INFORMATION TILL LEVERANTÖRER OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

November 2019

1 INLEDNING

1.1

Enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 är C WorldWide Asset Management Fondsmæglerselskab A/S (nedan ”CWW AM”) skyldigt att informera fysiska personer (”Registrerade Personer”) om insamling och behandling av personuppgifter. Syftet med detta dokument är att uppfylla denna skyldighet gentemot nuvarande och potentiella leverantörer (”Leverantörer”).

1.2

CWW AM samlar in och behandlar upplysningar om sina Leverantörer. För Leverantörer, som är juridiska personer, kan CWW AM även samla in och behandla information om fysiska personer som är anknutna Leverantören, t.ex. ledning och nyckelpersoner hos Leverantören.

2 TYPER AV PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS

2.1

CWW AM behandlar följande personuppgifter:

• Kontaktuppgifter som namn, adress, e-postadress, telefonnummer och faxnummer. För Leverantörer, som inte finns registrerade i ett företagsregister, även identitets upplysningar.

• Information om teckningsberättigade hos Leverantören, som är juridiska personer.

• Information om tjänster mottagna av och betalningar från CWW AM.

• Kommunikation (via telefon, via e-post eller annat) med CWW AM.

• Vid leverans av analys, CWW AM:s interna betyg av analysarbetet som utförs av anställda hos Leverantören.

C WorldWide Asset Management | 2

2.2

CWW AM tar emot informationen direkt från sina Leverantörer, inklusive medarbetarna själva hos Leverantören, och använder inte andra externa källor.

3 BAKGRUND FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OCH INSAMLING AV INFORMATION

3.1

CWW AM behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• För att kunna inhandla varor och tjänster.

• För att uppfylla sina skyldigheter i enlighet med avtal med Leverantörer.

• För att uppfylla sina skyldigheter enligt lagstiftning och krav från offentliga myndigheter, inklusive:

o Lagen om finansiell verksamhet

o Skattelagstiftning

o Bokföringslag

• För att skydda mot missbruk.

4 ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER

4.1

I vissa fall överför CWW AM personuppgifter till tredje part:

• Offentliga myndigheter, exempelvis tillsynsmyndigheter och skattemyndigheter, som har krav på att erhålla information enligt lag.

C WorldWide Asset Management | 3

• CWW AM:s externa revisorer, konsulter och rådgivare som exempelvis advokater.

• Leverantörer av IT-relaterade tjänster såsom molntjänster och IT- lösningar som stöder CWW AM:s administrativa uppgifter. I den förbindelsen kan personuppgifter komma att överföras till databehandlare utanför EU och EES. I dessa fall kommer CWW AM att genom avtal säkerställa att leverantörens behandling av personuppgifter är föremål för krav som motsvarar de krav som gäller för CWW AM:s behandling av upplysningar.

5 LAGRING AV PERSONUPPGIFTER

5.1

CWW AM lagrar personuppgifter så länge som krävs för att uppfylla det syfte för vilket uppgifterna har samlats in och behandlats. CWW AM lagrar grundläggande upplysningar om avtalsförhållandet som minst under avtalets löptid. Efter att avtalet upphört, lagrar CWW AM upplysningarna normalt i 5 år för att leva upp till de förpliktelser som gäller enligt lag. Uppgifterna kan emellertid lagras längre, förutsatt att CWW AM har ett berättigat intresse.

6 REGISTRERADE PERSONERS RÄTTIGHETER

6.1

Enligt lag har Registrerade Personer vissa rättigheter som beskrivs nedan. Om en Registrerad Person vill utnyttja sina rättigheter kan CWW AM kontaktas.

6.2

Registrerade Personer kan få insyn i vilka personuppgifter CWW AM behandlar, varifrån upplysningarna kommer och vad de används till. CWW AM är även skyldigt att informera den Registrerade Personen till vem uppgifterna överförs. Möjligheten till insyn kan emellertid komma att begränsas av annan lagstiftning, av andras rättigheter och med hänsyn till CWW AM:s legitima intressen.

C WorldWide Asset Management | 4

6.3

Registrerade Personer har rätt att:

• Be om rättelse av felaktiga upplysningar om dem själva och att få upplysningar kompletterade med ytterligare uppgifter, om detta kan komma att göra informationen mer fullständig eller uppdaterad.

• I vissa fall få uppgifterna om dem själva borttagna innan tidpunkten för när CWW AM:s allmänna villkors normala borttag inträffar.

• I vissa fall få behandlingen av deras personupplysningar begränsad. I dessa fall kan CWW AM framöver endast behandla uppgifterna – förutom lagring – med den Registrerade Personens samtycke eller med avseende på rättsliga krav, göra gällande eller försvara en rättslig fordran eller för att skydda en person eller ett allmänt intresse.

• I vissa fall göra invändningar mot CWW AM:s annars lagliga behandling av information om sig själv.