AVTAL avseende Cosmic Link mellan Region Jämtland Härjedalen och kommunerna i Jämtlands län.
AVTAL avseende Cosmic Link mellan Region Jämtland Härjedalen och kommunerna i Jämtlands län.
1 SYFTE
Detta avtal reglerar ansvar, förutsättningar och villkor gällande användandet av vårdinformationssystemet Cosmic Link som IT-stöd.
2 BAKGRUND
Avtal med Tieto om gemensamt IT-stöd för vårdplanering upphörde under 2019. Som ersättning erbjuder Region Jämtland Härjedalen kommunerna i Jämtlands län fri tillgång till Cosmic Link som är en modul i regionens vårdinformations- system.
3 PARTER
• Region Jämtland Härjedalen xxx.xx 232100–0214
• Bergs kommun xxx.xx 212000–2502
• Bräcke Kommun xxx.xx 212000–2460
• Härjedalens kommun xxx.xx 212000–2510
• Krokoms kommun xxx.xx 212000–2478
• Ragunda kommun xxx.xx 212000–2452
• Strömsunds kommun xxx.xx 212000–2486
• Åre kommun xxx.xx 212000–2494
• Östersunds kommun xxx.xx 212000–2528
4 Rollfördelning mellan parterna
En övergripande beskrivning är att Region Jämtland Härjedalen tillhandahåller systemet Cambio Cosmic och modulen Cosmic Link. Region Jämtland Härjedalen har avtal med systemleverantören (Cambio Healthcare Systems AB) och ansvarar för drift, backup, versionshantering, licenshantering. Region Jämtland Härjedalen tillhandahåller den tekniska lösningen för åtkomst till Cosmic Link och andra relevanta moduler i anslutning till Cosmic Link som används i samverkan och finns i regionens IT-miljö.
5 AVTALSTID
Avtalet gäller från driftsättning av Cosmic Link och löper under regionens avtalstid för grundavtalet Cosmic. Samtliga parter ska vara överens om ev. förändringar.
6 Start av tjänsten Cosmic Link
Driftsättning och start Cosmic Link: v21, 2019 (20 maj).
7 FÖRVALTNING
Förvaltning av Cosmic Link ingår i förvaltningsplan Cosmic. Den del av förvaltningen som ska ske i samverkan med kommunerna beskrivs i bilaga 1.
8 INSTRUKTIONER, PRAKTISKA ANVISNINGAR OCH MANUALER
Respektive part ansvarar för att Cosmic Link används vid samordning och utskrivningsplanering. För dokumentation i Cosmic Link ska rutiner och riktlinjer i regionens ledningssystem samt tillämpliga riktlinjer och manualer på xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx följas. För extern åtkomst se bilaga 2.
9 Behörigheter och åtkomsträtt
Varje kommun ansvarar för att utföra tilldelning av behörigheter till sina medarbetare som ska använda Cambio Cosmic/Cosmic Link baserat på sina respektive arbetsuppgifter och roller. Tilldelningen ska ske enligt framtagna gemensamma regelverk för behörighetshantering i Cosmic Link. Bilaga 3.
9.1 Åtkomst till region jämtland härjedalens it-miljö
Respektive kommun ansvarar för egen IT-arbetsplats inklusive nödvändiga tillbehör som tjänsterna och funktionen kräver såsom kortläsare för SITHS-kort. Vidare är det respektive kommuns ansvar att kontinuerligt underhålla IT- arbetsplatserna och säkerställa att operativsystem, virusskydd och webbläsare är uppdaterade och supporterade av tillverkaren (tex av Microsoft).
9.1.2 IT-ARBETSPLATS (DATOR/KLIENT)
Respektive verksamhet ansvarar för egna IT-arbetsplatser inklusive tillhörande kringutrustning som behövs för användning av Cambio Cosmic/Cosmic Link. Vid avtalets tecknande gäller följande riktlinjer kring IT-arbetsplats.
• Rekommenderat operativsystem på IT-arbetsplats är någon av de två senaste halvårsversionerna av Microsoft Windows 10.
• Programvara (NetId) krävs på IT-arbetsplats för att läsa SITHS-certifikat på smarta kort.
Cambio rekommenderar 22-tums Widescreen för Cosmic Link. (19-tums- skärmar fungerar, med högsta upplösning).
OBS! Krav och rekommendationer kring IT-arbetsplats kan förändras över tid.
9.2 ÅTKOMST OCH BEHÖRIGHETER
Regionens rutiner och riktlinjer för beställning av behörigheter till Cosmic Link, ska följas. För kommunens åtkomst och beställning av behörigheter till Region Jämtland Härjedalens IT-miljö se bilaga 4 samt lokala rutiner i varje kommun.
Kommunen ansvarar för att alla användare av de avtalade tjänsterna vid varje tidpunkt har tillgång till giltiga och personliga SITHS-certifikat samt att användarna är införstådda med att certifikat och PIN-kod ska skyddas mot obehörig användning.
För att kontrollera åtkomsten till patientuppgifter görs loggranskningar. Respektive kommun ansvarar för att informera sin personal att deras åtkomster
till Cosmic Link loggas. Dessutom ansvarar respektive kommun att loggranskning utföres.
9.3 BEHÖRIGHETSSTYRNING FÖR OLIKA YRKESGRUPPER
För ej legitimerad personal ger fliken Journal för närvarande åtkomst/läsbehörighet till ADL-status och Gemensamma dokument i Cosmic Link. De har också åtkomst till Patientkortet, Anslutningsöversikt, Osignerat och ovidimerat och Ärendeöversikt.
Legitimerad personal har för närvarande åtkomst/ läsbehörighet till UMS, Patientkortet, Anslutningsöversikt, Osignerat och ovidimerat, Ärendeöversikt inkl. meddelanden och planer, Läkemedelslista inkl. utskrift, Svar provbunden och Radiologisvar samt delar av Journalen se fullständig lista: LINK- Åtkomst till journal - kommunens aktörer
Behörigheter styrs även utifrån vilka enheter i vårdgivarens organisation som användaren ska ges behörighet till.
Åtkomster kan förändras under avtalsperioden.
10 UTBILDNING - COSMIC LINK
För Cosmic Link har tillhandahållits utbildning och information till metodhandledare för användning av Cosmic Link. Metodhandledarna hos respektive huvudman har ansvaret för att fortlöpande utbilda användare t.ex. nyanställd personal. Vid uppdateringar av systemet ansvarar IT-delen av Cosmic förvaltning/regionen för information till metodhandledarna, för spridning till användarna. I Förvaltningsplanen, bilaga 1, finns beskrivning på övriga åtaganden för metodhandledarna för respektive part.
11 SUPPORT
Support för Cosmic Link tillhandahålls via metodhandledarna och respektive huvudmans egna IT-support (Helpdesk). För kontaktvägar se bilaga 5.
E-learning filmer: Xxxxx tillgängligt dygnet runt alla dagar i veckan.
12 UTDATA OCH RAPPORTER
Registrerade uppgifter i Cosmic överförs till regionens datalager för uppföljning och rapportering.
13 KATALOGTJÄNST HSA
13.1 GENERELLT OM HSA
Ineras katalogtjänst HSA används i de tjänster som avtalet avser.
14.2 HSA – ADMINISTRATION
Kommunen ansvarar för att beskrivningen av deras organisationsstruktur, berörda enheter och berörd personal i HSA-katalogen vid varje tidpunkt är kompletta och korrekta. Om kommunen avser att göra förändringar i den organisationsstruktur som de avtalade tjänsterna hanterar, så ansvarar kommunen för att informera Region Jämtland Härjedalen om förändringarna i god tid innan de införs. När kommunen använder sig av privata utförare (privat vårdgivare), så ansvarar kommunen för dessa så som för sig själv.
Region Jämtland Härjedalen ansvarar för att kommunicera ut behovet av ändringar i god tid innan de behöver vara införda. Region Jämtland Härjedalen ansvarar för att berörd HSA-information görs tillgänglig för de avtalade tjänster som är beroende av informationen, t.ex. Cosmic Link.
14 PUBLICERING TILL NATIONELLA TJÄNSTER
Det finns möjlighet att vårdinformation, som journalförs i Cosmic Link, kan publiceras till nationella tjänster, via den ”Nationella tjänsteplattformen” (NPÖ).
Konsekvensen av sammanhållen journalföring medför att kommunen blir indirekt ansluten till Nationell Patientöversikt (NPÖ), vilket innebär att delar av kommunens patientdata blir åtkomlig även för andra landsting/regioner och de privata vårdgivare som dessa har sammanhållen journalföring med samt andra kommuners hälso- och sjukvård.
15 Personuppgiftsbiträdesavtal - Cosmic Link
Region Jämtland Härjedalen är personuppgiftsbiträde, i förhållande till de övriga parterna, till den del av behandling av personuppgifter som sker övriga parters räkning i deras roll som personuppgiftsansvarig. Detta regleras i separata avtal med respektive kommun.
16 Hantering av spärrad information
I de fall Region Jämtland Härjedalens patienter har spärrad information hos Region Jämtland Härjedalen så kommer informationen ej vara nåbar för kommunen. Varje kommun ansvarar då för att vid behov nå information på annat sätt. Vården ska ske i samråd med patienten och med respekt för dennes integritet.
19 INFORMATIONS- OCH IT-SÄKERHET
Samtliga parter ansvarar för att förhålla sig till krav, rekommendationer och riktlinjer som utfärdas av både Region Jämtland Härjedalen och respektive kommun avseende informationssäkerhet.
IT-säkerhet specifikt är en integrerad del av verksamheten inom Region Jämtland Härjedalen. Det innebär att ansvaret för IT-säkerheten ligger på alla som är användare av Region Jämtland Härjedalens IT-system.
20 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar och tillägg till detta avtal ska, för att vara gällande, göras i form av skriftliga ändringar/tillägg. Ändringar och tillägg ska vara undertecknat av behöriga företrädare hos parterna.
21 UPPSÄGNING AV AVTALET
Uppsägning av avtalet regleras i regionens huvudavtal med Cambio om Cosmic.
För Region Jämtland Härjedalen För Bergs kommun
Datum Datum
…………………………………………. ………………………………………….
…………………………………………. ………………………………………….
För Bräcke kommun För Härjedalens kommun
Datum Datum
…………………………………………. ………………………………………….
…………………………………………. ………………………………………….
För Krokoms kommun För Ragunda kommun
Datum Datum
…………………………………………. ………………………………………….
…………………………………………. ………………………………………….
För Strömsunds kommun För Åre kommun
Datum Datum
…………………………………………. ………………………………………….
…………………………………………. ………………………………………….
För Östersunds kommun
Datum
………………………………………….
………………………………………….
22 BILAGOR
2. Instruktion åtkomst Region Jämtland Härjedalens Ledningssystem
3. Checklista för kommunens HSA-administratörer