ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN
2020/2021
ARBETSORDNING FÖR
STYRELSEN
Fastställd 2020-06-29 § 48 dnr: ÅFA 19/26
Arbetsordningen gäller från bolagsstämma till bolagsstämma.
§ 1
Bolagets verksamhet
Ånge Fastighets & Industri AB ska enligt gällande bolagsordning och ägardirektiv ha till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta egendom inom affärsområdena bostäder, verksamhetslokaler samt närings- och industrilokaler på ett koncernriktigt sätt.
§ 2
Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter.
Styrelsens ansvar för bolagets verksamhet enligt Aktiebolagslagen (ABL) begränsas ej genom denna arbetsordning.
Ordföranden ska erhålla årsarvode som följer kommunens ”Regler om stöd till det politiska arbetet i Ånge kommun”. Ordinarie styrelseledamot och ersättare ska erhålla arvoden enligt samma regler.
§ 3
Årsstämma (tidigare Bolagsstämma)
Kallelse till årsstämman (kallas också ordinarie bolagsstämma) ska utsändas minst 2 veckor (mötesdag inräknad) före sammanträdesdag, ordförande är kallande.
Styrelseledamöter kan närvara vid årsstämma. Följande dagordning skall tillämpas vid årsstämma;
1. Årsstämmans öppnande
2. Val av ordförande och sekreterare vid årsstämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Val av justerare
5. Godkännande av dagordning
6. Fråga om (Prövning av om) årsstämman blivit behörigen sammankallad
7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisors granskningsrapport. Beslut om
a) fastställande av resultat och balansräkningen
b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen (egen punkt enl tidigare arbetsordning)
8. Ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören (ingår i punkten framläggande av årsredovisning enl tidigare arbetordning)
9. Fastställande av styrelseledamöter och ersättare
10. Fastställande av arvoden åt styrelsen
11. Fastställande av arbetstagarrepresentanter och deras ersättare
12. Fastställande av lekmannarevisor och dennes ersättare
13. Xxx av revisor och dennes ersättare
14. Fastställande av årsarvode för ordf och vice ordf
15. Fastställande av årsarvode för revisorer
16. Fastställande av Ägardirektiv
17. Fastställande av Bolagsordning
18. Xxxxx ärende som ankommer på årsstämman
19. Årsstämmans avslutande
§ 4
Revisor ska kallas till bokslutssammanträde där revisor har rätt till egen punkt på dagordning.
Revisor bör deltaga vid styrelsesammanträden där långsiktiga handlingsplaner och /eller strategier behandlas.
VD ska föredra/informera styrelsen om alla skriftliga påpekanden som revisor avger. Revisors anmärkningar skall behandlas inom 4 veckor efter anmärkningars ankomstdag.
Lekmannarevisor ska granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig.
§ 5
Konstituerande styrelsesammanträde
Kallelse till konstituerande styrelsesammanträde ska utsändas i samband med kallelse till årsstämma eller till första sammanträdet efter årsstämman.
Följande dagordning ska tillämpas vid konstituerande styrelsesammanträde;
1. Sammanträdets öppnande
2. Val av justerare och sekreterare vid sammanträdet
3. Xxx av sekreterare för kommande mandatår
4. Val av styrelsens beredningsgrupp
5. Val av firmatecknare
6. Fastställande av Arbetsordning för styrelsen i Ånge Fastighets & Industri AB
7. Fastställande av vd-instruktion
8. Övriga frågor
9. Sammanträdets avslutande
§ 6
Dagordning för styrelsesammanträden
Styrelsesammanträden hålls 4-5 gånger/år eller vid behov.
Stående punkter:
Ekonomirapport,
Vd-rapport (vakansgrad, personal) Övriga frågor
§ 7
Övriga återkommande ärenden - Årshjul
Ånge Fastighets och Industri AB följer Ånge kommuns styrprocess samt regler för internkontroll enligt årshjul så långt som möjligt (reviderad KF 2018-02-26).
Januari/mars
Styrelsen ska godkänna årsredovisning och skicka vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige senast 15 mars.
Styrelsen ska anta mål och investeringar för följande år och skicka vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.
Maj/Juni
Styrelsen godkänner Tertialrapport 1 och skickar vidare till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige, (godkänns av styrelsen i maj för att hinna godkännas i ks/kf i juni).
Årsstämma, dagordning enligt arbetsordningen. Konstituerande möte, dagordning enligt arbetsordningen. Genomgång av ägardirektivets innehåll.
September/oktober
Styrelsen ska godkänna Delårsrapport per den 31 augusti och skicka vidare till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige.
Styrelsen ska fastställa verksamhetsplan för följande år och lämna till kommunen senast den 31 oktober.
Internkontrollplan för kommande år, tas av Kf i november
November/december
Styrelsen behandlar långtidsplan/strategier
Styrelsen fastställer ev. reviderad årsbudget för följande år Organisation
Företagsledarlön (vid nytt avtal)
Övriga ärenden som styrelsen beslutar om:
Lån
Försäljning och köp av fastigheter Anställningsavtal med vd Utvärdering av vd:s arbete
§ 8
Extra sammanträden
Enskild styrelseledamot och/eller vd har möjlighet att kalla till extra styrelsesammanträde när så behövs. Kallelse och ärendeunderlag ska utsändas minst 6 dagar (mötesdagen inräknad) före sammanträdesdag.
I undantagsfall vid brådskande ärende har ordförande och/eller vd behörighet att sammankalla extra styrelsesammanträde utan särskild kallelsetid.
§ 9
Kallelse till sammanträden, sammanträdesnärvaro
Ordförande kallar till styrelsemöten.
Kallelse och material för beslutsärenden ska till ordinarie styrelseledamot och ersättare vara utsänd minst 6 dagar (mötesdagen inräknad) före sammanträdesdag, vd är kallande. Kallelsen publiceras på Ånge kommuns webbsida, mötesportalen.
Vid ordinarie och/eller extra styrelsesammanträden deltar ledamöterna personligen på plats. Enligt Reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna i Ånge kommun finns möjlighet för medverkan på distans (punkt 2.5). Även de reglerna kan tillämpas, ordförande avgör om detta är möjligt.
I de undantagsfall ordförande och/eller vd påkallar brådskande styrelsesammanträden utan särskild kallelsetid godkännes närvaro även på distans.
Ledamots frånvaro vid ordinarie och/eller extra styrelsesammanträden ska anmälas till sekreteraren minst 3 dagar (mötesdagen inräknad) före sammanträdesdag.
§ 10
Protokoll
Vid alla förekommande protokollförda styrelsesammanträden ska protokollet följa Ånge kommuns mall för protokoll.
Styrelseledamot har rätt att få avvikande mening noterad i protokoll. Justeringsdatum ska fastställas vid sittande styrelsesammanträde. Protokoll ska publiceras på Ånge kommuns webbsida, mötesportalen. Originalprotokoll ska förvaras i brandsäkert skåp vid bolagets kontor.
§ 11
Beslutsordning, jäv
Ordinarie och/eller extra styrelsesammanträden ska ledas av ordförande eller vice ordförande.
Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande. Om ordinarie styrelseledamot ej kan närvara och det finns en bemyndigad ersättare tillsatt, och därmed uppnå kravet om antal närvarande ledamöter, ska styrelsen anses vara beslutsför.
Som styrelsens beslut gäller den mening för vilken vid sammanträdet mer än hälften av de närvarande röstar eller vid lika röstedelar den mening som biträdes av ordf.
Ledamot av styrelsen eller vd får ej närvara vid handläggning av fråga rörande avtal mellan honom och bolaget. Ej heller får han närvara vid handläggning av fråga om avtal mellan bolaget och tredje man, om han i frågan har väsentligt intresse, som kan vara stridande mot bolagets.
§ 12
Arbetsgrupp
Styrelsen ska kunna inom sig tillsätta särskilda, mer eller mindre tillfälliga arbetsgrupper för att utreda eller diskutera olika frågor.
I arbetsgruppen bör ordförande, ordinarie styrelseledamöter, vd samt 1 st arbetstagarledamot ingå.
§ 13
Verkställande direktör
Styrelsen ska årligen utvärdera vd:s arbete.
Tillsättande/avskedande av vd samt bearbetning av vd:s löneförmån ska behandlas vid beslutsfört styrelsesammanträde.
Vd har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde.
Vd är föredragande vid styrelsesammanträde samt har rätt att biträdas av honom utsedd person/er.
§ 14
Sekretess
Vid externa kontakter talar endast ordförande och vd för bolaget.
Arbetstagarledamöter äger endast rätt att informera respektive facklig organisations ledning.
§ 15
Utvärdering av styrelse
Lekmannarevisorer samt ägaren ska årligen utvärdera styrelsens arbete.
- - -
Denna arbetsordning är fastställd av styrelsen i Ånge Fastighets & Industri AB, 2020-06-29 § 48.
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx
Xxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx