i normalfallet inte överstiga tre (3) kalenderdagar efter beställning. För vissa produkter kan dock längre leveranstid få förekomma om särskilda skäl föreligger.
7.3 Information till avropande myndigheter
7.3.1 Löpande information
7.3.2 Uppdatering av information
Den information som förändras i punkt 7.3.1 ovan skall uppdateras dagligen eller så snart förändring sker om förändring inte sker dagligen.
7.3.3 Kontaktperson/personer
Anbudsgivaren skall utan kostnad under normal kontorstid ha tillgänglig svenskspråkig kontaktperson/personer för försäljning, logistik, administration, teknisk support/produktfrågor till ett begränsat antal personer vid varje enskild avropande myndighet. Ange om denna tjänst även kan ges till ett utökat antal personer och eventuella villkor för detta.
7.4 Hantering av avropande myndigheters e-handelssystem, beställningar, fakturor m.m.
7.4.1 Produktkataloger
7.4.1.1
Leverantören skall kontinuerligt under avtalstiden utan kostnad för avropande myndigheter tillhandahålla produktkatalog för uppdatering av avropande myndigheters e-handelssystem. Ny leverantör förväntas ha fungerande lösning på plats inom två (2) månader fr.o.m. dagen för Ramavtalets ikraftträdande.
7.4.1.2
Produktkatalogen skall vara i formatet Svekatalog, Excelformat eller tabb/semikolonseparerat textformat.
7.4.1.3
Produktkatalogen skall skickas till avropande myndighet så ofta som det behövs för att pris- och produktinformation kan hållas korrekt i den avropande myndighetens system, dock högst 1 gång per dygn. Produktkatalogen skall, i de fall den levereras dagligen, skickas innan klockan 08.00.
7.4.1.4
Produktkatalogen skall innehålla följande uppgifter: Tillverkarens artikelnummer, produktbenämning, pris, tillverkarnamn samt UNSPSC-kod.
7.4.1.5
Produktkatalogen bör dessutom innehålla aktuellt lagersaldo och/eller beräknad leveranstid, utförlig produktbeskrivning samt mer detaljerad produktkategorisering än UNSPSC eller utökade sökbegrepp.
7.4.1.6
Prisangivelser skall anges per minsta beställningsbara förpackning. D.v.s. prisangivelser får ej göras styckevis om detta ej är beställningsbart.
7.4.1.7
Ange vilka standarder för produktkataloger som stöds (ex. Svekatalog).
7.4.2 Beställning
7.4.2.1
Leverantören skall ha möjlighet att hantera beställningsunderlag distribuerade via e-post.
7.4.2.2
Leverantören skall ha möjlighet att hantera elektroniska beställningar via formatet SFTI Sveorder.
7.4.2.3
Även andra format av elektroniska beställningar kan komma att bli aktuella efter överenskommelse med avropande myndighet. Ange i vilka ytterligare format leverantören kan hantera elektroniska beställningar.
7.4.3 Ordererkännande/leveransbesked
7.4.3.1
Leverantören skall distribuera ordererkännande per e-post eller annat överenskommet format för varje beställning.
7.4.3.2
Ordererkännande skall innehålla information rörande antal och pris per artikelrad.
7.4.3.3
Ordererkännande bör innehålla information om beräknat leveransdatum per artikel (leveransbesked), som uppdateras/distribueras på nytt om information från första ordererkännande förändras.
7.4.3.4
Leverantören bör kunna distribuera elektroniska ordererkännanden för varje beställning med innehåll enligt ovan.
7.4.4 Skeppningsbesked/godsmärkning
7.4.4.1
Leverantören bör kunna distribuera skeppningsbesked, innehållande sedvanlig information rörande speditör, leveransdatum, antal, leveransadress samt sk tracking ID för godsspårning, per e-post för varje beställning och artikel.
7.4.4.2
Leverantören bör kunna distribuera elektroniska skeppningsbesked för varje beställning, med innehåll enligt ovan.
7.4.4.3
Godsadresseringen skall minst innehålla leveransadress och inköpsordernummer, samt namn på mottagare (attention) och/eller angiven godsmärkning som angivits i order.
7.4.4.4
Följesedel skall minst innehålla referens till inköpsordernummer samt en sammanställning av levererade produkter.
7.4.5 Faktura
7.4.5.1
Faktura skall minst innehålla information i enlighet med kraven för SFTI Basic Invoice version 1.0, se xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/XXXX_Xxxxx_Xxxxxxx00000000/XXXX%00Xxxxx%00Xxxxxxx_0.0/xxxxx.xxxx för mer information. Faktura skall skapas per order eller del av order, d.v.s. samlingsfakturor är ej tillåtna.
7.4.5.2
Faktura skall innehålla enskild beställarreferens (fakturamärkning) samt avropande myndighets ordernummer som angivits i beställningen.
7.4.5.3
Faktura skall distribueras så att myndigheten kan verka i enlighet med gällande förordningar och uppfylla övriga krav och regler gällande informationsinnehåll. Faktura skall distribueras enligt ett av följande alternativ.
1. Elektronisk faktura
2. Fakturaportal (dvs inmatning via webben)
3. Pappersfaktura (som skickas för skanning). Detta alternativ är endast tillåtet som en övergångslösning i högst 6 månader efter att avtal tecknats.
Ange vilket av de tre tillåtna alternativen som kommer att tillämpas (de olika möjligheterna beskrivs på xxxx://xxx.x-xxxxxxxxx.xx.)
7.4.5.4
Anbudsgivaren bör dessutom kunna distribuera grafisk presentation av faktura per e-post till inköpande organisation i t.e.x PDF-format.
7.4.6 Exempelfiler
Under utvärderingen av denna upphandling skall anbudsgivaren utan kostnad kunna leverera exempelfiler innehållande delar av anbudsgivarens produktutbud för test/utvärdering och ”tankning” till upphandlande myndigheters e-handelssystem.
7.5 Utbildning
7.5.1 Produktutbildning
Anbudsgivaren skall på begäran kunna svara för produktutbildning m m till ett begränsat antal personer vid varje avropande myndighet.
7.5.2 Utbildning av underkontrakterad part
Anbudsgivaren skall svara för utbildning och stöd åt eventuell underkontrakterad part vad gäller tillämpningen av avtalet och vad gäller skyldigheter mot rättighetsägare.
7.6 Support/garanti/tjänster
7.6.1 Telefonsupport
Teknisk telefonsupport skall utan kostnad kunna ges på svenska till avropande myndigheter.
7.6.2 Garantitider m m
För samtliga produkter skall minst 12 månaders garanti gälla, eller garantier enligt ursprungsleve- rantörens garantivillkor om dessa överstiger 12 månader.
7.6.3 Inlämning av produkter för garantiutbyte/reklamation
Alla produkter som ingår i detta anbud, skall utan extra kostnad kunna lämnas in för garantiutbyte/ reklamation i Sverige.
7.6.4 Övriga tjänster
Ange i fall anbudsgivaren erbjuder s.k. skåpservice, skrivarservice eller andra tjänster, samt eventuella villkor för dessa. Observera kravet enligt punkt 8.1, att samtliga tjänster ska vara prissatta i anbudet.
8 Prisvillkor m m
8.1
Samtliga efterfrågade produkter och tjänster som anbudsgivaren offererar skall vara prissatta i en bifogad komplett prislista där priset uttrycks som en rabatt/omräkningsfaktor mot en vid anbudsdagen generellt existerande referensprislista, återförsäljarprislista, anbudsgivarens nettoprislista eller motsva- rande.
8.2
Rabatt/omräkningsfaktorer skall anges i överskådlig tabellform för offererade produktgrupper och framräkningen vara baserad antingen på anbudsgivarens inköpspris vid anbudsdagen med fast procentuellt påslag eller, om sådan existerar, en från anbudsgivaren officiell prislista med "bruttopris" med avdrag för fast procentuell rabatt. Tabellen med rabatt/omräkningsfaktor utgör underlag för revision och vid felaktig debitering från anbudsgivaren skall återbetalning/kreditering ske.
8.3
Rabatten/omräkningsfaktorn får variera mellan olika produktgrupper, men skall vara enhetlig inom varje enskild produktgrupp. D.v.s. den prisformel anbudsgivaren offererar för exempelvis produktgrupp B1
(lasertoner) skall vara densamma för alla produkter inom produktgruppen. Den fastlagda rabatt/omräkningsfaktor som anbudsgivaren tillämpar skall normalt gälla vid framräkning av avropande myndigheters nettopris under hela avtalsperioden. Ev. undantag från detta framgår av avtalsmallen. Om den typ av prislista som används som referens upphör att finnas, skall avropande myndigheters nettopriser ändå räknas fram så att motsvarande nettoprisnivåer fortsättningsvis erhålls.
8.4
Prislista enligt punkt 8.1 skall bifogas anbudet i elektronisk form, angiven i ett standardiserat lätt åtkomligt format (MS Word/Excel, Adobe Acrobat eller motsvarande/likvärdigt).
8.5
För att upphandlande myndigheter lättare ska kunna verifiera de prisuppgifter som anges för respektive typprodukt i bilaga 4 skall de delar/sidor av prislistan som behövs som referens mot typprodukterna även bifogas i pappersformat och vara markerade.
8.6
Anbudsgivaren skall aktivt verka för att avropande myndigheter ges bästa möjliga inköpspriser under hela avtalsperioden, dvs att prisvillkor baseras på den underleverantör/distributör som har lägst pris och samtidigt klarar leveranskraven enligt punkt 7.2.
8.7
Priser skall anges i svenska kronor exkl moms och inkludera eventuell tull och expeditions-/ faktureringsavgift.
8.8
Leverans skall vara fritt till i beställning angiven leveransadress (inom Sverige) vid orderbelopp ≥ 1 500 kr (exkl moms). Vid beställningar under detta belopp tillåts leverantören debitera avropande myndighet ett fast belopp (schablonkostnad) per beställning för frakt. Leverantören skall ange denna kostnad om sådan föreligger.
8.9
Observera att samtliga priser som anges i anbudet (inkl priser för typprodukter enligt punkt 9 och bilaga 4 i förfrågningsunderlaget) skall vara de som gäller vid anbudsdagen.
8.10
För betalningsvillkor skall följande gälla:
Leverantören äger rätt att skicka faktura tidigast vid leverans av beställd produkt. Fakturadatum kan tidigast vara det datum leverans sker från leverantören. Betalning sker senast 30 dagar efter inkommen och godkänd faktura eller 30 dagar efter godkänd leverans om denna dag ligger senare i tid.
8.11
För att upprätthålla avtalens aktualitet skall nya produkter kontinuerligt ersätta föråldrade produkter. Nya produkter skall löpande tillfogas Ramavtalet på lika villkor som för befintliga produkter, d v s anbudsgivarens omräkningsfaktor skall vara oförändrad under hela avtalsperioden. Eventuellt undantag kan godkännas av upphandlande myndigheter om detta skriftligt meddelats tillsammans med skäl för avvikelse.
9 Typprodukter för ekonomisk utvärdering av anbud
9.1 Dimensionering
9.1.1
För den ekonomiska utvärderingen kommer ett antal typprodukter, specificerade i bilaga 4, att bedömas. Typprodukter skall fylla ställda minimikrav. Det är samtidigt viktigt att anbudsgivaren inte offererar typprodukter med högre kapacitet än de krav som ställs om detta samtidigt medför ett högre pris.
Överdimensionering innebär alltså inget mervärde i utvärderingen.
9.2 Prisangivelser
9.2.1
För de typprodukter som anges i prismatrisen (bilaga 4) skall för respektive produkt antingen anbudsgivarens inköpspris, påslag samt avropande myndigheters inpris/nettopris eller anbudsgivarens ”bruttopris”, rabattsats samt avropande myndigheters inpris/nettopris anges.
Ange vilken prissättningsmodell som används.
9.2.2
Priser på produkter som ingår i typprodukter skall vara framräknade enligt i anbudet offererade prisformler (enligt punkt 8.2) med priser hämtade direkt från angiven referensprislista. Det är mycket viktigt att dessa produkter kan återfinnas i denna med anbudet bifogade referensprislista som avser priser på sista anbudsdag.
9.2.3
Eftersom typprodukterna är avsedda att spegla anbudet i sin helhet skall priserna för dessa framräknas med samma rabatt/påslag som övriga produkter inom produktgruppen (enl punkt 8.2).
9.2.4
Produkterna ingående i typprodukterna skall inte vara specialförhandlade med tillverkare/underleverantör (motsv) eller specialprissatta för att därmed kunna erbjuda förmånligare priser för typprodukterna än vad som gäller för respektive produktgrupp i övrigt. Undantag tillåts om sådan förhandling görs för samtliga produkter i produktgruppen och gäller under hela avtalsperioden (se punkt 8.3). Utvärderingsgruppen kommer att granska inkomna anbud och göra jämförelser mellan typprodukter och andra produkter inom samma produktgrupp. Finner utvärderingsgruppen att specialprissättning förekommit för att ge typprodukterna lägre prisvillkor i förhållande till övriga produkter inom samma produktgrupp/produktgrupper och att anbudsgivaren på så sätt försökt vinna fördel, kan detta vara skäl till diskvalificering.
9.2.5
Bifogade prissammanställningstabeller i bilaga 4 får användas som svarsmall och specificerar den uppställning som skall följas i anbudsgivarens svar.
9.3 Ingående typprodukter
9.3.1
Typprodukter skall innehålla produkter ur anbudsgivarens sortiment och återfinnas i med anbudet bifogad på anbudsdagen gällande prislista, samt på anbudsdagen finnas tillgängliga för leverans enligt leveranstidskravet i punkt 7.2 ovan.
9.3.2
I de fall originalprodukt ej offereras avseende typprodukter i produktgrupperna B1 och B2, skall intyg från skrivartillverkarna bifogas anbudet om att garanti och funktionalitet uppnås i aktuella skrivare.
9.3.3
Avropande myndigheter räknas normalt som ”professionella användare” och är därför undantagna s k ”privatkopieringsersättning”. För att få en rättvis prisjämförelse skall offererat datamedia i Typproduktsmatrisen (bilaga 4) vara utan sådan avgift.