KÖP AV MASKIN ELLER ANLÄGGNING

KÖP AV MASKIN ELLER ANLÄGGNING

Börja med att gå igenom vad investeringen ska resultera i och skriv sedan en kravspecifikation. Innan någon kontakt tas med maskinleverantör bör man noggrant gå genom de önskemål, tidigare erfarenheter och förväntningar som finns på den tilltänkta utrustningen för att den ska fungera i befintlig verksamhet.

TMF har sammanställt en Checklista med ett antal frågeställningar att besvara och moment i upphandlingsprocessen som man bör gå genom. I Checklistan finns bland annat framtagande av en Behovsanalys och en Kravspecifikation. Dessa utgör viktiga delar i arbetet med att få fram ett underlag för offertförfrågan och i förlängningen ett avtal med maskinåterförsäljaren.

Det som inte tas upp i ett tidigt stadium i upphandlingsprocessen och som inte inkluderas i det skriftliga underlaget före inköpet riskerar att få processen att dra ut på tiden och göra den mer kostsam om man i ett sent skede måste komplettera.

ALLT UNDERLAG SKA VARA SKRIFTLIGT. Allt man diskuterar och bestämmer muntligt bör skrivas ner för att man ska vara helt på det klara med vad man kommer överens om så att ingen osäkerhet föreligger om vad som åligger respektive part.

Offertförfarande

• I samband med upprättande av kravspecifikation ska i förekommande fall kontakt tas även med verktygsleverantör för att fastslå vilka verktyg som ska användas i maskinen. Specifikation för verktygen ska ingå i det offertunderlag som skickas till maskinleverantören.

• Använd den skriftliga Kravspecifikationen och skicka ut offertförfrågan till maskinleverantörerna. Det är viktigt att underlaget är så komplett som möjligt och att man redan i detta skede tar med allt t.ex. gällande myndighetskrav, kompletteringsbehov av processventilation, maskinens placering, den tilltänkta lokalens förutsättningar, krav på verktyg etc.

• Utvärdera offert(er). Var noggrann med att kontrollera att allt som identifierats i krav- specifikationen även finns med i offerten. Offerten är ett viktigt dokument eftersom den ska beskriva det som leverantören förbinder sig att leverera och även det som kunden ska tillhandahålla.

Köpeavtal

Vid köp av maskiner eller anläggning rekommenderar TMF att man använder sig av något av avtals- förslagen NL09 eller NLM10. Dessa ges ut av Teknikföretagen och är fritt tillgängliga på xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.

Avtalsförslagen är inte avsedda att tillämpas utan avvikelser. Det finns punkter som beroende på varje enskilt fall kan inkluderas eller skrivas bort. Alla avsnitt som inleds med ”om inte annat avtalas” kan ersättas med individuella bestämmelser. Det är mycket viktigt att gå genom avtalet noggrant innan underskrift och säkerställa att det som är framförhandlat är inkluderat skriftligt. Det som inte inkluderas i kontraktet kommer att regleras enligt säljarens mer allmänna leveransbestämmelser vilket kan innebära ett sämre utgångsläge för köparen i händelse av framtida meningsskiljaktigheter.

På Teknikföretagens hemsida finns fler avtalsförslag tillgängliga som täcker ytterligare tillämpnings- områden.

NL09 är användbart för mindre omfattande leveranser – t.ex. av maskiner som inte ska monteras eller mindre maskinlösningar. NL09 kan användas för leveranser av maskiner samt annan mekanisk,

elektrisk och elektronisk utrustning. Om programvara ingår i leveransen bör parterna komplettera med NPV09 - Allmänna leveransbestämmelser avseende programvara.

NLM10 är användbar för större maskininstallationer där leverantören ansvarar för montage, och övertagandeprov. NLM10 gäller för maskiner och annan mekanisk, elektrisk och elektronisk. NLM10 behandlar även parternas rättigheter och skyldigheter med avseende på programvara som ingår i anläggningen. Som hjälp till utformningen av avtal enligt NLM10 finns ett kontraktsformulär NLM10 Kontrakt som till en låg kostnad kan köpas.

I NL09 finns skrivelser för:

- Produktinformation och teknisk dokumentation

- Leveransprov

- Leveransklausul

- Leveranstid. Försening

- Betalning

- Äganderättsförbehåll

- Ansvar för fel

- Ansvar för sakskada orsakad av produkten

- Befrielsegrunder (Force Majeure)

- Tvister. Tillämplig lag

I NLM10 finns skrivelser för:

- Produktinformation, Tekniska handlingar och teknisk information

- Programvara

- Sekretess

- Anläggningens omfattning. Lagar och bestämmelser, observera speciellt §§ 10 och 11

- Arbetsförhållanden

- Förberedande arbeten

- Provning av godset i samband med tillverkningen. Kontroll

- Beställarens försening m.m.

- Betalning

- Äganderättsförbehåll

- Montage

- Leverantörens rätt till kontroll

- Ändringar

- Övertagandeprov och övertagande

- Leveranstid. Försening

- Ansvar för fel och ansvar för sakskada orsakad av Anläggningen efter övertagandet

- Befrielsegrunder (Force Majeure)

- Tvister. Tillämplig lag

Försening – föreläggande om vite

I NL09 och NLM10 finns konsekvenser och viten reglerat men i huvudsak på säljarens villkor. Det kan finnas anledning att förhandla om denna punkt i samband med att avtal tecknas så att vitet i större utsträckning täcker den skada som faktiskt kan uppstå på grund av försening. Lämplig text kan vara: ”Vitet utgör 2% av totala Kontraktssumman för varje vecka förseningen varar. Vitet ska inte överstiga 10% av Kontraktssumman.” Ta även ställning till behovet av försäkringar som täcker kostnader som kan uppkomma till följd av förseningar. Överväg även att i NLM10: 50§ 3:e stycket att maximera skadeståndsanspråk (utöver vite) vid eventuell hävning till följd av kraftig försening till 20% av totala Kontraktsumman (istället för 10%).

Leveransbestämmelser

Bestäm hur leveransen ska ske. Vanligt är att säljaren levererar maskin fritt och försäkrad till uppställningsplats på företaget, efter en överenskommen leveransplan. Kontrollera den egna försäkringen så att den vid behov täcker egna transporter av maskiner inom företaget.

Mottagande, verifiering och övertagandeprov

Innan maskinen tas i bruk ska den verifieras mot den ursprungliga överenskomna Kravspecifikationen genom ett övertagandeprov. Observera att om en maskin tas i bruk innan den är slutbesiktigad och godkänd så faller delar av maskinleverantörens ansvar bort eftersom köparen då anses ha godkänt maskinen i det skicka som den befann sig i då den togs i bruk. Det blir därmed svårare för köparen att få rätt i en eventuell tvist. Vid verifieringen ska man utgå från den dokumentation (Kravspecifikation) som sammanställdes i samband med upphandlingen och som bifogats Avtalet samt eventuell övrig dokumentation som tillkommit under tiden för leverans/installation.

I händelse av reklamation är det viktigt att den kravspecifikation som ligger till grund för maskinens utformning är skriftlig och godkänd av såväl maskinleverantör som köpare. Det är mot denna samlande dokumentation som maskiner ska verifieras. För köparen kan det vara mycket svårt att påtala brister i en leverans där inte allt tydligt finns specificerat i en skriftlig dokumentation.

Utbildning

Vid alla nyinvesteringar ska det ingå en utbildning av den nya utrustningen. Detta är nödvändigt för att kunna hantera utrustningen på avsett sätt. Denna bör ingå i offerten och genomföras innan maskinen ta i bruk.

Betalning & Betalningsvillkor

Anges i NL09 och NLM10 med en tredjedel vid avtalets ingående, en tredjedel vid säljarens meddelande att varan är leveransfärdig och en tredjedel vid överlämnandet. Detta är en typisk punkt som man bör förhandla om. Det är inte en rimlig skrivning som anges i dessa båda avtalsförslag. I stället bör skrivningen förslagsvis lyda enligt följande: ”30% per 30 dagar vid beställning mot erläggande av bankgaranti, 30 % per 30 dagar efter fullgjord maskinleverans, 30 % per 30 dagar efter avslutat montage samt 10 % per 30 dagar efter godkänt övertagande.” Utan säkerhet i form av bankgaranti finns mycket liten eller ingen möjlighet att få tillbaka pengarna vid t.ex. säljarens konkurs.

Man köper i första hand en FUNKTION så slutreglering av köpeskillingen ska aldrig ske förrän det verifierats att maskinen fullt ut uppfyller de uppställda och överenskomna kraven.

Garanti & Reklamation

Alla maskiner ska vara CE-märkta om de inte ska sättas in i en linje och man bör kräva en skriftlig garanti på två år från och med godkänd leverans. Ange vad garantin ska omfatta t ex. konstruktions-, material- och funktionsfel samt uppfyllande av överenskomna kapacitetskrav och tillgänglighet. Till stor del täcks garantiåtagandena in av NL09 respektive NLM10. Överväg dock att i NLM10: 56§ ändra från ”Leverantörens ansvar avser endast fel som visar sig inom ett år från den dag Anläggningen

övertagits…” till att ansvaret löper under två år.

Det är mycket viktigt att upphandlingsprocessen är väldokumenterad och att överenskommen Kravspecifikation finns skriftlig i händelse av en reklamation. Detta underlättar för bägge parter om en tvist uppstår.

Lagkrav/Myndighetskrav

Maskiner för industriellt bruk är underkastade höga krav från myndigheter vad gäller hälsa och säkerhet. EU:s maskindirektiv reglerar kraven på maskiner. Maskindirektivet finns överfört till svenska regler i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2008:3 ”Maskiner”. Denna finns att fritt ladda ner på Arbetsmiljöverkets hemsida. Denna ska finnas tillgänglig på alla arbetsplatser.

Tillverkare och återförsäljare av maskiner har ansvar för att de maskiner de marknadsför på svenska marknaden uppfyller samtliga krav i maskindirektivet eller existerande C-standard1 för maskinen.

Tillverkaren av maskiner

• Tillverkaren ska ha gjort en riskbedömning.

• Tillverkaren ska vid leverans tillhandahålla en bruksanvisning med information om idrifttagning, användarinstruktioner, instruktioner för underhåll och reparation.

• Tillverkaren ska skriftligen utfärda försäkran om överensstämmelse enligt 2006/42/EG, Bilaga 2A eller Bilaga 2B.

• Tillverkaren ska sätta ett CE-märke på maskinen.

Importör av maskiner

• Den som importerar en maskin från ett land utanför EES (EU, Norge, Lichtenstein, Island) bär ansvaret att själv se till att maskinen uppfyller kraven enligt maskindirektivet då maskinen förs in i EES.

• Om man för in en maskin från ett land utanför EES så har anses man även agera distributör och har då ytterligare skyldigheter.

Distributör eller återförsäljare av maskiner

Distributör eller återförsäljare som för in en maskin för marknadsföring i Sverige SKA:

• kontrollera att maskinen åtföljs av skriftlig ”EG-försäkran om överensstämmelse” på något av de officiella språken inom EES och/eller tillhandahålla en skriftlig översättning till svenska av detta dokument.

• kontrollera att maskinen åtföljs av ”Bruksanvisning i original” på något av de officiella språken inom EES och en skriftlig översättning till svenska.

• säkerställa att maskinen är märkt med:

i. Tillverkarens namn och fullständiga adress

ii. Maskinens beteckning

iii. CE-märkning

iv. Serie- eller typbeteckning

v. Eventuellt serienummer

vi. Tillverkningsår

vii. Försäkra sig om att det finns riskbedömning och tillverkardokumentation tillgänglig.

• säkerställa att alla skriftliga eller muntliga upplysningar och varningar som inte utgörs av lättförståeliga symboler eller piktogram finns på svenska.

Köpare av maskiner Köparen ska kontrollera:

• att maskinen uppfyller maskindirektivet

• att det finns en försäkran om överensstämmelse (2A eller 2B)

• att bruksanvisning och underhållsinstruktioner finns på svenska

• att CE-märke finns på maskinen

1 Maskinsäkerhetsstandarderna är indelade i tre typer: A-standarder: Generella principer tillämpbara på alla maskintyper.; B- standarder: Säkerhetsaspekter eller säkerhetsanordningar för en särskild maskin eller grupp av maskiner.; C-standarder: Säkerhetskrav för en viss maskintyp.

Även när tillverkaren har CE-märkt maskinen och menar att den är säker, måste köparen själv förvissa sig om att maskinen har de skydd den behöver och fungerar som den ska enligt gällande standarder. Följande bör köparen kontrollera:

• Finns det begriplig information om installation, användning, underhåll och rengöring?

• Finns det delar som ser ut att vara farliga eller rörliga delar som är oskyddade?

• Finns det skydd och är de monterade?

• Går maskinen att starta med skydden borttagna?

• Framgår det hur maskiner ska manövreras?

• Är varningsskyltar synliga och begripliga?

En arbetsgivare får endast använda maskiner om de uppfyller de grundläggande kraven enligt AFS 2008:3 Maskiner (maskindirektivet). Köparen måste därför vara mycket noggrann med att säkerställa att den maskinella utrustningen verkligen uppfyller gällande krav. Att maskinen är CE-märkt innebär att den enligt tillverkaren uppfyller maskindirektivets grundläggande hälso- och säkerhetskrav samt eventuella andra standarder som kan beröra denna applikation.

Om det visar sig att en CE-märkt maskin inte motsvarar kraven i Maskindirektivet ska kontakt tas med tillverkaren eller distributören och dessa ska komplettera maskinen med felande komponenter.

På arbetsmiljöverkets hemsida finns mycket information tillgängligt för fri nedladdning rörande maskiner och dess säkerhet. Se mer under ”Nyttiga länkar”.

Dessutom finns omfattande dokumentation vad gäller EU:s direktiv tillgänglig på Europakommissionens hemsida. Se mer under ”Nyttiga länkar”.

Som arbetsgivare är man skyldig att se till att nyanskaffad utrustning uppfyller reglerna innan de ställs till arbetstagarnas förfogande.