Integritetspolicy - Softmore Solutions Sverige AB och Softmore Solutions AB

Integritetspolicy - Softmore Solutions Sverige AB och Softmore Solutions AB

I den här integritetspolicyn beskriver vi hur Softmore Solutions Sverige AB, org. nr 556968-7857 och Softmore Solutions AB, org. nr 556966-0748 (båda fortsättningsvis gemensamt kallade ”Softmore”), behandlar dina personuppgifter. Syftet är att visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR), när du lämnar dina företags- och personuppgifter till oss. Policyn gäller när du använder våra tjänster eller på något sätt är i kontakt med oss.

Vad är en personuppgift och vad innebär en behandling av personuppgifter?

En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan identifiera en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, telefonnummer, e-postadress och bild, men uppgifter som IP-nummer eller användarbeteenden i kombination med andra uppgifter som används för att kunna koppla till dig är också personuppgifter.

En behandling av personuppgifter innefattar all hantering av personuppgifter, till exempel; insamling, vidarebefordring, analysering, registrering och lagring.

Personuppgiftsansvarig

Softmore är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Softmore ansvarar för samtliga uppgifter som du lämnar i kontakt med oss vilket kan vara på hemsidan, via telefon, e post, chat eller direkt på någon av våra mässor eller annat sätt.

Personuppgifter är information som enskilt eller i kombination med andra uppgifter kan användas för att identifiera dig som användare som en fysisk nu levande person. Det kan t.ex. vara ditt namn, din e-postadress eller ditt telefonnummer.

Personuppgiftsbiträden och underbiträden

Softmore använder personuppgiftsbiträden till några av våra tjänster. Ett personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Vi förbinder oss att ha personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga biträden för att säkerställa att de följer GDPR. I de fall våra personuppgiftsbiträden, i sin tur, har underbiträden, skall underbiträdesavtal vara upprättade.

Insamling av information

För att du ska kunna köpa våra tjänster, testa/använda våra hemsidelösningar eller kontakta oss för service, support eller information måste vi samla in och behandla vissa personuppgifter.

Vi samlar in information från/om dig:

• När du beställer tjänster via vår webbplats

• När du kontaktar oss via kontaktformulär, mail, telefon, sms eller chat

• När du registrerar dig för ett användarkonto eller ett demokonto

• När du är med på en bild som vi använder i vår tjänst

• När vi kontaktar dig i något ärende

Vilka kategorier av personuppgifter behandlar vi?

Den insamlade informationen vid beställning av tjänster kan inkludera ditt namn, din e-postadress (alternativt din företagsepostadress), ditt eller företagets telefonnummer, företagets organisationsnummer samt adressuppgifter till dig (alternativt företaget) och/eller annan information som du lämnat till oss eller som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

Användning av information

Vårt främsta syfte för att behandla dina personuppgifter är för att vi ska kunna fullfölja åtaganden mot dig som användare/kund men vi samlar även in uppgifter om dig som ännu inte är kund men som kontaktas av oss.

Som personuppgiftsansvarig har Softmore ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att GDPR följs. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter såtillvida det inte finns specifikt samtycke för att hantera dessa. Softmore behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, som genomförande av köp, avtal, fakturering och tillhandahållande av support.

• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor kring tjänster samt rätta felaktiga uppgifter.

• Hantera och administrera dina frågor till vår kundtjänst

• Lämna driftinformation samt information per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende Softmores och utvalda samarbetspartners tjänster.

• Förbättra vårt kunderbjudande, till exempel utveckling av tjänster och funktioner.

• Följa tillämplig lagstiftning, t.ex. bokföringslagar.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter används av behörig personal på Softmore och i vissa fall av Softmores personuppgiftsbiträden eller underbiträden. Vi lämnar inte ut uppgifter om vi inte måste på grund av krav i andra lagar och förordningar, myndighetsbeslut eller för att skydda våra rättigheter eller tredje parts rättigheter.

Överföring till tredje land

Att överföra personuppgifter till tredje land innebär när personuppgifter som behandlas i ett EU/EES-land sprids till ett land utanför EU/EES-området. Softmore strävar alltid efter att bara överföra dina personuppgifter till länder inom EU/EES. Om vi mot förmodan behöver överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES för att kunna fullgöra vårt åtagande gentemot dig eller om det har uppgetts särskilt i samband med att du lämnar dina personuppgifter till oss, ser vi alltid till att det landet har en så kallad adekvat skyddsnivå enligt EU och EU-kommissionen.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Softmore arbetar ständigt med att vidta alla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som i varje enskilt fall krävs för att skydda dina personuppgifter och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag.

Hur används cookies?

Våra cookies förbättrar tillgången till våra webbplatser/webbtjänster och identifierar återkommande besökare. Vår användning av xxxxxxx kopplas över huvud taget inte till personligt identifierbar information på vår webbplats. Cookies är små textfiler som placeras på datorn av webbservern. Cookies fungerar som ett ID och gör att hemsidan fungerar på bästa möjliga sätt.

Softmore AB använder cookies för att förbättra upplevelsen på hemsidan på ett eller flera av följande sätt:

• Ser till att du bara behöver logga in en gång och inte för varje sida som du besöker

• Kontrollerar hur webbplatsen används genom att kolla på trafikmönster. Vi kan därigenom utforma sidan för att ge dig som användare bästa upplevelse

• Sparar ner det som du handlar i en varukorg

• Anpassar våra tjänster så att du bara får reklam som är relevant för dig

• Samlar in och analyserar beteendedata baserat på användning av webbplats och tjänster i syfte att förbättra användarupplevelsen och även möjliggöra individanpassad kommunikation och budskap till användaren

Om du inte vill ta emot cookies kan du i din webbläsare ändra inställningar för cookies, och du kan även spärra cookies. Observera att om du spärrar cookies kommer du inte kunna använda alla funktioner på Softmores hemsida.

Hur gör jag för att avsluta en prenumeration?

Vi använder den e-postadress du förser oss med för att skicka information och uppdateringar som angår din beställning eller tjänst, enstaka nyhetsbrev, relaterad produktinformation etc. Om du inte längre vill ta emot sådana meddelanden hittar du information om hur du avslutar prenumerationen i slutet av varje e- postmeddelande.

Alternativt tar du direktkontakt med oss med hjälp av kontaktinformationen nedan.

Vilka rättigheter har jag som registrerad?

I korthet innebär det att du som registrerad ska få information om och hur dina personuppgifter behandlas och ha kontroll över dina egna uppgifter. Nedan beskrivs varje rättighet:

Rätt till tillgång: På Softmore är vi alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära ut ett registerutdrag. Det är viktigt att vi kan säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person, därför ska din begäran vara skriftlig, egenhändigt undertecknad och innehålla uppgifter om namn och personuppgifter.

Rätt till rättelse: Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du när som helst kontakta Softmore och begära att få dem rättade.

Rätt att bli bortglömd (raderad): Du kan begära att Softmore raderar dina person-uppgifter utan onödigt dröjsmål. I vissa fall kommer Softmore inte att kunna radera dina personuppgifter eftersom vi måste uppfylla lagar och krav som ställs på vår verksamhet i egenskap av offentlig verksamhet. I sådana fall kommer vi att blockera användningen av dina personuppgifter för de ändamål som du önskar att bli bortglömd i den mån det är möjligt.

Du har rätt att bli raderad under dessa förutsättningar:

• Uppgifterna behövs inte längre för det ändamål de samlades in.

• Om uppgifterna sparas med ditt samtycke och du återkallar samtycket.

• Om behandlingen grundar sig på en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.

• Om personuppgifterna har behandlats olagligt.

• Om du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.

Rätten att bli raderad gäller inte om vi är skyldiga enligt lag (t ex bokföringslagen) att behålla uppgifterna.

Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att begära att behandlingen av dina person-uppgifter begränsas, men inte därmed att få begäran uppfylld, t.ex. i de fall det är ett krav att behandlingen sker för att varan/tjänsten ska fungera.

Rätt att göra invändningar: Du kan när som helst invända mot behandling av personuppgifter som grundar sig på ett berättigat intresse hos Softmore. Vi kommer då kommer då att upphöra med behandlingen under tiden frågan utreds.

Rätt till dataportabilitet: Om behandlingen av dina personuppgifter sker automatiskt och antingen har ett avtal eller ett samtycke som rättslig grund, har du rätt att få en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit Softmore.

Personuppgifterna ska ges i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart. Du har rätt att föra över den här informationen till en annan personuppgiftsansvarig utan att Softmore kan neka.

Rätt att framföra klagomål: Du har rätt att framföra klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten över behandlingar som utförs av oss.

Typ av personuppgiftsbehandling och rättslig grund för insamlande av data

Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Softmore kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa svensk lagstiftning eller i förekommande fall för att bevaka rättsliga intressen.

I tabellen nedan ser du en förteckning våra olika typer av personuppgiftsbehandlingar, syften och rättslig grund mm. I de fall samtycke är rättslig grund gäller lagringstiden till dess att samtycke återkallas.

Personuppgiftsbehandling	Syftet med behandlingen	Kategorier av personuppgifter	Kategorier av registrerade	Rättslig grund	Lagringstid
Köp av produkt eller tjänst via någon av våra kanaler	Leverera varan/tjänsten	Kontakt, adress och faktureringsuppgifter	Kunder	Avtal	Avtalstiden + 1 år
Leverans av webbaserad tjänst	Upprättande av funktionalitet, kontakt och information	Kontaktuppgifter	Kunder	Avtal	Avtalstiden + 1 år
Registrering av användarkonto	Skapa ett konto för att ge tillgång till tjänster som kräver ett registrerat konto	e-postadress, inloggningsuppgifter, kontaktuppgifter	Kunder	Avtal	Avtalstiden + 1 år
Bilder för publicering på hemsidor	Information eller marknadsföring	Bild	Privatpersoner	Avtal, Samtycke	Avtalstiden + 1 år
Test av produkt/tjänst (demo)	Uppföljning av test av produkt	Kontaktuppgifter	Potentiella kunder	Intresseavvägning	90 dagar
Besök på hemsidan	Analys och uppföljning	Cookie, IP-adress	Hemsidebesökare	Intresseavvägning	1 år
Anmälan till gratistjänster, (seminarier, webinarier, nyhetsbrev)	Leverera varan/tjänsten	Kontaktuppgifter	Kunder, Potentiella kunder	Avtal	Avtalstiden + 1 år
Direktmarknadsföring	Erbjuda varor/tjänster	Kontaktuppgifter	Kunder	Intresseavvägning	Avtalstiden + 3 år
Arbetssökande	Utvärdera och välja rätt person att rekrytera	Kontaktuppgifter	Arbetssökande	Intresseavvägning + Samtycke	Under rekryterings- processen + 6 mån (vid samtycke)
Leverantörsreskontra	Köpa vara/tjänst	Faktureringsuppgifter	Leverantörer	Avtal, Rättslig förpliktelse	7 år
Leverantörsregister	Kontakta leverantör vid köp/support	Kontaktuppgifter	Leverantörer	Avtal + intresseavvägning	Avtalstiden + 3 år
Kundärenden/Support	Loggning i ärendehanteringssystem	Kund och kontaktuppgifter	Kunder	Avtal	Avtalstiden + 3 år
Kontakt via telefon, chat	Underlag samt fullgörande för återkontakt, avtal	Kontaktuppgifter, ljudinspelningar	Alla kategorier	Intresseavvägning	2 år
Kontakt via mail, sociala media	Underlag samt fullgörande för återkontakt, avtal	Kontaktuppgifter	Alla kategorier	Avtal + Intresseavvägning	5 år
Lagring av data i molnet	För personuppgiftsansvariges räkning lagra data	Alla kategorier av personuppgifter	Kunder	Avtal	Avtalstiden + 30 dagar
Backup av lagrad data i molnet/lokalt	Säkerställa tillgång till data i händelse av avsiktlig eller oavsiktlig förlust	Alla kategorier av personuppgifter	Kunder	Intresseavvägning	Avtalstiden + 1 år
Adressuttag för direktreklam	Marknadsföring	Adressuppgifter	Potentiella kunder	Intresseavvägning	90 dagar
Anmälan för nyhetsbrev	Kundblad, Kortnytt	e-postadress	Kunder	Avtal, Samtycke	Avtalstiden + 90 dagar
Överföring av kundfiler	Support	Uppgifter som ingår i programmen	Kunder	Avtal	Under tid supportärendet är öppet + 30 dagar, max 12 mån
Fjärrstyrning av kunddator	Support	Uppgifter som ingår i programmen	Kunder	Avtal	Avtalstiden + 1 år

När sker uppdatering av den här integritetspolicyn?

Uppdateringar av den här integritetspolicyn sker löpande på xxx.xxxxxxxx.xx

Vem kontaktar jag vid frågor?

Du kan alltid kontakta oss om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter, vilka uppgifter vi sparar om dig eller vill utnyttja dina rättigheter enligt ovan. Kontakt sker via följande kanaler:

Mailadress: xxxx@xxxxxxxx.xx Kundservice via telefon: 000-000 00 00

Ange att det gäller Softmores hantering av dina personuppgifter så får du kontakt med rätt person hos oss.