Bilaga: Utbildningsstyrelsens exempelmeddelande för att informera de registrerade / barnen som omfattas av småbarnspedagogik och deras vårdnadshavare






Bilaga: Utbildningsstyrelsens exempelmeddelande för att informera de registrerade / barnen som omfattas av småbarnspedagogik och deras vårdnadshavare


Då en kommun, samkommun och privat serviceproducent (nedan aktör inom småbarnspedagogiken) börjar föra in uppgifter om barnen och vårdnadshavarna i informationsresursen inom småbarnspedagogik (Varda), ska man informera barnen som deltar i småbarnspedagogik och deras vårdnadshavare om behandlingen av personuppgifterna och om de registrerades rättigheter. Man ska informera om behandlingen av personuppgifterna och om den registrerades rättigheter i samband med att familjen ansöker om en plats inom småbarnspedagogiken till barnet eller allra senast innan man börjar föra in uppgifterna om barnen och vårdnadshavarna i Varda.


Som stöd för aktörerna inom småbarnspedagogik har Utbildningsstyrelsen utarbetat nedanstående exempelmeddelande för att informera de registrerade och deras vårdnadshavare. Texten är riktad till barnens vårdnadshavare.


Anvisningar för användningen av meddelandet:


  1. Aktören inom småbarnspedagogik kan skicka meddelandet till de registrerades vårdnadshavare via en valfri kommunikationskanal, t.ex. elektroniskt.

  2. Aktören inom småbarnspedagogik kan använda meddelandet så som det är genom att ta bort det överflödiga innehållet. Vid behov kan aktören inom småbarnspedagogik lägga till egen text som berör kommunens, samkommunens eller den privata serviceproducentens förfaranden kring Varda.

Anvisningar som gäller den gulmarkerade texten:


  • välj det alternativ som passar din kommun, samkommun eller privata serviceproducent bäst och

  • stryk den överflödiga texten och instruktionerna.



Modell för meddelande om informationsresursen inom småbarnspedagogiken


Uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik och om deras vårdnadshavare förs in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda)


x.x.20xx (skriv in datumet)


Informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda) är en nationell informationsresurs som innehåller uppgifter om dem som tillhandahåller småbarnspedagogik och om deras verksamhetsställen, om barnen som deltar i småbarnspedagogik, om barnens vårdnadshavare och om personalen inom småbarnspedagogiken. Om informationsresursen föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik (540/2018). Uppgifterna som samlas i informationsresursen används för att sköta lagstadgade myndighetsuppgifter, för att effektivera administrativ verksamhet, för utveckling och beslutsfattande som berör småbarnspedagogiken samt för utvärdering, statistik, uppföljning och forskning som berör småbarnspedagogiken. Informationsresursen inom småbarnspedagogiken upprätthålls av Utbildningsstyrelsen.


I enlighet med lagen om småbarnspedagogik har kommunen och samkommunen skyldighet att i Varda från och med 1.1.2019 föra in uppgifter om barnet samt att från och med 1.9.2019 föra in uppgifter om barnets föräldrar eller andra vårdnadshavare (nedan vårdnadshavare). Enligt lagen om småbarnspedagogik har en privat serviceproducent skyldighet att i Varda från och med 1.1.2020 föra in uppgifter om barnet samt att från och med 1.9.2020 föra in uppgifter om barnets föräldrar eller andra vårdnadshavare (nedan vårdnadshavare). (Välj meningen utifrån vilken aktör det är frågan om (kommun/samkommun/privat serviceproducent).)


Personuppgifter som behandlas


En kommun, samkommun eller privat serviceproducent som fungerar som anordnare av småbarnspedagogik för in följande uppgifter i Varda om barnet som deltar i småbarnspedagogik:


  • namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter

  • verksamhetsställe där barnet deltar i småbarnspedagogik

  • datum då ansökan har lämnats in

  • begynnelse- och slutdatum för beslutet eller avtalet

  • omfattningen av barnets rätt till småbarnspedagogik räknat i timmar och uppgifter om hur den används

  • uppgift om anordnande av småbarnspedagogik i form av skiftomsorg för barnet

  • form för anordnande av småbarnspedagogiken.


En del av uppgifterna har samlats in av barnets vårdnadshavare i samband med att familjen ansökt om en plats inom småbarnspedagogik, en del uppgifter för anordnaren av småbarnspedagogik in direkt i Varda.


Om vårdnadshavarna till barnen inom småbarnspedagogik förs följande uppgifter in i Varda som anges i befolkningsdatasystemet:


  • namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter

  • beloppet på klientavgiften för småbarnspedagogiken och servicesedelns värde (privata serviceproducenter raderar punkten servicesedelns värde)

  • familjens storlek enligt lagen om klientavgifter inom småbarnspedagogik (privata serviceproducenter raderar denna punkt)

  • begynnelse- och slutdatum för beslutet om avgiften


Uppgifter om sådana föräldrar till barnen som inte är barnens officiella vårdnadshavare ska inte föras in i Varda.


Studentnumret är en bestående beteckning som Utbildningsstyrelsen bildar och som används för att identifiera personen i Utbildningsstyrelsens tjänster. Med hjälp av barnets och vårdnadshavarens studentnummer uppdateras uppgifterna om medborgarskap, kön, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.


Ange här kommunens/samkommunens/den privata serviceproducentens namn överför uppgifterna om barn inom småbarnspedagogik från ett operativt informationssystem till Varda med hjälp av en systemintegration/ via ett användargränssnitt från och med x.x.2020 samt uppgifterna om vårdnadshavarna från och med x.x.2020. (Välj det sätt som används för att föra in uppgifter och fyll i datumet.)


Personuppgiftsansvariga


Personuppgiftsansvariga är Utbildningsstyrelsen samt kommunerna, samkommunerna och de privata serviceproducenterna. Utbildningsstyrelsens dataskyddsombud är Xxxxx Xxxxxxx, tietosuoja(at)xxx.xx. Som kommunens/samkommunens/den privata serviceproducentens namn dataskyddsombud fungerar namn, kontaktuppgifter. En kommun, samkommun eller privat serviceproducent som är personuppgiftsansvarig ansvarar för att uppgifterna som förs in i Varda är korrekta och aktuella.


Utlämnande av uppgifter


På informationsresursen tillämpas i regel inte bestämmelserna om utlämnande av uppgifter som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifterna som sparats i Varda kan lämnas ut för myndigheternas lagstadgade verksamhet. Uppgifterna om barnen lämnas ut till Folkpensionsanstalten från och med 2020. Personuppgifter kan överlåtas för vetenskapliga forskningsändamål. Aktuell information om myndigheter till vilka uppgifter enligt lag lämnas ut finns på adressen xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxxxx?xxxxXxx00000000.


De tjänsteleverantörer som deltar i arbetet med att upprätthålla och utveckla Varda (personuppgiftsbiträden) har åtkomst till personuppgifterna i registret i den omfattning Utbildningsstyrelsen bestämt.


Personuppgifternas förvaringstid


Uppgifter om barnet och hens vårdnadshavare förvaras i informationsresursen i fem års tid efter utgången av det kalenderår under vilket respektive barns rätt till småbarnspedagogik har upphört. Studentnumret och de identifikationsuppgifter på basis av vilka studentnumret har bildats förvaras permanent.


Den registrerades rättigheter


Barnets vårdnadshavare har rätt att få information om behandlingen av personuppgifterna som berör barnet inom småbarnspedagogik och vårdnadshavaren själv, och att få tillgång till personuppgifterna som förts in i Varda (dataskyddsförordningen, artikel 15), samt rätt att göra rättelse i uppgifter som förts in i Varda (artikel 16) och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter (artikel 18). Vårdnadshavaren till ett barn som registrerats i Varda har rätt att lämna in klagomål hos dataskyddsombudsmannen. Närmare information om hur rättigheterna uppfylls finns i dataskyddsbeskrivningen på adressen xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxx/.


Ytterligare information:


Modellmeddelande på engelska:


Information letter template on the national data warehouse for early childhood education and care


Information on the children taking part in early childhood education and their guardians is recorded in the national data warehouse for early childhood education and care Xxxxx


x.x.20xx (fill in the date)


The data warehouse for early childhood education and care (Varda) is a national data warehouse that contains information on ECEC actors and units, the children attending early childhood education and care, the children’s guardians, and ECEC personnel. Provisions on the data warehouse are laid down in the Act on early childhood education and care (540/2018). The data stored in the data warehouse is used in performing the statutory official tasks, improving the efficiency of administration, developing early childhood education and care, making decisions, and in the evaluation, statistics, monitoring and research carried out in early childhood education and care. The data warehouse is maintained by the Finnish National Agency for Education.


Under the Act on early childhood education and care, municipalities and joint municipal authorities have the obligation to record information on the children in Varda as from 1 January 2019 and the personal data of the children's parents or other guardians (hereinafter the guardians) as from 1 September 2019. Under the Act on early childhood education and care, a private ECEC service provider has the obligation to record information on the children in Varda as from 1 January 2020 and information on the child's parents or other guardians (hereinafter the guardians) as from 1 September 2020. (select the sentence according to the actor concerned (municipality/joint municipal authority/private service provider).)


Processed personal data


The municipality, the joint municipal authority or the private service provider acting as the ECEC organiser records the following information in Varda about a child attending early childhood education and care:


  • name, personal identity code, learner ID, mother tongue, municipality of residence and contact details

  • the ECEC unit the child attends

  • submission date of the application

  • start and end dates of the decision or agreement

  • scope of the right to early childhood education and care in hours and information on the use of this right

  • indication that early childhood education and care is organised as non-standard hour child care

  • the form in which early childhood education and care is organised


Some of the information has been collected from the child's guardians in connection with their application for a place in early childhood education and care, while some of it is recorded directly in Varda by the ECEC organiser.


The following information on persons who have been entered in the Population Information System as guardians of children attending early childhood education and care is recorded in Varda:


  • name, personal identity code, learner ID, mother tongue, municipality of residence and contact details

  • the amount of the client fee for early childhood education and care and the value of a service voucher (private service providers delete the words the value of a service voucher)

  • family size referred to in the Act on client fees in early childhood education and care (private service providers delete this)

  • start and end date of a payment decision.


Information on those parents in the child's family who are not the child’s guardians is not recorded in Varda.


The learner ID is a permanent identifier issued by the Finnish National Agency for Education for individualising a person in the Agency’s services. The learner ID of the child and the guardian is used for updating the information on citizenship, gender, mother tongue, municipality of residence and contact details from the Digital and Population Data Services Agency.


Enter the name of the municipality/joint municipal authority/private service provider here will transfer the information on the child attending early childhood education and care from the operational ECEC information system to Varda through system integration/record the information in Varda through a user interface as from X X 20XXX and the data on the guardians as from x x 2020. (select the recording method and fill in the date)


Controllers


The Finnish National Agency for Education, municipalities, joint municipal authorities and private service providers act as controllers of Varda. The Data Protection Officer of the Finnish National Agency for Education is Xxxxx Xxxxxxx, tietosuoja(at)xxx.xx. The Data Protection Officer of name of municipality/joint municipal authority/private service provider is name, contact details. The municipality, the joint municipal authority or the private service provider acting as the controller is responsible for recording the information in Varda and ensuring that the information is correct and up to date.


Disclosure of data


As a rule, the provisions on the disclosure of data laid down the Act on the openness of government activities (621/1999) are not applied to the data warehouse. The information recorded in Varda may be disclosed for the statutory activities of the authorities. Information on the children is disclosed to the Social Insurance Institution of Finland as from 2020. In addition, personal data may be disclosed for the purposes of scientific research. An up-to-date list of the authorities to which information from Varda is disclosed for official tasks can be found at xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxxxx?xxxxXxx00000000.


Service providers participating in the maintenance and development of Varda (processors of personal data) have access to the personal data contained in Varda to the extent specified by the Finnish National Agency for Education.


Storage period of personal data


The information on the child and the child’s guardians will be kept in the data warehouse until five years have elapsed since the end of the calendar year in which the child's right to early childhood education and care ended. The learner ID and the unique identification data based on which the learner ID has been issued will be retained permanently.


Data subject’s rights


The child’s guardian has the right to be informed about the processing of personal data of the child attending early childhood education and their own personal data and to have access to the personal data recorded in Varda (General Data Protection Regulation, Article 15), the right to rectify the information entered in Varda (Article 16) and the right to restrict the processing of the personal data (Article 18). In addition, the guardian of a child registered in Varda has the right to file a complaint with the Data Protection Ombudsman. More detailed instructions for the implementation of the rights are available in the privacy statement (in Swedish) at xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxx/ and (in Finnish) at xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxx/.


Further information:


OPETUSHALLITUS

Hakaniemenranta 6, PL 380

00531 Helsingfors

puhelin 0295 331 000

xxx.xx


UTBILDNINGSSTYRELSEN

Hagnäskajen 6, PB 000

00000 Helsingfors

telefon 0000 000 000

xxx.xx


Document Metadata

Filed: May 9th, 2020