Bolagsstyrningsrapport
Systembolaget AB ägs till 100 procent av svenska sta- ten. Ägandet förvaltas av regeringen genom Social- departementet. Ansvaret för Systembolagets ledning och kontroll fördelas mellan ägaren, styrelsen och den verkställande direktören.
Ägaren
Ägarens krav på Systembolaget preciseras i avtalet mellan Systembolaget och staten, i ägaranvisningen samt i statens ägarpolicy och riktlinjer för företag med statligt ägande. Avtalet och ägaranvisningen anger grunden för Systembolagets verksamhet när det gäller det sociala uppdraget, kravet på ekonomisk effektivitet och kraven på verksamheten i övrigt, och där framgår att Systembolaget inte drivs av försäljningsmål eller vinstmaximering. Genom bolagsordningen bestäm- mer ägaren Systembolagets verksamhetsföremål. Ägarens förväntningar på Systembolaget, som ett av de statligt ägda bolagen, fastslås genom ägarpolicyn. Genom ägaranvisningen ger ägaren instruktioner till Systembolagets styrelse. Ägaren har beslutat om tre uppdragsmål för Systembolaget vilka anges i ägaranvisningen. I ägaranvisningen anges även de ekonomiska målen. Uppdragsmålen är primära och de ekonomiska målen är sekundära till uppdragsmålen.
Uppdragsmålens måluppfyllelse mäts utifrån Nöjd kundindex, AIkoholindex, Alkoholkonsumtionen i Sve- rige och Systembolagets konsumtionsandel. De eko- nomiska målen utgörs av krav på soliditet, avkastning och utdelning och ett kostnadseffektivitetsmått.
Riksdagen beslutade i maj 2019 att Systembolagets försöksverksamhet med hemleveranser ska införas som en permanent tjänst och vara en del av System- bolagets ordinarie verksamhet. Samtidigt beslutade riksdagen även om en ändring i alkohollagen som inne- bär att alkoholdrycksliknande preparat ska omfattas av Systembolagets detaljhandelsmonopol. Denna typ av alkoholprodukter, som är möjliga att använda i be- rusningssyfte, har tidigare kunnat säljas till konsument utan kontroll av ålder, berusning och risk för langning, men omfattas således numera av Systembolagets ensamrätt. Med anledning av dessa riksdagsbeslut uppdaterades avtalet mellan Systembolaget och sta- ten under 2019. Det ändrade avtalet trädde i kraft 1 juli 2019. Även bolagsordningen och ägaranvisningen har genom beslut på en extra bolagstämma under året uppdaterats för att ta hänsyn till att Systembolagets uppdrag numera även omfattar att bedriva detaljhan- del med alkoholdrycksliknande preparat.
Systembolagets uppdrag är att med ensamrätt, och med ansvar och god service, sälja alkoholhaltiga
drycker och liknande preparat samt att informera om alkoholens skadeverkningar. Systembolaget finns till för alla i Sverige med syftet att bidra till förbättrad folkhälsa genom att begränsa alkoholens skador i samhället. Ensamrätten innebär att Systembolaget är det enda bolag som får bedriva detaljhandel med starköl, vin, spritdrycker, andra jästa alkoholdrycker och alkoholdrycksliknande preparat i Sverige.
Möten mellan representanter för ägaren och System- bolagets styrelseordförande och verkställande direktör äger rum löpande cirka fem gånger per år. Andra re- presentanter än verkställande direktören från System- bolagets företagsledning deltar vid dessa möten efter behov. Områden som har diskuterats vid dessa möten under året är bland annat verksamhetsuppföljning in- klusive uppföljning av uppdragsmålen, de ekonomiska målen och hållbarhetsmålen. Dessutom har frågor rörande Systembolagets hemleveranstjänst, gräns- överskridande distansförsäljning, alkoholdrycksliknan- de preparat, partnersamarbeten, juridiska frågor och andra för bolaget relevanta frågeställningar diskute- rats. Ägaren utövar sina rättigheter som aktieägare på årsstämman.
Årsstämma
Årsstämma ska enligt statens ägarpolicy äga rum före den 30 april varje år. Riks- dagens ledamöter har efter anmälan rätt att närvara vid årsstämman. Även allmän- heten erbjuds möjlighet att delta. Styrelsen ansvarar för att kallelse till årsstämman skickas ut senast fyra veckor och tidigast sex veckor före stämman.
Årsstämma 2019
Systembolagets årsstämma 2019 hölls den 11 april i Stockholm och var öppen för allmänheten. Xxxxxx företräddes av statssekreteraren Xxxx Xxxxxxxx vid Socialde- partementet.
På årsstämman fattade aktieägaren beslut om bland annat följande:
• Omval av Xxxxxxx Xxxxxxxxx som ordförande i styrelsen.
• Omval av styrelseledamöterna Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx och Xxxxx Xxxxxxx samt nyval av styrelseledamöterna Xxxxxx Xxxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxxx.
• Arvoden till stämmovalda styrelseledamöter, styrelseutskottsledamöter och revisorer.
• Antagande av styrelsens förslag till ”Riktlinjer för ersättning och andra anställ- ningsvillkor för ledande befattningshavare i Systembolaget AB”.
• Fastställande av resultat och balansräkningen.
• Disposition av företagets vinst.
• Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören.
Protokollet från årsstämman finns på xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Extra bolagsstämma 2019
Den 11 december 2019 hölls en extra bolagsstämma i Systembolaget AB. På extra- stämman fattade aktieägaren beslut om uppdaterad bolagsordning och ägaranvis- ning, se även ovan under avsnittet Ägaren. Protokollet från extra bolagsstämman finns på xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Årsstämma 2020
Principer för bolagsstyrning
Systembolagets bolagsstyrning bedrivs • avtalet mellan Systembolaget och främst utifrån: staten
• aktiebolagslagen • statens ägaranvisning för System-
• annan tillämplig svensk lagstiftning bolaget (ägaranvisningen)
• svensk kod för bolagsstyrning (Koden) • statens ägarmål
• statens ägarpolicy, vilken även inklud- • bolagsordningen
erar riktlinjer för extern rapportering • styrelsens och styrelseutskottens och riktlinjer för ersättning och arbetsordningar
andra anställningsvillkor för ledande • VD-instruktionen befattningshavare • interna styrdokument
Årsstämman 2020 äger rum den 23 april i Stockholm. Kallelse till årsstämman skickas ut i mars 2020.
Styrelsen
Systembolagets styrelse ansvarar, enligt aktiebolagslagen, för företagets organisation och förvaltningen av företagets angelägenheter. I statens ägarpolicy anges att styrelsen, i de bolag där staten har ägarintressen, ansvarar för att bolagen sköts föredömligt inom de ramar som lagstiftningen, företagets bolagsordning, ägarens anvisningar och statens ägarpolicy ger. En del i styrelsens arbete med att säkerställa att Systembolagets verksamhet har offentligt förtroende är att fastställa relevanta policydokument och att årligen utvärdera gällande policyer, vilka offent- liggörs på Systembolagets webbplats.
Styrelsenomineringsprocessen
Styrelsens tillsättning följer den nomineringsprocess som beskrivs i statens ägar- policy. Processen koordineras av Näringsdepartementet. Kompetensbehovet
analyseras utifrån Systembolagets verksamhet, situation och framtida utmaningar, styrelsens sammansättning samt genomförda styrelseutvärderingar. I sitt arbete med nomineringsprocessen har ägaren tillämpat de principer som anges om mång- fald i ägarpolicyn.
Styrelsens sammansättning
Enligt bolagsordningen ska Systembolagets styrelse bestå av lägst sex och högst nio ordinarie ledamöter som utses av bolagsstämman. Dessutom har arbetstagaror- ganisationerna rätt att utse ledamöter till styrelsen. Enligt Xxxxx och statens ägar- policy ska styrelsen ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd vad gäller kompetens, erfarenhet och bakgrund. Även mångfaldsaspekter såsom etnisk och kulturell bakgrund ska vägas in, och en jämn könsfördelning ska eftersträvas. I ägarpolicyn anges att andelen kvinnor respektive män i styrelsen ska vara minst 40 procent av vardera kön.
Utgångspunkten vid nominering av en ledamot ska vara kompetensbehovet i sty- relsen och styrelsen ska alltid ha branschkunskap eller annan kompetens som är direkt relevant för företaget. Vidare krävs det att styrelsen har förmågan att arbeta strategiskt med frågor rörande hållbart företagande.
För att komma i fråga för ett styrelseuppdrag krävs hög kompetens inom bolagets affärsverksamhet, affärsutveckling, branschkunskap, finansiella frågor, hållbart fö- retagande eller inom andra relevanta områden. Därutöver krävs att ledamöterna har erforderlig tid och engagemang för uppdraget samt en stark integritet och förmåga att se till Systembolagets bästa. Urvalet sker utifrån en bred rekryteringsbas för att ta vara på kompetensen hos såväl kvinnor och män, som hos personer med olika bakgrund och erfarenheter.
Systembolagets styrelse består av nio stämmovalda styrelseledamöter. Av dessa ledamöter är fem kvinnor och fyra män. Därutöver ingår två arbetstagarrepresen- tanter med två suppleanter i styrelsen. Dessa har utsetts av arbetstagarorganisa- tionerna. Av arbetstagarrepresentanterna är två kvinnor och två män. Ingen av styrelsens ledamöter ingår i företagsledningen. Samtliga ledamöter i styrelsen är
att anse som oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.
Avvikelser från koden
Systembolaget tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning med följande avvikelser:
Namn | Funktion | Närvaro | Notering |
Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Ordförande | 8/8 | |
Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx | Xxxxxxx | 7/8 | |
Xxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx | 7/8 | |
Xxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx | 5/6 | Tillträdde vid årsstämman 11 april 2019 |
Xxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxx | 6/6 | Tillträdde vid årsstämman 11 april 2019 |
Xxxxxxx Xxxxx | Xxxxxxx | 7/8 | |
Xxxxxx Xxxxxxxx | Ledamot | 8/8 | |
Xxxxx Xxxxxxxxx Metso | Ledamot | 7/8 | |
Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx | 7/8 | |
Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx | 2/2 | Avgick vid årsstämman 11 april 2019 |
Xxxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxx | 1/2 | Avgick vid årsstämman 11 april 2019 |
Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxxxxx- representant (ledamot) | 8/8 | |
Xxxxxx Xxxxxx | Xxxxxxxxxxx- representant (ledamot) | 8/8 | |
Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxxxxx- representant (suppleant) | 8/8 | |
Xxxx Xxxxxx-Xxxxxxx | Arbetstagar- representant (suppleant) | 8/8 |
Inför årsstämman 2019 lämnade ägaren en motivering till nomineringen av styrelsen och den förändring som föreslogs av styrelsens sammansättning. De föreslagna styrelseledamöterna bedömdes ha en för bolagets styrning relevant kompetens, erfarenhet och bakgrund. Den föreslagna styrelsen bedömdes ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsen- lig sammansättning präglad av mångsidighet och bredd avseende ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund samt uppnå regeringens målsättning om en jämn könsfördelning i enlighet med vad som framgår av ägarpolicyn.
NÄRVARO STYRELSEMÖTEN 2019
Kodregel | Avvikelse | Förklaring/kommentar |
1.1 Publicering av information om aktie- ägares initiativrätt | Publiceras ej | Regelns syfte är att ge aktieägarna möjlighet att i god tid förbereda sig inför årsstämman och få ärende upp- taget i kallelsen till årsstämman. I statligt helägda bolag saknas skäl att följa denna kodregel. |
2. Bolaget ska ha en valberedning som re- presenterar bolagets aktieägare vid val och arvodering av styrelse och revisor | Valberedning finns ej inrättad | Beredning av nomineringsfrågor i statligt ägda bolag sker på samma sätt som närmare beskrivs i statens ägarpolicy. |
Namn | Funktion | Närvaro | Notering |
Xxxxxx Xxxxxxxxx Sten | Ordförande | 5/6 | |
Xxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx | 3/3 | Tillträdde på konstituerande styrelsemötet 11 april 2019 |
Xxxxxxx Xxxxx | Xxxxxxx | 6/6 | |
Xxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxx | 1/3 | Tillträdde på konstituerande styrelsemötet 11 april 2019 |
Xxxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxx | 3/3 | Avgick vid årsstämman 11 april 2019 |
NÄRVARO REVISIONSUTSKOTT 2019
Namn | Funktion | Närvaro | |
Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Ordförande | 6/6 | |
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx | Xxxxxxx | 4/4 | Tillträdde på konstituerande styrelsemötet 11 april 2019 |
Xxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx | 2/2 | Avgick vid årsstämman 11 april 2019 |
NÄRVARO ERSÄTTNINGSUTSKOTT 2019
Namn | Funktion | Närvaro | |
Xxxxxx Xxxxxxxx | Ordförande | 1/1 | Tillträdde på konstituerande styrelsemötet 11 april 2019 |
Xxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx | 1/1 | Tillträdde på konstituerande styrelsemötet 11 april 2019 |
Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx | 2/2 | |
Xxxxxxx Xxxxxxx | Ordförande | 1/1 | Avgick vid årsstämman 11 april 2019 |
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx | Xxxxxxx | 0/1 | Avgick vid årsstämman 11 april 2019 |
NÄRVARO ETIK- OCH HÅLLBARHETSUTSKOTT 2019
Systembolagets verkställande direktör och ekonomidirektör deltar vid styrelsens sammanträden. Systembolagets direktör för Xxxxx och Samhälle är sekreterare i styrelsen. Övrig företagsledning deltar vid behov.
Styrelsens ordförande
Styrelseordföranden ska enligt aktiebolagslagen leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter. Enligt Xxxxx ska styrelseordföranden också ansvara för att:
• styrelsens arbete bedrivs effektivt och är väl organiserat,
• styrelsen får erforderlig information och beslutsunderlag för sitt arbete,
• fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden efter samråd med verkställande direktören,
• kontrollera att styrelsens beslut verkställs,
• styrelsens arbete utvärderas varje år.
Ordföranden samråder fortlöpande med verkställande direktören i strategiska frågor och företräder företaget i ägarrelaterade frågor. Ordföranden har även yt- terligare uppgifter som anges i styrelsens arbetsordning.
Styrelsens arbete
I styrelsens arbetsordning anges hur arbetet ska fördelas mellan Systembolagets styrelse, ägare, utskott och verkställande direktör. Arbetsordningen ses över årligen och en ny version fastställdes vid det konstituerande styrelsesammanträdet i april 2019. En ytterligare ny version av arbetsordningen fastställdes i maj 2019 då endast mindre uppdateringar gjordes med anledning av att vice verkställande direktören avslutade sin anställning. Enligt arbetsordningen ska styrelsen i regel hålla minst fem ordinarie styrelsemöten per verksamhetsår utöver det konstituerande styrel- semötet.
Styrelsen är skyldig att på bästa sätt förvalta bolagets kapital samt säkerställa att bolagets uppdrag utförs väl och att verksamheten bedrivs på ett sätt som gynnar en hållbar utveckling, såväl ekonomiskt som socialt och miljömässigt. Styrelsen
ansvarar för att bolaget sköts föredömligt i enlighet med tillämpliga regelverk och att verksamheten har offentligt förtroende.
Styrelsen ansvarar även för bolagets organisation och förvaltningen av dess angelägenheter i bolagets och ägarens intresse. När Systembolaget ställs inför sär- skilt viktiga avgöranden, till exempel större strategiska förändringar i bolagets verksamhet, ska styrelsen ge- nom ordföranden samordna sin syn med företrädare för ägaren. Samordning ska ske i god tid inför beslut. Det är styrelsens ansvar att fastställa mål för bolagets hållbarhetsarbete och att tillse att målen integreras i bolagets affärsstrategi. För mer information om Systembolagets strategiska plan, se sida 22.
Styrelsen ansvarar även för att Systembolaget efterle- ver relevanta riktlinjer gällande miljöhänsyn, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, antikorruption och affärsetik.
Om inget annat har beslutats vid ett styrelsemöte eller följer av styrelsens arbetsordning så ansvarar samtliga styrelseledamöter för styrelsens arbete i lika omfattning.
Till stöd för styrelsens arbete har dokumentsamling- en ”Lagar, styrdokument mm för Systembolaget AB” tagits fram. Samlingen innehåller verksamhetsrelevant lagtext, handlingar från EU, bolagsrelaterade handling- ar, ägarrelaterade handlingar och avtal, placeringsreg- lementen, aktuell strategisk plan för Systembolaget, Systembolagets uppförandekod, policyer, interna reg- ler och information om Systembolagets dotterbolag.
Undvikande av intressekonflikter i styrelsen regleras av styrelsens arbetsordning och av aktiebolagslagen (ABL 8:23). Samtliga styrelseledamöter i Systembolaget arbetar aktivt med de frågor som ligger hos styrelsen
och med de frågor som föredras för styrelsen. Styrel- sen träffar årligen företagets revisorer.
Strukturen för styrelsens arbete anges i styrelsens arbetsplan, vilken fastställs årligen. Arbetsplanen ut- gör grunden för planeringen av styrelsens arbete och anger vid vilken tidpunkt under verksamhetsåret som särskilda ansvarsområden ska behandlas av styrelsen.
STRATEGISK PLAN
I den strategiska planen fastställer styrelsen en stra- tegisk riktning som är styrande för hur Systembolaget prioriterar sina satsningar, resurser och aktiviteter un- der den strategiska perioden. Den strategiska planen sträcker sig fyra år framåt i tiden och revideras vart tredje år. Den strategiska plan som gällt under 2019 antogs av styrelsen i juni 2016 och gäller för åren 2017– 2020. För ytterligare information om den strategiska planen, se sida 22.
STYRELSENS ARBETE 2019
Under 2019 hölls åtta styrelsesammanträden. Styrelsen genomförde löpande uppföljningar av den ekonomiska utvecklingen i företaget, samt av de sociala och miljö- mässiga aspekter som förekommer i verksamheten. Uppföljningen av verksamheten skedde bland annat genom redovisning av strategiska nyckeltal, soliditet, avkastning på eget kapital, kostnadseffektivitet, upp- följning av strategiska mål för hållbart företagande och ägarens uppdragsmål samt genom styrelse-PM om aktuella frågor. I mars träffade styrelsen före- tagets revisorer utan företagsledningen i enlighet med Kodens krav. Sammantaget gav detta styrelsen möjlighet att löpande bedöma verksamhetens resultat, även inom hållbart företagande. Utöver den löpande verksamhetsuppföljningen arbetade styrelsen bland annat med frågor rörande:
• ansvarsredovisningen,
• etableringsplan,
• Alkoholforskningsrådet,
• strategisk plan 2023,
• prismodellen,
• hemleverans och e-handel,
• studie om alkoholens samhällskostnader,
• affärsplan och budget för 2020,
• ledarförsörjning och successionsplanering
Arvoden till styrelseledamöter och utskottsledamöter
Styrelseledamöternas arvoden och arvoden för leda- möterna i de särskilt inrättade styrelseutskotten be- stäms av bolagsstämman. Arvodena ska enligt statens ägarpolicy vara konkurrenskraftiga men inte marknads- ledande.
Utvärdering av styrelsen
Enligt Koden, statens ägarpolicy och arbetsordningen för styrelsen ska styrelsen årligen göra en utvärdering av styrelsens arbete genom en systematisk och struk- turerad process. Det är styrelseordförandens ansvar att se till att en sådan utvärdering görs. Utvärderingen behandlar såväl processerna för styrelsearbetet som styrelsens egna prestationer, däribland hur styrelsen hanterar relevanta ekonomiska, miljömässiga och sociala ärenden.
Årets styrelseutvärdering utfördes med stöd av en ex- tern konsultbyrå. Sammanfattningsvis visade utvärde- ringen att såväl styrelsens som styrelseordförandens
och verkställande direktörens arbete fungerar väl och så identifierades det några utvecklingsområden som man kommer att arbeta vidare med. Resultatet av styrelseutvärderingen har presenterats för styrelsen och diskuterats på ett styrelsemöte i november 2019.
I enlighet med statens ägarpolicy informerade styrel- seordföranden Regeringskansliet i november 2019 om utvärderingens resultat. I Regeringskansliets arbete med nomineringsprocessen görs dessutom löpande utvärderingar av de statliga bolagens styrelser.
Styrelsens revisionsutskott
SAMMANSÄTTNING
Systembolagets revisionsutskott har sedan det kon- stituerande styrelsemötet i april 2019 utgjorts av föl- jande fyra styrelseledamöter: Xxxxxx Xxxxxxxxx Sten (ordförande i utskottet), Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxx och Xxxxxx Xxxxxxxx. Ingen av ledamöterna i utskottet ingår i företagsledningen. Systembolagets ekonomi- direktör samt direktören för Bolag och Samhälle, som även är sekreterare i utskottet, samt revisorer deltar vid revisionsutskottets möten, liksom de tre lekmannare- visorerna. Systembolagets verkställande direktör och övrig företagsledning deltar vid behov.
ANSVAR
Styrelsen har dels delegerat till revisionsutskottet att med beslutanderätt behandla vissa frågor, dels upp- dragit åt utskottet att i övrigt bereda och övervaka frågor om Systembolagets finansiella rapportering och effektiviteten i bolagets interna kontroll, interna och externa revision och riskhantering. Frågor som styrelsen delegerat med beslutanderätt till revisions- utskottet är att årligen fastställa inriktningen för den
interna revisionens arbete, besluta om väsentliga håll- barhetsområden att rapportera om i ansvarsredovis- ningen samt GRI-upplysningar och nyckeltal kopplat till dessa hållbarhetsområden, fastställa transparens- redovisningen samt att utvärdera och fastställa Sys- tembolagets placeringsreglemente.
Utskottet har också till uppgift att hålla sig informerad om revisionen av årsredovisningen, samt att granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständig- het. Utskottet ska särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller företaget andra tjänster än revisions- tjänster.
ARBETET 2019
Under året höll revisionsutskottet sex sammanträden. Uppföljning av den ekonomiska utvecklingen och av ett antal strategiska nyckeltal för verksamheten gjordes löpande. Systembolagets revisorer redo- gjorde för väsentliga redovisnings och revisionsfrågor samt för interna kontroll och processfrågor. Utskottet behandlade även frågor avseende bland annat intern och extern revision, ansvarsredovisningen, riskanalys, placeringsreglemente, inköpsprocessen, icke revisions- tjänster utförda av revisorn, pensionsstiftelsen och årlig utvärdering av vissa policyer. Utskottets ordförande informerade styrelsen löpande om utskottets arbete.
Styrelsens ersättningsutskott
SAMMANSÄTTNING
Systembolagets ersättningsutskott bestod under 2019 av två ledamöter. Utskottets ledamöter har sedan det konstituerande styrelsemötet i april 2019 varit styrel- sens ordförande Xxxxxxx Xxxxxxxxx som även är ord- förande i ersättningsutskottet samt ledamoten Xxxxx
Xxxxxxxxx Metso. Ingen av ledamöterna i utskottet in- går i företagsledningen. Systembolagets verkställande direktör deltar vid utskottets möten och HR-direktören deltar vid behov.
ANSVAR
Ersättningsutskottet har till uppgift att bereda frågor om ersättning och andra anställningsvillkor för ledan- de befattningshavare. Utskottet får inom ramen för de riktlinjer som årsstämman fastställt självständigt förhandla med verkställande direktören om ersättning och övriga anställningsvillkor. Beslut om ersättning och övriga anställningsvillkor för verkställande direk- tören fattas dock av styrelsen.
Ersättningsutskottet äger även självständig rätt att till- sammans med verkställande direktören rekrytera och förhandla om ersättning och övriga anställningsvillkor för andra ledande befattningshavare än verkställande direktören. Beslut om anställningsavtal för ledande befattningshavare (undantaget verkställande direktö- ren för vilken styrelsen fattar beslut) fattas slutligen av ersättningsutskottet.
ARBETET 2019
Under året höll ersättningsutskottet sex sammanträ- den. Utskottet har i sedvanlig ordning tagit fram förslag till riktlinjer för ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare i Systembolaget. Dess- utom har utskottet bland annat hanterat frågor rörande lönerevision, organisationsförändringar, rekrytering och tillsättning av chefer i den nya företagslednings- organisationen samt lönevillkor för dessa chefer, ut- värdering av företagsledningens arbete, utvärdering av verkställande direktören samt årlig utvärdering av vissa policyer. Utskottets ordförande informerade sty- relsen löpande om utskottets arbete.
Styrelsens etik- och hållbarhetsutskott
SAMMANSÄTTNING
Etik- och hållbarhetsutskottet bestod under 2019 av tre ledamöter. Utskottets ledamöter har sedan det konsti- tuerande styrelsemötet i april 2019 varit Xxxxxx Xxxxxxxx (ordförande), Xxxxx Xxxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxx. Ing- en av ledamöterna i utskottet ingår i företagsledningen. Systembolagets direktör för Xxxxx och Samhälle, som även är sekreterare i utskottet, deltar vid utskottets möten. Övrig företagsledning deltar vid behov.
ANSVAR
Etik- och hållbarhetsutskottet har till uppgift att bereda och bevaka frågor som berör Systembolagets håll- barhetsarbete och arbete med compliance och etik. Utskottets huvudsakliga arbetsuppgift är att utgöra beredningsorgan och utskottet har ingen egen beslu- tanderätt.
ARBETET 2019
Under året höll etik- och hållbarhetsutskottet två sam- manträden. Utskottet har bland annat hanterat frågor rörande bolagets strategiska hållbarhetsmål, årlig rapport från IQ, rapport från Alkoholforskningsrådet, intressentdialoger inom området hållbart företagande inklusive information om hållbarhetsplattformen, håll- barhetsagendan 2023 samt årlig utvärdering av vissa policyer.
Verkställande direktör och ledande befattningshavare
VERK S T ÄLL ANDE DIREK T ÖR
Xxxxxxxxx Xxxxxx
Xxxxxxxxx Xxxxxx tillträdde som verkställande direktör för Systembolaget i maj 2009. Hon
har tidigare bland annat varit affärsområdes- ansvarig på Arla Foods och divisionschef inom Nestlé Ltd i England. Hon har även ett förflutet i IKEA:s styrelse.
Född: 1964
Övriga uppdrag: Styrelseledamot i Investor AB, Humana AB och Svensk Handel.
Huvudsaklig utbildning: Civilekonom, MBA från Handelshögskolan i Stockholm samt ledar- skaps- och chefsutvecklingsutbildningar.
Oberoende: Xxxxxxxxx Xxxxxx och hennes närstående saknar väsentlig aktiepost och delägarskap i bolag som Systembolaget har betydande affärsförbindelser med.
Systembolagets verkställande direktör ansvarar för den löpande förvaltningen av företaget och leder verksamheten enligt aktiebolagslagen, andra lagar och förordningar, statliga riktlinjer och ägaranvis- ningen, Koden, bolagsordningen samt de ramar som styrelsen har satt bland annat i VD-instruktionen. Den verkställande direktören tar, i samråd med styrelseord- föranden, fram information och dokumentation som underlag för styrelsens arbete med syftet att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut, samt rappor- terar till styrelsen om företagets utveckling.
Systembolagets lednings- och styrningsstruktur
Systembolagets företagsledning består av verkstäl- lande direktören samt ytterligare nio personer. Av de tio i företagsledningen är sju kvinnor och tre män. Företagsledningen sammanträder varannan vecka och arbetet leds av den verkställande direktören, som i samråd med företagsledningen fattar beslut avseende den löpande verksamheten.
Den verkställande direktörens och företagsledningens beslut utgår från styrelsens beslutade riktlinjer och an- visningar. På grundval av dessa upprättar verkställande
direktören och företagsledningen bland annat under- lag för övriga chefer inom Systembolaget. Dessa un- derlag anger ramarna för den löpande verksamheten och har formen av interna styrdokument som interna regler samt process-, operativ-, styrnings- och infor- mationsmodeller.
Riktlinjer för ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare
Systembolaget följer regeringens riktlinjer för ersätt- ning och andra anställningsvillkor för ledande befatt- ningshavare i bolag med statligt ägande. Systembo- laget följer också Kodens principer för fastställande av ersättning till ledande befattningshavare genom att beslut om sådana ersättningar fastställts genom for- maliserade och transparenta processer. Se not 6 i den finansiella rapporteringen för fullständig information om riktlinjer och ersättningar.
Utvärdering av verkställande direktören
Styrelsen ska enligt Koden fortlöpande utvärdera den verkställande direktörens arbete och minst en gång per år ska styrelsen särskilt behandla denna fråga. Un- der styrelseordförandens ledning genomfördes under hösten en utvärdering som bestod av följande delar: måluppfyllelseanalys; medieanalys samt en muntlig utvärdering som ägde rum i november 2019 i form av diskussion i styrelsen ledd av styrelseordföranden av
verkställande direktörens prestation och utvecklings- potentialer. Sammanfattningsvis kunde konstateras att verkställande direktörens arbete genomgående funge- rar mycket bra samt att verkställande direktören har ett starkt stöd från både styrelsen och företagsledningen.
Extern revision
En extern revisor ska enligt aktiebolagslagen granska Systembolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och den verkställande direktörens förvalt- ning. Revisorn arbetar på uppdrag av, och rapporterar till, bolagsstämman och får inte låta sig styras av bo- lagsledningen eller styrelsen.
På årsstämman utsågs revisionsbolaget Deloitte AB, med auktoriserade revisorn Xxxxxx Xxxx som huvud- ansvarig revisor, att vara revisorer i Systembolaget för tiden till och med årsstämman 2020. Det beslutades också på årsstämman att ersättning ska utgå till Delo- itte AB enligt godkänd räkning.
På årsstämman anmäldes att riksdagsstyrelsen, enligt beslut den 14 februari 2019, utsett tre lekmannareviso- rer och tre suppleanter för tiden fram till årsstämman 2020. De utsedda lekmannarevisorerna är Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx och Xxxxxxxxx Xxxxxx och de utsedda suppleanterna är Xxxxx Xxxxxx, Xxxx Xxxxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxxxx.
Intern kontroll
Styrelsen ansvarar enligt aktiebolagslagen och Koden för att bolaget har en god intern kontroll i bolaget och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kon- troll efterlevs. Ansvaret innefattar även att bolagets finansiella rapportering är upprättad i enlighet med tillämplig lag, tillämpliga redovisningsstandarder samt övriga externa krav. Här beskrivs de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen.
Systembolaget har formaliserade processer för intern och extern rapportering. Den externa finansiella rap- porteringen i Systembolaget omfattar delårsrapporter, bokslutskommuniké och ansvarsredovisning.
KONTROLLMILJÖ
Basen för den interna kontrollen utgörs av kontrollmil- jön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar. Kontrollmiljön är dokumenterad och kommunicerad i styrande dokument såsom policyer, interna regler, arbetsrutiner och manualer samt den värdegrund som styrelse och företagsledning kommu- nicerar och verkar utifrån. Systembolaget har interna funktioner för risk control, säkerhet och compliance. Internrevision utförs av ett externt företag.
Exempel på styrande dokument är: arbetsordningar för styrelsen inklusive utskotten, instruktion för verk- ställande direktören och Ekonomiska befogenheter för medarbetare i företaget.
Exempel på viktiga faktorer i kontrollmiljön är en strikt tillämpning av dualitetsprincipen, vilken innebär att
ingen person ensam handlägger ett ärende genom hela behandlingskedjan samt att två av varandra obe- roende institut används vid värdering av finansiella tillgångar.
RISKBEDÖMNING
Systembolaget genomför årligen en företagsövergri- pande riskanalys. Riskanalysens processteg är: iden- tifiera, värdera, besluta om prioritering, hantera och följa upp risker. Riskerna identifieras och värderas av chefer och nyckelpersoner i verksamheten samt av företagsledningen. Riskanalysen bereds och beslutas i företagsledning och styrelsens revisionsutskott. Sty- relsen fastställer förslag till uppföljning, och de högst prioriterade riskerna tilldelas sedan verksamhetsansva- riga för att hanteras, och följs upp av företagsledning och styrelsens revisionsutskott.
Finansiell riskanalys genomförs vartannat år. I den be- döms varje post i balans- och resultaträkningen utifrån specifika kriterier: materialitet, komplexitet i värdering- en, felhistorik samt bedrägeririsk.
Bedömning av risk för felaktigheter i den finansiella rap- porteringen utförs även löpande i den dagliga verksam- heten, genom de kontrollaktiviteter som genomförs. För mer information om Systembolagets riskhantering, se sidan 73.
KONTROLLAKTIVITETER
Kontrollaktiviteterna är utformade för att förebygga, upptäcka och korrigera felaktigheter i den finansiella rapporteringen. Exempelvis kontrolleras Systembola- gets stora resultatpåverkande och likvida transaktioner dagligen. Business Control följer tillsammans med verksamhetsansvariga upp hur Systembolagets verk- samhet utvecklas i förhållande till affärsplan, budget
och fastlagda mål. Andra medarbetare på Ekonomi & Administrationsavdelningen följer upp de administra- tiva processerna, bland annat kring moms- och skatte- redovisning, intern och extern representation samt attest- och delegationsordningen.
Styrelsen får resultat och nyckeltalsuppföljning löpan- de under året. Vissa fördjupningsområden presenteras också för styrelsen, såsom indikatorer, nyckeltal och projekt. Fem gånger per år genomförs dialog med ägaren om hur Systembolaget uppfyller sitt uppdrag.
De prioriterade företagsövergripande riskerna ligger till grund för internrevisionsplanen. Internrevisionen är oberoende och genomförs av ett externt företag. Systembolagets externa revisorer granskar årsredovis- ningen och genomför löpande granskning.
INFORMATION OCH KOMMUNIKATION
Systembolagets internkommunikationsprocess säker- ställer att information sprids på ett strukturerat sätt inom hela organisationen. Exempelvis finns styrande dokument såsom policyer, interna regler, arbetsrutiner och manualer tillgängliga på Systembolagets intranät. Arbetsrutiner förmedlas även via utbildningar för med- arbetarna.
Vår externa rapportering; delårsrapporter, boksluts- kommuniké och ansvarsredovisning publiceras på xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
UPPFÖLJNING
Företagsledningen och styrelsen tar löpande del av den finansiella rapporteringen för att följa hur verk- samheten utvecklas i förhållande till affärsplan, bud- get och fastställda mål. Styrelsens revisionsutskott tar dessutom löpande del av resultatet av genomförd
extern- och internrevision, samt verksamhetens åt- gärder för riskhantering. Det är ordförande i styrel- sens revisionsutskott som avrapporterar till styrelsen gällande väsentliga områden.
Styrelse
Xxxxxxx Xxxxxxxxx, ordförande
Född: 1961
Huvudsaklig utbildning: Gymnasieekonom samt internutbildningar inom ICA-systemet.
Övriga uppdrag: Ordförande i Xxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx, Diaverum, Mio AB, Envirotainer och Lyko. Ledamot i Herenco och Synsam.
Invald: 2014
Tidigare uppdrag: VD och koncernchef för ICA AB 2001–2012, styrelseordförande Svenskt Näringsliv 2010–2013 och styrel- seordförande Svensk Handel 2005–2010.
Xxxxxx Xxxxxxxxx Sten Född: 1959
Huvudsaklig utbildning: Jur kand Stockholms universitet och civilekonom Handelshögskolan i Stockholm.
Övriga uppdrag: Författare och föreläsare. Styrelseledamot Stiftelsen Stora Sköndal och Eknö Hemman.
Invald: 2014
Tidigare uppdrag: Chefsjurist och Corporate Secretary PostNord AB, Posten AB, chefsjurist XxxxXxxxx.xxx, chefsjurist Amadeus Scandinavia. Ledamot Svensk Kassaservice AB och Strålfors AB. Ledamot av Svenskt Näringslivs Juridiska Referens- grupp.
Xxxxxx Xxxxxxx Född: 1982
Huvudsaklig utbildning: Internationella samhällsstudier och statsvetenskap vid Linnéuniversitetet och Uppsala universitet.
Övriga uppdrag: Ledamot i Visit Linköping, distriktsordförande Miljöpartiet Öster- götland, politisk sekreterare i Linköpings kommun.
Invald: 2016
Tidigare uppdrag: Landstingsråd, lands- tinget i Uppsala län 2014–2016, Politisk sekreterare 2011–2014, landstinget i Uppsala län, språkrörsekreterare 2010, förbundsordförande i Ungdomens Nykter- hetsförbund, UNF, 2005–2009.
Xxxxxx Xxxxxxx Född: 1959
Huvudsaklig utbildning: Civilekonom Handelshögsskolan i Stockholm.
Övriga uppdrag: Styrelseordförande i Keolis Sverige AB och Helsa Vårdutveck- ling AB. Styrelseledamot i Coor Service Management Holding AB, Parks & Resorts Scandinavia AB och Dreamtroopers AB.
Invald: 2019
Tidigare uppdrag: 23 år inom SAS varav de sista 5 åren som VD SAS Sverige. Koncern- chef Scandic Hotels AB och BRA Sverige AB. Styrelsen för Svenskt Näringsliv, Trygg Hansa, Swedavia, Åre Destination, Nordic Cinema Group, A-Katsastus OY, Unlimited Travel Group, West Atlantic Airways.
Styrelse
Xxxxxx Xxxxxxxx Född: 1969
Huvudsaklig utbildning: Civilekonom Handelshögskolan i Stockholm, IFL Företagsledarprogrammet.
Övriga uppdrag:
Invald: 2019
Tidigare uppdrag: VD KungSängen Group AB, vice VD/Försäljningsdirektör Apoteket AB, vice VD AB Svenska Press- byrån, styrelseledamot i Bong AB och Pro Pac International AB/Bong Packaging Solutions.
Xxxxxxx Xxxxx Xxxx: 1969
Huvudsaklig utbildning: Förvaltningslinjen med inriktning internationella organisatio- ner vid Uppsala universitet.
Övriga uppdrag: Ämnesråd och gruppchef Enheten för folkhälsa och sjukvård, Social- departementet. Ordförande Nationella expertgruppen för att förbättra tillgänglig- heten i cancervården. Sveriges represen- tant i EU:s högnivågrupp för hälsa.
Invald: 2017
Tidigare uppdrag: Kansliråd, Hälso- och sjukvårdsenheten, Socialdepartementet. Ämnessakkunnig vid Enheten för globalt samarbete, Utrikesdepartementet.
Xxxxxx Xxxxxxxx Född: 1952
Huvudsaklig utbildning: Socionom- examen, förvaltningslinjen.
Övriga uppdrag: Ordförande Statens Servicecenter. Ordförande i Utredningen om civilt försvar. Ledamot Högskolan
i Gävle, Riksdagens Arvodesnämnd, Advokatsamfundets Disciplinnämnd, Orbaden Spa & Resort och Orsjö AB.
Invald: 2018
Tidigare uppdrag: Ordförande i Indel- ningskommittén, landshövding Gävleborgs län, eget konsultföretag med inriktning alkohol- och narkotikafrågor.
Xxxxx Xxxxxxxxx Metso Född: 1984
Huvudsaklig utbildning: Legitimerad psykolog vid Uppsala universitet.
Övriga uppdrag: Psykolog vid Trans- kulturellt Centrum, Stockholms läns landsting.
Invald: 2016
Tidigare uppdrag: Biträdande verksam- hetschef Röda Korsets center för torterade flyktingar, ordförande i Liberalernas ung- domsförbund, LUF, 2007–2010.
Styrelse
Xxxxx Xxxxxxx Xxxx: 1963
Huvudsaklig utbildning: Fil dr Sociologi vid Stockholms universitet.
Övriga uppdrag: Regional direktör för Planet Youth (nordiska länderna), egen företagare som expert och utredare på alkohol- tobak- och narkotikafrågor, doktor och forskare på Karolinska Institutet samt SiS insynsråd.
Invald: 2014
Tidigare uppdrag: Direktör Centralför- bundet för alkohol- och narkotikaupp- lysning, styrelseledamot i SAD (svenska föreningen för alkohol- och drogforskning) och Svenska Spels vetenskapliga råd.
Styrelse, arbetstagarrepresentanter
Xxxxxx Xxxxxx, ordinarie
Född: 1964
Huvudsaklig utbildning: Studerat kemi, statsvetenskap, historia och ekonomisk historia vid Göteborgs universitet.
Övriga uppdrag: Anställd försäljare och dryckesprovningshandledare sedan 1987, ledamot Föreningsstyrelsen System- bolagets Personalförening/Unionen, sektionsordförande SPF/Unionen Västra Försäljare.
Utsedd: 2018
Xxxxx Xxxxxxx, ordinarie
Född: 1965
Huvudsaklig utbildning: Samhällsveten- skaplig gymnasieutbildning och Grafik- skolan i Stockholm.
Övriga uppdrag: Anställd sedan 1988. Ordförande för Systembolagets Perso- nalförening SPF Unionen, ordförande för Unionen Stockholm.
Utsedd: 2015
Xxxxx Xxxxxxx, suppleant
Född: 1958
Huvudsaklig utbildning: Gymnasieutbild- ningar inom vård.
Övriga uppdrag: Anställd försäljare sedan 1989. Ledamot i föreningsstyrelsen i Systembolagets Personalförening SPF Unionen, ledamot i Systembolaget AB:s Pensionsstiftelse och Arbetsmiljö- kommittén samt samordnande arbets- miljöombud (SAMO) för Systembolaget. Förbundsrevisor Unionen.
Utsedd: 2012
Xxxx Xxxxxx-Xxxxxxx, suppleant
Född: 1954
Huvudsaklig utbildning: Naturvetenskap- ligt gymnasium och maskiningenjör.
Övriga uppdrag: Anställd sedan 1982, butikschef sedan 1991. Ledamot i System- bolagets Personalförening. Ordförande i Chefsklubben Malmö.
Utsedd: 2015
Företagsledning
Xxxxxxxxx Xxxxxx, verkställande direktör
Född: 1964
Anställd: 2009
Utbildning och tidigare erfarenhet: Civilekonom och MBA vid Handelshög- skolan i Stockholm.
Xxxxxxxxx har tidigare varit affärs- områdesansvarig på Arla Foods och divisionschef inom Nestlé Ltd i England.
Läs mer om VD i bolagsstyrningsrapporten, sida 83.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, HR-direktör
Född: 1970
Anställd: 2009
Utbildning och tidigare erfarenhet: Fil.kand. ekonomi, ledarskapsutbildningar på exekutiv nivå.
Xxxxxxxxx kommer senast från en roll som avdelningschef för Butiksutveckling på Systembolaget och arbetade innan dess som hotelldirektör på ett antal hotell och som affärsutvecklare på Invest in Dalarna Agency.
Xxxxxx Xxxxx, direktör E-handel
Född: 1965
Anställd: 2011
Utbildning och tidigare erfarenhet: Personalvetarexamen från Linköpings Universitet.
Xxxxxx har tidigare varit HR-direktör på Lernia AB, HR Lead Sweden på Accenture samt chef för Consultus Leadership Partner AB. Kommer närmast från rollen som HR-direktör på Systembolaget.
Xxxxxxxxx Xxxxxxx, ekonomidirektör
Född: 1969
Anställd: 2015
Utbildning och tidigare erfarenhet: Magisterexamen från Handelshögskolan i Göteborg.
Xxxxxxxxx har tidigare varit ekonomi- och finansdirektör på Cision AB samt på serviceföretaget Addici AB och inom Modern Times Group (MTG)
i olika positioner.
Företagsledning
Xxxx Xxxxxxxx,
försäljningsdirektör
Född: 1965
Anställd: 2003
Utbildning och tidigare erfarenhet:
Internutbildningar på exekutiv nivå.
Hans har tidigare arbetat som avdelnings- chef/kategorichef vid Coop och försälj- ningschef på Stor & Liten. Hans kommer närmast från tjänsten som avdelningschef för Butiksutveckling på Systembolaget.
Xxx Xxxxx,
IT-direktör
Född: 1962
Anställd: 2016
Utbildning och tidigare erfarenhet: Kemi, biologi, juridik och ekonomi vid Stockholms universitet samt intern- och externutbildningar på exekutiv nivå.
Xxx har tidigare arbetat som vice CIO på PostNord AB, som CIO på Ericsson och i olika ledande IT-befattningar inom AstraZeneca, Pfizer och Pharmacia.
Xxxxxx Xxxxx, direktör Strategi & Erbjudande
Född: 1981
Anställd: 2017
Utbildning och tidigare erfarenhet: Civilekonom, Handelshögskolan i Stockholm och studier vid Cornell University.
Xxxxxx kommer närmast från en tjänst som strategichef på Systembolaget. Dessför- innan har Xxxxxx haft olika ledarroller inom H&M, globalt och i Asien, samt arbetat som strategikonsult på Ericsson och
Bain & Company.
Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, direktör Sortiment, Inköp och Varuförsörjning
Född: 1964
Anställd: 2007
Utbildning och tidigare erfarenhet: Diplomerad sommelier och ledarskaps- utbildningar på exekutiv nivå.
Xxxx kommer närmast från rollen som avdelningschef för Sortiment och Inköp på Systembolaget. Hon har tidigare arbetat som affärsområdeschef på Xxxxx Xxxx- xxxxx HAB och arbetade innan dess som Food & Beverage Manager på hotellkedjan SAS Radisson.
Företagsledning
Xxxxx Xxxxxxxxx,
direktör Xxxxx och Samhälle
Född: 1972
Anställd: 2012
Utbildning och tidigare erfarenhet:
Jur kand vid Uppsala Universitet samt intern- och externutbildningar på exekutiv nivå.
Xxxxx var tidigare chefsjurist på System- bolaget och har arbetat som advokat, närmast som delägare på Advokatfirman Hammarskiöld & Co.
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Kommunikationsdirektör
Född: 1966
Anställd: 2018
Utbildning och tidigare erfarenhet:
Examen från IHM samt coachutbildningar.
Xxxxxxxx kommer närmast från Riksteatern där hon var kommunikationsdirektör.
Tidigare anställningar inkluderar bland annat Lärarförbundet och Energy Forum.